人事档案管理的一般概念简介.docx

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1、人事档案管理的一般概念简介（一）概述随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的 发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。简言之，凡 涉及到识人用人、人员流动任免、落实个人待遇等等，无不以人 事档案为依据。人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对 人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人 事档案工作起步于中国共产党建立之后开展的革命战争年代，建 立于新中国成立之后。目前人事档案制度基本建立，人事档案的 管理工作逐步规范化、标准化、科学化，全国规模的人事档案工 作体系基本形成。与此同时，人事档案管理的理论研究也取得初 步进展，出版了一系列有关人事档案管理

2、工作的专著及大量的研 究论文，有关部门（中共中央组织部、人事部、劳动部、国家档 案局等）还发布了一些有关人事档案管理的行政规章。这些专著、 研究论文、工作规章在对人事档案工作的基础理论进行探讨研究 的同时，总结了我国人事档案管理工作几十年的经验与教训，对 人事档案管理工作作出了一些具体、明确的规定，对我们从事人 事档案管理工作具有很强的指导意义。目前作为具体从事人事档案管理工作依据的主要有这样一 些：干部档案工作条例、干部档案整理工作细则、 关于干部档案材料收集、归档的暂行规定、企业职工档 县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或 档案很少的单位由上一级单位管理。企业的人事档案

3、，一般由本 单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理。 P234关于干部档案的管理体制，云南省委组织部在关于贯彻中 共中央组织部、国家档案局 干部档案工作条例的实施意见 中，明确了具体的管理办法：1、各级领导干部的档案，按干管权限由各级组织或有关部 门管理，即由各级党委组织部管理。2、省级各部委办厅局的干部档案，由各单位组织、干部或 人事部门集中统一管理。部委办厅局所属企、事业单位的干部档 案，由企、事业单位的组织、干部或人事部门集中统一管理；不 具备管理条件的单位，可由上一级主管单位的干部、人事部门代 管。3、地州市部委办局及所属企事业单位的干部档案，由各单 位组织、人事部门统

4、一管理；不具备保管条件的可由地州市委组 织部或地州市人事（劳动人事）局（处）、教委（教育局）相对 集中管理。我省现状：从州级以下均由组织部、人事部门保管。4、县以下机关、企事业单位的干部档案，由县委组织部和 县人事局、教育局集中管理。5、一个单位由两个或两个以上部门管理干部、职工人事档 案的，应统一集中到一个部门管理；凡实行档案综合管理的单位, 其干部、职工人事档案要固定专人与其他档案（如文书档案、会 计档案、科技档案等）分别管理，业务上接受本单位组织、干部、 人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。关于干部档案管理的机构和人员配备，中组部档案工作条 例第二章第七条规定：县以上（含县）的组

5、织、人事部门， 应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、 本系统的干部档案工作进行监督和指导。每管理一千人的档案需 配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务 指导人员。”根据这一原则，云南省委组织部在关于贯彻中共 中央组织部、国家档案局 干部档案工作条例的实施意见中 作了如下表述：1、各地州市委组织部应建立相应的专门机构或明确一个部 门主管，按规定数额配备相应的专职或以管理档案为主的兼职党 员干部负责管理干部档案并指导本地区的干部档案工作。2、省级各部委办厅局中，负有业务指导任务的，应明确一 个部门负责本部门和本系统的干部档案工作酒己备相应的专职干 部。无业务

6、指导任务的可配备一名以管理档案为主的兼职党员干 部。3、县（市）委组织部要设立档案组（或档案室），配备专职或以管理档案为主的兼职党员干部。4、地州市县人事（劳动人事）局和教委（教育局）干部档案管理的机构设置和人员配备可根据工作需要参照同级组织部门办理。5、省地两级企业、事业单位的干部档案管理机构和人员,亦可参照此意见办理。一般而言，对于省地两级企事业单位的人 事档案来说，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案 要由省委组织部管理,处级以上领导的档案要由地州市委组织部 管理。职工档案可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资 源部或综合性档案机构集中统一管理。案管理工作规定、流动人员人事档

7、案管理暂行规定、国 家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定及一系列有关干部 人事档案工作目标管理方面的文件材料（干部人事档案工作目 标管理暂行办法、干部人事档案工作目标管理考评标准）等。 云南省委组织部、省档案局在对上述条例、规定进行转发并贯彻 实施的同时，也出台了相关的实施意见，具有很强的可操作性。 以上这些行政法规和业务规章的发布与贯彻实施，使人事档案管 理有章可循。（二）人事档案的定义人事档案一般定义为:人事档案是在组织人事管理活动中形 成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等 原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等 形式的档案。简言之，人事档案即是记录

