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1、掌握8大要点写好机关公文材料撰写是公务部门、公职人员开展工作不可或缺的组成部分，搞好与材料 撰写相关的调研、信息、宣传等工作事关公务部门工作的可持续发展。那么，如 何搞好材料撰写工作呢？作为材料撰写人员，既要全面掌握部门情况，又需要有 深厚的理论功底和娴熟的写作技巧，结合本人工作实际，从写作技巧方面与大家 做个交流。一是领会意图，掌握情况，精心构思。这实际上是写材料的准备工作。一 个材料交给你后，不要急于动笔，要把素材准备好、把要写的问题理清楚。有句 俗语，叫做“磨刀不误砍柴功”，就是这个意思，准备工作一定要做足。无论是 总结材料、调研报告，还是讲话材料等，都要领会好意图，主题是什么、观点是
2、什么、要反映什么问题、解决什么问题等，都要搞得很清楚，否则就会偏题。有 的同志没有搞清要写什么东西，仓促上阵就写，结果写出来的材料根本不是那么 回事。掌握情况很重要，一个是上级的有关要求、领导这方面的指示，不仅观点 要与之相符，而且要运用好、贯彻好，充分体现你对政策、意图的把握。可以把 领导有关讲话、批示找出来，很好理解，掌握领导对这方面的想法和要求，这样 写出来的材料才对路。再一个是广泛了解情况、分析情况，比如，起草一个月份 或季度工作电报，或会上的讲话，领导要了解各方面情况，大项任务及特点，发 生的问题及原因教训、危害等，都要搞清楚、分析透。在此基础上进行构思，提 炼观点。这个过程对写材料
3、来讲非常重要，特别是重要材料应组织研究讨论，集 思广益，互相碰撞，使观点更加准确，内容更有针对性、操作性。二是结构严谨，层次分明，逻辑性强。这是指材料组织结构要合理。从体 裁看，机关写的材料大多是议论文，格式就那么几种，变化不是太大，比如，总 结、请示、报告、讲话等都比较规范，掌握起来不是很复杂（这里说的是格式上）。 材料格式，刚开始学可以模仿，比如，多看一些本单位过去的材料，上级转发的 材料，领导讲话，学一学写这种材料的谋篇布局。如开头怎么写，结尾怎么写, 问题怎么提出，经验如何总结等。学一学人家的写作手法。经常说的“天下文章 一大抄，就看抄的水平高不高”这句话有点道理，“文字游戏论”，但不
4、能照搬 照做。写作手法、技巧可以模仿，好的观点可以引用，好字好句有时也可以用一 些。但有的把写材料比做“当裁缝”，把素材比做“布料”，把过去的材料整段 整段简单进行剪辑拼凑，没有一点思想，根本谈不上针对性和指导性了。既使是 抄，也要变成自己的话写出来。再就是，材料的层次、逻辑性很重要，特别是讲 话材料，要努力做到层次分明、环环相扣、层层递进、一脉相承、相互衔接、前 后呼应、排序恰当，符合人的思维逻辑。也就是说，每一段、每一层写什么、怎 么写，都要很清晰。有的材料可以明显区分，是什么（提出问题）、为什么（分析 问题）、怎么办（解决问题）。但经常会看到有的材料，层次很乱，上下乱窜，前 后重复，感觉
5、象看那个周星驰的小品一样，剧情发展不按套路出牌，很搞笑，我 们写材料可不是拍喜剧。所以，层次结构要注意，写之前要仔细想好，不要写到 哪算到哪。三是主题鲜明，中心突出，导向明确。一次会议，一个总结，一项请示等， 主题都很明确，有时在大标题中已反映出来，如年度党委全会、主题会议等，主 题是对过去一年工作的总结，对新的一年工作的部署。主题报告，通常分为总结、 任务部署和应把握的问题三个部分，有时也将后两部分合二为一，尽管这样的模 式变化不大，但每一次报告都有每一次报告的侧重点，这年发生问题多，就需要 多讲问题和教训，而把握的问题就是工作指导思想，根据形势任务、上级精神和 单位实际来确定。而讲话与报告
