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1、 组织结构指指导书电脑系系统有限公公司编制2002.11.008组织结构指指导书3第一章组织织结构概述述3组织结构44第二章部门门职能5一、采购部部门职能55二、货品管管理部门职职能5三、质量管管理部门职职能6四、销售部部门职能66五、财务部部门职能66六、行政人人事部门职职能7第三章关键键岗位工作作说明书77一、采购部部门主管77二、采购员员8三、货品管管理主管99四、货品管管理员100五、仓库主主管11六、仓库管管理员122七、质量主主管13八、质量检检验员144九、销售部部门经理115十、财务部部门经理116十一、会计计17十二、出纳纳18十三、行政政主管199十四、人事事管理员220组
2、织结构指指导书一个企业导导入科思KKS-ERRP后,将将实行新的的业务流程程,业务流流程的正确确执行,主主要就靠科科学、合理理的组织结结构。看起起来组织结结构是企业业的行政问问题,实际际上,导入入了ERPP系统后,组组织结构必必然要考虑虑ERP业业务流程,重重新调整、优优化企业的的组织结构构。本指导导书帮助企企业在导入入ERP系系统后,如如何根据EERP业务务流程,迅迅速合理的的调整企业业组织结构构,以适应应ERP系系统的运行行,从组织织上保证EERP的成成功实施。本指导书结结合科思KKS-ERRP软件KKS-ERRP的业务务流程,建建议企业如如何设置部部门,各部部们应设置置的职位与与人员,各
3、各职位人员员的职责与与任务等。因因此,本指指导书也是是务实的。第一章 组组织结构概概述管理信息系系统集合规规范管理和和先进的运运作模式,给企业带带来的双重重效益早已已为大家所所认同,这这也是众多多企业如此此关注企业业信息化建建设的原因因.中小企企业要实现现其做大做做强的目标标.没有规规范的管理理和高效的的运作模式式是不可以以想象的.在中国,中小企业业信息化建建设的道路路并不是很很平坦的.很多企业业为此浪费费了不少的的人力、物物力、财力力,且收效效甚小,从从而导致对对信息化建建设失去信信心,对管管理软件产产生畏惧心心理.追究究其原因主主要在于一一方面企业业着眼眼前前,强调现现状,而软软件供应商商
4、强调软件件的先进性性而忽视实实用性,很很难将管理理软件的设设计思想与与企业的现现实很好结结合;另一一方面,有有些软件供供应商出于于商业目的的,一味的的服从于客客户的非原原则性要求求,背离软软件本身设设计的出发发点进行程程序设计,使软件缺缺科学性和和对环境变变化的适应应能力,同同样没能很很好的实现现预期的效效果.我们应该明明白,仅仅仅购买一套套先进适用用的管理软软件尚不足足以使一个个企业建立立规范科学学的管理体体系,反过过来,企业业缺乏一定定的管理体体系也不能能更好的发发挥管理软软件所具有有的功能。.企业在上上马管理信信息系统之之前,需要要构建自身身的管理平平台以配合合软件实施施.如同飞飞机需要
5、有有平坦的跑跑道才能起起飞一样。许许多大型企企业ERPP软件的实实施失败.就在于盲盲目的夸大大管理软件件对企业管管理优化的的作用,没没能充分认认识实施管管理软件系系统与改善善企业管理理之间的关关系.管理理软件是以以业务流程程为导向,企业本身身却很难在在电脑上开开展实际业业务动作,软软件设计是是建立在一一定的管理理规范之上上,为企业业提供了业业务如何进进行(HOOW),但但实际业务务活动还需需求知道何何人(WHHO),何何时(WHHEN),何地(WWHEREE)等诸多多相关要素素,这些在在软件产品品中无法提提供,需要要在实施环环节结合软软件平台加加以明确。.组织结构构的规划和和设计,就就是以客户
6、户为线索.以业务为为核心,以以流程为依依据,重新新整合业务务、流程、组组织的关系系,搭建一一个通畅的的管理平台台,实现了了中小型企企业业务、财财务一体化化的管理目目标.本指导书为为中小企业业在实施科科思KS-ERP时时,提供一一套切实可可行,易于于实施的管管理解决方方案,设计计一套管理理平台以构构建企业组组织,规范范管理从而而支撑ERRP的运行行。.本指导书总总体设计思思想,旨在在构建支撑撑运行行的管理平平台,以配配合软件的的实际应用用,针对中中小型企业业的管理特特点,给了了组织结构构基本模型型,业务流流程和相关关管理规范范及制度.其中组织织结构部分分根据业务务分工的不不同,明确确了各部门门岗
