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1、第一章第一章应用写作概说应用写作概说应用文体的产生早于其它任何一种文体。何以如此?很简单，因为应用文体比其它任何一种文体都更直接地参与生活。生活需要它，它应运而生。时至今日，随着社会的发展、文明的进步，应用文体发挥着越来越大的作用。人们通过它传达执行党和国家的方针、政策，通过它沟通联系加强协作，通过它繁荣经济促进发展，通过它保障合法权益，维护社会秩序，等等，可见其介入现代生活之广、之深。因此，应用写作作为写作中一个独立的分支，也越来越受到人们的广泛重视。各类行政人员因他们在机关、团体、企事业单位中的工作性质和特殊地位与作用，促使他们更需要掌握应用写作的理论知识和基本技能，这是行政人员圆满完成本
2、职工作的一个重要组成部分。第一节应用写作的产生和沿革一、应用文的含义应用文是国家机关、人民团体、企事业单位和人民群众用以处理事务、交流情况、传递信息、沟通联系，具有惯用格式文体的总称。这个含义向人们揭示了应用文的使用范围、作用、内容及形式上的特殊要求。应用文的使用范围是非常广泛的，它几乎涉及各个领域、各种部门、各个阶层；比如，用于科学研究的，就需要学术论文；用于办公的、就需要公文；用于交际的，就需要书信；用于经营的，就需要合同；用于诉讼的，就需要诉状，等等。可以说，应用文使用的广泛，甚至达到了无所不在的程度。应用文的作用也是很大的，它用以“处理事务”，用以“交流情况”，用以“传递信息”，用以“
3、沟通联系”。比如，我们要有效地进行社会主义现代化建设,必须依靠正确的方针、政策作指导。而应用文就常常充当宣传、贯彻党和政府方针政策法规的媒介。社会主义现代化建设事业需要发展生产力，不断调整、改革生产关系和上层建筑，使之与生产力的发展相适应，这就需要通过应用文来交流思想、探讨问题、互通有无、分工协作。应用文内容、形式上的特殊要求，表现为内容具有实用、真实、针对性强、讲究时效的特点，而形式上则不仅内部结构具有单一、循规的特点，而且其外观式样也具有相对固定的格式，即规范性。二、应用文的产生应用文由来已久，在我国已有几千年的历史了。我们至今尚能从应用文的品类中看到古代文明的渊源。就拿现代人应用最广的信
4、件来说吧，秦汉人称它为“牍”或“尺牍”，古人未发明纸1笔时，用书刀将文字刻在木片或竹片上，称“牍”；致送给人的信牍，大约一尺长，故称“尺牍”，这名称现在“尺牍选本”之类上还在应用。有些重要的尺牍或须送递至远地的书信，装入用木制或皮革制的套子匣子里，作用如同后来的信封，这盛器叫“函”，所以、函又成了书信的别称。函若要牢固，便用绳或漆封好，称为“缄”，至今人们在信封上还写某地某人缄等字样。用文字代替结绳，这是社会文明发展的开端，最初都是出于记载交流生活和生产的实用需要。殷墟出土的甲骨文完全可以证明，从有文字开始，也就有了应用文。任何文化的发展都有其延续性，应用写作的发展也是如此。随着社会的进步、时
5、代的变迁，应用文在人们的实际使用过程中不断继承、不断创新，从而不断地发展起来。我党和政府一贯重视文书工作，早在中国共产党成立初期，就对文书工作作了许多规定。新中国成立后，应用文的新形式大量涌现，如倡仪书、挑战书、决心书、喜报、慰问信、公约等，都是在广大人民群众的实践中，顺应万象更新、朝气蓬勃的社会主义新时代而产生的。而应用文中的一些旧形式，不适应社会变革后的需要而日益衰落，最终被时代所淘汰了。特别是现在，在改革、开放的大潮中，经过十多年的奋斗，取得了辉煌的成就。社会主义市场经济使应用文在更广阔的领域中大显身手。应用文在内容、形式、语言等诸多方面发生巨大变化。从内容上讲，现时的应用文直接为现实服
6、务，具有鲜明的时代特色，全方位体现了坚持一个中心、两个基本点的新的历史时期的特点；从形式上，删繁就简，不但摒弃旧时代形式主义的僵化模式而且从“左”的束缚中解放出来，更为灵活、简洁、求实，并与现代化管理和现代办公条件相适应；从语言上讲，推陈出新，假话、空话、大话丧失市场，追求语言的规范、严谨、得体、简明，并吸收大量富有生命力的新鲜语汇，语言的力度大为提高。毋需怀疑，随着社会生产力的提高，随着人民群众物质生活的提高和精神生活的丰富，应用文还将继续发展以适应新形势的需要。第二节应用写作的特点一、实用性应用写作，顾名思义，就是实用应用文体的写作，那么它和其他文章体裁的写作有什么不同呢?注重实用，是应用
