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1、高效时间管管理培训训讲 义主讲人：方方言上海本原企企业咨询询研究所所上海本原企企业管理理咨询有有限公司司2004年年3月1.把握时时间的总总体水平平仔细阅读每每一个陈陈述并思思考你同同意或不不同意的的程度。在在最接近近你实际际情况的的那个椭椭圆里打打勾。A类强烈同意基本同意基本反对强烈反对1. 我相信我能能控制或或影响我我一生中中的绝大大多数事事情。2. 在工作中我我常常做做一些我我喜欢的的事情，尽尽管我知知道它们们并非必必须的。总分A类3. 我很自律并并很有毅毅力。4. 我没有足够够的时间间来完成成每一件件事。5. 我对我的生生活感到到很满意意。B类6. 我写下我工工作中的的年度业业绩目标标
2、。7. 我有一张主主清单，上上面写有有接下来来几周中中我需要要处理的的小事情情和工作作任务，并并为它们们设立了了优先排排序。总分B类8. 我至少每天天回顾一一次我的的中长期期目标。9. 我常常问我我自己我我现在所所做的事事情是如如何有助助于实现现我的目目标。10. 我我有一张张长期个个人目标标的书面面清单。C类11. 我常常感到到每天总总有紧急急事件要要去处理理。12. 我为我的各各种工作作和活动动设立优优先排序序。13. 我倾向于先先完成耗耗时不多多，容易易的或者者有兴趣趣的工作作。总分C类14. 不断切换优优先排序序是我工工作中的的一大难难题。15. 我能很容易易指出在在我工作作中对结结果
3、产生生决定性性因素的的活动D类16. 至少每年一一次，我我记录我我是怎样样花费时时间的。17. 我经常性的的分析我我正在做做的每一一件事，并并寻找办办法提高高我的成成绩。18. 我常常认为为承诺的的太多，并并试图马马上处理理大量事事情。总分D类19. 经常性发生生的危机机占用了了我太多多的时间间。20. 研究工作模模式如何何天天不不同一天天内的不不同。E类21. 我将每天要要做的事事情写一一张清单单。22. 我写下我每每周的计计划，包包括具体体的目标标，活动动和优先先排序。总分E类23. 至少每周一一次我与与别人会会面协调调计划、优优先排序序和活动动。24. 我常常想到到我应该该更加有有序安排
4、排。25. 在我日常计计划中，我我给控制制不了的的意外事事件留出出时间。F类26. 我我每天都都为最重重要的任任务安排排特别的的时间。27. 我我常常对对我的时时间表感感到分心心，倾向向于从一一个任务务跳到另另一个任任务。28. 我我将类似似的任务务分组，并并按照逻逻辑次序序安排活活动。总分F类29. 我我估计我我的活动动所要占占用的时时间。30. 只只要需要要，我总总能安排排一个人人独自的的时间，没没有打扰扰。G类31. 我分析我所所受到的的打扰并并系统性性地减少少或消除除它们。32. 我将几个项项目捏在在一起并并同时处处理几件件事，这这样避免免了在一一天中多多次打扰扰别人。总分G类33.
