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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.行政事务规规范化管管理目 录录第一章 行政部部组织结结构与责责权一、行政部部组织结结构图二、行政部部职责三、行政部部权力四、行政总总监岗位位职责五、行政经经理岗位位职责第二章 前台接接待管理理一、接待主主管岗位位职责二、接待专专员岗位位职责三、客人来来访登记记表1公司前前台来访访客人登登记表2前台接接待来访访记录表表3物业公公司前台台来客登登记表四、前台接接待日志志表五、函件收收发登记记表1信函与与快件签签收登记记表2信函与与快件寄寄送登记记表六、前台接接待
2、管理理流程1预约客客人来访访接待工工作流程程2来电转转接流程程七、收发文文件管理理流程1信函收收发工作作流程2接收信信函、快快件工作作流程3寄送信信函、快快件工作作流程4传真发发文工作作流程5传真收收文工作作流程6收文背背签流程程八、前台接接待流程程九、来电处处理流程程第三章 办公事事务管理理一、办公事事务主管管岗位职职责二、办公事事务专员员岗位职职责三、行政办办公秘书书岗位职职责四、办公用用品订购购审批单单五、办公用用品台账账六、报废物物品清单单七、办公用用品领用用表八、办公设设备登记记表九、办公文文书会签签单1文件会会签单2行文单单3目录表表十、印章使使用登记记表印章使使用审批批表印章使使
3、用登记记表十一、文书书档案借借阅审批批表十二、办公公用品管管理流程程1办公用用品购买买流程办公用用品领用用流程十三、办公公设备购购买流程程办公设设备购买买审批流流程办公设设备询价价流程办公设设备比价价流程办公设设备采购购流程十四、文书书档案管管理流程程发文管管理流程程2收文管管理流程程3档案归归档流程程4档案借借阅归还还流程5档案销销毁流程程十五、往来来信件管管理流程程十六、公司司印章管管理流程程1制刻申申请流程程2使用流流程十七、公司司证照管管理流程程第四章 行政人人事管理理一、行政主主管岗位位职责二、行政人人事管理理专员职职责三、费用报报销标准准四、员工考考勤登记记表五、年度考考勤汇总总表
4、六、员工请请假申请请单七、员工加加班申请请表八、员工出出差申请请表九、差旅费费报销清清单十、公司会会议记录录表1公司会会议记录录表一2公司会会议记录录表二十一、提案案管理记记录表十二、员工工提案评评定表十三、员工工奖惩记记录表十四、员工工违纪处处理表十五、会议议管理流流程十六、出差差管理流流程十七、提案案管理流流程十八、会议议工作评评估表第五章 安全BBaoMMi管理理一、安全主主管岗位位职责二、安全专专员岗位位职责三、电梯设设备巡视视记录表表四、电梯维维修保养养记录1电梯月月维修保保养记录录2电梯季季维修保保养记录录3电梯年年维修保保养记录录五、值班登登记日志志表六、保安执执勤日志志表七、外
5、出员员工登记记表八、来宾出出入登记记表九、安全状状况检查查表十、防火设设施检查查表十一、安全全事故报报告书十二、突发发事故报报告表十三、事故故统计汇汇总表十四、人员员出入管管理流程程十五、消防防安全管管理流程程十六、安全全检查管管理流程程十七、突发发事件处处理流程程第六章 车辆管管理一、车辆主主管岗位位职责二、司机岗岗位职责责三、车辆登登记表四、车辆检检查表1车辆检检查日志志2车辆检检点表五、车辆请请修表六、保养记记录表七、车辆加加油表1车辆加加油申请请表2车辆加加油记录录表八、用车申申请表1用车申申请表2车辆使使用申请请表九、派车记记录单十、车辆事事故单1车辆事事故现场场记录单单2车辆事事故
6、报告告单十一、用车车记录表表1司机用用车记录录表2车辆使使用日志志表3车辆使使用状况况月报表表十二、1车辆费费用报销销单2车辆费费用月度度统计表表十三、事故故处理流流程十四、车辆辆管理流流程1车辆使使用流程程2车辆加加油管理理流程3车辆安安全管理理流程十五、肇事事处理流流程图十六、车辆辆费用额额度控制制程序图图第七章 总务后后勤管理理一、总务后后勤主管管岗位职职责二、总务后后勤专员员岗位职职责三、宿舍管管理专员员岗位职职责四、食堂管管理专员员岗位职职责五、保洁人人员岗位位职责六、绿化人人员岗位位职责七、食堂卫卫生检查查表八、住宿人人员管理理表1住宿申申请表2住宿人人员资料料卡3宿舍分分配申请请
7、表4住宿登登记表5宿舍检检查登记记表6宿舍物物品借用用卡九、清洁卫卫生管理理表1卫生区区域划计计划表2清洁工工作安排排表3卫生状状况检查查表4清洁卫卫生评分分表十、员工宿宿舍管理理流程1宿舍管管理方案案制定流流程2员工入入住宿舍舍管理流流程十一、员工工食堂管管理流程程十二、清洁洁卫生管管理流程程十三、企业业绿化管管理流程程第八章 公关事事务管理理一、公关事事务主管管岗位职职责二、公关事事务专员员岗位职职责三、商务接接待安排排表四、公务接接待审批批表五、公关活活动策划划表六、危机预预警处理理表七、危机记记录分析析表八、重要接接待流程程九、危机处处理流程程十、媒体宣宣传流程程十一、接待待规格表表十
8、二、例外外事项工工作安排排表第一章 行政部部组织结结构与责责权一、行政部部组织结结构图行政总监行政经理安全BaoMi主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管 二、行政部部职责职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司
9、总务后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政部部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总总监岗位位职责职责1审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理
10、相关关规章制度职责3根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司BaoMi工作的执行情况职责8负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责9负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责2审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案五、行政经经理岗位位职责职责1在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政
11、、后勤总务、环境和保卫等工作职责3负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责4本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责5组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责6做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责7负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责8贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责9负责召集本部门的有关工作会议职责10负责组织编写公司年度大事记职责11负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责2行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理
