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1、档案网络管理系统6.0同济大学档档案管理系系统操作手册同济大学档档案馆二八年年五月目录第一章 系统简介介1第二章 档案管理理31档案信信息录入32档案查询询与打印93文件调调整1114档案实实体销毁125辅助立立卷与批量量修改1126文件识识别1337邮件系系统管理15第三章 名词解释166第一章 系统简介本系统采用用浏览器/服务器结结构，具有有维护方便便，不需要要安装客户户端软件，客户户端只需要要一台联网网（局域网网、校园网网、互联网网）的计算算机就可以以应用，具有有操作简单单、维护方方便、安全全可靠、功功能齐全等等特点。该系统包括括档案管理理(科技档案案、文书档档案、会计计档案、声声像档案
2、、实实物档案管管理等)、收发文文管理、全全文自动著著录与标引引等子系统统，其主要要功能特点点如下:一、系统构构架及运行行平台浏览器/服服务器(BB/S)结结构作为客客户机/服务器(CC/S)的的替代技术术已经成为为目前各类类网络管理理系统的主主流技术。本本系统正是是基于浏览览器/服务器(BB/S)结结构，具有有易安装、易易维护、易易操作，与与操作系统统，后台数数据库无关关等特点。 二、系统主主要功能1. 全文文自动著录录与标引系统设计了了面向21世纪的办办公自动化化过程中形形成电子文文件全文自自动采集，自自动著录(即自动从从电子文件件全文提取取各个著录录项)，自动动标引分类类号、档号号、主题词
3、词、保管期期限与全文文任意关键键词自动检检索。实现现了档案文文件的采集集、著录与与标引自动动化和人工工智能化，对对办公自动动化过程中中形成的电电子文件的的利用十分分方便，大大大提高了了档案工作作效率和自自动化程度度。2. 全文文管理与全全文检索本系统的全全文管理通通过高效的的全文检索索算法，实实现了全文文的高速检检索。系统统还支持用用户远程上上载各种格格式的电子子文件全文文、纸质文文件扫描图图像，从而而实现了对对档全文检检索、打印印、下载、上上传、备份份等的全方方位管理。3. 图像像、录像、录录音等多媒媒体档案管管理系统对扫描描图像、录录像、录音音等多媒体体档案进行行统一管理理，用户可可以远程
4、上上载图像、多多媒体文件件到系统中中，对于录录音录像档档案还可以以进行在线线点播。4. 档案案信息统计计系统可以对对各类档案案资料进行行灵活的统统计，并且且可以绘出出个直方图图、统计表表等各种统统计图表。5. 档案案借阅利用用系统实现了了档案管理理借阅利用用的网络化化，用户只只需要通过过身边的计计算机远程程登录到系系统中就可可以查阅馆馆藏档案信信息，确定定所要借阅阅的档案实实体，系统即可可纪录完整整的借阅利利用信息，并并可以进行行借出档案案实体的催催还，借阅阅利用信息息的统计等等操作。 6.公文图图像的OCCR识别本系统可以以自动识别别扫描的文文件图像，客客户端通过过系统的上上传模块将将文件扫
5、描描图像上传传到服务器器上，服务务器端自动动利用系统统自带的OOCR识别别模块将该该图像识别别成文本，存存入系统数数据库，这这样用户就就可以实现现对文件扫扫描图像的的内容的查查询，经过过我们的大大量测试，该OCR模块具有识别率高，识别速度快等特点。三、系统主主要特点1. 档案案信息远程程录入、各各种格式的的电子文件件全文、纸纸质文件扫扫描图像文文件的上传传。由于该系统统是基于TTCP/IIP（网络络互联协议议）协议的的，所以系系统用户不不受地域限限制，只要要有一台接接入互联网网的计算机机就可以登登录到该系系统中，使使用系统的的各种功能能。2. 系统统功能齐全全不仅可以管管理文件级、案案卷级、全
