《人力资源企业数字档案馆建设指南6320.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《人力资源企业数字档案馆建设指南6320.doc（24页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、企业数字字档案馆馆建设指指南为加强对对企业数数字档案案馆（室室）建设设工作的的指导，规规范企业业数字档档案馆（室室）建设设工作，国国家档案案局组织织编制了了本指南南。本指南适适用于各各企业开开展数字字档案馆馆（室）建建设工作作。除非特别别说明，本本指南所所用术语语均引自自电子子档案管管理基本本术语（DA/T 58-2014）。本指南由由国家档档案局提提出并归归口。本指南起起草单位位：国家家档案局局经济科科技档案案业务指指导司本指南主主要起草草人：付付华、王王雁宾、姜延溪溪、蔡盈盈芳、张张晶晶、熊 伟、孙孙晓光、周 喜、皮 楠、环 红目录1概概念与基基本特征征21.1概念21.2基本特特征22建
2、建设目标标与原则则32.1建设目目标32.2建设原原则33基基础设施施建设443.1机房建建设43.2 网络设设施53.3硬件设设备53.4基础软软件53.5其他设设施54电电子档案案管理系系统建设设64.1收集功功能64.2整理功功能74.3保存功功能94.4统计功功能1004.5利用功功能1114.6系统管管理功能能124.7传统载载体档案案辅助管管理功能能144.8其他可可选功能能155数数字档案案资源建建设1555.1传统载载体档案案数字化化155.2电子文文件归档档165.3专题数数据库建建设1776 制制度规范范建设1176.1制度建建设1776.2标准规规范建设设178经经费与人
3、人才保障障209建建设步骤骤20企业档案案是企业业生产、经营、管理活活动的真真实记录录，是企企业有形形资产的的凭证和和无形资资产的组组成要素素。企业业档案工工作是企企业基础础性工作作，在保保障企业业生产、经营和和管理活活动持续续开展、资产保保值增值值和记录录企业历历史等方方面具有有重要地地位和作作用。随着信息息技术的的深入发发展和广广泛应用用，建设设数字档档案馆（室室）已成成为企业业档案工工作提质质增效与与创新发发展的必必由之路路。建设设符合国国家、社社会和企企业信息息化发展展要求的的企业数数字档案案馆（室室），有有利于整整合企业业信息资资源，增增强档案案信息管管理与服服务能力力，提高高企业管
4、管理水平平。1概概念与基基本特征征1.1概念本指南所所称的企企业数字字档案馆馆（室），是是指企业业运用现现代信息息技术固固化档案案工作业业务流程程，对本本企业或或与其具具有资产产隶属关关系企业业的电子子档案或或其他数数字资源源进行收收集、整整理、保保存，并并通过网网络提供供档案信信息服务务和共享享利用的的集成管管理系统统平台。1.2基本特特征与企业传传统档案案馆（室室）相比比，企业业数字档档案馆（室室）具有有以下特特征：1）档案案资源数数字化通过对企企业各类类信息系系统中形形成的电电子文件件归档和和对纸质质等传统统载体档档案进行行数字化化加工，以以数字形形式存储储各种档档案信息息。2）档案案管
5、理信信息化企业数字字档案馆馆（室）将将档案管管理业务务流程固固化在电电子档案案管理系系统中，实实现数字字档案资资源的自自动化管管理，档档案的收收、管、存、用用通过信信息技术术手段来来实现。3）档案案服务知知识化企业数字字档案馆馆（室）利利用知识识管理、大数据据等理念念和技术术，创新新档案利利用方式式和方法法，对档档案信息息进行深深层次加加工和知知识化组组织，以以档案利利用需求求为导向向，有针针对性地地主动为为企业提提供全方方位、多多层次的的个性化化档案信信息和决决策支持持服务。2建建设目标标与原则则2.1建设目目标通过企业业数字档档案馆（室室）的建建设，实实现企业业档案工工作提质质增效与与创新
