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1、大峡谷模型 文件编号：XG-HR-02 会议管理制度大峡谷模型型深圳公司司文件名称：会议管理理制度 文件编号：XG HR-02版 本：2文件评审部部门：评审部门评审人员签签字评审意见修订完成情情况总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部部制订： 批准： 批准日日期：1 目的为了加强内内部沟通协协调，以简简单快捷方方式解决问问题，提高工作作效率，营造良好好的沟通环环境，特建立本本制度。2 适用范围：本制度适用用于公司例例会、生产产周例会、产销协调调会及品质质讨论会等等重要会议议。3 职责：3.1 会议主持人人或其委派派人员负责责会议准备备工作，确确定参加人人员并通知知到位，做做好资料准准备工作
2、。3.2 总经理秘书书或其指定定人员负责责对公司例例会的会议议纪律进行行检查，并如期期通报。3.3 会议参加人人员提前准准备本次会会议议题有有关的资料料。3.4 会议主持人人或其委派派人员负责责会议决议议的跟踪及及达成，会会议记录者者将纪要报报会议主持持者签署后后，报送与与会者并做做好存档。4 制度流程：4.1 会议类型会议类型召集人兼主持人会议时间参加人员备注公司例会总经理每月5号19：00020：000各部门主管管及主管级级以上人员员营销研发工工作协调会会营销中心总监每月一次（每每月上旬）营销中心总总监及营销销中心所有有业务人员员,研发中中心副总监监、技术开开发工程师师。会议纪录抄抄送总经
3、办办营销生产工工作协调会会内营中心总监每月一次（每每月中旬）内营中心总总监、制作作部门经理理、营销中中心总监及及营销中心心所有业务务人员。会议纪录抄抄送总经办办研发生产工工作协调会会研发中心总监每月一次（每每月下旬）研发中心副副总监、技技术开发工工程师、品品质工程师师，内营中中心总监、制制作部门经经理。会议纪录抄抄送总经办办人力资源行行政协调会会人力资源经理以实际工作作需要召开开，每月至至少一次人力资源部部经理、人人事助理、行行政助理及及相关部门门负责人。会议纪录抄抄送总经办办生产周例会会制作部经理每周一199：3020：000组长及以上上人员早会制作部组长周一至周六六的每天8：00：8：10
4、0生产员工4.2 会议准备4.2.1 会议主持人人确定议题题、参加人人员、时间间、并向与与会人员传传达，如有有必要，请请确定相关关人员所需需准备的资资料，并以以电话或其其它方式通通知到与会会者，并做做好会议议签到表，并并委托相关关人员做好好会议纪纪要；例例会一般情情况下不再再另行通知知，除非有有更改。4.2.2 人力资源部部负责准备备好会议所所用的用具具，如投影影仪，白板板，白板笔笔等。并提提前10分分钟做好设设备调试。4.2.3 各相关部门门人员所用用的工作总总结及计划划，请按照月工作作计划总结结表格式执行。4.3 会议进行4.3.1 会议主持人人应申明会会议纪律，并并要求相关关人员严格格遵
5、守：4.3.1.1 与会者不得得迟到早退退，否则按按上班迟到到早退论处处。4.3.1.2 与会者务必必将手机切切换到振动动或关机，如如有来电，请请轻轻走出出会议室，并并远离会议议室进行接接听，以免免打扰会议议。4.3.1.3 会议主持人人应控制会会议进度，同同时要抓住住会议主题题，如有重重要的会议议进展，请请提醒会议议记录人员员。4.3.1.4 适当时提醒醒与会人员员发言，营营造良好的的沟通环境境。4.3.1.5 在决议产生生时，请进进行再次申申明，如有有异议，请请快速分析析原因，并并进行处理理，明确决决议负责人人，完成时时间及协助助人员。4.3.2 会议结束4.3.2.1 在会议的最最后五分
6、钟钟，由主持持人对本次次会议的主主题及决议议进行总结结并和确认。4.3.2.2 会议主持人人在散会时时要表示谢谢意。4.3.3 会议跟踪4.3.3.1 会议结束时时，一般情情况下，记录者半半个工作日日将会议议纪要发发到与会者者。4.3.3.2 会议主持人人或其委派派人员负责责会议决议议的跟踪，并并对已完成成的内容，在在会议纪纪要中备备注，然后归档档。在下次会会议开始时时由人力资资源部报告告上次决议议的执行情情况。4.3.3.3 每月的工作作计划及总总结交总经经办。4.3.3.4 相关记录存存档。4.4 公司例会的的补充规定定4.4.1 本例会每月月5号召开。4.4.2 会议中提出出的问题，公公
7、司责成相相关部门在在规定的时时间内完成成。4.4.3 工作报告以以文字和表表格的形式式处理；尽尽可能数据据化。4.4.4 工作中出现现的问题以以及时处理理为原则，本本次会议上上提出的问问题一般为为要多个部部门协调，处处理起来难难度较大的的，并且时时间上不是是很急的。4.4.5 开完会后，确确认下一次次开会时间间，方便各各部门按时时提交工作作计划总结结和表单。工工作计划总总结及相前前表单以五五大部门为为单位上交交总经理。4.4.6 对于工作报报告的要求求：4.4.6.1 及时：每个个月开会前前一天下班班前交总经经理。4.4.6.2 准确：要求求所交的数数据必须准准确，制表表人员及审审核人员必必须
8、认真审审核数据。4.4.6.3 形式：按照照公司格式式要求执行行。4.4.7 没有按时完完成工作报报告的，先先给予2000元处罚罚；每延迟迟一天，追追罚50元元/天；工工作报告中中数据有意意弄虚作假假的，给予予300元元处罚，并并全公司范范围内通报报批评。4.5 相关记录表表格4.5.1 月工作计计划总结表4.5.2 会议签到到表4.5.3 会议纪要要会 议 签签 到 表会议名称主持人会议时间会议地点 出席人员员：与会人员（迟迟到的划 早退的划划 缺勤的划划 正常的划划）姓名签到状态姓名签到状态会 议 纪纪 要 NO.发言人陈述内容1.会议主持确确认实际会议时时间会议决议决议描述负责人完成时间及及情况 月工作计划划及总结表 部门姓名一、上月工工作总结(已完成工工作项目,未完成工工作进度,预计完成成时间.)序号工作项目是否完成未完成原因因预计完成时时间123456二、工作异异常(待解解决问题,需协助资资源）序号工作项目问题点解决方案协助部门123三、本月工工作计划(工作重点点）序号工作项目协助部门预计完成时时间123456四、临时动动议提案123第 8 页 共 8 页