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1、办公自动化OA软件用户手册OA网络软件二四年三月一、 概述办公自动化系统是在局域网的根底上建立单位办公专用网，用于连接单位各部门，以实现单位系统的全局办公联网，提高办公效率和消费治理才能。建立办公自动化系统的目的是提高办公效率、简化办公流程，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为标准的办公体制，加强上级对下级各部门办的联络、监视和指导。办公自动化应用是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一标准，遵照统一的标准和标准协同工作。要特别注重系统建立的有用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同机构的职能特色，给予明确的分工严格的权限，
2、并保证不同流程中至关重要的平安性及必要的保密性等。OA办公自动化软件是基于Web的综合办公自动化软件，他具有灵敏性、稳定性、高度平安性和可扩大性，以工作流技术为中心，为党政机关和大中型企业提供了标准、完好的日常事务自动化处理和无纸化办公。1.1设计标准基于系统的最终目的，本软件的设计遵照如下设计标准： 平安可靠性原则：本软件将承担实时性、平安性较高的电子办公信息处理与传输业务，要求硬件平台与软件平台具备高度的平安可靠性，在系统的设计上，采纳技术手段与治理手段结合的处理方案； 标准性原则：遵照各级政府机关的办公标准，统一的国家标准公文格式及严格的事务流程； 先进性原则：本软件采纳的技术，将在相当
3、的时间内保障技术的开展才能，具有良好便捷的晋级才能，选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品； 开放性原则：本软件的开展将是连续的，系统将提供开放的接口设计，保障系统的平滑连续性扩展； 统一规划分步施行：明确工程的总体目的和阶段性目的，分步实现，并保证系统的统一性； 扩展性：本次设计提供系统扩展性确保将来系统扩展及二次开发，以习惯办公流程的变化与进展。二、 OA办公自动化系统的特色OA办公自动化系统的设计目的是通过网络互联，完成单位团体内部日常事务，实现无纸化办公，从而提高办事效率、简化办事步骤、加快办公速度。OA办公系统是基于B/S（阅读器/效劳器）方式，
4、系统软件和数据集中存放于效劳器中，软件的安装与晋级在效劳器上进展，不妨碍用户的使用，用户只通过阅读器就能完成所有治理功能。所有的工作基于阅读器，安装、使用、培训、维护、晋级十分简单。OA办公系统的设计根底是设计人员对政府机关、企业办公流程的深入理解，它综合考虑了政府机关和大中企业在人事治理、资源治理乃至文档的自动流转，文档流淌过程的监查系统，电子批注，平安体系等各方面工作需求与规则，并能结合客户实际情况，配置强大灵敏的办公体系。（一）全方位事务处理功能涵盖了人事、考勤、办公流程、档案治理与公文流转、资源分配、会议、信息交流等各方面，能胜任单位日常的大多数事务，并详细到成员个人化的日常办公需求如
5、个人通讯录、电子信箱等。（二）提高团队效率可确保随时随地处理重要事务，自动提交、发放与治理各类文档。对重要环节会以文字、声音等多媒体手段自动提示。相关领导可对工作进程了然于胸，随时监控员工的工作进度。随时随地与团队成员交流，迅速查找文档材料，共享公用材料和日程安排。（三）节约开支本办公系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护本钱，所有模块都支持WWW操作，用户使用阅读器即可在桌面环境下办公，符合当前的瘦客户机的趋势，简单易用，节约培训费用。一网互联，减少昂贵的会议、和邮政、交通等开支。（四）详细的权限分配多层的平安操纵机制确保用户只能使用给予了受权的资源。能够对不同权限的用户、工作恳求，智
