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1、秘书人员工作准则 11 秘书资资质的条件件对于秘书资资质之要求求，基本上上有下列几几点：必须健康康必须明朗朗能随机应应变采取措措施是人际关关系之润滑滑油必须热衷衷工作 2 秘书书立场之自自觉贯彻助理理任务不要脱离离权限保守秘密密狐假虎威威之敌吧！不要失去去温柔、亲亲切的态度度 3 秘书的的职务与形形态附属于小小组(teeam)之之秘书附属于个个人之秘书书附属于复复数的秘书书附属于部部门之秘书书兼任秘书书临时秘书书 4 理解解上司上司的地地位与权限限上司之职职务内容上司之公公司内关系系上司之对对外关系上司个人人之特性（经经历、性格格、特殊技技能、兴趣趣、嗜好、运运动、著作作、得奖、社社交活动）
2、5 了解解本身之性性格诚实（能能设身处地地、举手投投足都是由由衷而发吗吗？）机智、灵灵敏（偶发发情况，能能迅速采取取随机应变变措施吗？）积极性（有有主动、努努力解决问问题之意欲欲吗？）致密性（即即使是细微微的事情，也也能够建立立系统、好好好思考、正确地进行吗？）秘密保持持力（能够够注意、不不胡言乱语语地将自己己所得知工工作岗位上上的情报向向别人诉说说吗？协调性（能能够不固执执自己的判判断、行动动，也采纳纳别人之意意见吗？） 5 了解解本身之性性格正确性（自自己的判断断、行动、措措施是否正正确？）创造力（可可以主动地地采取新的的做法与想想法吗？）责任感（可可以任重致致远、坚持持到最后吗吗？）明朗
3、（可可以开朗地地、以微笑笑待人接物物吗？）计划性（可可以订立计计划而实行行吗？）礼仪（能能够注意礼礼节、规范范吗？）修饰边幅幅（有无予予人不快之之感的化妆妆、服饰吗吗？） 6 如何何予人好印印象必需健康康过规则正正常的生活活（饮食、休休息、睡眠眠、过度的的运动）。保持清洁洁。无论何时时不要闷闷闷不乐。必要时会会懂得谋求求转换情绪绪。注意态度度、表情伸直背脊脊。不要失去去表情（特特别是微笑笑）。注意口臭臭。近视的人人，面对对对方时要注注意视线。 6 如何何予人好印印象留意服饰饰服装、发发型、化妆妆等，不要要有损公司司之形象。穿着制服服时，要整整齐地穿好好。不要胡乱乱追求流行行。注意修饰饰边幅。使
4、用温柔柔的、爽快快的说法与与言语措词词。 7 和讨讨厌的人接接触时研究一下下讨厌感的的原因了解其私私生活了解其兴兴趣、嗜好好试试看缩缩短心理距距离侧面交往往 8 学习习幽默感客观地看看待自己学习一般般的常识持有同情情心不要失去去微笑 9 应该该经常放在在手边之书书籍国语辞典典、英汉（汉汉英）辞典典。六法全书书。本公司各各种历年统统计资料。同业名录录、顾客名名录。本公司上上下游公司司及卫星工工厂名录。有关金融融机构名录录。有关英文文、中文书书信写法之之书。有关邮政政、电信的的书，国际际电信电话话之介绍。 9 应该该经常放在在手边之书书籍国内地图图、主要道道路图、外外国旅行导导游。有关婚、丧丧之书
5、，有有关礼仪之之书。电话簿。电话、地地址摘录簿簿。情报源、资资料源之记记载。来客簿。上司所参参加社团之之名簿。 100 秘秘书之工作作上司之时时间管理作成预定定表。调整、确确认预定表表上司工作作之辅助业业务出差手续续、出差后后之善后事事宜。外出之送送行、出迎迎。饮食之照照料。有关贺、喜喜、丧事宜宜；赠答、损损赠事宜。会计、经经理事务、物物品购入、筹筹措、供应应事宜。集会之准准备、营运运。公司内各各种联络。 100 秘秘书之工作作文书、资资料、情报报管理收发文书书之处理。资料之分分类处理。情报之分分析、报告告、处理。文书、资资料、情报报之处理、追追踪、归档档。访问者、电电话之接待待访问、会会面预
