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1、关于印发档案管理实施细则的通知各部门、各子公司：集团公司办办公室根根据档档案管理理实施意意见的的要求，针针对起草草的档档案管理理实施细细则与与各相关关部门和和人员进进行了反反复的沟沟通、协协调，现现将修订订后的集集团公司司档案案管理实实施细则则印发发给你们们，请各各部门、各各相关人人员认真真学习，严严格按照照档案案管理实实施细则则的要要求和标标准加强强档案管管理工作作，使我我公司的的档案管管理工作作走向规规范化轨轨道。此通知附：档案案管理实实施细则则集团公司办办公室2010.5.110档案管理实实施细则则为加强集团团公司的的档案管管理工作作，有效效地保护护和利用用档案,维护公公司的合合法权益益
2、，使档档案管理理规范化化，特制制定本细细则如下下：一、集团公公司资料料归档范范围凡是反映公公司经营营活动、具具有查考考利用价价值的书书面文件件资料均属属归档范范围。（一）政府府机关或或行业管管理部门门（简称称职能部部门）的的文书材材料。1、职能部部门召开开的有关关房地产产工作的的会议文文件；2、职能部部门下发发的涉及及经营业业务并要要求贯彻彻执行的的文件；3、职能部部门领导导检查工工作、参参观或者者参加公公司活动动中的指指示、讲讲话；4、职能部部门对公公司各类类请示事事项的批批复；5、其它相相关资料料。（二）公司司文件资料1、公司内内部管理理文件。包包括公司司发行的的各种标标准、规规章制度度、
3、通知知、规定定、员工工奖励、处处罚、公公司法律律纠纷、公公司大事事记、工工商变更更及年检检资料等等。2、企业的的重大决决定文件件。包括括集团公公司董事事长、总总裁办公公会及其其相关行行政会议议等形成成的决议议或会议议纪要等等。3、请示性性文件。包包括公司司针对工工程项目目向市规规划局、国国土局、区区政府、市市建设委委员会、市市财政局局等其他他政府部部门发出出的请示示、申请请报告、说说明、汇汇报、承承诺等。4、凭证性性文件。包包括企业业各部门门上报的的、在日日常活动动中形成成的原始始记录和和凭证，如如财产状状况、房房屋销售售、合同同书、协协议书等等的原始始记录和和文本。5、证件性性文书文文件。包
4、包括公司司证件，如如法人营营业执照照、开发发资质证证书、组组织机构构代码证证、税务务登记证证、开户户许可证证等；房房产五证证，如建建筑工程程施工许许可证、工工程规划划许可证证、土地地使用权权证、用用地规划划许可证证、商品品房预售售许可证证；企业业获得的的各类荣荣誉牌匾匾和证书书、达标标证书、证证明等。6、报告性性文件。包包括公司司开发项项目的可可行性研研究报告告、策划划报告书书、预测测报告、实实测报告告、检测测报告、试试验报告告、审查查报告、勘勘察报告告、审计计报告、验验资报告告等。7、人力资资源资料料。包括括企业各各部门的的员工档档案，人人事任免免资料，绩绩效考核核资料，员员工培训训、学习习
5、档案，流流程管理理资料，离离职人员员档案，人人力资源源信息，社社会异动动资料，其其他具有有保存价价值的资资料。8、土地资资料。包包括建设设用地批批准，地地籍调查查表，土土地他项项权证明明书，建建设用地地地籍测测绘成果果，移民民拆迁、安安置补偿偿批准文文件协议议等。9、工程类类文件。包包括工程程前期的的项目审审批、项项目立项项、工程程设计、工工程竣工工结算、工工程图纸纸、监理理文件、总总（分）竣竣工资料料、备案案资料等等工程建建设资料料。10、营销销管理文文件。包包括营销销管理资资料、市市场拓展展资料、品品牌客服服资料。11、财务务文件。包包括贷款款申请、贷贷款抵押押证明、与与各银行行的业务务往
6、来和和签订的的借款协协议、专专用票据据、财务务管理计计划、年年度报表表、预决决算资料料、税收收资料、检检查资料料、凭证证账簿等等相关财财务性文文件。12、招标标采购文文件。采采购计划划、招标标类文件件、投标标类文件件、开标标过程文文件、中中标通知知书、合合同书、供供应商资资料库。13、光盘盘资料。包包括声像像制品资资料，即即企业各各部门在在其经营营活动或或政治、文文件娱乐乐活动中中，以及及在外学学习、考考察时或或外部门门提供的的，以声声像形式式记录下下来的各各种资料料，如照照片资料料、录音音资料、录录像资料料、影片片资料等等；技术术性资料料光盘，即即工程施施工过程程中图纸纸或文本本资料的的刻录
