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1、第第8 8章章 智能建筑办公自动化系统智能建筑办公自动化系统办公自动化基本概念办公自动化基本概念8.1办公自动化的发展阶段办公自动化的发展阶段8.2办公自动化层次结构办公自动化层次结构8.3办公自动化的组成要素和任务办公自动化的组成要素和任务8.4办公自动化软硬件构成办公自动化软硬件构成8.5办公自动化对人员的素质要求办公自动化对人员的素质要求8.6办公自动化系统的模型建立与开发办公自动化系统的模型建立与开发8.7WEBWEB方式的办公自动化系统的特点方式的办公自动化系统的特点8.88.18.1办公自动化基本概念办公自动化基本概念 办办公自公自动动化是化是2020世世纪纪8080年代迅速年代迅
2、速发发展展起来的一起来的一门综门综合性学科，英文原称合性学科，英文原称Office Office AutomationAutomation，人，人们习惯们习惯称它称它为为OAOA。办办公自公自动动化技化技术术是是对传统办对传统办公方式的公方式的变变革，是衡量一个国家社会信息化程度的重要革，是衡量一个国家社会信息化程度的重要标标志之一。志之一。目前比目前比较较流行的有关流行的有关办办公自公自动动化的定化的定义义。A A）用）用计计算机及相关的算机及相关的办办公公设备连续设备连续地、地、自自动动地地处处理理办办公事公事务务，提高人，提高人们们在在办办公室中公室中工作和管理的效率。工作和管理的效率。
3、B B）办办公自公自动动化是把化是把计计算机技算机技术术、信息、信息技技术术、系、系统统科学和行科学和行为为科学科学应应用于由用于由传统传统的的数据数据处处理技理技术难术难以管理的、数量以管理的、数量庞庞大而大而结结构构又不明确的工作，而且又不明确的工作，而且进进行自行自动动化化处处理的一理的一项综项综合技合技术术。C C）办办公自公自动动化，是用化，是用现现代的信息技代的信息技术术和手段和手段实现现实现现代代办办公，达到无公，达到无纸纸化、自化、自动动化化和智能化的目和智能化的目标标。D D）19851985年，我国的年，我国的专专家学者将家学者将办办公自公自动动化定化定义为义为：办办公自公
4、自动动化是利用先化是利用先进进的科学技的科学技术术，不断地使人，不断地使人们们的一部分的一部分办办公公业务业务活活动动物物化于人以外的各种化于人以外的各种设备设备中，并由中，并由这这些些设备设备与与工作人工作人员员共同构成的人机信息共同构成的人机信息处处理系理系统统。2 2、开放性要求：、开放性要求：OAOA系系统统所所选选用的运行用的运行平台和平台和软软、硬件、硬件产产品品应应尽量符合尽量符合标标准，不受准，不受具体厂家和供具体厂家和供应应商的限制，便于和其他信息商的限制，便于和其他信息处处理系理系统统集成，便于系集成，便于系统统的的扩扩充和充和发发展。展。3 3、动态动态性要求：性要求：O
5、AOA系系统统需要不断适需要不断适应应变变化的化的办办公公环环境，因此它是一个复境，因此它是一个复杂杂的的动态动态系系统统。8.2 8.2 办公自动化的发展阶段办公自动化的发展阶段 办办公自公自动动化在我国，是化在我国，是7070年代开始年代开始发发展展的，的，现现在已具有相当的在已具有相当的规规模，如果按照所使模，如果按照所使用的用的办办公公设备设备和技和技术术的高低来划分，的高低来划分，办办公自公自动动化大致化大致经历经历了三个了三个阶阶段。段。第一个第一个阶阶段，主要段，主要标标志是志是办办公公过过程中普程中普遍使用遍使用现现代代办办公公设备设备，如，如传传真机、打字机和真机、打字机和复