5、过多的社交交活动使使我不能能集中精精力工作作。34. 我提前安排排和他人人的联系系，而不不是凭其其自然去去打扰别别人。35打扰扰和分心心是我工工作中的的大问题题。H类36. 我们的会议议组织得得不是很很好，有有些会议议甚至是是不必要要的。37. 我们的会议议准时开开始。总分H类38. 我们的会议议有准备备得很好好的议程程。39. 会议浪费了了我不少少的时间间。40. 我们常常分分析我们们的会议议并试图图改进会会议。I类41. 我常常分析析我的文文档工作作并寻找找删除、简简化或改改善的方方法。42. 我使用备忘忘文档或或类似的的系统来来帮助我我跟踪细细节，并并保持适适当跟踪踪。43. 我有良好的
6、的系统化化程序来来对我的的文档进进行分类类和处理理。总分I类44. 我不能保持持阅读完完所有要要读的文文档。45. 我的办公桌桌和工作作区域较较乱，应应该更整整洁些。J类46. 我经常有事事自己干干，因为为这比委委派更快快更方便便。47. 书面确认所所委派工工作的细细节。48. 我往往参与与太多的的细节。总分J类49. 我常常忘记记跟踪或或检查我我委派的的工作。50. 当我被委派派工作时时，我会会马上提提出任何何对澄清清细节有有必要的的问题。K类51. 我经常推迟迟令人不不快的事事。52. 期限来临之之时我需需要在压压力下开开始工作作，我往往往等到到最后一一分钟。53. 我必须等到到好心情情、
7、好时时间来处处理创造造性的工工作。总分K类54. 常常担心犯犯错误和和做出错错误的决决定。55我往往往推迟迟需花大大段时间间的工作作。L类56. 我老是想方方设法为为和我共共事的人人节省时时间。57. 我常常问别别人我是是如何浪浪费他们们时间的的，以便便我能有有所改进进。总分L类58. 我开会总是是准时并并有备前前往。59. 我定期和其其他人讨讨论所关关心的小小组时间间安排和和其它问问题。60. 我从不延误误期限或或迟交我我的那部部分工。2、优先排排序学员将会学学习如何何排定他他们的目目标次序序。同时时将明确确“优先先排序”的的定义，确定他们职职业目标标的优先先排序并并能区分分“重要的的事、急
8、急迫的事事、可以以委派的的事？”1. 优先排序的的定义。2. 为什么要设设定优先先排序？3. 设定优先排排序的过过程。4. 委派/授权权他人。优先排序设设定坐标标紧迫性Urgent1.危机重要性Important2. 要做做的事3.琐事4.浪费时时间的事事优先排序设设定必须将你的的任务定定义为：A必须须做；B应该该做；C可能能做；D委派派他人做做/省略不不做优先排序设设定练习习下面是一张张本周的的工作列列表。用用坐标图图将下列列工作分分类。A1，A22，A33，B11，B22，B33，C11，C22，C33等等。AA必须须做，BB应该该做，CC可能能做，DD委派派他人做做/省略不不做。你你必须
9、从从中选出出5项优先先排序最最高的工工作。你是一家小小型销售售办事处处的经理理。你要要向上司司汇报工工作，你你也有一一个秘书书来帮助助你处理理事务，你你精于委委派。周周五，你你要向董董事会作作一个关关于经营营状况的的重要报报告。“要作的事事情”（找出55个A,3个个D）1. 向上司索取取经营状状况报告告的数据据2. 为纪念加盟盟公司110周年年纪和秘秘书共进进午餐。3. 为向董事会会报告准准备文稿稿和图片片。4. 回电你的心心脏科专专家，讨讨论上周周医疗试试验的结结果。5. 为向本地商商会演说说准备演演说词。6. 审阅计算机机打印的的本期盈盈亏表，搜搜集数据据以供报报告之用用。7. 购买办公用
10、用品8. 分析新的电电话设备备，并做做出决定定9. 给主供应商商回电，因因他来电电说有急急事。10.口述述、复审审并完成成设备涨涨价通知知单所附附的封面面函。涨涨价通知知单立即即生效并并寄给每每个客户户11 须参加半天天办公室室管理培培训研讨讨会12 头发定型13 销售代表碰碰会为经经营状况况报告会会收集数数据。14 最佳销售代代理商回回紧急电电话。委派问自己的两两个问题题：1. 我正在做的的什么事事情不必必非要由由我来做做，而可可由别人人代做？2. 我正在做的的什么事事情别人人能做或或是可以以教会他他来做？两条基本规规则：1. 决策尽可能能放在最最底层。2. 教会你的下下属给出出答案，而而不
11、是带带来问题题。如何授权委派派的窍门门1. 确信他人能能胜任所所委派的的任务，告告诉他们们为什么么你不能能亲自做做。2. 确信受委派派的人有有足够的的资源时间间、信息息、资金金、人员员、协助助和权力力去完成成指派的的工作。准准备好商商定一个个完成的的期限。3. 确信受委派派的人清清楚了解解你的标标准要求求。标准准要明确确条条条细化化任务要要求。4. 确信你已给给受委派派的人足足够的“指指导”来来顺利完完成任务务,如可能能,演示并并解释每每一步理理由。如果你你就是那那位受委委派的人人，一定定得提些些问题。5. 奖励受委派派人的出出色工作作。就说说：“谢谢谢你”。关于优先排排序的关关键概念念1.