6、能地定义办公流程和商务流程，提供了任务详细到个体的机制，用户能够看到属于本人职责范围内的待处理事务。（五）紧密的平安体系本办公自动化软件不仅提供了紧密的权限分级治理体系，不同操作者只能对本人权限范围内的工作进展操作，同时对重要的操作步骤进展了记录跟踪。同时在平安上针对效劳器对客户端的身份认证而设计，采纳了内置 MD5 哈希(HASH)算法和随机数生成器的硬件认证设备来确定用户的身份，该设备内含平安文件系统，并预置密钥和数据证书。（六）方便严格的电子公文处理构成各单位内部机构、各单位间和到各地区一体化的计算机网络公文处理体系,使用户在录入公文时无需排版，可实现公文处理的无纸化和标准化。（七）WW
7、W风格界面系统在设计过程中，充分考虑了中国用户的计算机应用水平和中国人的办公习惯，采纳了WWW风格的界面设计，整个系统界面友好、美观，使用方便。大大降低了对使用者计算机知识的要求，界面简单，易学易用，特别合适于政府机关和大型企业内的信息系统建立。（八）可定制的工作流程软件提供的工作流系统采纳了组件化设计和通用工作流的思想，用户能够依照本单位的组织机构和实际的运转方式，定义工作流系统运转的流转规则和各种审批的流程，还能够依照实际情况定义文件格式，使得整个系统完全合适用户的实际情况。（九） 适用对象适用于有明确分工以及标准体制的单位团体，以及对基于文档的以工作流为中心的办公自动化处理有迫切需求的单
8、位。如政府部门、企业、厂矿、金融证券机构等三、体系构造3.1 体系构造OA办公自动化软件以Web效劳器为核心，集成文件效劳器、数据库效劳器、Mail效劳器，采纳三层构造方式。支撑系统网络。系统具有以下特点： 系统强健。与客户端无关的数据效劳器机制，即客户端毛病不妨碍数据的运转，系统数据平安可靠，同时，能够满足大规模并发访征询的需求。 构造灵敏，易于维护和扩展。 挪动支持。支持远程业务处理，可随时随地处理事务。 平安可靠。先进的身份认证技术使用户信息更为平安。3.2 技术架构OA的技术架构的一大特点，是以其简约的技术架构实现了有效的系统资源治理。整个系统采纳完好的构造化设计。系统构成的根本元素如
9、下列图所示：如下图，所有根本元素被系统平台统一集成起来。其中：1、信息、文档信息和文档是以完全开放的方式，在系统用户之间共享的内容。信息和文档的重要属性是它属于哪个目录。2、目录、目录树目录是用来组织信息和文档的容器，目录树是表现目录构造的导航工具。在系统中，用户依照本人不同的用户组对相关目录有不同的使用权限。3、用户用户是分配给使用者的一个唯一标识，它的作用在于有效的通过角色受权的方法标准系统的使用权限。用户的重要属性是他属于哪个部门，以及他的角色是什么。4、角色系统规定角色共分为三种：系统超级治理员、部门治理员和一般用户。每一种角色都对应不同的权限级别。上图所表示的意义是：a、一般用户有发
10、布、修正信息和文档的权限，能够完全治理个人效劳中的信息；b、部门治理员除具有一般用户的权限外，只能够治理除个人效劳外的属于本人所在部门的信息和文档；c、系统治理员除具有部门治理员的权限外（系统治理员不受部门的限制，能够完全治理除个人效劳外的所有部门的信息、文档），能够使用“治理工具”进展系统平台级别的治理工作。5、 部门部门是单位行政机构情况的表达，是建立和维护用户、目录的根底。3.3 运转环境和系统要求OA网络办公自动化系统效劳器是基于Windows 2000 Server效劳器平台运转，需要关系数据库的支持，目前支持MS SQL Server数据库。建议使用PII500以上CPU、256M
11、内存以上计算机做为效劳器。在客户端，支持目前流行的Windows 95/98/2000/XP系列平台，阅读器需要使用MS Internet Explorer 5.0（中文）以上版本，建议使用P586、32M内存以上计算机。网络环境：以太局域网或Intranet及Internet环境。四、功能设置4.1 模块总览个人办公室档案材料库公共效劳其他设置协助注销工作计划档案材料类别治理资源治理计算器用户账号设置协助主题平安退出系统通告治理档案材料治理办公用品治理留言板用户权限设置协助类别治理公文治理档案材料录入工作论坛常用网址系统治理协助内容治理人力资源档案材料在线寻呼公共网址通讯助理档案材料查询多媒
