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1、电算化会计培训唐 建 会计学会计学 副教授副教授 博士博士西南大学经济管理学院主讲内容主讲内容第一节第一节 会计电算化概述会计电算化概述第二节第二节 账务处理系统应用原理与操作技巧账务处理系统应用原理与操作技巧第三节第三节 报表系统应用原理与操作技巧报表系统应用原理与操作技巧1.1 1.1 会计电算化与会计信息系统会计电算化与会计信息系统会计电算化指电子计算机在会计业务处理工作中的应会计电算化指电子计算机在会计业务处理工作中的应用。用。会计信息系统是以电子计算机为主要工具，利用现代会计信息系统是以电子计算机为主要工具，利用现代信息技术，对各种会计数据进行收集、处理、存储和信息技术，对各种会计数
2、据进行收集、处理、存储和分析，并为用户提供所需的各种会计核算信息和分析，并为用户提供所需的各种会计核算信息和财务财务管理信息管理信息的计算机信息系统的计算机信息系统第一节第一节 会计电算化概述会计电算化概述n n1.2 手工会计与电算化会计异同n n从人员设置角度；n n从凭证编制角度;n n从会计科目设置角度;n n从内部控制角度;n n从工作效率和效益角度1.3 1.3 手工会计与电算化会计的账务手工会计与电算化会计的账务处理程序比较处理程序比较原始凭证人工完成手工会计人工控制,计算机自动完成电算化会计1.4 会计信息系统优化会计信息系统优化举例举例:福特公司的采购流程再造福特公司的采购流
3、程再造 福特公司的美国总部有福特公司的美国总部有500多名财务人员，其多名财务人员，其单据往来十分繁杂。通常的采购程序是：单据往来十分繁杂。通常的采购程序是：采购部与供应商签订购货合同（订单），同时送采购部与供应商签订购货合同（订单），同时送一份副本给会计部门；供应商交货时开发票；仓一份副本给会计部门；供应商交货时开发票；仓库管理员验收后出具验收单，会计部门核对订单、库管理员验收后出具验收单，会计部门核对订单、发票、验收单，三者一致后办理付款，否则需派发票、验收单，三者一致后办理付款，否则需派人调查原因，整个处理过程如图所示。人调查原因，整个处理过程如图所示。收到货收到货开开 验验收单收单仓库
4、仓库做做订订单单采购部采购部运运 货货物物开发票开发票兑支票兑支票供应商供应商收收集集3单单开支票开支票改错改错核核查查3单单找错找错会计部会计部无误无误有误有误福特公司的福特公司的“采购采购收货收货付款付款”流程流程发现问题与改进 福特公司建立了计算机系统，使采购、仓库、福特公司建立了计算机系统，使采购、仓库、会计部门都应用计算机处理各自的业务，裁掉了会计部门都应用计算机处理各自的业务，裁掉了20%的冗员，并以为这样很不错了。的冗员，并以为这样很不错了。但是，当他们知道日本马自达公司完成同样的工但是，当他们知道日本马自达公司完成同样的工作仅需作仅需5人时，他们震惊了。因为即使考虑到福特公人时
5、，他们震惊了。因为即使考虑到福特公司的规模比马自达大，他们最多也只应有司的规模比马自达大，他们最多也只应有100名左右名左右会计人员。问题在哪里呢？会计人员。问题在哪里呢？调查表明，许多传统的习惯是不必要的，在会计调查表明，许多传统的习惯是不必要的，在会计部门和采购部门以及供应商之间有很多冗余的单据部门和采购部门以及供应商之间有很多冗余的单据往来，要花不少人力去核对单据。尽管不致的情况往来，要花不少人力去核对单据。尽管不致的情况只占少数，但会计部门却有只占少数，但会计部门却有80%的人花大量时间处的人花大量时间处理这类少数事件。理这类少数事件。仓库仓库采购部采购部 供应商供应商会计部会计部收收