6、印机等。由于复印机等。由于传传真机代替了真机代替了书书信、打字机信、打字机代替了手工代替了手工书书写、复印机代替了写、复印机代替了书书面信息复面信息复制，从而极大地减制，从而极大地减轻轻了了办办公人公人员员的工作的工作负负担，担，减小了工作减小了工作强强度，提高了工作效率。度，提高了工作效率。第二个第二个阶阶段，主要特点是开始使用段，主要特点是开始使用电脑电脑和打印机。在和打印机。在这这个个阶阶段，人段，人们们的一部分的一部分业务业务或事或事务务活活动动已由已由电脑电脑所代替。在以数字所代替。在以数字处处理理为为主的主的业务业务部部门门，例如，例如财财政金融和税政金融和税务务行行业业，已已经经
7、开始开始摈摈弃手工弃手工帐务帐务，使用，使用电脑进电脑进行行帐务帐务管理；其他管理；其他诸诸如如统计统计、财务财务、档案及人事、档案及人事劳劳资资等部等部门门，也已，也已经经开始使用开始使用电脑进电脑进行信息管行信息管理。理。这样进这样进一步减一步减轻轻了了办办公人公人员员的工作的工作强强度，度，工作效率也也得到了工作效率也也得到了飞飞速提高。速提高。第三个第三个阶阶段，主要表段，主要表现为现为网网络络技技术术的的应应用。当一台用。当一台电脑电脑作作为为网网络结络结点点进进入网入网络络的的时时候，不但一个候，不但一个单单位内部各部位内部各部门门之之间间可以可以进进行行文件信息文件信息资资源共享
8、，企源共享，企业业之之间间乃至异地之乃至异地之间间的的电脑电脑也可以也可以进进行准确、行准确、实时实时的信息的信息传输传输和和交交换换。例如。例如银银行之行之间间的同城和异地存取款等。的同城和异地存取款等。8 8.3.3 办公自动化层次结构办公自动化层次结构 按照按照办办公自公自动动化系化系统统的的应应用技用技术术的差的差别别，OAOA可分可分为为事事务务型、管理型和决策型三个不同型、管理型和决策型三个不同的的层层次。次。事事务务型的型的办办公自公自动动化系化系统统，支持，支持办办公室公室的基本事的基本事务务活活动动，主要功能包括，主要功能包括办办公信息的公信息的产产生、收集、加工、存生、收集
9、、加工、存储储和和查询查询，如文字，如文字处处理、文档管理、理、文档管理、电电子子报报表、表、电电子子邮邮件、件、电电子子日程管理、文档的整理、分日程管理、文档的整理、分类归类归档、档、检检索等。索等。第二个第二个层层次是管理型的次是管理型的办办公系公系统统，它包，它包含含业务业务管理的大部分功能，是事管理的大部分功能，是事务务型型办办公系公系统统和管理信息系和管理信息系统统的的结结合，合，这这个个层层次属于信次属于信息管理型的系息管理型的系统统。管理型的管理型的办办公系公系统统，就是把事，就是把事务务型型办办公公系系统统和和综综合信息（数据合信息（数据库库）紧紧密密结结合的合的办办公公信息信
10、息处处理系理系统统。其中，。其中，综综合数据合数据库库用于存放用于存放该该有关有关单单位的日常工作所必需的信息。位的日常工作所必需的信息。第三个第三个层层次是决策支持型次是决策支持型OAOA系系统统，它建，它建立在前两个立在前两个层层次的基次的基础础之上，也即建立在信之上，也即建立在信息管理息管理级级OAOA系系统统的基的基础础上，使用由上，使用由综综合数据合数据库库系系统统所提供的信息，所提供的信息，针对针对企企业业所需由所需由计计算算机机执执行其集成的决策程序，从而作出相行其集成的决策程序，从而作出相应应的的决策。决策。决策型决策型办办公系公系统统包括决策支持功能，是包括决策支持功能，是在