12、的有关规章制度第二章 前台接接待管理理一、接待主主管岗位位职责职责1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责6参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台
13、接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责一三协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待专专员岗位位职责职责1服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非BaoMi信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知
14、的分发，做好分发记录并保存职责6配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责9执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责10负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记职责11对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责12完成领导交办的其他或临时工作三、客人来来访登记记表1公司前前台来访访客人登登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被
15、访人事由时间备注姓名部门到达离开12345编制： 审审核：2前台接接待来访访记录表表来访人姓 名来访人单 位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核核：3物业公公司前台台来客登登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及及被访人姓名名来访事由时间备注进入离开12345编制： 审核核：四、前台接接待日志志表日期年 月 日 记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核核：五、函件收收发登记记表1 信函与快件件签收登登记表日期来件单位编号数量密（速）级级接受部门签收人（签签字）编制： 填填表人：2 信函与快件件寄送登登记表日期
16、送寄部门编号数量密（速）级级送达单位接收人送寄人（签签字）编制： 填表表人：六、前台接接待管理理流程1预约客客人来访访接待工工作流程程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档2来电转转接流程程开始拨通电话结束前台接待专员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录七、收发文文件管理理流程1信函收收发工作作流程开始接收信函审核登 记审核
17、分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人行政部经理前台接待专员各职能部门2接收信信函、快快件工作作流程各职能部门前台接待专员前台接待主管外部单位开始登 记筛 选分 送结束发来信函、文件签 收接 收记录存档3寄送信信函、快快件工作作流程开始登 记联络相应单位处理发送结束前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求4传真发发文工作作流程开始提出申请审批结束登 记发传真原件存档填写申请表行政部经理前台接待专员员工5传真收收文工作作流程开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收行政部经理前台接待专员各部门或员工6收文背背签流程程开始递交
18、文件结束签 字审核转 交存 档总经理前台接待专员各部门或员工八、前台接接待流程程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束九、来电处处理流程程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档 第三章 办公事事务管理理一、办办公事务务主管岗岗位职责责职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料
19、、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事事务专员员岗位职职责职责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书
20、、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作三、行政办办公秘书书岗位职职责职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司jimi，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席
21、某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作四、办公用用品订购购审批单单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审审批意见见： 行政部门审审批意见见： 签字字： 年 月 日如果金额超超过审批批权限请请行政总总监签批批意见： 签字字： 年 月 日五、办公用用品台账账 项项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政政部 填填写人（签签字）：六、报废物物品清单单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本本部门申请报废处处理意见见： 部门门主管（签签字）办公事务专专员同意报废废处理 不同意意报废处处理 办公事事务专员员（签字字）：办公事务主主管同意报废废处理 不同意意报废处处理 办公事事务主管管（签字字）：七、办公用用品领用用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管管： 保管员员：八、办公设设备登记记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简简介：管理部门负责人使用部门责任人九、办公文文书会签签单