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1、档案管理学第一部份 档案一、 档案的起源源：我国最早的的档案是是甲骨档档案，产产生于公公元前年前的的殷商时时期，是是我国考考古工作作者在河河南安阳阳小屯村村发掘的的。甲骨文是指指刻在龟龟甲和兽兽骨上的的文字，是是迄今为为止发现现的我国国历史上上最早的的文字记记录，内内容多是是商王室室占卜的的记录。占卜虽然是是一种迷迷信，但但在当时时的历史史条件下下，却是是商王朝朝的一种种重要活活动，凡凡祭祀、军军事、农农耕、狩狩猎或者者关于风风雨、年年成、疾疾病等，都都要占卜卜，记载载在龟甲甲或兽骨骨上，集集中保存存起来，通通常说中中国有几几千年文文字可考考的历史史，主要要是以这这些甲骨骨档案为为信证，因因而
2、它是是我们的的国宝。甲骨档案的的发现是是偶然的的，发现现者是王王懿荣先先生，傅傅斯年年组织织挖掘了了安阳殷殷墟，此此前有些些散存在在社会上上。商、周时期期，还有有铸在青青铜器上上的铭文文，记载载王族恩恩赐、征征战经过过、划定定疆界等等。春秋秋战国时时期，冶冶炼技术术有很大大大发展展，郑国国大夫子子产首先先将刑书书铸于鼎鼎上，叫叫做刑鼎鼎，历史史上成文文法的公公布，大大致上始始于这一一时期。还还有些是是将文告告之类的的刻在石石头上。金金文档案案和金石石档案统统称为金金石档案案。此外还有简简牍档案案，即书书写在竹竹片和木木牍上的的文字，事事情简单单、字数数不多，写写在狭长长的单片片竹简或或较方的的
3、木牍上上即可；事情重重大，字字数很多多，则简简片连起起来，汇汇集成册册，“造册上上报”这个词词，就是是那时传传下来的的。“馨竹难书书”这个成成语，也也是那时时流传下下来的。馨馨：用尽尽的意思思，即用用尽所有有的竹简简也难书书写完。秦汉以后，一一些重要要文件用用丝织品品书写，称称缣帛档档案。缣缣帛档案案可以卷卷成一卷卷、一轴轴，所以以量词用用卷、卷卷轴。西汉时期，蔡蔡伦在公公元年发发明纸张张，导致致了档案案制成材材料的第第一次革革命。（造造价低，体体积小，便便于交流流）。档案制成材材料的第第二次革革命是现现代照片片的诞生生（年年）及计计算机的的出现。年年月日日在在北京召召开了第第十三届届国际档档
4、案大会会，为庆庆祝这次次大会的的召开，邮邮电部发发行了一一套邮票票，名为为中国国古代档档案珍藏藏，共共四枚。、 甲骨档案商代代龟甲（商商代出士士的刻辞辞卜甲）、 简牍档案汉代代木牍（中中国最早早的郡级级档案）、 金石档案明代代铁券、 纸质档案清代代图书（清清帝向比比利时国国君递送送的国书书）这套照片记记载着档档案的发发展历程程。二、档案的的定义：各国对档案案一词下下的定义义有所不不同。如：美国大大百科全全书（）“档案，是是在执行行法律和和处理事事务中制制成或收收到的因因具有永永久价值值而保存存起来的的文件的的有机体体，包括括文稿、簿簿册、地地图、录录音带和和其他文文献材料料在内。”法兰西共共和
5、国档档案法（）：“任何自自然人和和法人、任任何国家家机关或或组织、任任何机构构和部门门，在自自身活动动中产生生或收到到的文件件整体，不不管其形形成日期期、形式式和制成成材料，都都是档案案。”构成比较科科学的档档案定义义，应该该包括四四个要素素：、来来源，、属性性，、形形态，、特点点。档案是机关关、组织织和个人人在社会会活动中中形成的的，作为为历史记记录保存存起来以以备查考考的文字字、图像像、声音音及其他他各种方方式和载载体的文文件。档案法第第二条：档案是是指过去去和现在在的国家家机构，社社会组织织以及个个人从事事政治、军军事、经经济、科科学、技技术、文文化、宗宗教等活活动直接接形成的的对国家家