7、。14、题赠赠性资料料。包括括上级领领导和外外协友好好部门或或个人提提供的题题词、书书画、工工艺制品品等。15、设备备资料。包包括公司司固定资资产如空空调、电电脑、汽汽车等的的使用说说明书、维维修卡、保保修卡、购购买发票票等。16、其他他对企业业工作的的开展和和发展具具有保存存价值的的文件。（三）非隶隶属单位位的文件件资料 非隶属单位位与公司司相互联联系、协协商、处处理工作作中产生生的重要要文件资资料。二、文档管管理规范范规范文档移移交档案案室之前前的文档档管理。 （一） 部部门收文文1、 部门门文员对对接收的的文档、图图纸资料必必须立即即进行纸纸质或电电子签收收登记，以以便完整整记录并并跟踪
8、资资料的传传阅过程程。2、 部门门文员对对接收的的文档、图图纸登记完完成后，按按不同类类别附上上部门的文文档处理理（传阅阅）单，组组织部门门内的传传阅，并并对资料料的处理理过程进进行跟踪踪，要求求除大量量接收的的施工图图外，其其余文档档、图说说资料在在2个工工作日内内完成由由部门所处处理资料料的传阅阅、会签签、审批批流程，并并进行归归档。如如涉及到到公司其其他部门门、参建建各方（施施工、监监理、设设计、地地勘）处处理的资资料，应应在3个个工作日日内完成成传阅、会会签、审审批流程程。3、 文档档资料处处理完成成后，部部门文员员应根据据部门经经理的处处理意见见，当天天将文档档资料发发送或返返回相关
9、关单位、部部门。在在进行文文档发送送时，部部门文员员应进行行纸质发发放签收收登记。（二） 部部门发文文1、 部门门文员必必须建立立部门对外外发文签签收登记记表，对对所有对对外发文文进行签签收登记记，以便便完整记记录并跟跟踪资料料的流向向。2、 部门门文员对对本部门门的对外外发文，必必须在收收到文件件当天发发送到相相关部门门。（三） 文文档查阅阅1、部门文文员应组组织对本本部门的的文档管管理体系系进行讨讨论和讲讲解，建建立本部部门的文文档电子子查阅检检索目录录，适时时修订。并并告知大大家文档档的查阅阅方法，以以便在部部门文员员不在时时，其他他人能正正常查阅阅文档。2、部门文文员对部部门人员员的文
10、档档查阅需需求应及及时、准准确反馈馈。3、部门文文员应对对本部门门已归档档文档负负责，保保证已归归档文档档的完整整性。对对部门人人员提出出的文档档借阅，需需进行跟跟踪，并并尽量确确保在22个工作作日内归归还。（四）文档档版本控控制1、 部门门收文版版本发生生变更，部部门文员员应及时时收回正正在流转转、处理理的作废废版本，发发送新版版本，并并通知负负责该文文档处理理的部门门相关人人员。2、部门发发文版本本发生变变更，部部门文员员应书面面通知相相关部门门或单位位，用旧旧版本换换新版本本。三、档案管管理分类类编号办办法根据集团公公司的实实际情况况将公司司档案按按照部门门功能分分为十五大类（具具体分类
11、类办法见见附件企企业档案案分类办办法方案案），以以后根据据公司业业务部门门的不断断增加进进行修改改。（一）行政政管理类类（XZZ）：001公司司证照、002会议议纪要、003公司司成立及及工商变变更、004公司司内部来来文、005外部部来文、006公司司对外公公函、007内部部管理文文件、008企业业对外宣宣传资料料、099公司资资产台帐帐、100其他；（二）人力力资源管管理类（HHR）: 011在职员员工档案案、022人事任任免资料料、033绩效考考核资料料、044员工培培训学习习档案、005流程程管理、审审核档案案、066离职人人员档案案、077人才信信息库、008薪资资福利资资料、009
