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1、财务人员必备的的EXCELL超全秘籍也许你已经在在Excell中完成过上上百张财务报报表，也许你你已利用Exxcel函数数实现过上千千次的复杂运运算，也许你你认为Exccel也不过过如此，甚至至了无新意。但但我们平日里里无数次重复复的得心应手手的使用方法法只不过是EExcel全全部技巧的百百分之一。本本专题从Exxcel中的的一些鲜为人人知的技巧入入手，领略一一下关于Exxcel的别别样风情。一、建立分分类下拉列表表填充项我们常常要要将企业的名名称输入到表表格中，为了了保持名称的的一致性，利利用“数据有效性性”功能建了一一个分类下拉拉列表填充项项。1.在Shheet2中中，将企业名名称按类别(
2、如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输输入不同列中中，建立一个个企业名称数数据库。2.选中AA列(“工业企业”名称所在列列)，在“名称”栏内，输入入“工业企业”字符后，按按“回车”键进行确认认。仿照上面的的操作，将BB、C列分别命命名为“商业企业”、“个体企业”3.切换到到Sheett1中，选中中需要输入“企业类别”的列(如CC列)，执行行“数据有效性”命令，打开开“数据有效性性”对话框。在在“设置”标签中，单单击“允许”右侧的下拉拉按钮，选中中“序列”选项，在下下面的“来源”方框中，输输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列(各各元素之间用用英文逗号隔隔开)，确定定退出
3、。再选中需要要输入企业名名称的列(如如D列)，再再打开“数据有效性性”对话框，选选中“序列”选项后，在在“来源”方框中输入入公式：=IINDIREECT(C11)，确定退退出。4.选中CC列任意单元元格(如C44)，单击右右侧下拉按钮钮，选择相应应的“企业类别”填入单元格格中。然后选选中该单元格格对应的D列列单元格(如如D4)，单单击下拉按钮钮，即可从相相应类别的企企业名称列表表中选择需要要的企业名称称填入该单元元格中。提示：在以以后打印报表表时，如果不不需要打印“企业类别”列，可以选选中该列，右右击鼠标，选选“隐藏”选项，将该该列隐藏起来来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上上新建一个
4、“常用文档”菜单，将常常用的工作簿簿文档添加到到其中，方便便随时调用。1.在工具具栏空白处右右击鼠标，选选“自定义”选项，打开开“自定义”对话框。在在“命令”标签中，选选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏栏。按“更改所所选内容”按钮，在弹弹出菜单的“命名”框中输入一一个名称(如如“常用文档”)。2.再在“类别”下面任选一一项(如“插入”选项)，在在右边“命令”下面任选一一项(如“超链接”选项)，将将它拖到新菜菜单(常用文文档)中，并并仿照上面的的操作对它进进行命名(如如“工资表”等)，建立立第一个工作作簿文档列表表名称。重复上面的的操作，多添添加几个文档档列表名
5、称。3.选中“常用文档”菜单中某个个菜单项(如如“工资表”等)，右击击鼠标，在弹弹出的快捷菜菜单中，选“分配超链接接打开”选项，打开开“分配超链接接”对话框。通通过按“查找范围”右侧的下拉拉按钮，定位位到相应的工工作簿(如“工资.xlls”等)文件夹夹，并选中该该工作簿文档档。重复上面的的操作，将菜菜单项和与它它对应的工作作簿文档超链链接起来。4.以后需需要打开“常用文档”菜单中的某某个工作簿文文档时，只要要展开“常用文档”菜单，单击击其中的相应应选项即可。提示：尽管管我们将“超链接”选项拖到了了“常用文档”菜单中，但但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的的“插入超链接接
6、”按钮的功能能。三、让不同同类型数据用用不同颜色显显示在工资表中中，如果想让让大于等于22000元的的工资总额以以“红色”显示，大于于等于15000元的工资资总额以“蓝色”显示，低于于1000元元的工资总额额以“棕色”显示，其它它以“黑色”显示，我们们可以这样设设置。1.打开“工资表”工作簿，选选中“工资总额”所在列，执执行“格式条件格式”命令，打开开“条件格式”对话框。单单击第二个方方框右侧的下下拉按钮，选选中“大于或等于于”选项，在后后面的方框中中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开开“单元格格式式”对话框，将将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添添加”按钮，并仿仿照上面的
