物资管理各项制度(全).docx

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1、物资采购管理制度第一章总则第一条为了规范物资采购行为，降低采购成本，提高公司经济效益，保障生产经营活动，特制定本制度。第二条. 物资采购各环节要按照科学有效、公开、公正、监督制约的原则 进行，防止采购过程中不正当行为发生。第三条, 物资采购的基本原则：坚持质量标准，坚持效益优先，同样品种 比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉。第四条本制度适用于物资部职权范围内的采购物资。第二章管理体制第五条物资部为公司产品原辅料、研发所需材料以及需通过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料采购的归口管理部门。第六条. 物资部实行成批和零星采购相结合体制。（一） 根据年度经营计划，测算和制定年度物资需求计划，每

2、年进行几次 成批采购。（二）年度物资需求计划难以概括，或市场供求变化、生产计划改变导致 物资需求计划改变的，可在年度中进行多次零星采购。第七条 贯彻“五适”方针，即以适当的价位、在适当的时间，从*适合 的地点，购进适当品质及适当数量的物料。第三章采购计划与申请第八条根据公司年度经营计划、材料消耗定额、相关部门物资需求、现有库存情况、库存量，制定年度采购计划。第九条. 根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化、相应制订半年、 季度和月度的具体采购计划，该计划按期滚动修订。第十条. 采购计划的编制必*本着满足需要，减少库存的原则，有条件的 品种逐步实现“零库存”管理，以加速资金周转。第十一条 相关

3、部门于每季度*后一个月的20日将物资需求计划报送物资 部。物资部经综合分析和平衡后，提出物资部采购计划，在30日前提交党委/ 经理办公会审批（审批原则上在10日内完成）。物资调拨管理办法第一条本办法所指的物资调拨专指*仓库与*仓库之间的物资调拨工作。第二条. 物资部进行物资调拨工作必*以物资调拨单为依据。第三条, 调出方的库房管理人员根据物资调拨单对调出物资在ERP 库存信息系统进行出库处理，并开具物资送货单一式两联，一联留存，一联 由调入方的库房管理人员收到货后签字返回。物资送货单应填写物资的名称、 规格、型号等栏目。第四条.属于行业保密性质的物资调拨需提前通知安全保卫部进行押运 工作。第五

4、条.调入方的库房管理人员在收到调拨物资后，根据物资送货单 与押运人员当面点清调拨物资的数量及外表质量等，双方签字认可。第六条本办法由物资部负责解释，自公布之日起实施。物资验收管理办法第一章总则第一条. 本办法对物资部所辖物资的进货数量验收、规格型号核对、凭证 价格核查、外观质量验收、技术性能检验等做出了规定。第二章验收的准确性、及时性第二条, 验收的准确性：验收人员对采购入物资部的物资，在数量、型号 规格、外观质量及其质量状况等方面验收，做到公平、公正、准确无误，如实反 映实际情况，不带任何主观偏见。第三条验收的及时性：验收人员必*在规定的期限内完成对物资的验收,出具原辅料检验报告单据。第三章

5、验收内容及要求第四条验收前的准备工作：（-） 采购人员应向库房管理人员提供到货信息，库房管理人员接到信息 后，根据物资的性能特点，确定好存放地点、堆码方法、装卸方式和保管方法。（二）需防潮物品，准备好装卸搬运工具和铺垫材料。（三） 收集有关信证、技术资料、查看订货合同。（四）采购人员通知质量部会同检验。第五条. 物资进库（场）后的验收内容与要求物资进库（场）后放入验收区，物资部验收人员负责证件验收、重量验收、 数量验收、外观验收，质量部验收人员负责实物验收：（一） 证件验收：验收人员核查实物运单、到货清单、质量证明书、产品 合格证、发货明细清单等各种记录。（二） 重量、数量验收：验收人员根据到

