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1、709e51ec024c1acb975d4cc6fb964ca3.docxEvaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.物美集团大大宗采购工工作指南说明：大宗宗采购是指指超过各业业态公司总总销售额11或全年年采购金额额超过20000万人人民币的品品项。一、 目的建立和执行行这个制度度是为了建建设物美集集团高水平平的采购环环境，提高高供应商的的素质和供供货质量，保保证商品供供货的稳定定，防止发发生质量意意外事故，同同时可以降降低采购成成本，防止止采购中的的徇私舞弊弊。但对象象可口可乐乐、宝洁、联联合利华、
2、花花王、达能能、帕尔玛玛特这样物物美没有议议价能力的的供应商，可可能也不能能采取这套套工作指南南。这套工作指指南的特点点是在制度度管理部设设置第三方方询价（至至少需两人人）和大宗宗采购监督督员（至少少需三人，其其中一人负负责监督计计划制定、监监督流程控控制、监督督要点设定定；一人负负责监督过过程复核、资资料审查；一人负责责资料收集集、检验、鉴鉴别。）二、 工作流程图图后备供应商数据库:出入库操作规范，数据库管理操作规范销售模块订货订单处理操作规范：新品开发操作规范：老品补货老品新合同新品供应商资格认证操作规范：认证计划、认证标准、认证程序、认证方法、认证结果处置、认证表格汇总新店商品规划铺底订
3、货操作规范：第三方询价模块库存充足采购合同作业操作规范：预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐促销计划订货操作规范：库存不足配送模块配送指令合同执行操作规范：时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索预算模块结算支付申请操作规范：执行模块集团信息系统：采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、合同执行数据、预算数据、结算数据监控模块采购流程图图三、 相关各方职职责1集团总总裁（1）。主主持供应商商资格认证证和大宗采采购合同评评审，控制制会议进程程，协调各各种矛盾和和冲突。保保证工作按按既定程序序和标准完完成。
4、（2）。聘聘请供应商商资格认证证和大宗采采购合同评评审的咨询询专家。（3）。参参考各种信信息，形成成决议，确确定合格供供应商，批批准大宗采采购合同的的签约和执执行。2认证委委员和评审审委员： 主要要由四个业业态公司总总经理，四四个业态公公司采购总总监、集团团财务部总总监、集团团制度管理理部总监、集集团法律事事务部总监监以及其他他聘请人员员组成。 根根据咨询专专家调查报报告，评价价意见，供供应商自报报材料，第第三方询价价报告，其其他调查报报告和信息息，具体工工作人员的的现场说明明，投票决决策。3大宗采采购监督人人员：（1）。执执行和监控控的关键点点：供应商商认证；合合同议价；合同执行行监控。（2
5、）。执执行和监控控的内容：a. 检查是否按按程序完成成工作*.供应商商认证程序序：核实文文件、实地地调查、资资质评估、会会审、储备备、签约、汰汰换等等。*.合同议议价程序：预算、调调查、准备备、询价、谈谈判、审查查、第三方方询价控制制、核准、签签约、记帐帐等等。*.合同执执行监控程程序：时间间、数量、质质量、价格格、运输、保保险、返佣佣、赞助、促促销、生产产流程控制制、异常预预警、汰换换、合同修修改、追索索等等。b. 检查工作标标准是否达达到*.供应商商认证工作作标准：规规模、管理理、质量、装装备、合作作度、价格格、能力、竞竞争力评价价等等。*.合同议议价工作标标准：双赢赢，长期合合作，附加加
