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1、会展概论第六章第六章 会展项目管理会展项目管理第一节第一节 会展项目及项目管理会展项目及项目管理第二节第二节 会展项目管理的流程会展项目管理的流程第三节第三节 会展项目管理的方法会展项目管理的方法项目的例子包括：项目的例子包括：o开发一种新产品或提供一种新服务开发一种新产品或提供一种新服务o实现组织结构、工作人员和经营风格的一次改变实现组织结构、工作人员和经营风格的一次改变o设计一种新型运输工具设计一种新型运输工具o开发或获取一个新的信息系统或者改进原有信息系统开发或获取一个新的信息系统或者改进原有信息系统o建造一座建筑物或设施建造一座建筑物或设施o在一个发展中国家为某个社区建造一个水利系统在
2、一个发展中国家为某个社区建造一个水利系统o为政治机构开展一场竞选活动为政治机构开展一场竞选活动o实施一套新的商业程序或过程实施一套新的商业程序或过程第六章 会展项目管理第一节第一节 会展项目及项目管理会展项目及项目管理一、项目的相关界定一、项目的相关界定二、会展项目的内涵二、会展项目的内涵三、会展项目的类型及其特征三、会展项目的类型及其特征（一）项目的定义（一）项目的定义o所谓项目是指一项所谓项目是指一项独特独特的的主题性工作主题性工作，在，在限定限定的条件的条件下，为实现下，为实现特定目标特定目标而执行的而执行的一次性任一次性任务务。即遵照某种规范及应用标准去导入或生产。即遵照某种规范及应用
3、标准去导入或生产某种新产品或某项新服务。某种新产品或某项新服务。o应在限定的时间、成本费用、人力资源等参数应在限定的时间、成本费用、人力资源等参数的预算内完成。的预算内完成。项目管理的要素项目管理的要素质量质量成本成本时间时间范围范围项目管理项目管理（1 1）项目的管理时间，是为了确保项目最终的按时完成）项目的管理时间，是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。的一系列管理过程。（2 2）项目管理的质量，是为了确保项目达到客户所规定）项目管理的质量，是为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。的质量要求所实施的一系列管理过程。（3 3）项目管理的成本，是为了保证完成项目的
4、实际成本、）项目管理的成本，是为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。费用不超过预算成本、费用的管理过程。（4 4）项目管理的范围，是为了确保项目最终在范围内完）项目管理的范围，是为了确保项目最终在范围内完成的一系列管理过程。成的一系列管理过程。（二）项目的特征（二）项目的特征o目标性目标性：项目都具有明确的目标，并且不能轻：项目都具有明确的目标，并且不能轻易修改和变动，一旦目标发生变化，它就不是易修改和变动，一旦目标发生变化，它就不是原来的项目了。目标结果可以是一种期望的产原来的项目了。目标结果可以是一种期望的产品或者服务。品或者服务。o唯一性唯一性：项目都是独一无二
5、的，都有自己的特：项目都是独一无二的，都有自己的特点（自身的特点，或者项目的时间、地点、环点（自身的特点，或者项目的时间、地点、环境以及过程等不同）境以及过程等不同）o约束性约束性：项目实施受到人、财、物等资源的限制。：项目实施受到人、财、物等资源的限制。o对象性对象性：项目是在确认客户需求的基础上开发实施的，：项目是在确认客户需求的基础上开发实施的，因需求而产生。没有需求就没有项目。因需求而产生。没有需求就没有项目。o风险性风险性：即不确定性。在项目实施过程中会因为内部：即不确定性。在项目实施过程中会因为内部因素和外部环境的变化而与计划有所变差，所以在项目因素和外部环境的变化而与计划有所变差
