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1、办公室主任岗位任务说明书编号：_YD/BG/001拟制：_核准：_生效日期：_一、根本材料部门名称办公室岗位名称主任直截了当上级总经理所辖人员本部门员工二、工作说明1、主要职责1、主持办公室全面工作。2、组织起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。3、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合治理工作和部门之间关系的协调工作。4、负责组织信息治理工作。5、指导或办理公文处理、会务安排、档案治理、公关接待工作。6、指导公司的后勤保障工作、平安保卫工作、房产治理工作。7、负责组织公司的企划宣传工作。8、参与子公司治理工作。2、主要工作内容1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的根
2、本规章制度和治理方法，组织撰写公司工作总结；制定公司行政治理方面的各项规章制度、制定本部门工作计划、治理制度，经总经理审批后组织施行。2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联络与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。3、组织搜集、整理、沟通公司的运营治理信息，掌握公司主要活动情况，依照工作要求对有关信息组织专项调查研究，为领导研究工作和决策提供综合信息材料，做好领导的参谋和助手。4、组织起草公司行政治理方面的公文、撰写领导讲话稿，指导公司公文处理工作。5、负责组织公司办公例会、经济工作会议以及各种专题会议的会务预备、材料预备，做好
3、会议记录和整理睬议纪要，必要时构成内参后发文，并贯彻、检查会议精神的落实情况。6、督办档案治理工作，加强保密教育，检查保密工作情况。7、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理好公司公共关系。8、组织公司的企业形象设计和对外宣传工作。9、组织做好公司办公设备的购置、维护和办公智能化建立，标准办公用品、劳保用品、其他工作用品及礼品的供给、采购和治理，统一标志、信笺的印制、治理。10、检查指导后勤治理员做好固定资产、房产治理、车辆租赁与调度工作和完成卫生、绿化、午餐供给等日常工作。11、组织做好平安教育工作，落实公司内部治安保卫、消防平安工作。12、协助总经理审定和完善子公司的章程；并及时向总经
4、理报告子公司的运营治理信息；落实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。13、组织编写公司大事记、情况交流等公司的内部刊物。14、指导文员做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。15、做好行政信访接待工作。16、负责公司行政印鉴的治理、使用。17、负责公司办公费用的使用和操纵。18、搞好部门建立，不断改良内部治理工作，检查员工各项工作完成情况，做好部门工作总结，指导、培训、考核本部门员工，提高员工综合素养和部门工作绩效。19、完成公司领导交给的其他任务。3、主要工作要求1、工作计划、总结1.1精确理解总经理对年度工作计划、工作总结制定的目的和要求，为制定
5、年度工作计划、总结预备必要的材料供领导参考，依照领导的要求组织编写工作计划和总结，报总经理批阅修正后，行文施行。1.2 在每月第一个工作日、每季度首月的第三个工作日内，每年1月15日前，制定出本部门的工作计划，组织施行、检查。年度计划上报总经理，经审批后组织施行；工作计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计划施行情况，发觉咨询题立即处理；要依照实际工作需要及时修正工作计划，并做修正记录。2、制定制度2.1全面理解公司的运营情况，依照公司总体治理要求，组织制定公司的根本规章制度和治理方法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织施行并跟踪检查落
6、实情况。2.2依照公司实际，及时制定、修正公司行政办公制度、文件收发制度、档案治理制度、办公用品治理制度、清洁卫生治理制度、平安保卫治理制度等行政治理方面的相关制度，经总经理审批后组织施行，并跟踪检查落实情况。3、综合治理与协调3.1保持与各部门之间的协调沟通，及时理解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和咨询题向总经理室汇报。3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的咨询题，针对要处理的咨询题进展深化的调查、理解，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最正确处理方案，关于超出职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息治理4.1审核副主任组织制定的信