7、位的职职责,以期期在组织结结构上为软软件的实施施提供保障障.业务流流程给出了了业务具体体的流程描描述.通过过联单的运运用结合软软件平台上上的操作有有效的组织织实施业务务活动中从从计划到财财务处理的的整个过程程.除包括括软件件所涉及核核心业务流流程以外本本方案同时时提供了与与开展业务务活动相关关的管理规规范及制度度.这里需要说说明的是本本指导书旨旨在给出一一个中小型型企业指导导性的管理理解决方案案.故所涉涉及到的组组织结构中中的部门只只是为了方方便业务流流程的说明明和管理规规范的描述述而给出.在实际运运用中,企企业尚需要要针对自身身的具体情情况进行适适当的职能能组合和流流程调整.组织结构作为一般
8、的的商业企业业,其主要要的职能是是货品采购购,销售和和财务管理理,因此,企业主要要的管理对对象和管理理过程也是是围绕这三三项内容展展开,在对对货品采购购,销售和和财务进行行管理的基基础上,配配合相应的的职能管理理部门。一一般而言,对于中小小型商业企企业而言,物品的采采购管理和和质量控制制是相当重重要的,市市场方面的的关键管理理职能有营营销管理和和销售管理理.除财务务管理外,企业还应应具备人力力资源管理理和行政管管理等管理理职能.为实现组织织目标,保保证企业资资源的有效效利用与业业务活动的的开展,企企业应设立立相应的部部门,并设设立相应的的职位对各各环节和职职能进行协协调和管理理.但是,部门并等
9、等于职能,中小型企企业根据新新的业务流流程,可以以将相关的的职能加以以整合,使使之符合一一个紧凑的的组织框架架.随着企企业的发展展状大,一一些职能可可以分离出出来,成立立专门的部部门.在职能合并并的过程中中,很多本本应部门承承担的职能能就可能集集中在个人人尤其是管管理者身上上,特别是是在企业规规模不是很很大,不需需要成立专专门的销售售管理部门门和市场管管理部门对对销售和市市场进行管管理的时候候,销售管管理职能就就集中在销销售部经理理的身上,而营销规规划和市场场策略制定定则集中在在总经理和和销售经理理的身上,但基本的的职能并未未减少,承承担者可以以是部门,也可以是是个人,企企业应该按按照自已的的
10、实际情况况灵活调整整,不同的的企业,随随自身战略略及内外部部环境等因因素的不同同,组织结结构各不相相同。方案案不可能给给出完全适适合某一特特定企业的的组织结构构,下面的的组织结构构图更多的的是起指导导示范作用用.说明:1. 严格来说,上面的组组织结构图图是”职能结构构图”.它给出出了企业正正常运行所所必须的职职能分布.2. 虚线方框 表示末末在科思KKS-ERRP企业引引擎中出现现的部门与与职能.3. 当企业规模模较小时,某些职能能不一定由由部门承担担,而可能能由部门经经理等高层层管理人员员暂时承担担,发展到到一定阶段段时,才可可能独立出出来,成立立相应管理理部门.。企业岗位编编制随企业业发展
11、阶段段,企业规规模和企业业关键职能能的不同而而有很大的的区别.如如在创业阶阶段,企业业生存至上上,人力资资源管理和和行政管理理职能相对对较弱,岗岗位编制较较少;企业业规模较大大时,人力力资源管理理和行政管管理职能相相对较弱,岗位编制制较少;企企业规模较较大时,人人力资源管管理职能就就可能逐渐渐加强,需需要有专人人分别进行行人事管理理、薪酬管管理、绩效效考核管理理和培训管管理等;在在以市场营营销为关键键职能的企企业中,就就需要有独独立的市场场管理部和和销售管理理部,相应应的岗位大大增加。影响企业岗岗位编制的的主要因素素有:(1) 企业发展阶阶段(2) 企业规模(3) 企业关键职职能的功能能等。企