7、写作不同于其他写作的主要标志。应用文章，需要解决的问题是实际的，需要处理的事务是具体的，大到国际活动的备忘录，小到晚会的请柬，无不是为某一项或大或小的具体事件而准备的。文学作品的写作也注重社会效果，正如高尔基所说的那样：“艺术的作品不是叙述，而是用形象、图画来描写现实”(高尔基选集文学论文选第 133 页)。当然，这种“现实”，并非自然形成的现实，而是经过作者提炼加工的现实。文学作品的实用，毕竟是间接的，并不靠它传达情况、承办事情或直接解决问题。而应用文则直接作用于人们的生活、工作、学习。我们写一篇市场调查报告是为了了解市场行情、寻求对策；写一份通知，是为了告知有关事项；做一个广告，是为了宣传
8、产品、开拓市场。所以应用写作有着明确的目的，真可谓“有的放矢”了。这种为解决实际问题、讲究实效的实用性，确实是应用文所特有的属性。二、真实性写一般文章或文学作品，作者完全可以根据个人的感受、爱好，自由地选择材料和确定主题，2写现实材料可以，写历史题材也可以，乃至发挥想象，写写神话科幻，反正有广泛的选择余地，而且为了发挥典型环境和典型性格的作用，要竭力避免真人真事，即所谓对生活加以艺术的概括提炼。应用写作却根本不同，要求的是绝对的真实，并不要求刻意描绘人物的形象及其内心世界，而是要求写人叙事客观准确，什么人做什么事，来不得半点虚假。众所周知，应用写作是为解决现实问题而写作，不管对谁行文，也不管是
9、哪一类文种，都必须根据实际情况成文，绝不能不顾事实和有关背景，想写什么就写什么，想怎么写就怎么写。这一点在公文中最为突出，因为公文是代表某个部门、集体的意见，不是个人在任意发表议论、抒发感情。例如，当本部门出现重大事件时，就要向上级主管部门写出报告或请示。在行文中必须依照事实真相如实汇报，不能夸大缩小，更不能凭主观猜测、臆断，又比如市场调查报告，是对市场营销状况进行调查研究而写成的反映市场客观规律的书面材料，试想如果闭门造车，缺乏真实可靠的依据，又如何作出正确的分析判断去占有开拓市场呢?即便是广告，也不能脱离真实而吹嘘得天花乱坠，不然肯定与做广告的初衷背道而驰，失信于广大消费者而自我毁灭。三、
10、程式性程式即格式。各类文体都有各自的结构特点，应用写作也讲究其特殊的格式，甚至比其他文体都更为明显。比如写信，人们都遵守一定的规范，开头先有称谓。正文之后要写上合适的祝颂语，最后写上写信人的名字和写信日期。写公文，要列出发送机关，甚至连盖印的位置都有所规定。这种格式和规定是人们在长期的使用过程中，相沿袭用，约定俗成，保持较长时间内的相对稳定。也有些格式是由国家权威部门统一规定而必须遵守的，比如公文，中华人民共和国成立后，国务院办公厅多次就公文的处理办法作出规定并予修订。又如各类经济合同，其法定内容条款及格式在各类法律中都作了明确的规定。这些相对固定的格式，又对应用写作起到一定的制约作用。所以应
11、用写作的程式性这一特点是不可忽视的。四、时效性应用写作不象一般文章，可以随意有感而发，它总是为生活中的具体事务而进行的，必须适时地提出解决问题的意见、方案、办法以保证工作的顺利开展。如在岁末年初，文秘人员总要根据单位的实际情况和领导的意图总结一年来的成败得失，对未来一段时间内的工作安排作出新的计划。这总结、计划就该及时进行不得拖延的。又如邀请对方参加某项活动，那么事先就要把请柬发出去，让对方有备而来，若延误时间，闹出笑话事小，耽误工作事大。以上是从应用写作的时间来讲，而另一方面应用文体的内容本身也具有这一特点。有的应用文体如诉状、合同、公约、制度和公文，一般都要标明生效或执行的具体时间。有的应