12、企业业文化建建设资料料、100其他；（三）财务务管理类类（CWW）：001财务务管理制制度、002财务务管理计计划、003财务务部文件件、044会计凭凭证、005会计计报表、006会计计账簿、007对外外政府管管理报告告、088银行对对账单、009工程程决算书书、100银行贷贷款资料料及合同同、111财务管管理有关关合同、112财务务分析报报告、113财务务预算书书、144、年度资资产清查查报表及及报告、115其他他；（四）营销销管理类类（YXX）：001营销销管理、002市场场拓展、003品牌牌客服、 055工作联联系单、006其他他;（五）招标标采购类类（ZBB）: 001年（季季、月）度
13、度招标计计划、002甲指指乙供材材料定价价单、003招投标标文件、004供应商商管理、005材料设设备采购购资料、006战略采采购资料料、077其他；（六）运营营管理部部（YYY）：001项目目运营目目标书、002项目目开发指指导书、003项目目里程碑碑计划、004运营营计划内内部管理理文件、005考核核节点计计划、006各部部门月度度工作计计划、总总结、007会议议纪要、008其他他；（七）工程程技术类类（JSS）: 01设设计单位位选择、002设计计变更、003施工工图设计计、044材料设设备选型型定板、005工程程月报、006技术术交底记记录、007工程程质量检检查报告告、088勘察测测
14、绘资料料、099其他；（八）成本本管理类类（CBB）：001成本本管理、002预算算书、003结算算报告、004工程程变更资资料、005工作作联系单单、066工程签签证、007工程程款申请请及批复复、088审计类类合同、009成本本分析资资料、110材料料报价单单、111罚款通通知单、112其他他；（九）项目目部（XXM）：01监监理资料料、022施工文件件、033项目管管理文件件、044工作联联系单、005其他他；（十）公共共事务部部（GSS）：001征用用土地申申请、批批准文件件、红线线图、坐坐标图、行行政区域域图、002行政政移民拆拆迁安置置补偿批批准文件件协议书书、033设计前前原始地
15、地形、地地貌、状状况图、照照片、004发放放拆迁补补偿款、005房产产及附属属设施评评估报告告、066其他；（十一）法法务部（FFW）:01公公司各部部门签订订的合同同原件、002法律律文书、003诉讼讼卷宗、004其他他；（十二）审审计监察察部（JJC）:01财财务审计计资料、002工程程审计资资料、003专项项审计资资料、004专案案调查资资料、005招标标监察档档案、006其他他；（十三）工工程事务务部（SSW）：01前前期政府府批复文文件、002勘察察测绘文文件、003设计计文本、004施工工图、005检测测报告、006工作作联系单单、077放线图图、红线线图、008招标标备案资资料、
16、009中标标通知书书、100工程管管理中心心会议纪纪要、111报验验资料、112其他他；（十四）商商业管理理公司（SSG）：01基基础调查查表、02调调研数据据库、03商商户往来来函、04商商户档案案、05合合同补充充协议、06客客服管理理（相关关部门）往往来函、07客客户往来来函、08职职能部门门往来文文件、09客客户档案案（综合合）、10上上报文件件、11其其他；（十五）装装饰工程程部（ZZS）：01设设计单位位选择、02施施工图纸纸（装饰饰、景观观）、03设设计变更更、04设设计任务务书、05设设计评审审表、06技技术交底底、07工工程验收收报告、08材材料检验验报告、09材材料设备备移
17、交会会签单、10工工作联系系单、11其其他；四、文件材材料的归归档集团公司办办公室为为档案管管理主导导部门，设设立一名名专职档档案管理理员；各各部门、各各子公司司为档案案管理辅辅助部门门，文员员承担档档案管理理员的职职责。每每年一月月份集团团公司办办公室发发出归档档通知，各各部门、各各子公司司的文员员负责收收集整理理上一年年度办理理完毕的的文件（请请示、报报告、批批复、批批示、合合同等）图图表、声声像（光光盘、照照片）、实实物（荣荣誉奖杯杯、匾、锦锦旗），及及时填写写卷内目目录、卷卷内备考考表、移移交清单单于每年年四月三三十日之之前移交交集团公公司办公公室档案案室。（一）归档档材料的的质量要要