7、息治理制度，提出修正意见和建议，修正后报总经理室审批，检查制度执行情况。4.2检查、催促副主任和信息治理员按时做好系统维护工作。4.3催促、考核计算机应用知识的培训工作。4.4组织部门专职人员搜集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的运营、治理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。4.5组织部门专职人员，为公司严重决策事项提供信息支撑和专项研究报告：依照领导交办的工作或公司治理中需要处理的重点咨询题，广泛搜集相关信息，必要时确定调研工程，做好调研前根底工作，明确调研的目的和任务，制定调研计划，联络调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析材料，撰写出书
8、面报告呈送领导。5、公文处理5.1建立公文处理标准，指导秘书和文员按照精确、迅速、平安的原则和公文处理的规定完成公文的收发、处理。5.2依照领导的要求，协助领导起草或安排秘书起草会议讲话稿等有关文件，操纵文稿质量和定稿的时间，做到工作及时，文稿质量符合领导要求。6、会务工作6.1组织安排会务，有秩序地做好会前预备、会中治理和效劳、会后办结事宜。掌握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程，指导布置会场、安排食宿、调度车辆等工作，做到有条有序，可以承上起下、联络左右、内外照应，妥善应对随时交办的事项。6.2安排专职人员做好会议的录音、摄像、记录及会议记录的整理、纪要的拟写；认真审核、修正记录和纪要
9、，操纵质量，做到格式标准、内容和用语精确；必要时构成内参后发文。6.3贯彻会议精神、决议，检查落实情况。7、档案治理7.1组织制定公司档案治理规定，明确公司材料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。7.2及时检查、指导档案治理员的工作，确保档案治理妥善、井然有序。8、接待与公共关系8.1内宾接待：指导部门员工热情接待来访客人，亲身接待比拟重要的客人，重要客人来访前要及时向领导汇报，商定接待方案，落实相关人员参加接待并预备相关材料，必要时安排食宿。8.2外事活动：理解外事活动根本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，落实接待细则（接送、住宿、陪同、洽谈、会场、宴会、票务、车
10、辆、时间、道路等）。严格掌握抵达、离开时间，落实专人负责迎送和相关人员参加接待，提供相关材料；遵照外事纪律，应对突发情况，做好接待小结。8.3领导公务活动：提早做好预备工作，落实时间、地点、人员，预备相关材料，必要时落实专人负责全程效劳。8.4公司商务活动：事先与有关部门商定计划，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬，落实迎送、接待人员，预备相关材料。8.5上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪标准，表达公司形象。8.6妥善协调、处理公司的对外事务以及公共关系；及时安排人员或亲身访问有关单位和人员，妥善办理相关事宜；及时安排恰当的人员参加外部相关会议和活动。8
11、.7组织承办公司的企业形象设计事项，联络CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统，力求CIS方案到达具有系统性、可行性，符合公司运营理念和文化，可以塑造公司形象的要求。8.8组织员工做好公司形象的新闻宣传，公司有重要活动时要联络有关新闻单位参加，并做好接待和材料预备工作；要及时催促秘书、文员和档案治理员做好相关公关材料、图片、录音、录像、题词等的搜集、整理、记载存档工作，以便在需要时展示。8.9催促副主任和信息治理员建立、维护公司网站，及时更新网页、发布信息，对拟发布信息内容进展审核，提出修正意见。8.10留意搜集妨碍本公司形象、声誉、关系的要素和事件的信息，分析其后果，迅速做出有效的