6、货清单核对订货合同、实物重量、 实物数量、型号规格、式样。（三） 外观验收：证件齐全、重量、数量核对清楚后，验收人员对货物进 行外观验收。（四）验收人员根据公司相应检验标准对物资进行抽样检验，并做出相应 的检验/验收记录。第六条验收记录及要求（-） 验收中，发现证件不全、包装损坏、数量短少、外观变形、质量不 符合技术标准要求、进货价格偏离计划价格较高等实际情况，验收人员应如实在 验收单上做出记录。（二） 填写验收单据。包括填写物资的到库日期与验收日期，物资的名称、 规格、数量和质量状况、供货方提供的证件情况、实物的抽检数量和结果，以及 对验收中发生异议的处理建议。第四章验收中异议的处理第七条

7、超交处理：交货数量超过订购数量时，如属包装原因或买卖惯例 且超量低于10%时，按实际数验收；超过10%,应与采购人员联系并将超交 部分予以退回，如有特殊情况不予退回者，应由主管（副）总经理审批，同时入 库数量按实际数量验收。第八条. 短交处理：交货数量未达订购数量时，以补足为原则，应通知采 购人员联系供应商处理补足事项。如有特殊情况不予补足者，应由主管（副）总 经理审批。第九条, 规格、质量不符合要求的物资，一律放入不合格品区，采购人员 通知供应商，办理退货手续。第十条. 入库前己有残损、潮湿的物资，放入不合格区，查明原因，做出 记录并挂卡注明，按不合格物资对待，并通知采购人员退货处理。第五章

8、附则第十一条本办法由物资部负责解释。第十二条 本办法自公布之日起实施。第十二条 各类物资订货，原则上按计划执行。若生产急需，使用部门提出 采购申请，报主管（副）总经理审批后，报送物资部，并由物资部主管（副）总 经理审批后，物资部方能进行采购。第十三条 采购合同标的在5万元以上的需提交党委/经理办公会审批，5 万元以下的按公司资金审批权限表批复。第四章采购实施第十四条采购人员收到被批复的采购计划后，立刻开展多方询价、比价、 议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上合格供应商的品种、性能指标、 报价、批量、运输和付款条件情况报物资部主任及主管（副）总经理选择。第十五条采购询价获准后，采购人员即

9、与供应商洽谈买卖合同和合同条 款。合同文本须经部门主任、主管（副）总经理审核批准。第十六条 重大（XX金额以上）采购合同须经公司律师审核和公证处公证, 并报主管（副）总经理批准。第十七条 采购合同经双方签章生效后，采购人员按合同付款进度，向规划 财务部申请付款。第十八条 采购人员按合同交货进度，及时催促供应商按时发货，收到提货 通知后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、外观、数量或重量，相符后 签收。第十九条 如发现货物品种、重量、数量与合同不符，质量经检测与合同约 定标准不符（由质量部出具检测报告，或者委托国家承认的检测部门出具的检测 证明），采购人员及时告知供应商，并就退货、经济补偿、

10、赔偿和罚款事宜进行 谈判。第二十条 采购物资应运抵库房处，及时办理移交入库手续，并持发票和入 库单到规划财务部销账。第二十一条采购人员对在途货物和在途货款要分类监控、跟催。第二十二条采购人员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报部门主任处置。第五章严格控制采购关键要素第二十三条采购价格按照公司资金审批权限表审批。第二十四条采购合同（-） 采购金额在5万（具体数字由经理办公会确定）元以上或有附带条 件的采购活动应签订物资采购合同；（二）物资采购合同必*符合国家法律，地方法规及公司经济合同管理制 度有关规定。合同必*明确付款、结算方式及违约责任处理、赔偿办法，必*明

11、确合同争议仲裁管辖地为*。（三） 采购合同应该经过双方签字盖章，正本各执一份，副本应分送综合 部、规划财务部、质量部等存档备查。第二十五条采购质量（一） 各种物资质量由质量部根据产品质量要求制定正常接受条件和让步 接受条件，实物质量没有达到正常接受条件但能达到让步接受条件的，应当降价, 达不到让步接受条件的拒绝付款，并取消其供货资格（具体的质量标准由质量部 负责）；（二）各种物资均须办理验收入库手续，发票根据资金审批权限由物资部 主任、规划财务部主任、主管（副）总经理、党委/经理办公会、会计审核后， 才能给予报销，没有或验收入库手续不齐，规划财务部不得办理。第六章附则第二十六条本制度由物资部负

