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1、第5讲 对时间的分析【本讲重点点】分析时间的的重要性性时间分析方方法【忠告】4我们都有有相同的的时间，时时间稍纵纵即逝，失失去的时时间是永永远无法法追回的的。真正正的价值值在于我我们利用用它做什什么事。4我们只有有1766个小时时来完成成每个月月的目标标，只有有21112个小小时来完完成每年年的目标标，只要要时间一一流逝，我我们就一一无所获获。4让某个人人损失了了时间就就等于是是偷了他他的金钱钱，你损损失了你你的时间间就等于于是抵押押了你的的未来。4时间是最最有价值值的资源源，而且且是最难难以有效效利用、最最经不起起浪费的的资源。分析时间的的重要性性多数职业经经理都很很忙，经经常加班班加点，没
2、没有周末末，没有有休息时时间，简简直就是是“忙碌碌”二字字的化身身。由于职业经经理的多多维角色色，他们们在工作作中表现现出来的的忙乱与与普通员员工有很很大的差差异。有没有方法法提高时时间的利利用率，有有尽可能能多的时时间去陪陪陪家人人？下面面就来分分析职业业经理之之所以忙忙乱的原原因。无计划或计计划不周周由于职业经经理经常常碰到突突发情况况，所以以，很多多职业经经理觉得得计划对对于他们们没有作作用。总总认为计计划不如如变化快快，所以以干脆不不定计划划。计划划是时间间管理的的前提，没没有计划划，也就就谈不上上有效的的时间管管理。工作无主次次工作总有主主要与次次要的差差别，作作为职业业经理，由由于
3、他的的很多工工作会影影响到其其他人，因因而在工工作中，必必须分清清楚哪些些事情是是必须做做的，哪哪些事情情可以慢慢一点处处理，哪哪些事情情不必亲亲力亲为为。对于于必须做做的事情情，不但但要优先先处理，还还要规定定一个时时限。不不要让不不重要的的事情影影响到整整个部门门、团队队的工作作。有很多人按按照先后后顺序来来安排工工作，这这种方法法的本身身就没有有主次之之分，弊弊病是在在次要工工作上浪浪费很多多时间，因因为时间间是有限限的，必必然用在在重要工工作上的的时间就就要相对对减少。这这是优秀秀职业经经理要避避免的。不对下属授授权职业经理的的主要角角色是管管理者，管管理就要要向下属属进行有有效的授授
4、权，通通过下属属去实现现目标。不不向下属属授权，很很多工作作都得由由自己去去完成。总总认为这这个工作作下属做做不了，那那个工作作下属做做不了，所所有的工工作都由由自己做做，而下下属无事事可做。这这种情况况实际上上是你在在替下属属工作，而而作为职职业经理理需要做做的很多多工作反反而没有有时间去去完成，原原因就在在于把时时间用错错了地方方，用在在根本不不需要亲亲自去做做的事情情上。自自己忙得得不可开开交，结结果不但但家人报报怨，上上司和下下属也不不觉得你你好。上上司认为为你的工工作效率率低，员员工认为为你不认认可他的的工作能能力。总总之，不不向下授授权往往往会吃力力不讨好好。沟通不善前面说过，企企
5、业700%的问问题是沟沟通障碍碍引起的的。关于于沟通障障碍引起起的时间间浪费主主要体现现在两个个方面：1.时间用用于处理理沟通不不善带来来的恶果果例如，某员员工对公公司有一一些看法法，正确确的做法法是他向向你或有有关部门门提出意意见，但但是，这这位员工工却私下下议论，或或者透露露给客户户，一传传十，十十传百，员员工的个个人看法法在众多多员工和和客户中中传开，给给公司形形象带来来消极影影响。作作为上司司，必须须花时间间去处理理由此带带来的负负面效应应。如果果员工能能够与你你进行有有效沟通通，就不不需要花花费时间间去处理理私下议议论带来来的负面面影响了了。2.无效沟沟通花了很多时时间，却却没有达达
6、成有效效沟通，也也就是用用于沟通通的时间间没有效效率。很多职业经经理也认认为花了了大量的的时间与与下属进进行沟通通。问题题不是有有没有沟沟通，而而是沟通通的效果果如何。沟沟通只是是第一步步，目的的是为了了获得高高效的沟沟通。沟沟通没有有了效果果，我们们称之为为“沟而而不通”。不良习惯有的人把大大量时间间浪费在在不良习习惯上。例例如，喜喜欢在电电话里聊聊天；在在桌面上上堆放一一大堆材材料，用用的时候候就得花花时间去去找；有有些人属属心血来来潮型的的，想到到哪里，做做到哪里里；有些些人对办办公环境境特别敏敏感，必必须在一一定的环环境中才才能静心心工作；有些人人在某些些时段的的工作效效率不高高。对于
