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1、城开集团工程档案管理规定（暂行）一、目的为规范集团各项目工程档案文件的归档整理工作，统一工程档案文件的标准，确保工程现场资料的收集完整、安全管理和有效利用， 并使工程现场管理资料全过程具有可追溯性，提高公司的档案管理水平，依据GB/T50328-2001和城开集团文件编写程序,制定本规定。二、适用范范围集团各项目目部及相关关部门。三、档案室室职责1、按有关关规定有有计划地地分别收收集各部门门档案文文件，各部门门定期协协调档案案室进行行整理、立立卷、归归档。2、凡已办办理完毕毕的工程程准备阶阶段的文文件资料料，集团团档案室室要求各各相关部部门均应应在五日日内递交交集团档档案室立立卷、归归档。监监
2、理文件件、施工工文件、可可以每月月25日日前上传传电子文文件清单单，竣工工时上报报公司存存档，竣竣工备案案文件（纸纸质）要要求项目目上报公公司一份份存档。档案形成部门详见附表一。3、立卷、归归档的要要求：各各部门资资料管理理员在规规定时间间内把资资料整理理完毕，并并上交公公司档案案室，档档案室负负责立卷卷、归档档。4、各相关关部门档档案管理理人员向向集团档档案室移移交档案案要填写写移交清清单，移移交清单单一式二二份，双双方签字字后各执执一份。5、档案室室负责对对各项目目已归档档文件，建建立对应应的电子子文档，便便于分类类管理和和查阅。四、档案管管理程序序1、归档时时间及要要求1.1 各各相关部
3、部门资料料管理员员把本部部门工程程准备阶阶段的文文件，完完成后五五日内上上报集团团档案室室办备案案，各类类图纸（施施工图纸纸、配套套工程图图纸、景景观工程程图纸等等），有有工程服服务部下下发到各各相关部部门，其其中竣工工图纸（施施工图纸纸、配套套工程图图纸、景景观工程程图纸等等）及备备案文件件在竣工工验收结结束后由由项目部部检查合合格后移移交公司司工程服服务部，项项目施工工档案资资料竣工工验收后后移交集集团档案案室。1.2 资资料管理理员把部部门文档档及时归归类，监监理文件件、施工工文件55日内上通过过OA工工程档案案文件审审批流程程，并把把纸质的的工程文文件上集团档档案室。1.3集团团档案室
4、室资料管管理员每每月负责责检查各各部门资资料归档档情况，并并把检查查情况列列入绩效效考核。2、分类2.1 分分类、组组卷要遵遵循档案案文件的的自然形形成规律律和成套套性的特特点，保保持卷内内文件的的有机联联系，做做到分类类科学、组卷合合理、层次分分明、检索便便利。尽尽量以工工程项目目为单位位组卷。2.2 档档案分类类按材质质分为：纸质档档案和电电子档案案。档案分类按按阶段分分为：工工程准备备阶段（立立项文件件、建设设用地拆拆迁文件件、勘察察设计文文件、招招标文件件、合同文文件）、监理理文件（监监理规划划、监理理细则、监监理月报报、监理理会议纪纪要、监监理通知知、监理理竣工总总结、质质量评估估报
5、告）、施工文件（设计变更、技术核定文件、现场签证文件、工程管理文件、进度文件、预决算文件）、竣工文件（施工许可文件、工程质量监督手续、质量合格文件、地基与基础、结构验收文件、合同价款结算文件、竣工图）。3、编号档案编号由由项目代代号、分分类号、文件顺序号构成，表示方法如下：项目代号+分类号号+文件件顺序号号编码SC(1、2、3)KCXHLMZ含义水城(一、二二、三期期)康城祥和里马寨编码ZJSB含义工程准备阶阶段监理文件施工文件竣工文件其中分类号号包括三三级目录录，详见见附录一一。例如：SCC3Z00404401表表示水城城三期工工程准备备阶段施施工合同同中序号号为011的文件件4、装订4.1
6、 文文字材料料以件为为单位装装订，装装订前要要取下金金属装订订物，采采取三孔孔线装形形式装订订，装订订线在左左边。不不同尺寸寸的文字字材料要要折叠或或裁切成成统一尺尺寸。不不得大于于A4幅幅面。且且要求装装订边及及底边对对齐。 4.22 图纸纸一律不不装订，但但案卷内内大于AA4幅面面的图纸纸要全部部折叠成成A4幅幅面，折折叠方式式采用反反折式手手风琴折折叠法（反反面在外外），图图标栏在在图纸纵纵向右下下角。4.3 案案卷装订订一般采采用卷盒盒、卷夹夹两种形形式。工工程准备备阶段文文件、竣竣工图考考虑后期期使用方方式以卷卷盒装定定为主，监监理文件件、施工工文件和和竣工文文件以卷卷夹分别别装订成