6、和社会会有保存存价值的的各种文文字、图图像、声声像等不不同形式式的历史史记录。含义：、来来源：由文件件转化来来的。文文件转化化成档案案应具备备三个条条件，办理完完毕的文文件。办办理完毕毕是指文文书处理理程序上上告一段段落。正正在承办办中的文文件不是是档案。文文件是档档案的前前身，档档案是文文件的归归宿，但但不是所所有文件件的归宿宿。有查考考利用价价值的文文件，文文件是档档案的基基础，档档案是文文件的精精华。按一定定规律保保存起来来的文件件。经过过分类、立立卷集中中保存起起来的文文件。、属性：是各种种组织和和个人在在其特定定的社会会活动中中形成的的。形成者：官方性性质的各各种机关关单位；半官方方
7、性质的的或非官官方性质质的社团团组织，某某些个人人。特定的社社会活动动：机关关，依法法行政；社团，行行使权利利和承担担义务；个人，手手稿、信信件、家家谱等。、形式：一是指指档案信信息的记记录方式式：文字字、图表表、声音音、图像像。二是是指档案案载体的的形式，比比如甲骨骨、简牍牍、纸张张、照片片、磁带带等。、 特征：是历历史的原原始记录录，是特特定的形形成者在在当时、当当地直接接使用的的原始文文件的转转化物，不不是事后后编写或或随意收收集的材材料，具具有原始始性的特特点。三、档案的的作用：档案的作用用是多方方面的，概概括起来来有两个个基本方方面：即即凭证作作用和参参考作用用。凭证作用：落实政政策
8、，法法律诉讼讼等参考作用：制定计计划，组组织生产产，编写写史料、水水利设施施等。四、档案的的种类：按内容分有有文书、人人事、会会计、科科技、户户籍、婚婚姻、房房地产等等第二部份档案案管理体体制我国档案管管理的基基本原则则是，集集中统一一地管理理国家全全部档案案，维护护档案的的完整与与安全，便便于党和和国家各各项工作作的利用用。如何体现和和贯彻这这一原则则？成立立机构档案机构：档案事事业管理理机构档案馆国家综综合档案案馆、国国家专业业档案馆馆、部门门档案馆馆、厂矿矿、学校校档案馆馆等。档案室关系：上级级档案事事业管理理机构对对下级档档案事业业管理机机构具有有业务指指导和监监督的关关系，档档案事业
9、业管理机机构对档档案馆、档档案室具具有业务务指导和和监督关关系；机机关档案案室和档档案馆之之间，具具有档案案交接关关系，各各级各类类档案馆馆室之间间均无隶隶属关系系，但有有协作关关系。第三部份机关档档案与机机关档案案工作、 机关：泛指指国家、政政党和人人民团体体为实现现其职能能而组织织的某些些固定的的能独立立行使职职权的机机构。根根据职能能性质的的不同，我我国现行行机关大大致分为为：国家权权力机关关行政机机关党务机机关司法机机关军事机机关、 机关档案：是各种种类型的的机关在在履行职职能的活活动中形形成的、保保存备查查的文字字、图像像、声音音及其他他各种原原始记录录。有文文书档案案和专门门档案（
10、如如诉讼、婚婚姻、审审计档案案等）之之分。、 机关档案工工作机关档案工工作有三三项内容容：对本机机关的档档案进行行管理对本系系统及其其下属单单位的档档案进行行监督指指导对本单单位文书书处理部部门和业业务部门门的文件件材料的的形成、积积累和归归档工作作进行指指导。档案管理工工作可归归纳为：对本机关关的档案案进行管管理。档档案管理理可归纳纳为两个个方面，八八个环节节，一是是档案实实体管理理，即：收集、整整理、鉴鉴定、保保管、统统计，信信息管理理，即：检索、编编研、利利用。对本系统统及直属属单位档档案进行行监督、指指导。以以国家关关于档案案工作的的原则、方方针、法法规、制制度、规规范、标标准等为为依