11、管理型在管理型办办公系公系统统的基的基础础上再加上决策支持上再加上决策支持系系统统而构成，它使用由而构成，它使用由综综合数据合数据库库系系统统所提所提供的信息，供的信息，针对针对所需要做出决策的所需要做出决策的课题课题，构，构造或造或选选用决策数字模型，用决策数字模型，结结合有关内部和外合有关内部和外部的条件，由部的条件，由计计算机算机执执行决策程序，作出相行决策程序，作出相应应的决策。的决策。8.48.4 办公自动化的组成要素和任务办公自动化的组成要素和任务 办办公活公活动动的核心是的核心是实现实现科学管理，而能科学管理，而能否真正做到否真正做到这这一点，就取决于一点，就取决于组组成成OAO
12、A系系统统的的各个要素的各个要素的组组成及作用的成及作用的发挥发挥。办办公自公自动动化化系系统统的的组组成要素一般包括成要素一般包括办办公人公人员员、办办公机公机构、构、办办公制度、公制度、办办公信息、技公信息、技术设术设施和施和办办公公环环境六个方面。境六个方面。1办公人员办公人员 在在计计算机算机应应用中，信息用中，信息处处理与数理与数值值运算运算之之间间的一个关的一个关键键性区性区别别就是人在就是人在处处理理过过程中程中所起的作用，所起的作用，OAOA系系统统是一个信息是一个信息处处理系理系统统，办办公人公人员员是系是系统统不可缺少的重要不可缺少的重要组组成部分。成部分。办办公是基于人群
13、的一种管理活公是基于人群的一种管理活动动，其基本特，其基本特征是征是协协同性。同性。办办公人公人员员分分为为上、中、下上、中、下3 3个个层层次，相次，相应应地有地有领导领导决策人决策人员员、中、中层层管理人管理人员员、专业专业人人员员和和辅辅助人助人员员。2办公机构办公机构 办办公机构是指决定公机构是指决定OAOA系系统统的的层层次和次和职职能能的企事的企事业业行政机构，他将直接影响行政机构，他将直接影响OAOA系系统统的的总总体体结结构。构。3办公制度办公制度 办办公制度决定具体公制度决定具体办办公公业务业务和和办办公流程。公流程。为为了了协调协调各各级办级办公机构的公机构的职职能，明确各
14、能，明确各级办级办公人公人员员的的职责职责，需要建立各种，需要建立各种规规章制度，使章制度，使办办公活公活动规动规范化。在我国一般是范化。在我国一般是领导领导决策，决策，职职能部能部门门管理，基管理，基层层人人员员操作。如在企操作。如在企业业，是是总经总经理理负责负责制。制。4办公信息办公信息 办办公信息是公信息是OAOA系系统统的的处处理理对对象。象。办办公活公活动动从信息从信息处处理的角度理的角度讲讲，就是，就是对对各各类类信息信息进进行采集、存行采集、存储储、处处理和理和传输传输的的过过程。程。5技术设施技术设施 技技术设术设施指构成施指构成现现代化代化办办公系公系统统的各种的各种软软、
15、硬件、硬件设备设备和工具，包括和工具，包括计计算机算机软软、硬件、硬件设备设备，网，网络设备络设备和各种常用和各种常用办办公公设备设备等。等。办办公公设备设备的技的技术术性能直接影响到性能直接影响到OAOA系系统统平台的平台的性能，所以必性能，所以必须须根据具体需求精心根据具体需求精心选择选择和配和配置。置。6办公环境办公环境 办办公公环环境包括物理的和抽象的境包括物理的和抽象的环环境、内境、内部的和外部的部的和外部的环环境。物理境。物理环环境如境如办办公大楼建公大楼建筑筑设设施情况、位置以及施情况、位置以及综综合布合布线线情况等。抽情况等。抽象象环环境指境指OAOA系系统统在横向和在横向和纵