6、发发展，全全面提升升档案管管理、开开发共享享服务能能力，促促进企业业提高管管理水平平，增强强核心竞竞争力，为为企业持持续健康康发展提提供有力力支撑。2.2建设原原则企业数字字档案馆馆（室）建建设应坚坚持以下下原则：1）统筹筹规划，分分步实施施企业应将将数字档档案馆（室室）建设设纳入企企业信息息化建设设规划，做做到同步步规划；建设企企业数字字档案馆馆（室）应应做好总总体架构构、技术术方案的的规划，系系统建设设应考虑虑可扩展展性和兼兼容性；应根据据现有条条件有计计划、有有步骤地地建设企企业数字字档案馆馆（室），充充分保证证每一阶阶段工作作目标的的实现。建设过过程中档档案部门门要与企企业信息息化部门
7、门、业务务部门、保密部部门等协协同工作作。2）需求求导向，利利用优先先企业数字字档案馆馆（室）建建设应围围绕企业业研发、生产、经营、管理等等企业中中心工作作，优先先建设重重要档案案资源。档案资资源数字字化应以以需求为为导向，对对利用频频繁、形形成年代代相对较较早、价价值珍贵贵的档案案应优先先进行数数字化。网络架架构应有有利于档档案信息息资源的的共享利利用，电电子档案案、档案案数字化化复制件件存储格格式的选选取应符符合长期期保存需需要，便便于利用用，电子子档案管管理系统统功能实实现、界界面等应应尽可能能符合用用户操作作习惯。3）安全全保密，合合法合规规企业数字字档案馆馆（室）建建设应遵遵守国家家
8、法律法法规和标标准规范范，建立立健全安安全保密密管理制制度，确确保档案案信息安安全。应应按照安安全保密密要求开开展电子子档案管管理系统统设计、实施、运行和和维护。3基基础设施施建设企业数字字档案馆馆（室）基基础设施施建设应应充分考考虑档案案信息安安全、保保密的需需要，尽尽量选择择技术上上自主可可控的设设施设备备。3.1机房建建设机房建设设应根据据数字档档案馆（室室）运行行需求和和机房建建设基本本要求，充充分利用用企业现现有信息息化基础础条件，通通过改造造、添置置设备等等方式，建建设满足足数字档档案馆（室室）运行行要求的的机房；涉密机机房建设设应符合合国家有有关保密密规定。3.2 网络设设施企业
9、数字字档案馆馆（室）的的网络应应接入企企业网，并并与互联联网隔离离，管理理涉密档档案的数数字档案案馆（室室）网络络应与互互联网物物理隔离离。也可可以建立立企业档档案部门门局域网网。网络络建设应应考虑电电子文件件收集、归档和和电子档档案管理理、利用用需要，网网络带宽宽等性能能应能适适应图像像、音频频、视频频等各类类数据的的传输要要求。3.3硬件设设备根据电子子档案管管理系统统及基础础软件系系统部署署和高效效稳定运运行需求求配备服服务器。根据科科学、可可行的存存储备份份策略，配配备稳定定与适当当冗余的的数据存存储备份份设备。配备满满足工作作需要的的计算机机、扫描描仪、数数码照相相机、打打印机以以及
10、刻录录机、移移动存储储介质等等设备。3.4基础软软件应结合企企业信息息化的现现状，在在统筹利利用企业业业已运运行的基基础软件件系统的的基础上上，结合合企业数数字档案案馆（室室）开发发和运行行的需要要，配备备正版或或经过规规范测试试、登记记的自主主开发的的基础软软件，如如操作系系统、数数据库管管理系统统、中间间件、全全文检索索工具、光学字字符识别别软件等等。3.5其他设设施应根据需需要配备备相对独独立、符符合安全全保密要要求的档档案数字字化加工工场所和和电子档档案阅览览场所。4电电子档案案管理系系统建设设4.1收集功功能1）电子子文件登登记具备电子子文件手手工登记记功能，元元数据项项在满足足国家
11、有有关标准准要求的的前提下下，可根根据需要要增减，具具有元数数据手工工登记校校验功能能；可对对电子文文件元数数据根据据权限进进行更改改、删除除、检索索、全文文挂接等等操作。2）电子子文件和和电子档档案在线线接收应具有符符合企企业电子子文件归归档和电电子档案案管理指指南有有关要求求，从业业务系统统接收电电子文件件及其元元数据的的接口。具有从从其他电电子档案案管理系系统接收收电子档档案的功功能，功功能符合合电子子档案移移交与接接收办法法有关关要求。3）电子子文件和和电子档档案离线线接收应具备电电子文件件、电子子档案和和其他数数字资源源离线批批量导入入功能，支支持常见见的XLS、DBF、MDB、XM