6、约、取取消、变更更等之操作作、联络。代理会面面。电话之接接收、应对对。接待后续续工作之记记录、报告告、处理。室内之情情报整理。其他业务务。 111 上上司之时间间管理制作几个个预定表每日预定定表每周预定定表每月预定定表全年预定定表经常不断断地编入、变变更新的预预定表。已成定例例之会议与与行事，最最先记入年年间预定表表、月间预定表。制作每周周预定表时时，把本周周四或周五五订为目标标来调整次周之之预定表，并并让上司确确认。作每月预预定表在上上月月底前前；每周预预定表在上上周末前；每日预定表表在前一日日下班前，变变要完成并并让上司过过目。 111 上上司之时间间管理制作每月月、每周、每每日之预定定表
7、时，特特别是会议议或与公司内外之之人的面谈谈，不仅要要直接与上上司商洽，还还必须与其其他的高级级干部或其其秘书连络络，决定日日程及并记记入预定表表中。要确认会会议、集会会、会面接接见之场合合，能否使使用必要之之房间，并并决定是否否使用。上司之预预定，要与与公司内有有关之部门门连络。星期日、国国定假日之之预定也要要记入预定定表中。预定表中中，经常使使用之词语语。突发的、临临时的日程程要与上司司商洽，必必要变更、调调整时，要要提早与各各有关部门门连络。 122 上上司出差日日程管理订立出差差日程时，应应考虑事项项：应办之事事为何？期间多久久？何日、何何时应到达达目的地？何时该出出发？应选择何何种交
8、通工工具与路径径？住宿于何何处？到达目的的地后之日日程安排为为何？要携带何何物？（资资料、货样样、会议记记录等）上司之意意见、希望望为何？ 122 上上司出差日日程管理作成日程程表时之工工作：作成明细细之日程表表、旅程表表。调查出差差规程、旅旅费规程。预约并确确保交通工工具、旅馆馆。确认会面面及会合之之约定。复检必要要携带品。日程表、旅旅程表无庸庸置疑应递递交上司及及有关单位位，而最好好上司之家家人也发布布一份。准备旅费费概算一一下出差必必要之旅费费，事先向向经办单位位申请并领领取现金或或旅行支票票。考虑上司司之健康状状况，不要要勉强消化化日程。 133 上上司出差时时秘书应注注意事项出差当日
9、日安排车子子（视情形形，到住宅宅处迎接）。事先确认认交通工具具。处理出发发前已决裁裁批准之事事、留守中中之注意事事项等。记录前来来送行之公公司、个人人名称。出差中留守中之之偶发事件件、经过情情形等，作作成简明记记录。留守中若若有紧急事事态发生，要要向出差地地连络。上司不在在期间，确确知谁是担担负责任者者。无论上司司何时回公公司，都可可立即开始始处理公务务。 113 上司出差差时秘书应应注意事项项出差后回公司之之前一日就就要先确认认乘坐交通通工具到达达时间、航空公司之之名称等。将此连络络有关单位位、安排车车辆，必要要时间安排排机场接室室。回公司后后，通知有有关单位上上司回来消消息。对于紧急急事件
10、，马马上取得决决裁。提出留守守中之报告告。整理带回回来的文件件、资料。细算旅费费。发送感谢谢函。 114 贺、吊业业务请贴之制制作及送发发不可有所所失误。若收到请请贴，要与与上司商量量，尽早决决定出席与与否，并写回信。注意服装装，特别留留意喜庆或或吊丧之场场合。不同场合合须注意礼礼物封面之之写法。担任受礼礼、招待时时该准备的的东西不要要疏忽遗漏漏。招呼、寒寒暄、问候候、记录、引引导等主要要的工作，要要感觉敏锐锐，不要弄弄错失误。因为要应应对接待多多人，所以以要特别注注意不要犯犯了漏记、错错记、弄错错金钱与贵贵重物品等等错误。 15 捐赠赠业务有空的时时候，散步步到百货公公司、专门门店等，研研究