6、到到货货做做订订单单运运 货货物物兑兑 支支票票计计算算机机系系统统公公 用用数数 据据库库改变后的流程图改变后的流程图福特公司引入了公用数据库，采购订单进入数据库并送给福特公司引入了公用数据库，采购订单进入数据库并送给供应商。当仓库管理员收到货物时，从数据库中调出相应供应商。当仓库管理员收到货物时，从数据库中调出相应的订单，两者相符则验收入库并自动开出支票，反之则拒的订单，两者相符则验收入库并自动开出支票，反之则拒绝收货。这样，发票及其它往来单据就不再需要了。使用绝收货。这样，发票及其它往来单据就不再需要了。使用该系统后，截掉该系统后，截掉75%的冗员，提高了效率、成本和质量方的冗员，提高了
7、效率、成本和质量方面都有极大改善。面都有极大改善。区别：会计信息系统与区别：会计信息系统与ERP？思考思考:克莱斯勒与通用汽车公司相继步入破产保护之途时克莱斯勒与通用汽车公司相继步入破产保护之途时,同在底特律、同是高成本的同在底特律、同是高成本的“美国制造美国制造”、同样面临金融、同样面临金融危机打击的福特汽车公司却屹立不倒危机打击的福特汽车公司却屹立不倒?结果第二节第二节 账务处理系统工作原理与操账务处理系统工作原理与操作技巧作技巧n n2.1 财务软件工作原理n n2.2 财务软件控制重心n n2.3 财务软件的工作模块n n2.4 账务处理模块的主要内容2.1 财务软件工作原理财务软件工
8、作原理通讯服务器/防火墙等数据库服务器备份数据库服务器财务部工作站1财务部工作站2其它部门工作站3C/S和W/S结构工作过程硬件结构和软件结构n n1.一般PC机能否作为数据库服务器？n n2.一台PC机能否既作为工作站，也作为服务器？n n3.现行网络版财务软件是否必须启动数据库服务器后,才能正常使用？返回上一层n n会计电算化下会计电算化下,会计控制的重心是什么会计控制的重心是什么?(单选单选)n nA原始凭证真实性;B输入会计凭证正确;n nC正确登记总账和明细账;D编制准确的会计报表n n电算化下，填制凭证有哪些方式电算化下，填制凭证有哪些方式?n n一是直接在系统中填制凭证一是直接在
9、系统中填制凭证;n n二是手工制好凭证后的输入凭证二是手工制好凭证后的输入凭证;n n三是让系统自动生成相应凭证三是让系统自动生成相应凭证;2.2财务软件的控制重心返回上一层企业级会计信息系统的功能结构企业级会计信息系统的功能结构企业级会计信息系统财务系列财务系列分销系列分销系列决策系列决策系列总帐系统总帐系统应收系统应收系统应付系统应付系统工资管理工资管理固定资产固定资产成本管理成本管理资金管理资金管理库存管理库存管理存货管理存货管理采购管理采购管理销售管理销售管理采购计划采购计划UFO报表报表决策支持决策支持财务分析财务分析2.3财务软件功能模块及联系财务软件功能模块及联系财务软件功能模块
10、间联系财务软件功能模块间联系n n现实企业中做账两种情况：单纯使用财务软件做账;第二种情况是使用ERP做账。n n？多个模块间的会计数据传递问题？多个模块间的会计数据传递问题n n基本结论基本结论n n总账（账务）子系统是所有模块中最重要的模块，是控制中心返回上一层2.4 账务处理系统的主要内容系统初始化系统初始化日常处理日常处理帐薄管理帐薄管理辅助核算辅助核算期未业务处理期未业务处理(一一)系统初始化系统初始化n n企业建账与系统初始化的区别与联系？企业建账与系统初始化的区别与联系？n n建立核算单位，启用新核算帐套建立核算单位，启用新核算帐套n n实行财务分工，设置权限。实行财务分工，设置
11、权限。n n设置会计科目、核算类别、会计科目级数等设置会计科目、核算类别、会计科目级数等n n设置凭证类别设置凭证类别n n设置外汇汇率和自动转帐、结帐科目设置外汇汇率和自动转帐、结帐科目n n输入核算科目与辅助科目的期初余额输入核算科目与辅助科目的期初余额n n以上初始化设置是否有先后顺序？以上初始化设置是否有先后顺序？企业建账流程图启动系统管理启动系统管理设置账套信息设置账套信息增加操作员增加操作员系统管理注册系统管理注册确定编码方案确定编码方案输入单位信息输入单位信息确定核算类型确定核算类型确定基础确定基础信息分类信息分类确定数据精度确定数据精度基础信息设置基础信息设置权限设置权限设置模