12、L、TXT等文件件格式元元数据文文件及符符合长期期保存要要求的文文件格式式全文文文件的导导入接收收，并实实现元数数据、目目录数据据与对应应电子文文件、电电子档案案的自动动关联。数据导入入过程中中应支持持数据的的校验，如如是否唯唯一、是是否可以以为空、日期格格式是否否正确等等。当出出现部分分数据导导入失败败，应提提供报告告，指明明哪些数数据导入入失败。如出现现中断（如如：断电电、断网网、死机机等），应应支持断断点续传传，再次次导入时时从中断断记录处处接续导导入。电电子档案案的离线线接收功功能符合合电子子档案移移交与接接收办法法有关关要求。4）电子子文件和和电子档档案接收收检测应具备电电子文件件和
13、电子子档案接接收的检检测功能能，能根根据电子子文件归归档和电电子档案案接收的的检测要要求对接接收的电电子文件件的“四性”和电子子档案的的有关属属性进行行检测，对对检测不不符合要要求的电电子文件件或电子子档案进进行标记记。5）传统统载体档档案全文文信息上上传挂接接具备传统统载体档档案全文文信息上上传挂接接功能，支支持单个个、批量量文件上上传等方方式，能能建立目目录与其其对应全全文间的的关联关关系，并并保持关关联关系系稳定。4.2整理功功能4.2.1分类按照企业业确定的的分类方方案，将将归档文文件进行行分类，给给定分类类代号，并并支持按按年度、保管期期限、机机构（问问题）等等多种分分类方案案分类。
14、4.2.2划定保保管期限限按照档案案保管期期限表对对归档文文件划定定保管期期限。4.2.3组件对来自不不同系统统的归档档电子文文件按照照组件规规则组成成“件”，并对对件内文文档按一一定的规规则进行行排序。4.2.4组成保保管单位位能对归档档文件按按照设定定规则自自动或在在人工干干预下组组成保管管单位，并并能按规规则将保保管单位位内文件件排序定定位。能能在人工工干预下下调整归归档文件件所属保保管单位位并重新新排序定定位。4.2.5编号依据档号号编制规规则形成成档号，所所形成档档号唯一一、简明明、合理理、稳定定、可扩扩充。4.2.6编目根据需要要能够编编制各种种目录。提供规规范的档档案目录录模板，
15、方方便套打打出案卷卷封面、案卷目目录、卷卷内目录录、归档档文件目目录、全全引目录录、备考考表、卷卷（盒）封封面和脊脊背等。应支持持进行目目录模板板制作，用用户可以以对模板板中的字字体、打打印内容容、排序序方式等等进行调调整。应应提供打打印预览览功能，并并支持多多模板批批量生成成和打印印功能。4.2.7关联关关系建立立具有建立立同一件件归档文文件不同同载体间间或是文文件间关关联关系系功能。4.2.8表格导导出支持案卷卷封面、卷内目目录、归归档文件件目录或或全引目目录、案案卷目录录、备考考表等信信息的通通用格式式文件导导出功能能。4.3保存功功能4.3.1电子档档案存储储格式转转换与信信息组织织支
16、持电子子档案存存储格式式的转换换，将存存入系统统的电子子档案转转换为符符合长期期保存要要求的存存储格式式。系统可按按电子子档案移移交与接接收办法法和离离线存储储载体容容量进行行信息组组织，将将组织好好的档案案存至相相应的离离线存储储载体上上。4.3.2电子档档案长期期保存应支持采采用迁移移、仿真真、封装装、检测测等方式式保障数数字档案案信息的的长期保保管；能能对非通通用格式式电子档档案阅读读所需要要的原始始软硬件件在系统统中进行行标识。4.3.3档案整整理系统应依依据电子子档案保保管和利利用的业业务要求求分别建建立相应应数据库库。能根根据全宗宗归属、分类号号、保管管单位序序号及其其整理规规则、
17、件件号、件件内文档档排列规规则等将将电子档档案排列列定位和和呈现。4.3.4备份应支持备备份，包包括软件件系统备备份、数数据库备备份和电电子档案案备份，能能根据数数据重要要程度选选择在线线、离线线等不同同的备份份方式。4.3.5定期鉴鉴定支持辅助助人工完完成档案案的定期期鉴定工工作，根根据保管管期限、归档日日期、密密级等属属性自动动列出到到期档案案，提醒醒系统管管理员或或档案管管理员等等进行销销毁前鉴鉴定和保保管期限限调整、利用开开放、密密级调整整等相关关操作。4.3.6销毁管管理支持对需需销毁档档案进行行销毁申申请、审审批、建建立销毁毁标记、监销、删除等等操作。4.3.7移交具备根据据进馆要