11、据，对对本系统统所属单单位的档档案业务务进行规规划、指指导、监监督、检检查。对本单位位文书处处理部门门和业务务部门的的文件材材料的形形成、积积累和归归档工作作进行指指导。对对机关各各部门的的文件从从形成、积积累到立立卷归档档的全过过程进行行指导，包包括归档档时间、归归档范围围、归档档质量，即即归档制制度。第四部分：各工作作环节一、 收集、 内容：档案案馆、室室保存的的大量档档案，不不是自身身形成的的，而是是向各机机关、机机关各部部门以及及个人接接收或征征集来的的，此环环节称收收集。收集工作有有以下三三方面的的内容：本机关关文书部部门和业业务部门门移交的的档案。收集与本机关业务工作有关的资料，如
12、业务刊物、文件汇编等。接收撤销机关的档案。、 意义：收集收集集工作是是贯彻档档案工作作基本原原则的重重要内容容和具体体措施。收集工作为档案工作提供物质前提。收集工作的好坏关系到档案工作的其他环节，尤其影响档案的开发利用。、 要求：注意档案案的形成成特点：处理完完毕、有有查考价价值、规规律、避避免“有文必必档”。必须注注意系统统性、完完整性，能能反映本本单位的的历史面面貌和工工作特色色。加强与与各部门门联系、掌掌握机关关活动情情况。、 措施：确保齐全完完整。注意归归档外的的收集：结合节节日前的的保密检检查收集集。结合合机构的的调整与与人员的的调动收收集。结结合工作作的阶段段性收集集（重要要会议的
13、的结束、案案件处理理完毕等等）。增加机机关工作作人员的的归档意意识：宣宣传内容容主要是是档案法法，方式式有会议议、展览览、陈列列等。列入机机关管理理制度和和目标考考核内容容。二、征集：特色档案：突出反反映本地地自然地地貌、疆疆域沿革革、历史史发展、风风土人情情，名人人轶事，典典籍掌故故、物产产资源等等。做到以下几几个方面面：一是是广泛深深入地进进行调查查研究，明明确本地地区地方方特色，制制定规划划、明确确内容、要要求、方方法、步步骤等。二二是加强强业务指指导。三三是注意意收集与与之相关关的资料料。本馆馆有：名名优特产产，四特特酒、丰丰城冻米米糖，高高安大观观楼腐竹竹等的资资料、获获奖证书书、照
14、片片。名人：胡桔桔根，全全省玉茗茗花戏剧剧节获一一、二、三三、四届届编剧一一等奖，木木乡长等等的手高高、评价价文章等等。清江江中学的的剪纸、体体育获奖奖照片。二、整理、 意义 档案的的整理工工作是档档案利用用的前提提。档案整整理促进进档案的的收集。档案的整理便于档案的鉴定、保管、统计和检索。、 内容就是对档案案进行分分类、组组合、排排列、编编目，使使档案由由无序变变有序。具体内容，区区分全宗宗、全宗宗内档案案分类、立立卷、案案卷排列列、案卷卷目录的的的编制制等等。、 原则： 保持文文件之间间的历史史联系（来来源、时时间、内内容、形形式），如如请求和和批复、底底稿和正正稿、正正文与附附表。特特殊
15、的如如房地产产档案 地契房房契及买买卖情况况、房籍籍档案、婚婚姻档案案等。整理档档案必须须利用原原有基础础。整理档档案必须须便于保保管利用用。、 全宗与全宗宗划分（一） 全宗： 全宗就是一一个独立立的机关关或者人人物在社社会活动动中形成成的档案案的整体体。是组组成部分分国家档档案的基基本单位位。档案案必须按按全宗来来整理，同同一全宗宗的档案案不能分分散，不不同全宗宗的档案案不能混混杂。这这样才能能科学地地保持文文件之间间的历史史联系，全全面地反反映机关关活动的的历史面面貌，便便于档案案的保管管利用。全全宗不仅仅是个整整理方法法问题也也是一条条原则，一一条理论论，称为为全宗原原则或全全宗理论论。