18、求1、归档的的文件材材料必须须齐全完完整，照照片（包包括底片片）、录录音带、录录象带等等必须同同其详细细的文字字说明材材料一起起归档。2、归档的的文件材材料必须须是原件件（定稿稿），特特别重要要的文件件应同时时保存历历次修改改稿，重重要的或或利用频频率高的的文件材材料根据据需要可可复制若若干份归归档。3、归档的的文件材材料必须须经过系系统整理理，准确确地反映映生产、基基建、科科研、技技术、经经营管理理各项活活动的真真实内容容和历史史过程，符合自然形成规律。4、归档文文件材料料的制成成材料必必须易于于耐久保保存，同同时要保保证图像像清晰、字迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红
19、墨水、复写纸。总体来讲，归档的案卷质量要符合国家标准科学技术管理卷构成的一般要求和文书档案案卷格式的要求。5、电子文文件的归归档应遵遵守两个个原则：第一、电电子文件件和纸质质文件归归档实行行“双套制制”，即在在电子文文件归档档时应制制作相应应的纸质质拷贝件件，同时时存档。第第二、同同时做好好网络归归档和脱脱机载体体电子文文件归档档两方面面的工作作，网络络归档是是指将经经过整理理的电子子文件，转转入档案案库，脱脱机载体体电子文文件是指指从网络络的硬盘盘上刻录录到光盘盘上，进进行归档档。（二）文件件的立卷卷立卷应遵循循文件的的自然形形成规律律，保持持卷内文文件的有有机联系系，便于于档案的的保管利利
20、用。1、案卷不不宜过厚厚，一般般不超过过40mmm。2、卷内不不应有重重份文件件，不同同载体的的文件一一般应分分组组卷卷。3、文件材材料按事事项、专专业顺序序排列。同同一事项项的请示示与批复复、同一一文件的的印本与与定稿、主主件与附附件不能能分开，并并按批复复在前、请请示在后后，印本本在前、定定稿在后后，主件件在前、附附件在后后的顺序序排列。4、既有文文字材料料又有图图纸的案案卷，文文字在前前、图纸纸在后。5、卷内文文件均按按有书写写内容的的页面编编号。每每卷单独独编号，页页号从11开始。页页号编写写位置：单面书书写的文文件在右右下角；双面书书写的文文件，正正面在右右下角，背背面在左左下角。折
21、折叠后的的图纸一一律在右右下角。6、填写卷卷内目录录和卷内内备考表表。卷内内目录的的编制应应符合下下列规定定：1）卷内目目录式样样宜符合合本规范范附录的的要求。2）序号：以一份份文件为为单位，用用阿拉伯伯数字从从1依次次标注。3）责任者者：填写写文件的的直接形形成单位位和个人人，有多个个责任者者时，选选择两个个主要责责任者，其其余用“等等”代替替。4）文件编编号：填填写工程程文件原原有的文文号或图图号。5）文件题题名：填填写文件件标题的的全称。6）日期：填写文文件形成成的日期期。7）页次：填写文文件在卷卷内所排排的起始始页号，最后一一份文件件填写起起止页号号。8）卷内目目录排列列在卷内内文件首
22、首页之前前。（三）档案案室负责责填写案案卷封皮皮和案卷卷的装订订1、案卷封封皮的填填写应符符合以下下要求：1）案卷封封面印刷刷在卷盒盒、卷夹夹的正表表面，也也可采用用内封面面形式。2）案卷封封面的内内容应包包括：档档号、案案卷题名名、编制制单位、起起止日期期、密级级、保管管期限、共共几卷、第第几卷。3）档号应应由分类类号、项项目号和和案卷号号组成，档号由由档案保保管单位位填写。4）案卷题题名应简简明、准准确地揭揭示卷内内文件的的内容，案卷题题名应包包括工程程名称、专专业名称称、卷内内文件的的内容。5）编制单单位应填填写案卷卷内文件件的形成成单位或或主要责责任者。6）起止日日期应填填写案卷卷内全
23、部部文件形形成的起起止日期期。7）保管期期限分为为永久、长长期、短短期三种种期限。保管期限一一般以企企业管理理的客观观利用需需求为依依据来确确定，既既要考虑虑文件的的现实利利用价值值，更要要兼顾长长远的历历史利用用价值。保保管期限限有永久久、长期期和短期期三种，长期为为16年至至50年左左右，短短期为115年以以下。（1）凡是是反映企企业主要要职能活活动和基基本历史史面貌的的，对企企业生产产、经营营、建设设等有长长远利用用价值的的档案，列列为永久久保管；（2）凡是是反映企企业一般般工作活活动，在在较长时时间内对对企业生生产、经经营等工工作有查查考利用用价值的的文件材材料，列列为长期期保管；（3