6、条件优惠惠，价格理理想（市场场平均价），其其他代价低低，风险可可控等等*.合同执执行监控工工作标准:完成率，可可靠性，异异常率等等等。c. 检查预定工工作方法是是否执行，应应用的工具具是否完整整和合格d. 检查工作是是否按时完完成*.供应商商认证工作作时间表*.合同议议价工作时时间表*.合同执执行工作监监控时间表表e. 检查所附图图、表、单单是否规范范、完整*.供应商商认证所附附图、表、单单：*.合同议议价所附图图、表、单单：*.合同执执行监控所所附图、表表、单：f. 现场调查供供应商g. 现场巡查配配送、验收收、质检、收收货、运输输、库存等等等、4第三方方询价人员员：（1）。定定期对样本本商
7、品进行行市场调查查和网络查查询；（2）。协协调各下属属单位采购购与销售在在进货价格格高低上的的扯皮，以以便分清责责任，精确确考核；（3）。为为监督控制制采购合同同议价提供供依据；（4）。实实时掌握竞竞争对手的的经营企图图等等。）5大宗采采购绩效考考核人员按物美集团团绩效考核核办法进行行考核。6大宗采采购咨询专专家主要由物美美内部有经经验的采购购人员、财财务人员和和店铺销售售人员组成成，由集团团总裁聘请请，给一定定报酬，定定期轮换。主要负责现现场调查供供应商的资资质、规模模、质量管管理水平、卫卫生管理水水平、生产产管理水平平、运营管管理水平、配配送能力、财财务状况等等等，并作作出个人评评价，以供
8、供集团决策策。四、 程序和方法法1供应商商资格认证证（1）。供供应商资格格认证准备备（2）。投投寄招标文文件（3）。检检核投标文文件（4）。样样品检验和和评估（5）。供供应商现场场调查（6）。供供应商资格格评估（7）。会会审（8）。投投寄供应商商入围通知知2大宗采采购合同评评审（1）。大大宗采购合合同评审准准备（2）。供供应商报价价（3）。议议价和第三三方询价（4）。其其他附加条条款（5）。专专家审核（6）。会会审（7）。核核实a. 预算b. 价格c. 法律（8）。签签约3大宗采采购合同执执行（1）。供供货时间和和数量控制制（2）。商商品质量和和卫生控制制（3）。商商品价格、包包装、规格格、品
9、种搭搭配和品项项控制（4）。运运输、配送送、保险、返返佣和赞助助控制（5）。商商品促销计计划控制（6）。商商品生产流流程控制（7）。异异常预警、汰汰换（8）。合合同修改（9）。退退货和索赔赔4大宗采采购合同支支付（1）。单单据核实（2）。对对帐（3）。审审核a. 预算b. 第三方询价价c. 质检（4）。传传票（5）。划划款五、 主要表单1供应商商资格认证证（1）。供供应商资格格认证准备备工作清单单格式（2）。大大宗采购招招标邀请格格式（3）。供供应商投标标文件格式式（4）。样样品检验和和评估表格格式（5）。对对供应商现现场调查清清单格式（6）。供供应商资格格认证评估估表格式2大宗采采购合同评评
10、审（1）。大大宗采购合合同评审准准备工作清清单格式（2）。大大宗采购合合同专家审审核表格式式（3）。签签约程序传传票格式（4）。大大宗采购合合同要点为降低工作作成本和磨磨合成本，尽尽量使用物物美原来的的工作程序序和表单，这这样可以尽尽快的取得得成效。附录：主要要表单格式式1供应商商资格认证证（1）。供供应商资格格认证准备备工作清单单格式供应商资格格认证准备备工作清单单（1）。完成分店铺商品规划（2）。完成新开店铺计划和商品规划（3）。完成大宗采购招标计划（4）。印刷大宗采购招标邀请书（5）。印刷供应商投标书（6）。印刷样品检验和评估表（7）。印刷供应商现场调查清单（8）。印刷供应商资格认证评估
11、表（9）。印刷供应商资格认证会审表（10）。印刷供应商入围通知（2）。大大宗采购招招标邀请格格式物美集团大大宗采购招招标邀请书书编号;交货时间：数量、交货批次：规格、包装：品项：促销条件：交货地点：退货条件：支付条件：支付方式：验收办法：卫生标准：质量标准：初审合格招标流程供应商提供样品供应商投标招标邀请对供应商现场调查样品合格样品检验和评估专家评估发入围通知书认证合格供应商资格认证委员会会审进入大宗采购合同谈判程序联络电话：领取投标文件地点截标时间招标时间（3）。供供应商投标标文件格式式物美集团大大宗采购供供应商投标标书编号：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号