6、，所以在项目实施过程中要做好管理和控制。实施过程中要做好管理和控制。o不可逆性不可逆性：项目是一次性的任务，不是周而复始的工：项目是一次性的任务，不是周而复始的工作。作。o整体性整体性：项目是为实现目标而开展的任务的集合，不：项目是为实现目标而开展的任务的集合，不是一项孤立的活动。是一项孤立的活动。二、会展项目的内涵 会展项目作为一种新型的项目形式，具有自身会展项目作为一种新型的项目形式，具有自身的项目特色。的项目特色。o服务目标性服务目标性：以提供令客户满意的服务为目标。：以提供令客户满意的服务为目标。o项目关联性项目关联性：实施一个会展项目往往会涉及到：实施一个会展项目往往会涉及到多个行业
7、多个部门。多个行业多个部门。o客户广泛性客户广泛性：以客户群体而非个体为对象。：以客户群体而非个体为对象。o效益综合性效益综合性：经济效益、社会效益、环境效益。：经济效益、社会效益、环境效益。三、会展项目的类型及其特征三、会展项目的类型及其特征1、科技型展示型项目、科技型展示型项目o主要指以某种的高科技产业或优势产业为依托主要指以某种的高科技产业或优势产业为依托举办的专业性科技博览会或者交易会等（光电举办的专业性科技博览会或者交易会等（光电科技博览会、物联网技术博览会、高新技术展科技博览会、物联网技术博览会、高新技术展示会等）示会等）o专业性强、技术含量高专业性强、技术含量高2、产品交易型项目
8、：主要指某产业与内外贸易相、产品交易型项目：主要指某产业与内外贸易相结合而开展的产品交易会、展销会等。如车展、结合而开展的产品交易会、展销会等。如车展、房展等。房展等。o项目针对性强、交易目标优先项目针对性强、交易目标优先3、综合博览型项目、综合博览型项目o主要是指以宣传本地人文资源如文化、艺术、主要是指以宣传本地人文资源如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动，如体育等为宗旨的大型展览活动，如99昆明园艺昆明园艺博览会、博览会、2010上海世博会等上海世博会等o项目周期长、成本预算高、观众范围广项目周期长、成本预算高、观众范围广4、会议洽谈型项目、会议洽谈型项目o主要指以重要的城市为中心而举
9、办的综合性的国际会议主要指以重要的城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动等。如博鳌论坛、及大型论坛活动等。如博鳌论坛、APEC会议等。会议等。o重复性强、服务全面、参与人数相对较少重复性强、服务全面、参与人数相对较少。第二节第二节 会展项目管理的流程会展项目管理的流程o项目管理：在特定的组织环境中，为有效实现项目管理：在特定的组织环境中，为有效实现项目的特定目标而制订的一整套原则、方法、项目的特定目标而制订的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。是一种辅助手段和技巧。是一种管理方法体系管理方法体系。o具有复杂性、创造性和专业性的特征具有复杂性、创造性和专业性的特征o有别于日常运营管理和传
10、统项目管理有别于日常运营管理和传统项目管理 项目管理与日常运营的区别项目管理与日常运营的区别日常运营日常运营项目管理项目管理大量的常规性、不断重复的工大量的常规性、不断重复的工作或劳动，强调效率和效果作或劳动，强调效率和效果创新性的一次性工作或劳创新性的一次性工作或劳动，面向目标动，面向目标工作环境相对封闭和确定工作环境相对封闭和确定相对开放和不确定的环境相对开放和不确定的环境标准化的产品和服务标准化的产品和服务独特的产品或服务独特的产品或服务组织形式相对不变和持久，基组织形式相对不变和持久，基本上是分部门成体系的本上是分部门成体系的组织形式相对变化和临时组织形式相对变化和临时性，不同的管理团