12、应对处理，重要事件要提出处理意见报总经理室决策。9、后勤保障9.1检查、催促后勤治理员做好卫生、绿化工作，保持办公场所的整洁洁净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位做到整齐、清洁、亮堂、无异味。9.2定期审核午餐伙食标准、就餐人员，确定供给商，保证卫生、营养合理。9.3审定办公用品、劳保用品、礼品采购计划，检查采购质量，审批账单，操纵费用，指导制定办公用品治理制度。做到采购及时、质量优良、费用节约、治理有序。9.4确定租车数量、规格，审核车辆租赁费用；指导做好车辆租赁、费用结算和调度工作。10、固定资产治理制定固定资产和房产的治理细则，明确工作程序和要求，指导检查后勤治理员按标准治理，建立台
13、账，做到材料清晰、完好，治理井然有序。11、平安保卫组织开展平安教育工作，以“预防为主”为中心，通过宣传教育加强职工法制观念和平安认识；定期检查平安工作落实情况，及时、妥善协调处理平安工作中存在的咨询题，杜绝平安隐患，确保陆上单位平安消费无事故。检查、催促安保人员做好证件办理等工作。12、子公司治理12.1参与对子公司经济目的责任确实定和考核，提出合理的意见和建议。12.2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，主要理解、检查子公司的运营治理活动完成情况、执行公司章程和法律要求情况等。12.3定期搜集、整理子公司的运营治理信息，并及时向总经理报告。12.4及时办理总经理办公会决议中关于
14、子公司运营治理方面的事项，并检查子公司执行会议决议的情况。13、其他13.1确保公司重要事项及时编入大事记；组织编辑情况交流，保证质量。13.2及时检查公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退情况和机关订阅报刊情况，保证工作的及时性。13.3做好行政信访接待工作，深化调查理解实际情况，及时处理答复。13.4治理公司印鉴，制定印鉴使用规定，严格掌握用印范围，理解用印用处，遇有疑咨询及时向总经理或分管领导请示，用印后及时做好登记。13.5统一公司各类信笺、标志的印制，制定印制规格，标准印制标准，合理操纵费用，检查治理、领用、发放情况。13.6搞好部门员工队伍建立，组织部门员工的学习、培训，
15、不断提高员工业务素养。13.7依照领导要求牵头组织或参与公司企业文化建立，做到组织有序、工作有效。13.8按照工作要求组织部门内考核，在规定时间内完成评分工作，做好被考人面谈沟通工作；每年要编制本部门的培训计划、用人计划，递交人力资源部；对员工的奖惩要公正、适当，要可以充分地调发动工的工作积极性，构成良好的团队气氛，提高部门工作绩效。13.9定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况，及时调整不习惯的工作环节，做好工作总结，构成书面报告，按要求汇报。13.10按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交给的其他任务。三、任职资历要素细分要素等级限定材料知识学历B经济治理类或航运类专业
16、本科以上学历或相当程度。行业知识B熟悉航运转业知识，对行业开展趋势的把握根本精确。专业知识B熟悉公司平安治理体系；熟悉公司消费运营治理情况；熟悉党和政府有关改革开放、经济建立、交通运输等方面的方针政策；掌握行政治理知识；掌握各种应用文书的写作知识，熟悉礼仪知识。才能领导才能B可以掌握治理技巧，合理分配、操纵、检查、评估所负责治理的各项工作，及时指导、检查下属工作，严格治理，公平客观地对待下属，保持所领导的团队的协调性。组织协调才能A可以正确组织下属开展本部工作，协调本部门内部和部门之间的关系，可以妥善处理各种人际关系。事务处理才能B可以合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作，可以处理突发事
17、件。理解才能A可以精确把握本身职务定位、工作内容；精确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作；关于所学的知识和技能可以迅速理解和掌握，反响机敏，可以举一反三。决策才能B可以科学地进展预测和分析，全面权衡利弊关系，及时选择出实在可行的方案。推断才能B能迅速、精确的推断各种咨询题，掌握其本质，能较为精确的推断从未遇到的咨询题，找到处理的方法。开辟创新才能B可以较迅速地接受新事物，具有较强的创新认识，可以在工作中提出实在可行的新思路、新观点、新方法。表达才能B表达内容预备较充分、主题较明确、构思较清晰；表达可以到达特定的预期效果，具有较强的感染力、说服力和煽动性。经历行业工作经历D在航运类企业工作3年以上。相关工作经历C从事企业行政治理相关工作5年以上并从事本企业行政治理工作3年以上，或担任同级副职2年以上。其他条件身体条件身体健康，精力充分，可以胜任本职工作。职业素养具有较强的事业心和高度的责任感，组织纪律观念强，擅长人际沟通和组织、协调、公关，理解公司整体运营情况，具有整体运营认识。计算机运用可以运用计算机处理日常业务。