12、业应该根根据自身实实际情况进进行岗位设设置,最先先进的末必必是最好的的,最适合合自已的才才是最好的的。第二章 部部门职能一、采购部部门职能1、 寻找货品供供应来源,对对每种货品品的供货渠渠道加以调调查和掌握握2、 建立供应商商的档案,负负责对供应应商的考核核3、 对供应商的的价格、品品质、交货货期、交货货量等作出出评估4、 掌握公司主主要货品的的市场价格格起伏状况况,了解市市场走势5、 采购订单的的拟订及供供应商的选选择(*)6、 依采购合约约或协议控控制协调交交货期,负负责采购具具体业务7、 进料品质、数数量异常的的处理8、 督办退货业业务,负责责内外部门门之间的联联系与协调调(*)9、 过
13、期与报废废物品的预预防与处理理。二、货品管管理部门职职能1、 货品请购计计划的制定定与督办:(*)2、 过期与报废废物品的预预防、控制制及处理3、 受理退货申申请(*)4、 货品盘点工工作的开展展5、 货品的运输输调度6、 仓库管理7、 库房存量控控制。一、 仓库职能1、 依据订购单单点收货品品,并按仓仓库管理制制度检查数数量2、 将验收好的的货品按指指定位置预预以存放3、 存放场所应应整理、整整顿、清洁洁,符合55S要求,防防止品质发发生变异4、 依据领料单单或备料单单配备和发发放货品:(*)5、 货品出入库库记录与定定期盘存:(*)6、 进仓、退货货的执行(*)7、 不良货品的的定期处理理
14、。三、质量管管理部门职职能1、 编制质量管管理规范2、 严格控制货货品的采购购质量3、 严格控制货货品入库的的质量4、 原料、半货货品、货品品的质量检检验5、 客户质量反反馈的调查查处理四、销售部部门职能1、 组织销售预预测和分析析2、 拟订各项销销售计划3、 分解销售计计划,并下下达执行4、 订单处理,销销售发货、退退货处理(*)5、 组织有关计计划调整工工作6、 跟踪销售计计划执行过过程7、 分析控制销销售进度8、 协调销售计计划和生产产计划的关关系9、 协调销售计计划执行和和预算之间间的关系10、进行行基本销售售分析并提提交相关职职能部门11、办理理销售对帐帐、单据往往来以及交交易记录等
15、等工作12、管理理商业渠道道的帐户,更更新交易记记录13、检查查并处罚销销售人员的的违纪行为为。五、财务部部门职能1、 根据本公司司的核算及及管理需要要制定并及及时修订会会计科目体体系2、 制定本公司司的内部财财务控制制制度3、 制定本公司司的会计核核算的操作作规程4、 汇总、审核核原始凭证证,编制记记帐凭证5、 电脑录入记记帐凭证,并并自动生成成明细帐、总总帐、各相相关报表6、 核算成本7、 现金、银行行的日常收收支业务8、 日常工资结结算,个人人所得税扣扣除9、 销售人员业业务提成核核算及发放放10、税务务申报、年年度审计等等11、进行行成本控制制、费用控控制12、制定定信用政策策,记录往
16、往来备查帐帐簿,定期期进行帐龄龄分析13、制定定本公司的的财务评价价与考核制制度并进行行管理,协协同业务员员催收应收收帐款14、编制制预算(销销售、费用用、财务等等),下达达预算至各各部门15、协同同业务员催催收应收帐帐款16、分析析预算编制制的合理性性,监督预预算的执行行17、根据据分析结果果,调节整整预算、信信用政策等等事项18、定期期统计、计计算各相关关、重要经经济指标19、提供供高层管理理者的决策策支持(如如进行可行行性分析等等)20、负责责完成本公公司的会计计档案管理理。六、行政人人事部门职职能1、 规范行政事事务管理体体系的范围围和内容2、 明确行政事事务管理在在企业管理理中的沟通
17、通协调职能能,通过对对公司内部部文件上传传下达和公公司内部的的会议管理理工作,加加强各部门门之间的信信息沟通和和交流,协协调各部门门的工作关关系3、 完善公司行行政事务管管理规章制制度4、 完善企业行行政事务管管理制度,严严格要求按按制度办事事,提高行行政事务部部门的工作作效率5、 根据企业经经营战略制制定公司人人力资源战战略规划,并并由此制订订公司人力力资源管理理工作计划划,进行岗岗位管理、人人事管理、培培训管理和和薪酬及奖奖励管理。第三章 关关键岗位工工作说明书书一、采购部部门主管工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称采购部门主主管所属部门采购部门直接上级工资等级下属岗位采购业务员员关联