16、纵向上与左向上与左邻邻右舍右舍以及上下以及上下级级之之间间的关系，它形成了一个的关系，它形成了一个OAOA系系统统的的约约束条件。束条件。8.8.5 5 办公自动化软硬件构成办公自动化软硬件构成 与与计计算机系算机系统统的分的分类类可以按照硬件和可以按照硬件和软软件件进进行分行分类类相同，相同，办办公自公自动动化系化系统统也可以划也可以划分分为为硬件系硬件系统统和和软软件系件系统统，它主要由以下几，它主要由以下几部分构成：部分构成：1、硬件和软件设备、硬件和软件设备 事事务务型型办办公系公系统统的硬件的硬件设备设备以微机以微机为为主，主，多机系多机系统则还统则还包括中、小型机、及各种工作包括中
17、、小型机、及各种工作站。站。应应用用软软件以独立支持它的各种基本功能件以独立支持它的各种基本功能的的软软件件为为主，如文字主，如文字处处理理软软件、件、电电子子报报表表软软件、小型关系数据件、小型关系数据库软库软件等。件等。管理型管理型办办公自公自动动化系化系统统由中小型机、微由中小型机、微型机、工作站及其型机、工作站及其办办公公设备设备、通信通信设备组设备组成。它在事成。它在事务务型型处处理系理系统统的基的基础础上，使用的上，使用的主机档次更高，各种硬件、主机档次更高，各种硬件、软软件件较较复复杂杂。决策型的决策型的计计算机算机设备设备、办办公公应应用用软软件和管理件和管理型型办办公系公系统
18、统相同，只不相同，只不过这过这些些设备设备一般是在一般是在网网络络通信技通信技术术的支持下运行。的支持下运行。2、办公用基本设备、办公用基本设备 支持事支持事务处务处理和决策理和决策处处理系理系统统的的办办公基公基本本设备设备包括打字机、包括打字机、轻轻印刷系印刷系统统、复印机、复印机、缩缩微微设备设备、邮邮件件处处理理设备设备和会和会议议用各种用各种录录音、音、投影投影设备设备，其中多，其中多计计算机系算机系统统，则还应该则还应该具具有有计计算机网算机网络络的功能，以随的功能，以随时时支持更多复支持更多复杂杂的功能。例如的功能。例如电电子会子会议议中心，可以通中心，可以通过计过计算算机机终终
19、端与大屏幕投影系端与大屏幕投影系统连统连接起来，可以接起来，可以访访问计问计算机网算机网络络中的各种中的各种资资料。料。3、通信系统、通信系统 事事务务型的型的单单机系机系统统，不具，不具备计备计算机通信算机通信功能，它主要靠人工信息方式及功能，它主要靠人工信息方式及电话电话通信，通信，完成其所需的信息的完成其所需的信息的传输传输。如果是多机系。如果是多机系统统可采用局域网方式以可采用局域网方式以实现计实现计算机算机间间的通信功的通信功能。能。4、数据库、数据库 事事务务型数据型数据库库包括小型包括小型办办公事公事务处务处理数理数据据库库、小型文件、小型文件库库、基、基础础数据数据库库。管理型
20、管理型办办公系公系统统要在事要在事务务型型办办公系公系统统的基的基础础上加入上加入专业专业(或或专专用用)数据数据库库，即在，即在对对基数据基数据库库中的原始数据中的原始数据进进行加工、行加工、处处理的基理的基础础上，上，按主要功能的不同分按主要功能的不同分类类形成形成专专用数据用数据库库。决策型数据决策型数据库库要在事要在事务务型、管理型型、管理型办办公公自自动动化系化系统统的数据的数据库库基基础础上，加入大型知上，加入大型知识识库库。大型知。大型知识库识库包括模型包括模型库库、方法、方法库库和和综综合合数据数据库库。随着随着办办公自公自动动化化发发展，它的硬件展，它的硬件结结构可构可以分下
21、列几以分下列几类类：办办公信息的公信息的输输入、入、输输出出设备设备：如打：如打印机、印机、扫扫描描仪仪、数、数码设备码设备、手写、手写输输入入设备设备等；等；信息信息处处理理设备设备：指各种个人：指各种个人计计算机、算机、工作站或服工作站或服务务器等；器等；信息复制信息复制设备设备：复印机、光：复印机、光盘盘刻刻录录机等；机等；办公自动化硬件构成办公自动化硬件构成 信息信息传输设备传输设备：电话电话、传传真机、真机、计计算机局域网、广域网等；算机局域网、广域网等；信息存信息存储设备储设备：硬：硬盘盘、移、移动动硬硬盘盘、光光盘盘存存贮贮系系统统等；等；其他其他辅辅助助设备设备：不：不间间断断
