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1、 第第5 5章章应收应付款管理系统应收应付款管理系统第一节第一节 应收款管理系统概述应收款管理系统概述 1.1 1.1 应收及应付款管理系统的基本功能应收及应付款管理系统的基本功能 应收与应付款都着重于实现工商企业对业务往来账款进行核算与管理，但它们在记录的业务及款项处理方式上是不同的。应收款系统是以发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售、业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回、坏账、转账等情况，同时提供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。该系统主要与总账系统、销售系统、应付款系统和财务分析系统有接口。应付款系统是以发票、应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所
2、形成的往来款项，处理应付款的支付、转账等情况，同时提供票据处理功能，实现对汇票的管理。该系统与总账系统、采购系统、应收款系统、财务分析系统有接口。1.2 1.2 应收管理系统的启动应收管理系统的启动 应收款管理系统的启动是指在使用应收款管理系统时，通过操作员、帐套与密码进入应收款管理系统，只有启动应收款管理系统才能进行相关的初始设置及帐务处理工作。1.在“开始”菜单中依次执行“程序”/“用友ERP-U8”/“财务会计”/“应收款管理”命令。2.选择信息后，单击“确定”按钮。第二节第二节 应收款管理系统初始化设置应收款管理系统初始化设置 所谓系统初始化是指手工记帐和计算机记帐系统的交接过程。初始
3、化包括许多内容，将这些内容按照顺序归结为系统选项的设置、基本信息、初始设置和期初余额设置录入四方面，在这节中将逐一进行介绍和讲解。初始设置的作用是建立应收管理的基础数据，确定使用哪些单据处理应收业务，确定需要进行账龄管理的账龄区间，确定各个业务类型的凭证科目。2.1 2.1 系统选项设置系统选项设置 在运行本系统前，用户应在此设置运行所需要的账套参数。以便系统根据用户所设定的选项进行相应的处理。操作步骤见书上。“帐套参数设置的选项如下：应收款核销方式控制科目依据汇兑损益方式坏帐处理方式代垫费用类型2.2 2.2 单据设置单据设置 为了使单据的屏幕显示界面和打印页面的格式更能符合企业应用的实际需
4、要，用友财务软件提供了单据设置的功能。单据设置的功能包括单据头栏目和单据体栏目的增加、删除和布局。初次进入单据设置功能时，显示系统默认的单据格式。单据设置可分为专用发票，普通发票和应收单三种，它们的设置方法都是相通的，我们以普通发票为例来介绍单据设置的一般方法。单据格式设计操作步骤如下：（1）在启动应收款系统之后，执行“设置”/“单据设置”/“普通发票”命令。（2）打开“单据设计”窗口，在该窗口中即可对单据的栏目进行增加、删除和布 局，设置完成后“单击”保存按钮保存设计的单据。2.3 2.3 初始设置初始设置 用户在应用应收系统之前需要进行初始设置，初始设置的作用是建立应收管理的基础数据，确定
5、使用哪些单据处理应收业务，确定需要进行账龄管理的账龄区间、确定各个业务类型的凭证科目。有了这些功能，用户可以选择使用自己定义的单据类型，进行单据的录入、处理、统计分析并制单，使应收业务管理更符合用户的需要。系统提供的初始设置包括：凭证科目的设置、坏账准备设置、账龄区间设置、单据类型的设置和报警级别设置。2.4 2.4 分类体系分类体系 1.地区分类 企业可以从自身的管理要求出发对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，以便对业务数据的统计、分析。地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类。例如：可以按区、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类。其操作步骤见书上。2.2
6、.存货分类存货分类 存货分类最多可分8级，编码总长不能超过30位，每级级长用户可自由定义。存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。例如工业企业的存货分类可以分为三类：材料、产成品、应税劳务等。用户可以在此基础上继续分类。如材料继续分类，可以按材料属性分为钢材类、木材类等；产成品继续分类可以按照产成品属性分为紧固件、传动件、箱体等。商业企业的存货分类的第一级一般可以分为两类，分别是商品、应税劳务。商品继续分类可以按商品属性分为日用百货、家用电器、五金工具等，也可以按仓库分类，例如：一仓库、二仓库等。其操作步骤见书上。3.3.客户分类客户分类 如果想对客户进行分类管理，用户可以通过本功能
7、建立客户分类体系。用户可将客户按行业、地区等进行划分。建立好客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类项目下。在客户档案设置中所需要设置的客户，应先行在本功能中设定。已被引用的客户分类不能被删除。没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。其操作步骤见书上。2.5 2.5 期初数据录入期初数据录入 当初次使用应收或应付系统时，要将启用应收系统时未处理完的单据都录入到本系统，以便于以后核销处理。当进入第二年度处理时，系统自动将上年末处理完的单据转成为下年度的起初余额。在下一年度的第一个会计期间里，可以进行期初余额的调整。其操作步骤见书上。第三节第三节 应收款管理系统的日常处理应收款管
8、理系统的日常处理3.1 3.1 应收单据处理应收单据处理 应收单据处理指用户进行单据录入和单据管理的工作。通过单据录入，单据管理可记录各种应收业务单据的内容，查阅各种应收业务单据，完成应收业务管理的日常工作。本系统可以完成对单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等功能。其操作步骤见书上。3.2 3.2 收款单据处理收款单据处理 1.收款单据录入 收款单据录入，是将已收到的客户款项或退回客户的款项，录入到应收款管理系统。包括收款单与付款单（即红字收款单）的录入。收款单据的处理与应收单据处理的情况非常类似，所不同的是收款单与付款单录入的切换这与在收款单据中所讲的不同，在收款单据界面上就已经包括了“切
