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1、档案管理制度广州珠江工程建设监理公司档案管理制度目录第一章 档案管理制制度 11第二章 档案综合管管理分类类方案300第三章 档案综合管管理实施施细则344第四章 附则422为加强监理理公司的的档案管管理工作作，更好好地为监监理公司司生产经经营工作作服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定及广州市企业档案工作业务建设规范，特制定本制度。第一章档案管理制制度第一节 工程档档案管理理制度依据【建设设工程文文件归档档整理规规范】（GGB/TT503328-20001）和和项目管管理/监监理信息息管理要要求，制制定本制制度。一、工程项项目管理理公司的的档案管管理工作作由工程程项目管管理公司司负
2、责人人主管，并并由一名名专职或或兼职的的档案员员负责工工程档案案的收集集整理。二、工程项项目管理理公司的的文件和和图纸以以工程项项目为单单位，由由档案员员统一登登记和发发放。三、工程项项目管理理公司的的工程项项目监理理文件的的归档范范围：（一）、需需长期保保存的文文件（标标注表示强强制性归归档工程程资料，未未标注表示一一般性归归档工程程资料）：1、房建监监理工程程(1)项项目监理理招标文文件、监监理投标标文件、中中标通知知书、监监理合同同、补充充协议书书(2)工工程项目目监理机机构及负负责人名名单、总总监任命命书、总总监代表表委托书书(3)开开工报告告(4)监监理月报报 (5)项项目监理理协调
3、会会议纪要要、专题题会议纪纪要(6)工工程开工工/复工工报审表表GD2220220011(7)监监理工程程师通知知回复单单GD2220220066(8)监监理工程程师通知知单GD2220220111(9)监监理工作作联系单单GD2220220177(10)地基与与基础分分部验收收记录及及纪要GD2250002(11)桩基础础分部验验收记录录及纪要要GD2250002(12)地下结结构分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(13)主体分分部验收收记录及及纪要GD2250002(14)钢结构构分部验验收记录录及纪要要GD2250002(15)建筑屋屋面分部部验收记记录及纪纪要GD2250002
4、(16)幕墙分分部验收收记录及及纪要GD2250002(17)建筑装装饰装修修分部验验收记录录及纪要要GD2250002(18)给排水水分部验验收记录录及纪要要GD2250002(19)建筑电电气分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(20)通风空空调分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(21)建筑智智能分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(22)电梯分分部验收收记录及及纪要GD2250002(23)单位(子单位位)工程程验收记记录及纪纪要（GGD30014）(24)质量评评估报告告GD330044、市政政监-26(25)安全评评价书(26)竣工验验收报告告（GDD30115）
5、(27)工程项项目监理理工作总总结报告告(28)竣工验验收备案案表（GGD30017）(29)建设工工程施工工质量验验收监督督意见书书(30)工程竣竣工结算算书汇总总表（提提供经第第三方审审核的结结果）(31)监理业业务手册册（工程程竣工后后由项目目项目管管理公司司交业主主填写监监理工作作评价，交交档案室室保管）(32)施施工许可可证(33)施施工合同同（包含含建筑面面积、高高度、基基坑深度度、钢结结构工程程用钢量量、幕墙墙面积及及幕墙高高度内容容的施工工合同）(34)施施工单位位中标通通知书（钢钢结构工工程及幕幕墙工程程）(35)工工程量清清单（钢钢结构工工程用钢钢量）(36)图图纸（包包含