7、操操作设置好其其它条件(大大于等于15500，字体体设置为“蓝色”；小于10000，字体体设置为“棕色”)。3.设置完完成后，按下下“确定”按钮。看看工资表表吧，工资总总额的数据是是不是按你的的要求以不同同颜色显示出出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业业表格时，常常常需要输入入一些特殊的的专业符号，为为了方便输入入，我们可以以制作一个属属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具宏录制新宏”命令，打开开“录制新宏”对话框，输输入宏名如“fuhaoo1”并将宏保存存在“个人宏工作作簿”中，然后“确定”开始录制。选选中“录制宏”工具栏上的的“相对引用”按钮，然后后将需要的特特殊符号输入入到
8、某个单元元格中，再单单击“录制宏”工具栏上的的“停止”按钮，完成成宏的录制。仿照上面的的操作，一一一录制好其它它特殊符号的的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，在在“工具栏”标签中，单单击“新建”按钮，弹出出“新建工具栏栏”对话框，输输入名称“专业符号号”，确定后，即即在工作区中中出现一个工工具条。切换到“命命令”标签中，选选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮钮”项拖到“专业符号”栏上(有多多少个特殊符符号就拖多少少个按钮)。3.选中其其中一个“自定义按钮钮”，仿照第22个秘技的第第1点对它们们进行命名。4.右击某某个命名后的的按钮，在随随后弹出的快快捷菜单中，选选“指定宏
9、”选项，打开开“指定宏”对话框，选选中相应的宏宏(如fuhhao1等)，确定退出出。重复此步操操作，将按钮钮与相应的宏宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以以后可以像使使用普通工具具栏一样，使使用“专业符号”工具栏，向向单元格中快快速输入专业业符号了。五、打印工作表表的不同区域域有的工作表表，经常需要要打印其中不不同的区域，用用“视面管理器器”吧。1.打开需需要打印的工工作表，用鼠鼠标在不需要要打印的行(或列)标上上拖拉，选中中它们再右击击鼠标，在随随后出现的快快捷菜单中，选选“隐藏”选项，将不不需要打印的的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图视面管理器器”命令，打开开“视面管理器器”对话框，
10、单单击“添加”按钮，弹出出“添加视面”对话框，输输入一个名称称(如“上报表”)后，单击击“确定”按钮。3.将隐藏藏的行(或列列)显示出来来，并重复上上述操作，“添加”好其它的打打印视面。4.以后需需要打印某种种表格时，打打开“视面管理器器”，选中需要要打印的表格格名称，单击击“显示”按钮，工作作表即刻按事事先设定好的的界面显示出出来，简单设设置、排版一一下，按下工工具栏上的“打印”按钮，一切切就OK了。六、让数据据按需排序如果你要将将员工按其所所在的部门进进行排序，这这些部门名称称既的有关信信息不是按拼拼音顺序，也也不是按笔画画顺序，怎么么办?可采用用自定义序列列来排序。1.执行“格式选项”命
11、令，打开开“选项”对话框，进进入“自定义序列列”标签中，在在“输入序列”下面的方框框中输入部门门排序的序列列(如“机关,车队队,一车间,二车间,三三车间”等)，单击击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一一个单元格，执执行“数据排序”命令，打开开“排序”对话框，单单击“选项”按钮，弹出出“排序选项”对话框，按按其中的下拉拉按钮，选中中刚才自定义义的序列，按按两次“确定”按钮返回，所所有数据就按按要求进行了了排序。七、把数据据彻底隐藏起起来工作表部分分单元格中的的内容不想让让浏览者查阅阅，只好将它它隐藏起来了了。1.选中需需要隐藏内容容的单元格(区域)，执执行“格式单元格”命令，