7、于不良习习惯，可可能自己己没有意意识到，但但实际上上浪费了了很多时时间。如果是普通通员工，不不良习惯惯只会影影响一个个人。作作为职业业经理，要要和下属属进行交交流，不不良习惯惯就会影影响到很很多人，甚甚至影响响部门的的工作。【事例】人力资源部部任经理理为人诚诚恳、工工作勤奋奋，但总总觉得没没有做自自己应该该做的事事情，每每天都忙忙，却忙忙的不是是地方。让让我们来来分析一一下任经经理某一一天的活活动：8: 300上司找找任经理理谈有关关公司人人力资源源规划的的问题，一一直到110:000。10:000正准备备工作，又又有电话话询问有有关新员员工薪资资的问题题，解释释了200分钟。10:200给下
8、属属布置招招聘工作作，中间间不断有有人进来来请示汇汇报工作作，一直直到111:000。11:000处理文文件报告告等，到到12:00，还还有一部部分没有有过目。吃过午饭，看看了一会会报纸，聊聊了一会会天，猛猛然想起起总经理理交待的的关于人人力资源源的规划划报告还还没有完完成，就就急忙赶赶到办公公室。14:000与销售售经理约约好讨论论招聘营营销人员员的事宜宜，由于于对招聘聘主管不不放心，本本应是他他的职责责，任经经理又全全包了下下来，包包括招聘聘计划、招招聘人员员资格的的具体要要求等都都由任经经理自己己确定，这这项工作作又占去去两个小小时。16:000刚要写写公司人人力资源源规划报报告，一一个
9、下属属又进来来请示工工作，顺顺便聊了了一会私私事和公公司最近近的传闻闻。4：30召召集下属属开会，因因为下属属反映部部门内部部不团结结已经影影响到了了工作，会会议不仅仅没有达达到预期期目的，还还拖延了了时间，一一直持续续到5:00。已经没有时时间写报报告，只只好把未未写完的的报告和和需要处处理的文文件带回回家。晚晚上又得得加班了了。仔细分析一一下，任任经理的的时间为为什么不不够用？4电话干扰扰对对公司员员工解释释有关薪薪酬问题题，是薪薪酬主管管的职责责。4会议安排排没有计计划，会会议拖延延，主题题不明确确，对会会议没有有实行有有效控制制。4上司不定定期召见见使时间间具有很很大的随随意性。4喜欢
10、下属属事事请请示汇报报的官僚僚作风，浪浪费了许许多时间间。4对下属工工作不放放心，替替下属做做工作，结结果整天天都在处处理事务务性的工工作。4事必躬亲亲，为许许多不需需要处理理的文件件而耽误误时间。4工作没有有目标和和程序，就就没有主主动性。4没有轻重重缓急和和主次之之分，甚甚至本末末倒置。4不会说“不不”，对对随机事事件不加加控制，浪浪费了许许多时间间。4乐于做熟熟悉和喜喜欢做的的事，对对棘手问问题过于于拖延，只只有通过过加班来来完成。【忠告】浪费时间的的根本原原因还在在于自己己！【自检】分析一下自自己的工工作时间间，你是是如何处处理职责责和事务务的？看看看你对对时间是是如何控控制的？_时间
11、分析方方法时间价值的的计算你的时间（单单位可以以是小时时，也可可以是天天）值多多少钱？进行时时间价值值的计算算，可以以帮助你你理解时时间意味味着什么么？1.计算方方法（1）成本本价值法法。即年年薪（或或年度人人工成本本总额）与与工作时时间之比比。每周周工作五五天，每每年就是是2422个工作作日，合合16994小时时。表5-1 成成本价值值计算年薪（元）每天的价值值（元）每小时的价价值（元）每分钟的价价值（元）15000062.08.860.15250000103.3314.7660.25350000144.6620.70.34450000186.0026.60.44550000227.3332
12、.50.54650000268.6638.40.64750000309.9944.30.74850000351.2250.20.841000000413.2259.00.98（2）收入入价值法法。即销销售目标标（年销销售额或或年利润润额）与与工作时时间之比比。表5-2 收收入价值值计算销售额（万元）每天的价值值（万元）每小时的价价值（万元）每分钟的价价值（万元）1000004.130.590.00998500020.6662.950.049910000041.35.90.098820000082.611.80.2500000206.6629.50.492.时间价价值计算算法的启启示（1）每一一