12、块启用模块启用用友新建账套演示用友新建账套演示n n（1）以系统管理员身份进入“系统管理”子系统。n n系统管理员用户名为：adminn n 口令：无企业启用会计期为哪一月份企业启用会计期为哪一月份,初始工作量较小初始工作量较小?该如何选择该如何选择,依据是什么依据是什么?注意注意:启用会计期间启用会计期间与启用自然日期的与启用自然日期的一致性问题一致性问题如何进如何进行会计行会计科目设科目设置置?用友总账选项设置(二)日常处理n n填制凭证填制凭证n n查询凭证查询凭证n n汇总审核汇总审核n n记帐记帐（1）操作技巧？）操作技巧？n n常见问题:n n1.提示凭证类别错误提示凭证类别错误,
13、原因分析原因分析?n n2.不能输入辅助信息不能输入辅助信息,原因分析原因分析?发现输入凭证错误，该如何更正？发现输入凭证错误，该如何更正？2、修改凭证、修改凭证n n查询到相关未审核的凭证后，直接修改，并保存即可。n n 问题问题:修改凭证在哪一个子系统（模块），修改凭证在哪一个子系统（模块），具体位置？具体位置？出纳签字与凭证审核n n用友准备工作：用友准备工作：n n（1）用户授权；（）用户授权；（2）科目授权；）科目授权；n n（3）指定科目）指定科目n n金蝶准备工作：金蝶准备工作：n n（1）授权）授权n n（2）权限适用范围）权限适用范围用友权限设置用友权限设置n n“系统管理”
14、“权限”设置。用友科目授权用友科目授权n n总账总账系统菜单系统菜单设置设置数据权限分配数据权限分配用友指定科目用友指定科目n n总账系统菜单会计科目编辑指定科目用友U8出纳签字界面用友凭证审核界面用友凭证审核界面(三三)帐薄管理帐薄管理n n总帐余额表总帐余额表n n明细帐明细帐n n日记帐日记帐(四)辅助核算n n银行对帐银行对帐n n往来对帐往来对帐n n项目、部门、下属单位核算项目、部门、下属单位核算n n电算化下银行存款对账的基本原理电算化下银行存款对账的基本原理?n n如如何何企企业业不不输输入入银银行行日日记记账账有有关关数数据据，财财务软件能否正确进行银行对账？务软件能否正确进
15、行银行对账？选择对帐条件。(五)期未业务处理n n生生成成转转帐帐凭凭证证（如如月月末末分分摊摊、计计提提、损损益益结转等）结转等）n n结帐结帐自动转帐功能说明自动转帐功能说明n n自动转帐有两种情形，一种是直接从帐项数据中取数生成记帐凭证，如结转期间损益；另一种是要通过函数进行较为复杂的运算才能得到凭证上所需的数值，如计算并分配应付福利费。n n自动转帐又分为两个层次，一个层次是在总帐系统；另一个层次是在各个子系统中定义和使用自动转帐。n n2 2、自动转账的原理、自动转账的原理、自动转账的原理、自动转账的原理n n“自动转帐自动转帐自动转帐自动转帐”功能指将会计在每个会计期末所要进行功能
16、指将会计在每个会计期末所要进行功能指将会计在每个会计期末所要进行功能指将会计在每个会计期末所要进行的固定的、程序化的工作进行整理的固定的、程序化的工作进行整理的固定的、程序化的工作进行整理的固定的、程序化的工作进行整理,制作出一些通用制作出一些通用制作出一些通用制作出一些通用的凭证框架，预先定义分录的结构、数据计算公式，的凭证框架，预先定义分录的结构、数据计算公式，的凭证框架，预先定义分录的结构、数据计算公式，的凭证框架，预先定义分录的结构、数据计算公式，再由计算机自动编制凭证的过程。再由计算机自动编制凭证的过程。再由计算机自动编制凭证的过程。再由计算机自动编制凭证的过程。原理是什么？原理是什
17、么？原理是什么？原理是什么？n n自动转账自动转账自动转账自动转账 =会计凭证格式会计凭证格式会计凭证格式会计凭证格式 +数据来源数据来源数据来源数据来源n n?对同一企业而言对同一企业而言,是否所有会计业务的会计分是否所有会计业务的会计分录一成不变录一成不变n n?采购业务能否设置为自动转账采购业务能否设置为自动转账,期末损益结转期末损益结转业务呢业务呢?为什么为什么?转帐方向说明转帐方向含义：指自动转帐凭证中数据的来源与去处，它转帐方向含义：指自动转帐凭证中数据的来源与去处，它分为转入、按比例转出余额、按比例转出发生额、按公式分为转入、按比例转出余额、按比例转出发生额、按公式转出四种类型。