6、建筑筑面积、高高度、基基坑深度度、钢结结构工程程用钢量量、钢结结构跨度度、悬臂臂长度、幕幕墙面积积及幕墙墙高度内内容的图图纸）2、市政监监理工程程：(1)项项目监理理招标文文件、监监理投标标文件、中中标通知知书、监监理合同同、补充充协议书书(2)工工程项目目监理机机构及负负责人名名单、总总监任命命书、总总监代表表委托书书(3)开开工报告告(4)监监理月报报 (5)项项目监理理协调会会议纪要要、专题题会议纪纪要(6)工工程开工工/复工工报审表表市政监监-11(7)监监理工程程师通知知回复单单市政监监-66(8)监监理工程程师通知知单市政监监-111(9)监监理工作作联系单单市政监监-117(10
7、)地基与与基础分分部验收收记录及及纪要GD2250002(11)桩基础础分部验验收记录录及纪要要GD2250002(12)软基处处理分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(13)单位(子单位位)工程程验收记记录及纪纪要（GGD30014）(14)工程质质量评估估报告（含含质量等等级评定定附表）市政监-26(15)安全评评价书(16)交工证证书(17)竣工报报告（含含质量等等级评定定附表）市政施管-4(18)工程竣竣工验收收报告市政备备-11(19)工程项项目监理理工作总总结报告告(20)竣工验验收备案案表市政备备-33(21)建设工工程施工工质量验验收监督督意见书书(22)建筑工工程验收收
8、意见书书(23)竣工结结算审核核意见书书（提供供经第三三方审核核的结果果）市政监监25(24) 监理理业务手手册（工工程竣工工后由项项目项目目管理公公司交业业主填写写监理工工作评价价，交档档案室保保管）(25)施施工许可可证（二）、短短期保存存的文件件1、监理理规划2、监理理实施细细则3、监理工工作运行行记录四、工程项项目管理理公司的的工程项项目管理理文件的的归档范范围：1、房建代代建工程程（长期期）(1)立立项申请请报告及及批复(2)可可行性研研究报告告（项目目投资建建议书）及及批复(3)环环境影响响报告书书或报告告表或登登记表(4)固固定资产产投资项项目年度度计划(5)建建设用地地批准书书
9、(6)国国有土地地使用证证及附图图(7)拆拆迁补偿偿安置协协议(8)建建设用地地规划许许可证(9)初初步设计计方案批批复意见见(10)施工图图审查合合格证（及及备案）(11)有关行行政主管管部门（人人防、环环保、消消防、文文物等）批批准文件件或协议议(12)项目管管理服务务合同及及中标通通知书(13)勘察设设计承包包合同及及中标通通知书(14)施工承承包合同同及中标标通知书书(15)监理委委托合同同及中标标通知书书(16)建设工工程规划划许可证证(17)建设工工程报建建审核书书(18)建设工工程施工工许可证证(19)工程质质量、安安全监督督登记表表(20)各责任任主体及及分包单单位资质质文件(
10、21)电梯安安装工程程监督登登记表(22)工程质质量验收收申请表表(23)工程质质量评估估报告(24)勘察文文件质量量检查报报告(25)设计文文件质量量检查报报告(26)单位工工程施工工安全评评价书(27)电梯安安装分部部质量验验收登记记表(28)消防验验收文件件或准许许认可使使用文件件(29)燃气工工程验收收文件(30)房屋建建筑工程程质量保保修书(31)商品住住宅住住宅质量量保证书书和住住宅使用用说明书书(32)单位（子子单位）工工程质量量验收记记录、纪纪要(33)建设工工程质量量监督验验收意见见书(34)建设工工程规划划验收认认可文件件(35)环保验验收文件件或准许许认可使使用文件件(3
11、6)建设工工程竣工工验收档档案认可可书(37)建设工工程竣工工验收报报告(38)房屋建建筑工程程和市政政基础设设施工程程竣工验验收备案案表(39)汇汇总目录录2、市政代代建工程程（长期期）(1)立立项申请请报告及及批复(2)可可行性研研究报告告（项目目投资建建议书）及及批复(3)环环境质量量报告及及批复(4)建建设用地地批准书书(5)国国有土地地使用证证及附图图(6) 拆迁补补偿安置置协议(7)建建设用地地规划许许可证及及附图(8)有有关行政政主管部部门（人人防、环环保、消消防、文文物等）批批准文件件或协议议(9)初初步设计计方案批批复意见见(10)施工图图审查合合格证（及及备案）(11)项目