11、学习一下可成成为赠品之之商品的种种类、品质质、价格等等。上司所递递交之赠礼礼对象，将将之作为一一览表。把赠与对对象一览表表分出等级级。对于能配配合相称赠赠礼之种类类与目的之之物品，日日常生活中即要下下功夫研究究。了解捐款款或赠礼之之性质。捐款必须须取得收据据。 16 物品品购入与管管理事务经常用心心于事前准准备工作上上秘书自己己也得决定定日期，亲亲自盘点存存货或盘检检作成秘书书室关系预预算根据公司司之购物制制度来实施施执行小批批（零星）现现金之事务务。 17 上司司参加外部部聚会之准准备研究上司司之日程预预定表，必必要的话，也也请教上司司之意见，连连络对方出出席与否之之回信。回复邀请请函中出缺
12、缺席之写法法要安排车车辆，使能能在正确的的时间、毫毫无失误地地到达目的的地出席。除了在聚聚会日之前前事先连络络准备车辆辆单位，使使用者、时时间、目的的地等外，当当天还得再再一次确认认。确认聚会会目的与旨旨趣，若为为会议，则则确认议会会之议题为为何？ 17 上司司参加外部部聚会之准准备准备携带带物品准备致辞辞、寒暄语语之稿子秘书随行行时因有时聚会会当日，秘秘书须随上上司同行做做些杂务；此时，除除了与有关关单位预作作连络外，不不在时各工工作之分配配、打来电电话之应对对要领、来来信之处理理等，必须须交待清楚楚；而秘书书本身之服服装要考虑虑聚会目的的，也不可可疏忽怠慢慢。日后，寄寄出谢函（或或电话致谢
13、谢）。 18 上司司举办聚会会之准备招待函、通通知函等最最迟要在22周前就送送抵对方。如须对方方回复来参参加或不来来参加时，使使用回邮明明信片，或或在信函中中附上回信信用明信片片。选定场所所预先检查查场所当日千万万不要有不不必要之混混乱或琐碎碎杂事发生生 19 由上司司主办会议议之准备招请外人来来开会时，必必须准备下下列事情：选定会场场制作会议议通知函，在在开会前二二周就要发发送并抵达达对方，此此时，文案案中要书写写以下事项项：会议名称称。开会时日日、预定结结束时间。地点点（地址、电电话号码、简简图）。议题（目目的）。是否出席席及最迟回回函日期。主办者之之联络处。对于特别别希望他出出席的人，希
14、希望他扮演演特别之职职务分配的的人，要添添写这项旨旨意。 19 由上司司主办会议议之准备准备资料料作成原稿稿，得到上上司之修庆庆与承认。比所需之之份数，多多准备几份份。准备规约约、上次之之记录（会会议记录）、参参考资料。议题（目目的）。作成出席席者名单。通知函里里要求出缺缺席之回复复时，根据据收到之回回复，事前与名单单对照一下下。备有餐宴宴者，邀请请函应予交交代；必要要时，并可可在回函中中请受邀者者注明是否否参加。 20 会议当当中主办者者应注意事事项不管在公司司内、外，会会议当日电电必须检讨讨下列项目目：一一检查查会议室会议进行行中之注意意事项茶水、点点心、午餐餐（晚餐）之之招待。经常不断断
15、地留意扮扮演一个上上司之联络络人。注意换气气、照明、噪噪音、面巾巾及水壶。如会议时时间较长，于于中间休息息时，必须须添换茶水水、烟灰缸缸及擦拭黑黑白板。会议中有有电话打来来，应以字字条记录对对方身份、电电话号码及及通话内容容送交受话话人，如属属紧急要事事，则应递递字条请示示受话人。不要随便便地离席。 20 会议当当中主办者者应注意事事项作会议记记录会议之前前，先把前前两次，会会议记录过过目一下。必要时，取取得许可后后，使用录录音机来录录音。记录时，有有不明白的的地方，通通知主席，再再三询问。赞成者、反反对者之姓姓名也要记记录。会议终了了后，应将将会议记录录送请上司司过目确认认。如果不清清楚出席