18、转出四种类型。1、转入。表示数据的去处，实质上就是根据借贷记账法，、转入。表示数据的去处，实质上就是根据借贷记账法，按对方科目取数。按对方科目取数。2、按比例转出余额。指该分录的数据来源于某科目的余、按比例转出余额。指该分录的数据来源于某科目的余额乘以一定的比例的金额。额乘以一定的比例的金额。3、按比例转出发生额。指该分录的数据来源于某科目的、按比例转出发生额。指该分录的数据来源于某科目的发生额乘以一定的比例的金额。当该分录是借方分录时数发生额乘以一定的比例的金额。当该分录是借方分录时数据来源于该科目的贷方发生额。反之亦然。据来源于该科目的贷方发生额。反之亦然。4、按公式转出。设置公式进行转出
19、，在公式中可录入常、按公式转出。设置公式进行转出，在公式中可录入常数。数。用友中自定义转帐设置界面用友中自定义转帐设置界面415为管理费用科目，411为医疗支出科目。转入与转出区别？生成自定义转帐凭证窗口返回上一层第三节第三节 报表系统报表系统n n财务软件编制会计报表的基本原理？财务软件编制会计报表的基本原理？财务软件编制会计报表的基本原理？财务软件编制会计报表的基本原理？n n报表格式报表格式报表格式报表格式+数据来源数据来源数据来源数据来源n n在会计核算软件中，编制会计报表有自定义报表在会计核算软件中，编制会计报表有自定义报表和利用报表模板两种方法。和利用报表模板两种方法。n n自定义
20、报表两个步骤自定义报表两个步骤自定义报表两个步骤自定义报表两个步骤n n第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计会计报表格式设计”，二是，二是“数据来源定义数据来源定义”；n n第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动生成当期会计报表的结果。设计完成的会计报表生成当期会计报表的结果。设计完成的会计报表可以长期使用。可以长期使用。n n2 2、报表格式设置主要内容、报表格式设置主要内容n n报表尺寸定义；单元属性和风格定义；组合单元报表尺寸定义；单元属性和风格定义；组合单元定义；定义；n n
21、只能在格式（或公式）状态下设置。关键字设置只能在格式（或公式）状态下设置。关键字设置（用友）（用友）n n3、报表公式设置n n确定运算公式主要考虑的因素n n（1）确定表元的数据来源及取数所要满足的条件；n n（2）运算公式的构成。表单元及坐标；运算符；表达式；n n（3）运算公式的设置方式；n n（4）函数；报表公式n n公式中报表的表示n n单元公式n n公式输入方法n n报表审核与舍位平衡公式中报表的表示1、表示单元。单元用它所在行、列标识来表示。例：损益表第5张表页上的A6单元应表示为：“损益表”-A652、表示区域。返回上一层单元公式1、单元公式的定义方法。单元公式可以格式状态下定
22、义。格式：=表达式例：某单元格的公式为：=TOTAL（D5：D10）。表示对D5：D10的所有单元数据求和。返回上一层公式的输入方法引导输入法。操作步骤如下：选定要输入或修改公式的单元或区域，按“=”键或选择“公式”菜单中的“单元公式”，即可进入对话框，在对话框中点击“函数向导”，则进入相应界面，进行直接录入或参照录入即可。点击函数向导后，出现下述界面，选择相应函数，并单击下一步上述界面，不熟悉则选择参照，反之直接录入公式，参照界面在参照界面选择后，单击确定，出现上述结果，录入完毕后，单击确定按钮，得到了上述单元的计算公式，单击“确认”按钮即可将公式存入系统。用友账务子系统取数公式用友账务子系