8、和反映个人德能勤绩等 方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。它是国家档案的 重要组成部分。个人履历、自传、学历、各种鉴定、考核材料、政治历史、 社会关系情况的审查材料、加入党派的材料、任免、录用、聘用、 奖惩材料、工资级别等其他对组织有参考保存价值的材料都可以 归入人事档案。这里，介绍一个目前最常见的概念：职工档案。这是目前数 量最多，也是最普遍的一类人事档案。一般干部和职工的人事档 案与工人档案统称为职工档案。可以简单定义为：职工档案主要是指企事业单位的一般干部、职员和工人的人事档案。职工档 案是职工个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖 惩等情况的综合反映，由各种招工、转干、

9、聘任、体检、考核、 政审、鉴定、工资、奖励、处分等方面内容的表格和文字材料构 成。Q77（三）人事档案的属性人事档案主要具有以下属性：1、集合性。人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方 法组成的专卷或专册，集中反映了一个人成长的经历、政治状况、 业务实绩等全貌。卷内的每一份材料，都必须反映该人的情况, 不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分 散在不同的部门保管。因此，人事档案是集合性的材料，以职工 个人为主线，集中反映该职工个人的历史全貌。2、认可性。人事档案材料不是杂乱无章的的堆积，也不是 任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个 人材料。人事工作的中心任

10、务，就是识人用人，知人善任。因此 组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表现、才能、 成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核 材料等，所有这些材料，都必须得到组织的认可，不能随意填写， 更不能私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织 认定、盖有公章，而不应该是伪造的。在市场经济条件下，有些 人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。3、专门性。人事档案是一种专门档案。包含三层意思：是组织、人事工作专门领域形成的档案；其内容具有专门性，自 成体系，反映人事管理方面的情况；人事档案具有专门的形式 和特定名

11、称种类，如关于人事方面的各种登记表、考核材料等。4、真实性。人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌。 真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存 在的前提。凡归档的材料必须实事求是真实可靠。5、现实性。人事档案是由组织、人事、劳资等部门在现实 的人事管理活动中形成的、反过来又作为现实的人事管理工作的 重要依据，为现实的人事管理工作服务，因而具有很强的现实效 用。6、动态性。随着时间的推移和个人的成长，人事档案需要 不断根据每个人的实际表现的记载不断补充内容，并随人员的流 动而流动，因此人事档案始终处于“动态”之中。（人事档案建 立以后，不是一成不变的，并不意味着人事材料归档的完成

12、和收 集工作的结束，它是一个根据形势的发展和各个历史阶段对每个 人的实际表现的记载不断补充内容的过程；也是一个随着人员的 流动而流动的过程。）人事档案的管理无论是检索工具的编制，还是档案实体的整 理，都以其“动”而区别于其他门类的档案。一方面，人事档案 涉及的个人大多数仍在各个领域各单位从事社会实践活动，继续谱写自己的历史，这就决定了人事档案须随个人的成长不断增加 新的内容，以满足人事工作的需要；另一方面，人事档案涉及的 人员是不断流动的，调动、晋升、免职等情况经常发生，随之而 来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此, 人事档案须随人员的流动经常转递和流动，变换工作单位和管理

13、部门。其动态性特征主要表现在以下三个方面：（递增性、转移 性、波动性）递增性。人事档案最显著的特征是，卷内档案材料呈递增趋势。一个人从家门或校门走上工作岗位后，他的档案材料数量 与其工作年限成正比。比如转正定级、职务任免、工资晋升、入 团入党、考察奖惩、职称评聘等，其材料与日俱增。转移性。“档随人走”是人事档案的又一动态管理特征， 凡人员调动、军队干部转业、学生毕业分配等等，其档案都随人 员转移到新的工作单位。波动性。一般而言，传统的文书档案的卷内文件材料装订 后，其信息不再变动。而人事档案的卷内信息除了拥有递增性特 征外，还体现在信息的历史波动性。比如，体现在职务和工资的 升降方面：有的干部

14、任职以后又免、撤、改职，免、撤、改职后 又复原职；有的干部晋升工资后，因某种原因又降了工资。体现 在工作单位的变动方面：有的人员调离原工作单位后又调回，调 回后又再度调去别的单位，等等。诸如此类，都使卷内信息呈波 动性。7、保密性。人事档案中记载了个人的自然情况（姓名、别 名、出生地、出生年月、家庭成员）、个人健康、婚姻状况、工 资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长 等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与该档案人有关的重大 事件、工作失误等内容，在相当时期内是保密的，不能对外开放， 以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门 掌握，并建立严格的保密制度，不得随

