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1、銷貨及收款循環File No: SA-8712 作業項目作業程序及控制重點依據資料一、銷售預測作業一、 作業程序：1.業務部參考以下情況，擬定年度銷售預測 現有客戶歷史交易情況 現有未出貨訂單 客戶未來之需求 市場展望(新客戶開發) 新產品之研發。2.業務部擬定年度銷售預測後，送總經理室審核，並據以編製年度 銷售預算表。3.業務部定期依客戶營運狀況，市場趨勢，研發情形及接單狀況，與年 度預算各月數做比較以利公司作生產，海外運籌體之調配。並落實銷售 預算追蹤及管理。二、控制重點：1.年度銷售預測是否經核准。2.是否定期修正年度銷售預測。1. 年度銷售預測2. 年度銷售預算表作業項目作業程序及控制
2、重點依據資料二、接單作業-內銷一、 作業程序：1.因業務上需要，客戶擬採信用交易時，請參照客戶徵信及信用額度核定 管理辦法。2.業務部接獲客戶訂單(或電話通知)時，須確認客戶名稱、料號、數量、單價及交期無誤後，進入訂單管理系統，輸入訂單資料(或電話記錄表)，列印出接單通知單或預測令資料表，經核決權限簽核後轉生管確認交期。 3.若為新客戶，須填寫客戶基本資料表及信用額度申請表，經核決權 限簽核後，方可接受訂單。3.業務部接獲經生管確認之接單通知單或預測令單資料表後，簽認客戶訂單並將訂單傳真給客戶，客戶訂單與接單通知單或預測令單資料表自存。.5.若訂單有修改，經權責主管核准，通知相關單位處理。1.
3、 客戶訂單2. 接單通知單、預測令單資料表3. 客戶基本資料表4. 信用額度申請表作業項目作業程序及控制重點依據資料二、 控制重點：1.客戶徵信資料是否建立客戶基本檔案並填寫客戶授信申請表。2.對於超出授信額度之客戶，是否遵照授信管理辦法辦理申請增加信用 額度。3.訂單內容是否經核對。4.訂單是否經權責主管簽核5.訂單交期是否經確認。6.修改訂單是否經權責主管簽核。作業項目作業程序及控制重點依據資料三、接單作業-外銷一、作業程序：1.業務人員接獲客戶訂單時，須確認客戶名稱料號、數量、單價、預計交期後，(經核決權限簽核後)，進入出口貿易訂單管理系統。2.業務人員依據核決權限簽核過之客戶訂單時，進
4、入訂單管理系 統主檔，輸入訂單資料、訂單編號、客戶代號、品名、料號、單價、 交期等，透過訂單管理系統，列印出接單通知單一式二份。3.業務人員將接單位通知單一式二份轉給生管單位，以做為生產排程 之依據，生管單位確認品名、數量、交期、產品規格，經核決權限簽 核後，自存一聯接單通知單第一聯轉回業務單位。4.業務人員接獲確定之接單通知單與客戶訂單，開立PROFORMA INVOICE給客戶，訂單、接單通知單與PROFORMA INVOICE自存。1.PROFORMA INVOICE2.接單通佑單3.訂單作業項目作業程序及控制重點依據資料二、控制重點：1. 出貨單訂單品名、數量、單價是否相符。2. 貨運
5、公司出貨相關事宜。作業項目作業程序及控制重點依據資料四、出貨作業-內銷一、作業程序：1.業務部依出貨作業管理系統，輸入客戶代號、訂單號碼、交期、數量、發票號碼，列印出貨明細單經核決權限簽核後，轉倉庫備貨。2.倉庫出貨人員依出貨明細單確認品名、數量無誤後，通知業務出 貨。3.司機提貨時，出貨明細單或客戶之收料單與貨品經警衛核對放行出貨， 交由客戶點收，簽回客戶聯後轉交業務部。4.業務部收到客戶簽收聯後或與客戶電話確認貨已收到，連同發票送交財務部。進行收款作業。 二、控制重點:1.出貨明細單與訂單品名，數量，單價是否相符.2.出貨明細單是否經核准。3. 貨品是否經警衛核對出貨明細單後放行。4. 出
6、貨明細單是否均經客戶簽回。(或電話確認)1.訂單資料明細表2.出貨明細單3. 發票作業項目作業程序及控制重點依據資料五、出貨作業-外銷一、作業程序：1. 業務部依進入出口貿易管理系統，輸入客戶代 號、交期、數量、列印出貨單-外銷經核決權限簽核後轉倉庫備 貨，若為L/C付款，須依L/C上約定條款，確實核對並製作P/L ,INVOICE傳真給報關行辦理出口事宜。2.倉庫人員依出貨單-外銷確認品名，數量無誤後，通知業務出貨。3.業務收到可出貨通知，即安排貨運公司提貨。4.貨運公司提貨時要在物放行單簽認，並經警衛核對無誤，方可放行。5.出貨後，業務依據報關行轉回的資料進行出口押匯作業。二.控制重點:
