《招商会四步成功秘笈74084.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《招商会四步成功秘笈74084.docx（36页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、招商会四步成功秘笈招商会四步步成功秘秘笈第一步步：未雨雨绸缪招商运运筹招商商会四步步成功秘秘笈第二步步：稳扎扎稳打细节筹筹备招商商会四步步成功秘秘笈第三步步：环环环相扣精耕细细作招商商会四步步成功秘秘笈第四步步：配合合促进服务履履约招商商会四步步成功秘秘笈第一步步：未雨雨绸缪招商运运筹-招商会是现现在很多多企业拓拓展的主主要手段段之一，也也是其企企业和产产品走向向消费者者的一个个重要的的方式，笔笔者见过过好多企企业疯狂狂的拥挤挤一条道道路，君君不见，千千万企业业广告投投，恰似似一江钱钱水向东东流，招招商的拥拥挤原因因很简单单就是成成本低，企企业亏钱钱的机会会不大，但但是结果果是亏是是没有大大亏
2、，赚赚钱的确确也不多多，大都都是在支支出和收收入平衡衡的左右右摇摆，究究其原因因，其实实很简单单，招商商会的筹筹备和召召开也是是一门复复杂的营营销过程程，细节节决定结结果，有有可能花花了几十十万的广广告，仅仅仅是解解听电话话技巧有有点不过过关，就就使参会会人数减减少一半半，有可可能来了了上百人人，仅仅仅对一个个挑剔的的客户语语气凶了了一点，极极有可能能要签约约的人就就少了一一半，招招商会的的过程就就是一个个对极品品赛车的的拼装和和磨合过过程，稍有不不甚，前前功尽弃弃。职责责和分工工的细化化是招商商会成功功的基础础。笔者曾曾经成功功召开了了众多会会议，一一些心得得和大家家进行分分享。招商会程序序
3、确认：招商会会是一门门集公关关、宣传传、造势势为一体体的综合合学科，设设计到公公司的很很多部门门，招商商会流程程确定关关系到前前期筹备备期的职职责划分分，招商会运筹筹期一、招商广广告的发发布二、会场场的选定定及布置置三、会前费费用预算算（需要要各个部部门配合合完成）四、接听电话的技巧五、资料的的传真与与邮寄来来宾确认认及接站站确认招商会筹备备期一、资料的的准备二、人员分分组与协协调三、课程程的审定定与演练练四、会前动动员会及及各小组组工作流流程演练练五、工作人人员提前前进驻会会场招商会运作作期一、会务组组的工作作流程二二、登记记组的工工作流程程三、接站组组的工作作流程（需需要配合合完成）四、会
4、场组的工作流程五、后勤组组的工作作流程（需需要配合合完成）六、业务组的工作流程七、沟通组组的工作作流程八八、主持持人的工工作流程程九、授课课人的工工作流程程十、公司留留守人员员的注意意事项十十一、用用餐时注注意事项项十二、员工工如何合合理休息息十三、突发发事件及及客户投投诉的处处理招商会促进进期一、招商会会结束来来宾的撤撤离与返返程安排排二、会务组组撤离酒酒店注意意事项（需需要配合合完成）三、后勤组组与酒店店结算和和注意事事项（需需要配合合完成）四、业务组后期追款注意事项（需要配合完成）五、会后总总结六、宣传材材料编辑辑与制作作招商会四步步成功秘笈第一一步：未雨绸缪招商运筹- 一、招商商广告的
5、的发布1、发布时时间：发发布时间间不能与与会议时时间相距距太久，也也不能太太近。一一般定在在招商会会前半月月左右发发布，要要做到投投资者在在看到广广告后我我们有充充分的时时间把资资料寄去去并电话话进行解解释、邀邀约和其其有充分分的准备备时间参参加招商商会议。如如区域招招商会可可适当将将发布时时间提前前到100天之内内。2、发布内内容：突突出优势势和重点点，言简简意赅，有有限的空空间说清清楚有限限的诉求求，何年年何月何何地参加加什么样样的一个个项目，来来参加有有何好处处就足够够了。3、发布形形式：一一般以平平面/半通栏栏/黑白稿稿形式发发布，如如与当地地媒体关关系较好好，可选选择通栏栏或彩稿稿形