12、码：营业执照号码：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：生产设备清单质量管理体系认证文件三年销售记录和主要客户三年财务报表卫生检疫证号产权证明管理制度配送能力品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、交货时间、交货批次、交货地点、质量保证、卫生保证、退货保证、结算要求等等投标品项促销安排返佣、赞助承诺配送承诺报价投标日期保证人电话代理人电话投标人电话（4）。样样品检验和和评估表格格式物美集团大大宗采购样样品检验和和评估表编号：样品送审公司名称：公司地址：电话：安全许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：生产许可证：生产工艺：员工人数：生产工厂：送审品项：生产设备清单质量管理体系
13、认证文件主要客户保质期卫生检疫证号检验地点、设备、技术检验时间送审时间品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、功能、口感、目视外观、质量、卫生、保质期、成分、有毒物质等等检验项目结果检验结论采购监督签名检验员签名专家评分（5）。对对供应商现现场调查清清单格式物美集团大大宗采购对对供应商现现场调查清清单编号：1 核实营业执照（到当地工商局核实）2 核实税务登记证（到当地税务局核实）3 核实卫生许可证（到当地卫生部门核实）4 核实产权证明（到当地土地局、房产局核实，机器设备要求供应商提供原始发票，到原生产厂家核实。）5 银行存款核实，要求供应商提供每月随机抽取三天得银行对帐单，共计十二个月，到银行
14、核实。6 应收应付要求供应商提供清单，发函或电话核实。7 测试质量控制系统的有效性。8 测试卫生检疫控制系统的有效性。9 检查原料进货渠道。10考察现场管理。11核实目前主要客户的真实性。12抽查管理制度执行的有效性。13评估设备水平、生产能力。14评估工艺路线和操作方法。15评估设备、仪器维护水平。16过去供应其他公司是否按期，是其他否有不良记录。17供应商领导的个人评价, 人品、性格;组织能力;计划能力;执行能力;控制能力。18表格a.规模:.资产及结构，重点是分析资产质量b.负债及结构，重点是分析债权人结构c.生产设备和工艺，重点是分析质量和产能d.员工人数及结构，重点是分析管理水平e.
15、行业水平，重点分析竞争力和发展潜力f.效益、/销售收入及结构g.经营状况、.库存结构和时间、.周转率及结构、订货量h.管理基础、员工素质i.偿债能力j.领导的法律意识调查时间：采购监督签名：复核人签名：调查人签名：（6）。供供应商资格格认证评估估表格式物美集团供供应商资格格认证评估估表编号：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：法人代表：电话：公司名称：公司地址：生产设备质量管理体系认证文件三年销售记录和主要客户三年财务报表卫生检疫证号产权证明管理制度配送能力管理得分满分5财务情况经营情况评审分数
16、得分满分5得分满分5现场管理得分满分5组织制度得分得分满分5满分10供应能力设备规模、产能过去是否按期供货得分满分5工艺、操作技术得分满分20价格价格得分得分满分10满分10进料控制、生产管理质量保证体系质量管理得分满分10成品保管运输得分满分5设备维护得分满分5检查标准评估日期采购监督签名评估复核人签名评估人签名2大宗采采购合同评评审（1）。大大宗采购合合同评审准准备工作清清单格式大宗采购合合同评审准准备工作清清单（1）。完成分店铺年度预算（2）。完成新开店铺计划及其大宗采购计划（3）。完成分店铺大宗采购计划（4）。印刷大宗采购制式合同（5）。印刷供应商报价书（6）。印刷大宗采购合同专家审核