12、管管理服务务合同及及中标通通知书(12)勘察设设计承包包合同及及中标通通知书(13)施工承承包合同同及中标标通知书书(14)监理委委托合同同及中标标通知书书(15)建设工工程规划划许可证证(16)建设工工程报建建审核书书(17)建设工工程施工工许可证证(18)工程质质量安全全监督登登记表(19)工程项项目管理理机构及及负责人人名单(20)工程项项目监理理机构及及负责人人名单(21)工程项项目施工工管理机机构及负负责人名名单(22)竣工报报告（含含质量等等级评定定附表）(23)工程质质量评估估报告（含含质量等等级评定定附表）(24)勘察文文件质量量检查报报告(25)设计文文件质量量检查报报告(2
13、6)市政基基础设施施的有关关质量检检测和功功能性试试验资料料(27)质量保保修书(28)单位工工程施工工安全评评价书(29)工程竣竣工验收收报告(30)建设工工程施工工质量验验收意见见书(31)建设工工程规划划验收合合格证(32) 环保保验收文文件(33) 建设设工程竣竣工验收收档案认认可书(34) 竣工工验收备备案表(35) 汇总目目录3、具体内内容按市市档案馆馆【广州州市建筑筑档案编编制指南南（试行行）】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】进进行立卷卷装订。4、工程投投资超过过1.88亿元、住住宅建筑筑面积超超过8万万平方米米以上的的项目按按公司档档案收集集范
14、围收收集整理理，其它它项目由由设计技技术部统统计工程程项目名名目表，根据公公司资质质申报、年年检和经经营这几几方面确确定该类类项目哪哪些项目目需要进进一步收收集，并并返回综综合档案案室执行行。五、归档工工程文件件的质量量要求1、归档的的工程文文件应为为原件，不不可以在在原件上上进行涂涂改；2、工程文文件的内内容及其其深度必必须符合合国家的的技术规规范、标标准和规规程；3、工程文文件的内内容必须须真实、准准确；4、工程文文件应采采用耐久久性强的的书写材材料，如如碳素墨墨水、蓝蓝黑墨水水，不得得使用易易褪色的的书写材材料，如如红丝墨墨水、纯纯蓝墨水水、圆珠珠笔、复复写纸、传传真纸、铅铅笔等。5、工
15、程文文件应文文字清楚楚，图样样清晰，图图表整洁洁，签字字盖章手手续完备备。竣工工资料（分分部工程程验收记记录及纪纪要、单单位工程程竣工验验收记录录及纪要要、竣工工验收报报告）要要提交原原件，竣竣工验收收备案表表没有原原件的必必须加盖盖甲方红红章予以以确认，安安全评价价书可以以提交复复印件。6、工程文文件的文文字材料料幅面尺尺寸规格格为A44幅面，图图纸采用用国家标标准图幅幅。7、工程文文件的立立卷、文文件的排排列、案案卷的编编目和装装订按城城建档案案馆和 【建设设工程文文件归档档整理规规范】的的规定办办法执行行。六、文件归归档的时时间和份份数项目管理/监理部部各专业业人员在在工程完完工后或或调
16、离本本项目前前应将所所管辖的的专业技技术文件件收集整整理后交交档案员员，一般般不超过过一个月月，文件件为一式式一份。七、项目管管理/工工程监理理文件整整理、移移交归档档在工程竣工工后三个个月内，由由工程项项目管理理公司档档案员将将全部工工程项目目管理/工程监监理文件件收集后后按城建建档案馆馆的有关关要求进进行分类类整理、立立卷，并并列出移移交文件件清单，经经工程项项目管理理公司负负责人审审核签认认，并办办理移交交、签收收手续，由由档案室室归档。在工程竣工工后半年年内，应应归档的的强制性性工程资资料因某某种原因因未收集集齐，须须缴纳一一定的保保证金（从从部门当当季度提提成工资资总额中中扣除），最
17、高不超过2万元，最低不超过5千元。一般性工程资料，由负责该工程资料的项目管理公司以书面形式将原因阐明报分管领导，分管领导审批送总经理，经总经理批准后方可交综合档案室存放。其他情况经分管领导审批报总经理。欠缺资料的工程在档案室存放一年内能补齐资料的，可退还保证金。如超过一年尚未补齐资料的，公司除没收保证金外，并按绩效考核有关规定执行，报总经理批示。八、凡上级级对工程程质量评评定等级级证书以以及奖状状，有关关项目管管理公司司应及时时办理证证书及奖奖状领取取手续，证证书及奖奖状领回回后移交交综合档档案室归归档，工工程获奖奖证书作作为工程程质量统统计凭证证。九、上述各各项材料料的收集集整理应应与工程程