16、者者之性名，可可以用不会会混淆之号号码、姓氏氏、或自己己想出的符符号等记之之，事后再再改正过来来。 21 会议之之善后工作作迅速地执执行回收工工作转告之留留言要无误误地转达到到资料、纪纪念品、寄寄存物等，要要尽早转交交对方或以以寄存券交交换物品。向出席者者表示感谢谢作会场之之善后工作作确认遗失失物。撤去揭示示牌。清理使用用器物（烟烟灰缸、茶茶杯、水壶壶）。关掉冷暖暖气、电灯灯之开关。与会场人人员招呼寒寒暄。 21 会议之之善后工作作作成会议议记录及其其他若有规定定之式样，则则按照规定定填写。让上司过过目后保管管好。尽快发布布出席者与与缺席者。公布后之之剩余资料料，除了保保管起来外外，其他的的要
17、焚毁。分析整理理问卷调查查后提出报报告。整理保管管出缺席名名单。向出席者者、讲演者者、与帮忙忙的人发出出谢函或道道谢。尽早作成成会场费、茶茶点费、杂杂费、未收收取之费用用等收支计计算书。 22 公司内内之各种联联络正确地听听取传达之之内容。把握要点点（5W 1H法）whenn（何时）who（何何人）wherre（何处处）whatt（何事）why（何何因）how（如如何）以不失礼礼为原则了解上司司与公司同同仁的人际际关系 23 转达消消息注意事事项不要自以以为是不要昌然然判断不要使上上司误会你你话中之意意不要离题题不要歪曲曲不要有暖暖味之表现现 24 来信信文书之处处理（递交交上司前之之处理）了
18、解权限限范围收到时，马马上拆开记人受信信簿中（特特别是署日日及时间）拆开信件件之后，马马上阅读，区区分出紧急急信、重要要信等。开封后，里里面之文书书与信封一一起用别针针或钉书机机钉起来。检查同封封之物开封之后后，若失误误将信用剪剪刀或拆信信刀弄破时时，要以透透明胶带贴贴好。 25 来信信文书之处处理（递交交上司之时时）上司可以以不必过目目信件之处处理检查文书书之内容后后递交检查要点点后递交有关资料料一起递交交把紧急信信、重要信信及不可开开封之私信信递交上去去。上司不在在时，放入入卷宗置于于桌上。必须日后后处理的文文书，附上上备忘卡片片后递交。 26 事务务文书之完完成把握事务务文书之流流程（在
19、上司司之指示下下）作成草草稿（上司之之）口述笔笔记（上司之之谈话、会会议等）要要点备忘作成草稿稿（根据秘秘书之工作作）作成草草稿明白作成成事务文书书之要点不要有女女性格调不要出现现错字、漏漏字、赘字字。 26 事务务文书之完完成按照规则则使用标点点符号。字的排列列要平衡。以正楷来来书写。知道原稿稿用纸之书书写方法。胜清的阶阶段用手写写或以打字字方法，把把作好之文文件拿来好好好点检细细读一下。要发出之之文书正确确地折叠后后放入信封封中。 27 事务务文书之发发送公司秘密密处理之文文书，一定定要放入信信封，加封封后再传送送。把信件寄寄到公司外外时，要注注意以下事事项：检查信封封上之收信信人姓名、地
20、地址是否正正确。有附件须须装在信封封里，注意意不要忘记记放入。有好几种种随函封入入之附件时时，要各自自封入不同同之信件中中，不可放放错信件！特别的邮邮件在信封封上记上特特殊处理之之记号。亲启之信信要确实封封好。 27 事务务文书之发发送邮资已已付、广告回信信邮件要要使用特别别印刷好之之信封，或或者贴上邮邮票。开窗之信信封，要使使收信人之之姓名、住住址等可以以正确地从从窗口看到到。要选择与与封人物大大小配合之之信封。信封以胶胶糊紧紧地地粘贴，避避免用钉书书机。不要贴不不足邮票或或贴斜了、或或角边弄破破损等，应应规矩地贴贴好、贴正正。记入发信信簿中。 28 资料料之整理（文文件、事务务文书、名名片