6、全宗级的档档案，还可可以进行收收发文管理理及多媒体体档案管理理。3. 信息息录入与信信息输出格格式标准规规范档案著录项项目、著录录项目标识识符、著录录格式、著著录用文字字、载体类类型标识等等方面完全全依照国家家档案著录录规则。同同时也遵循循新的档案案管理细则则，可以进进行文件级管理理也可以进进行案卷级级管理。4. 信息息安全可靠靠该系统的安安全机制主主要包括三三个方面：一利用MD55算法对数数据库中用用户密码等等数据进行行加密；二二用户身份份认证；三三数据授权权等，同时时实现了数数据的自动动定时备份份，确保了了网上录入入档案数据据的安全性性及可靠性性。5.文档一一体化及办办公自动化化系统的接接
7、口目前很多单单位都已经经或正在实实行办公自自动化，一一般的办公公自动化软软件都忽视视了档案管管理这块功功能，大部部分办公自自动化软件件的档案管管理都做的的非常简单单，不能满满足档案管管理部门的的要求。档案管理网网络管理系系统充分考考虑到这一一现状，为为各种办公公自动化软软件预留了了标准的数数据交换接接口，可以以非常容易易地和各种种办公自动动化系统进进行连接。第二章 档案管理由于该系统统是浏览器器、服务器器结构的系系统，客户户端的计算算机只要通通过浏览器器就可以登登录档案管管理系统。在在同济大学学校园网计计算机的浏浏览器的地地址栏中输入htttp:/192.168.250.32或者htttp:/
8、192.168.250.32/lloginn.aspp，即可打开开档案管理理系统登录录页面,输输入用户名名和密码即即可进入档档案管理系系统的应用用。第一节档案案信息录 入图 1用户成功登登陆“档案网络络管理系统统6.0”后，系统统自动进入入“档案信息息管理”的功能页面面（如图 1所示）。在在此页面下下用户可以以实现创建建、删除、编编辑新的档档案数据等一系系列针对档档案信息的的操作。档案数据的的操作我们可以对对所列出的的档案表进进行一系列列的操作：1 以图 1为为例，在“教学JXX”档案表中，我们可以以看到“档案名称”、“文件数”、“创建人”、“创建时间间”、“权限”和“操作”等栏目。栏栏中的“
9、打开”对应于一个超链链接，即：此时，如如果用户将将鼠标悬停停在这个超链接接上，鼠标标将变成手手的形状，原原本黑色的链接接将变成蓝蓝色，这表表示该链接接可以点击击。图 22 鼠标左键点点击“打开”超链接，系系统进入“编辑档案案信息主页页面”。如图 2所示：该页面显示示当前打开开档案表中的所有有案卷或文文件记录，并以以类目结构构显示，左左边显示的的是类目结结构，右边边是相应类类目下的案案卷、文件件记录。图 2中存在一一个档案表“档案馆（教教学JX）”，它的下面面有个“教学综合合JX111”的类目。3 用户可根据据自己的需需要向该档档案表中添添加案卷或或文件记录录信息。鼠鼠标左键点点击页面左左栏上方
10、的的“添加案卷卷”或“添加文件件”按钮，系系统进入案案卷或文件件信息输入入窗体，如如图 3所示。该窗体分为为三部分，即即：“文件、案案卷所属类类别”（红框）“文件、案案卷输入项项”（蓝框）和和最下方的的按钮组。（黄黄框）图 3图 44 在“文件、案案卷所属类类别”中，我们可以以看到当前前档案表的名称、当当前所在类类目、以及及系统中已已经存在的的类目。若若要新建一一个类别，可可以点击“选择类目目”按钮。系系统进入选选择类目窗窗口。如图 4所示。分分别选择一一级类目、二二级类目和和三级类目目，注意一、二级类目的的选择一定定要根据档档案馆规定定的类目表表进行选择择，不能自行行任意输入入。5 在“文件
