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1、万科房地产的会议管理系统(2010-08-24 21:30:51)标签：召集人参会人员议程会议管理系系统万科房地产产东京房产分类：地产产精髓会议是人们们为了解解决某个个共同的的问题聚聚集在一一起进行行讨论、交交流的活活动。会会议根据据不同的的内容与与用途可可以分为为很多种种类。在在此我们们着重研研究的是是房地产产企业内内部会议议。企业业内部会会议主要要体现经经营决策策、行政政管理、业业务讨论论、总结结培训等等工作过过程。因因此企业业内部会会议的质质量直接接反映企企业管理理水平的的高低。历历经了快快速扩张张的房地地产企业业，内部部管理由由粗放型型向精细细化管理理迈进，借借助会议议管理可可以深入入
2、挖掘企企业内部部有待提提高的管管理问题题，帮助助企业提提升自身身管理水水平和运运营效率率。 企企业的会会议管理理包含两两个层次次的内容容：一是是会议过过程管理理，二是是企业会会议管理理体系。会议过程管管理 会会议过程程的管理理是一个个PDCCA的质质量过程程管理。 P（PPlann）计划划，明确确会议议议程、确确定会议议目标、邀邀约会议议人员； D（DDo）执执行，打打印会议议提纲，按按会议议议程进行行执行会会议过程程，会议议结束形形成会议议纪要； C（CChecck）检检查，对对照会议议纪要、检检查会议议任务完完成情况况； A（AActiion）行行动，对对会议评评估，成成功经验验加以肯肯定
3、并推推广；失失败教训训加以总总结，以以免重现现。 会议体系管管理 把会开开好，不不仅仅是是单一会会议的问问题，还还关系到到会议体体系设计计是否科科学。美美国质量量管理大大师戴明明指出“企企业的1100个个问题中中，只有有15%是由于于岗位个个体原因因造成的的，855%的原原因都是是体系问问题和结结构问题题引起的的。一个个企业决决策要有有效率，首首先就必必须考虑虑开哪些些会，不不开哪些些会，每每个会的的目的是是什么”。 众所周周知，万万科的效效率和效效益在国国内都属属于行业业领先。但但他们和和东京的的同行东东京建屋屋做了比比较，结结果发现现自己的的效率只只是人家家的二十十分之一一：自己己是300
4、0个人人做100个楼盘盘，东京京建屋是是60个个人做220个楼楼盘。东东京的房房地产企企业为什什么能够够做到？是因为为日本人人比中国国人厉害害？东京京建屋的的效率为为什么那那么高？万科公公司对比比当时的的自己，每每个楼盘盘也许都都要开会会，但每每个楼盘盘开的会会不一样样多，而而且一忙忙就不开开会了，不不开会了了，结果果更忙了了。后来来万科到到美国标标杆企业业学习，学学到一个个重要的的经验：“七对对眼睛”。即即把楼盘盘策划中中非常复复杂的一一种会议议“综综合可行行性分析析会议”，简简化成为为“七对对眼睛”来来各司其其职，针针对每个个项目，标标准化的的开七个个关键决决策会，每每个会议议的产出出、与
5、会会人、议议程非常常明确，每每个会议议召开的的时间先先后关系系、触发发条件非非常的明明确。正正是有了了这种高高质量的的决策会会议，才才使得万万科的项项目成功功率非常常的高。 下面我我们以CC地产集集团为例例，介绍绍一下地地产公司司的会议议体系管管理。会会议体系系管理一一般分为为“战略略类会议议”“运运营类会会议”、“标标准化会会议”三三个层面面。一、战略会会议体系系 房地产产公司“战战略会议议”一般般在每个个季度的的第一个个月集中中召开，一一般包括括“财务务状况总总结与分分析”、“投投融资状状况总结结与分析析”、“人人力资源源状况总总结与分分析”、“年年度目标标及计划划审视与与调控”、“经经营