7、成册，一一册不够够的分两两侧或多多册，案案卷不宜宜过厚，一一般不超超过400mm。5、借阅5.1本单单位人员员借阅档档案、资资料须登登记，未未履行登登记手续续的，档档案管理理人员不不予提供供档案、资资料。档档案资料料的借出出时间，不不得超过过半个月月，确需需继续借借阅，必必须办理理续借手手续。对对于关键键性和常常用部分分的档案案应使用用复印件件，尽量量不用原原件，一一般由使使用人复复印。5.2 档档案、资资料的原原件一般般不外借借给其他他单位人人员，特特殊情况况需要外外借时，须须经分管管领导批批准，办办理外借借手续并并限期归归还。借借出的档档案材料料的原件件，借用用人要妥妥善保管管，不得得毁坏
8、和和遗失，按按期归还还，如有有损坏、遗遗失，由由借用人人负责。外外单位人人员需要要复印档档案柜里里资料时时，须经主主管领导导同意后后方可进进行。5.3 查查阅档案案时，严严禁吸烟烟，严禁禁在文件件材料上上划线、打打勾、作作记号、折折角等，严严禁涂改改和拆撕撕档案，违违者且造造成档案案损毁的的，依法法追究当当事人行行政、法法律责任任。5.4查阅阅档案者者有义务务将利用用效果反反馈给档档案管理理人员，以以利探索索和总结结档案利利用工作作规律，更更好地为为各项工工作服务务。五 档案保保密制度度1、档案工工作人员员必须树树立高度度的保密密观念，遵遵守公司司的各项项保密制制度。2、凡涉及及不宜公公开的公
9、公司机密密等档案案，应作作秘密保保管并严严格控制制查阅范范围，本本公司人人员需要要查阅者者，须经经本公司司主管领领导批准准。3、凡作秘秘密和内内部管理理的档案案，应严严格履行行查阅审审批手续续，严禁禁擅自拍拍照和复复制，利利用者应应严格遵遵守保密密规定，不不得泄露露公司秘秘密。4、对确已已无保存存价值的的建设工工程和设设备档案案，列出出销毁清清单，经主主管领导导审批后后，由销销毁人、监监销人销销毁，并并签名注注销。六、本作业业指导书书由集团团档案室室负责解解释附件：1、工程程档案分类类及保管管期限表表2、卷内文文件目录录3、备考表表4、文件资资料移交交单5、收文登登记台账账6、发文登登记台账账
10、附录1工程档案分分类表及及归档范范围一级类目二级类目序号归 档 文文 件形成部门保管期限工程准备阶阶段文件件（Z）立项文件(01)01项目建议书书审批意意见工程服务部部永久02可行性研究究报告审审批意见见工程服务部部永久03项目评估资资料工程服务部部永久用地征地拆拆迁文件件(02)01选址意见通通知书工程服务部部永久02拆迁安置意意见、协协议、方方案工程服务部部长期03国有土地使使用证工程服务部部永久04建设用地工程服务部部永久05建设工程规规划许可可证工程服务部部永久06施工许可证证工程服务部部永久07预售许可证证营销部永久勘察设计文文件(03)01工程地质勘勘察报告告工程服务部部永久02工
11、程文物勘勘察报告告工程服务部部永久03工程测量成成果报告告工程服务部部永久04设计方案审审查意见见书工程服务部部永久05施工图审批批意见书书（建筑筑结构、人人防、消消防、环环保、节节能等行行政部门门）工程服务部部永久06工程报建工程服务部部短期07招投标备案案工程服务部部短期08质量监督备备案工程服务部部短期合同文件(04)01勘察设计委委托合同同招标办长期02施工承包合合同招标办长期03监理委托合合同招标办长期04甲供、甲分分包合同同招标办长期05市政合同（水水、电、气气、暖、雨雨污水）招标办长期06景观施工合合同招标办长期07采购合同招标办长期08其他合同招标办长期招投标(05)01监理、