17、表（7）。印刷签约程序传票（2）。大大宗采购合合同专家审审核表格式式物美集团大大宗采购合合同专家审审核表编号：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：法人代表：电话：公司名称：公司地址：合同主要条款摘要同主要条款摘要管理水平水平供应能力卫生检疫证号合作潜力质量管理配送能力商品条件得分满分5供货及时包装、规格、品种评审分数得分满分10得分满分5品牌得分满分5市场份额得分得分满分10满分10质量保证质量保证退货得分满分5卫生保证得分满分20价格价格得分得分满分5满分5赞助返佣附加条款得分满分5促销得分满
18、分10配送得分满分5保险评估日期采购监督签名评估复核人签名评估人签名（3）。签签约程序传传票格式物美集团大大宗采购合合同签约程程序编号采购金额采购品项供应商名称合同编号集团总裁意见评估报告意见评审会议意见合同执行时间合同主要条款摘要附件清单：对后面所附大宗采购合同是否同意集团制度管理部总监：大宗采购监督：第三方询价：业态公司总经理：业态公司采购总监：集团财务部总监：集团法律事务部总监：店铺代表意见：专家意见：督办人：签约代表：签约时间：（4）。大大宗采购合合同要点物美集团根根据自己具具体情况，对对不同的种种类的商品品，应分别别制定制式式合同。但但大宗采购购合同有一一些要点要要注意：a.商品的的
19、品种、规规格和数量量:商品的品品种应具体体，避免使使用综合品品名；商品品的规格应应规定颜色色、式样、尺尺码和牌号号等；商品品的数量多多少应按国国家统一的计计量单位标标出。必要要时，可附附上商品品品种、规格格、数量明明细表。b.商品的的质量和包包装:合同中应应规定商品品所应符合合的质量标标准，注明明是国家或或部颁标准准；无国家家和部颁标标准的应由由双方协商商凭样订（交交）货，并并要封样待待查并要封封样待查。；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。c.商品的
20、的价格和结结算方式:合同中对对商品和价价格的规定定要具体，规规定作价的的办法和变变价处理等等，以及规规定对副品品、次品的的折扣办法法；规定结结算方式和和结算程序序。d.交货期期限、地点点和发送方方式:交（提）货货期限（日日期）要按按照有关规规定，并考考虑双方的的实际情况况、商品特特点和交通通运输条件件等确定。同同时，应明明确商品的的发送方式式（送货、代代运、自提提）。e.商品验验收办法:合同中要要具体规定定在数量上上验收和在在质量上验验收商品的的办法、期期限和地点点。f.违约责责任：签约一方方不履行合合同，违约约方应负物物质责任，赔赔偿对方遭遭受的损失失。在签订订合同时，应应明确规定定，供应者
21、者有以下三三种情况时时应付违约约金或赔偿偿金：*未按合同同规定的商商品数量、品品种、规格格供应商品品；*未按合同同规定的商商品质量标标准交货；*逾期发送送商品，临临时更改到到货地点等等，应付违违约金或赔赔偿金。g合同的的变更和解解除条件:在什么情情况下可变变更或解除除合同，什什么情况下下不可变更更或解除合合同，通过过什么手续续来变更或或解除合同同等情况，都都应在合同同中予以规规定。除此之外外，采购合合同应视实实际情况，增增加若干具具体的补充充规定，使使签订的合合同更切实实际，更有有效力。在我们的实实际工作中中，发现大大宗采购合合同有以下下风险：a.主体没没有订立合合同的资格格，没有实实际履行能
22、能力,主要要表现形式式为：订立立合同的一一方根本没没有提供法法人资格证证明；合同同一方虽提提供了企企业法人营营业执照，但但为副本或或复印件，其其实为伪造造的证明；合同一方方提供了正正式的企企业法人营营业执照但但其实际虚虚报注册资资本，无实实有资金，并并没有实际际履行能力力;合同一一方在订立立合同时虽虽提供了正正式的企企业法人营营业执照，但但因未参加加工商局年年检已被吊吊销营业执执照;代理理人超越代代理权限，以以被代理人人名义签订订买卖合同同。b.合同中中由于用词词不准确，导导致双方经经常有争议议，常见的的有：质量量约定不明明确； 履履行地点不不明确； 付款期限限不明确；违约责任任不明确；付款方式式不明确；履行方式式不明确；计量方法法不明确；检验标准准不明确等等等。16