12、打开开“单元格格式式”对话框，在在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后后在右边“类型”下面的方框框中输入“;”(三个英文文状态下的分分号)。2.再切换换到“保护”标签下，选选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具保护保护工作表表”命令，打开开“保护工作表表”对话框，设设置好密码后后，“确定”返回。经过这样的的设置以后，上上述单元格中中的内容不再再显示出来，就就是使用Exxcel的透透明功能也不不能让其现形形。提示：在“保护”标签下，请请不要清除“锁定”前面复选框框中的“”号，这这样可以防止止别人删除你你隐藏起来的的数据。八、让中、英英文输入法智智能化地出现现在编
13、辑表格格时，有的单单元格中要输输入英文，有有的单元格中中要输入中文文，反复切换换输入法实在在不方便，何何不设置一下下，让输入法法智能化地调调整呢?选中需要输输入中文的单单元格区域，执执行“数据有效性”命令，打开开“数据有效性性”对话框，切切换到“输入法模式式”标签下，按按“模式”右侧的下拉拉按钮，选中中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中中需要输入中中文的单元格格区域中任意意一个单元格格时，中文输输入法(输入入法列表中的的第1个中文文输入法)自自动打开，当当选中其它单单元格时，中中文输入法自自动关闭。 九、让“自动动更正”输入统一的的文本你是不是经经常为输入某某些固定的文文本，如“中华会计
14、网网校”而烦恼呢？那就往下看看吧。1.执行“工具自动更正”命令，打开开“自动更正”对话框。2.在“替替换”下面的方框框中输入“pcw”(也可以是是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“中华会计网校”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如如果需要输入入上述文本时时，只要输入入“pcw”字符，此时时可以不考虑虑“pcw”的大小写，然然后确认一下下就成了。十、在Exxcel中自自定义函数Excell函数虽然丰丰富，但并不不能满足我们们的所有需要要。我们可以以自定义一个个函数，来完完成一些特定定的运算。下下面，我们就就来自定义一一个计算梯形形面积的函数数：1.执行“工具宏Vi
15、suaal Bassic编辑器器”菜单命令(或按“Alt+FF11”快捷键)，打打开Visuual Baasic编辑辑窗口。2.在窗口口中，执行“插入模块”菜单命令，插插入一个新的的模块模块1。3.在右边边的“代码窗口”中输入以下下代码：Functtion VV(a,b,h)V = h*(aa+b)/22End FFunctiion4.关闭窗窗口，自定义义函数完成。以后可以像像使用内置函函数一样使用用自定义函数数。提示：用上上面方法自定定义的函数通通常只能在相相应的工作簿簿中使用。十一、表头头下面衬张图图片为工作表添添加的背景，是是衬在整个工工作表下面的的，能不能只只衬在表头下下面呢？1.执行
16、“格式工作表背景”命令，打开开“工作表背景景”对话框，选选中需要作为为背景的图片片后，按下“插入”按钮，将图图片衬于整个个工作表下面面。2.在按住住Ctrl键键的同时，用用鼠标在不需需要衬图片的的单元格(区区域)中拖拉拉，同时选中中这些单元格格(区域)。3.按“格格式”工具栏上的的“填充颜色”右侧的下拉拉按钮，在随随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样样的设置以后后，留下的单单元格下面衬衬上了图片，而而上述选中的的单元格(区区域)下面就就没有衬图片片了(其实，是是图片被“白色”遮盖了)。提示：衬在在单元格下面面的图片是不不支持打印的的。十二、用连连字符“&”来合并文本本如果我们想想将多
17、列的内内容合并到一一列中，不需需要利用函数数，一个小小小的连字符“&”就能将它搞搞定(此处假假定将B、CC、D列合并并到一列中)。1.在D列列后面插入两两个空列(EE、F列)，然然后在D1单单元格中输入入公式：=BB1&C1&D1。2.再次选选中D1单元元格，用“填充柄”将上述公式式复制到D列列下面的单元元格中，B、CC、D列的内内容即被合并并到E列对应应的单元格中中。3.选中EE列，执行“复制”操作，然后后选中F列，执执行“编辑选择性粘贴贴”命令，打开开“选择性粘贴贴”对话框，选选中其中的“数值”选项，按下下“确定”按钮，E列列的内容(不不是公式)即即被复制到FF列中。4.将B、CC、D、E