24、）凡是是在较短短时间内内对企业业生产、经经营等有有参考利利用价值值的文件件材料，列列为短期期保管。设设备档案案的保管管期限也也可以根根据该设设备的使使用年限限划定具具体年度度。会计计档案的的保管期期限有永永久、定定期两类类，其中中定期包包括3年、5年、100年、155年、255年五类类（具体体参见119988年8月财政政部、国国家档案案局发布布的会会计档案案管理办办法）。8）密级分分为绝密密、机密密、秘密密三种。同同一案卷卷内有不不同密级级的文件件，应以以高密级级为本卷卷密级。2 案卷卷装订1）案卷卷可采用用装订与与不装订订两种形形式。文文字材料料必须装装订。既既有文字字材料，又又有图纸纸的案
25、卷卷应装订订。装订应采用用线绳三三孔左侧侧装订法法，要整整齐、牢牢固，便便于保管管和利用用。2）装订时时必须剔剔除金属属物。五、档案室室的建设设（一）档案案室建设设原则：安全、实实用、方方便。（二）档案案室位置置：档案案室要远远离易燃燃、易爆爆、空气气污染区区。楼房房作档案案室的，一一般不要要安排在在顶楼或或楼两侧侧。档案案室要远远离卫生生间、洗洗涮间、热热水房等等。（三）档案案室库房房承重：楼房作作档案室室的，楼楼板承重重必须达达到档案案库楼面面均布活活荷载应应为5KKN/；采用用密集架架式，不不应小于于12KKN/。（四）档案案室库房房橱俱布布置：档档案室使使用铁质质档案橱橱（架）。档档案
26、库房房在布置置橱俱时时，应考考虑到工工作人员员管理和和放置档档案保护护、检测测设备的的空间。主主通道净净宽不小小于1mm。两行行装具间间净宽不不小于00.8mm，装具具端部与与墙之间间走道净净宽不小小于0.6m。装装具背面面与墙的的间隔不不小于00.1mm，装具具顶端与与天棚间间隔不小小于0.5m。(五）档案案室的防防护设施施档案室应具具备防火火、防水水（潮）、防防高温、防防盗、防防虫、防防鼠、防防有害气气体、防防光、防防磁等要要求。1、防火档案室严禁禁烟火，严严禁使用用明火照照明，要要在明显显处标识识“严禁禁烟火”警警示牌。 1）档案室室用电动动力负荷荷采用3380VV三相供供电，照照明负荷
27、荷采用2220VV单相供供电。2）线路铺铺设必须须为暗线线，且根根据要求求选用线线材。开关、插插座必须须符合安安全要求求。3）照明灯灯具宜选选用400W或660W乳乳白色白白炽灯，并并加装防防爆罩。4）灭火器器材要选选用气体体或干粉粉灭火剂剂，灭火火器材存存放位置置要方便便取放，不不应放在在档案库库房内，已已到保质质期应及及时更换换。5）档案室室要配备备手电筒筒，以备备停电时时使用，严严禁明火火照明。2、防潮（水水）、防防高温档案室温度度一般控控制在114-24，相对对湿度为为5065%。1）档案库库房要根根据面积积配备一一定数量量的温湿湿度仪。2）档案库库房在平平房或一一楼的，应应配备除除湿
28、机。3）档案库库房不宜宜安装水水（气）暖暖。上下水水管道禁禁止通过过档案库库房。4）有条件件的档案案库房应安装装空调。3、防盗档案室应安安装防盗盗窗、防防盗门，安安全保管管钥匙。档案室应安装防盗报警装置。4、防虫、防防鼠1）档案库库房要及及时投放放防虫药药物，推推荐使用用电子杀杀虫仪。2）档案室室禁止存存放食物物，要安安置一定定数量的的防鼠盒盒，及时时投放灭灭鼠药物物。5、防有害害气体档案室要远远离污染染区，周周围有空空气污染染的，档档案库房房门窗要要进行密密封处理理。6、防光1）档案橱橱俱摆放放应与窗窗户垂直直。2）档案库库房窗户户要有红红黑两色色窗帘，避避免阳光光直射档档案。7、防紫外外线档案库房要要使用白白炽灯，禁禁止使用用日光灯灯。8、防磁辐辐射对录音、录录像、唱唱片、光光盘、软软盘等磁磁记录档档案，建建议配备备防磁柜柜，要定定期进行行安全质质量检查查。（六）档案案阅览室室要标识识档案管管理、利利用、保保密、鉴鉴定、销销毁、统统计等制制度。（七）使用用计算机机管理档档案的部部门，计计算机应应放在档档案工作作人员办办公室。附件1：企企业各部部门文件件归档范范围及分分类明细细附件2：档档案管理理规章制制度附件3：档档案借阅阅登记表表附件4：卷卷内备考考表附件5：卷卷内目录录