21、之整理理）不管是公公司内之文文件、公司司外之文书书，为了必必要时马上上可利用，省省略寻找之之时间，必必须建立整整理基准。对象别整整理依发信信人分别整整理。人案别整整理依个案案分类来整整理。标题别整整理依事务务标题来整整理。每件个别别整理交易、工工事，依惯惯例之仪式式、交涉、谈谈判等之文文书，从开开始到结束束、集中归归纳整理。形式别整整理依制作作通知、传传阅、书面面请示等之之形式标题题来整理。 28 资料料之整理（文文件、事务务文书、名名片之整理理）收藏入公公文柜中每年一次次资料重整整（另行放放置）名片之整整理，用名名片整理簿簿或名片整整理箱来处处理。以姓名之之策划顺序序来整理。依公司名名之笔划
22、顺顺序来整理理。依公司之之营业别来来整理。当住址、电电话号码有有变更，因因异迁或异异动而头衔衔、职位有有所变更时时，在名片片上予以更更正。每年一次次整理旧名名片。 29 资料料之整理（新新闻、杂志志、备忘条条等之整理理）剪下新闻闻、杂志无论是上上司指示要要剪下之记记事消息，或或是逢到主主题应剪下下的，用红红铅笔把要要剪下的部部分圈起来来。昨天的新新闻、上周周的周刊、上上月的杂志志，以剪刀刀或美工刀刀剪下。新闻（周周刊、杂志志）之名称称、日（晚晚）报、年年月日（年年月号）等等剪下记入入记事中。剪下后之之整理法贴在剪贴贴簿（sccrap boook）上。收藏于柜柜（cabbinett）中，（剪剪报
23、放入ffoldeer里） 29 资料料之整理（新新闻、杂志志、备忘条条等之整理理）目录小册册子（caataloouguee paamphllet）之之整理法利用悬挂挂式卷宗夹夹（hanngingg foolderr）。普通多依依主题别来来整理。杂志、图图书之整理理图书之封封面与杂志志之封面上上印上公司司之印章（以以公司费用用购入时）。排列在上上司办公室室、接待室室之书架上上。周刊、杂杂志要经常常以最新一一期排列。备忘条之之整理利用桌上上之书信夹夹子。利用桌上上之日历。利用签条条夹。保留之物物用橱柜或或卷宗夹来来整理。 30 公事事约会之订订定者与接接受者订定（接接受）公事事约会之方方法以书信或
24、或电话预约约（接受）。提出到对对方那里之之要求（或或对方到这这里之预约约）。上司与客客人面谈时时，安排下下次会面之之约定。由上司之之部下请求求与客人会会面。上司把他他的时间表表委托秘书书全权处理理时，秘书书可自己裁裁量自由决决定。除此之外外一定要得得到上司之之承诺才可可订约。 30 公事事约会之订订定者与接接受者下面之要要点，在公公事约会中中乃不可或或缺公司名、职职位名称、姓姓名、人数数。会面之内内容。会面日期期、时刻、时时间。会面地点点。一般避免免以下之日日期时间其他会议议即将开始始或刚结束束时，刚吃吃过午饭后后。出差回来来当日或即即将出差前前一日。星期一上上午、周日日。当公司内内部业务繁繁
25、忙时。 31 关于于公事约会会需留意之之点拒绝公事事约会时恭敬地、诚诚恳地说明明适当理由由，并表示示歉意。说明理由由拒绝。根据对方方及对方之之内容，提提出代理者者或其他会会面时刻。变更公事事约会之时时间仿效前项之之要领，可可先预定几几个会面日日期，与对对方洽订适适当时间。 31 关于于公事约会会需留意之之点遵守约定定每天上午午与上司再再度确认当当日之约会会。与上司之之记事簿对对照。午饭时、晚晚饭时等，把把下一个约约会作个备备忘条递给给上司。约好之后后马上向上上司报告。先来的客客人比预定定会面的时时间拖延时时，恭敬地地向对方道道歉使之了了解。这时，如如有下一个个预定会面面之对象时时，立即以以便条
26、纸通通知上司。对方在约约定时间未未前来时，打打电话与对对方讨论面面谈之内容容。会面者有有数位，却却未全部到到齐时，先先向上司请请示。 32 接待之之要领懂得接待待之五阶段段给予好印印象地迎接接。正确地听听取应办之之事。判断应办办之事。应理应办办之事。使之心满满意足。让人留下下好感之迎迎接法从椅子上上站起。笑容满面面地鞠躬行行礼，说志志：欢迎迎光临。不要优先先作自己的的事。确定来客客是谁。对以前会会来的访客客招呼说：是先生啊！。拿出名片片时（初次次见面），要要双手接住住，恭敬地地处理。没有拿出出名片的客客人，或不不清楚字的的写法、读读法，必须须请教他，并并做个备忘忘。 32 接待之之要领正确地听