18、列列删除，完成成合并工作。提示：完成成第1、2步步的操作，合合并效果已经经实现，但此此时如果删除除B、C、DD列，公式会会出现错误。故故须进行第33步操作，将将公式转换为为不变的“值”。十三、生成绩条条常有朋友问问“如何打印成成绩条”这样的问题题，有不少人人采取录制宏宏或VBA的的方法来实现现，这对于初初学者来说有有一定难度。出出于此种考虑虑，我在这里里给出一种用用函数实现的的简便方法。此处假定学学生成绩保存存在Sheeet1工作表表的A1至GG64单元格格区域中，其其中第1行为为标题，第22行为学科名名称。1.切换到到Sheett2工作表中中，选中A11单元格，输输入公式：=IF(MOOD(
19、ROWW()，3)=0，IF(00MOD?RROW()，33(=1，ssheet11！A，INDEEX(sheeet1！$A：$G，IINT(ROW()+4)/33)+1)，CCOLUMNN()。2.再次选选中A1单元元格，用“填充柄”将上述公式式复制到B11至G1单元元格中；然后后，再同时选选中A1至GG1单元格区区域，用“填充柄”将上述公式式复制到A22至G1855单元格中。至此，成绩绩条基本成型型，下面简单单修饰一下。3.调整好好行高和列宽宽后，同时选选中A1至GG2单元格区区域(第1位位学生的成绩绩条区域)，按按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉拉按钮，在随随后出现的边边框列表中，选选中
20、“所有框线”选项，为选选中的区域添添加边框(如如果不需要边边框，可以不不进行此步及及下面的操作作)。4.同时选选中A1至GG3单元格区区域，点击“常用”工具栏上的的“格式刷”按钮，然后后按住鼠标左左键，自A44拖拉至G1186单元格格区域，为所所有的成绩条条添加边框。按“打印”按钮，即可可将成绩条打打印出来。十四、Exxcel帮你你选函数在用函数处处理数据时，常常常不知道使使用什么函数数比较合适。EExcel的的“搜索函数”功能可以帮帮你缩小范围围，挑选出合合适的函数。执行“插入入函数”命令，打开开“插入函数”对话框，在在“搜索函数”下面的方框框中输入要求求(如“计数”)，然后单单击“转到”按
21、钮，系统统即刻将与“计数”有关的函数数挑选出来，并并显示在“选择函数”下面的列表表框中。再结结合查看相关关的帮助文件件，即可快速速确定所需要要的函数。十五、同时时查看不同工工作表中多个个单元格内的的数据有时，我们们编辑某个工工作表(Shheet1)时，需要查查看其它工作作表中(Shheet2、SSheet33)某个单单元格的内容容，可以利用用Excell的“监视窗口”功能来实现现。执行“视图图工具栏监视窗口”命令，打开开“监视窗口”，单击其中中的“添加监视”按钮，展开开“添加监视点点”对话框，用用鼠标选中需需要查看的单单元格后，再再单击“添加”按钮。重复复前述操作，添添加其它“监视点”。以后，
22、无论论在哪个工作作表中，只要要打开“监视窗口”，即可查看看所有被监视视点单元格内内的数据和相相关信息。十六、为单单元格快速画画边框在Exceel 20002以前的版版本中，为单单元格区域添添加边框的操操作比较麻烦烦，Exceel 20002对此功能能进行了全新新的拓展。单击“格式式”工具栏上“边框”右侧的下拉拉按钮，在随随后弹出的下下拉列表中，选选“绘图边框”选项，或者者执行“视图工具栏边框”命令，展开开“边框”工具栏。单击工具栏栏最左侧的下下拉按钮，选选中一种边框框样式，然后后在需要添加加边框的单元元格区域中拖拖拉，即可为为相应的单元元格区域快速速画上边框。提示：如如果画错了边边框，没关系系
23、，选中工具具栏上的“擦除边框”按钮，然后后在错误的边边框上拖拉一一下，就可以以清除掉错误误的边框。如果需要画画出不同颜色色的边框，可可以先按工具具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随随后弹出的调调色板中选中中需要的颜色色后，再画边边框即可。这一功能还还可以在单元元格中画上对对角的斜线。十七、控制制特定单元格格输入文本的的长度你能想象当当你在该输入入四位数的单单元格中却填填入了一个两两位数，或者者在该输入文文字的单元格格中你却输入入了数字的时时候，Exccel就能自自动判断、即即时分析并弹弹出警告，那那该多好啊!要实现这一一功能，对EExcel来来说，也并不不难。例如我们将将光标定位到到一个登记“年份