15、意公开与扩散，特别是领 导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。8、权威性。正因为人事档案具有认可性、真实性等属性， 因此人事档案内容具有较强的权威性。反映一个人面貌的材料, 只有从人事档案中查阅才是最可靠、最权威的。（四）人事档案的种类划分Q65传统的人事档案包括干部档案、工人档案、学生档案、军人 档案四大类，已不能涵盖和囊括一般人事档案的内容，远远不适 应现代社会发展的需要。目前，人事档案已发展为档案的一大门类，用不同的标准, 从不同的角度，可以从宏观上将其进行以下分类：1、按工作单位的性质来分，可分为党政军机关人事档案、 企业单位人事档案、事业单位人事档案、集体单位人事

16、档案。继 续细分下去，党政军机关可分为党委机关、政府机关和军事机关; 企业单位可分为工业企业、农业企业和商业企业，亦可分为国有 企业、外资企业、合资企业、民营企业；事业单位可分为学校、 医院、新闻单位、研究所、文艺、体育机构等。2、按职责和专业来分，可分为国家公务员档案、科研人员 档案、教师档案、医生档案、护士档案、运动员档案、演员档案、 财会人员档案、企业职工档案、军人档案、记者档案、编辑人员 档案、学生档案等。3、按人员管理的权限来分，可分为中央管理人员档案、部管人员档案、省（市、区）管人员档案、厅（局）管人员档案、 地（市）管人员档案、县管人员档案、厂管人员档案等。4、按职务级别和影响程

17、度来分，可分为高级人员（高级干 部、高级知识分子、高级技师等）档案或名人档案（著名政治活 动家、著名科学家、著名演员、著名运动员等），中级人员档案、 一般工作人员档案。5、按政治面貌来分，可分为中共党员档案、共青团员档案、 非党团人员档案或民主人士档案。6、按是否在岗的情况来分，可分为在岗人员人事档案、待 岗人员人事档案、流动人员人事档案、下岗人员档案、离退休人 员人事档案等。7、按载体形式来分，可分为纸质人事档案、磁质人事档案、 电子人事档案或数字人事档案等。还可从另外的角度和标准对人事档案进行分类。现较常见的 主要有：国家公务员人事档案、企事业职工档案、教师与科研人 员人事档案、学生档案、

18、流动人员人事档案等。虽然各种人事档 案具有共性，都是人事管理方面的内容，是个人自然状况、社会 经历和现实表现的记录，但由于工作性质的不同，因而其具体内 容和要求是有差异的，应根据各类人事档案的特点进行归类，组 成各具特色的人事档案管理体系。我们这里所讲述的主要是有关 人事档案的最基本的、普遍性的知识。（五）人事档案的内容与分类各级人事部门对所管理的干部、职工都要建立人事档案。人 事档案一般分为正本和副本。正本必不可少，而副本则根据需要 建立。一般高级领导干部或同时受几个部门管理的干部就要建立 人事档案的副本，以备工作之需。人事档案正本的内容主要包括：履历材料；自传材料;鉴定、考核、考查材料；学

19、历和评聘职称材料；政审材料；参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；奖励材料； 处分材料；录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退 职材料及各种代表会代表登记材料；少其他可供组织参考的材料。人事档案副本，由人事档案正本的七类主要材料的复制件及重复件构成：正本中第一类的近期履历材料；第三类的主要 鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位、评聘专业技术职 务的材料；第五类的政治历史问题的审查结论（包括甄别、复 查结论）材料；第七类的奖励材料；第八类的处分决定（包 括甄别、复查结论）；。第九类的任免呈报表和工资、待遇的审 批材料。（一般来说，包括除正本中的自传、党团材料和其他类 以外的七大类材料,

20、）其他类别多余的重要材料,也可归入副本。正本和副本分别由主管单位和协管单位保管。根据中共中央 组织部、国家档案局干部档案工作条例第四章的有关规定, 现职干部档案正、副本按如下分工进行保管：1、中管干部由省委组织部负责建立干部档案副本，省管干 部和地州市委管理的干部，由干部所在单位建立干部档案副本。2、中央管理的干部，档案正本由中央组织部管理，副本由 省委组织部管理。3、省委管理的干部，正本由有关的干部档案管理部门保管， 副本由干部所在单位保管。4、各地各单位应根据干部管理范围各自制订档案保管和代 管范围。凡由上级单位或同级其他部门代管档案，其所在单位应 做好干部档案情况登记，以便本单位使用。（六）人事档案管理体制、机构和人员配备我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。集中统 一是指人事档案必须集中由组织、人事档案部门统一管理，其他 任何部门或个人不得私自保存人事档案。分级负责是指全国人事 档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限，负责某一级别 人员的人事档案材料，并对人事档案工作进行指导、检查与监督。具体而言，县级以上机关、单位的人事档案要按照干部管理 权限集中统一管理（如中央管省部级、省管厅级、地市管处级）， 县以下机关、单位的干部人事档案由县委组织部集中管理，或由