6、式发发布。4、发布媒媒体选择择：以投投资者偏偏好媒体体为主，如如中国国经营报报、销售与与市场等等，如区区域招商商会应选选择当地地发行量量较大的的媒体。现现在网络络招商信信息的发发布也是是一条方方便快捷捷的途径径。5、发布注注意事项项：内文文一定要要反复校校对，以以免出错错；发布布版面一一定要选选择效果果好的版版面，另另外版面面设计一一定要有有冲击力力，即使使与其它它小广告告挤在一一起出能能清晰的的分辨出出广告的的位置；招商内内容主题题突出，一一目了然然；咨询询电话到到少留两两部以上上，确保保每个咨咨询者能能充分了了解招商商内容。二、会场的的选定及及布置1、会场选选择标准准：A交通便利利：便利利
7、的交通通可为参参会者和和举办者者减少很很多麻烦烦；B在当地比比较知名名：会场场不一定定要有特特别高的档次次，但一一定要在当地地小有名名气；有时时候特别别高的档档次反而而会起到到反作用用，因为为投资者者越来越越明白羊羊毛出在在羊身上上的道理理，过渡渡的档次次会使他他们产生生疑惑：这样铺铺张的公公司能真真正的兑兑现他们们的服务务承诺吗吗？C具备同时时开会、住住宿、就就餐的条条件：根根据不同的的会议规规模选择不同同的会议议地点。会会场的选选择与布布置应同同时考虑虑会场色色调对来来宾心理理、情绪绪的影响响，一般般不要选选择全是是白色或或者红色色的会场场，在那那个环境境里呆长长了会使使人烦躁躁，一般般以
8、蓝色色何浅灰灰色为主主。会场场要求整整体环境境舒适，温温度适宜宜，不压压抑，无无噪音，光光线充足足，能满满足预期期人员的的座席，音音响效果果良好，具具有数码码投影仪仪与幕布布，白板板，立式讲台，饮饮水机，产产品展示柜柜等。卫生间不能能离会场太太远，不不然会给给来宾造造成诸多多不便。（如不具具备投影影仪的会会场则要要提前与与投影仪仪设备公公司租用用，一般一天的的使用费费在5000元左左右，压压金可以以争取不不交）住宿要求以以双人标标间为主主，无噪噪音，会会务组安安排在楼楼层首间间或便于于查找的的位置，如如到会人人员在550人左左右最好好给会务务组安排排两个房房间，便于沟通通；与酒店店楼层或或总台
9、服服务人员员事选沟沟提前将房间间钥匙领领取至会会务组，来来宾到会会务组登登记后交交钥匙压压金领取取房间钥钥匙。就餐要求：就餐环环境清洁洁卫生，能能满足参参会人员员同时用用餐的需需求，每张餐餐桌是有有餐桌号号，便于分分组后确确认。就餐按按当地标标准适当当安排，原原则是中中、晚餐按按10人台台计算，晕素搭搭配每桌桌不超过过十个菜菜，主食食以当地地习惯搭搭配，上上菜速度度要合理理，不能能过长；早餐最最好是自自助餐（有有些酒店店的早餐餐可以争争取免费费）；招商会后后如安排排聚餐，菜菜可适当当增加，酒水以以啤酒或或低度酒酒为主，高高度酒容容易喝醉醉，使会会议结束束后的沟沟通不能能顺利进进行，所所以会议议
10、后的聚聚餐通俗俗的讲是是喝好不不能喝倒倒，尤其其是自己己员工不不能喝倒倒。D会场的布布置：为为了增加加会场内内的气氛氛，条幅幅、海报报、招帖帖是必不不可少的的。从一一进会场场开始首首先要有有导引牌牌，如会会场门前前空旷而而且允许许挂条幅幅可挂上上一条欢欢迎主题题的条幅，进进入会场场大厅要要有登记记处，（区域招招商会或或小型会会议为了了减少人人员分流流可将登登记处安安排在会务组组），有本次次会议的的主题导导引牌、会会务组导导引牌、会场导导引牌、会场至至卫生间间的导引引牌、饮饮水区导导引牌、吸吸烟区导导引牌等等，并由由酒店专专人负责责前厅会会议接待待。引导导牌的制制作可由由酒店方方协助，布布置由酒
11、酒店完成成或协助助。“禁止吸烟烟”，“请将手手机关闭闭或调至至无声”，“会场内内请勿打打电话和和走动”等警示示语分别别贴在会会场明显显处。类似大型喷喷绘或条条幅的布布置事先先要考虑虑好悬挂挂或粘贴贴方式并并提前两两天布置置完成。2、会场的的费用的的结算：又专人人负责和一人签字字负责制，一一定要和和酒店负责人协商商好，钥钥匙各个个参会的的客人一一定要交交押金给给会务组组，便于于管理，同同时房间间的长话话一定说说清楚只只有会务务方的总总指挥才才有资格格给开长长话，这这个有时时候很重重要，有有的客人人不自觉觉，冒充充会务组组人员要要求总台台开长途途，结果果有一次次一个企企业搞会会议，光光电话费费就多