24、”的单元格中中，为了输入入的统一和计计算的方便，我我们希望“年份”都用一个四四位数来表示示。所以，我我们可以单击击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件件”的“允许”下拉菜单中中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我我们再来到“出错警告”卡片中，将将“输入无效数数据时显示的的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填填入“输入文本非非法!”和“请输入四位位数年份。”字样。很显然，当当如果有人在在该单元格中中输入的不是是一个四位数数时，Exccel就会弹弹出示的警告告对话框，告告诉你出错原原因，并直到到你输入了正
25、正确“样式”的数值后方方可继续录入入。神奇吧?其实，在EExcel的的“数据有效性性”判断中，还还有许多特殊殊类型的数据据格式可选，比比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有有兴趣，何不不自作主张，自自己设计一种种检测标准，让让你的Exccel展示出出与众不同的的光彩呢。十八、成组组填充多张表表格的固定单单元格我们知道每每次打开Exxcel，软软件总是默认认打开多张工工作表。由此此就可看出EExcel除除了拥有强大大的单张表格格的处理能力力，更适合在在多张相互关关联的表格中中协调工作。要要协调关联，当当然首先就需需要同步输入入。因此，在在很多情况下下，都会需要要同时在多张张表
26、格的相同同单元格中输输入同样的内内容。那么如何对对表格进行成成组编辑呢?首先我们单单击第一个工工作表的标签签名“Sheet11”，然后按住住Shiftt键，单击最最后一张表格格的标签名“Sheett3”(如果我们们想关联的表表格不在一起起，可以按住住Ctrl键键进行点选)。此时，我我们看到Exxcel的标标题栏上的名名称出现了“工作组”字样，我们们就可以进行行对工作组的的编辑工作了了。在需要一一次输入多张张表格内容的的单元格中随随便写点什么么，我们发现现，“工作组”中所有表格格的同一位置置都显示出相相应内容了。但是，仅仅仅同步输入是是远远不够的的。比如，我我们需要将多多张表格中相相同位置的数数
27、据统一改变变格式该怎么么办呢?首先先，我们得改改变第一张表表格的数据格格式，再单击击“编辑”菜单的“填充”选项，然后后在其子菜单单中选择“至同组工作作表”。这时，EExcel会会弹出“填充成组工工作表”的对话框，在在这里我们选选择“格式”一项，点“确定”后，同组中中所有表格该该位置的数据据格式都改变变了。十九、改变变文本的大小小写在Exceel中，为表表格处理和数数据运算提供供最强大支持持的不是公式式，也不是数数据库，而是是函数。不要要以为Exccel中的函函数只是针对对数字，其实实只要是写进进表格中的内内容，Exccel都有对对它编辑的特特殊函数。例例如改变文本本的大小写。在Exceel 2
28、0002中，至少少提供了三种种有关文本大大小写转换的的函数。它们们分别是：“=UPPEER(源数据据格)”，将文本全全部转换为大大写；“=LOWEER(源数据据格)”，将文本全全部转换成小小写；“=PROPPER(源数数据格)”，将文本转转换成“适当”的大小写，如如让每个单词词的首字母为为大写等。例例如，我们在在一张表格的的A1单元格格中输入小写写的“excell”，然后在目目标单元格中中输入“=UPPEER(A1)”，回车后得得到的结果将将会是“EXCELL”。同样，如如果我们在AA3单元格中中输入“mr.weeiwei”，然后我们们在目标单元元格中输入“=PROPPER(A33)”，那么我
29、们们得到的结果果就将是“Mr.Weeiwei”了。二十、提取取字符串中的的特定字符除了直接输输入外，从已已存在的单元元格内容中提提取特定字符符输入，绝对对是一种省时时又省事的方方法，特别是是对一些样式式雷同的信息息更是如此，比比如员工名单单、籍贯等信信息。如果我们想想快速从A44单元格中提提取称谓的话话，最好使用用“=RIGHHT(源数据据格，提取的的字符数)”函数，它表表示“从A4单元元格最右侧的的字符开始提提取2个字符符”输入到此位位置。当然，如如果你想提取取姓名的话，则则要使用“=LEFTT(源数据格格，提取的字字符数)”函数了。还还有一种情况况，我们不从从左右两端开开始，而是直直接从数