11、队性，不同的管理团队持续运作持续运作确定的开始和结束日期确定的开始和结束日期 现代项目管理与传统项目管理的比较现代项目管理与传统项目管理的比较传统项目管理内容传统项目管理内容工期管理工期管理造价管理造价管理质量管理质量管理现代项目管理知识体系现代项目管理知识体系集成管理集成管理 范围管理范围管理风险管理风险管理 成本管理成本管理时间管理时间管理 质量管理质量管理沟通管理沟通管理 采购管理采购管理人力资源管理人力资源管理现代项目管理与传统项目管理的比较现代项目管理与传统项目管理的比较以工程建设项目以工程建设项目等为主的等为主的狭窄应用领域狭窄应用领域 工程建设项目、工程建设项目、信息系统集成项目
12、、信息系统集成项目、科学研究项目、科学研究项目、新产品开发项目、新产品开发项目、国防项目等各种非国防项目等各种非 日常运营的工作都日常运营的工作都 可采用现代项目管可采用现代项目管 理的方法去管理理的方法去管理第六章第六章 会展项目管理会展项目管理第一节第一节 会展项目及项目管理会展项目及项目管理第二节第二节 会展项目管理的流程会展项目管理的流程第三节第三节 会展项目管理的方法会展项目管理的方法 第二节第二节 会展项目管理的流程会展项目管理的流程一、一、会展项目启动会展项目启动二、二、会展项目规划会展项目规划四、四、会展项目结束会展项目结束三、三、会展项目执行会展项目执行第六章 会展项目管理项
13、目管理的过程项目管理的过程项目启动阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段项目控制阶段第二节一、一、会展项目启动会展项目启动1、会展项目调研、会展项目调研2、会展项目构思、会展项目构思3、会展项目立项、会展项目立项A、参展市场的调研B、观展市场的调研A、确定会展项目的主题B、构思相关项目的内容C、实施项目可行性研究A、国内项目立项有关规定B、国际项目立项权威规定第六章 会展项目管理调研调研1、参展市场调研、参展市场调研o参展需求的产品类型、某类产品的参展需求规参展需求的产品类型、某类产品的参展需求规模、周边地区同类项目的举办情况等模、周边地区同类项目的举办情况等2、观展市场调研、观展市场调研o
14、参展产品的吸引力及市场需求规模、以本地区参展产品的吸引力及市场需求规模、以本地区为核心的客源市场的观展优势等为核心的客源市场的观展优势等构思构思1、会展项目主题、会展项目主题o鲜明、明确鲜明、明确2、项目内容、项目内容o项目的目标、背景及意义、成本、资金筹措、风险及化项目的目标、背景及意义、成本、资金筹措、风险及化解方法等解方法等3、可行性研究、可行性研究o从市场角度分析，项目是否有投资的必要从市场角度分析，项目是否有投资的必要o从技术角度分析，企业现有的资源是否能组办该项目从技术角度分析，企业现有的资源是否能组办该项目o从财务的角度分析，投资该项目是否合理从财务的角度分析，投资该项目是否合理
15、第二节二、二、会展项目规划会展项目规划（一）制定会展项目计划（一）制定会展项目计划（二）实施项目分解设计（二）实施项目分解设计1、明确会展项目目标2、确定会展项目范围3、估算会展项目时间4、编制会展项目预算1、招展项目设计2、观展项目设计3、服务项目设计第六章 会展项目管理制订会展项目计划制订会展项目计划o明确会展项目目标：体系性、优先性、层次性明确会展项目目标：体系性、优先性、层次性 o确定会展项目范围：参展商规模、观展商规模、确定会展项目范围：参展商规模、观展商规模、会展承办企业服务范围会展承办企业服务范围o估算会展项目时间：总体进度、每项活动时间估算会展项目时间：总体进度、每项活动时间o
16、编制会展项目预算：人力、物力、财力编制会展项目预算：人力、物力、财力实施项目分解设计实施项目分解设计o招展项目设计：数量、质量招展项目设计：数量、质量o观展项目设计：组织和促销观展项目设计：组织和促销o服务项目设计：外包服务、餐饮、休息区以及服务项目设计：外包服务、餐饮、休息区以及其他服务等其他服务等第二节三、三、会展项目执行会展项目执行1、会展项目控制项目任务监控项目成本控制2、会展项目调整会展项目人员的调整会展项目预算的调整会展项目目标的调整第六章 会展项目管理1、会展项目控制、会展项目控制项目任务监控项目任务监控o已完成任务的质量情况、当前任务完成情况、已完成任务的质量情况、当前任务完成