12、体会议地址电子邮件投票系统考勤治理视频会议万年历文件共享企业名录4.2 功能简介一般通用系统设置如下功能，能够依照各公司的详细实际情况对功能模块度身定制，进展增删和调整：序 号功 能功 能 描 述1组织机构的治理用户能够依照企业的实际情况，结合需求建立自上而下的树状组织构造，并能够实现部门间的互相转换。2用户的治理灵敏定义人员属性，编辑人员信息，建立完善的用户档案，可方便处理人员调动部门的情况，人员的相关权限具有同步变更性，满足机构重组的需要。3权限的治理完善紧密的受权机制，针对不同的分类，为不同的用户给予相应的权限。4工作计划治理工作计划治理包括个人工作计划治理和员工工作计划治理，每个员工都
13、可预设本人的工作计划或受权查看其他员工的工作计划，被给予权限的操作者能够为其它员工制订工作计划。工作计划以明确的日程表显示，可随时查询不同日期的待办事务和已完成事务。5通告治理通告治理用于发布、查看和治理一些需要周知性的信息，系统定时查看有无新通告，并即时将新的通揭发送给用户，它包括发布通告、治理通告、阅读通告三个功能。6公文治理公文治理包括公文治理、发送公文、已发公文和已收公文四个功能，7人力资源治理人力资源治理包括查询、治理员工的根本档案、职位变动情况、奖惩情况、考核情况和工资档案等功能，一般员工只能查看本人的个人档案和工资档案，只有治理员才能对员工的根本档案、职位变动等信息进展增加、删除
14、和修正。8通讯助理通讯助理包括个人通讯录治理、内部员工通讯录治理、外部通讯录治理三个功能。个人通讯录只对个人开放，其他用户无权查看，其他通讯录面向所有员工。9资源治理包括资源占用情况和资源预定使用两个功能，用于分配公用资源并查看其占用情况。10信息查询功能对各类文档材料提供多种查询方式并支持模糊查询，便于在海量的材料中迅速查找到所需内容。11办公用品治理办公用品治理、领用、审核、发放、材料等模块。12考勤治理设置、考勤、统计等模块，并自动生成统计表单。13电子邮件用于内部员工之间互相发送电子邮件，有新邮件自动通知用户，包括收新邮件、发送邮件、收件箱治理、发件箱治理和废件箱治理等功能。14档案材
15、料治理设置、录入、治理、查询等模块，可对国家各级法律法规及各类规章制度、合同等进展分类治理和方便的查询。15网络会议室提供两个会议室，一个只对特定人员开放进入，其他员工无权进入；另一个是集体会议室。16视听会议基于NetMeeting的网络多媒体视听会议。17即时通讯采纳技术成熟的网络即时通讯工具“OA”即时显示在线用户，并进展实时交流。18短信与通讯录整合，即时向发送文字音讯，并具备各种统计查询功能。19论坛提供集中讨论征询题的场所，用来在单位内部搜集各种意见。如意见箱、民意调查等，或用来做征询题征询、疑难解答等。20企业名录数据完备的企业名录材料库，已预置大量价值不菲的企业名录材料，并可自
16、由进展后续添加等治理。21查询内置详尽的国内及世界邮政编码材料库，供随时便捷查询。22公文流转自成体系的电子公文流转治理系统， 23协助系统内置完好的系统功能操作说明，在使用时遇到任何征询题，都能够随时获得详细的协助信息。五、 OA网络办公自动化软件的安装5.1 系统环境q 效劳器端：操作系统：Windows NT 4.0 Server或Windows2000 Server或Windows 2000 Advance Server效劳器系统。网络平台：IIS 5.0。数据平台：SQL Server 2000。q 客户端：Ms Windows 95/98/Me/2000/XP系列中文操作系统。OA
17、提供的配套客户端或IE5.0版本以上阅读器。q 网络环境企业局域网、党政办公专用网或Internet或Intranet。六、 软件操作说明（根底模块）6.1 系统登陆在使用OA之前，需要登陆系统，以不同身份登陆的用户依照权限的不同可使用相应的功能即处理与其职务相关的不同事务。说明：本操作说明是详细描绘OA软件的所有功能。在实际应用中，不同权限的用户能够看到和使用的功能由于权限设置的不同，将显示其中不同部分的功能。 6.1.1 打开系统在IE阅读器输入用户单位的OA效劳器名或IP地址（如:/主机名、:/XXX.XXX.XXX等）。出现系统登陆界面，如图6.1所示。图6.1 OA登陆界面6.1.2