30、据中中间提取几个个字符。比如如我们要想从从A5单元格格中提取“武汉”两个字时，就就只须在目标标单元格中输输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意意思是：在AA5单元格中中提取第4个个字符后的两两个字符，也也就是第4和和第5两个字字。 二十一、把把基数词转换换成序数词将英文的基基数词转换成成序数词是一一个比较复杂杂的问题。因因为它没有一一个十分固定定的模式：大大多数的数字字在变成序数数词都是使用用的“th”后缀，但大大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字字却分别是以以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而而且，“11”、“12”、“13”这3个数字字又不一样，它它们却仍然是是以“th”结尾
31、的。因因此，实现起起来似乎很复复杂。其实，只只要我们理清清思路，找准准函数，只须须编写一个公公式，就可轻轻松转换了。不不信，请看：“=A2&IIF(OR(VALUEE(RIGHHT(A2,2)=11,122,13),th,IF(OOR(VALLUE(RIIGHT(AA2)=1,2,33,CHHOOSE(RIGHTT(A2),st,nd,rd),th)”。该公式尽尽管一长串，不不过含义却很很明确：如果数字是是以“11”、“12”、“13”结尾的，则则加上“th”后缀；如果第1原原则无效，则则检查最后一一个数字，以以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；如果第
32、1、22原则都无效效，那么就用用“th”。因此，基基数词和序数数词的转换实实现得如此轻轻松和快捷。二十二、用用特殊符号补补齐位数和财务打过过交道的人都都知道，在账账面填充时有有一种约定俗俗成的“安全填写法法”，那就是将将金额中的空空位补齐，或或者在款项数数据的前面加加上“$”之类的符号号。其实，在在Excell中也有类似似的输入方法法，那就是“REPT”函数。它的的基本格式是是“=REPTT(“特殊符号”，填充位数数)”。比如，我们们要在中A22单元格里的的数字结尾处处用“#”号填充至116位，就只只须将公式改改为“=(A2&REPT(#,16-LLEN(A22)”即可；如果果我们要将AA3单
33、元格中中的数字从左左侧用“#”号填充至116位，就要要改为“=REPTT(#,16-LLEN(A33)&AA3”；另外，如如果我们想用用“#”号将A4中中的数值从两两侧填充，则则需要改为“=REPTT(#,8-LEEN(A4)/2)&AA4&REPPT(#)8-LEEN(A4)/2)”；如果你还还嫌不够专业业，要在A55单元格数字字的顶头加上上“$”符号的话，那那就改为：“=(TEXXT(A5,$#,#0.00(&REPPT(#,16-LLEN(TEEXT(A55,$#,#0.00)”，一定能满满足你的要求求。二十三、创创建文本直方方图除了重复输输入之外，“REPT”函数另一项项衍生应用就就是
34、可以直接接在工作表中中创建由纯文文本组成的直直方图。它的的原理也很简简单，就是利利用特殊符号号的智能重复复，按照指定定单元格中的的计算结果表表现出长短不不一的比较效效果。比如我们首首先制作一张张年度收支平平衡表，然后后将“E列”作为直方图图中“预算内”月份的显示示区，将“G列”则作为直方方图中“超预算”的显示区。然然后根据表中中已有结果“D列”的数值，用用“Wingddings”字体的“N”字符表现出出来。具体步步骤如下：在E3单元元格中写入公公式“=IF(DD30,REEPT(n,ROUNND(D3*100,00),)”，也拖动填填充柄至G114。我们看看到，一个没没有动用Exxcel图表表
35、功能的纯文文本直方图已已展现眼前，方方便直观，简简单明了。二十四、计计算单元格中中的总字数有时候，我我们可能对某某个单元格中中字符的数量量感兴趣，需需要计算单元元格中的总字字数。要解决决这个问题，除除了利用到“SUBSTTITUTEE”函数的虚拟拟计算外，还还要动用“TRIM”函数来删除除空格。比如如现在A1单单元格中输入入有“how mmany wwords?”字样，那么么我们就可以以用如下的表表达式来帮忙忙：“=IF(LEN(AA1)=0,0,LENN(TRIMM(A1)-LEN(SUBSTTITUTEE(TRIMM(A1),)+11)”该式的含义义是先用“SUBSTTITUTEE”函数创