12、付付了20000多多元，悔悔之不及及呀。三、会前费费用预算算：把各个个能想到到的提前前预支，尤尤其是当当着客户户的面不不能透露露消息和和让客人感觉公公司很斤斤斤计较较，招商商会有时时候需要要打肿脸脸充胖子子。四、接听电电话的技技巧：1、话接听听程序：招商电电话接听听第一责责任人是是商务拓拓展部或或者相同同于整个个职能的的部门，如如果同时时有几部部电话打过来，内内线再转转到分管管市场副副总和常常务副总总处。每每一个接接听招商商电话得得人必须须正式填填写招商商电话接接听表，详详细填写写各个项项目，由由商务拓拓展部每每天汇总总一次。（区域招招商会也也必须安安排专人人负责接接听招商商电话）2、前台接接
13、听电话话的标准准语言是是：“你好，某某某某公公司！”或者“你好，这这里是某某某公司司。”对方如如果询问问招商信信息，就就直接转转到商务务部，如如果几个个内线没没有人接接听，行行政助理理要询问对方：“你好，他现在在不在，你能否否留下你你的联系系方式，等他回回来后我我转达给给他，让他直直接打电话给您您”。等等等，千万万不可说说他不在在或者没没有人接接听就挂挂断。3、在接听听招商电电话时，首先是是聆听，听清楚楚对方要要问什么么，关心什什么，再能对对症解答答，不要抢话，语语言要言言简意赅赅，突出出重点和和优势。公公司的产产品遴选选，区县县级招商商的区域域垄断保保护，比比较丰厚厚的价差差，文化化营销和和
14、体验营营销，驻驻店营养养师的咨咨询。这这几个方方面一定定要了解解清楚和和解释清清楚。4、详细记记录客户户的信息息：所在在城市，性性别，职职业或从从事行业业，有无无医药保保健品操操作经验验，信息息来源，有有无时间间参加招招商会，是是否需要要寄资料料，联系系电话（如如有的客客户不愿愿留电话话可说明明电话是是快件公公司为了了确认详详细地址址用，不不否则快快件公司司不受理理）。5、如果遇遇到语言言比较激激烈或者者偏激的的询问者者，一定定要不卑卑不亢，首首先不要要顶撞，最最多说你你在考虑虑考虑，我我们在电电话里只只能谈个个框架，要要不用传传真或者者电子邮邮件的方方式进行行交流等等等。6、言出必必践：一旦
15、答答应经销销商或者者咨询者者的事情情，一定要要按时答答复，即使是是没有结结果，也要通通知一声声。比如如说：我我下午查查完后马马上给你你回话，后后来下午午一忙就就忘了，过过来两天天再想起起来打电电话过去去，对方方说不想想作了，一一个小小小的失误误就有可可能造成成很大的的损失，因因为对方方会想你你连这点点的承诺诺都做不不到，何何况复杂杂的营销销服务承承诺呢。7、超过自自己范围围的事件件不要轻轻易作出出承诺，一一定要留留有余地地，以便让让上级有有回旋余余地，但是在在自己职职权范围围以内的的事情要要大胆拍拍板，避避免给对对方以罗罗嗦的印印象。8、公司的的谈判机机密不能能泄漏。比比如说别别的经销销商成交
16、交的金额额，打款款的阶段段等等。接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回回答给经经销商。五、资料的的传真与与邮寄发发放1、资料发发放的种种类：邀邀请函、招招商书、招招商政策策、产品品彩页，如如有嘉宾宾需发请请柬。2、资料发发放的方方式：特特快专递递、快件件、挂号号、传真真、电邮邮。3、资料发发放的注注意事项项：A邀请函的的内容与与设计可可先与总总部沟通通；B各种资料料的复印印装订要要注意，不不能出现现错页、漏漏页、翻翻页等现现象； C信封封的填写写与内容容一致，严严禁出现现张冠李李戴；D如有必要要附请柬柬的贵宾宾，请柬柬一定要要亲自或或找笔锋锋流畅
17、的的人书写写； EE每套资资料都应应附有商商务拓展展部的名名片，以以备联系系。六、来宾确确认及接接站确认认1、为了方方便来宾宾确认，确确认方式式分几种种情况：传真确确认，电电邮确认认，信函函确认，电电话口头确认。需需接站的的来宾应应提供移移动通讯讯方式，以以备急用用。2、无论是是推荐还还是通过过其它信信息来的客户，对对其前来的的意向一定定要有个大概的认认识，省省代理、市市代理、区区县级还还是兼职职拓展者者，只有有明确后后才方便便我方进进行有效效的拓展展与分组组工作。尤尤其是信信息来源源一项一一定要询询问清楚楚，避免免出现拓拓展奖励励纠纷。3、来宾出出发前再再进行一一次电话话沟通，确确定中途途方