18、 身份验证本软件提供了传统的“用户名密码”认证方式和更加平安的电子密钥硬件身份认证方式。q 传统方式：输入用户名和密码后，单击【登陆】按钮进入系统。q 硬件认证：将本人的Desk Key电子密钥插入计算机的USB插口，将自动完成身份验证并登陆系统。6.1.3 系统界面进入后的系统首页默认显示了常用的【个人办公室】界面，并在“今日最新信息”区域显示了当前用户的待处理事务提示，如新邮件、新通知等。首页界面，如图6.2所示。界面上方显示当前用户状态，其下的主工具栏为系统大功能模块选择按钮，包括【个人办公室】、【档案材料库】、【公共效劳】、【公文流转】、【设置】、【协助】、【注销】七项。单击不同按钮可
19、进入不同的功能模块，并在界面左侧显示相应模块的细分功能。 图6.2 首页界面 6.2 个人办公室软件登陆后默认界面为个人办公室，也可通过单击主工具条上的【个人办公室】按钮进入该模块。个人办公室提供了机构成员日常最常用的事务处理，包括【工作计划】、【通告治理】、【公文治理】、【人力资源】、【通讯助理】、【电子邮件】、【考勤治理】七个子功能。 图6.3 个人办公室工具栏6.2.1 工作计划工作计划以日程表的方式有效地治理下属部门、员工和本人的工作任务，并通过工程的方式把任务有机的组合起来。方便领导随时把握工程进度，监控任务的进展情况。上级领导可对下属部门或员工安排工作日程，并随时查看任务完成情况。
20、员工可即时接收任务安排，并自动反应任务完成情况。q 增加本人的工作计划用户能够把本人工作计划添加到日程表中，便于系统自动提示和随时查阅，操作步骤如下：1、登录系统。2、单击【个人办公室】按钮，然后在窗口左边的功能列表中单击【工作计划治理】按钮。图6.4 工作计划菜单3、单击【本人工作计划】按钮，显示本人工作日程表。图6.5 本人工作计划表4、在下拉菜单项选择定要设置工作计划的年月，单击【查询】按钮转换到该月份，单击日期号码连接，在弹出的窗口中单击【增加】按钮，如图6.7所示。图6.7 单击【增加】按钮5、填写工作计划标题和内容，单击【增加这项工作】按钮即完成这项计划的添加。此任务将出如今个人计
21、划日程表的相应日期中。图 6.8 填写计划标题和内容q 修正或删除个人工作计划1、登录软件。2、单击【个人办公室】。3、单击左侧工具栏的【工作计划】。4、单击其下的【个人工作计划】，右侧将出现日程表。5、在日程表中选择要编辑的工作计划所在日期，单击要编辑的工作计划的日期号数连接，弹出一新窗口。5、在新窗口中单击【编辑】按钮，进入编辑状态，开场编辑。6、在编辑状态单击【删除】按钮可删除该条计划。q 查看个人工作计划1、单击【个人办公室】。2、单击左侧工具栏的【工作计划】。3、单击其下的【个人工作计划】，右侧将出现日程表。4、在日程表上方的下拉列表中选择要查看的年份和月份，单击【查询】按钮，则切换
22、到该月份的日程表。5、单击相应日期查看详细内容。q 查看其他员工工作计划 当治理员给予了权限后，操作者才能查看到其他员工的工作任务。1、登录软件。2、单击【个人办公室】，然后在窗口左边的功能列表中单击【工作计划】按钮。3、单击【员工工作任务】按钮。4、选定要查看的员工的部门、姓名及要查看工作任务的日期，单击【查询】按钮后即转换到当前选择的日程表，单击日期号码连接，就会在弹出的窗口中显示该员工的工作任务和完成情况。q 安排和修正下级的工作任务 当治理员给予了操作者的查看员工工作任务的权限后，操作者才能安排下级的工作任务。1、登录。2、单击【个人办公室】。3、单击左侧工具栏的【工作计划】。4、单击
23、其下的【员工工作任务】，右侧将出现日程表。5、在日程表中选择要安排工作计划的员工所在部门和姓名，选择需要安排的年份和月份，单击“查询”按钮，切换到所需要的日程表，单击要编辑的工作计划的日期号数连接，弹出一新窗口。6、在新窗口中单击【新增】按钮，进入增加任务窗口，输入任务标题和任务内容后，单击“增加这项工作”按钮则增加一个新的工作计划。7、假如该日期已有工作任务，可在新窗口中单击【编辑】按钮，进入编辑状态，对已有的任务进展编辑。8、在编辑状态单击【删除】按钮可删除该条计划。 完成后，该员工将能够看到你安排给他的工作和任务，你还能够查看到该工作任务的完成情况。 6.2.2 通告治理通告治理用于发布