18、部门工作摘要负责采购人人员及采购购业务的管管理工作内容参照规范1 采购订单的的拟订(*)2 货品供应商商的寻找、资资料的收集集及开发工工作3 与供应商的的比价、议议价谈判工工作4 对旧供应商商的价格、产产能、品质质、交期的的审核工作作,以确定定原供应商商的稳定供供货能力5 及时跟踪掌掌握价格行行情变化及及品质情况况,以期提提升产品品品质及降低低采购成本本6 采购计划编编排,货品品之订购及及交期控制制7 部门员工的的管理培训训工作8 与供应商以以及其他部部门的沟通通协调等。订单采购购流程一订单采购购流程二采购退货货流程货品采购购办法盘点管理理办法供应商管管理办法任职资格学历大专以上学学历技能一定
19、的沟通通、谈判能能力经验两年以上工工作经验,熟熟悉货品行行情使用设备电脑补充说明二、采购员员工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称采购员所属部门采购部门直接上级工资等级下属岗位关联部门工作摘要具体采购业业务工作内容参照规范1、 订购单的下下达(*)2、 采购订单的的录入及打打印输出3、 货品交期的的控制4、 货品市场行行情的调查查5、 查证采购货货品的品质质和数量6、 采购货品品品质和数量量异常的处处理7、 与供应商有有关交期、交交量等方面面的沟通协协调订单采购购流程一订单采购购流程二采购退货货流程货品采购购办法供应商管管理办法任职资格学历大专以上学学历技能一定的沟通通、谈判能能力经验一年以
20、上工工作经验使用设备电脑三、货品管管理主管工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称货品管理主主管所属部门货品部门直接上级工资等级下属岗位货品管理员员关联部门工作摘要全面负责企企业货品的的管理工作作工作内容参照规范1、 货品采购计计划的审批批(*)2、 货品的请购购审批(*)3、 货品单据的的审核(*)4、 货品管理工工作的监管管5、 过期及报废废货品预防防、控制及及处理工作作的监管6、 货品盘点的的监管7、 货品运输调调度工作的的监管8、 仓库管理工工作的监管管订单采购购流程一订单采购购流程二采购退货货流程货品调拨拨作业流程程组装作业业之货品收收发流程货品采购购办法盘点管理理办法过期及报报废货
21、品管管理办法任职资格学历大专以上学学历技能良好的组织织协调能力力经验两年以上工工作经验使用设备电脑补充说明四、货品管管理员工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称货品管理员员所属部门货品管理部部门直接上级工资等级下属岗位关联部门工作摘要公司货品具具体管理工工作工作内容参照规范1、 货品的请购购(*)2、 货品采购进进度的跟催催3、 存量控制4、 有关部门之之间事务的的沟通协调调订单采购购流程一订单采购购流程二采购退货货流程货品调拨拨作业流程程组装作业业之货品收收发流程货品采购购办法盘点管理理办法过期及报报废货品管管理办法任职资格学历中专以上技能良好的组织织能力经验两年以上货货品管理经经验使用设
22、备电脑补充说明五、仓库主主管工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称仓库主管所属部门货品管理部部门直接上级货品管理主主管工资等级直接下级仓库管理员员关联部门工作摘要仓库整体管管理工作工作内容参照规范1、 仓库的工作作筹划与控控制2、 审定和修改改仓库管理理的规程和和制度3、 检查和审核核仓库各级级员工的工工作绩效4、 签发仓库各各级文件和和单据5、 仓库各级员员工的培训训6、 与公司其他他部门的沟沟通与协调调7、 负责仓库日日常管理事事务8、 按规定收民民货品9、 仓库的安全全工作与货货品保管工工作10、 盘点工作的的具体安排排执行与监监督订单采购购流程一订单采购购流程二销售订单单处理流程程一