17、情况、未完成任务的数量情况等未完成任务的数量情况等项目成本控制项目成本控制o贯穿在项目过程中贯穿在项目过程中2、会展项目调整、会展项目调整人员调整人员调整o内调外借内调外借预算调整预算调整o从人财物三方面展开，遵循成本最小化的原则从人财物三方面展开，遵循成本最小化的原则目标调整目标调整o根据需求不断调整根据需求不断调整第二节四、四、会展项目结束会展项目结束展会结束总结展会结束总结展会效益评估展会效益评估展会信息反馈展会信息反馈第六章 会展项目管理第六章第六章 会展项目管理会展项目管理第一节第一节 会展项目及项目管理会展项目及项目管理第二节第二节 会展项目管理的流程会展项目管理的流程第三节第三节
18、 会展项目管理的方法会展项目管理的方法第三节第三节 会展项目管理的方法会展项目管理的方法一、头脑风暴法一、头脑风暴法o又称集体思考法或智力激励法又称集体思考法或智力激励法o指采用会议的形式，如集体专家开座谈会征询指采用会议的形式，如集体专家开座谈会征询他们的意见，把专家对过去历史资料的解释以他们的意见，把专家对过去历史资料的解释以及对未来的分析，有条理地组织起来，最终由及对未来的分析，有条理地组织起来，最终由策划者做出统一的结论，在这个基础上，找出策划者做出统一的结论，在这个基础上，找出各种问题的症结所在，提出针对具体项目的策各种问题的症结所在，提出针对具体项目的策划创意。划创意。1、基本程序
19、、基本程序o确定议题：即目标、要解决什么问题确定议题：即目标、要解决什么问题o会前准备：背景资料、围桌式会议室会前准备：背景资料、围桌式会议室o确定人选：确定人选：8-12人为宜人为宜o明确分工：主持人、记录人明确分工：主持人、记录人o规定纪律：积极投入、不要私下讨论、开门见规定纪律：积极投入、不要私下讨论、开门见山、相互尊重等山、相互尊重等o掌握时间：会议持续时间掌握时间：会议持续时间30-45分钟，每人发分钟，每人发言时间不超过言时间不超过5分钟分钟2、成功要点、成功要点o自由畅谈：放松思想，不受条条框框限制自由畅谈：放松思想，不受条条框框限制o延迟评判：坚持当场不对任何设想做出评价延迟评
20、判：坚持当场不对任何设想做出评价o禁止批评：不得对别人以及自我的设想做批评禁止批评：不得对别人以及自我的设想做批评o追求数量：获得尽可能的设想追求数量：获得尽可能的设想o会后的设想处理：专家评审、会议评审会后的设想处理：专家评审、会议评审o避免误区：不要拘泥特定的形式避免误区：不要拘泥特定的形式o如如有有人人问问：轮轮胎胎可可以以做做什什么么？o一般的人会说用来做救生圈或是捆在树上做秋一般的人会说用来做救生圈或是捆在树上做秋千，富有创造力的人会说诸如千，富有创造力的人会说诸如 “当大象的眼当大象的眼镜架镜架”或是或是“机器人头上的光环机器人头上的光环”。o富有创造力的人比缺乏创造力的人更加灵活
21、。富有创造力的人比缺乏创造力的人更加灵活。用直升飞机扫雪用直升飞机扫雪o 有一年，美国北方格外严寒，大雪纷飞，有一年，美国北方格外严寒，大雪纷飞，电线上积满冰雪，大跨度的电线常被积雪电线上积满冰雪，大跨度的电线常被积雪压断，严重影响通信。过去，许多人试图压断，严重影响通信。过去，许多人试图解决这一问题，但都未能如愿以偿。后来，解决这一问题，但都未能如愿以偿。后来，电信公司经理应用奥斯本发明的头脑风暴电信公司经理应用奥斯本发明的头脑风暴法，尝试解决这一难题。他召开了一种能法，尝试解决这一难题。他召开了一种能让头脑卷起风暴的座谈会，参加会议的是让头脑卷起风暴的座谈会，参加会议的是不同专业的技术人员