6、情况况分享”、“市市场发展展、竞争争情况、消消费趋势势及社会会热点分分析”等等一系列列会议，这这些会议议的与会会者一般般由集团团董事会会成员，集集团总经经理、副副总经理理、总监监、高级级经理、信信息中心心经理，区区域公司司总经理理以及由由总经理理选派的的122人，其其他与研研讨议题题相关的的指定人人员参加加。战略略会议的的目的在在于使管管理团队队成员具具有良好好的外部部视角及及长期策策略性思思考能力力，增强强集团对对战略目目标及其其实现路路径的持持续控制制和应变变能力，增增强下属属各区域域公司间间横向沟沟通，促促进管理理团队成成员间的的知识共共享。1、财务状状况总结结与分析析负责人：集集团财务
7、务中心高高级经理理会议议议程：对集团团整体及及各区域域公司的的营利、资资产负债债、现金金流量、税税收状况况及报表表风险进进行报告告、差异异分析和和前瞻预预测。2、投融资资情况总总结与分分析负责人：集集团投融融资管理理中心高高级经理理会议议议程：1. 对各区区域公司司项目进进度计划划和资金金计划达达成情况况进行报报告、差差异分析析和前瞻瞻预测。2. 对集团整体奖金筹集、运用情况及资金风险进行报告、差异分析和前瞻预测。3、人力资资源状况况总结与与分析负责人：集集团人力力资源总总监会议议议程：1. 对人员员招聘、变变动及薪薪资福利利情况进进行报告告、分析析和前瞻瞻预测。2. 对员工能力和企业文化提升
8、情况进行报告和分析。4、年度目目标及计计划审视视与调控控负责人：集集团总经经理会议议议程：对集团团整体及及各区域域公司的的年度经经营目标标及计划划实施进进度和效效果进行行综合分分析，修修正和调调整年度度目标及及其达成成计划，部部署下一一阶段的的行动重重点。5、经营情情况分享享负责人：区区域公司司总经理理或相关关副总、部部门经理理会议议议程：每每次会议议前，各各地区公公司从以以下战略略地图所所描述的的核心能能力领域域中提出出122个专题题进行深深度分析析并提交交集团总总经理审审核，最最终由集集团总经经理确定定会议研研讨专题题和主要要发言人人。研讨讨的专题题既可以以是解决决特定问问题的思思路、方方
9、法和成成功经验验，也可可以是尚尚未得以以很好解解决的突突出问题题。 土地储储备布局局 客户特特征分析析 产品及及其组合合规划创创新与研研发管理理创新 居住空空间、工工程质量量、购房房体验与与居住体体验客户户敏感点点的挖掘掘和改进进 建筑规规划与成成本特征征的相关关关系分分析 采购议议价和合合同规划划 品牌营营销创新新 项目进进度管理理6、市场发发展、竞竞争情况况、消费费趋势及及社会热热点分析析负责人：集集团总监监、高级级经理、区区域公司司总经理理或相关关副总、部部门经理理会议议议程：会会议前，集集团各管管理部门门及各地地区公司司均可从从以下领领域中提提出12个专专题进行行深度分分析并提提交集团
10、团总经理理审核，最最终由集集团总经经理确定定会议研研讨专题题。 房地产产相关法法规政策策解读 区域市市场经济济发展动动态 主要竞竞争对手手及境外外同业发发展动态态 行业融融资发展展动态 社会消消费变化化趋势 社会热热点现象象二、运营会会议体系系 “运运营会议议体系”是是企业战战略决策策得以下下达、集集团运营营管控、项项目质量量与健康康的保证证。运营营会议体体系一般般包括以以下会议议。1 、项项目负责责人双周周例会召召集人：项目负负责人召召开时间间：每月月至少保保证两周周一次例例会，项项目负责责人可根根据项目目运营情情况增加加召开频频次，一一般在双双周周五五召开参参会人员员：项目目负责人人、项目
11、目各职能能经理，其其他参会会人员由由项目负负责人确确定会议议目的：1. 通过上上两周工工作总结结，回顾顾计划工工作完成成情况；2. 通过总总结提出出工作中中重难点点问题，集集中团队队资源确确定重难难点问题题的解决决方案（或或资源）；3. 通过计计划回顾顾和重难难点问题题梳理，安安排下两两周工作作计划（含含与各职职能部门门配合的的工作事事项）。会议议程:1. 项项目营销销职能负负责人 销售售情况及及异常情情况分析析；22. 项项目职能能负责人人（各部部门）计划工工作完成成情况(包括但但不限于于一级计计划)，未未完原因因分析、应应对措施施及重难难点问题题；33. 项项目负责责人对对提出的的重难点点
