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1、项目组文档管理实施办法项目组文档档是项目组在各项活动动中直接形形成并保存存备查的各各种文献载载体形式的的历史记录录，是项目目组在整个个项目建设设周期中形形成的一种种重要资源源。包括项项目前期启启动、采办办、建造、完完工、项目目关闭各阶阶段中形成成的全部文文件资料（包包括纸载体体和电子版版文件）。1. 文档模板根据公司统统一要求，项项目组对外外联络主要要使用备忘忘录。2. 文件编号规规则1.1 日常往来函函件1.2 合同采办文文件3. 确定文档归归档范围在文档的处处理工作中中，正确划划定项目文文档的归档档范围是保保证项目文文档齐全完完整，符合合质量标准准要求的关关键环节和和重要措施施，同时建建立
2、统一的的归档制度度，以便对对项目的全全部文档实实行集中、统统一管理。1.1 需要归档文文件记录项项目建造周周期、具有有查考利用用价值的文文件；1.2 需要归档文文件在项目目运作过程程中生成的的文件、上上级部门发发来的需要要贯彻执行行的文件和和其他机构构涉及重要要问题的文文件等；1.3 不需归档文文件相互抄抄送、无须须办理归档档和为参考考利用而收收集来的文文件、重复复文件以及及其他一些些不再具有有查考利用用价值的事事务性、临临时性文件件。4. 文档分类办办法1.1 按部门按控制部、合合同采办部部、HSEE部对日常常往来函件件进行分类类；1.2 按名称根据项目目组文件不不同名称分分类，主要要用于管
3、理理文件，如如会议纪要要、周月报报、安全检检查等；1.3 按专业按船体、电电气、轮机机专业对工工程技术资资料进行分分类；1.4 按性质按预审、退退审、详细细设计等不不同阶段性性质对技术术资料进行行分类；1.5 按接收机关关将项目目组与采油油公司机关关（上级单单位）的来来往文件分分类，如海海油发展对对项目组可可研批复文文件。5. 文件科学排排列确定好文件件分类后，需需要对文件件夹内的文文件进行排排序，使其其条理化、系系统化，方方便日常的的管理和利利用。上级级机关文件件在前，本本项目组的的文件在后后，来文和和复文，复复文在前，来来文在后；正文和附附件，正文文在前，附附件中后，正正文在前，原原稿在后
4、。6. 进行文件夹夹编目1.1 编页（张）号号将文件件夹内排列列好的文件件按照顺序序编上页（张张）号，以以固定他们们在案卷内内的位置，明明确案卷内内文件的数数量，便于于保护和查查找利用，通通常在文件件的右上角角编著阿拉拉伯数字；1.2 编制文件夹夹文件目录录文件夹夹目录相当当于文件的的明细表，放放于文件夹夹首页，包包括每件文文件的排列列序号、题题目、编号号（文件号号或图号），责责任人（直直接编制人人员或部门门）、编制制日期、备备注等。7. 文件归档要要求1.1 文件形成者者熟悉文件件的内容，挑挑选有价值值的文件存存档；1.2 文件形成部部门负责本本部门的日日常往来函函件归档；1.3 项目组行政
5、政助理全面面负责文档档管理工作作，收到文文件第一时时间严格按按照文档分分类要求进进行归档。8. 文件夹目录录1.1 前期资料前期资料项目报批和和审批文件件项目立项报报告、任务务书向总公司的的请示和批批文与地方政府府及相关单单位往来文文件1.2 管理文件备忘录控制部备忘忘录（收文文/发文）单独成夹技术部备忘忘录（收文文/发文）单独成夹HSE部备备忘录（收收文/发文文）单独成夹合同采办部部备忘录（收收文/发文文）存在在合同同中会议纪要现场会议纪纪要单独成夹塘沽周电话话例会纪要要保存电子版版其他专项会会议纪要单独成夹周、月、年年报项目周、月月、年报保存电子版版项目总结项目总结单独成册安全检查记记录现
6、场安全检检查记录单独成夹质量检验报报告现场质量检检验单独成夹培训记录现场培训记记录项目组内部部培训1.3 合同采办文文件项目合同项目建造招招标策略采办策略招标书投标书资格预审、评评标记录、报报批及批复复工程合同采办合同报关文件验货报告（复复印件/传传真件）变更申请变更审批文文件合同变更付款申请及及记录1.4 计划费用文文件计划费用文文件收支计划表表生产建设计计划项目总体计计划实施策略1.5 工程技术资资料设计院预审审图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹CCS退审审图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹详细设计图图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹完工图轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹厂家设备资资料通导、溢油油回收等设备单独成成册第 6 页 共 6 页