36、建一一个新字符串串，并且利用用“TRIM”函数删除其其中字符间的的空格，然后后计算此字符符串和原字符符串的数位差差，从而得出出“空格”的数量，最最后将空格数数+1，就得得出单元格中中字符的数量量了。二十五、关于于欧元的转换换这是Exccel 20002中的新新工具。如果果你在安装EExcel 2002时时选择的是默默认方式，那那么很可能不不能在“工具”菜单中找到到它。不过，我我们可以先选选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹弹出窗口中勾勾选“欧元工具”选项，“确定”后Exceel 20002就会自行行安装了。完成后我们们再次打开“工具”菜单，单击击“欧元转换”，一个独立立的专门用于于欧元和欧
37、盟盟成员国货币币转换的窗口口就出现了。与与Excell的其他函数数窗口一样，我我们可以通过过鼠标设置货货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选选择转换前后后的不同币种种即可。所示示的就是“100欧元元”分别转换成成欧盟成员国国其他货币的的比价一览表表。当然，为为了使欧元的的显示更显专专业，我们还还可以点击EExcel工工具栏上的“欧元”按钮，这样样所有转换后后的货币数值值都是欧元的的样式了。二十六、给给表格做个超超级搜索引擎擎我们知道，EExcel表表格和Worrd中的表格格最大的不同同就是Exccel是将填填入表格中的的所有内容(包括静态文文本)都纳入入了数据库的的范畴之内。我我们可以利
38、用用“函数查询”，对目标数数据进行精确确定位，就像像网页中的搜搜索引擎一样样。比如在所示示的表格中，从从A1到F77的单元格中中输入了多名名同学的各科科成绩。而在在A8到A113的单元格格中我们则建建立了一个“函数查询”区域。我们们的设想是，当当我们在“输入学生姓姓名”右边的单元元格，也就是是C8格中输输入任何一个个同学的名字字后，其下方方的单元格中中就会自动显显示出该学生生的各科成绩绩。具体实现现的方法如下下：将光标定位位到C9单元元格中，然后后单击“插入”之“函数”选项。在如如图18弹出出的窗口中，选选择“VLOOKKUP”函数，点“确定”。在随即弹弹出的“函数参数”窗口中我们们设置“Lo
39、okuup_vallue”(指需要在在数据表首列列中搜索的值值)为“C8”(即搜索我我们在C8单单元格中填入入的人名)；“Tablee_arraay”(指数据搜搜索的范围)为“A2B6”(即在所有有学生的“语文”成绩中搜索索)；“Col_vvindexx_num”(指要搜索索的数值在表表格中的序列列号)为“2”(即数值在在第2列)；“Rangee_lookkup”(指是否需需要精确匹配配)为“FALSEE”(表明不是是。如果是，就就为“TURE”)。设定完完毕按“确定”。此时回到表表格，单击CC9单元格，我我们看到“fx”区域中显示示的命令行为为“=VLOOOKUP(CC8，A2B6，2，FF
40、ALSE)”。复制该命命令行，在CC10、C111、C122、C13单单元格中分别别输入：“=VLOOOKUP(CC8，A2C6，3，FFALSE)”；“=VLOOOKUP(CC8，A2D6，4，FFALSE)”；“=VLOOOKUP(CC8，A2E6，5，FFALSE)”；“=VLOOOKUP(CC8，A2F6，6，FFALSE)”(其参数意意义同C9中中一样，不再再赘述)。接下来，我我们就来检验验“VLOOKKUP”函数的功效效。试着在“C8”单元格中输输入某个学生生名，比如“赵耀”，回车之下下我们会发现现，其下方每每一科目的单单元格中就自自动显示出该该生的入学成成绩了。二十七、EExce
41、l工工作表大纲的的建立和Wordd的大纲视图图一样，Exxcel这个个功能主要用用于处理特别别大的工作表表时，难以将将关键条目显显示在同一屏屏上的问题。如如果在一张表表格上名目繁繁多，但数据据类型却又有有一定的可比比性，那么我我们完全可以以先用鼠标选选择数据区域域，然后点击击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在在弹出菜单的的“选定汇总项项”区域选择你你要汇总数据据的类别。最最后，如图119所示，现现在的表格不不是就小了许许多吗?当然然，如果你还还想查看明细细的话，单击击表格左侧的的“+”按钮即可。 二十九、熟悉悉Excell的“从文本到语语音”尽管目前已已经有许多软软件都致力于于文本的机器器朗