22、电电源源UPSUPS、移、移动动通信通信设备设备、无、无线线网网络设备络设备等；等；我我们们可以将可以将办办公自公自动动化化软软件分件分为为工具工具软软件、平台件、平台软软件及系件及系统级应统级应用用软软件几件几类类，其中，其中工具及平台工具及平台软软件包括：件包括：计计算机的操作系算机的操作系统统、网网络络操作系操作系统统、文字、文字处处理理软软件、微件、微软软的的Office Office 套装套装软软件、中文件、中文语语音音识别软识别软件、件、OCROCR汉汉字字识别软识别软件、手写件、手写输输入系入系统统、多媒体、多媒体应应用用软软件等。件等。办公自动化软件的分类办公自动化软件的分类8
23、.6 8.6 办公自动化对人员的素质要求办公自动化对人员的素质要求 办办公自公自动动化系化系统统是是对传统办对传统办公模式的一公模式的一种种变变革，由于新技革，由于新技术术的广泛的广泛应应用，必然会用，必然会对对办办公人公人员员提出新的要求，提出新的要求，这这主要包括两方面主要包括两方面的要求，的要求，一是一是对办对办公人公人员员的思的思维维方式适方式适应应的要求，的要求，二是二是对对基本技基本技术术和技能的要求。和技能的要求。1、对办公操作人员的素质要求、对办公操作人员的素质要求 办办公自公自动动化本身就是化本身就是对对信息技信息技术术和和计计算算机技机技术术的利用，它需要使用者具的利用，它
24、需要使用者具备备一定的基一定的基本知本知识识和技能，如不能很好地掌握，就很和技能，如不能很好地掌握，就很难难使用使用办办公自公自动动化系化系统统来完成日常工作。所以来完成日常工作。所以对对于于办办公人公人员员来来说说，首要的，首要的问题问题是要接受新是要接受新生事物，勇于放弃和改生事物，勇于放弃和改变变自己自己习惯习惯了的了的传统传统工作方式和思工作方式和思维习惯维习惯。2、对专业技术人员的素质要求、对专业技术人员的素质要求 专业专业技技术术人人员员根据使用人根据使用人员员、管理人、管理人员员提出的目提出的目标标，确定用什么，确定用什么样样的技的技术术方案，方案，达到所要求的目达到所要求的目标
25、标，当然，当然，这这里最重要的是里最重要的是如何能如何能够够使使实现这实现这些目些目标标，采用什么，采用什么设备设备与与投投资资成本之成本之间间的的权权衡和折衷。衡和折衷。对对于于专业专业技技术术人人员员来来说说，办办公自公自动动化代表着化代表着传统传统的数据的数据处处理理应应用，用，进进入入办办公室信息公室信息处处理理领领域，是域，是计计算算机机应应用到用到办办公管理的一种必然公管理的一种必然趋势趋势。OA OA系系统统的操作人的操作人员应员应有有较较高的高的业务业务素素质质，不但要熟悉本不但要熟悉本岗岗位上的位上的业务业务操作操作规规范，而且范，而且要注意和各个要注意和各个办办公公环节环节
26、的操作人的操作人员员在工作上在工作上的相互配合，的相互配合，应应有系有系统统的整体的的整体的观观念。此外，念。此外，也要求操作人也要求操作人员员懂得他懂得他们们所操作的所操作的办办公公设备设备在每个在每个处处理理环节环节上的上的处处理理过过程。程。这这些感性或些感性或理性知理性知识识会会对办对办公人公人员员起起积积极的指极的指导导作用，作用，以便更好、更有效地完成以便更好、更有效地完成办办公任公任务务。8.8.7 7 办公自动化系统的模型建立与开发办公自动化系统的模型建立与开发 模型是系模型是系统统或或过过程的一种程的一种简简化、模化、模拟拟、抽、抽象的表示，它包含原系象的表示，它包含原系统统