27、听懂要眯并并记下来，作作个判断复诵一次次要点。若无订下下约会，以以致不能会会面之情况况时，将此此意旨恭敬敬地说出。已订下约约会者，因因已有记事事，故不必必再询问要要点。引导带领领到上司办办公室或接接待室在来客前前面几步带带领，并说说：我替替您带路，请请这边来。离开座位位时，桌子子的文件不不要让他人人看见，应应先把它反反盖过来。先做好来来客簿，临临事将很便便利 33 应对之之要领预先知道道哪些人上上司要接见见，哪些人人上司不要要接见。可以自由由地进入上上司办公室室的是哪些些人？推销员也也可以直接接会面吗？若有介绍绍书，可以以会面吗？虽无订下下约会，但但也可以会会面的是哪哪些人？虽已订下下约会，但
28、但派代理者者前来可以以吗？已订下约约会之来客客请稍等等一下，到到上司室向向上司报告告。无预先约约定之来客客，要连络络上司。 33 应对之之要领上司不在在时陈述不在在之理由。采取下列列适切之处处置询问转达达之话请求以代代理会面请求等待待请对方日日后再来上司一回回来，马上上电话联络络上司虽在在，但不想想会面时陈述拒绝绝的理由。拒绝后，仿仿效上项之之要领。 33 应对之之要领指名请上上司捐赠金金钱、买卖卖物品者，若若另有接待待此类客人人之专责单单位，到该该单位报告告。秘书代理理应对之时时以上司之之见解，而而非自己的的看法、想想法来转达达。遇有不清清楚时，说说：关于于这一点因因没获得指指示，回头再奉告
29、。尽快向上上司转达结结果。 34 引导之之要领在走廊上上引导时走在客人人之前面数数步。碰到走廊廊或楼梯要要转弯时，回回过头，并并用手指出出：请往往这儿走。客人持有有行李时，开开口对他说说：让我我帮您拿。脚尖向着着前进方向向，脚跟静静静地踩在在地板上。搭乘电梯梯搭乘之前前，先预告告在第楼。有人操纵纵电梯时，搭搭乘时让客客人先进，出出来时让客客人先出。没人操作作电梯时，自自己先进，再再招呼客人人进入，出出来时，让让客人先出出。 34 引导之之要领在接待室室中之礼节节到了接待待室之门口口，告诉客客人：就就在这儿，敲敲门门后打开门门。掀挂在门门上之来来客中访客商谈谈中等之之牌子。如果门是是往外开时时，
30、让客人人先进；若若是内开时时，自己先先进，按着着门，再招招呼客人进进入。请客人上上座，并说说：请在在此稍待一一会儿。座席之顺顺序是，离离门口最远远处为上座座。客人之伞伞、帽子、外外套等，秘秘书要接过过来，告诉诉他：让让我帮您放放在这儿，找个适适当的地方方放置。秘书往室室外走时、或或关门时，身身体之正背背面不要对对着客人。 35 受人人欢迎之应应对用语询问传达达服务，向向上司转达达报告欢迎光临临！请请问尊姓大大名？让您久等等了！请问有何何指教？请稍候候！上司不在在时很不凑巧巧他正好外外出，请问问尊姓大名名？昨昨天开始出出差去了，如如果不妨碍碍的话，我我可以听听听您有何贵贵事吗？知道了了，若回来来
31、一定确实实转告。可以请请您再来一一次吗？寮在非非常抱歉，预定时左右回来。被询问到到自己所不不明了之事事时因我不不知确实情情况，所以以要向代理理者问一下下。 35 受人人欢迎之应应对用语真是抱抱歉！代理理者刚刚到到去了了。让您添添麻烦了，马马上调查，立立即回复给给您。委托的用用语增加您您的麻烦，真真是抱歉，能能否请您帮帮忙。在您百百忙之中来来打扰，真真是抱歉，关于之事，不知办得怎样了？引导、送送行让您久久等了，请请往这边走走！请请坐！正要过过来，请稍稍等！ 36 优美美声调发音音法何谓优美美的声音与内容相相称的声音音。圆润的、温温暖的。发音及语语尾清晰而而不牵强的的。呼吸均匀匀、发声流流畅。声音
