2022年3行文管理办法.doc

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1、 编号：Q/CXH 1.8.1-2011 版本：A/O行文治理方法1 目的1.1 实现公文处理工作的标准化、制度化，提高公文处理工作的效率和质量。2 适用范围2.1 以公司、各部门、分公司、治理处名义发出的公文。3 规定内容3.1 总 则3.1.1 公文是公司行政治理过程中构成的具有企业效力、标准体式的公务文书，是传达贯彻企业的方针、政策、发布行政规章制度，施行行政措施，请示和答复咨询题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经历的重要工具。3.1.2 行政与公共关系部是公文处理的治理部门，主管负责公司公文的处理及指导监视各部门、分公司、治理处公文处理工作。3.1.3 行政与公共关系部应当装备专

2、职或兼职人员负责公文处理工作。行政人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。3.1.4 公文处理必须做到及时、精确、平安。3.1.5 在公文处理工作中，必须严格执行有关公司保密规定，确保公司机密平安。3.1.6 公文的主要品种4 行政公文品种主要包括：4.1 决定：用于对重要事项或者严重行动做出安排。4.2 指示（指令）：用于对各部门、下属城市公司、控股城市公司布置工作，说明工作活动的指导原则。4.3 通知：用于批转下级各部门、下属城市公司、控股城市公司的公文，转发上级事业部和不相隶属机关的公文，传达要求下级有关单位需要周知或者共同执行的事项。4.4 通报：用于表彰先进，批判错误、传达重要

3、精神或者情况。4.5 报告：用于向上级汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询咨询。4.6 请示：用于向上级恳求指示或批准。4.7 批复：答复下级请示事项。4.8 函： 函用于不相隶属关系单位或部门、下属城市公司、控股城市公司之间互相商洽工作，询咨询和答复咨询题；向有关主管部门、下属城市公司、控股城市公司恳求批准等。回复来函则用“复函”。4.9 会议纪要： 用于记载和传达会议情况、主要精神和决议事项，要求与会者共同恪守、执行。4.10 总结汇报：向上级做综合性的全面汇报。4.11 计划：对今后工作做出全面安排。5 文件撰写通用标准：5.1 文件撰写通用标准中包含标题、正文、落款（署名

4、）、日期、报送单位等，通知、报告、请示文件还应包括“文号”及ISO编号等内容。一般格式详见附件一。5.2 标题5.2.1 简明扼要、突出重点。使用黑体小二或黑体三号，居中。标题尽可能在一行表述，如字数较多，可依照实际调整字号分两行表述。5.3 文号5.3.1 文号由发文单位、年份、文件编号组成。（文号体系在下文中规定）使用宋体五号，居中。5.4 正文5.4.1 正文应在在“文号”下空一行开场撰写，使用标准、精确的语言及标点符号，明了的表达文件的主旨、要求等。汉字使用宋体小四，段首空两格；英文使用Times New Roman字体小四号。5.5 落款（署名）5.5.1 注明公司全称、（另起一行）

5、发文单位全称或签署发文人姓名。使用宋体小四，居文末右侧。5.6 日期5.6.1 注明详细发文日期。如为正式函件、合同，则使用宋体小四，居落款下行，文件右侧；其他文件，可使用字体Times New Roman小四号阿拉伯数字，居落款下行，文件右侧。5.7 报送单位5.7.1 我公司通知类文件，需逐行据实际文件内容注明，如：“报：董事长”、“送：各部门经理”、“签阅：全体员工”、“董事长意见：”。5.8 审批人、审查人、拟写人亲笔签名5.9 每页文件底端自左至右依次由审批人、审查人、拟写人亲笔签名确认。5.10 有效日期5.11 制度类文件则应写明“有效日期：长期适用”，通知类文件为有时效性文件，

6、则应写明“有效日期: 年 月 日至 年 月 日”。5.12 页码5.13 如为多页文件，应插入页码，居中。5.14 文内标题5.15 文件内如需设置多级标题，则依次为“一、二、三”，“（一）、（二）、（三）”，“1、2、3”，“（1）、（2）、（3）”，“1）、2）、3）”。各级标题依需要可加粗强调显示。5.16 行距5.16.1 为使文件整体魄式美观，行距段前0行，段后0行，以内容调整至整张为原则，5.16.2 可将行距设置为“固定值”“20磅”或“1.5倍行距”。5.17 页边距5.17.1 依照文件实际内容需要，上下边距不得小于1.5厘米，左右边距不得小于2.0厘米。5.18 纸张要求5