12、勘察察设计、施施工招投投标文件件招标办长期02供应商招投投标文件件招标办长期03中标通知书书招标办长期监理文件（J）监理规划(01)01监理规划项目部长期02监理细则项目部长期监理总结(02)01监理会议纪纪要项目部长期02监理通知单单项目部长期03监理月报项目部长期04监理竣工总总结项目部长期05质量评估报报告项目部长期进度控制(03)01项目总进度度计划项目部长期02开工/复工工审批表表项目部长期03工程延期报报告及审审批项目部长期施工文件（S）设计变更、技术核定(01)01图纸会审纪纪要项目部/总总工室长期02图纸、竣工工图项目部/总总工室长期03设计变更、技技术核定定项目部/总总工室长
13、期04现场签证项目部/总总工室长期工程管理文文件(02)01专项方案评评审记录录工程管理部部/项目目部短期02质量停检点点检查工程管理部部/项目目部短期03专项工程管管理检查查工程管理部部/项目目部短期04整改通知单单工程管理部部/项目目部长期05停工通知单单工程管理部部/项目目部长期06工程管理月月报工程管理部部短期预决算文件件(03)01工程款报审审与支付付文件工程造价部部短期02总包、分包包预算书书工程造价部部短期03设计变更、签签证报审审与签认认工程造价部部短期04工程竣工决决算书审审核意见见书工程造价部部长期竣工备案文文件（B）施工许可(01)01建设单位法法人委托托书项目部长期02
14、建筑工程施施工许可可证（副副本）项目部长期工程质量监监督手续续(02)01郑州市工程程质量实实施监督督通知单单项目部长期02郑州市工程程质量监监督登记记表项目部长期03工程参建单单位质量量责任制制一览表表项目部长期04工程质量监监督计划划书项目部长期05工程质量监监督报告告书项目部长期06施工图纸审审查批准准书项目部长期07施工图纸审审查意见见项目部长期质量合格文文件(03)01勘察部门对对地基及及处理的的验收文文件项目部长期02施工单位出出具的竣竣工报告告项目部长期03建设单位出出具的竣竣工验收收方案项目部长期04工程竣工验验收意见见表项目部长期05工程竣工验验收报告告项目部长期06工程参建
15、方方工作情情况报告告项目部长期07工程参建方方工作情情况报告告文字说说明项目部长期08监理单位出出具的工工程质量量评估报报告项目部长期09勘察出具的的质量检检查报告告项目部长期010设计出具的的质量检检查报告告项目部长期011监理单位签签署的竣竣工移交交证书项目部长期地基与基础础、结构 验收收记录(04)01地基验槽记记录项目部长期02结构（地基基与基础础）工程程验收报报告（表表2-55）项目部长期03结构（主体体）工程程验收报报告（表表2-55）项目部长期04屋面防水检检测报告告项目部长期05电气检测报报告项目部长期06工程质量整整改通知知书及对对应的整整改报告告项目部长期07建筑工程规规划
16、许可可证及附附件项目部长期08建筑工程消消防设计计审核意意见书项目部长期09建筑工程消消防验收收意见书书项目部长期010环保部门的的认可文文件及批批准使用用文件项目部长期011建筑工程保保修书项目部长期012住宅工程质质量保证证书项目部长期013住宅工程质质量说明明书项目部长期014工程竣工报报告项目部长期工程 价款款结算材材料(05)01建设合同、协协议书、专专用条款款项目部长期02建设工程结结算书或或预算书书项目部长期03建设单位支支付工程程款的证证明项目部长期04建设单位支支付工程程款凭证证项目部长期注：未列入入本归档档文件目目录的文文件，根根据其文文件内容容，按一一、二、三三级类目目对
17、应关关系进行行归档。5附录2卷内文件目目录序号文号文 件 题 名日 期页号备注注：单位：mm。表表格宽为为1855 mmm。第11、6、77列宽分分别为115，第第2、55列宽分分别为220，第第3列宽宽为300，第44列宽为为70。行行高以适适应文字字内容为为宜。建建议表格格中的文文字采用用宋体小小四号字字。附录3备 考 表本卷共有文文件材料料 页。归档文件情情况说明明：立卷人：立卷日期：年年月月日日检查人：检查日期：年年月月日日单位：mmm表长为为2455，宽为为1655附录4文件资料移移交单部门名称：文件名称份 数移交部门接受部门移交原因：移交人签字字日期接收人签字字日期附录5收文登记台台账部门名称：序号文号文件名称发文部门收文人签字字收文时间附录6发文登记台台账部门名称：序号文号文件名称收文部门收文人签字字收文时间