12、问题进进行讨论论，确定定解决方方案或资资源（明明确责任任人、参参与人和和专题研研究时间间）下下两周项项目计划划(包括括但不限限于一级级计划)及工作作重点（含含各职能能部门配配合事项项）；4. 其他需需提请会会议决策策的议题题。输出出: 会会议纪要要2、项目目专题研研讨会召召集人：项目负负责人或或指定的的项目职职能负责责人召开开时间：适时参会会人员：项目负负责人，其其他人员员由项目目负责人人和项目目职能负负责人确确定会议议目的：1. 通过工工作总结结（含周周例会提提出）梳梳理的项项目重难难点问题题，组织织公司内内部相关关的专业业资源进进行研究究和讨论论，确定定项目重重难点问问题的可可行性方方案，
13、作作为项目目推进的的工作依依据2. 为项项目运营营管理会会议决策策项目重重难点问问题提供供依据（如如专题会会上仍不不能确定定按哪种种方案实实施则需需提交项项目运营营管理会会议。如如涉及项项目经济济指标变变化、项项目定位位等重大大变化的的可行性性建议方方案）；会议议议程:1. 项项目职能能负责人人对已已经与相相关专业业人员讨讨论，拟拟采用的的方案进进行介绍绍；22. 与与会人员员就提出出的方案案进行讨讨论和确确定；输出: 会会议纪要要；项目目专题方方案3、预案案决策会会召集人人：项目目负责人人或指定定的项目目职能负负责人召召开时间间：完成成土地开开发预案案及分析析后参会会人员：前期投投资决策策小
14、组成成员；其其他人员员由召集集人确定定，会议议主持人人批准；会议目目的：新新项目的的研讨及及决策会会议议程程:1. 就就发展、营营销、研研发提供供资料进进行甄别别讨论，以以确定其其方案合合理性、可可行性；2. 找出出关键计计划节点点、决策策点和重重要敏感感指标，讨讨论如何何提高项项目竞争争力和风风险控制制水平；3. 对项项目达成成共识，对对重要计计划节点点、工作作包和工工作质量量做出承承诺；输输出:阶阶段性成成果：发发展部投投资建议议书；计计划财务务部投资资分析模模型；研研发部项项目预案案4、项项目启动动会召集集人：项项目经理理召开时时间：取取得土地地后155日内参参会人员员：项目目经理；专家
15、委委员和其其他人员员由召集集人确定定，会议议主持人人批准会会议目的的：尽快快对项目目进行推推演和设设定决策策点、控控制点；作出项项目第一一次（也也是最重重要的）决决策；会会议议程程:1. 在在项目获获得后对对项目进进行审视视、推演演；22. 对对项目一一二级计计划及目目标成本本预案进进行梳理理；33. 向向项目负负责人及及项目职职能负责责人交底底；44. 进进一步达达成共识识，对计计划、成成本以及及相关工工作包、工工作质量量作出承承诺，完完成资源源匹配。输出: 会议纪要/项目一级计划5 、阶段成果审查会召集人：项目负责人召开时间：项目阶段成果审查参会人员：项目负责人、专业职能经理、项目运营管理
16、负责人会议目的：对项目阶段性成果进行审查；会议议程:1. 由由项目负负责人将将阶段性性成果逐逐项向项项目运营营管理成成员展示示；22. 与与会成员员对照上上一阶段段的阶段段性成果果系统分分析讨论论其间的的联系、成成果的质质量，揭揭示可能能的瑕疵疵风险以以及提出出改进意意见；输输出:阶阶段性成成果66、关键键决策会会召集人人：项目目负责人人召开时时间：适适时参会会人员：项目负负责人、项项目运营营总监、专专业职能能经理。会议目的：项目周例会和项目专题研讨会（经过各部门职能负责人协调）仍未达成一致或仍未能决策的实施方案；会议议程:1. 由由项目负负责人介介绍问题题背景及及解决方方案，提提请项目目运营
17、总总监决策策；22. 与与会人员员讨论对对策；3. 达成共共识或由由地区公公司总经经理最后后裁定。输出:会议纪要；项目实施方案的决策结果7、项目月度运营总结会召集人：项目运营管理召集人召开时间：次月前三个工作日召开完毕参会人员：项目运营管理常任委员、项目负责人、计划专员、资金管理员、投资分析专员；专家委员和其他项目团队人员由召集人确定，会议主持人批准会议目的：1. 通过对项目经济模型的回顾，分析影响项目经济指标变化的原因，提出或探讨项目改进和优化方向的建议，以实现和提高项目收益2. 通过公司一级计划节点完成情况的梳理，对影响项目运营的重难点问题进行分析和说明，并汇报应对措施；会议议程:1. 项