18、要求或其其他有关关要求生生成移交交电子档档案信息息包等功功能，对对已移交交的电子子档案或或其他数数字资源源进行移移交时间间及去向向标识。4.3.8 介质管管理支持对存存放电子子档案存存储介质质的统一一管理，系系统管理理员可根根据介质质保管的的实际需需求为相相应电子子档案设设置相应应的存储储介质。具有介介质预警警功能，当当剩余容容量达到到设定阈阈值时，通通知系统统管理员员。4.4统计功功能应支持按按照全宗宗、分类类、时间间、文件件格式、利用情情况等设设定规则则进行统统计、结结果显示示和打印印，并以以电子文文件形式式输出统统计数据据，支持持自定义义报表功功能。统统计结果果能按全全国档案案事业统统计
19、年报报制度给给定格式式输出统统计数据据。4.5利用功功能4.5.1检索支持按属属性检索索档案，具具备精确确检索、模糊检检索、高高级组合合检索、筛选检检索、关关联检索索、深入入二次检检索等多多种检索索方式；有条件件的企业业可开发发全文检检索功能能。4.5.2浏览应支持对对常见格格式电子子档案或或其他数数字资源源进行浏浏览，支支持常见见格式多多媒体电电子档案案或数字字化档案案信息的的播放。应具有有电子档档案或数数字化档档案信息息按权限限下载功功能。4.5.3借阅支持电子子档案借借阅申请请、审批批、授权权，具有有实体档档案借阅阅预约、催还、归还等等功能，审审批流程程符合档档案利用用管理制制度。4.5
20、.4编研支持用户户根据实实际需求求设置编编研专题题，能自自动将符符合该专专题条件件的档案案进行归归集。4.5.5开放利利用设置置支持对目目录数据据及全文文设置开开放利用用标识。4.5.6复制管管理具有电子子档案复复制申请请、审批批功能，能能够进行行复制；具有实实体档案案复制申申请、审审批、复复制件分分发登记记等功能能。4.5.7利用效效果反馈馈支持用户户对利用用档案产产生的经经济效益益或社会会效益进进行反馈馈。4.5.8知识管管理可根据需需要开发发知识管管理功能能，支持持档案信信息的知知识标签签、知识识地图、档案信信息深层层次加工工、档案案信息主主动推送送等。4.6系统管管理功能能4.6.1日
21、志管管理应有日志志记载功功能，记记录系统统启动和和关闭信信息、用用户登录录信息等等，每条条日志至至少应记记录操作作对象、用户、时间、计算机机、操作作类型等等属性。提供针针对日志志的检索索、审计计、统计计功能。支持按照照一定规规则自动动生成日日志审计计报表，支支持日志志导出、删除、审批等等操作。4.6.2系统设设置支持对档档案流程程化管理理，可根根据不同同类别档档案管理理要求设设置相应应管理流流程，可可对流程程进行跟跟踪与回回溯。支持代码码表的设设置维护护，如：年度、保管期期限、密密级、部部门、分分类号等等代码；系统中中的分类类方案可可根据用用户需求求增减。支持元数数据的设设置维护护，可以以定义
22、字字段名称称、类型型、是否否为空、是否唯唯一、字字符串长长度限制制、取值值范围、组合字字段等信信息。具备全宗宗设置功功能，能能实现区区分全宗宗进行管管理。4.6.3用户管管理支持直接接录入用用户信息息和通过过接口方方式读取取其他系系统中的的用户信信息，支支持用户户与IP地址绑绑定，支支持“三员”分立。4.6.4组织机机构设置置管理支持直接接录入组组织机构构信息和和通过接接口方式式读取其其他系统统中的组组织机构构信息，支支持组织织机构的的多级管管理功能能。4.6.5权限管管理具备权限限管理功功能，保保证授权权用户能能够在其其权限范范围内进进行合法法操作。权限可可以精细细地控制制指定用用户对指指定
23、档案案记录的的访问和和使用。系统应应支持设设置权限限有效期期，到期期后系统统自动取取消权限限。4.6.6多全宗宗管理可对纳入入管理的的每个立立档单位位建立全全宗单位位，支持持全宗群群管理，每每个全宗宗单位有有唯一全全宗号、全宗名名称。每每个全宗宗单位的的功能、档案类类型、档档案数据据、机构构组织、用户、流程、权限等等相对独独立、互互不影响响。4.6.7工作过过程记录录管理应具备详详细记录录类似全全宗卷信信息的功功能，以以记录数数字档案案馆（室室）管理理过程。4.7传统载载体档案案辅助管管理功能能4.7.1传统载载体档案案信息采采集具备传统统载体档档案目录录著录和和全文挂挂接功能能，目录录数据项