18、式/到达时时间/是否安安排接站站，并再再次强调调会场地地址及乘乘车路线线。4、接站人人员凭接接站名单单确认接接站人员员并统一一制作接接站牌，选选择结实实耐用的的材料，牌牌上写有有明显的的识别文文字如：某某某某公司招招商会接接站处。有有些航班班或车次次经常出出现晚点点，所以以最好安安排站内内接站人人员长时时间等候候；详细细游览接接站组工工作职责责。会议的运筹筹期十分分重要，他他是成功功的基础础和保障障，招商商要想成成功首先先得有人人来，而而这个阶阶段就是是解决能能否有人人来得重重要环节节。待续：（下一节节招商秘秘笈第二二步：稳扎稳打打细节筹筹备）曹鉴：资深深医药保保健营销实实战派人士，行业业经历
19、五年年，中国营营销管理学院认证证营销师、培培训师，河河北策划划学会理理事。现现任深圳圳岐黄生生物万生生堂健康康总部市市场部经经理，从从事健康康专卖事事业的推推广，擅擅长单个个市场启启动和策策划。招商会四步步成功秘笈第二二步：稳扎稳稳打细节筹备-招商会的第第一步是是解决客户户的来源问题，第第二步就是是为招商会会的召开准备资料料和审核课课程，有有人可能能疑问我我们为什什么把平平时认为为很简单单的资料料准备和和课程单单独提出出来自成成一章，这这个疑问问有好多多人有，那那么这也也是有的的公司招招商成功功有的不不成功的的内在原原因之一一，我们们说过，招招商会的的过程就就好像一一个拼装装极品赛赛车的过过程
20、，任何一个个小细节节都不能能失误，例例如招商商会的资资料，有40人参参加，一般带带45份就就够了，而我们们一般带带60多份份，为什么么，因为很很多有意意向客户户回去就要要开展工工作，资资料结果果没有带带够，等等回到公公司在发发过去，日日子估计计也过去去半个月月了，半半个月有有很多意意外可以以发生的的。一、会议物物资的准准备1、会议资资料的准准备：会会议资料料的内容容准备，宁可多多备也不不要出现现到时不不够用的的情况，一般的科科学储备备量是确确定参会会人员总总和的1150%。因为有有的客户户参加会会议时候候，把资资料忘到到房间了了，就随随手在领领一份，服服务人员员总不能能说，你你回去拿拿去吧，我
21、我们这里里不够了了；同时时会议完完毕之后后一些意意向客户户可能要要带回去去一些资资料扩大大宣传，我我们没有有带来，结结果回到到总部后后想发过过去的时时候，对对方也可可能就没没有会议议那份激激情了，因因为我们们的招商商会大都都是在外外地开的的，在公公司本地地开的机机会比较较少。备备而无患患是必要要的。A来宾资料料袋内容容（以一一个连锁锁公司为为例）：会议议手册，招招商书，招招商手册册，产品品彩页，运营手册大纲，专卖店首批配置表，联系人名片，笔记本，笔，代表证；B会务组资资料内容容：接站站一览表表，来宾登登记表，住住宿登记记表，用用餐分组组表，订订票登记记表，会务组成员员通讯录录（人手手一份），列
22、车及及航班时时刻表；C沟通组资资料内容容：来宾宾登记表表，住宿宿登记表，用用餐分组组表，会务组组成员通通讯录（人人手一份份），招商书书，各级级经销商商合同，运运营手册册VI手册册七本及及相关资资料；2、会议物物资的准准备：根根据会议议不同规规模设定定内容。 A：常用物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、摄像机或小小型DV，胶胶卷，电电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备备），双面胶，回回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条，比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条，“先生/女士，你好，请维持会