18、项目负责责人、计计划财务务部介介绍售价价、现金金流、成成本等三三个维度度的变化化引起的的财务指指标的变变化，提提出项目目改进和和优化的的方向性性建议；2. 项目目负责人人回顾顾项目一一二级计计划，对对影响关关键节点点达成的的计划产产生的原原因及应应对措施施进行汇汇报；3. 与会人人员对关关键节点点、经济济指标变变化等项项目关键键信息提提出问题题并进行行讨论，明明确原因因和改进进的方向向；44. 相相应职能能负责人人就改进进措施和和时间做做出承诺诺；55. 项项目负责责人下阶阶段项目目运营的的重难点点和预案案；输出出:1. 各项项目汇报报PP（见见附件11-2）；2. 项目月月度/半半年运营营会
19、会议议纪要；8、半半年及年年度运营营总结会会召集人人：召开开时间：在半年年或年度度结束后后15个个工作日日内召开开，可与与当月的的月度运运营会合合并召开开。参会会人员：会议目目的：11. 通通过对项项目经济济模型的的回顾，分分析影响响项目经经济指标标变化的的原因，提提出或探探讨项目目改进和和优化的的方向的的建议，以以实现和和提高项项目收益益2. 通过公公司一二二级计划划节点完完成情况况的回顾顾，对影影响项目目运营的的重难点点问题进进行分析析和说明明，并汇汇报应对对措施；会议议议程:1. 项项目负责责人、计计划财务务部介介绍售价价、现金金流、成成本等三三个维度度的变化化引起的的财务指指标的变变化
20、，提提出项目目改进和和优化的的方向性性建议；2. 项目目负责人人回顾顾半年或或年度内内项目一一二级计计划，对对影响关关键节点点达成的的计划产产生的原原因及应应对措施施进行汇汇报；3. 与会人人员对关关键节点点、经济济指标变变化等项项目关键键信息提提出问题题并进行行讨论，明明确原因因和改进进的方向向；44. 相相应职能能负责人人就改进进措施和和时间做做出承诺诺；55. 项项目负责责人下阶阶段项目目运营的的重难点点和预案案；输出出:会议议纪要；项目实实施方案案的决策策结果。三、标准会议体系 标标准会议议体系在在于定期期对于组组织发展展、企业业文化、业业务案例例进行探探讨和沟沟通。持持续的推推动企业
21、业文化的的发展与与业务经经验成果果的分享享，是战战略的基基础保障障工具。标标准会议议体系一一般包括括以下会会议结构构：1、区域域公司办办公周例例会召集集人：人人力资源源行政职职能负责责人召开开时间：周一上上午，新新公司通通常2-3小时时，成熟熟公司11-2小小时参会会人员：区域公公司总经经理、各各职能负负责人；（经总总经理批批准可扩扩大到职职能模块块负责人人或其他他临时列列席人员员）会议议目的：1、着着眼于组组织发展展、企业业文化、企企业外部部市场、政政府、竞竞争环境境的研究究和决策策；2、除除项目运运营之外外的企业业问题研研究决策策；会议议议程:1、办公公周例会会的决议议执行情情况滚动动跟踪
22、；2、就行行业发展展、市场场、政府府、竞争争环境等等外部环环境的新新动向以以及城市市规划的的新趋势势等内容容进行通通报；3、企企业文化化以及与与员工沟沟通情况况通报与与分析（包包括：核核心价值值观、工工作习惯惯、标准准等）；4、部部门建设设与部门门间的协协调（包包括：对对部门内内部管理理方式及及心得、需需各部门门配合解解决的的的事务等等）；5、公公司及各各职能部部门与外外部公共共关系得得管理（包包括政府府、媒体体、掌握握话语权权的重要要人士和和组织等等）；6、人人力资源源问题（包包括：各各部门提提出的人人力资源源需求和和人力资资源调配配问题，并并讨论解解决方法法）77、非项项目运营营层面的的和