24、项在满足足国家有有关标准准要求的的前提下下，可根根据需要要增减。目录数数据采集集时应具具有校验验功能。4.7.2档案存存放位置置管理能根据库库房余量量和档案案的全宗宗归属、分类、档号等等规则对对传统载载体档案案提出存存放位置置建议，并并在位置置确定后后进行排排列定位位。4.7.3智能库库房管理理有条件的的单位可可设置智智能库房房管理功功能，根根据现实实库房虚虚拟出档档案所在在库房、区域及及档案柜柜架的列列、节、层、排排位等，实实现对实实体档案案所在库库房位置置的管理理；电子子档案管管理系统统支持与与智能密密集架、PDA设备、条码枪枪、电子子标签等等硬件设设备的集集成，实实现实体体档案的的快速定
25、定位、出出库、入入库、盘盘点等操操作；支支持与温温湿度监监控设备备的集成成，实现现档案库库房的温温湿度智智能调控控。4.8其他可可选功能能有条件的的企业可可根据自自身需要要，增加加诸如文文件材料料分发控控制、工工作计划划进度管管理、业业务监督督指导等等功能。5数数字档案案资源建建设数字档案案资源建建设是企企业数字字档案馆馆（室）建建设的重重点任务务，包括括传统载载体档案案数字化化、电子子文件归归档及专专题数据据库建设设。5.1传统载载体档案案数字化化一定数量量的档案案数据是是保证数数字档案案馆（室室）发挥挥效用的的基础，存存量档案案数字化化率宜达达到70%以上。企业传统统载体档档案数字字化的内
26、内容和范范围如下下：1）经营营管理、生产技技术管理理、行政政管理、党群工工作等管管理类档档案除已已到保管管期限、短期或或10年期档档案外，应应全部数数字化；有条件件的单位位可全部部数字化化。对于于有正本本、文稿稿处理单单、修改改底稿等等的档案案，可只只对正本本和文稿稿处理单单进行数数字化；具有重重要修改改内容的的历次修修改稿和和重要档档案的历历次修改改稿需数数字化。2）正在在研制或或正在生生产的核核心产品品或核心心业务档档案应全全部数字字化，非非核心产产品、已已停产的的产品、非核心心业务档档案可根根据企业业实际需需要有选选择地数数字化。3）科研研档案应应全部数数字化。4）生产产、科研研、办公公
27、、生活活建筑物物的可行行性研究究、设计计、施工工、竣工工验收等等阶段的的质量管管理档案案、竣工工图档案案应进行行数字化化，其他他阶段形形成的档档案可有有选择地地数字化化。5）设备备仪器档档案应依依据重要要程度有有选择地地数字化化。6）会计计档案数数量较大大，可根根据企业业需求和和人力、物力配配置情况况有选择择地数字字化。7）职工工档案的的数字化化，需档档案部门门与人力力资源管管理部门门充分协协商后按按照党和和国家组组织、人人事部门门的有关关规定确确定。纸质档案案（含照照片）数数字化技技术要求求按照纸纸质档案案数字化化规范（DA/T 31-2017）进行，录音、录像等多媒体档案数字化参照录音录像
28、档案数字化规范（DA/T 62-2017）进行。5.2电子文文件归档档企业电子子文件归归档范围围应包括括各业务务活动中中形成的的各种结结构化和和非结构构化数据据，以独独立文档档形式存存储的具具有保存存价值的的信息记记录，包包括办公公自动化化系统、产品或或业务系系统、财财务会计计管理信信息系统统、人力力资源管管理信息息系统、门户网网站、微微博、微微信、公公务邮件件系统及及本企业业其他职职能活动动业务系系统中形形成的电电子文件件，以及及从外部部接收的的电子文文件。企企业有些些信息系系统有可可能通过过租用基基础设施施或以云云计算服服务的形形式存在在，所形形成的电电子文件件不一定定存在于于本企业业的服
29、务务器中，但但其产生生的电子子文件也也应纳入入本企业业文件材材料归档档范围予予以归档档。企业业已实施施的支撑撑主营业业务的信信息系统统均应具具有归档档功能，导导出的归归档电子子文件存存储格式式、元数数据等均均应符合合电子文文件归档档和电子子档案管管理的有有关要求求。数字字档案馆馆（室）建建设期间间应完成成办公自自动化系系统形成成的电子子文件归归档并实实现至少少一个核核心业务务系统电电子文件件归档。5.3专题数数据库建建设专题数据据库建设设是在现现有数字字档案资资源的基基础上，通通过有组组织的分分析、筛筛选、整整合，把把某一特特定专题题的档案案集中、有序、系统地地组织在在一起。如企业业历届领领导