12、仔细想想优优先排序序对你意意味着什什么.想想一想你你如何确确定什么么是真正正最重要要的。记记住，你你永远不不会有时时间来做做每件事事，但你你会有时时间来做做最重要要的事。2. 80200规则：80%的价值值来自于于20%的项目目；而其其他200%的价价值来自自于800%的项项目。学学会将你你的注意意力集中中在高价价值的220%上上，并掌掌握它们们。3. 绝大多数人人首先从从耗时少少、简单单、有兴兴趣的事事做起。相相反,首首先要从从最重要要的事情情开始做做起。4. 不要因为事事情紧急急，就把把它当成成要事。重重要的活活动是那那些对实实现你的的目标最最有帮助助的活动动。5. 学会区分重重要和紧紧急
13、。6. 不要让琐事事挤走要要事。7. 不要总是以以你最重重要的任任务为代代价来满满足其他他人的一一些要求求。学会会何时说说不。要要做得合合乎逻辑辑、坚决决、巧妙妙。8. 经常不断地地转移优优先排序序常常导导致无法法恰当确确立优先先排序。设设定优先先排序的的最好方方法是以以重要性性为依据据。9. 不要仅仅是是因为别别人提出出强烈要要求就经经常不断断地转移移优先排排序。要要十分小小心，那那些吱吱吱发响的的轮轴得得上油。你是完美主主义者吗吗？阅读下面每每一项的的关于你你的描述述，同意意的在句句首打“”，每一一项得110分。计计算你的的总分。1. 我对待尝试试新的东东西很犹犹豫。2. 我希望我做做的每
14、一一件事都都很完美美。3. 在工作中,我有一一个很难难被取悦悦的名声声。4. 我极少将工工作委派派给员工工中其他他能胜任任的人。5. 我将工作委委派给员员工后，我我总是觉觉得不踏踏实、不不放心。6. 如果我的同同事或孩孩子不能能迅速理理解，我我会变得得很不耐耐烦。7. 我通常拒绝绝开始某某一新项项目,除除非我有有最佳的的设备或或工具。8. 当我在高尔尔夫球或或玩牌中中没有发发挥出最最好的水水平时，我我会很痛痛苦。9. 对日常事物物，我极极少走捷捷径，如如：家庭庭保养、家家庭杂物物、食品品准备工工作、信信函和种种种小差差事。10. 不管做什么么事情，如如果我不不能做好好,我会会很难过过，甚至至在
15、一些些对我是是全新的的事情上上，如一一种新的的扑克游游戏或是是使用一一种新的的软件。3、工作流流程一天是如何何渡过的的事由具体情况描描述优先排序时间分析调查一旦你将花花在这些些活动上上的时间间全部算算出来，你你得自问问下列问问题：1. 你在什么活活动上花花费时间间最多？2. 你在什么活活动上花花费时间间最少？3. 比较花在 “会议议”和“计计划”上上的时间间与其所所取得的的结果，哪些活活动产生生的结果果最大？4. 哪些活动产产生的结结果最小小？5. 你是否对你你花费在在打电话话上的时时间感到到惊讶？6. 你能否将琐琐碎的打打电话时时间安排排到一个个专门的的时间打打电话？7. 哪些活动值值得付出
16、出更多努努力？8. 哪些活动要要减少花花费的时时间？9. 哪些活动可可以删减？10. 哪些活动可可以委派派他人？工作流程分分析学员将学习习如何审审计时间间，他们们将区分分成就和和活动的的差异并并且检阅阅活动和和目标之之间的关关系。 时间审计 划分你的日日常工作作单 打断工作/电话时时间你的时间值值多少钱钱？年薪：$220,0000除以52周薪加上40%（职员员津贴）周薪总总额除以40每小时时总价除以60每分钟钟总价你的时间是是怎样浪浪费的？对付浪费时时间的策策略A. 浪费时间的的事情解决方案：B. 浪费时间的的事情解决方案：十大浪费时时间的事事情1. 打断工作（电电话、随随访）2. 转移优先排