18、进度同同步进行行，分阶阶段及时完完成。项项目管理理公司档档案员每每季度进进行检查查。十、对工程程项目管管理/监监理机构构需向市市城建档档案馆及及建设单单位提交交的工程程项目管管理/监监理文件件资料，由由工程项项目管理理公司资资料员按按【建设设工程文文件归档档整理规规范】（GGB/TT503328-20001）、市市城建档档案馆【广广州市建建筑档案案编制指指南（试试行）】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】的的规定和和要求整整理、装装订及汇汇总，向向市城建建档案馆馆和建设设单位移移交。第二节 文书档档案管理理制度为了加强我我公司文文书档案案的科学学管理，适适应企业业
19、的改革革、开放放和搞活活经济的的需要，更更好地为为我公司司各项工工作服务务，特制制订本办办法。一、文书档档案管理理职能：1、党政工工团档案案是我公公司党、政政、工、团团部门，在在企业的的政治、行行政、经经营工作作活动中中形成的的有保存存价值的的文件材材料。它它包括我我公司的的行政管管理工作作、经营营管理、党党工团管管理工作作。2、文书档档案工作作的主要要任务是是：对公公司的行行政、经经营、党党、团档档案材料料的收集集、整理理、保管管、鉴定定和统计计，为企企业各项项活动提提供利用用。二、文书档档案的归归档范围围：1、行政管管理(1)监理理公司工工作安排排、总结结；(2)机构构设置、人人员任免免、
20、福利利待遇、调调动、退退休；(3)管理理制度、规规定；(4)公司司资质年年审、工工商年检检；(5)大事事记；(6)会议议纪要；(7)评先先材料；(8)职工工名册、合合同考核核、晋升升工资；(9)职工工技术职职称；(10)职职工工伤伤、养老老、待业业保险；(11)防防火安全全检查报报告、总总结。2、经营管管理(1)公司司计划、统统计材料料；(2)公司司工作量量完成情情况；(3)工程程质量统统计表、工工程竣工工验收表表；(4)公司司在建工工程情况况；(5)财务务季报表表、年报报表；(6)工程程预、结结算、招招标、投投标材料料。3、党群工工作(1)党务务工作：向上级党党委的请请示报告告和上级级的批复
21、复;党总支部部改选的的请示报报告与批批复，选选举结果果与批复复。评选先进进党支部部、优秀秀党员材材料；领导班子子调整和和党的干干部任免免报告、批批复、通通知。党代会会会议纪要要、工作作报告等等相关文文件。(2)工、团团工作：工会年度度计划、总总结材料料；各项竞赛赛、评比比、活动动安排、方方案、总总结和上上报材料料、开展展文体活活动文件件；评选先进进集体、先先进工作作者、先先进团支支部、团团员材料料。工会委员员会改选选的请示示报告与与批复，选选举结果果与批复复。工会和员员工代表表大会会会议纪要要、讨论论文件、工工作报告告等相关关文件。三、文书档档案的归归档要求求：1、凡以公公司或公公司党支支部名
22、义义打印行行文及上上报的材材料，均均由公司司行政人人事部专专人负责责做好平平时收集集、积累累、经初初步分类类整理，于于次年四四月份向向综合档档案室移移交归档档。2、移交档档案时必必须填写写移交清清单一式式二份，经经核对清清楚后，双双方在清清单上签签字,各各留一份份存查。3、打印的的文件纸纸张必须须优良，文文字清晰晰，禁止止用圆珠珠笔、铅铅笔起草草和批改改文件。4、归档的的文件应应符合办办文程序序（拟稿稿、签发发、印章章等齐全全）。5、文件和和附件材材料（原原件与复复印件、报报告与批批复、正正文和附附件）一一并归档档。四、文书档档案的管管理：1、按档案案综合管管理有关关规定，公公司党、政政、工、