23、议现场的安静，请把手机调至震动或关闭，谢谢配合；你这样递过去一个条子，比说话的效果要好多了。B:产品样样品（常常用的产产品多带带一些，比比例为11：5左右，以以防现场场有人购购买），常用药药品（感冒、发发烧、消消炎、肠肠胃药品品等）及及员工值值班食物物（如牛牛奶、饼饼干，因因为员工工极有可可能吃不不上饭）；二、人员分分组与协协调1、分组的的原则：分工和和协调次次序明白白，首先是是分工，完完成自己己份内的的工作任任务，其其次是配配合其他他组的需需要，千千万不可可发生自自己的活活没有干干完，却却忙这去去干不属属于自己己的工作作，结果果出现了了即没有有耕好别别人的责责任田，也也没有种种好自己己家的自
24、自留地。在在自己本本职工作作做完或或不忙的的情况下下应主动动配合别别的部门门工作。2、分组的的设置：A总指挥：一般有有公司老老总或者者副总担担任，主主要是会会议前期期的组织织、后期期服务和和总协调调；B副总指指挥：这这个岗位位是最重重要的，是是执行总指挥挥，负责责左右细节的的安排和和处理，同同时注重会议议议程科目目和时间间安排，市市场业务务处理；C会务组组组长：一一般有行行政部经经理担任任或者市场部部经理担担任，要求心心态平和和，熟悉各各个经销销商的情情况。负责会会议接待待、登记、会议资资料的发发放、各个住住宿房间间的安排排及会场场的整理理、各个成成员的分分组、突突发事件件的处理理和协调调。用
25、餐餐协调、与与酒店的的事务性性安排，参参会人员员的往返返接送等等；若人人员充足足可在会会务组中中再设登登记、接接站两组组；D会场组：会场秩秩序的调调节、摄摄影、摄摄像、讲课进进程的安安排、会场现现场的业业务处理、会会场气氛氛的营造造；E后勤组：票务安安排、会会议各种种费用结结算、支支付等；F沟通组：这个组组责任最最重，一一般有分分管副总或者者市场总总监担任，成成员是熟熟悉市场和和具有谈谈判能力力的人，负负责参会会人员的的名单整整理、分分组、就就餐安排排、合同同资料、与与会人员员的事务务协调、意向向经销商商的沟通通促进、配配合会务务组进行行业务安安排等。3、分工固固定但所所设人员员可以穿穿插调整
26、整，做到人人人有事事做，事事有有人做。尽量做做到包干干到人，科科学分配配，避免免一件事事几次换换人等重重复用工工现象。如如：会场场组人员员在没有有课程时时可协助助业务组组谈判或或会务组组工作。三、课程的的审定与与演练1、提前110天定定好讲课课内容，并并由授课课人提供供课件或或讲课提提纲。2、授课内内容不冲冲突，而而且要有有递进关关系，课程的的顺序很很关键，一般顺顺序是行行业前景景和公司司的优势势讲解；公司的的项目介介绍和政政策阐述述以及投投资分析析；公司司的营销销策略分分析；样样板市场场的启动动介绍和和财务分分析；其其他需要要设置的的内容。基基本上按按照经销销商的了了解事务务的习惯惯和次序序
27、来讲解解，比如如说如果果上述次次序调整整，在经经销商不不了解政政策的情情况下，讲讲解营销销方案和和财务分分析就显显得很突突兀，不不容易被被人接受受。3、对授课课人的表表达能力力及语言言习惯充充分了解解，如不不具备我我方要求求及时调调整或更更换。4、必须安安排每位位授课者者提前演演练。5、设计备备讲主题题与备讲讲人，以以防突然然情况发发生。6、主持人人讲稿的的审定很很关键，主主持人不不仅仅是是一个主主持，更是一一个总结结者，一个优优秀的主主持，会会把每一一个讲课课人的内内容总结结以及导导引到下下一个课课题，过过渡的很很自然。四、会前动动员会及及各小组组工作流流程演练练1、会前总总动员要要让每个个
28、与会员员工了解解整个会会议的重重要性，并把大家家的心态态调整到到期最佳佳。2、会前的的演练十十分重要要，通过过模拟演演练可发发现工作作流程中中的不足足和人员员分工是是否合理理，以便便及时调调整。3、具体工工作流程程浏览后后文。4、所有工工作人员员进入会会场后应应统一着着装，配配带公司司徽标，注注意整体体形象。5、参会工工作人员员在会议议期间尽尽量做到到不吸烟烟，保持健健康精品品的行业业形象，如遇特特殊情况况也应避避开公共共场合，公公共场合合交流中中避免不不雅的口口头阐，不不随地吐吐啖。6、需要住住在会场场的工作作人员在在休息过过后一定定要将个个人用品品及床上上用品收收拾到位位，保证给给客户提提