7、.18.1 除需张贴的通知、启事等文件外，其他文本文件一律使用A4纸打印。5.19 文号体系：5.19.1 文号体系是对我公司各部门、分公司、治理处文件撰写、发布进展约束、标准的一种数字体系，各部门、分公司、治理处具有本人专有的发文单位简称，依照本部门的工作需要，依年份编制文号，以便于公司文件材料的整理归档。5.19.2 文号包含发文单位简称、年份、文件编号三部分，格式如“鲁诚物行2007001号”。5.19.3 各发文单位编号详见附件二各发文单位编号。5.20 文件编号5.20.1 文件编号由“CXH/文件类别-治理处代号-序号”组成：5.20.2 文件类别：由FW和CB两类组成5.20.3

8、 FW为发文文件，包括拟文单位对本治理处、分公司、全体业主、大业主、开发商、社会相关主管部门的对内对外发文；5.20.4 CB为对内呈报文件，于拟文单位对公司及公司各部门上报各类文件时使用。5.20.5 治理处代号：同ISO9000质量治理体系认证治理处字母编号一致。详见附件三各发文单位字母编号。5.20.6 序号：由五位阿拉伯数字组成按照发文顺序编写，前两位为年份，后三位为发文序号。6 行文规则7 各部门、分公司、治理处在本人的权限内，能够互相行文。8 向同级部门、分公司、治理处的重要行文，应当同时抄送直截了当上级或总经理。9 凡公司各部门、分公司、治理处之间对有关咨询题未经协商一致，不得各

9、自行文。如擅自行文，上级领导有权责令纠正或撤销。10 非紧急情况，公司各部门、分公司、治理处不得越级行文。因特别情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。11 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他部门、分公司、治理处，应当用抄报或抄送方式。12 生效施行的公司治理制度、标准，应视为正式公文按照执行，可不再行文。同时，由发文单位印相应数量文本，发至各部门、分公司、治理处参照执行，并留存一定数量文本备查。13 公文办理13.1 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、

10、校正、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。13.2 凡需办理的公文，行政与公共关系部应依照内容和性质，送领导批示或交有关部门、分公司、治理处办理。紧急公文，行政与公共关系部应提出办理时限。13.3 承办单位要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本部门、分公司、治理处职责范围或不适宜本部门、分公司、治理处办理的，应当迅速退回行政与公共关系部并说明理由。13.4 凡涉及其它部门、分公司、治理处的咨询题，主办部门、分公司、治理处应当主动与有关部门、分公司、治理处协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映情况。13.5 属于部门、分公司、治理处职权范围的事项，应当由部门、分公司、治理

11、处自行发文或者几个部门、分公司、治理处结合发文。须通过部门、分公司、治理处负责人审批后，方可发文。13.6 送领导批示或者交有关部门、分公司、治理处办理的公文，行政与公共关系部负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，防止漏办和延误。对下发的重要公文，应当及时理解和反应执行情况。13.7 草拟公文应当做到：13.8 符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定的同时需结合公司的实际情况。13.9 情况属实、观点明确，条理清晰、文字精练、书写工整、标点精确，篇幅力求简短。13.10 人名、地名、数字、引文精确。援用公文应领先引标题，后引发文字号。日期应当写详细的年、月、日。13.11 构造层次序

12、数，第一层为“一、”、第二层为“(一)”、第三层为“1、” 第四层为“(1)”。13.12 必须使用国家法定计量单位。13.13 用字用词精确、标准。13.14 文内使用简称，应先用全称，并加以说明。不写不标准的字。13.15 公文首页要使公司统一的公文纸。13.16 公文中的数字，除成文时间、部分构造层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素数字必须使用汉字外，应当统一使用阿拉伯数字。13.17 发公文由发文单位领导签发。重要的或涉及面广的，必须由相关领导会签。经受权，有的公文能够由受权人签发，但签发前必须报总经理。13.18 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名

13、和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。13.19 公文送领导签发之前，应当由行政与公共关系部认真做好审核工作。审核的重点是：是否需要有关部门、分公司、治理处协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本方法的有关规定。13.20 密件和注明不准翻印的文件不得翻印，必须翻印的须经签发人同意。13.21 传递密件时，必须采取相应保密措施，确保文件平安。利用计算机、机等传输机密公文，必须采纳加密装置。绝密级文件不得利用计算机、机传输。14 公文的收、发程序14.1 公司公文的收、发工作统一由行政与公共关系部负责。凡以公司名义对外发出的公文均应由行政与公共关系部审核并报总经理批准后执行。各分