13、天、每每一小时时、每一一分钟都都有很大大价值时间就是金金钱，浪浪费时间间，就意意味着增增加了成成本，减减少利润润。浪费费的时间间，无论论如何也也弥补不不了。（2）钱是是一分一一分挣来来的钱是通过每每一分钟钟、每一一小时、每每一天的的努力工工作挣来来的。一一天浪费费（不管管什么原原因）112小时时，意味味着在其其他时间间中挣钱钱的效率率要提高高1030%，显然然，这是是十分困困难的。（3）浪费费时间等等于浪费费金钱用上面的两两种方法法计算一一下时间间价值，并并牢牢记记住：浪浪费了多多少时间间时，就就是浪费费了多少少钱。（4）时间间需要规规划规划时间，以以便使宝宝贵的、有有限的时时间用在在可以产产
14、生最大大收益的的活动上上。时间支配能能力分析析请回答下列列问题，测测试一下下你对时时间的支支配能力力。请问答“是是”或“否否”。（1）你是是否一到到公司便便列出当当日工作作安排？（2）你是是否在固固定的时时间里处处理往来来函件，如如上午或或下午？（3）你是是否将无无用的文文件处理理掉，而而不是机机械地归归档？（4）你是是否能避避免各种种浪费时时间与精精力的“琐事”？（5）你能能使每项项工作都都善始善善终，避避免头绪绪多而乱乱吗？（6）你能能注意缩缩短用餐餐、饮茶茶时间吗吗？（7）你只只欢迎那那些实在在的、对对公司有有益的推推销员或或顾问吗吗？（8）你除除非万不不得已才才召开会会议吗？（9）你只
15、只参加那那些对本本部门的的工作有有直接影影响的会会议吗？（10）你你收到函函件后是是否阅后后立即处处理？（11）你你阻止别别人给你你寄发各各种无用用资料吗吗？（12）你你阅读报报刊杂志志时是否否浏览大大意后，再再细读重重点章节节？（13）你你肯放手手让部下下独立工工作吗？能不频频繁检查查或干扰扰他们吗吗？（14）你你鼓励部部下遇到到问题时时开动脑脑筋，提提出独立立见解吗吗？（15）你你手边有有重要工工作处理理时，如如果同事事找你聊聊天，你你能巧妙妙地拒绝绝吗？（16）你你能充分分利用电电话提高高效率，不不在工作作时间煲煲“电话粥粥”吗？（17）你你每天下下班之前前是否将将未完成成的工作作列入第
16、第二天的的计划？（18）你你能充分分利用电电脑、复复印机提提高效率率吗？（19）当当你遇到到非得靠靠专门知知识与经经验才能能解决的的问题时时，你是是否请教教专家协协助，而而不是单单枪匹马马地蛮干干？（20）你你在召开开重要会会议时是是否吩咐咐秘书不不转电话话，不会会见未约约来访者者？回答“是”，得得5分；回答“否”，得00分。如果得800-1000分，表表明你能能最充分分地利用用自己的的时间，不不必因不不能完成成任务而而加班或或将工作作带回家家。如果得600-800分，表表明你基基本上能能够有效效支配时时间，只只在某些些方面仍仍须改进进，可参参考测试试结果对对照检查查。如果得300-600分，
17、表表明由于于做事计计划性差差、效率率低，增增加了很很多工作作压力，你你的问题题集中在在三个方方面：主主次不分分；不能能充分相相信下属属，不放放权；精精力分散散，易受受不速之之客干扰扰。只要要下决心心改正以以上不足足，你一一定能在在有限的的时间里里取得更更高的效效益。如果得300分以下下，那表表明你面面临严重重的问题题或将被被解职，除除非你立立即全力力以赴提提高效益益。工作紧急性性分析1.目的分析每天（每每周、每每月）的的工作紧紧急程度度，根据据紧急程程度安排排工作的的先后顺顺序。2.工具运用工作作紧急性性分析表表。表5-3 工工作紧急急性分析析表姓名： 日日期：年年 月 日日紧急性工作事项非常
18、紧急(马上要要做)紧急(短时时间内要做)不很紧急(可从长长计议)不紧急(无无时间要要求)频次时间在紧急性的的四格中中选择“”即可3.程序（1）将工工作事项项的紧急急性分为为四档：非常紧紧急，马马上要做做；紧急急，短时时间内要要做（一一般是当当天要做做的）；不很紧紧急，可可从长计计议（可可以纳入入计划中中做）；不紧急急。（2）统计计“频次”。即不不同紧急急程度的的工作事事项各占占多少（每每天或每每周或每每月）。（3）统计计“时间”。即完完成不同同紧急程程度的工工作事项项所占用用的时间间。4.工作紧紧急性分分析法的的启示(1)统计计你每日日、每周周、每月月最紧急急的是哪哪三项工工作？(2)非常常紧