11、、案案卷输入项项”中，我们们可以按照照档案录入入要求，逐逐项输入各各类信息。案卷必输项项目：项目名称输入格式示 例全宗号2-代表同同济大学2实体分类号号年代号+实实体分类号号2005-JX12214案卷/盒号号及件号案卷号18保管期短期、长期期、永久下拉选择密级公开、内部部、秘密、机密、绝密下拉选择正题名输入完整卷卷名的的通知页数输入案卷总总页数58起止时间用8位码表表示一个时时间2004.04.005归档单位输入归档的的单位（全全称）学学院其它项目的的内容可以以根据案卷卷的要求和和需要输入入。保管期的选选择：短期期为保管115年以下下；长期为为需保存116500年。按同同济大学档档案立卷部部
12、门、归档档范围和保保管期限表表执行。密级的选择择：“公开”指可以向向所有人公公开的文件件；“内部”指在同济济大学内部部可以查阅阅的文件；“秘密”、“机密”、“绝密”按文件密密级决定。文件必输项项目：项目名称输入格式示 例全宗号2-代表同同济大学2实体分类号号年代号+实实体分类号号2005-JX12214案卷/盒号号及件号案卷号（文文件流水号号自动生成成）1.00001保管期短期、长期期、永久下拉选择密级公开、内部部、秘密、机机密、绝密密下拉选择正题名输入完整卷卷名或文件件名的的通知第一责任者者输入成文单单位（全称称）校长办公室室页数输入文件的的起止页数数1-5时间用10位码码表示一个个时间20
13、03.11.330 归档单位输入归档的的单位（全全称）学学院文号、图号号输入文件号号或图号同档20003003号号其它项目的的内容可以以根据文件件的要求和和需要输入入。正题名名（案卷名名、文件名名）中如有有表示时间间的字、词词，一律使使用阿拉伯伯数字表示示（如：22005年3月4日122:45）。如如有括号、书书名号、单单双引号等等标点符号号，前后一一定要一致致。图 56 用户设定好好档案类目目和输入完完档案信息息后，用鼠标左键键点击最下下方“添加”按钮，系系统弹出“添加案卷卷、文件档完成成！”对话框，如如图 5所示。点击击“确定”按钮关闭闭对话框。系系统回到“添加案卷卷”或“添加文件件”页面
14、，可可以继续添添加操作。7 添加完毕后后关闭“添加案卷卷”或“添加文件件”页面。此时时如图 2所示的“编辑档案案信息主页页面”右栏就显显示出了所所创建的档档案表的“档案馆（教教学JX）”的三级类目结构。8 鼠标左键点点击类目名名称，则主主页面的左左栏的就显显示出这一一级类目下下所有的案案卷或文件件的记录信息，并并可以对其其进行操作作。（如图 6所示）9 图 6中序序号为“1”，档号为“2.20011-JX1312.24”是一个案卷，序序号为“2、3”，档号为为“2.2001-JX11312.24.00001”、“2.2001-JX11312.24.00002”是该案卷卷下的两个个文件。用用户可
15、根据据使用需要要添加案卷卷或文件记记录。鼠标标左键点击击图 6右上方“添加案卷卷”或“添加文件件”按钮，进进入图 3所示的案案卷信息输输入窗体。10. 案案卷或文件件添加成功功后，用户户可对其进进行一系列列操作，如如删除、编编辑等。图 6图 7 删除如果用用户需要删删除某一案案卷或文件件，只需将将鼠标悬停停于该案卷卷或文件“操作栏”的“”上，“箭头”状的鼠标标图标变成成“手”的形状，并并出现“删除该记记录”的标识，左左键点击，系系统弹出对对话框询问问是否放到到回收站里里，点击“确定”按钮，则该该案卷或文文件则被放放入回收站站。此时在在页面左侧侧的三级目目录下方，将将出现一个个“回收站”的图标。
16、点点击“回收站”的图标，在在页面右侧侧就会出现现刚才被放放入的案卷卷或文件，点点击“还原”按钮，可可以将该案案卷或文件件还原到原原来的位置置；再次进进行删除操操作，则完完成彻底删删除，删除除后不可恢恢复。若选择多条条记录后，进行“批量删除除”。则为永久久性删除，操作时一一定要注意意。 编辑在该页页面下系统统实现的最最重要功能能就是对案案卷或文件件的编辑功功能。用户户如果需要要对案卷或或文件进行编编辑，只需需鼠标左击击所要编辑辑案卷或文文件“编辑”栏的“”图标，系系统即可进进入“编辑案卷卷”或“编辑文件件”页面（图 8） 更改案卷的的排列顺序序有时为了了查找、组组卷的需要要，要使案案卷的排列列按