17、排序3. 缺乏目标、优优先排序序及计划划4. 不量力而为为/不会说说“不”5. 缺乏有序安安排6. 缺乏自律7. 会议8. 不完整或过过信息9. 文档工作/繁文缛缛节10. 职责不清如果电话“吃掉”你太多多的时间间有效效使用电电话电话记录单单致：先生/女士日期时间上午下午当您不在时时开会外出先生/女士士/小姐姐来自公司电话 给您来电再来电话希望见您前来拜访过过请回电话紧急并且留言如如下因此应作如如下准备备记录人签字字备注会议浪费时时间111种共同同原因如果会议“吃掉”你太多多的时间间缩短短会议时时间、提提高效率率的九种种方法，如果你你是会议议主持人人缩短会议时时间和提提高效率率的七种种方法“你
18、在开开会时坚坚持自己己的权利利并无不不妥”缩短来访者者逗留时时间的九九种方法法关于分析时时间的关关键概念念1. 你做的每件件事要么么帮助你你、要么么阻碍你你。时间间一旦花花掉，它它就不复复返。2. 关键是要确确定你的的行动与与目标相相一致。3. 至少每年一一次就你你如何花花费时间间作记录录。每个个月作一一次更好好。找出出你做了了些什么么，什么么时候做做的，为为什么要要做。4. 请别人告诉诉你，你你是如何何浪费时时间的，或或者怎样样才能更更好的利利用你的的时间。他他们也许许能发现现你看不不到的问问题。5. 练习Kaiizenn，力争争不断改改进。6. 定期检查目目前你正正在使用用的工作作程序。包
19、包括哪些些步骤？由谁做做？什么么时候做做？是否否可以删删除、缩缩短或简简化任何何步骤？7. 请你的同僚僚、员工工或小组组集思广广益，帮帮你想出出一些新新主意。想想办法删删除步骤骤，合并并工作，缩缩短流程程，使文文档工作作流水化化，消除除瓶颈。8. 不要对某些些其实并并不是危危机的事事情反应应过度。不不要将你你的时间间和精力力过多用用在超过过其价值值的事情情上。使使用重要要性/紧紧迫性表表格作为为指南。9. 将发生在你你身上的的危机记记录下来来。分析析这些危危机，寻寻找它们们发生的的模式。这这些危机机是偶然然的还是是重复发发生的？你的危危机可以以预测吗吗？10. 如果你面对对的是经经常重复复发生
20、的的危机，找找出事情情老出错错的原因因，并改改正它们们。很多多重复发发生的危危机是由由于计划划不佳，协协调不佳佳和跟踪踪不佳引引起的。4、制订计计划学员将学会会如何充充分利用用时间，通通过了解解该作什什么、何何时去做做来提高高效率及及效果，他他们将学学会使用用跟踪系系统。1. 如何制订计计划2. 制订计划的的意义3. 何时制订计计划4. 跟踪系统2003年年06月277日周五 打电话给MMarrry 完成市场营营销报告告 打电话给心心脏科医医生 03:299的决策策会议 06:300的晚宴宴你做工作计计划时,可以先先向主管管报告,让他先先了解你你的计划划内容,并能藉藉着说明明计划向向主管确确认