14、公司和治理处没有对外发文的权限。15 收文程序15.1 行政与公共关系部指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反应、建档。15.2 外来文件或集团下发的文件应首先由行政文员填写来文阅办表送承办部门、分公司、治理处办理，同时交由行政文员统一办理收文登记、编号，并填写收文登记表。行政文员必须在3小时内完成登记或转发在OA由各相关部门负责人办理。行政文员未按规定时间准时下发文件耽搁工作每次考核20元。送各部门、分公司、治理处文件则由各部门、分公司、治理处办理收文登记、编号，并按其责权范围处理。15.3 各单位负责人阅批公文应细心认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署详细意见的要明确

15、详细。对收文中要求复文的，要按照办理时限要求,对主办部门、分公司、治理处进展催办，以免延误积压。各单位负责人批阅文件要求在1个工作日内完成，紧急文件必须在3小时内完成回复意见。未按规定时间回复意见考核主办部门50元 15.4 相关部门接收文件应及时在来文阅办表上签名，接收电子邮件和，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等过失，发觉咨询题及时向发文单位查询，予以弥补。15.5 归各部门指定专人负责起草、审核，由行政与公共关系部审核、报批、印发、建档。 16 发文程序16.1 公司发文均由行政与公共关系部负责起草、审核、送批、印发、建档。16.2 公司各部

16、门发文由各部门指定专人负责起草、审核，由行政与公共关系部审核、报批、印发、建档。分公司、治理处对内发文由各部门指定专人负责起草、审核，由行政与公共关系部审核、报批、印发、建档。 16.3 公司对外发文的文字均由行政与公共关系部负责人审核，财务数据由资金运营与治理部负责人（分公司由财务部经理）审核，必要时由公司法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、援用数字及材料内容上严格把关，做到精确无误。16.4 公司各部门一般只在公司内行文，不对外发文。各分公司、治理处因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送公司行政与公共关系部，报经公司分管领导审核，总经理、董事长批准后方可盖

17、章发文。未按此项规定不经报批擅自发文单位每次考核单位负责人200元。16.5 其他需要报公司总经理、董事长批阅的，应及时予以呈报。16.6 文件材料下发至非公司所在地各分公司、治理处或相关人员的，发文部门在发文当日应以OA或、电子邮件方式送达并填写“发文登记表”，并由接收人及时将文件材料送至相关部门。17 公文立卷、归档、销毁17.1 公文归档，应当依照其互相联络、特征和保存价值分类整理立卷，要保证公文档案的齐全、完好、能正确反映主要工作情况，以便于保管和利用。17.2 公文正本一律存行政与公共关系部，相关单位和个人只得保存复印件。17.3 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式

18、文件妥善保管。17.4 案卷应当定期向行政与公共关系部移交，个人不得保存应当归档的公文。17.5 没有归档和存查价值的公文，通过鉴别和主管领导批准，能够定期销毁。销毁机密公文，应当进展登记，由二人以上监销，保证不丧失，不漏销，不错销。18 考前须知18.1 依照公司构造的调整和治理工程的增加，文号体系将随之调整和扩大。18.2 原则上，各治理处文号为治理处内部（含对本治理处业主发布的通知、启事、温馨提示、声明等）发文时使用。18.3 各部门如发文有特别类别，可在本部门文号下自拟子文号，至行政与公共关系部备案。如 ：人力资源部发布人事任命及调整通知，可拟子文号为“鲁诚物人人”。18.4 公文的保

19、密及紧急程度规定18.4.1 保密等级规定1) 公文密级划分为绝密、机密、机密三级。 2) 绝密级：是最重要的机密，泄露后会使企业运营平安和合法利益遭受特别严峻的威胁和宏大的经济损失；3) 机密级：是重要的机密，泄露后会使企业运营平安和合法利益遭到严重的威胁和经济损失；4) 机密级：是指一般的商业机密，泄露后会使企业运营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或埋伏一定的损失。18.4.2 保密文件分类1) 绝密：公司运营开展中，直截了当妨碍公司权益的重要决策文件材料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸施行的工程意向性报告，融资、财务规划方案，总经理以上高端人事安排等文件；2) 机密：公司的公布施行前

20、的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；3) 机密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。18.4.3 密级确实定1) 公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。2) 紧急等级规定3) 公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。a. 特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；b. 紧急：是指内容比拟重要、紧急，需要优先传递处理的文件；c. 平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。4) 处理规定a. 特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。b. 紧急等级确实定由公文的起草人拟定，由签发人签发文件时确定。c. 依照公司构造的调整和治理工程的增加，文号体系将随之调整和扩大。d. 原则上，各治理处文号为治理处内部（含对本治理处业主发布的通知、启事、温馨提示、声明等）发文时使用。e. 各部门如发文有特别类别，可在本部门文号下自拟子文号，至行政与公共关系部备案。如 ：人力资源部发布人事任命及调整通知，可拟子文号为“鲁诚物人人”。