23、团团的档案案材料，应应由公司司综合档档案室集集中统一一管理，不不得由个个人分散散存放。2、文书档档案的整整理分类类，由档档案室按按年度统一一编号。五、文书档档案的鉴鉴定：1、按国家家档案局局关于机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定（国国家档案案局令第第8号）的的规定，结结合公司司实际情情况，制制订公司司档案保保管期限限表，经经公司领领导批准准后， 成为档档案鉴定定依据。2、对确无无保存价价值和已已超过保保管期限限的档案案，要进进行登记记造册一一式三份份清单，经经公司领领导批准准后，送送到指定定地方进进行销毁毁。六、档案的的利用：1、建立档档案借阅阅、利用用制度，借借阅档案案
24、时，严严格审批批手续。2、根据公公司工作作和业务务的需要要，编制制各种索索引以便便查找和和利用。3、凡借阅阅档案者者必须爱爱护档案案，不得得随意在在档案上上划圈、涂涂改、折折叠、剪剪折卷，确确保档案案完整无无损。4、对库存存档案情情况，档档案人员员要心中中有数，主主动了解解企业各各项工作作对档案案的需要要，积极极做好提提供利用用工作。5、加强档档案利用用统计工工作，对对利用档档案有效效益的，要要及时收收集其效效果，并并按时统统计上报报和反映映情况，及及时交流流利用经经验。第三节 会计档档案管理理制度 为为加强会会计档案案的管理理，使会会计档案案在搞好好企业经经济核算算、提高高企业经经济效益益中
25、充分分发挥作作用。按按照财政政部、国国家档案案局财会会字【119988】322号及广广州市财财政局、档档案局财财会【19998】8433号文件件规定，会会计凭证证、会计计账簿、会会计报表表和其他他会计资资料，应应按照国国家有关关规定，建建立会计计档案，妥妥善保管管。结合合监理公公司实际际情况，特特制定本本办法。一、会计档档案的管管理 监理公公司财务务会计档档案由监监理公司司档案室室统一管管理，在在业务上上受财务务部指导导。二、会计档档案的归归档范围围1、会计报报表：月月度、季季度、年年度财务务报告，包包括会计计报表、附附表、附附注及文文字说明明，其他他财务报报告。2、会计账账簿：总总帐，明明细
26、账，日日记账，辅助账账簿，其其他会计计帐簿，固固定资产产卡片。3、会计凭凭证：原原始凭证证，记账账凭证，汇汇总凭证证，其他他会计凭凭证。4、工资表表类：单单位人员员工资名名册。5、其他类类：银行行存款余余额调节节表，银银行对账账单，其其他应当当保存的的会计核核算专业业资料，会会计档案案移交清清册，会计档档案保管管清册，会会计档案案销毁清清册，其其他应当当保存的的会计核核算专业业材料。三、会计档档案的归归档要求求1、归档的的会计文文件材料料必须保保证齐全全、完整整、真实实、准确确。2、归档的的会计文文件材料料由会计计人员进进行整理理、组卷卷。3、自制的的原始凭凭证，应应保持记记账凭证证和规格格表
27、本一一致，折折叠整齐齐、装订订牢固。4、装订时时，应注注意调节节成册的的厚薄，以以利保管管和查阅阅，每册册封面书书写工整整，按规规定填写写字号加加盖经办办人及主主管人印印章。5、会计档档案移交交时，由由财务填填列交接接清册一一式两份份，主管管领导签签字盖章章后，向向综合档档案室移移交，交交接交接接双方对对移交清清册核对对清楚，以以明确责责任履行行签字的的手续。四、会计档档案的整整理要求求1、会计报报表封面面上的内内容要填填写完整整，要标标明财务务报表的的年度、总总页数、档档号、保保管期限限。案卷卷封面上上的保管管期限则则为“永久”保管。工工资表是是反映一一个单位位人员的的变动情情况，可可单独装
28、装订存115年。2、会计账账簿采用用盒封式式封面，多多栏帐也也可参照照使用。采采取编大大流水号号，即自自设置会会计帐簿簿之年起起至现在在编一个个顺序号号，排列列方法：总账、明明细账、日日记帐（现现金出纳纳帐、银银行存款款账、辅辅助帐），每每年排列列都应一一致。3、会计凭凭证装订订前要拆拆除金属属物，检检查凭证证编号号号码，防防止颠倒倒号码或或缺号，检检查记帐帐凭证中中应该附附的原始始凭证或或文件是是否齐全全。 4、会计档档案移交交时间当年的会计计档案，在在会计年度度终了后后，由财务务部整理理、组卷登登记并保管二年后后向，由由财务部部编制移移交清册册，移交交综合档档案室统统一保管管。五、会计档档