22、不同专业的技术人员 。o 按按照这种会议规则，大家七嘴八舌地议论开照这种会议规则，大家七嘴八舌地议论开来。有人提出设计一种专用的电线清雪机；有来。有人提出设计一种专用的电线清雪机；有人想到用电热来化解冰雪；也有人建议用振荡人想到用电热来化解冰雪；也有人建议用振荡技术来清除积雪；还有人提出能否带上几把大技术来清除积雪；还有人提出能否带上几把大扫帚，乘坐直升机去扫电线上的积雪。对于这扫帚，乘坐直升机去扫电线上的积雪。对于这种种“坐飞机扫雪坐飞机扫雪”的设想，大家心里尽管觉得的设想，大家心里尽管觉得滑稽可笑，但在会上也无人提出批评。相反，滑稽可笑，但在会上也无人提出批评。相反，有一工程师在百思不得其
23、解时，听到用飞机扫有一工程师在百思不得其解时，听到用飞机扫雪的想法后，大脑突然受到冲击，一种简单可雪的想法后，大脑突然受到冲击，一种简单可行且高效率的清雪方法冒了出来。行且高效率的清雪方法冒了出来。o 他想，每当大雪过后，出动直升机沿积雪严他想，每当大雪过后，出动直升机沿积雪严重的电线飞行，依靠高速旋转的螺旋桨即可将重的电线飞行，依靠高速旋转的螺旋桨即可将电线上的积雪迅速扇落。他马上提出电线上的积雪迅速扇落。他马上提出“用直升用直升机扇雪机扇雪”的新设想，顿时又引起其他与会者的的新设想，顿时又引起其他与会者的联想，有关用飞机除雪的主意一下子又多了七联想，有关用飞机除雪的主意一下子又多了七八条。
24、不到一小时，与会的八条。不到一小时，与会的1010名技术人员共提名技术人员共提出出9090多条新设想。多条新设想。用直升飞机扫雪用直升飞机扫雪o 会后，公司组织专家对设想进行分类论证。会后，公司组织专家对设想进行分类论证。专家们认为设计专用清雪机，采用电热或电磁专家们认为设计专用清雪机，采用电热或电磁振荡等方法清除电线上的积雪，在技术上虽然振荡等方法清除电线上的积雪，在技术上虽然可行，但研制费用大，周期长，一时难以见效。可行，但研制费用大，周期长，一时难以见效。那种因那种因“坐飞机扫雪坐飞机扫雪”激发出来的几种设想，激发出来的几种设想，倒是一种大胆的新方案，如果可行，将是一种倒是一种大胆的新方
25、案，如果可行，将是一种既简单又高效的好办法。经过现场试验，发现既简单又高效的好办法。经过现场试验，发现用直升机扇雪真能奏效，一个久悬未决的难题，用直升机扇雪真能奏效，一个久悬未决的难题，终于在头脑风暴会中得到了巧妙的解决。终于在头脑风暴会中得到了巧妙的解决。二、德尔菲法二、德尔菲法o指采用函询的方式或电话、网络的方式，反覆指采用函询的方式或电话、网络的方式，反覆地咨询专家们的建议，然后由策划人做出统计，地咨询专家们的建议，然后由策划人做出统计，如果结果不趋向一致，那么就再征询专家，直如果结果不趋向一致，那么就再征询专家，直至得出比较统一的方案。至得出比较统一的方案。o优点：专家们互不见面，可避
26、免产生权威压力优点：专家们互不见面，可避免产生权威压力o要求：专家具备与项目相关的专业知识，熟悉要求：专家具备与项目相关的专业知识，熟悉市场情况，精通策划的业务操作市场情况，精通策划的业务操作o缺点：缺乏客观标准、反馈时间长，影响策划缺点：缺乏客观标准、反馈时间长，影响策划的准确性的准确性三、横道图法三、横道图法o也叫甘特图法，是用来表示项目进度的一种线也叫甘特图法，是用来表示项目进度的一种线性图形技术。在会展项目管理中，主要是用水性图形技术。在会展项目管理中，主要是用水平长条线表示项目中各项任务和活动所需要的平长条线表示项目中各项任务和活动所需要的时间，以便有效地控制项目进度，优点是简单、时间，以便有效地控制项目进度，优点是简单、明了、直观、易于编制。明了、直观、易于编制。o图中可以看出各项活动的开始和终止时间，以图中可以看出各项活动的开始和终止时间，以及他们的先后顺序。及他们的先后顺序。o横轴表示进度或活动时间，纵轴表示工作内容横轴表示进度或活动时间，纵轴表示工作内容用甘特图表示的某展览项目的进度安排任务名称任务名称负责负责人人1 1月月2 2月月3 3月月4 4月月5 5月月6 6月月7 7月月8 8月月分析市场分析市场确定目标确定目标租定场地租定场地数据库管理数据库管理印刷资料印刷资料安排宣传安排宣传活动活动安排公关安排公关活动活动