17、照一定定的顺序。可可以用鼠标标悬停在“档号”、“密级”、“题名”或“责任者”上，鼠标将将变成手的的形状，原原本蓝色的的字体将变成成红色，点击后后案卷将按按该列内容容顺序排列列。图 6左面第一一列中的箭头是是用来改变变卷内文件件的次序。点点击向上的的箭头可使使该文件移移动到上面面文件的前前面；点击击向下的箭箭头可使该该文件移动动到下面文文件的后面面。图 8图 911用户户在编辑页页面下，可可以对所选选的案卷或或文件的基基本信息进进行修改，修修改完成后后需用鼠标标左键点击击页面最下下方的“保存”按钮，系系统弹出“修改案卷卷、文件完完成”对话框，点击“确定”按钮，关关闭对话框框，修改完完成。12“档
18、档案网络管管理系统66.0”除了可以以支持用户户实现对案案卷、文件件的基本信信息的录入入、编辑、修修改外，还还支持用户户远程上传传各种格式式的电子文文件全文，纸纸质文件扫扫描图像以以及录音、录录像等音频频、视频多多媒体文件件，从而实实现了对档档案的全方方位、现代代化管理。首先需要指指出，如果果用户需要要对案卷或或文件进行行全文、图图像或多媒媒体的操作作，可以有有两条途径径进入操作作页面：用户可以以在“档案文件件信息管理理”页面（图 6）下，通通过点击对对应案卷或或文件操作栏栏右侧的三个个超链接。（即即右图中红线线所框出的的部分）用户也可可以在“编辑案卷卷、文件”页面（图 8）下，点击击“输入员
19、”右侧的三三个按钮。（即即图中红线线所框出的的部分）a) 全文 用户要对案案卷或文件件进行全文文操作，可可点击“全文”超链接或或是“全文”按钮，系系统进入“案卷、文件件提要”页面（图 10）该页页面分为两两部分，分分别支持用用户实现案案卷或文件件全文提要要信息的录录入和附件件包括电子子文件全文文的上传。全文提要信信息录入 图 10用户可以在在图 10所示的的“文件、案案卷提要”页面上部部的文本框框中录入案案卷或文件件全文的提提要信息。如如：在图 11中我们们录入了案案卷或文件件责任者的的个人信息息作为其提提要内容。录入完成后后，用户切切记用鼠标标左键点击击下方的“保存”按钮，系系统自动弹弹出如
20、右图所示的的对话框，鼠鼠标左键点点击“确定”，完成录录入。图 11附件上传用户在图 10所示的的“文件、案卷提要”页面上可可以实现电电子文件全全文的上传传操作，可利利用两种方方法进行上上传：FTPP方式上传传若您是初次次使用“电子文件件上传”功能，则则需要安装装上传程序序。如图10中中所示“电子文件件上传插件件手工安装装程序”，点击此此链接，下下载“webfftp.rrar”，进行解解压、安装装。安装成成功后，点点击“电子文件件上传”，则弹出出对话框如如图12.1，可对对硬盘中文文件进行上上传（支持持crtll键和shhift键键，批量上上传）：图12.1浏览上上传：鼠标左键点点击“选择文件”
21、右侧的“浏览”按钮，用用户可以查查找本地计计算机以及及局域网上上所要上传传的电子文文件。用户户还可根据据自己的使使用需要，重重新命名上上传文件以及设设置文件上传的的方式。图 12.2图 12.2 中选选择了本地地计算机EE盘“档案馆文文件”下的“档案管理理系统操作作手册.ddoc”作为上传文文件，并设设置其“文件题名”为“操作手册册”，“上传方式式”为“上传整个个文件”。选择好上传传文件并完完成设置后后，用户可可点击下方方“上传”按钮，系系统完成附附件的上传传。Error! Reference source not found.中红线线所框出的的部分表示示已上传到到服务器中中的附件。* 如果用