30、、技技术专家家和各种种先进人人物档案案专题数数据库，企企业机构构沿革、党代会会、职代代会等会会议类专专题档案案数据库库，政策策法规类类专题档档案数据据库，建建设项目目和设备备仪器专专题档案案数据库库，产品品或专项项业务专专题档案案数据库库，科技技项目和和成果专专题档案案数据库库，企业业质量或或安全事事故专题题档案数数据库等等。6 制制度规范范建设6.1制度建建设企业数字字档案馆馆（室）建建设应制制定数字字档案馆馆（室）人人员岗位位职责，系系统运行行维护管管理制度度，机房房、档案案数字化化加工场场所管理理制度，数数字档案案馆（室室）安全全与保密密管理制制度等。6.2标准规规范建设设企业数字字档案
31、馆馆（室）建建设应参参考国家家相关标标准规范范并结合合本企业业实际，形形成本企企业基于于数字档档案馆（室室）的电电子档案案收、管管、存、用等方方面的标标准规范范体系及及实施要要求，包包括但不不限于以以下内容容：6.2.1企业传传统载体体档案数数字化标标准规范范建设纸质档案案数字化化可参照照纸质质档案数数字化规规范（DA/T 331-220177）制定定，缩微微胶片数数字化参参照缩缩微胶片片数字化化技术规规范（DA/T 443-220099）制定定，录音音、录像像等多媒媒体档案案数字化化参照录录音录像像档案数数字化规规范（DA/T 662-220177）制定定。企业业如将档档案数字字化外包包，应
32、将将国家有有关档案案数字化化外包安安全规范范转化为为本企业业数字档档案馆（室室）建设设标准规规范。6.2.2电子文文件归档档标准规规范建设设规范本企企业已实实施的各各类信息息系统产产生的电电子文件件归档业业务，内内容包括括各类信信息系统统产生的的电子文文件的归归档管理理责任、归档范范围、归归档流程程及开发发利用要要求等。6.2.3档案分分类规范范建设应根据企企业档案案自身特特点制定定企业档档案分类类方案。6.2.4各类档档案管理理及业务务流程规规范建设设包括管理理类、产产品或业业务类、科研类类、基本本建设类类、设备备仪器类类、会计计类、职职工类等等各类档档案在电电子档案案管理系系统中收收集、整
33、整理、存存储、保保管和利利用等规规范。6.2.5档案利利用标准准规范建建设包括企业业档案利利用赋权权原则，权权限设置置与更改改流程，档档案利用用审批流流程，计计算机辅辅助编研研等规范范。6.2.6安全与与保密管管理系列列规范建建设应将安全全与保密密管理要要求纳入入本企业业数字档档案馆（室室）建设设、运行行维护各各项规章章制度和和标准规规范，建建立数字字档案馆馆（室）安安全与保保密职责责，制订订安全与与保密检检查、“三员”管理等等制度。7安安全保密密体系建建设数字档案案馆（室室）建设设与运行行必须加加强安全全管理，遵遵守相关关保密规规定，安安全设备备配置齐齐全；严严格控制制信息资资源利用用范围，
34、制制订严密密的信息息发布审审核制度度，严格格控制数数据访问问权限；应制订订完善的的数据接接收、移移交、销销毁等管管理规范范，制定定备份规规范。管理涉密密档案的的电子档档案管理理系统，应应按照涉涉密信息息系统分分级保护护管理的的要求进进行安全全设计和和建设，并并通过有有关部门门测评后后方可投投入使用用。管理非涉涉密档案案的电子子档案管管理系统统应根据据系统重重要程度度及其实实际安全全需求，参参照计计算机信信息系统统安全保保护等级级划分准准则（GB/T 1178559-119999）确定定电子档档案管理理系统应应达到的的安全等等级，并并依照信信息安全全技术 信息系系统安全全等级保保护基本本要求（G