16、全宗宗理论的的形成和和发展，对对整个档档案工作作产生的的巨大影影响，全全宗理论论的确定定，对档档案馆（室室）的档档案管理理，有阗阗重要的的指导和和组织作作用。 全宗理论的的形成和和发展：十八世世纪欧洲洲一些国国家采用用的是事事由原则则，即按按照事由由（问题题）来整整理档案案，而不不管是由由哪个机机关形成成的档案案。是图图书的分分类模式式。缺点点是混淆淆了档案案的来龙龙去脉，模模糊了档档案形成成的具体体的历史史背景，给给档案的的查找利利用造成成了很大大的困难难。十九九世纪中中叶，118411年，法法国人提提出“尊重全全宗”的原则则。18881年年，普鲁鲁士人提提出“登记室室原则”，即不不要打乱乱
17、机关机机关室整整理的形形态。119899年，荷荷兰人提提出来源源原则，即即维护档档案在机机关形成成时的本本来面貌貌和有机机联系。我我国古代代虽然没没有全宗宗理论，但但管理档档案是按按各关、衙衙署来分分别保管管的，即即近似于于全宗思思想，如如宋代，全全国从中中央到地地方都建建立了各各级档案案库存架阁阁库，吏吏、户、礼礼、兵、刑刑、工六六部的档档案，在在部里存存三年后后送架阁阁库，在在那里是是各自分分开保存存的。明明清两代代，后湖湖黄册库库、皇史史宬、内内阁大库库等，都都是具有有国家规规模的档档案馆，保保存的多多为皇家家御用档档案文册册，在管管理上是是分开朝朝代，分分开形成成机关的的，如明明代的六
18、六部，清清代的内内阁，军军机处，内内务府等等，无具具有按“全宗”管理档档案的朴朴素思想想。中华华人民共共和国成成立以后后，我国国实行档档案集中中统一管管理，使使全宗理理论有了了发展和和完善，如如全宗构构成的条条件，如如何区分分全宗、人人物全宗宗、全宗宗的补充充形式、判判定档案案所属全全宗。 全宗构成的的条件，立立档单位位，一个个机关、社社会团体体必须在在行政上上、财务务上和组组织人事事上具有有一定的的独立，具具体说：第一，可可以独立立行使职职权，并并能以自自己的名名义对外外行文。第第二，是是一个预预算会计计单位或或是独立立的经济济核算单单位，第第三，设设有管理理人事的的机构和和人员，并并有一定
19、定的人事事任免权权（第一一条为主主） 人物全宗，社社会知名名人士，如如社会活活动家、科科学家、作作家、艺艺术家、教教育家在在其一生生活动中中形成的的档案整整体。包包括：著著作、手手稿、日日记、信信件、遗遗嘱经及及记载个个人家族族或家庭庭社会活活动的全全部材料料及社会会给予的的有关材材料（报报道、评评价等）立档单位位的变化化和全宗宗的划分分由于社会实实践活动动的发展展变化和和工作的的需要，经经常会出出现一些些机关单单位的撤撤销、合合并、增增设以及及名称的的变化、职职权范围围和隶属属关系的的调整等等，有些些会影响响全宗的的划分，有有的不影影响，主主要应辨辨别哪些些是根本本性变化化，哪些些是非根根本
20、性的的。如：旧政权权机关与与解放后后人民政政府机关关，其政政治性质质根本不不同，应应该将档档案分开开，各自自构成全全宗。机关工作地地点、名名称、领领导关系系的变更更，职能能的扩大大、内部部组织机机构的调调整等，不不属根本本性变化化，不产产生新的的立档单单位，变变化前后后同属于于一个全全宗。5分类分类就是在在区分全全宗的基基础上，对对立档单单位所形形成的档档案按其其来源、产产生的时时间、内内容和形形式上的的异同，分分成若干干层次和和类型，构构成有机机体系。各各种分类类方法：年度分分类法：每一年年分一个个类。优优点，简简便易行行，能保保持文件件之间在在时间方方面的联联系。注注意跨年年度文件件的处理