27、或或过过程的本程的本质质特征，特征，可以提供与原系可以提供与原系统统或或过过程相似的程相似的环环境。所以，境。所以，办办公自公自动动化系化系统统模型可以理解模型可以理解为为一一组组或一个或一个定量化分析的数学公式，或者定量化分析的数学公式，或者说说是一种是一种处处理理问题问题的方法、模式或者程序流程等。按照模的方法、模式或者程序流程等。按照模型的构成形式，可以分型的构成形式，可以分为为物理模型、物理模型、图图表模表模型、数学模型等。按照模型与型、数学模型等。按照模型与时间时间的关系，的关系，可以分可以分为为确定模型、随机模型、静确定模型、随机模型、静态态模型、模型、动态动态模型等。模型等。可以
28、可以归纳归纳出出OAOA系系统统的五的五类类模型：模型：（1）信息流模型）信息流模型（2）过程模型）过程模型（3）数据模型）数据模型（4）决策模型）决策模型（5）行为模型）行为模型8.8 WEB8.8 WEB方式的办公自动化系统的特点方式的办公自动化系统的特点 目前目前办办公自公自动动化系化系统统比比较较先先进进的模式是客的模式是客户户/服服务务器方式，即器方式，即B/SB/S方式。方式。这这就是在就是在Internet/IntranetInternet/Intranet的模式下运行、基于的模式下运行、基于WEBWEB的的办办公自公自动动化系化系统统。它由客。它由客户户在客在客户户端工作端工作
29、站通站通过浏览过浏览器从服器从服务务器下器下载载WEBWEB方式的方式的办办公自公自动动化化应应用程序后再用程序后再动动行。行。这这种方式的系种方式的系统统具具有以下的特点：有以下的特点：1可以在任何具备浏览器的机器可以在任何具备浏览器的机器上通过上通过Internet/Intranet实现实现Web方式方式的操作。支持通过的操作。支持通过VPN或申请固定域名或申请固定域名方式，可以使出差在外的员工通过方式，可以使出差在外的员工通过Internet随时访问公司的随时访问公司的OA系统，保持系统，保持动态方式的，移动办公，体现了协同办动态方式的，移动办公，体现了协同办公的优势。公的优势。2.对客
30、户端机器的硬件要求较低，对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现件的基础上运行新的应用系统，保护现有的资源投入。有的资源投入。3基于基于WEB的办公自动化系统只的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，降低了用需在服务器上作配置和维护，降低了用户对于软件系统维护和升级的难度和费户对于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。用，使办公自动化更加容易实施。4象其他基于象其他基于WEB的应用系统一的应用系统一样，基于样，基于WEB的办公自动化系统也是的办公自动化系统也是通过浏览器统一的界面来访问的，其界通过浏览器统一的界面来访问的，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户乐于接受，从而节省用户的培训时用户乐于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的间和费用。这对减少实施办公自动化的难度来说，有相当重要的意义。难度来说，有相当重要的意义。5系统安全、可靠、可扩展的性系统安全、可靠、可扩展的性能良好，用户可以针对各自部门的特点能良好，用户可以针对各自部门的特点和需要，进一步开发出一些简单易行的和需要，进一步开发出一些简单易行的管理项目。管理项目。