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1、讲师：向广镞请您将手机调成静音或者振动状态请您将手机调成静音或者振动状态.谢谢谢谢!高效会议管理欠缺目标欠缺目标目标不清晰目标不清晰欠缺议题欠缺议题与会人选不当（与会者太多或与会人太少）与会人选不当（与会者太多或与会人太少）会议时间不当（周一早上或者周六下午）会议时间不当（周一早上或者周六下午）会会通知时间不当（太早通知开会或者太晚会会通知时间不当（太早通知开会或者太晚开会通知内容欠周详。开会通知内容欠周详。想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?会议地点不当会议地点不当会议地点不当会议地点不当 会议场地设备欠佳。会议场地设备欠佳。与会者无准备而来。与会者无准备而来。未订明会议终止时间或每一议案时
2、间分配不当。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。会议不能准时开始。会议不能准时开始。会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。从事交谊活动；从事交谊活动；从事交谊活动；从事交谊活动；外界干扰；外界干扰；与会者发言离题；与会者发言离题；主席出难题；主席出难题；让没有必要留在会场的人员留在会场；让没有必要留在会场的人员留在会场；犹豫不决；犹豫不决；资料不充足，却贸然决策；资料不充足，却贸然决策；少数人垄断会议；少数人垄断会议；与会者与主持人发生冲突；与会者与主
3、持人发生冲突；与会者与主持人发生冲突；与会者与主持人发生冲突；与会者之间争论与会者之间争论与会者之间争论与会者之间争论 ；视听器材发生故障；视听器材发生故障；与会者欠缺热心；与会者欠缺热心；会议超出预定的时间；会议超出预定的时间；主持人未能总结会议成果；主持人未能总结会议成果；与会者之间交头接耳；与会者之间交头接耳；与会者不表明真正感受或意与会者不表明真正感受或意见；见；欠缺会议记录；欠缺会议记录；不能对决议事项进行追踪。不能对决议事项进行追踪。不能对会议成败得失进行检不能对会议成败得失进行检讨。讨。不能及时解散已实现任务的不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。临时性委员会或工作小组
4、。与会者对会议感到不满。与会者对会议感到不满。最终到底就是没有最终到底就是没有会议制度及流程会议制度及流程练习题：5月5日,客户将50个样品速递到道丰公司后,要求道丰公司尽快按照样品的形状生产50万双鞋底,并于5月20日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:在短短的15天内做不出50万双产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,计划,生产,质量,研发,采购等部门全力配合,完成生产任务和准时交货。请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?课程纲要会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结会议的
5、类型和目的制定决策 解决问题交流汇报会议是有必要的吗？会议成本时间成本会议直接成本机会成本会议的十大致命伤没有议程 跑题，偏离讨论主题 主持人不能拍板决定 少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通 一言堂，与者迎合附会领导的想法 会议的十大致命伤6.打断别人，争辩7.议而不决，没有行动计划8.与会人不对，与会议主题相关性不大；9.会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情，；10.与会者没有充分准备“必要”的会议 会议目的单纯化 会议资料有准备 会前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项 报告内容有纪要 有负责会后考核工作的部门 前轮后轮会前准备一个中心会议议程会后跟踪一个中心两个基本点准备
6、会议相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员什么人参加？会议规范流程开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度议程一：分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决定/确认行动 小结议程二议程三结束会议 总结 安排下次会议跟进 会议纪要 跟进计划准备会议议程的要求会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。由重要到不重要由不尖锐到尖锐