22、用户需要删删除所上传传的电子文文件，则需需点击“删除”超链接，系系统弹出对对话框询问问用户是否否真的要删删除？点击击“确定”按钮完成成删除。图 13* 如果用用户需要更更新所上传传的电子文文件，则需需点击“更新”超链接，系系统进入更更新页面（右图）点击“浏览”按钮选定定更新的电电子文件，点点击“更新”按钮完成成操作。图像图 14用户要对案案卷或文件件进行图像像操作，可可点击“图像”超链接或或是“图像”按钮，系系统进入“案卷、文文件相关图图像”页面（Error! Reference source not found.）该页面分分为两部分分，分别实实现“图像预览览”和“图像文件件的上传”。图 15
23、与上面所述述的“浏览上传电电子文件”的方法一一样，用户户鼠标左键键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，可可以查找本本地计算机机以及局域域网上所要要上传的图像文文件。注意意上传的图图像文件最最大不要超超过5MBB，建议使使用JPGG格式，若是是扫描图像像分辨率请请用1000dpi。Error! Reference source not found.中选择择上传的图图像文件是是本地计算机E盘“新建活页页夹”下的daggl.jppg，并重重命名为“图像01”。选择好好要上传的的图像文件件后，用户户可用鼠标标左键点击击“上传”按钮，系系统完成图图像的上传传。在（Error! Reference sou
24、rce not found.）中，用户户可以用鼠鼠标左健点点击“预览图像”浏览已上传传到服务器器上的图像像文件。 * 如果果用户需要要删除所上上传的图像像，可点击击对应图片片删除栏下下的“删除”超链接，系系统弹出对对话框询问问用户是否否真的要删删除？点击击“确定”按钮完成成删除。 * 如果果用户需要要浏览某张张上传图像像原貌，可可点击对应应图片的预预览图像，用用户可在系系统打开的的web页面面下浏览到到的上传图图像，还可可以放大、缩缩小该图像像进行观看看。 * 如果果用户需要要浏览所上上传的一系系列图像原原貌，可鼠鼠标左击Error! Reference source not found.中的
25、“浏览所有有”按钮，则则该案卷下下所有图像像在系统打打开的weeb页面下下依次排列列，供用户户浏览。图 16b) 媒体用户要对案案卷或文件件进行媒体体操作，可可点击 “媒体”超链接或或是“视频、音音频”按钮，系系统进入“案卷相关关视频音频频”页面（Error! Reference source not found.）。与上文所述述的电子文文件全文上上传的操作作方法一样样，用户鼠鼠标左键点点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，查查找本地计计算机以及及局域网上上所要上传传的音频视视频档。注注意本系统统目前支持持上传的音音视频档类类型仅限于于档扩展名名为：.mmp3 .asf .wmaa .wmmv四
26、种。图图14中选择择上传的音音频文件是是本地计算算机E盘“新建文件件夹”下的“讲话.mpp3”，并重命命名为“音频01”，设定的的上传方式式为“上传整个个档”。选择好要上上传的音频频或视频文文件后，用用户可用鼠鼠标左键点点击“上传”按钮，系系统将完成成文件的上上传。Error! Reference source not found.中用户户可以看到到已经上传传到服务器器中的音频频档题名、长长度、格式式等基本信信息。注意意由于媒体体文件一般般较大，上上传整个文文件时，系系统会有一一定的时延延，用户请请耐心等候候。图 17* 如果用用户需要删删除所上传传的音频或或视频档，可可点击相应应档删除栏栏下