12、责解释。第二十七条本制度自公布之日起实施。第一条本办法所指的废品物资指公司在生产、研发过程中所产生的废品、废版等。第二条.物资部收到废品物资后，由库房管理人员办理废品交接登记手 续，并将废品存放于废品库。第三条. 废品物资达到一定数量时，由物资部根据废品的保密性及回收残 值进行相应处理。（一） 属于行业保密性质的废品无论是否存在回收残值均必*予以销毁；（二）废品无保密要求并具有回收残值应由物资部统一对外销售；（三）废品无回收残值由物资部统一销毁。第四条,物资部进行废品处理工作，应办理相应的废品出库手续。第五条,物资部对属于行业保密性质的废品销毁，应提前通知安全保卫部 进行押运、监销工作。第六条

13、.物资部在安全保卫部监销人员在场的情况，对行业保密性质的废 品进行销毁。第七条. 行业保密性质废品处理过程中，相关人员应严守秘密。第八条, 物资部对无保密性但具有回收残值的废品，应积*寻找买家，处 理完毕后，通知规划财务部确认收入。第九条本办法由物资部负责解释，自公布之日起实施。第一条本办法适用于物资部所采购的各类物资。第二条.质量部依据物资质量检验标准对入库物质在规定检验期限内实 行检验。第三条, 物资部依据质量部的检验不合格通知，当日内向供应商发出退换 货通知单。退货通知单一式四联，一联由物资部留存，附于原采购、验收单的后 面归档；二联由生产技术部留存；三联送规划财务部；四联通知供货商。第

14、四条.物资部查实退换货物资所属供应商及合同，记录存档并通知规划 财务部立刻停止退货物资财务结算。对于预付款的退换物资，规划财务部应及时 通告物资部做好追回货款准备。第五条, 物资部根据物资的特性、用途、退换周期的不同，在相关部门协 助下，确定退换期限和方式。第六条.物资部对于物资的退换可依据同相关部门确定的方式进行如下 实施：（-） 供应商负责物资更换；（二）供应商负责物资收回；（三） 物资退回供应商。第七条对于必*退回并不可更换的物资，物资部应依据此类物资采购计划及时另选合格供应商重新采购，以使计划顺利完成。第八条. 物资部在退换物资时，相关部门应积*配合，办好物资退换手续, 确保物资退换顺

15、利无阻。第九条本办法由物资部负责解释，自公布之日起实施。第一条本办法适用原辅助料、成品等物资出库管理。第二条. 物资出库必*严格按照先办手续后出货的原则执行，并保证发货 手续齐全、完备。第三条,原材料出库时，领料人填写“物资出库单”，出库单应注明材料 名称、品种、规格、型号、数量和用途，并签字。库房管理员根据先进先出的原 则备料。第四条. 因工废、料废等原因领用物料超过物资定额，需要补发时，必* 经过生产技术部审批。第五条. 库房管理人员按出库单上的品种、规格、型号、数量认真清点后, 在“物资出库单”上签字，将出库物资与领料人员当面交清。第六条,物资出库时，库房管理人员应将出库物资数量逐一记入

16、卡片做到 随出随记，并及时在ERP库存管理系统记账。第七条. 对于主业产品的物资出库，按照*总公司造纸用安全线供应管 理暂行规定办理。第八条.对于社会成品出库时，以营销部开出的发货通知为依据，库房管 理人员认真核对成品的规格型号和数量无误后，库房管理人员按发货通知的要求 填写出库单并由领出人签字后发货。第九条 “物资出库单”应标明发出物资的名称、数量、规格、大小产品 序列号等。主业产品填写“主业品出库单”，出库单一式四份，分别交计划统计 人员、库房管理人员、生产技术部、制作二部留查；社会产品出库单也是一式四 份，分别交计划统计人员、库房管理人员、营销部、规划财务部留查。第十条,以生产技术部或营

17、销部的发货通知单为发货依据。对于一切手续 不全的提货事项，库房管理人员有权拒绝发货。本办法由物资部负责解释，自公布之日起实施。第一条本办法规定了物资的储存、整理、保管、保养，物资发放的凭证审核，物资的账簿管理等事项。第二条. 物资验收合格后，填写“物资入库单”，第一联由开票人员留存， 第二联由采购人员留存，第三联由物资部转送规划财务部留存，第四联由库房管 理人员留存。第三条.接收入库、验收合格后的物资，库房管理人员应对物资进行整理， 保管。（一） 库房管理人员将货物按品种、类别放入固定位置的货架，在物资 登记卡（悬挂在物资上的卡片,要求物资部提供确切名称）上登卡，每天下班 前将当天入库信息输入