7、由容易到困难练习：会议议程内容和格式会议准备工具：思维导图会议准备工作核对清单高高高高效效效效会会会会议议议议在在在在开开开开始始始始之之之之前前前前就就就就开开开开始始始始了了了了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先
8、通知筹备工作的方方面面会议主题时间地点负责人预算邀请通知嘉宾参会者报到接送筹备工作的方方面面会场会议资料用餐宴会住宿演出展台参观旅游会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结如 何 开 场会议期待议程会议目的 介绍背景主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度与会者的守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人
9、的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结换位思考职场沟通3模型 Asking QuestionsAsking Questions问问题Active listeningActive listening积极倾听AdvocacyAdvocacy陈述意见积极倾听的技巧什么是倾听？倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍听的速度说的速度听力测试1：商店打烊时学会听要学会听，首先要学会沉默把所有个人见
10、解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)不加筛选地收集所有的观点。采用合适的反馈方式倾听能力测试2你是哪种反馈方式？积极倾听复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话把对方的原意保持完整积极倾听就是告诉对方你对他的信息的理解！积极倾听的八个方面赞赏性的点赞赏性的点头和恰当的头和恰当的表情表情复述复述避免分心的避免分心的手势手势共情共情不要多说不要多说提问避免中途打避免中途打断断目光接触目光接触问题类型封闭式问题 你是哪里人？你多大啦？结婚了吗
11、？开放式问题 这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容引发讨论的三种提问以事实为中心的问题以团队为中心的问题以个人为中心的问题关键词关键词关键词36诱导性问题 Leading questions多个问题Multiple questions批评性问题 Criticizing Questions妨碍讨论的提问“您难道不认为我们应该参与该业务吗？”问题的定义是什么？最可能的原因有哪些？应该采取什么措施?“为什么我们需要这么长时间才能完成这个项目？”“小张，保证进度真的这么困难吗？妨碍讨论的三种提问提问题时常见的问题问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问是最封闭的
12、问题提批判型问题找不到提问的内容 通过问问题进行深入探讨 Probe深入探讨问题举例问：会议进行得怎么样？(概括性和开放式问题)答：会议时间太长！问：今后我们可能采取什么措施改进会议？(具体和开放式的问题)答：我们可以使用会议议程。问：哪种议程最有用？您有什么看法？(具体和开放式的问题)答：我认为应当一起讨论会议议程并制定合理时间限制。问：您是否认为下次会议开始时用 10 分钟来制订一个合理议程会有帮助？(封闭式问题)答：是的。但您必须确保大家能够在时间限制内发言完。清晰，完整表达自己的感受：Advocacy陈述意见_ 5个口信_ 看见/听见(seeing/hearing)当我看/听的时候 感
13、受(feeling)我感觉 因为我(because I)因为我想要/需要,我认为 现在我希望(now I want)现在/然后,我要/希望 以便(so that)以便练习：你已发现小张提交的数据分析报告有多处错误，而且 这已经是第三次出现类似的错误，你准备和他聊一下41如何提供反馈 反馈步骤1.以具体语言描述行为2.说明此行为的后果3.征求对方或团队的确认4.帮助制定计划以继续或停止该行为5.使用正面反馈表扬有效行为有效反馈技巧Descriptive描述Well-Timed及时Solution建议Verifiable证实Owned-I-Message“我给出反馈Specific具体“赏不逾时，
14、欲民速得为善之利也罚不迁列，欲民速睹为不善之害也43干预的方法 M.E.T.H.O.D.M Mirror 说明E Evaluate 评价T Transfer 转移H Help 帮助O Outline 总结D Decide 决策会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结理性决策模型识别决策问题确认决策标准开发备选方案选择备选方案实施备选方案评估决策结果决策方式一致通过法多数票通过法领导决定法决定阿罗悖论影响群体决策的因素1.心理定势2.自尊、自信3.从众行为4.合理化动机5.权威效应6.责任扩散、风险转移会议成功的小窍门采用头脑风暴法（Brainst