9、换”按钮，单击后就可以进行收款单与付款单的切换。收款单据处理主要是对结算单据（收款单、付款单即红字收款单）进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核。2.2.核销处理核销处理 单据结算指用户日常进行的收款核销应收款的工作。单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应收款的处理，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理，包括手工核销与自动核销。（1）手工核销 手工核销指由用户确定收款（付款）单核销与它们对应的应收单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强往来款项核销的灵活性。（2）自动核销 自动核销指由用户确定收款（付款）单核销与它们对应的
10、应收（应付）单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统核销，加强往来款项核销的效率性。3.3.票据管理票据管理 票据管理的功能是对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理。同时记录票据详细信息，记录票据处理以及查询应收票据（包括即将到期且未结算完的票据）。3.3 3.3 转帐处理转帐处理 在日常业务处理中，可能会有一笔预收款冲抵一笔应收款的情况，也可能该客户既是销售客户又可能是供应商，发生应收款和应付款相抵消的情况及红字发票与蓝字发票对冲的情况，这些都是可以用转帐处理的功能进行处理。转帐处理可分为应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付和红票对冲四种情况，其情况基本类似。其中预收冲应
11、收是指通过预收冲应收处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。3.4 3.4 坏账处理坏账处理 坏账处理指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处理等功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时即可进行坏账核销，当被核销坏账又收回时，即可进行相应处理。计提坏账的方法主要有销售收入百分比法、应收账款百分比法和账龄分析法。我们以应收帐款百分比法为例来介绍对坏帐计提的处理。初次计提时，如果没有进行预先的设置，用户首先应在初始设置进行设置。设置的内容包括提取比率、坏账准备期处余额。应收帐款总额默认值为本会计年度发票总额，可以根据实际情况进行修改。计提比
12、率在此不能修改，只能在初始设置中改变计提比率。3.5 3.5 汇兑损益汇兑损益 汇兑损益是针对有外币业务发生的企业，汇兑损益有两种方式，即外币余额结清时计算和月末处理两种方式。l 外币余额结清时计算：即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据。l 月末计算：即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0 的外币单据。3.6 3.6 制单处理制单处理 制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可以在此快
13、速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。3.7 3.7 单据查询单据查询 单据的查询包括应收单、结算单、凭证等的查询。进行各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。在查询列表中，系统提供自定义显示栏目、排序等功能，通过单据列表操作来制作符合要求的单据的列表。用户在单据查询时，若启用客户、部门数据权限控制时，则用户在查询单据时只能查询有权限的单据。第四节第四节 统计分析统计分析4.1 4.1 应收款账龄分析应收款账龄分析 可以通过本功能分析客户、存货、业务员、部门或单据的应收款余额的账龄区间分布。同时可以设置不同的账龄区间进行分析。既可以进行应收款的账龄分析，也可以进行预收款
14、的账龄分析。4.2 4.2 收款账龄分析收款账龄分析 可以在此分析客户、产品、单据的收款账龄。4.3 4.3 科目账表查询科目账表查询 科目帐表查询主要包括科目余额表查询和科目明细表查询，可以通过“总帐”和“明细帐”进行联查，实现总帐、明细帐、凭证的查询。本节以单位往来科目明细帐查询为例来介绍科目帐表查询的一般方法。第五节第五节 本章小结本章小结 在本章中分别介绍了应收账款管理系统中的设置、日常处理、单据查询、账表管理和其他处理等功能。设置：介绍了初始设置、编码档案、单据设计、单据编号设置、自定义项、期初余额、选项等设置。日常处理：介绍了应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制
15、单等处理。单据查询：介绍了查阅各类单据的功能。包括各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。账表管理：介绍了总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能和应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。第六节第六节 实践检验实践检验一、一、理论巩固理论巩固 1.应收账款的核销方式有哪三种？2.简述应收及应付款管理系统的基本功能？3.应收款管理系统的初始设置包括那些设置？4.简述期初数据录入的操作步骤？5.应收款管理系统的日常处理包括那些处理？6.单据核销的方式有那些并简述其操作步骤？7.转帐可以分为那几种情况？8.计提坏账准备的方法有那些？并简述其原理？9.简述统计分析可以完成那些功能？二、上机实践二、上机实践 1.在应收款管理系统中增加销售发票、采购发票、应收单单据类型。2.使用预收冲应收功能。3.完成制单操作，掌握其操作步骤。