32、有力力但又明朗朗轻快。何谓不优优美的声音音声音在嘴嘴中含糊、不不干脆、不不爽快。混浊干涩涩。冷淡的、厉厉害的。语尾不清清晰，内容容不易理解解。 36 优美美声调发音音法为发出优优美声音之之呼吸训练练安静地从从鼻子吸进进，从嘴巴巴呼出（二二次）。很快地从从鼻子吸进进，安静地地从嘴巴呼呼出（二次次）。很快地从从鼻子吸进进，停止一一下，很快快地从嘴巴巴呼出（四四次）。慢慢地从从鼻子吸进进，停止一一下，平常常速度，从从嘴巴呼出出（四次）。普通速度度从鼻子吸吸进，停止止一下，平平常速度，从从嘴巴呼出出（四次）。握掌置于于胸前，其其次，变换换腕之位置置，胸部不不要膨胀，下下腹迅速地地吸进，停停止呼吸，两两
33、手往前方方两旁推出出，缓慢地地呼吸（四四次）。 37 茶果果之服务将客人带带领到上司司办公室或或接待室后后，招待茶茶水。了解已来来过数次之之访客之喜喜好，若拿拿出客人喜喜爱之饮料料，将令之之喜出望外外。手部、茶茶具、茶桌桌、茶盘等等必须干净净。放在茶盘盘上端出来来，若室内内有辅用茶茶几，则先先放在其上上，再一杯杯杯端出来来。若客人太太多，一次次无法拿完完时，请同同事帮忙。糖果与饮饮料都有时时，先拿出出糖果。茶水、咖咖啡约杯子子之七分满满，放在茶茶桌上。一次冲泡泡数人份时时，每杯之之浓度都要要一样。 37 茶果果之服务依照席位位从最上席席之客人先先奉上，其其次，公司司内的人再再奉上。奉上时，咖咖
34、啡、红茶茶等杯子之之柄在来客客之右方。配咖啡、红红茶饮用之之糖包、奶奶精可放在在专用容器器内置于茶茶桌上。如用方糖糖及小杯奶奶精，应置置于咖啡碟碟或茶碟上上。从客人之之左侧奉上上茶或其他他饮料，这这是商场上上之礼貌。（因客人多多使用右手手故不宜从从客人右侧侧奉茶）。尽量不要要回饶在客客人之后方方。必要时，于于适当时机机奉上小毛毛巾。 38 待客客中偶发事事件之处理理有电话找找客人时秘书向对对方询问，是是否可自己己代为传达达。若可以，正正确地把对对方之要事事听记下来来，写一张张便条即刻刻递交。若对方希希望来客能能接听，则则进入接待待室，向受受话人说：非常抱抱歉中断了了您们的谈谈话后通通知接听电电
35、话。若只是在在众多客人人之面谈中中叫出一人人时，写张张便条纸，直直接交给受受话人。上司在面面谈中而有有急事时开口说：抱歉中中断了您们们的谈话不可以直直接说：，电机之之先生因因事打电电话来找您您。把要事记记在便条纸纸上，悄悄悄地递给上上司。 38 待客客中偶发事事件之处理理来客长坐坐不走，而而上司急躁躁、焦急之之时以平日商商量好之暗暗号，来结结束面谈。打内线电电话给上司司，请问上上司现在是是否可以回回去了。直率地向向客人转达达上司下一一个日程而而结束面谈谈。当上司与与客人在面面谈中，而而有其他来来客强行会会面时平时就要要将秘书之之桌子置于于入口经过过之处，若若非通过秘秘书桌子，则则不能进入入上司
36、办公公室内。我现在在去看看！暂时拦拦住。连络男员员工，拜托托他来与客客人交涉。 39 处理理牢骚抱怨怨之注意事事项想通牢骚骚抱怨乃是是商业上避避免不了之之事接住并非非表示抱怨怨是针对自自己而发的的首先要冷冷却对方的的情绪冷静地倾倾听不要轻易易承诺 40 电话话之特征与与界限只依赖声声音看不到脸脸(不知道表表情)不能使用用肢体语言言(身体姿势势、手势)没有自报报姓名的话话,不知道对对方是谁.耗费费用用持有公共共性片面的电话的界界限短时间内内,不能结束束应谈之事事时.无法传达达细微之表表情神韵时时.图表、图图面、地图图之说明时时.系属要事事,若是只打打电话的,对受话人人将很失礼礼时.负责人个个人交
