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1、会务流程管理一、会前准备（一） 会议计划和和成本预预算1 会议计划首先应明确确会议的的目的和和任务，确确定会议议的名称称、出席席对象、主主持人、规规模、规规格、召召开时间间、需要要时间、地地点、议议程等。（1）会议议议题: 运城学学院庆祝祝第233个老年年节暨表表彰大会会（2）会议议名称：运城学学院庆祝祝第233个老年年节暨表表彰大会会（3）出席席对象：院、系系领导，离离退休代代表、学学生代表表（4）主持持人：赵赵小狮2.会议成成本预算算（1） 会场装饰费费4000元，租用用花卉礼礼仪3000元；（2） 设备费2000元（3） 文件资料费费，即制制作筹备备4000元，宣传传会议以以及完成成会议
2、议议程所必必需的各各类文件件的费用用及相应应的文具具费1550元（4） 人工费，即即会场布布置者、礼礼仪生的的报酬6600元元（5） 茶水费8000元（6） 奖品费用220000元（7） 餐费30000元。总计：78850元元3.会议时时间：220111年100月11日4.会议地地点：运运城学院院（老校校区）22号楼大大礼堂（二） 文件准备1. 开幕词开幕词是会会议开始始时会议议主席所所作的发发言稿，一一般带有有预告及及礼仪性性质，比比较简短短。内容容大体包包括三方方面：（11）对来来宾和与与会人员员表示欢欢迎；（22）对会会议的内内容、任任务、目目的作简简要介绍绍；（33）预祝祝会议成成功。
3、2 工作报告工作报告是是会议的的主要文文件，其其中的主主要内容容往往是是会议讨讨论的中中心议题题。工作作报告必必须有实实质性的的内容，既既可以是是对前阶阶段工作作成果、经经验、缺缺点的回回顾与总总结，也也可以是是对后阶阶段工作作提出计计划、预预算、部部署或展展望。工工作报告告既要全全面，又又要重点点突出。3.发言稿稿这里指的是是除工作作报告之之外的其其他与会会者的发发言稿。发发言稿也也要有具具体的内内容，一一般不宜宜太长。4.其他会会议文书书除了文件之之外，秘秘书还应应准备好好会议所所用的技技术性、程程序性或或服务性性额文书书材料，如如：会议议通知、会会议议程程表、日日程表、会会议须知知、作息
4、息时间表表、与会会人员名名单等等等。（三） 会场准备对会场的要要求总体体上是：整洁、安安静、明明亮、空空气流通通、大小小适宜、一一应设备备齐全、利利于安全全和保密密。1. 会场布置会场除了整整洁、安安静、明明亮、通通风、安安全等要要求以外外，还应应考虑形形状、大大小、桌桌椅安排排等布置置。本次会议在在礼堂前前方安排排主席台台。主席席台为长长方形桌桌，上铺铺黑色桌布布。2. 主席台席位位第一排的正正中为首首席，其其次是左左位，再再次是右右位，先先左后右右，左高高右低，前前排为主主，后排排为次，其其他的依依此类推推。在席席位前放放置姓名名牌，便便于按位位入座。3. 会场设施会场一应设设施都必必须在
5、开开会前准准备齐全全，如扩扩音、录录音、放放音、唱唱片、录录像、摄摄影、投投影仪、放放映机、灯灯光照明明、风扇扇或空调调、记录录纸、文文具、茶茶具等等等。仪器器、设备备应事先先反复检检查、调调试（如如扩音器器的音量量大小），以以免临时时发生故故障或出出现差错错。本次会议采采取中型型会议模模式。（四） 会议议程、程程序的拟拟定1. 运城学院庆庆祝第223个老老年节暨暨表彰大大会 议程时间：20010年10月11日（1） 主持人宣布布：请参参加大会会的院领导、系领导导、离退退休老年年同志其其他与会会者入座座（2） 奏国歌（3） 院党委副书书记安建建平宣读读受表彰彰先进单单位及个个人名单单，院领导导
6、向获奖奖单位和和个人颁颁发奖牌牌和证书书。（4） 与会代表发发表讲话话（离退退休代表表、各系系代表、学学生代表表、院党党委副书书记、院院长姚纪纪欢，院党委委副书记记赵小狮狮）（5） 主持人宣布布：运城城学院庆庆祝第223个老老年节暨暨表彰大大会结束束。2. 日程表时间活动名称内容地点参加对象主持人10月111日上午午8：00-12：00举行会议各与会人员员召开会会议老校区大礼礼堂各与会人员员赵小狮10月111日中午12：000-144：000就餐就餐老校区小餐餐厅各与会人员员赵小狮（五） 会议通知的的发送此次会议的的通知方方式主要要有以下下几种：1、通知书书送达会议通知xxx老师师：兹定于20