7、1.出貨單-外銷與訂單料號，數量，單價是否相符.2.出貨單-外銷是否經核准。3.貨品是否經警衛核對物品放行單後放行。4. 出貨單-外銷毀是否有出口報關單可以核對。1. 出貨單-外銷2. L/C3. P/L4. INVOICE作業項目作業程序及控制重點依據資料六、出口押匯作業一、作業程序：1. 業務部接到財務部的L/C副本時，要與訂單核對無誤後，副本FAX給報關行辦理出口作業。2. 出貨後業務部將報關行寄回之INVOICE、P/L、提單、產地證明書(視客戶需求而訂)及出貨單-外銷彙總，轉財務部核對。3. 財務部於接獲業務部轉來之押匯文件，經核對無誤後製作押匯申請單連同L/C正本，即向往來銀行送件
8、辦理押匯。二、 控制重點：1.L/C與押匯文件是否相符。1. INVOICE2. P/L3. 提單4. 產地證明書(視客戶需求而作)5. 匯票6. 押匯申請單7. L/C作業項目作業程序及控制重點依據資料七、收款作業流程一、作業程序：1. 財務部門依業務部轉交的出貨明細單與出貨單號明細表和發票進行核對是否相符，無誤後，結轉應收帳款管理系統產生應收帳款明細表及應收帳款總表經核對後，轉業務部進行貨款催收。2. 業務收到支票或現金時，要與應收帳款明細表核對，無誤後，填寫繳款單連 同客戶貨款，於當日轉交至出納。3. 客戶付款如係T/T，則由財務部依匯款單填寫繳款單經業務部簽章後，轉交至財務部。4. 出
9、納核對業務轉入之繳款單與客戶貨款無誤後，簽回繳款單轉業務存查，並將所收現金或支票作託收處理，同時將入帳帳號填寫於繳款單轉送財務部作帳。5. 財務部依繳款單進入會計管理系統，製作傳票經核決權限簽核後,進入應收帳款管理系統作沖帳作業。1. 出貨明細單 2. 出貨單號明細表 3.應收帳總表4.應收帳款明細表5.繳款單作業項目作業程序及控制重點依據資料二、控制重點：1. 應收帳款明細表與發票及出貨單是否相符。2. 繳款單與所收款項是否相符。3.繳款單與會計傳票及沖帳明細是否相符。作業項目作業程序及控制重點依據資料八、客訴作業一、作業程序：1.當有客訴問題發生時，先由業務部了解事情發生狀況。2.業務依客
10、訴問題開立客戶反應處理表經單位主管簽核後轉交品管部分析。3.品管部針對客訴問題進行分析，將分析結果填在客戶反應處理表，經單位主管簽核後回覆業務部， 並追蹤改善情形。4.若情節重大時，則開立異常處理單，通知相關部門填寫改善對策。5.業務部收到品管部回覆之客戶反應處理表後，應儘速回覆客戶相關解決 方案。6.品管部定期將客戶反應問題彙總與製造單位檢討，以作為日後品質提昇之參考。二、控制重點:1.客訴問題發生後，是否均有合理之說明回覆客戶。1.客戶反應處理表2.異常處理單作業項目作業程序及控制重點依據資料九、銷貨退回/折讓作業一、作業程序：1. 客戶要求銷貨折讓或銷貨退回時，業務須開立銷貨退回/折讓証
11、明說明表，經核決權限簽核後，連同銷貨退回/折讓證明單一起轉送財務部。若有退貨品時，依維修品處理作業辦理。2. 財務部依據業務部轉來的銷貨退回/折讓證明單與銷貨退回/折讓証明說明表進行核對，無誤後，進入會計管理系統，編製傳票經核決權限簽核後，沖轉應收帳款。二、控制重點:1.折讓金額是否依核決權限簽核。1. 銷貨退回/折讓証明表2. 銷貨退回/折讓證明單作業項目作業程序及控制重點依據資料十、維修品作業一、作業程序：1. 業務人員依據客戶反應處理表處理結果或客戶要求，開立成品退貨通知 單經單位主管簽核後，通知客戶辦理退貨。2.倉庫收到成品退貨通知單及退貨品時，核對品名與數量無誤後，通知品管部檢驗。3. 品管部將檢驗結果記錄於成品退貨通知單連同貨品，交回倉庫。4. 品管部依檢驗結果通知生管安排線上維修。二、控制重點:1.成品退貨通知單與客戶反應處理表之物品是否相同之確實核對。2.成品退貨通知單是否經核准。3.退貨品與成品退貨通知單是否經核對。1.客戶反應處理表2.成品退貨通知單作業項目作業程序及控制重點依據資料總則1. 本公司所有接單、出貨、客訴及收款等有關事宜，皆依本作業流程實施之，除依相關法令規定外，一切依本作業規定。2. 本公司有關銷貨作業事宜，由業務部統籌。 1-15