29、案的保保管1、要设有有防盗、防防火、防防虫、防防鼠、防防潮、防防尘等设设施的档档案库房房。2、档案人人员要定定期检查查，对破破损或变变质的档档案，应应及时修修补、复复制。3、做好会会计档案案统计，对对档案的的收进移移出、整整理、鉴鉴定保管管和利用用情况进进行基本本数量的的统计。六、会计档档案的借借阅和利利用1、公司内内查阅会会计档案案的由财务务部派人人进行查查阅；外单位位来阅时时，要持持介绍信信，并经公司领领导和财财务部负负责人批批准后，由由财务部部派人进进行查阅阅。2、查阅档档案，人人员只限限在规定定地点查查看，要要爱护档档案，严严禁拆卷卷页，涂涂改、勾勾画、损损坏，对对违反会会计档案案管理
30、制制度，情情节严重重者，应应报告有有关领导导严肃处处理。3、对查阅阅会计档档案应做做好利用用效果登登记。七、会计档档案的鉴鉴定与销销毁1、会计档档案的保保管期限限，应按按照国家家规定的的会计计档案保保管期限限表划划分为永永久、定定期（225年、115年、110年、55年、33年）两两类，保保管期限限的计算算，从会会计年度度终了后后的第一一天算起起。2、会计档档案保管管期限期期满，需需要销毁毁时，由由档案室室会同财财务部提提出销毁毁意见，编制会计档案销毁清册，由公司负责人、财务部和行政人事部领导组成鉴定领导小组，进行鉴定签署销毁意见，并签字盖章，报上级主管部门批准。3、对涉及及重要的的固定资资产
31、（包包括征地地、拆迁迁、基建建、房地地产交易易、购置置重大设设备等）的的原始凭凭证，应应单独抽抽出装订订立卷，待待该项固固定资产产报废清清理后再再保管55年。4、鉴定后后需要销销毁的档档案，由由综合档档案室、财财务部一一同派员员送指定定地点销销毁。第四节 声像档档案管理理制度 为为加监理理公司声声像档案案的科学学管理，充充分发挥挥声像档档案的作作用，特特制定以以下办法法。一、声像档档案归档档范围1、监理公公司重要要外事活活动、会会议等方方面。2、市级以以上领导导到监理理公司检检查指导导工作等等重大活活动形成成的声像像材料。3、工程整整体竣工工照片。二、声像材材料的归归档要求求1、声像材材料必须
32、须详细记记录时间间、地点点、人物物、摄录录人。2、归档的的声像材材料必须须是原版版、正件件。3、归档的的声像材材料要清清晰、完完整。4、声像材材料归档档时要填填写移交交清单一一式二份份，交接接双方各各留一份份。三、声像档档案的管管理。1、声像档档案是指指各职能能部门行行使职责责，经济济活动或或从事社社会活动动中形成成的，具具有保存存价值的的照片、幻幻灯片、录录像带等等载体的的材料。2、声像档档案由综综合档案案室统一一管理。3、声像档档案管理理的主要要任务是是收集、整整理、鉴鉴定、保保管和统统计、开开发利用用。4、声像档档案的整整理按监监理公司司档案分分类编号号标准，按按不同种种类载体体进行组组
33、卷，编编目排列列有效。5、定期检检查声像像档案的的保管情情况。6、归档保保存的声声像档案案，未经经鉴定和和批准，任任何人不不得私自自销毁、复制、涂改。7、声像档档案的鉴鉴定，要要定期对对声像档档案的保保管期限限进行鉴鉴定，要要销毁的的声像档档案，必必须登记记并经领领导批准准后方能能销毁。四、声像档档案的利利用1、编制声声像档案案目录、帐帐簿等检检索工具具，为查查找提供供方便。2、建立声声像档案案借阅利利用制度度。3、声像档档案借用用完毕后后，要及及时归还还，不得得转借。4、做好声声像档案案库存基基本数字字和利用用情况的的统计，并并做好记记录工作作。第五节 设备档档案管理理制度为加强监理理公司设
34、设备档案案的管理理，充分分发挥设设备档案案的作用用，特制制订以下下管理办办法。一、监理公公司的设设备指办办公用的的复印机机、电脑脑、汽车车、相机机、传真真机。二、设备档档案是指指以上各各种设备备的操作作、维修修、保养养的说明明书。三、设备档档案的管管理：1、监理公公司的设设备档案案由综合合档案室室统一管管理。2、设备档档案的归归档要求求： 归档的的设备档档案必须须是原件件，并且且要完整整、清晰晰。3、设备档档案的利利用：（1）凡使使用设备备档案，必必须办理理登记手手续。（2）设备备档案使使用完毕毕，由经经办人将将设备档档案交回回档案室室。（3）凡使使用设备备档案，必必须小心心爱护。第六节 档案