24、和接收单位内部全局周知性的通告，并可对以发布的通告信息进展治理。包括【发布通告】、【治理通告】、【阅读通告】三个细分功能。单击【个人办公室】模块下的【通告治理】按钮，将出现上述三个功能按钮，如图6.3所示。图6.9 通告治理q 发布通告 当治理员给予了发布通告的权限后，操作者才能发布通告信息。发布通告信息后，所有用户都会在软件窗口弹出所发布的通告，只有当他点击了【我已经看了此通告】按钮后，才不会弹出此信息。发布通告的步骤如下：1、登录系统。2、进入【个人办公室】后单击【通告治理】，选择【发布通告】按钮，窗口右侧出现信息输入框，如图6.10所示。图6.10 发布通告窗口3、填写通告标题与信息，单
25、击【发布】按钮完成。同时，所有登陆的用户将接收到新通告提示窗口。q 治理通告当治理员给予了治理通告的权限后，操作者能够观察和删除往常的通告信息，操作步骤如下：1、登录软件。2、进入【个人办公室】后，选择【通告治理】，单击【治理通告】，窗口右侧将出现历史通告列表。3、单击列表上方的【全部】按钮将按顺序列出所有历史通告目录；也可选定日期范围后，单击【查询】按钮列出该日期内的所有通告。4、假如通告目录列表的长度超过一页，可单击【上一页】或【下一页】进展翻页，也可在【到（某）页】文本框中直截了当输入页码后回车进展页面跳转。5、勾选需要删除的通告标题左侧复选框后，单击【删除】按钮，则删除该条公告信息。q
26、 阅读通告用户能够随时查看往常发布的历史通告信息，操作步骤如下：1、登录。2、进入【个人办公室】后，选择【通告治理】，单击【阅读通告】，窗口右侧将出现历史通告列表。3、单击列表上方的【全部】按钮将按顺序列出所有历史通告目录；也可选定日期范围后，单击【查询】按钮列出该日期内的所有通告。4、假如通告目录列表的长度超过一页，可单击【上一页】或【下一页】进展翻页，也可在“到（某）页”框中直截了当输入页码后回车进展页面跳转。5、单击相关的通告标题阅读详细内容。6.2.3 公文治理【个人办公室】中的公文治理提供了文档、文件在单位内部部门、员工间的传递和回复、治理、查阅等功能。q 如何发送公文1、登录后进入
27、【个人办公室】，单击【公文治理】，出现公文治理菜单，如图6.11所示。图6.11 公文治理菜单2、单击【发送公文】，窗口右侧将出现公文内容表单，在下拉列表中选择接收者的部门和姓名后，单击【添加】按钮，可添加接收者，一次可同时发送给多个接收者，如图6.12所示。图6.12填写公文内容3、填写公文标题。4、选择公文类型。5、填写公文内容。6、如该份公文需要附加图片、文稿等附件文件，请单击【附件】栏右侧的【阅读】按钮，在弹出窗口中选定需要上传的文件，然后单击【打开】确定，如图6.13所示。图6.13 选择附件7、单击【发送】按钮完成发送。当公文发送后，接收者会及时弹出新到的公文信息，只有他回复确认已
28、收到后才不会再弹出此信息。在对方回复后，发送者也会及时收到对方的回复信息。q 回复或转发公文1、 登录后进入【个人办公室】，单击【公文治理】。2、 单击【已收公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择适当的查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期的公文。3、 单击需要转发的公文标题，打开公文查看窗口。4、 填写适当回复内容后单击【回复】按钮，则将回复此公文的发送者。5、 假如需要将当前公文转发给其别人员，则在下拉菜单中选择收件者的部门和姓名后，单击【增加】按钮，添加收件人。填写转发意见后，单击【转发】按钮，将当前公文转发给其他员工。q 查看往常发送的公文1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文治
29、理】。 2、单击【已发公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择适当的查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期发送的公文。3、单击公文标题可查看该公文内容。q 查看往常收到的公文1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文治理】。2、单击【已收公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择适当的查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期的公文。3、 单击公文标题可查看该公文内容。q 治理公文类型当系统治理员给予了治理公文权限后，操作者才能设置公文类型。1、登录后单击【个人办公室】，单击【公文治理】。2、单击其下的【公文治理】按钮，窗口右侧显示公文列表。3、单击【公文类型治理】，将显示现有的公文类型名称。4、