35、B/T 22239-2008）、档案信息系统安全保护基本要求档案信息系统安全等级保护定级工作指南等开展安全建设和登记管理。8经经费与人人才保障障8.1经费保保障经费主要要包括计计算机硬硬件采购购费，软软件开发发、升级级、购置置、接口口开发、评测费费，运行行维护费费，传统统载体数数字化费费，项目目实施费费，人员员培训费费等。企企业数字字档案馆馆（室）建建设应按按照整体体规划，制制定相应应的经费费计划，确确保软硬硬件设备备购置、实施经经费及管管理经费费的落实实，为企企业数字字档案馆馆（室）的的建设工工作提供供必要的的保障。8.2人才保保障应结合本本企业业业务实际际积极开开展档案案部门人人员的业业务
36、技能能、信息息化技能能的培养养。在人人才引进进方面，应应注重档档案和信信息化方方面的人人才引进进，以满满足数字字档案馆馆（室）建建设和运运行的需需求。9建建设步骤骤企业数字字档案馆馆（室）建建设按照照项目化化运作，经经过规划划、立项项、实施施、验收收、维护护等步骤骤分阶段段进行。9.1项目规规划9.1.1成立项项目工作作组织企业在数数字档案案馆（室室）建设设初始应应设立项项目小组组，小组组主要由由企业档档案部门门人员、信息化化部门人人员、保保密部门门人员等等组成，具具体负责责以下工工作：1）建设设工作规规划、计计划、实实施方案案、制度度制定；2）建设设工作实实施推进进；3）建设设工作检检查、总
37、总结与考考核。9.1.2制定项项目方案案9.1.2.11现状调调研与分分析对本企业业信息化化现状、国内外外数字档档案馆（室室）建设设现状，特特别是各各信息系系统产生生电子文文件的管管理情况况，以及及企业各各部门对对档案利利用需求求情况进进行充分分调研。9.1.2.22可行性性研究从项目建建设的必必要性、成本、收益、风险等等方面研研究企业业数字档档案馆（室室）建设设的可行行性，并并形成可可行性研研究报告告。9.1.2.33需求分分析对企业数数字档案案馆（室室）建设设的业务务需求、功能需需求和系系统部署署方式进进行分析析，形成成需求任任务书。9.1.2.44编写数数字档案案馆（室室）建设设方案内容
38、包括括建设目目标、建建设内容容、建设设步骤、经费需需求、实实施计划划等；管管理涉密密档案的的数字档档案馆（室室）建设设，还应应同步编编写信息息系统安安全保密密方案。9.2项目立立项企业应组组织专家家对项目目可行性性研究报报告或建建设方案案进行论论证评审审，通过过评审后后提交本本企业有有关部门门申请立立项。9.3项目实实施9.3.1人才队队伍建设设应通过提提升现有有人员技技能和知知识的方方式充分分发挥现现有人员员的作用用；现有有人员不不足的，应应通过引引进、组组建项目目组等方方式补充充人员。9.3.2基础业业务完善善与规范范化数字档案案馆（室室）建设设是以现现有的档档案工作作为基础础开展的的。在
39、项项目实施施初期，需需对本企企业档案案管理基基础业务务进行完完善与规规范。主主要包括括：完善善档案管管理制度度；理顺顺档案管管理体制制机制，实实现档案案工作的的集中统统一；规规范档案案管理业业务流程程；统一一各卷夹夹、表格格及档案案管理中中涉及到到的单据据等。9.3.3制度标标准规范范制定根据项目目进展情情况有步步骤地采采用或制制定制度度标准规规范。应应优先采采用国内内成熟标标准规范范作为本本企业数数字档案案馆建设设标准规规范；国国家标准准规范不不能满足足需求或或无相应应标准规规范的应应自主编编制。形形成的标标准规范范应定期期更新。在企业业数字档档案馆（室室）运行行前，应应完成所所有制度度标准
40、规规范的制制订，以以使运行行规范化化。9.3.4硬件设设备配备备鼓励依托托企业现现有信息息化基础础设施配配置数字字档案馆馆（室）建建设和运运行所需需的硬件件设备，以以节约投投资成本本，提高高人力、物力集集成管理理效率。对于现现有硬件件无法满满足的，应应根据未未来3至5年档案案数据增增长情况况、系统统使用人人数、安安全保密密需要、系统部部署方式式等予以以配备。9.3.5电子档档案管理理系统实实施9.3.5.11系统开开发电子档案案管理系系统开发发主要工工作如下下：1）需求求设计在充分征征求企业业档案部部门、业业务部门门、保密密部门等等有关部部门意见见的基础础上，对对电子档档案管理理系统的的功能需