15、orming）窍门一视频案例：头脑风暴学员演练德尔菲法(Delphi Method)决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开 窍门二奥美广告大人闭嘴请吃棒棒糖让每个人都有发言的机会 窍门三会议室放置一个活页板/白报纸架/白板 窍门四郭三条麦肯锡思维导图制造幽默的会议氛围 窍门五奥美广告的文字接龙游戏适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结窍门六七大技巧会议达成目的的七大技巧会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结会议结束总结会议讨论结果落实行动责任人感谢与会者会议评估会议评估这次会议对你有用吗？是或否你畅所欲言了吗？是或否你对会议的主
16、持方式满意吗？是或否作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？是或否你有何其他意见吗？是或否会议记录与会后跟进技巧会议记录者应具有的技能会议记录者应具有的技能与会者会后跟进与会者会后跟进主持人的会后跟进主持人的会后跟进跟跟跟跟跟跟会议管理小结会前必要的会议，资料准备，议程会中开场 幽默，背景争论 倾听、提问、反馈、头脑风暴，METHOD达成 决策，头脑风暴，德尔菲法，行动计划总结 责任人，鸣谢，会议评估会后会议纪要，行动计划责任人追踪祝愿您同道丰未来都有相同的辉煌!感谢您加入道丰！谢 谢1、用爱心来做事，用感恩的心做人。2、人永远在追求快乐，永远在逃避痛苦。3、有多大的思想，才有多大的能量。4
17、、人的能量=思想+行动速度的平方。5、励志是给人快乐，激励是给人痛苦。6、成功者绝不给自己软弱的借口。7、你只有一定要，才一定会得到。8、决心是成功的开始。9、当你没有借口的那一刻，就是你成功的开始。10、命运是可以改变的。11、成功者绝不放弃。12、成功永远属于马上行动的人。13、下定决心一定要，才是成功的关键。14、成功等于目标，其他都是这句话的注解。15、成功是一个过程，并不是一个结果。16、成功者学习别人的经验，一般人学习自己的经验。17、只有第一名可以教你如何成为第一名。18、学习需要有计划。19、完全照成功者的方法来执行。20、九十九次的理论不如一次的行动来得实际。21、一个胜利者
18、不会放弃，而一个放弃者永远不会胜利。22、信心、毅力、勇气三者具备，则天下没有做不成的事。23、如果你想得到，你就会得到，你所需要付出的只是行动。24、一个缺口的杯子，如果换一个角度看它，它仍然是圆的。25、对于每一个不利条件，都会存在与之相对应的有利条件。26、一个人的快乐，不是因为他拥有的多，而是他计较的少。27、世间成事，不求其绝对圆满，留一份不足，可得无限美好。28记住：你是你生命的船长；走自己的路，何必在乎其它。29、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。30、如果你相信自己，你可以做任何事。31、天空黑暗到一定程度，星辰就会熠熠生辉。32、时间顺流而下，生活逆水行舟。33、生活充满
19、了选择，而生活的态度就是一切。34、人各有志，自己的路自己走。35、别人的话只能作为一种参考，是不能左右自己的。36、成功来自使我们成功的信念。37、相互了解是朋友，相互理解是知己。38、没有所谓失败，除非你不再尝试。39、有时可能别人不在乎你，但你不能不在乎自己。40、你必须成功，因为你不能失败。41、羡慕别人得到的，不如珍惜自己拥有的。42、喜欢一个人，就该让他（她）快乐。43、别把生活当作游戏，谁游戏人生，生活就惩罚谁，这不是劝诫，而是-规则！44、你要求的次数愈多，你就越容易得到你要的东西，而且连带地也会得到更多乐趣。45、把气愤的心境转化为柔和，把柔和的心境转化为爱，如此，这个世间将
20、更加完美。46、一份耕耘，一份收获，付出就有回报永不遭遇过失败，因我所碰到的都是暂时的挫折。47、心如镜，虽外景不断变化，镜面却不会转动，这就是一颗平常心，能够景转而心不转。48、每件事情都必须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。49、人，其实不需要太多的东西，只要健康地活着，真诚地爱着，也不失为一种富有。50、生命之长短殊不重要，只要你活得快乐，在有生之年做些有意义的事，便已足够。51、活在忙与闲的两种境界里，才能俯仰自得，享受生活的乐趣，成就人生的意义。52、一个从来没有失败过的人，必然是一个从未尝试过什么的人。53、待人退一步，爱人宽一寸，人生自然活得很快乐。54、经验不是发生在一个人身上的事件，而是一个人如何看待发生在他身上的事。55、加倍努力，证明你想要的不是空中楼阁。胜利是在多次失败之后才姗姗而来。