27、的“删除”超链接，系系统弹出对对话框询问问用户是否否真的要删删除？点击击“确定”按钮完成成删除。* 如果用用户需要播播放所上传传的音频或或视频档，可可点击相应应档播放栏栏下的“”图标，系系统将启动动相应的媒媒体播放器器，如：WWindoows MMediaa Plaayer，进进行播放。第二节档案案信息查询询与打印一 查询系统为用户户提供两种种查询接口口。一、综合查询询；二、针对具体体档案的查查询（表内内查询）。1. 综合查询综合查询可可以提供给给所有用户户使用，包包括没有账账号的访问问者。该查查询接口的的查询范围围比较宽，对对于没有登登录的用户户，可以查查询所有密密级为公开开的案卷和和文件；
28、对于于已经登录录系统的用用户而言，用用户可以查查询所有登登录者本人人创建的档档案表以及所有有被授予访访问权限的的档案表。2. 针对具体档档案的查询询（表内查查询）该查询只有有登录系统统的用户才才可以使用用，在用户户打开某一一个档案表表后，利用用该查询接接口，用户户可以对该该档案表中中的案卷和和文件进行行查询。该查询有多多种方式：任任意关键词词查询、实实体分类号号+案卷号的的组合查询询、题名、密密级、保管管期、实体体分类号、案案卷号、全全文等查询询方式。用用户完全可可以根据自自己的需要要选择不同同的查询方方式进行查查询。任意关键词词查询这种查询方方式是目前前最流行的的查询方式式，各大网网上的搜索
29、索引擎都是是利用该搜搜索方式为为用户提供供查询服务务。用户只只要输入所所要查询的的关键词，点点击查询按按钮，系统统就自动开开始搜索包包含该关键键词的案卷卷和文件。任任意关键词词查询对所所有字段进进行匹配，包包括题名、责责任者、密密级、时间间、实体分分类号、全全文、附注注、主题词词等，只要要其中含有有用户所输输入的关键键词，系统统就会自动动将其归入入查询结果果中。另外外用户还可可以用多个个关键词，以以提高搜索索精度。如如用户要查查询一个关关于校庆的的通知，只只要输入关关键词：“校庆”和“通知”即可，不不同的关键键词用空格格隔开。单项、组合合查询如果用户明明确地要在在哪个字段段中进行查查询，如要要
30、查询题名名中包含“通知”的所有案案卷和文件件，用户可可以在“选择查询询方式”中选择题名名，然后输输入关键词词。如要查查询某个类类目内，题题名中包含含“通知”的所有案案卷和文件件，用户可可以在“选择查询询范围”中选中该该类目；在在“选择查询询方式”中选择题题名，然后后输入关键键词。组合合查询不能能输入两个个以上的关关键词。二打印目目录系统参照国国家档案局局20022年最新颁颁布的有关关标准，系统为用户户预制好了了各种常用用的目录格格式，如案案卷目录、卷卷内文件目目录、全引引目录、案案卷封面（如如Error! Reference source not found.）等。图 18如图18所所示，用户
31、户可根据需需要选择左左上方和右右上方的各各种已定义义目录格式式，若有其其他需求，可可再在左下下部分自行行点选是否否打印“序号栏”、“页面顶部部文字”、“页面底部部文字”等选项。本管理系统统默认勾选选“自动设置置边距”，集成自动动设置打印印参数功能能（如图118右下部部分所示），一般情况下用户无需再进行设置即可点击“打印预览”，进行正常打印。点击“打印印预览”后，若发发生页面只只有滚动条条，无其他他反应的现现象，原因因是用户未未进行打印印插件的安安装。如何才能正正确执行打打印预览？安装数字证证书，打印印插件在htttp:/192.168.250.32 登登录页左下下角，点击击“安装南大大之星数字