30、单击相应类型左侧的【删除】按钮，可删除该公文类型。5、假如需要修正现有的类型名称，在文本框中直截了当修正后，单击右侧【修正】按钮即可。6、假如需要增加新的公文类型，在下方文本框内输入类型名称后，单击【增加】按钮完成。q 删除往常的公文当系统治理员给予了治理公文权限后，操作者才能删除往常的公文。1、登录后单击【个人办公室】，单击【公文治理】。2、单击其下的【公文治理】按钮，窗口右侧显示现有公文列表。3、勾选要删除的公文后，单击【删除】。6.2.4 人力资源人力资源提供了详细的员工信息治理，包括细分到个人员工根本档案、职务变动信息、奖惩情况、考核情况、工资档案的治理和查询。菜单如图6.14所示。图
31、6.14 人力资源菜单q 查看和治理本人的个人根本材料 员工可查询本人的根本档案，只有当治理员给予了“编辑本人档案”权限后，才能够对本人的根本材料进展修正编辑。1、登录后单击【个人办公室】，然后单击左侧【人力资源】。2、单击【个人根本档案】，窗口右侧将显示本人的个人根本材料。3、假如操作者具有“编辑本人档案”权限，则可在本人根本档案表格上方单击【编辑】按钮，对本人的档案进展治理。q 查询和治理员工根本档案 只有当治理员给予了输入人力资源的权限后，操作者才能输入、编辑、删除公司人员材料。1、登录后单击【个人办公室】，然后单击左侧【人力资源】。2、单击【员工根本档案】。3、在窗口右侧选择员工所在部
32、门和员工姓名后，单击【查询】按钮，就会显示所选择员工的根本档案材料6.2.5 通讯助理通讯助理类似于现实中的“簿”，同时与短信紧密结合，可方便地治理、查看海量的员工和客户等有关人员的联络方式、地址信息等，并可在【短信】功能中直截了当调用通讯录中的号码信息，直截了当向相关人员发送短信。菜单如图6.15所示图 6.15 通讯助理菜单q 个人通讯录的治理与查看1、进入【个人办公室】后，选择【通讯助理】，单击“个人通讯录”，窗口右侧出现个人通讯录列表。2、治理通讯录类别：单击【治理通讯录类别】，窗口中会显示现有的类别列表。单击类别名称旁的【删除】按钮则删除该类别，同时将删除该类别中的所有材料。在现有类
33、别中输入新的名称并单击【修正】按钮，可修正该类别名称。在窗口下方的【增加】文本框中输入需要新增多类别名后，单击【增加】按钮，则增加一个新的类别。3、治理类别下的通讯录内容：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击【增加】按钮可增加新的通讯信息。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。单击【编辑】按钮可对该条信息进展修正，修正后单击【修正】按钮完成编辑。单击【删除】按钮则删除该信息。4、查看通讯录：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。q 内部通讯录的治理与查看
34、【内部通讯录】的操作与【个人通讯录】的操作类似，但一般用户只能查看内容，只有当治理员给予了相关权限后才能对内部通讯录进展编辑、删除等操作。1、进入【个人办公室】后，选择【通讯助理】，单击【内部通讯录】，窗口右侧出现个人通讯录列表。2、治理通讯录类别：单击【治理通讯录类别】，窗口中会显示现有的类别列表。单击类别名称旁的【删除】按钮则删除该类别，同时将删除该类别中的所有材料。在现有类别中输入新的名称并单击【修正】按钮，可修正该类别名称。在窗口下方的【增加】文本框中输入需要新增多类别名后，单击【增加】按钮，则增加一个新的类别。3、治理类别下的通讯录内容：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按