23、统取数公式1、期初余额函数。、期初余额函数。格式：格式：QC(,)例：表达式例：表达式QC(“101”,全年全年,年年,)+QC(“102”,全年全年,年年,)+QC(“109”,全年全年,年年,)表示资产负债表表示资产负债表货币资金期初数。货币资金期初数。2、期末余额函数。、期末余额函数。格式：格式：QM(,)例：例：QM（”109“，全年，全年，”001“，1998）表示返）表示返回回001账套账套109科目科目1998年年末余额。年年末余额。3、发生额函数。、发生额函数。格式：格式：FS(,)）4、累计发生额函数。、累计发生额函数。格式：格式：LFS（略）略）5、对方科目发生额函数。、对
24、方科目发生额函数。格式：格式：DFS(,)）例：例：DFS（”52101“，”101“，2，”借借“，”001“，1999）表示返回）表示返回001套账套账”52101“科目科目1999年年2月份且对方科目为月份且对方科目为”101“的业务借方发生额合计的业务借方发生额合计。金蝶账务取数公式1 1、科目取数公式。、科目取数公式。公式格式公式格式：=$2$币别币别.SSn.SSnSSSS：为取数标志。常用取数标志有：为取数标志。常用取数标志有：C C（期初余额）、期初余额）、JCJC（借方期初余额）、借方期初余额）、DCDC（贷方期初余额）、贷方期初余额）、ACAC（期初绝期初绝对余额）、对余额
25、）、Y Y（期末余额）、期末余额）、JYJY（借方期末余额）、借方期末余额）、DYDY（贷方期末余额）、贷方期末余额）、JFJF（借方发生额）、借方发生额）、DFDF（贷方发生额）贷方发生额）、JLJL（借方本年累计发生额）、借方本年累计发生额）、DLDL（贷方累计发生额）、贷方累计发生额）、SYSY（损益表本期实际发生额）、损益表本期实际发生额）、SLSL（损益表本年实际发生损益表本年实际发生额）。额）。课堂提问课堂提问n n公式应用公式应用公式应用公式应用n n已知各会计科目代码，在用友已知各会计科目代码，在用友UFOUFO报表系统中：报表系统中：n n1 1、资产负债表中、资产负债表中,
26、存货项目期末数栏目的公式如存货项目期末数栏目的公式如何定义何定义?n n2 2、资产负债表中、资产负债表中,应收账款项目期末数栏目的公应收账款项目期末数栏目的公式如何定义式如何定义?n n3 3、损益表中，主营业务收入项目本月数栏目的公、损益表中，主营业务收入项目本月数栏目的公式如何定义？式如何定义？n n4 4、损益表中，其他业务支出项目累计数栏目的公、损益表中，其他业务支出项目累计数栏目的公式如何定义？式如何定义？例例1：=.C1表示取表示取101至至109之间所有会计科目之间所有会计科目的当前会计期间期初余额。的当前会计期间期初余额。“货币资金货币资金”年初数年初数 问：问：=.JY+.
27、JY 所表示的含义所表示的含义例例3：=.SY 所表示的含义。所表示的含义。2、核算项目取数公式。、核算项目取数公式。在会计科目取数公式基础上加竖线识别核算项目。在会计科目取数公式基础上加竖线识别核算项目。例例1：=$HKD.JF 表示的含义表示的含义速达账务取数公式速达账务取数公式n n格式:=ASC(“会计科目代码,取数标志)n n例:资产负债表中的”短期投资”项目期初数公式:n n=ASC(1121,期初借方)n n六、现金流理表编制的基本方法n n将与现金流量变化有关或无关的经济业务进行分类，通过会计软件进行分类处理。n n常见编制方法n n（1）在现金等科目下设置明细科目的方法；n n（2）使用设置现金辅助账的方法；n n（3）设立标志字段的方法；设置项目公式操作提示：单击鼠标右键，选择“增加公式”，可以定义公式名称；双击右边编辑窗口中的公式名称，则进入公式编辑状态；疑问疑问n n小王是某公司老会计,负责资金账管理,经手工汇总会计账户,并计算出相应资产负债表中货币资金栏目的期末余额,其他栏目由财务软件生成,问能否在财务软件的资产负债表中直接输入货币资金数据,以便生成该公司的资产负债表？思考思考n n企业如果做了虚假的会计凭证,哪些地方将留有痕迹,如何审查?n n企业如果做了虚假的会计报表,其电子会计凭证、会计账户一定是虚假的吗？为什么？