21、及讨讨论一些些问题;征求主主管的意意见,接接受主管管的指示示,修正正你的计计划,得得到主管管的认可可,获得得主管的的支持。 记记住计划划是你未未来行动动的蓝图图,计划划在得到到主管认认可前往往往需经经过多次次地向主主管报告告及修正正的过程程,千万万不要中中途气馁馁或失去去信心。什么叫制订订计划？1. 制订计划就就是处理的的不是问问题,而而是机会会。2. 砍掉无效工工作及改改掉拖拉拉的习惯惯3. 预先确定事事件的过过程(进进程)。4. 如何计划。我我需要哪哪些东西西到位 优先先安排以以达到目目标。长期：问题/任务务高峰时间精力充沛警觉的烦躁不安疲劳筋疲力尽犯困早晨上午午餐下午晚餐晚上你一天中的的
22、精力高高峰和低低谷在何何时？在在网格线线图上做做出精力力高潮和和低潮的的时间段段现在你已经经知道你你的高峰峰和低谷谷。我们们来计划划一下如如何最佳佳利用这这个信息息？你在在各个时时间段都都做些什什么呢？高峰期活动动精力高高潮(33件):低谷期活动动精力低低潮(33件):跟踪系统八种控制信信息的符符号/ 部分完完成全部完完成*紧急事事件，立立即行动动(mm/yyy)参见前前面的某某一天的的工作日日志(mm/yyy)延期至至以后的的某一天天 or xx取消(M)委派某某人（MM代表被被委派人人的姓名名的第一一个字母母） 正在在执行如何制订计计划1. 每天临睡前前，计划划明天要要做的事事情。记记住紧
23、急急和重要要之间的的关系。2. 安排会议时时间表明确规规定会议议开始和和结束时时间。3. 注意那些分分步实施施的任务务，这些些任务必必须一步步接一步步地完成成。4. 留一点时间间去处理理那些耗耗时少的的任务以以及突发发的紧急急事情。5. 把一个大项项目化整整为零。6. 利用打电话话时间，（会会前）等等待时间间和待机机时间（如如当计算算机出故故障时）进进行分类类、丢弃弃、整理理文档等等工作。这这些事情情无须集集中注意意力。工作计划6WWhatWhenWhereeWhoWhyWhichh3HHowHow mmanyyHow mmuchh关于制订计计划的关关键概念念为改进你的的计划，回回答六个个问题
24、：（1）我要要达到什什么结果果？（2）要达达到这些些结果我我必须做做什么？（3）优先先次序是是什么？（4）每个个活动需需要占多多少时间间？（5）我应应当何时时去做各各个活动动？（6）对我我未曾预预料的事事情，会会留有多多少余地地？1. 制订成功的的计划关关键在于于其灵活活性。给给那些你你无法控控制意外外的事情情，如打打断，问问题和危危机留些些时间。2. 当意外的事事情发生生时，不不要急于于改变计计划。一一个深思思熟虑的的答复常常好过仅仅仅对事事件做出出反应。3. 每个星期作作一个计计划。做做此计划划最好的的时间是是星期五五下午你你下班之之前。要要求别人人也做同同样的事事。与一一些主要要人员碰碰
25、头，回回顾下周周的计划划、协调调优先次次序和活活动。4. 确实你每天天要做的的事情清清单上有有优先次次序和时时间估计计。超出出时间就就不做了了。5. 确定时间期期限和时时间估计计是可行行的，这这一点不不能忽视视。6. 学习控制你你计划外外行动的的冲击。7. 为明天早晨晨准备一一个有效效率的开开端。晚晚上在你你离开前前，将事事情安排排好，这这样当你你到那儿儿的时候候，一切切都准备备好了。5、管理变变化学员将学会会处理变变化的含含义和起起源。学学员将区区分适应应和接受受之间的的区别。学学员将找找到对付付变化的的应变策策略。 变化的定义义 变化的模式式 应变策略变化是变化来自何何方？1. 公司合并C