32、字证书”；在innternnet eexploorer 浏览器 菜单栏依依次点击“工具”“intterneet 选项项”“安安全”“自定义义级别”，将“ActiiveX 插件和控控件”项目下各各个条目点点选“提示”或“启用”。完成以上两两个步骤，再再执行图118的“打印预览览”功能，则则会弹出插插件安装提提示，用户户允许其安安装即可，安安装结束后后，就能够够正确显示示打印页面面。第三节文件件调整 文文件调整包包括：不同同目录之间间移动文件件、不同档档案表之间间移动/复复制文件。 该该功能可以以让用户自自行调整文文件案卷的的位置，如如将指定的的文件案卷卷分别放到到相应的不不同的目录录中，也可可以
33、将指定定的文件案案卷复制或或移动到不不同的档案案表中。l 目录之间文文件/案卷卷的调整图 19如上图，为为目录之间间调整案卷卷、文件的操操作界面，如如果要将指指定的案卷卷、文件（在在要调整的的案卷、文文件前方框框内勾选）调整到一个已有目录中，则点击“选择目录”出现图 4的选择页面后，在已有目录中选择相应的目录即可，如果已有目录下拉列表中没有您需要的目录，则在目录输入框中输入您所需要的目录名称，然后点击“更改类目”按钮，则系统会自动将您所指定文件案卷移动到所指定的目录中。如果要将该目录下所有文件也一起移动，则先勾选“移动当前类目下所有文件”前的方框后，再点击“更改类目”按钮。l 档案表之间间调整
34、文件件/案卷图 20如上图，为为档案表之之间调整文文件案卷的的操作界面面。调整有有两种方式式：复制、移移动，并且且可以保持持原有文件件案卷的目目录位置不不变，即文文件在原来来档案表中中的目录信信息也同时时被带到目目的档案表表中，同样样也可以使使指定的文文件案卷调调整到目的的档案表中中的其他目目录中。第四节档案案实体销毁档案实体销销毁功能是是对要销毁毁的文件案案卷进行鉴鉴定销毁，并并且打印出出销毁清单单。如下Error! Reference source not found.是鉴定定销毁的操操作界面。图 21选中所要销销毁的文件件和案卷，然然后点击“销毁实体体”按钮，这这些文件案案卷信息就就记录
35、成销销毁状态，如如下Error! Reference source not found.，已经经被销毁的的文件案卷卷的题名上上被加上删删除标志，并并且显示出出被销毁的的时间，并并且可以打打印出销毁毁清单。图 22第五节辅助助立卷与批批量修改l 辅助立卷如下Error! Reference source not found.，用户户可以将需需要归入一一卷（盒）的的文件选中中，然后在在操作界面面内的实体体分类号输输入框中输输入相应的的实体分类类号，在盒盒/案卷号号输入框中中输入相应应的案卷（盒盒）号，点点击提交按按钮，则系系统会自动动将所选中中的文件归归入指定的的案卷（盒盒）中l 批量修改批量修改
36、是是针对具体体的档案著著录项目而而言的，如如实体分类类号、题名名、密级、保保管期等进进行批量修修改。首先先选中需要要进行修改改的文件案案卷，然后后在批量修修改界面中中选择修改改项目，并并且输入修修改值，点点击“修改”按钮，则则系统会自自动将所选选文件中的的指定的著著录项修改改为指定的的值。该功功能为批量量数据修改改提供了一一个便捷的的途径。图 23第六节公文文识别公文识别是是档案网络络管理系统统 6.00（OCRR版）的一一个功能。我我们知道，目目前档案的的介质主要要以纸为主主，对于这这些纸质档档案的数字字化的最有有效途径，就就是将他们们扫描成数数字图像文文件，然后后通过档案案软件对之之同一管