29、供舒适适的沟通通环境。7、注意公公司形象象，给会会场留下下好的映映象，为为下次合合作提供供基础。五、工作人员提前进驻会场：所有工作人员应提前一天到会场熟悉会场环境，了解各自工作岗位，发发现问题题及时解解决。提提前预约约宾馆进进行各种种条幅和和导引牌牌的制作作，会务务组房间间尽量安排在电电梯口旁旁边，如如果靠里里面，那那么在显显眼的墙墙壁上贴贴上一个个指示牌牌。会议室的布布置很关关键，调调试音像像和投影影必须提提前，以以免失误误发生，必必须有公公司开会会的浓浓浓氛围，给给成功创创造隐形形的基础础保障。招商会的细细节筹备备很关键键，琐碎碎而繁杂杂，慢慢慢要形成成一个程程序和章章法，并并且根据据不同
30、的的环境来来进行有有目的的的变化，这这个看似似不起眼眼环节其其实是招招商会成成功的铺铺垫。待待续：（招商秘秘笈之三三环环环相扣精耕耕细作）曹鉴：资深深医药保保健营销实实战派人士，行业业经历五年年，中国营营销管理学院认证证营销师、培培训师，河河北策划划学会理理事。现现任深圳圳岐黄生生物万生生堂健康康总部市市场总监监，从事事健康专专卖事业业的推广广，擅长长单个市市场启动动和策划划。招商会四步步成功秘笈第三三步：环环相扣精精耕细作作-招商会进行行到了这这个步骤骤，已经经到了最最关键的的时刻，连连突带破破，已经经到了对对方的球球门前，临临门一脚脚成为关关键，招招商会就就像踢足足球，是是个整体体运动，会
31、议组组织方面面明星战战术没有有什么作作用，无论讲讲课人讲讲的再精精彩，组组织配合合和执行行有一点点失误，有有可能是是全盘皆皆输。以前我有的的朋友自自己一个人人组织一个小型招招商会，有有板有眼，结结果一到大型的的招商会，三三个和尚尚却没有有水喝了了，因为为大家都都有个依依靠，工工作交叉叉的地方方又很多多，分工工很重要要，很多多企业都都在说分分工协作作的问题题，但是是当你招招商会失失误之后后，分析析总结的的时候，看看到的都都是具体体的问题题，其实会议议的总指指挥至关关重要，而而他的重重要就体体现在分分工的科科学把控控和过程程查漏补补缺，而不是“指挥”，总指挥挥就是最最大的救救火队员员，在会议议的进
32、行行中，足球的的运动中中，战术的的安排和和贯彻落落实的程程度以及及切实的的变化决决定了会会议的直直接结果果，所以以每一个个部门的的分工就就是场前前战术的的意图体体现。一、会务组组的工作作流程（会务务组是招招商会的的大脑和和管家，事无巨巨细，前头万万绪，会务组组组长一一定是一一个既了了解经销销商又有有人生阅阅历的人人，脾气气很关键键）1、确定会会场后，会务组组成员要要熟悉会会场环境境及会场场各部门门主管，如：客房部部、餐饮部部、工程部部、会议议室等，把把电话常常备，做做成小贴贴条，几几个组长长每一个个人一份份，以备备急时需需要。2、会务组组人员确确定会务务组房间间后将会会议物资资全部放放好并进进
33、行登记记，分类类并标注注，做到到方便查查找使用用，尤其其是重要要物品如如电脑、打印机机、相机机、DV等设设备的妥妥善保管管，责任任到人，否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。3、了解会会场所能能提供的的服务，如：接送车车辆、叫醒报报务、免费早早餐、市内免免费电话话等。并与服服务部门门详细说说明如何何配合。如如：接送送车辆何何时、何何地、如如何接送送客人，叫叫醒服务务的时间间，方式式，语气气等。4、如来宾宾需要特特殊的服服务如：长话、播播放录像像、加餐餐、用餐餐时点酒酒点烟等等要与前前台说明，来宾自自己结算算，会务务组概不不负
34、责，如如果能形形成文字字就更好好。5、会务组组除安排排日常接接待办公公房间外外还应安安排用于于专门与与客户沟沟通的房房间，套套房要开开一间到到两间，费费用这个个时候不不能省。6、会务组组房间内内要做到到卫生整整洁，杜杜绝工作作人员大大声喧哗哗、扎堆堆聊天、吸吸烟，除除休息和和轮休人人员外会会务组成成员不得得在床上上休息，尤尤其是注注意不能能脱鞋以以免异味味充斥房房间，客客户没有有进门之之前先嗅嗅到了味味道，你你说会有有什么感感觉。7、来宾提提出的合合理建议议或问题题在第一一时间解解决，即即使不是是自己的的业务范范围，不不能直接接说：你你去找那那个那个个人吧，支走OKK，一定定要说你你等一下下我