18、ERP系统。（二） 物资部对库房物资进行统一编号。（建议编号采取“四号定位”法： 第一位表示库房的编号；第二位表示库房分区或货架的编号；第三位表示货架层 次编号；第四位表示物资垛位编号。）（三）仓库布局合理，货架纵成线、横成条，标记鲜明，道路畅通。严禁 混堆乱放，标明不明。（四） 库房管理人员将物资按品种、规格、型号及使用要求分别堆放。维 持原包装，保证物资外型及内在质量不受损坏。（五） 易燃或有剧毒物资，应存入专门仓库和库位，严禁火种和闲人入内。（六） 保管好各类物资的技术资料。包括产品使用说明书、质保书、出厂 合格证等。第四条.根据物资的物理、化学性能定期进行保养。（一） 易爆易碎物资，做

19、好防爆、防碎损保养。（二）易锈物资，定期作好防锈涂油处理。（三）（物资部可根据保养实际情况填写相应措施）第五条.安全库存管理：库房管理人员判断物资是否低于设定的安全库 存，如果发现低于安全库存，产生安全库存报警警报，报经部门主任同意后，采 取相关措施。第六条.仓库物资的发放规定（一） 库房管理人员审核发放物资的各类凭证，包括审核凭证填写是否规 范，审批手续是否齐全等。凭证审核合格后，库房管理人员发货。（二） “物资出库单”当月有效（一般以当月结账截止日期25日为界）,过期作废。（三） 库房管理人员发货准确、及时。发货数量、型号、规格当面交清，严禁库房管理人员克扣使用部门物资。（四） 需计量、计

20、件、分割的物资，要拆箱分割、计件发放。严禁实发数 大于请领数，严禁白纸条、借条抵押在仓库领料。第七条. 仓库物资的出库管理：物资当天发放、当天下班前必*将出库信 息输入ERP系统。做到登记卡数、实物数与ERP系统库存信息库数量相一致。第八条.领用物资退库管理（一）领出物资后出现使用变更或剩余时，应该及时退库。任何使用部门和 个人不得私自保管剩余物资。（二）退库时要办理退库手续，填写“物资退库单”，注明原因，同时报经 领用部门主任签字批准。（三）退库物资须进行必要的质检或经测试合格后，性能、外观均不影响使 用的方可退库。（四）库房管理人员凭“物资退库单”及质检合格证将退库物资重新输入ERP 系统

21、。第九条本办法由物资部负责解释，自公布之日起实施。第一条. 本办法对仓库物资盘点的时间、内容做出了规定，对盘点报表提 出了具体要求。第二条.正常情况下，库房管理人员对所管仓库物资每年应进行半年和年 终两次盘底。因临时性、突发性管理工作需要，库房管理人员要能随时盘点仓库 物资。第三条, 盘点时，库房管理员、计划统计员及材料会计都要共同参与。首 先由材料会计设定ABC盘点误差容限（A类为高价值、高使用量：0%； B类为中 等价值、一般使用量0. 01%； C类为低价值0. 1%）,然后根据ERP库存信息库 打印详细的盘点清单，再根据清单仔细核对，确保实物数、登记卡数及ERP库存 信息库数据相一致。对不相符之处，做出记录，查明原因。第四条. 盘点期间，各仓库的物资验收、仓储、保管、发放工作照样进行。 一般上午进行验收、仓储、发放工作，下午盘点实物，要妥善处理盘点实物与供 应服务之间的关系，不得因为盘点物资而影响供应服务。第五条. 计划统计人员根据仓库盘点情况进行汇总，分析库存积压、短缺 情况，寻找解决办法。第六条计划统计人员比较设定盘点误差容限与实际盘点误差，分析盘点误差原因。第七条.计划统计人员提供库存控制分析报告。第八条本办法由物资部负责解释，自公布之日起实施。