35、库库房管理理制度一、档案库库房必须须门窗坚坚固、有有防盗设设施。除除档案保保管人员员外，其其他人不不得随意意进入库库房。二、库房要要有灭火火器材（干干粉、灭灭火器），并并定期检检查，库库房内严严禁吸烟烟。不准准堆放杂杂物。三、库房内内设置空空调机、抽湿湿机、湿湿度计和和温度计计，定时时测量、记记录， 并采取取相应措措施，要要求库房房经常保保持温度度为14424。C、相相对湿度度为500%65%的范围围内。四、档案柜柜、密集集架内必必须放有有防虫剂剂。五、库房要要保持清清洁卫生生，要有有遮阳设设施。第七节 档案管管理制度度为了贯彻档档案法，搞搞好公司司档案管管理工作作，维护护企业经经济利益益及其
36、他他合法权权益和历历史真实实面貌，结结合公司司的实际际情况，特特制定本本制度。一、公司档档案是本本公司在在各项活活动中形形成的全全部档案案的总和和。结合合公司情情况，划划分为行行政档案案、工程程档案和和财务档档案三大大类。1、行政档档案、工工程档案案由行政政人事部部统一管管理，财财务档案案由财务务部管理理。2、归档范范围及要要求3、党政工工团档案案。由办办公室负负责收集集、整理理、归档档，其归归档要求求参照集集团公司司相应的的规定。二、工程档档案。由由项目管管理公司司负责收收集、分分类、整整理、立立卷，由由综合档档案室对对档案进进行审定定后装订订成册，移移交给综综合档案案室存档档。其归归档要求
37、求执行按按市档案案馆【广广州市建建筑档案案编制指指南（试试行）】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】。三、会计档档案。由由财务部部负责收收集、整整理、归归档和保保管，其其要求参参照集团团公司相相应的规规定。四、收集档档案时，必必须办理理档案交交接手续续，查阅阅档案资资料也必必须办理理登记，原原则上不不能开档档案室。五、案库房房要做到到七防：即防盗盗、防光光、防火火、防潮潮、防尘尘、防有有害生物物和防污污染。第八节 档案归归档制度度 凡凡属监理理公司在在各项工工作和工工程项目目监理活活动中形形成的各各种材料料(图纸纸、图表表、文字字资料、录录像、计计算机、磁磁带等)
38、、各种种门类载载体的档档案都由由综合档档案室统统一管理理。一、归档范范围0.工程档档案；11.设备备档案；4.党党政工团团档案；7.声声像档案案；9.会会计档案案；100.实物物档案；二、归档要要求 各各项工程程监理工工作中形形成的文文件材料料，按其其业务范范围，由由监理公公司所属属各部门门的兼职职档案员员负责收收集、积积累、整整理归档档。1、必须准准确地反反映监理理公司工工程监理理、经营营管理等等各项活活动的真真实内容容和历史史过程。2、必须层层次分明明，符合合其形成成规律。3、必须符符合文件件格式及及书写标标准，禁禁用圆珠珠笔及铅铅笔起草草和批改改。三、归档时时间1、工程档档案，应应在工程
39、程竣工后后三个月月内，由由项目管管理公司司兼职或或专职档档案员将将应归档档的文字字材料进进行收集集、分类类、整理理、立卷卷，由综综合档案案室对档档案进行行审定后后装订成成册，移移交给综综合档案案室。2、集团承承接的代代建工程程档案，应应在工程程竣工后后三个月月内，由由项目管管理公司司兼职或或专职档档案员将将应归档档的文字字材料进进行收集集、分类类、整理理、立卷卷，由综综合档案案室对档档案进行行审定后后装订成成册，移移交给集集团公司司综合档档案室。3、文书档档案应在在第二年年四月前，将将应归档档的文字字材料组组成保管管单位，由由各部门门的负责责人审定定后，向向本公司司综合档档案室移移交。4、监理
40、公公司重大大会议、评评奖材料料，应在在会议结结束及评评奖后七七天内，由由专人整整理好向向公司综综合档案案室移交交归档。5、设备档档案在购购买设备备及安装装使用后后，将设设备说明明等技术术资料向向公司综综合档案案室移交交。6、会计档档案由财财务部装装订成册册保存二二年，期期满后指指定专人人编写移移交清单单并向档档案室移移交。7、声像材材料应在在各项活活动结束束后，由由主办部部门整理理好相片片并附上上文字说说明，移移交档案案室归档档。工程程声像材材料在工工程竣工工后一个月内内，由承承办部门门整理好好并附上上文字说说明交档档案室。四、 归档份数1、工程档档案，一一式一份份交本公公司综合合档案室室。2