35、钮转换到选中的类别。单击【增加】按钮可增加新的通讯信息。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。单击【编辑】按钮可对该条信息进展修正，修正后单击【修正】按钮完成编辑。单击【删除】按钮则删除该信息。4、查看通讯录：在通讯录列表上方选择相应类别后，单击【查看】按钮转换到选中的类别。单击该类别下的通讯录列表中的姓名，就会显示此人的详细信息。q 发送短信本软件提供了短信发送功能，可用于单位内部或对外的文字短信息发送，并支持群发功能，即每次可同时将一条音讯发送给多个接收者。注：此功能需要用户本地挪动通讯部门提供相应接口。1、单击【个人办公室】，单击【通讯助理】。2、单击【短信】，窗口右
36、侧将出现短信发送窗口。3、输入接受方的号码和短信内容后，单击【发送】按钮，就可向已开通挪动短信的发送文字短信。6.2.6 电子邮件本系统提供的内部电子邮件系统是基于数据库建立的发送和接收内部电子邮件的信息治理系统，该功能便于单位内部机构、人员交换信息。同时也是各种工作流程的进程信息通知工具，在一些工作流程中，将会自动发送邮件通知上层处理者进展情况；或自动通知下层处理者，发送提示、催办等信息。菜单如图6.16所示图6.16 电子邮件菜单q 发送电子邮件1、登录。2、进入【个人办公室】后，选择【电子邮件】，单击【发邮件】，窗口右侧将出现邮件内容输入框。3、单击【收件人】右侧的【增加】按钮，将出现工
37、作人员列表。4、单击勾选需要收信的人员名称左侧的复选框后，单击【确定】按钮确定收信人后自动返回输入状态，选中的收信人名称将出如今【收件人】框中。注：一次可同时选择多个收件人。5、输入邮件标题及内容，单击【发送】完成。q 查看和治理新邮件1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【新邮件】按钮后，右侧将显示未阅读的新邮件列表。3、单击邮件主题可查看邮件内容。查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【放进废件箱】按钮，则可将该邮件删除并挪动到“废件箱”备份，以便以后查询或恢
38、复。5、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。q 查看和治理“收件箱”1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【收件箱】按钮后，右侧将显示所有邮件列表，包括新邮件和历史邮件。3、单击邮件主题可查看邮件内容。查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【放进废件箱】按钮，则可将该邮件删除并挪动到“废件箱”备份，以便以后查询或恢复。5、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。q
39、查看和治理“发件箱”1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【发件箱】按钮后，右侧将显示所有本人已发送的历史邮件列表。3、单击邮件主题可查看邮件内容。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，可将该邮件完全删除，并无法恢复。q 查看和治理“废件箱”1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。2、单击【废件箱】按钮后，右侧将显示往常删除到“废件箱”的所有邮件列表。3、单击邮件主题可查看邮件内容。 查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。4、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【恢复
40、收件箱】按钮，则可将该邮件删除并挪动回“收件箱”，以便以后查询和治理。5、勾选邮件左侧的【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。6.2.7 考勤治理图6.17考勤治理菜单q 考勤考勤步骤如下：1、登陆系统后，单击【个人办公室】，单击【考勤治理】。2、单击【开场考勤】打开考勤窗口，单击【手工考勤】，显示手工考勤表格，如图6.19所示。图6.19 手工考勤3、填写表单后确定完成。q 设置考勤时间 系统可自主设置上下班时间和考勤时间段，只有系统治理员给予了【考勤治理权限】中的【可设置上下班时间】的权限后，操作者才能对考勤时间进展设置。操作步骤如下：1、登录后，进入【