37、理理利用。标标准版中仅仅仅提供了了对纸质档档案的扫描描图像的管管理，但是是如果要对对这些数字字图像文件件档案进行行全文检索索，显然就就有些力不不从心了。为为此，我们们对标准版版进行了改改进，增加加了OCRR(图像识识别)功能能，这样通通过图像识识别模块，就就可以将数数字图像档档案识别成成可以进行行全文检索索的文本文文件。您只只要输入一一个关键词词，系统就就可以在全全文中搜索索您的关键键词，并将将搜索结果果返回给您您。图 24关于数字图图像档案管管理可以参参照前面档档案信息录录入，这里里重点放在在图像档案案的识别上上。用户首先将将一个扫描描的数字图图像文件通通过系统的的上传功能能上传到系系统中，
38、然然后进入识识别模块，如如下Error! Reference source not found.。图 25识别控制项项中主要是是针对识别别字体和版版面的一些些参数。这这里特别对对版面的选选择参数作作些说明。 倾斜校正：对一些扫扫描时没有有放正的数数字图象文文件，需要要将这个选选上，这样样识别模块块在做识别别时会自动动校正。 版面分析：对于一些些如报纸、双双栏排版图图书等这种种版面比较较复杂的数数字图象，需需要将这个个参数选上上，这样系系统会自动动分析版面面，从而识识别出准确确的内容 旋转1800度识别：对于颠倒倒的数字图图象，用这这个参数可可以自动翻翻转图象，然然后再进行行识别通常如果没没有上
39、述情情况，请不不要选择这这些参数，因因为这会给给系统以错错误的判断断，从而造造成识别错错误以及系系统资源的的浪费，因因为额外的的处理是要要消耗系统统的资源的的。点击识别按按钮系统即即可对图象象进行识别别，识别时时间视图象象文件大小小，一般在在10秒之之内。可以以识别的图图象格式为为：JPGG、GIFF、TIFF,一般而而言，用于于识别的扫扫描图像不不需要太大大（扫描分分辨率最好好为1500），一般在1100KBB左右的图图像文件就就能够做到到很高的识识别率。图 26 上上Error! Reference source not found.为识别别结果，我我们用的是是一份19988年的的教育部的
40、的油印发文文，扫描文文件大小为为1.4MB,识别时间间为3秒（CCPU PPIII 800,内存5112MB）.识别率1100%.用“存入全文文”按钮,识识别出来的的结果可以以直接添加加到全文字字段，这样样就可以进进行全文关关键词检索索。第七节 邮邮件系统管理由于本系统统是一个网网络环境下下的档案管管理系统，档档案职能部部门通过该该系统与各各个立档部部门进行数数据交换，信信息交流。邮邮件系统的的目的就是是实现系统统中用户相相互之间的的信息交流流。登录用用户会在左左下脚出现现一个收件件箱，如果果有新邮件件，会有铃铃声提示用用户，并显显示出新邮邮件数量。直接点击收收件箱进入入邮件系统统，如下Err
41、or! Reference source not found.，可以以察看收到到的邮件，并并且可以进进行回复，转转发，删除除的操作。图 27该系统仅用用于档案系系统内部用用户之间的的消息传递递，如档案案职能部门门对立档部部门的档案案业务指导导，档案人人员之间进进行交流，都都可以通过过该系统来来进行。第三章 名词解释档案表在档案网络络管理系统统中，我们们将若干份份以某种分分类方案归归到一起的的文件和案案卷的集合合称之为一一个档案表表。具体关关系见Error! Reference source not found.。类 目系统中，大大量的档案案数据、为为了便于管管理，系统统可以让用用户对同一一个档案表表下的案卷卷、文件进行分分类。这个个类就称之之为类目。在在这里，类类目就相当当于winndowss中的文件夹的概概念。系统统允许的最最大类目层层数为3层。如用户有一一批文件和和案卷是属属于党群（DDQ）、党党务综合、各部门的，那那么用户可可以在当前前的档案集集中新建一一个类目：党群党务综合合各部门。具具体在系统统中如下图图28。图 28图 29- 23 -同济大学档案馆