41、、集团承承接的代代建工程程档案，一一式一份份交集团团公司综综合档案案室。3、文书档档案一般般归档一一式二份份（连同同原稿），另另交一份份档案目目录给集集团公司司综合档档案室。4、设备档档案一式式一份交交本公司司综合档档案室。五、移交手手续 各各部、项项目管理理公司移移交文件件或档案案要办理理移交手手续，移移交材料料清单一一式二份份双方签签字后各各保存一一份存查查。第九节 档案室室保密制制度一、严格遵遵守党和和国家有有关保密密工作的的规定、制制度，遵遵纪守法法，保守守党和国国家的机机密。二、严格按按照档案案文件密密级划分分范围，采采取保密密措施。对对不同密密级的档档案采取取相应的的保管措措施和借
42、借阅制度度。三、对档案案内容不不该说的的绝对不不说，不不该泄露露的绝不不泄露，不不该复印印和复制制的绝对对不借。四、在公共共场所、私私人信件件、普通通电话、家家属、子子女亲友友中不谈谈论机密密档案内内容。五、凡查阅阅档案资资料，只只能在档档案室内内，不得得带出外外。六、发现泄泄露机密密文件的的情况，应应及时报报告领导导和有关关单位，查查明情况况严肃处处理。第十节 档案室室借阅制制度一、凡借阅阅档案材材料，必必须登记记。本公公司职工工一律经经部门负负责人批批准，按按规定办办理登记记手续，才才能借阅阅。二、档案原原则上不不向外借借出，只只限在室室内查阅阅。如工工作需要要借出，经经行政人人事部领领导
43、同意意，并办办理有关关手续，借借阅不得得超过七七天，归归还时要要点清和和检查。如如发现遗遗失和损损坏，要要及时报报告和处处理。三、查阅或或借阅档档案材料料，不得得在档案案材料上上划圈、涂涂改、更更不得拆拆散、折折叠损坏坏档案，违违者追究究责任或或赔偿。四、借阅档档案的人人员调职职、批准准出国、离离退休前前，必须须将借阅阅的档案案如数还还给档案案室，并并办理注注销手续续。五、凡需要要复制、复复印的档档案材料料，需经经行政人人事部领领导批准准。第十一节 档案案的鉴定定与销毁毁制度 档档案的鉴鉴定工作作是为了了使有价价值的档档案更好好地保存存下来，达达到既精精练又完完整，以以维护党党和国家家历史真真
44、实面貌貌的目的的。对已已经超过过保管期期限的档档案文件件材料进进行鉴定定和销毁毁是一项项必要的的工作。一、鉴定的的组织形形式 监监理公司司档案的的鉴定工工作应在在行政人人事部领领导的主主持下，由由档案室室和各业业务部门门共同组组成鉴定定小组。二、鉴定的的方法 应应对档案案材料进进行逐卷卷、逐张张地进行行审查鉴鉴定，决决定档案案文件材材料的保保管期限限升、降降或销毁毁，以及及文件的的密级降降级或解解密等。三、鉴定的的依据 应应参照国国家档案案部门颁颁发的“党政工工团档案案”、“基建档档案”、“会计档档案”的保管管期限表表，及集集团公司司的有关关各类档档案保管管期限的的规定执执行。凡凡介于两两种保
45、管管期限之之间的档档案，其其保管期期限一律律从长。鉴鉴定工作作结束后后，应将将档案的的鉴定内内容数量量变化以以及必要要的情况况如实记记载，以以备存查查。四、档案销销毁工作作 需需销毁的的档案材材料，应应登记造造册，由由鉴定小小组提出出有关档档案销毁毁报告和和销毁清清单，经经鉴定小小组、组组长（经经理或总总工程师师）审核核批准后后交档案案室执行行，销毁毁清单由由档案室室存档一一份，档档案销毁毁清册保保管期限限为二十十五年。第十二节 档案案工作“三纳入入”、“四参加加”的制度度 根根据国国营企业业档案暂暂行规定定的精精神，为为维护企企业档案案的安全全与完整整，使之之更好地地为企业业经济效效益服务务, 对对档案工工作的“三纳入入”、“四参加加”作如下下规定：一、将公司司文件材材料的形形成、积积累、整整理和归归档纳入入公司管管理制度度；纳入入公司工工作计划划；纳入入公司有有关部门门的职责责范围和和有关人人员岗位位责任制制。二、工程竣竣工验收收、科研研成果鉴鉴定，应应有专或或兼职档档案员参参加，档档案材料料不完整整、不准准确、不不系统的的，档案案部门可可提出不不能进行行鉴定、