6、不同，主题是有选择的，通常只有一个，中心要 更突出，导向要更明确。所以，讲话材料一定要选准主题，而且要很集中，中心 和重点要很突出。单位按照什么样的指导思想去抓建设，这段时间抓什么、解决 什么问题等等，导向性很强，一听就明白。写讲话材料，切忌什么都想写，什么 也写不透，眉毛胡子一把抓，中心不明确，重点不突出，导向不清楚。同样，总 结、汇报、报告等其他材料，也要体现主题、中心和导向。一次汇报材料，是以 汇报工作和总结做法为主，还是以分析问题为主，还是以汇报工作打算和建议为 主，要先定好位。再比如，一个工作指示，应体现当前的工作指导思想是什么， 是突出任务、还是突出安全，有的时候问题连续，就需要稳
7、一稳，“稳中求进”； 再就是，应体现当前单位要抓什么，解决什么问题。不能一个指示下去，让单位 看不明白，不知道怎么把握。所以说，一个材料的主题、中心和导向，是至关重 要的，应认真把握好。四是注意内容的准确性、针对性、操作性。机关写材料，不是写小说、写 散文，而是要客观地把情况写出来，把领导的意图体现好，更好地指导单位。因 此，讲问题、分析问题一定要准确，讲不准或没有把握的事情千万不要写，否则 容易误导。针对性、操作性，是材料的生命，是决定材料指导性的关键。这就要 求我们，力求少讲或不讲空话、套话，不讲那些没有错但又没有用的话。有些材 料没有用，就是因为针对性和操作性差，放在这里可以用，放到那里
8、也可以用， 今年可以用，明年也可以用，对单位没有指导作用，这样的材料不如不发。提高 材料的针对性、操作性、指导性，根本之点就在掌握情况、分析情况，抓住问题 的症结和关键，提.出真知灼见。比如，为落实公共场所控烟，要起草一个通知， 这时就需要把上级要求、区控烟形势、以及容易出现的问题搞清楚，把上级和领 导的指示搞清楚，然后有针对性提出要求，一句话就是一句提醒、一项要求，实 打实的，让各部门可操作、可把握，不要说一些原则性的空话、套话和一些模棱 两可让下面不好把握的话。所以，写之前，一定要了解掌握材料的背景、情况、 问题、要求等，紧扣这些特点和情况进行分析、提出要求。五是把握内容的思想性、庄重性、
9、平实性。特别是讲话材料，更要注重这 些。思想性，就是要体现上级的指示精神，贯彻和运用好创新理论，充分运用辩 证思维提出、分析、解决问题等。但不能简单地认为，抄几段上级领导的讲话, 就是思想性，而是上级的指示要求与本单位实际相结合的一种思想认识，一种鲜 明观点，而这种认识、观点越深刻，理性层次越高，思想性就越强，好的材料, 往往出思想。为什么读一个好材料，是一种享受；听一个好的讲话，是一种鼓舞、 一种震撼，就是因为那种思想、那种逻辑思维在打动你。有思想才有感染力。有 的材料干巴巴地提出要求，有好的事例也讲不出味道，这就是缺乏生动的分析和 思想性。庄重性，机关的材料具有很强的政治性、政策性和权威性
10、、代表性，带 有明显的指示性、指导性和约束性，庄重严肃的语言.文字，是这些方面的重要 体现。现在流行许多网络流行用语，“咆哮体”、“凡客体”、“淘宝体”等等， 这些都不应当出现在公文材料中。语言文字表达一定要规范严谨，不能乱讲，不 能引起歧义，让人费解、产生误解，抓住把柄。再就是，语言文字表达观点要鲜 明、态度要明朗，要有力量、有力度，既要把握分寸，又要直截了当，主张什么、 提倡什么、反对什么，必须很鲜明，不能含含糊糊，在那里绕弯子、卖关子。平 实性，主要是反映讲话材料要语言朴素，语意实在，质朴自然，多用平和、朴实 的陈述句，句式不要太长，读来朗朗上口，听来句句实在。还要尽可能用简单的 语言表