23、销售订单单处理流程程二销售退货货处理流程程货品入库库流程货品调拨拨作业流程程盘点管理理办法过期及报报废货品管管理办法任职资格学历高中或中专专以上技能良好的事务务处理能力力与沟通协协调能力经验两年以上仓仓库管理经经验,其中中一年以上上主管经验验使用设备电脑补充说明六、仓库管管理员工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称仓库管理员员所属部门仓库直接上级仓库主管工资等级直接下级关联部门工作摘要仓库整体管管理工作工作内容参照规范1、 负责仓库日日常管理事事务2、 按规定民发发货品3、 货品的验收收(*)4、 进仓单的输输入及进仓仓单的打印印输出(*)5、 每日货品明明细帐目的的登记6、 货品进仓储储位
24、的筹划划与排放7、 仓库的安全全工作与货货品保管工工作8、 填写仓库相相关报表(*)订单采购购流程一订单采购购流程二销售订单单处理流程程一销售订单单处理流程程二销售退货货处理流程程货品入库库流程货品调拨拨作业流程程盘点管理理办法过期及报报废货品管管理办法任职资格学历高中或中专专以上技能经验两年以上仓仓库管理经经验,其中中一年以上上主管经验验使用设备电脑补充说明七、质量主主管工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称质量主管所属部门质量部门直接上级工资等级直接下级质量检验员员关联部门工作摘要公司货品的的质量管理理工作内容参照规范1、 编制质量管管理制度2、 协助负责有有关质量方方面的对内内对外的协
25、协调工作3、 具体负责全全厂员工质质量培训工工作的计划划制定与落落实4、 负责生产质质量事故的的调查处理理与数据统统计分析订单采购购流程一订单采购购流程二货品入库库流程盘点管理理办法供应商管管理办法任职资格学历大专以上技能良好的沟通通协调和控控制能力经验三年以上质质量管理经经验使用设备电脑八、质量检检验员工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称质量检验员员所属部门质量管理部部门直接上级工资等级直接下级关联部门工作摘要货品的质量量检验工作内容参照规范1、 具体负责货货品的关样样检验工作作2、 对进入待检检区的货品品按相关规规定进行质质量检验3、 严格按照检检验规程进进行检验工工作。4、 出具送样
26、质质量检验报报告,同时时对检验结结果负责。订单采购购流程一订单采购购流程二货品入库库流程供应商管管理办法任职资格学历大专以上技能经验一年以上质质量检验工工作经验使用设备电脑九、销售部部门经理工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称销售部门经经理所属部门销售部门直接上级工资等级直接下级关联部门工作摘要全面负责企企业市场销销售方面的的工作工作内容参照规范1、 市场规划及及企业营销销策略制定定2、 销售计划制制定、分解解、调整等等工作3、 组织销售统统计和分析析工作4、 协调同生产产计划、财财务计划的的关系5、 制定本部门门工作计划划并领导执执行6、 制定并完善善各项销售售管理制度度和办法等等7、
27、负责销售人人员及销售售业务的管管理8、 指导和培训训下属9、 考核下属员员工10、协同同与其他部部门之间的的工作关系系。销售订单单处理流程程一销售订单单处理流程程二销售退货货处理流程程盘点管理理办法客户关系系管理办法法任职资格学历大专以上技能良好的市场场洞察力、决决策能力、人人际沟通、组组织协调能能力经验三年以上市市场管理工工作经验使用设备电脑补充说明十、财务部部门经理工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称财务主管所属部门财务部门直接上级总经理工资等级直接下级出纳会计关联部门工作摘要负责建立公公司财务体体系,进行行日常会计计核算、费费用控制,提提供决策支支持工作内容参照规范1、 根据公司核核
28、算及管理理需要制定定并及时修修订会计科科目体系2、 制定本公司司的内部财财务控制制制度3、 制定本公司司的财务评评价与考核核制度并进进行管理4、 制定本公司司的会计核核算操作规规程(*)5、 进行成本控控制,费用用控制6、 制定信用政政策配合拟拟定产品价价格(*)7、 编制预算(销销售、费用用、财务),下下达预算至至各部门8、 分析预算编编制的合理理性,监督督预算的执执行,根据据分析结果果,调整预预算、信用用政策等事事项(*)9、 定期统计、计计算各相关关、重要经经济指标(*)10、 提供高层管管理者的决决策支持(如如进行可行行性分析等等)11、 负责完成本本公司的会会计档案管管理12、 完成