26、Comppanyy meergeers2. 公司收购CComppanyy accquiisittionns3. 新主管Neew ssupeerviisorr4. 新同事Neew cco-wworkker5. 新政策Neew ppoliicy6. 新岗位Neew jjob desscriiptiion7. 裁员Empployyee cuttbaccks变化过程意识兴趣评估尝试采纳融合接受浮想联翩红色Red热空气气球西红柿绿色辣 椒领带头巾容易轻浮想联翩选选择多多多 一项成成功的应应变策略略在椭圆里写写上影响响最大的的变化，尽尽可能联联想出各各种方法法以减轻轻变化带带来的压压力。新老板New Bo
27、ss关于管理变变化的关关键概念念1. 学会如何适适应，灵灵活机动动是关键键。2. 做好计划、排排定优先先排序并并设定目目标，这这样你才才总能评评估你所所处的位位置。3. 永远牢记你你的目标标。你正正在试图图完成什什么工作作？加入入团队并并争取胜胜利。4. 将工作集中中起来做做，并将将任务进进行优先先排序排排列。这这会使你你达到预预期目标标并看到到大局。5. 我们都经历历过变化化。如果果我们尝尝试的话话，我们们可以应应用已经经学会的的知识来来处理新新变化。6. 对变化采取取积极态态度,避避免消极极态度。积积极态度度是绝大大多数专专家认同同的一种种很强的的生存技技巧。7. 另一个关键键战略是是认清
28、自自我价值值。那些些使你成成为你自自己核心心能力，认认识到这这些东西西永远与与你相似似随，并并给你必必要的自自信去适适应变化化8. 记住变化已已经是，并并永远将将是我们们生活的的一部分分。那些些喜欢变变化并视视之为挑挑战的人人会做出出更好的的判断，采采取更有有效的对对策。6.团队工工作时间间管理团队练习活活动计时时规定如如下使用你放在在桌上的的左右部部件做样样东西，它它必须满满足下列列条件：1. 必须可以自自己独立立站立2. 每个部件必必须派上上用场3. 你必须完成成一页制制作过程程报告4. 你必须在115分钟钟内完成成制作过程报报告提纲纲1. 你的目标是是什么？2. 你采取哪些些步骤以以实现
29、目目标？3. 你们小组如如何处理理这件事事？4. 用了多少时时间计划划项目？5. 有没有指定定的计时时员？有关管理团团队工作作时间的的关键概概念1. 不管你如何何优秀，你你不可能能做所有有事情。由由你决定定培养一一个强有有力的团团队去帮帮助大家家取得更更大的成成绩。没没有一个个人能做做得和我我们大家家做一样样多的事事。2. 不要等他人人采取第第一步；假设事事事都靠靠你。“如果是是这样的的话，得得由我定定”。3. 给大家树立立一个良良好掌握握时间的的学习榜榜样。4. 让大家看到到你尊重重他们和和他们的的时间。寻寻找节约约他们时时间的方方法。5. 问一下他人人你是如如何浪费费他们的的时间的的，改变变你的方方法。6. 培育工作关关系。要要好好理理解他人人，同他他们交流流，与他他们一起起欢笑，并并分担他他们的忧忧虑。7. 养成守时的的习惯，准准时完成成你所许许诺的事事情。8. 同上级下属属，团队队成员和和支持人人员讨论论目标、优优先次序序及计划划。要经经常这么么做。9. 在打电话或或开会之之前，制制定个议议程。10. 在指导他人人时不要要太着急急，花点点时间做做得得体体。11. 花时间成为为一个好好听众。12. 早点儿开始始，早点点儿去找找事情。给给别人足足够的时时间，事事先通知知。13. 问问大家有有什么主主意改进进各项工工作。得得到的意意见越多多，改进进的机会会也就越越多。31