12、用文，虽不一定标明具体时间，但同样也有很强的时间性，过期无效或作用不大。所以我们要增强时间观念，凡事宁可提前一步，写文适时，办文及时，这对提高工作效率和质量都有重要意义。五、针对性应用写作的针对性集中表现为两个方面：其一是对象明确。写文章是给人看的，即要有一定的阅读对象，但这阅读对象对于文学作品而言是宽泛笼统的，并无明显的约束力。有人赞赏苏东3坡的词豪放风流，令人荡气回肠；也有人更偏爱李清照、柳永的词婉约感伤，一咏三叹。换言之，读者接受了哪个作品，他即成为该作品的阅读对象了，如不愿意读也不必勉强。那么对于应用写作来说情况正相反，阅读对象有着明确的范围。书信写给谁，谁就得读，而其他人则不能读或不
13、便读。单位制订的规章制度，本单位人员都应知晓。至于国家规定的法令条例，任何人不得违反，当然人人都该看。应用写作的阅读对象一定要明确。其二是指事明确。应用写作本来就是为解决实际事务而进行的，它指事内容的针对性就不容忽视，倘若内容的针对性不明确，就会引起麻烦和混乱。应用文，尤其是公文都强调“一文一事”，原因就在这里。总之，应用写作因人因事成文，对象、内容必须有现实的明确的针对性。第三节应用写作过程一、写前构思应用写作，和进行其它工作一样，需要做好事先的准备工作，就好比人们常说的那样：“不打无准备之仗”，更何况写作是一种创造性的脑力工作，动笔前的准备更是不可轻视。那么，动笔前我们该做哪些准备呢?主要
14、有三项：（一）明确主旨（一）明确主旨这是说作者在铺纸动笔之前已经有所想法，文学创作的“想法”，即创作选题往往是作者对生活的思索，有的受生活的刺激，刹那间产生创作的冲动，爆发出思想的火花；有的则是在生活中沉淀很长时间后才由作者提升概括出来。应用写作的主旨从根本上说也是从生活中得来的，但有更直接的因素对它产生影响：第一，实践是明确应用写作主旨的直接原因。我们在工作过程中，必然会随时遇到一些实际问题需要解决，或要求制订政策规定、布置执行，或要求反映情况、提供参考，或要求进行商洽、研究办法，等等。这就需要我们及时地抓住问题进行研究，根据有关政策和实际情况，提出解决问题、化解矛盾的正确意见和有效方法。第
15、二，党和国家以及上级的文件是应用写作的直接依据。这一点表现在公文写作上尤为明显。我们的许多工作都要根据党和国家的有关政策法规来进行，因此。应用写作主旨往往就是根据上级的精神而确定的。第三，领导意图是应用写作主旨的具体要求。很多应用文都是以某机关、团体、企事业单位的名义发出的，而这些单位的代表往往是相当一级的领导人。一篇应用文从产生到生效，领导人要负全部的责任，因此领导人的意图应是领会了上级的精神并了解了具体情况之后产生的。作者在接受写作任务后要善于领会理解领导的意图，并把这种意图渗透贯彻到具体文章中去。由此看来，应用写作有的是自己明确主旨而写的，有的则是受命而写的。不管是哪种情况，应用写作都必
16、须以客观实际为依据，以实用为目的，确立明确的主旨。（二）积累材料（二）积累材料应用写作的主旨基本明确之后，就要用材料来支撑它。材料当然来自生活，是丰富多彩的生活给我们提供取之不尽的写作泉源。所以我们要热爱生活、投入生活、观察生活，从各种实践活动中去获取材料。这是积累材料的根本途径。应用写作也应如此。我们应深入基层，掌握第一手材料。因为生产、销售、服务等第一线每时每刻都有新情况、新经验、新问题，它们常是一般已有文字材料中少见的生动可用的资料。文秘人员下基层不能只是走马观花，浮光掠影地看一看；4而要勤问多记，要把在基层的见闻、感受记录下来，这对分析问题、起草文稿是大有帮助的。这是从较长远的角度看。
17、从较近便的角度看，我们还能更快捷地取得写作材料。我们不可能每时每刻都在第一线。但我们如能认真记录、收集送上门来的材料，参加会议、听取报告、阅读来自基层的或兄弟单位的简报、工作报告等，那么我们拥有的材料就大大地丰富了。作为文秘人员是有条件做到这一点的。当然，用这种方法获得的材料是间接的，我们还要注意鉴别、筛选、核实。收集积累此类材料也应当是细水长流式的，要充分利用文秘人员接触各种材料机会多的优势，处处留心、随时收集，但要作好整理工作，分门别类、加工成册。有了丰富充实的“材料库”，动笔时才会感到左右逢源、轻松自如。（三）选择体式前文已讲过，应用文在长期的使用过程中逐步形成了相对稳定的文体格式。应用