21、理，计划划、总结结应按落落款日期期归档，涉涉及到几几个年度度的，如如五年规规划、十十年规划划，规划划放在针针对的第第一年，总总结放在在针对的的最后一一年，会会议如跨跨年度，文文件不能能拆散，放放入会议议开幕的的一年。组织机构分类法，按立档单位内部组织机构分类，优点，反映文件之间在来源方面的联系，标准明确，简单易行。问题分类法，又称事由分类法，优点，保持文件在内容方面的联系，便于按专题查找，提供利用。各种分类方方法的联联合使用用：因为为立档单单位存在在时间长长，档案案数量多多，在实实际实际际工作中中很少单单纯使用用一种分分类法，一一般都是是分层分分类，几几种方法法结合使使用。比比如：年度组组织机
22、构构分类法法优点：与文文书部门门和业务务部门立立卷归档档结合起起来，每每年归档档的案卷卷依次排排架，不不必留空空，不需需倒架。组织机构年度度分类法法适用于内部部机构比比较稳定定的立档档单位或或撤销单单位，但但要预留留空架，否否则第年年要倒架架。年度问问题分类类法适用于内部部机构变变化比较较多的全全宗，便便于按问问题查找找。问题年年度分类类法适用于撤销销单位和和历史档档案，机机关档案案工作业业务建设设规范（年国家家档案局局颁布）一一般应采采用年度度组织织机构（问问题）进进行分类类。各机关应按按照档案案内容和和载体的的不同，制制定统一一的分类类方案，又又称分类类大纲。：立卷一个全宗的的文件经经过分
23、类类以后，各各类内还还要进一一步系统统化，将将将文件件组成案案卷，称称立卷（组组卷）。程序：组成成案卷单单位拟写案案卷标题题卷内内文件的的排列与与编号填写写卷内文文件目录录与备考考表案卷封封面的编编目与案案卷的装装订。案卷的组组合方法法及拟写写案卷标标题：个方法法，即按按六个特特征立卷卷：问题题特征。如如人事任任免、机机构调整整等。作作者特征征。即文文件制发发机关，如如中共某某某县委委、某某某省委组组织部等等。文种种特征。如如各项工工作计划划、各种种会议记记录、通通知、报报告等。时时间特征征。地区区特征。下下发机关关来文或或向下的的行文。收收发文机机关特征征，种种特征的的联合使使用，如如某某市
24、市委组织织部部务务会议记记录，包包括作者者、问题题文种。又又如某某某市委组组织部关关于某某某县干部部任免的的通知，包包括了作作者地区区、问题题、文种种。页页号，统统一在有有文字的的每页材材料正面面的右上上角、背背面左上上角填写写页号。卷内文件件的排列列与编号号：卷内内文件一一般按时时间排列列，也可可按文号号、问题题、地区区、作者者等顺序序排列，但但请示与与批复、正正文与附附件，同同一份文文件的正正稿与底底稿、草草案等不不得分离离，排好好之后再再编号，固固定次序序，批复复在前、请请示在后后，正稿稿在前、底底稿在后后。页页号，统统一在有有文字的的每页材材料正面面的右上上角、背背面左上上角填写写页号。填写卷内内文件目目录和备备考表。卷卷内目录录：顺序序号、文文号、责责任者、题题名、日日期、页页号、备备注。备备考表，需需要说明明的问题题、立卷卷进人、检检查人、时时间。案卷封面面的填写写与装订订，封面面内容：立档单单位名称称、类目目名称、案案卷标题题、卷内内文件起起止日期期、总页页数、保保管期限限、档号号等