7、010年10月11日上午午8：00012：00在在老校区大礼礼堂召开开运城学学院庆祝祝第233个老年年节暨表表彰大会会，请准准时出席席。 院办办公室 220100年100月7日2、电话通通知二、会间工工作（一） 会场的组织织与服务务1. 报到与签到到会议正式开开始前，应应做好与与会者的的报到与与签到工工作，并并准确统统计人数数（包括括出席者者姓名，缺缺席者姓姓名及原原因），提提交给会会议主持持人。本次会议与与会者报报到与签签到，采采用签到到本签到到的方式式。2. 材料发放与会者到达达会址后后，秘书书应及时时发放会会议材料料，以供供在会议议上学习习、参考考之用。本次会议材料较多，秘书可事先集中放
8、在材料袋内，待与会者报到时领取； 3. 会场服务会场服务包包括引导导与会人人员入席席、退席席，茶水水供应，指指引与会会者使用用会场的的生活设设施，照照顾与会会人员会会间休息息，满足足与会人人员的临临时需要要等等。会场服务还还包括接接听会场场外打来来的电话话，接待待来访的的客人，尽尽可能排排除会场场因素对对会议的的干扰。特别是本次会议，多数与会者为老年人，必须时刻关注老年人的身体状况。4. 会场临时调调度当会场发生生意外情情况或意意外事故故时，秘秘书应及及时建议议会议主主持人修修改会议议程序或或暂时中中止会议议，必要要时协助助主持人人，组织织与会人人员撤离离会场。（二） 会议信息的的收集与与编发
9、秘书人员应应该做好好本次会会议的记记录、核核实、汇汇总、整整理和筛筛选、编编写、发发送或归归档工作作。（三） 会议记录本次会议的的记录以以书面记记录为主主，摄影影记录为为辅。完整的书面面会议记记录的内内容应包包括：会会议名称称；会议议记录人人的姓名名、盖章章；日期期、时间间（开始始时间、结结束时间间）；会会议地点点；议题题；主持持人；出出席者名名单；会会议的经经过情形形及结论论；相关关的资料料；下次次会议预预定日期期。重要要会议记记录需主主持人签签名。会议记录要要求：（1） 准确写明会会议名称称（要写写全称），开开会时间间、地点点、会议议性质（2） 详细记录下下主持人人、出席席会议应应到和实实
10、到人数数，缺席席、迟到到或早退退人数及及其姓名名、职位位，记录录者的姓姓名（3） 忠实记录会会议上的的发言和和动态，记记录可分分为摘要要式和全全文俩种种（4） 记录会议的的结果，如如：会议议的决定定、决议议或表决决等情况况。（四） 信息沟通：做好会会议期间间信息的的收集、传传递、反反馈工作作：（1） 秘书人员要要多听、多多记、多多想、多多跑，才才能比较较全面地地收集信信息（2） 要深入实际际，掌握握第一手手资料（3） 要注意信息息的加工工提炼，使使成果让让上司、与与会者、新新闻媒体体都能方方便利用用（4） 要注重时效效，反映映敏捷，重重视反馈馈信息的的收集。（五） 做好会议的的保卫工作：做好会
11、议的的保卫工工作，确确保与会会重要人人员人身身安全、会会议重要要文件、会会议的各各种设备备用品与与与会者者私人贵贵重物品品的安全全。三 会后工工作（一） 会场清理 会场的临时时布置（如如会标、彩彩旗、盆盆景等）应应撤除，一一应用具具、用品品要清点点、归好好。搬动动过的桌桌椅要恢恢复原样样，会场场地面、门门窗应清清扫、擦擦洗干净净。尤其其是会议议所要参参考、学学习的文文件应收收齐、归归档，废废弃的文文书应回回收，用用碎纸机机销毁，不不留纸屑屑，这也也防止泄泄密。（二） 人员离会会后的送行行与会前前的迎接接应同样样的热情情、周到到。（三） 会议决算 开会应计计算成本本，应做做预算。会会议过程程中的一一切花费费，应严严格按照照预算计计划开支支，因此此决算应应与预算算大体相相当。总总之，应应注意节节约，切切不可大大手大脚脚、铺张张浪费。（四） 会议报道做好会议报报道工作作，起到到良好的的宣传作作用。本本次会议议应在学学院网以以及本院院院报大大学生活活报报报道。