42、读，但微微软的Offfice不论论从语音的柔柔和度和语气气的抑扬顿挫挫都是其它同同类软件不可可比拟的。按照Offfice的默默认安装，你你可能还不能能在Exceel的菜单中中找到它，在在我们确认安安装了“从文本到语语音”的选项后，就就可以在Exxcel的“工具”菜单中看到到“语音”项目了。如如图21所示示，打开一个个表格，随便便选择其中的的内容，然后后单击“从文本到语语音”工具栏上的的“朗读单元格格”按钮，此时时一个带有磁磁性的声音就就开始一字一一句地朗读了了。值得一提提的是，当碰碰到标点符号号时，Exccel的朗读读会自动停顿顿一会儿，然然后再接着朗朗读，这一点点和其他软件件完全不同，笔笔者
43、认为这样样的处理更加加自然。还有一点需需要说明的是是，如果你想想调整Exccel 20002中语音音朗读的速度度，可以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后后在“文字到语音音”卡片上调整整即可三十、Exxcel中“摄影”功能的妙用用这个功能比比较另类，似似乎和计算、统统计、排序等等等“正统”功能格格不不入，因为它它的作用竟然然是“抓屏”!而且还不不是像“PrinttScreeen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许许让你通过鼠鼠标进行选择择，“指哪抓哪”。要找到这个个功能还不太太容易，我们们点击Exccel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令令栏中找到“摄影
44、”按钮，并将将它拖到工具具栏的任意位位置。如果我我们想要对表表格中的某一一部分“照相”，只须先选选择它们(图图23)，然然后按下“摄影”按钮，这时时该选定区域域就被“拍”了下来。然然后将鼠标移移动到需要显显示“照片”的地方(当当然，也可以以是另一张表表格)，再次次按下“摄影”按钮，这样样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴贴过来了。当当然，和“照片”一同出现的的还有“图片”工具栏。很很显然，Exxcel是将将它作为一幅幅图片来对待待了，我们可可随意将它进进行旋转、缩缩放处理。不过，请各各位一定要注注意：这可不不是一般的照照片!你可以以试着改动原原来被我们“拍摄”下来的表格格数据看看刷新一下下“照
45、片”，结果“照片”中的数据竟竟然也被同步步更新了！三十一、在在多张表格间间实现公用数数据的链接和和引用也许我们会会奇怪，为什什么每次打开开Excell，软件总是是打开了一个个由3张空白白表格组成的的文件组呢？如果你是专专业的会计师师、统计师或或者谙熟于此此的表格高手手，就一定会会明白，由于于计算项目的的名目繁多、数数据信息的头头绪复杂，单单*一张表格格往往解决不不了所有的问问题，多表格格数据链接、多多文件数据互互动才是以一一当十的制胜胜法宝。比如我们首首先制作“Sheett1”为“一班学生成成绩表”，“Sheett2”为“二班学生成成绩表”，然后来到到“Sheett3”，想进行“一班”和“二班
46、”各科成绩的的比较以及“年级平均分分”的计算。此此时我们就可可以将光标定定位到目标位位置，选择好好相关函数。然然后在Exccel弹出的的函数对话框框中，利用数数据列表右侧侧的“”按钮点击击一下其他表表格中想引用用的单元格就就行了。你看看，如图244所示，这时时函数窗口中中就会出现“班学生成绩绩表!单元格”的字样了。此此后，不管我我们在源单元元格中进行怎怎样的修改，在在“Sheett3”的目标位置置都会适时进进行重新计算算。 三十二、“驯服服”剪贴板窗口口每次当你连连续使用两次次“复制”或“剪切”命令时，剪剪贴板就会弹弹出来，和你你争夺有限的的文档显示空空间，让人讨讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。笔者建议，如如果你不希望望剪贴板总是是出其不意地地蹦出来，只只须点击剪贴贴板菜单底部部的“选项”，清除“自动显