11、达复杂的事情，材料和语言越简练越好，能少一个字就少一个字，能压缩 的要压缩。易传里有句话“易简而天下之理得矣”，意思是一种观点、一种 学说，如果不能用简约平易的方式去表达，不能用最通俗易懂的语言讲清楚，那 它还是不是真理，就值得怀疑。这是周易里的思想，写文章用词也是如此。六是把握好什么场合讲什么话、什么人讲什么话。这主要是说的讲话材料。 不同的场合、不同的领导，即使讲同样一件事情，但讲话的方式、所提的要求, 是不能照搬的，比如，讲话的对象是领导干部、是部门负责人、是全体公职人员， 讲话的用语、讲问题的深度、所提要求等是不同的。对领导干部、部门负责人讲， 讲问题往往直截了当，讲的深度可更深一些，
12、语气可更重、更严肃一些，重在教 思想、教方法、教思路：而对全体公职人员讲，重在宣传教育、讲道理。再如, 是大会上讲，还是小会上讲，是常委会上讲、还是办公会上讲；是会议讲话，还 是检查讲评，是动员讲话、还是总结部署等，都要有所区分，把握主题、用好观 点、掌握尺度，让人听了知道是针对自己讲的。在检查讲评是经常遇到的，时间 紧，掌握的情况要具体，对检查的单位特点要清楚，写出的讲评材料,要一个“像” 字，既要起到面对面传帮带教的作用，又能要让单位感到亲切，千万不能空话、 套话连篇,全是讲一些到哪个单位都能讲的话，这样的讲话就没有意义。再就是， 主要领导讲话与副职讲话要有区别，讲话的用语、方式、深浅程度
13、、力度等不同， 有的话主要领导讲更能引起注意，更好一些。还有一点是，不同的领导，有自己 独特的语言风格、个性和语言表达习惯，还有自己的思想、工作思路和方法等, 这些在起草领导讲话时要注意把握好，有些话用领导自己的话讲，更通俗、更有 力度。七是把握分寸，合情合理，客观实在。有的起草通报、讲话等，讲问题时， 对单位的批评过于刻薄，甚至过分指责，有的不完全符合,客观实际，致使单位 不太服气。严肃指出问题，提出批评是需要的，不严肃就起不到警示作用，但一 定要合情合理，客观公正，过分了会适得其反。因此，在批评的方法掌握上，要 反复斟酌用词，重在分析问题的教训、危害，以理服人，以情动人，达到批评教 育的目
14、的。当然讲成绩，也必须客观实在，成绩夸大了，不符合实际情况，也会 带来很大的负作用。所以，作为机关人员来讲，要站在全局上、站在公正立场 上，真正有对单位负责的精神，在这方面不能有私心杂念，带有个人感情色彩, 这不利于单位建设。有的写问题，是勉强凑问题，有的问题听了让人不舒服，有 的问题是突出冒出来的，让人感到吃惊，不自然，抓不住关键。所以，一个好的 材料，往往分寸把握得好，让人听了受教育、受启发。八是文字表达、论理在其一，语言修辞、句法在其二。机关写材料，如果 能把事情说清楚、能表达意图、文字流畅，应该说就是一个比较好的材料。当然， 语法、修辞得当，标点符号正确，语言色彩丰富，也就是说用的好字
15、好句多，材 料就更好，但机关的材料不是散文、小说、诗歌，不同于社会上的议论文，不能 过分追求华丽的词汇，不能过分渲染，不能过分咬文嚼字，否则适得其反。语言 越朴实越好，特别是讲话材料，有时用几句土话更有力度。机关写材料不完全是 文字水平问题，机关的“笔杆子”往往是那种机关工作经验丰富，单位情况熟悉， 对工作的认识把握平时有思考，分析解决问题的能力素质较高的人。这样讲，并 不是说文学水平不重要，相反每个机关人员，都要努力培养自己的文学修养，“腹 有诗书气自华”，如果文学修养提高了，加上机关写材料的经验，肯定能成为写 材料的“高手”。实际上，有很多场合，需要有很强的语言感染力，如一项重点 工作前的动员部署、重大任务前的动员讲话，单位执行任务欢迎、欢送讲话，以 及慰问讲话和文电等，语言都需要有鼓动性、震憾力、感染力，就需要充分体现 你的文学修养和水平。还有一个，就是文字校对问题。文字校对工作重要性大家 都清楚，关键是在日常工作中的养成好的习惯，材料完成后要“念出声、过三遍、 自消疑”（把材料念出声来，要反复过三遍，拿不准的字要主动去查字典核准）， 这是我们在材料撰写上呈时的最后一道程序。