35、帮你你联系一一下，看他在在那里，然后你去找他，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。8、掌握所所有会议议信息及及人员联联系方式式，备注注上通过过何种方方式得知知的消息息，和公公司那个个人员沟沟通过，这这个很重重要，如如果知道道那个方方式，以以及和公公司的具具体人沟沟通过，那那么会后后的谈判判就是知知己知彼彼，在言言语上也也不冲突突，因为为即使是是一个事事情，两两个人就就有两个个说法，一一点语气气的不同同都会给给客户产生不不正规的感觉，同同时也容易易被客户利利用互不通气的弊弊病，那个个谁、谁谁说了，你你们是这这样的等等等，来来制造事事件为自自己利益益打算。9、如接
36、站站车辆途途中遇到到塞车，及及时向来来宾解释释，请其其等候或或自己打打车赶往往会场。10、做好好有突发发事件的的心理准准备以及及应对策策略和第第一、第二责责任人，如如：来宾宾之间产产生纠纷纷，有人人在会议议现场无无理取闹闹，竞争争对手参参与等。二、登记组组的工作作流程1、根据会会场环境境，制定定统一的的工作流流程。2、登记处处环境整整洁，便便于来宾宾登记，禁禁止摆放放无关物物品。3、与酒店店前台及及客房部部保持紧紧密联系系，及时时了解入入住信息息，确保保客人的的入住安安排。4、提前向向前台领领取客房房钥匙，为为来宾省省去复杂杂的登记记过程。5、一定要要收取房房屋钥匙匙押金，由由我们转转向服务务
37、台，不不是不相相信，而而是防患患以未然然，同时时也使客客户爱惜惜客房物物品，因因为抽烟烟烫洞或或者拿人人家毛巾巾擦皮鞋鞋的事情情常有发发生，没没有押金金最终公公司要承承担。6、来宾到到达时热热情接待待，详细细询问并并新自填填写登记记表，字字迹填写写工整，便便于确认认。7、来宾填填写完登登记表后后发放整整套资料料，说明明里面装装的内容容，尤其其是嘱咐咐让其观观看会会议须知知，不明处处查询会会务组，并并告知会会务组所所在；由专人人负责将将来宾送送入客房房，主动帮帮助来宾宾提行李李，如客客房内已已有客人人要主动动做介绍绍。8、提醒客客人将贵贵重物品品妥善保保管。9、客房安安排尽量量一次到到位，避避免
38、对来来宾进行行调房，如如有特殊殊情况必必须安排排的，应应向调动动双方做做好解释释工作。10、本地地的来宾宾要对其其进行指指引，告告知会务务组、会会场、卫卫生间的的具体位位置。11、轮流流用餐，确保岗岗位始终终有人，在在登记工工作较少少的情况况下可以以考虑轮轮流休息息，确保旺盛盛的工作作精力。三、接站组组的工作作流程（需需要配合合完成）1、详细检检查接站站所用物物品：接接站牌、接站人人员一览览表等等。2、接站组组成员应应详细了了解所接接对象，并并有其移移动联系系方式。3、如出现现晚点应应耐心等等候，在在无接任务时注意意自行安排排休息，但但是要保证随叫随随到，不不能离会会场和车车站太远远。4、接站
39、司司机应随随时待命命，并合合理安排排行车路路线，禁禁止出现现饮酒和和脱岗现现象。5、接到来来宾应热热情主动动的协助助其提行行李，并并将其送送上车，如如还需等等其它来来宾则向向其说明明。6、如遇塞塞车现象象应及时时向会务务组反映映情况。7、如休息息或办理理其它事事情将车车钥匙统统一放在在会务组组。8、若客人人要求外外出游玩玩必须请请示会务务组，得得到同意意后方可可出行。四、会场组的工作流程1、与会场场服务员员充分沟沟通，做做到期双双方紧密密合作。2、在会议议开始前前一小时时进入会会场，检检测会场场设备：麦克风风、投影影仪、电电脑、幕幕布、白白板、白白板笔、灯灯光、音音响、空空调等。3、选择并并预
40、留摄摄像机位位，尽量量减少人人员走动动对摄像像效果的的影响。4、由1-2人在在会场入入口处迎迎接来宾宾，并向向其说明明手机关关闭或调调到无声声，或向向其出示示警示牌牌，上面写写有：“禁止吸吸烟”，“请将手手机关闭闭或调至至无声”，“会场内内请勿喧喧哗和走走动”等警示语语。5、引导来来宾从前前向后坐坐，如来来宾中有有熟人，可可将其穿穿插安排排在每排排中间，帮帮助我方方调节会会议气氛氛，如：带头鼓鼓掌，向向授课人人点头示示意等。6、来宾入入席后由由会场服服务员提提供茶水水，但是是仅仅限限于会前前和中间间休息的的时候，中中间倒水水一是影影响授课课人的情情绪，同同时客户户喝水多多了难免免要小解解，很麻