41、需求进行行细化，形形成功能能需求方方案。功功能需求求方案既既应符合合档案管管理的实实际需要要，又便便于系统统开发人人员理解解，能够够在系统统开发中中实现。2）选定定开发商商通过招标标、竞争争性谈判判等方式式选定系系统开发发商。有有条件的的企业也也可以自自主开发发。3）商务务谈判与选定厂厂商确定定合同和和协议文文件，协协商确定定技术细细节和系系统开发发、安装装的时间间节点。4）签订订合同根据商务务谈判确确定的内内容签订订正式合合同，技技术协议议应成为为正式合合同的一一部分。5）定制制开发系统开发发商根据据前期确确定的需需求设计计报告，对对电子档档案管理理系统原原型进行行定制开开发。6）系统统安装
42、系统开发发商将开开发好的的系统在在企业进进行安装装，包括括数据库库安装、软件安安装等。9.3.5.22基础数数据准备备主要工作作包括界界面设置置、数据据库结构构设置、档案分分类设置置、代码码设置、赋权方方案确定定、用户户设置等等。基础础数据应应以文件件形式保保存，以以供后续续维护时时备查。9.3.5.33系统测测试系统测试试包括功功能测试试、性能能测试、安全保保密测试试和兼容容性测试试。测试试工作可可自主进进行，也也可委托托具有资资质的第第三方机机构完成成。所有有测试过过程均应应形成书书面记录录，包括括测试用用例、测测试过程程、测试试结果等等。9.3.5.44人员培培训对专职档档案管理理人员、
43、兼职档档案管理理人员及及系统维维护人员员等进行行培训。9.3.5.55系统切切换和试试运行将运行在在旧系统统的业务务和数据据迁移到到新系统统中试运运行，并并对系统统运行情情况进行行监测。9.3.5.66系统的的评价与与验收系统试运运行一段段时间后后，应组组成验收收组对系系统的目目标、功功能、质质量、使使用效果果及各项项指标是是否达到到合同或或技术协协议规定定的要求求进行评评审验收收。应根根据评审审过程中中分析的的结果，找找出系统统的薄弱弱环节，提提出整改改意见。9.3.6传统载载体档案案数字化化实施按照“重重要性、常用性性、急用用性、抢抢救性、珍贵性性”的原则则，并结结合实际际分步推推进传统统
44、载体档档案数字字化工作作，将重重要的、常用的的、急用用的、自自然损坏坏老化严严重的和和珍贵的的档案优优先数字字化。传传统载体体档案数数字化应应以本企企业自主主完成为为主，自自主完成成有困难难的可采采用外包包，或采采用外包包与自主主完成相相结合的的方式进进行。档档案数字字化外包包应按照照档案案数字化化外包安安全管理理规范的的要求做做好安全全管理工工作。传传统载体体档案数数字化按按如下方方法进行行：1）管理理类档案案数字化化方法经营管理理、生产产技术管管理、行行政管理理、党群群工作等等管理类类档案应应按照先先近后远远的原则则，将最最近形成成的档案案先行数数字化，以以满足频频繁利用用的需要要。对于于
45、即将到到期的短短期档案案或10年期档档案可不不进行数数字化。2）产品品和业务务类档案案数字化化方法可按照正正在研制制和正在在生产产产品档案案、主营营业务档档案、正正在研制制和正在在生产非非核心产产品档案案、非核核心业务务档案、停产产产品档案案的顺序序进行数数字化。3）科研研档案数数字化方方法按照获奖奖等级、项目下下达部门门的层级级顺序进进行数字字化，即即先数字字化获得得国家级级奖励的的，再数数字化获获得部委委级、省省级奖励励的，最最后数字字化获得得企业级级奖励的的；对于于未获奖奖的科研研档案按按照国家家级科技技项目、省部级级科研项项目、企企业级科科研项目目的顺序序进行数数字化。4）基本本建设档档案数字字化方法法按照建筑筑物功能能、用途途的重要要程度来来确定数数字化顺顺序。可可将生产产、科研研建筑物物档案先先数字化化，其次次是办公公建筑物物档案，最最后是生生活建筑筑物档案案。5）设备备仪器档档案数字字化方法法按设备的的价值、用途等等标准来来确定数数字化的的顺序。6）会计计档案数数字化方方法会计档案案数量较较大，可可按照形形成时间间由近及及远进行行数字化化，即将将最近形形成的档档案先数数字化，年年代久的的后数字字化。7）职工工档案数数字化方方法对于职工工档案的的数字化化，档案案部门应应与人力力资源管管理部门门充分协协调确定定后按照照国家组组织、人人事部门门的有关关规定开开展数字字化。