18、文的体式使应用文应用方便，同时也约束了应用写作要按一定的惯用程式来写。我们在考虑主旨、材料的时候，自然也要考虑到该选择哪一种体式来表现主旨。要根据应用文不同体式的不同特点和表现中心的需要选择合适的体式，以免彼此混用，影响文章质量和文章的实用价值。例如，“报告”是陈述性公文，用于“向上级机关汇报工作、反映情况”；而“请示”是请求性公文；用于“向上级机关请求指示和批准”。它们都是上行公文，但性质、用途不同，因此文章格式不同。报告的结构内容一般由标题、上级受文机关、正文和结尾四部分组成。正文结构形式，可用纵贯型、也可用并列型。而请示的正文内容一般包括原因、请示事项和结尾三个部分。这是它们的显著不同。
19、因此，选择体式是写前准备的必要之举。总之，写前准备是在主旨已基本明确、材料已基本齐备的情况下，定下基调，找准角度，选定体式，谋划全篇布局的阶段。二、执笔行文这是写作过程中最为重要的一步，通过这一步，作者要把自己的抽象观点主张转化为传达信息的具体的文章。文章的水平如何标志着一个人写作能力的高低。就应用写作来说还不仅于此，它还直接关系到能不能有效地解决实际问题。应用写作执笔行文不同于文学创作，虽然它们之间有很多共性。一般说来，应用写作不属于形象思维范畴，它是逻辑思维与形象思维交织在一起，而以逻辑思维为主。应用写作反映的是客观实际，不能象文学创作那样采取虚构和典型化的方法，也不需含蓄婉转，它所需要的
20、是确切地传递真实可靠的信息，鲜明地表达自己的观点、见解、主张，并直接在现实中发挥作用。所以，它是经过严密地逻辑思维，把所要表达的内容展现在应用文里。在比较复杂的应用文中，作者对所写的内容要全面地分析、研究，正确把握问题的全貌和核心，防止罗列现象言不及义或以偏概全，抓住一点不及其余。值得注意的是，随着对材料的整理、分析的深入，对原有的观点作出修正是正确的，而不能用所谓的观点、主旨去硬套材料，这是错误的做法。在全面分析研究的基础上，通过对材料的比较、判断、分析，透过现象看本质，找出事物发展的一定规律，反映事物的本质，使认识得到升华。既能从实际出发，对具体问题进行具体分析，又能使认识带有普遍意义，产
21、生更广泛的影响，增强其社会效果。正确鲜明的观点、真实充分的材料还得依赖具体完整的文章来表现。准备阶段的谋篇布局在本阶段就该立定格局，落实成文了。这就要考虑文章的形式结构。总的说来，应用写作是用准确5简明朴实的语言，正确规范的体式，恰当的表达方式和内容表述出来。在这一过程中，也有形象思维，主要表现在具体的说明、真实的叙述和描写上。这样有利于说明问题，启迪读者，增添文采。但应用写作的目的在于达志而非传情，在于服人而非感人。还是要以严密的逻辑思维为主，不然就会影响应用文的实用价值了。三、修改完善经过第二阶段的文字组织，文章已基本定型，写作就进入最后一个环节修改完善。文章是写出来的，更是改出来的，只写
22、不改动无法完善。有人会说“一气呵成”、“一挥而就”不是一步到位了吗?殊不知，这“一气呵成”、“一挥而就”得来并不容易，正是作者长期学习、积累的结果，而且大多出现在文学创作上，因为文学创作属形象思维的范畴，写作有更多发挥想象的空间。的确，从某种意义上说，修改比写作更为艰巨。在修改时，面对初步形成的文章，作者往往会给自己提出这样一些问题：“这样写行吗”?“怎样写才能更好呢”？这就是修改的开始，对文章整体来一番“评头论足”，仔细审视。这样反复品味就会发现原稿的不足之处，诸如内容、结构、文字等方面的问题逐步显现出来。接着就对暴露的问题采取改善措施，如改主旨隐约、散漫为鲜明、突出，该用而未用的材料立刻充实进去，有些段落或增或减或调整顺序，还可以找到比原来更为准确妥贴的表达方式，文字也可作进一步的加工润色，等等。总之，通过修改，可以提高写作质量，使文章得到进一步完善。对于我们初学应用写作的人来说，通过修改还可以提高分析、综合、概括能力和文字表达能力。一般说来，每修改一遍，总会提高一步。我们在修改时可多听听别人的意见，虚心向有写作经验的人学习，肯定会有收获的。我们修改文章，经过整体审观、局部调整、加工润色之后也就完善起来，或更加接近完善了。这正是我们所希望的。任何一个合格产品的产出，都要经历设计制造检测三个环节，缺一不可。我们所说的应用写作过程也是这个道理。6