29、领导指指定的其他他任务。销售订单单处理流程程一销售订单单处理流程程二销售退货货处理流程程盘点管理理办法任职资格学历具有财经专专业本科或或本科以上上学历技能会计师以上上职称经验三年以上会会计工作经经历,有良良好的沟能能协调能力力使用设备电脑补充说明有商品流通通企业经验验者可优先先考虑十一、会计计工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称会计所属部门财务部门直接上级财务主管工资等级直接下级关联部门工作摘要日常会计核核算工作内容参照规范1、 汇总、审核核原始凭证证,编制记记帐凭证(*)2、 核算成本(*)3、 记录往来备备查帐簿,定定期进行帐帐龄分析(*)4、 管理固定资资产,登记记固定资产产明细帐(
30、*)5、 协助有关部部门对库存存商品进行行清查盘点点(*)6、 税款的计算算、申报、缴缴纳、扣缴缴、退税等等事项(*)7、 完成领导指指定的其他他任务销售订单单处理流程程一销售订单单处理流程程二任职资格学历会计专业大大专以上学学历技能会计上岗证证经验一年以上会会计工作经经历,熟悉悉我国会计计法使用设备电脑补充说明能熟练的运运用计算机机,熟悉科科思财务软软件十二、出纳纳工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称出纳所属部门财务部门直接上级财务主管工资等级直接下级关联部门工作摘要负责公司现现金、银行行相关事项项,凭证录录入,工资资核算工作内容参照规范1、 办理现金收收付和银行行结算业务务(*)2、
31、办理日常报报销业务3、 保管库存现现金和各种种有价证券券4、 保管有关印印章、空白白票据和空空白支票5、 现金、银行行的日常收收支业务(*)6、 电脑录入记记帐凭证,并并自动生成成明细帐、总总帐、各相相关报表(*)7、 日常工资结结算,个人人所得税扣扣除(*)8、 完成领导指指定的其他他任务。销售订单单处理流程程一销售订单单处理流程程二任职资格学历具有财经专专业专科或或以上学历历技能会计上岗证证经验一年以上会会计工作经经历,熟悉悉个人所得得税的计算算使用设备电脑补充说明能熟练的运运用计算机机,熟悉科科思财务软软件十三、行政政主管工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称行政主管所属部门财务部门直
32、接上级财务主管工资等级直接下级关联部门工作摘要公司日常行行政事务的的综合处理理工作内容参照规范1、 信息的上传传下达2、 会议组织3、 工作总结汇汇总、待查查4、 文件处理5、 对内对外协协调6、 公司管理制制度的制订订和创新7、 公司内部日日常管理的的正规化8、 制度执行检检查9、 制度汇总及及制度体系系的完善10、 涉及其它部部门的事项项协调销售订单单处理流程程一销售订单单处理流程程二任职资格学历管理相关专专业大专以以上技能良好的沟通通协调能力力经验三年以上人人力资源管管理工作经经验使用设备电脑补充说明能熟练的运运用计算机机,熟悉科科思财务软软件十四、人事事管理员工作说明书书资料编号 编编制日期岗位名称人事管理员员所属部门行政人事部部门直接上级行政主管工资等级直接下级关联部门工作摘要公司人力资资源工作的的开展工作内容参照规范1、 拟订公司人人力资源规规划2、 公司相关人人事制度的的拟订和上上报3、 公司相关人人事制度执执行情况的的检查和指指导4、 编制公司人人力资源管管理工作计计划和费用用预算5、 编制人力资资源工作计计划6、 对公司人事事管理、薪薪酬管理、绩绩效考核管管理、培训训管理工作作所形成的的相关文件件进行审批批7、 代表公司与与相关政府府机协调关关系。8、 处理相关人人事纠纷任职资格学历技能经验使用设备补充说明第 23 页 共 23 页