41、麻烦，会会扰乱会会场秩序序。7、在授课课期间，如如有来宾宾交头接接耳或接接打电话话，可递递上纸条条，请其其注意会会场秩序序，如有有来宾打打盹，可可为其提提供风油油精或清清凉油提提神。8、为保证证授课人人的思路路来受干干扰，授授课期间间会场内内除摄像像人员可可以来回回走动外外，其他他人员尽尽量减少少走动。9、注意各各个来宾宾的神态态和听课课的认真真程度，这这个对后后期谈判判都起到到很好的的作用，在在一次招招商会上上，有个个客户很很刁蛮和和苛刻，有有很多人人认为他他不能成成为客户户，但是是会场组组人员给给我讲了了一个细细节，这这个人的的会议记记录最全全，一直直在聚精精会神的的听课，他他至少也也是一
42、个个身价千千万的老老板，能能这样来来参加招招商会，我我想是肯肯定要做做的，刁刁蛮和苛苛刻不过过是在谈谈条件，因因为有这这个心理理准备，那那么我在在阐述“越是苛苛刻的客客户越是是将来有有可能合合作的客客户”观点的的时候，切切入服务务和受益益的解释释，在不不违反公公司原则则的情况况下尽一一起努力力来协调调，同时时强调如如果原则则可以打打折，是是不是允允许服务务可以打打折，如如果可以以，我们们马上签签，结果果双方都都笑了，合合同自然然也成交交了。五、后勤组组的工作作流程（需需要配合合完成）1、做好各各项开支支的费用用预算，协协助购买买并保管管所需物物资，保保障有力力。2、提前与与订票公公司联系系，并
43、了了解始发发车次及及航班次次，争取取为来宾宾提供经经济快捷捷的返程程路线。3、和会务务组进行行沟通，提提前取得得各个客客人返程程的时间间和要求求，集中中购买，以以免耽误误时间。4、后勤组组也是机机动组，随随时听从从总指挥挥的安排排。六、业务务组的工工作流程程1、在登记记组将到到会名单单提供后后，在第第一时间间内将名名单进行行分组。分分组原则则是将关关系好的的来宾分分在一起起，并在在每桌安安排一个个我方工工作人员员，对有有意向或或是身份份不明的的来宾，可可在其旁旁边安排排和我方方关系较较好的来来宾或朋朋友去调调查其动动机和促促进。2、了解来来宾的住住宿房间间位置，对对目标人人进行初初步的交交流，
44、探探访。3、准备VVI手册册，运营营手册，各各种合同同资料的的准备。七、沟通组的工作流程1、会前将将有意向向来宾的的情况进进行充分分了解，如如果有可可能最好好事前先先沟通。2、沟通时时要把握握“探其所所虚，供供其所求求”的原则则，先倾倾听，后后判断，再再行动。3、对准备备签约的的来宾先先重点突突破，促促其形成成带头作作用。4、谈判时时可利用用“销售紧紧迫感”对来宾宾开展心心理暗示示。八、主持人人的工作作流程1、主持人人必须提提前熟悉悉会场、会会议主题题、内容容等。2、会前先先宣布会会议程序序和会议议须知，并并将注意意事项进进行公布布。3、拟定每每位授课课人的经经历与职职务简介介，当授授课人上上
45、台前进进行介绍绍。4、授课后后用简单单的总结结发动来来宾为授授讲者鼓鼓掌。5、事先准准备好活活跃课间间的话题题、活动动。6、主持人人的煽动动性和会会议的气气氛息息息相关。九、授课人的工作流程1、会前十十五天准准备好授授课内容容，并提提供给相相关对口口副总处处审核。2、提前五五天将授授课内容容做成课课件，交交于会场场组课件件播放人人员，或或交组公公司文稿稿，由公公司人员员协助制制作。3、有条件件的情况况下提前前三天做做演练，确确保授课课无误。4、授课前前充分休休息，调调整状态态，保证证最佳授授课状态态。十、公司留留守人员员的注意意事项1、留守期期间详细细接听电电话，并并详细记记录。2、如在留留守期间间有来宾宾或客人人到公司司参观应应热情接接待，并并说明招招商会情情况，如如有需要要通知会会务组派派车将客客人接至至会场。3、留守期期间注意意防盗、防防电等安安全，严严禁脱岗岗。4、用餐时时可轮换换，或叫叫餐上门门。十一一、用餐餐时注意意事项1、会议用用餐前一一小时与与餐厅负负责人联联系，确确定用餐餐量，并并做好预预备量。2、