37、涉、谈谈判,无法在电电话中解决决之时. 41 打电话话之要领与与礼仪打电话之之前,须准备下下列事项:笔记用纸纸,必要之、资资料.确定对方方之电话号号码、职称称、姓名.确定谈话话之内容、顺顺序、件数数.选择打电电话的时间间有人接时时,先自报自自己的公司司名、自己己姓名,然后确定定对方是谁谁.自报姓名名时,要说明姓姓氏之写法法,以免张冠冠李戴.简单之寒寒暄后,马上进入入本题. 41 打电话话之要领与与礼仪确定对方方恰巧有空空不知现现在方便吗吗?确定对对方是否方方便、合适适.秘密之电电话时,叮嘱：因此之故故，现在不不知方便吗吗？与长辈或或高职人员员通话时，语气要尊尊敬先行行道过歉后后进入主题题。秘书
38、同事事间可以解解决事件时时，尽可能能简明解决决把话结束束。替上司拨拨打电话，趁趁对方秘书书转换其上上司还未出出现电话中中时，这边边也递交给给上司。 42 接电话话之要领与与礼仪铃声一响响马上接起起？只响了一一声马上就就接的话，也也许会让对对方吓了一一跳，所以以等响了两两声再接为为宜，但绝绝不能超过过三声才接接听。.若是迟接接，应道歉歉：让您您久等了！早上时早安，公司秘秘书课如如此说，可可给予好感感。若对方未未自报姓名名时，要确确定对方之之公司、姓姓名、要点点。一般，若若只报出姓姓，则反问问：真抱抱歉，请问问是那位先生？ 42 接电话话之要领与与礼仪达到目的的前须费一一段时间时时（如寻找找文件、
39、指指名要找的的人正在通通话中、指指名之人正正好不在位位子上等。）预先告诉诉他：正正在寻找文文件，请稍稍待一会儿儿。请问他：经理正正与他人通通话中，好好像还要一一段时间，等一下再打过去给您好吗？请问对方方：是否否从市外打打来的长途途电话？必定复诵诵一次其要要点。等对方（或或其上司）挂挂上电话后后，再放下下听筒。 43 电话通通话要领与与礼仪用手按住住通话口时时，嘴巴与与通话口之之间要保持持距离。通话时多多说谢谢谢对不不起，并并不要忘记记请字字的魅力。对方不在在时出差或请请病假时，请请问：大大概何日回回来上班？考虑这这边之事情情可否等到到那天。外出时，询询问回来时时间，拜托托在那时打打个电话过过来
40、。代理者出出来听电话话，告诉他他要办之事事。或者留留言请转达达，不管如如何先确定定对方之姓姓名。 43 电话通通话要领与与礼仪自己的上上司不在时时：上司出差，因因病请假、休休假、访问问外出等原原因而不在在时仿上项项来应对。打错电话话时：打错时，恭恭敬地道歉歉。别人打错错时，再说说声：您您打错了！而挂上上之前，先先自报这边边之号码与与公司名。指定要找找之人已变变换工作地地点，若知知道到何处处时，告诉诉他。 44 安排车车辆业务之之注意事项项使用专属属车时，直直接与司机机或有关单单位联络，或或使用所定定之备忘条条。一般公司司用车，要要提出配车车单。秘书必须须经常与司司机建立良良好之人际际关系。口头
41、或备备忘条、配配车单等上上之时间、去去向、派车车子去的场场所为免遗遗忘，记取取下来。考虑交通通状况，留留一点宽裕裕时间来安安排。雇用车子子时，递交交车单时，以以交给司机机为原则。 44 安排车车辆业务之之注意事项项准备好的的车辆，秘秘书要打开开车门让上上司或来客客乘入，并并向司机说说：拜托托费神了！车子出发发之瞬间，不不要马上回回进室内。秘书同乘乘之时，原原则上坐在在助手席与与上司商量量事情时，要要注意席次次。上司二人人，上司与与来客等二二人一起同同坐时，秘秘书要坐在在助手席。如由上司司自己驾车车，则上司司右边为上上席。 45 上司办办公室之清清扫与整理理擦拭桌子子、橱柜、窗窗电话机等等。点检日用用