41、个人办公室】中的【考勤治理】。2、单击【设置考勤时间】，窗口右侧会显示设置表单，如图6.20所示。图6.20考勤时间设置3、在下拉菜单中选择上下班时间与考勤“上班延迟”、“下班提早”时间，即考勤时间段。4、可通过勾选下方复选框设置上下班是否考勤。5、设置完成后单击【确定】按钮完成操作。q 查看考勤统计 本系统提供了详尽的考勤统计查询功能，可查询当日、每日、或任意月份的考勤记录。只有当系统治理员给予了“可查看单位所有员工考勤材料”权限后，操作者才能查看员工的考勤统计材料。操作步骤如下：1、登陆系统后进入【个人办公室】，单击【考勤治理】。2、【考勤治理】中有3种统计材料查询方式：【今日考勤统计】、
42、【日考勤统计】和【月考勤统计】。 单击【今日考勤统计】后，窗口右侧显示当天的考勤记录，在下拉菜单中选择部门名称后，单击【查看】按钮可查看不同部门的当天考勤记录，单击【打印】按钮可打印当前表单。 单击【日考勤统计】后，在右侧窗口选择需要查看的日期以及部门名称，然后单击【查看】按钮，可查看往常某天的考勤记录，单击【打印】按钮可打印当前表单。 单击【月考勤统计】后，在右侧窗口选择需要查看的日期以及部门名称，然后单击【查看】按钮，可查看往常某月的考勤记录，单击【打印】按钮可打印当前表单。 6.3 档案材料库档案材料库提供了单位常用的各种政策法规等文档内容治理和查看，方便的查询功能可使用户迅速在海量的文
43、档中找到需要的内容，从而提高工作效率。菜单如图6.21所示。图6.21 档案材料库菜单6.4 公共效劳公共效劳模块提供单位团体的公用资源治理、分配和公用材料查询、会议等功能。6.4.1 资源治理资源治理用于统一治理和分配各种公用的办公设备及单位固定资产，如会议室、汽车、电脑、复印机等。用户可依照需要增添、修正和治理资源。对每一种资源，本软件提供了资源预定、审批、安排、使用情况查询功能，并可直观地理解到资源的占用情况。资源治理菜单，如图6.22所示图6.22 资源治理菜单q 如何进展预定？1、登录后单击【公共效劳】，然后单击【资源治理】，显示资源占有情况，如图6.23所示。图6.23资源治理界面
44、2、单击【资源预定】，右侧将出现预定申请表，选择需要预定的资源和预定时间后，填写使用说明，最后单击【预定】按钮，发送预定恳求等待审核，。q 增加/删除或编辑资源 只有当系统治理员给予了“资源治理权限”中的“可增加/删除资源”权限后，操作者才能对资源的品种进展增删。1、登陆后进入【公共效劳】，单击【资源治理】。2、单击【资源占用情况】，窗口右侧将出现所有的情况资源列表。3、单击【增加】按钮，显示“增加新的资源”表单。4、填写资源名称、维护（添加）者名称和资源说明后，单击【增加】按钮，就增加了一条新的资源供用户预定使用。5、编辑资源：在“资源占用情况”列表中单击需要修正的资源名称，显示“编辑资源”
45、表单。修正内容后单击【修正】按钮确定。 单击【删除】按钮则删除该项资源。q 审核资源预定信息 只有当系统治理员给予“审核资源预定”权限后，操作者才能审核资源预定信息。过期的预定信息会自动删除。审核预定信息的步骤：1、登陆后进入【公共效劳】，单击【材料治理】。2、单击【资源占用情况】，窗口右侧将显示资源预定情况。未审核的预定工程右侧会标记【未审核】。3、单击未审核资源的预定时间段（蓝色文字），显示该项资源预定详细信息。4、在详细信息表格下方的【审核意见】中选择是否同意预定，并可填写审核意见说明。5、单击【提交审核意见】完成，系统将自动向预定者发送审核结果，同时纳入统计。 6、治理者也可单击【资源预定详细信息】表格下方的【删除】按钮，直截了当删除该条预定信息。6.4.2 办公用品治理在【公共效劳】中提供了【办公用品治理】功能，可实现对日常办公用品的录入、申领、审核、发放、治理等功能。依照不同的权限设置，不同用户的操作范围也不同。菜单如图6.24所示。图6.24办公用品治理