23、推荐荐给集团团非项目目运营层层面的知知识管理理内容（知知识管理理内容包包括：制制度、流流程、指指引的创创建、更更新和案案例剖析析等；）8、例外管理（对公司或部门遇到的突发性，特殊事务的处理方式进行讨论，沉淀管理方法，减少例外发生）；9、传达集团的战略意图及重大决定；10、区域公司自主定义的其他议题；输出:1、会议纪要（可包含决议、信息通报、对决议执行情况的滚动跟踪、通报表扬、通报批评）；2、对外公关；3、对集团上报公文；4、对内文件；5、区域非项目层面制度、流程、指引、模板的创建和更新；6、推荐给集团非项目知识管理体系的文件；2、公司司高层与与员工座座谈会召召集人：人力资资源行政政部职能能负责
24、人人（规模模50人人以上的的区域公公司可采采用）召召开时间间：每季季度或不不定期参参会人员员：根据据沟通内内容和目目的由主主持人与与区域人人力资源源行政部部确定会会议目的的：高层层与员工工面对面面沟通，以以减少信信息衰减减，帮助助员工理理解企业业文化，达达成战略略共识，建建立感情情；会议议议程:由召集集人、主主持人控控制输出出:将关关键信息息整理成成书面文文字资料料或视频频资料3、非非项目运运营的跨跨部门专专题研讨讨会召集集人：牵牵头职能能负责人人召开时时间：不不定期参参会人员员：根据据牵头职职能负责责人需求求以及其其他参会会职能负负责人商商议确定定。会议议目的：各职能能就某一一业务研研究课题
25、题，案例例与其他他部门进进行研讨讨或成果果分享；会议议议程: 1、问问题提出出原因因分析症结对策 2、问问题提出出头脑脑风暴结论草案输输出:自自定义4、季季度综合合指标回回顾会召召集人：人力资资源行政政职能负负责人或或项目运运营管理理召集人人召开时时间：11、每个个季度结结束后115天之之内；22、初期期4-66小时，成成熟后33小时左左右；参参会人员员：区域域公司总总经理、职职能负责责人、职职能模块块负责人人、指标标回顾负负责人、项项目负责责人；（其其他人可可根据需需要由总总经理批批准后可可以参加加）会议议目的：与项目目运营有有关但不不限于项项目运营营的区域域阶段性性综合体体检会议议议程:1
26、. 对对平衡记记分卡相相关指标标的归集集展示；2. 对异异常数据据的根本本原因进进行分析析；33. 作作出改进进计划；4. 总结结经验、积积累知识识输出:由集团团制定指指导性模模板（含含总的指指标统计计分析、改改进计划划、积累累知识）5、半年总结表彰会召集人：人力资源行政职能负责人召开时间：1天左右；参会人员：区域公司总经理主持1、区域公司全体员工；2、可邀部分集团人员；会议目的：1、业务信息分享2、员工的节日（团队建设、激励士气）会议议程:1、区域域公司总总经理作作半年重重要指标标PPTT宣讲；2、公公布获奖奖名单；3、事事迹介绍绍（区域域公司自自选形式式，生动动活跃）；4、团团队活动动输出
27、:1、获获奖名单单及事迹迹；2、照照片；33、影视视资料；4、光光盘、文文字等6、年年总结表表彰会召召集人：人力资资源行政政职能负负责人召召开时间间：1-2天参参会人员员：区域域公司总总经理11、区域域公司全全体员工工；2、可可邀部分分集团人人员；会会议目的的：1、业业务信息息分享22、战略略部署；3、员员工的节节日（团团队建设设、激励励士气）会议议程:1、指标标回顾负负责人作作报告（采采用PPPT形式式）22、区域域公司总总经理作作综合总总结，并并进行下下一步战战略部署署；33、公布布获奖名名单44、事迹迹介绍（区区域公司司自选形形式，生生动活跃跃）；5、团团队活动动输出:1、获获奖名单单及
28、事迹迹；2、照照片；33、影视视资料；4、光光盘、文文字等 C地产产集团通通过梳理理自身的的会议管管理体系系，规范范了企业业决策中中的触发发时间、内内容、方方式，营营造出流流程、决决策、报报告与会会议的和和谐体系系。同时时通过沉沉淀会议议决策，建建立用于于高层决决策的知知识积累累框架，解解决了管管理层对对公司经经营决策策的执行行问题，避避免在决决策过程程中“拍拍脑袋（决决策随意意）、拍拍桌子（责责任界定定不清）、拍拍大腿（恍恍然大悟悟）”等等随意行行为。随随着企业业的决策策效率得得到明显显提高，运运营成本本也大大大地降低低，在地地产行业业的领先先优势逐逐步扩大大。由此此可见企企业合理理的会议议管理体体系是企企业战略略执行的的重要保保障。