19、急的的工作事事项，如如果频繁繁发生，即即应考虑虑授权式式管理。制制度、营营销策略略、产品品品质等等重大问问题，与与时间无无关。(3)“紧紧急事项项”越多，时时间管理理问题越越大。(4)“紧紧急”和“非常紧紧急”和“不紧急急”事项，时时间比重重越大，时时间管理理问题越越大。(5)除“非常紧紧急”之外，要要分析所所谓“紧急”事项是是否真的的那么急急。工作重要性性分析1.目标分析每天（每每周、每每月）的的工作重重要程度度，根据据重要程程度安排排工作的的用时。2.方法运用工作作重要性性分析表表。表5-4 工作作重要性性分析表表姓名： 日期： 年年 月 日重要性工作事项非常重要(绝对要要做)重要(应该该
20、做)不很重要(可做可可不做)不重要(可可不做)频次时间在重要性的的四格中中选择“”即可（1）将工工作事项项的重要要性分四四档：非非常重要要，绝对对要做（即即其他事事情都可可以不做做，也要要做的事事项）；重要，应应该做（不不做就要要出问题题）；不不很重要要，可做做可不做做（做比比不做好好一点）；不重要要，可不不做（做做也不见见得好）。（2）统计计“频次”。即不不同重要要程度的的工作事事项各占占多少（单单位：日日、周、月月）。（3）统计计“时间”。即完完成不同同重要程程度的工工作事项项所占用用的时间间。3.工作重重要性分分析法的的启示（1）你每每日、每每周、每每月最重重要的是是哪三项项工作？（2）
21、非常常重要的的工作，如如果很紧紧急，则则与时间间管理无无关。（3）重要要的工作作事项所所占时间间越多，时时间管理理就越合合理。（4）一定定要消除除“不重要要”的工作作事项，通通过授权权压缩“不很重重要”的工作作事项。（5）特别别注意对对“重要”的工作作事项进进行分析析。会议分析1.目的分析会议的的必要性性及其浪浪费、拖拖延的原原因，寻寻求相应应的解决决办法。2.方法运用会议议分析表表。（1）分析析会前准准备情况况表5-5 会会议分析析表姓名： 日期： 年 月 日日日期会议名目会议倡议计划用时实际用时原因分析会议必要性性评估必须的目的明确的的目的不明确确的可不开的4有无会议议计划、目目标、议议程
22、，时时间安排排？4时间和地地点是否否恰当？4参加人是是否适当当和必须须？（2）分析析会议过过程4是否准时时开会？为什么么？4是否跑题题？4是否按计计划进行行？4秩序是否否正常？4是否有人人中途出出去？4是否按时时结束？（3）会后后分析：4会议纪要要有没有有？发给给与会者者没有？4会议决议议的执行行情况。4会议必要要性评估估。以上三步分分析，主主要用于于对浪费费时间严严重的“马马拉松”会会议或严严重无效效会议的的详细分分析。3.会议分分析法的的启示（1）根据据统计，职职业经理理用于会会议的时时间约占占工作时时间的220%，如如何利用用好这220%的的时间，是是时间管管理的重重要环节节。（2）职业
23、业经理自自行主持持召开的的会议主主要有“部门例例会”、“业务总总结会”、“专题讨讨论会”等。对对于自己己可以决决定是否否召开的的会议，一一定要事事先评估估开会的的必要性性。（3）事先先准确通通知参会会人员，即即使是部部门里只只有几个个人或十十几个人人。最好好养成以以简明的的书面形形式的通通知大家家会议计计划，而而不要简简单一句句“下午开开会”就把大大家召集集起来。（4）严格格会议纪纪律。（5）参加加别人召召集的会会议，可可请求召召集人确确认会议议规则，以以免浪费费时间。干扰因素分分析1.目的分析哪些因因素干扰扰了正常常的时间间安排，以以便寻求求治理的的措施。2.方法运用干扰扰因素分分析表。表5
24、-6 干干扰因素素分析表表姓名： 日期期： 年 月月 日分析干扰因素干扰者排序后果对策缺乏自律文件杂陈拖延不会说不职责混淆突然约见当下想干的的事太多多经常“救火火”条理不清计划不周无效会议不速之客电话干扰（1）列出出干扰因因素干扰因素可可以分为为两大类类：一类类是实发发性干扰扰，一类类是拖延延性干扰扰。（2）对干干扰因素素排序通过对干扰扰因素的的排序，每每次找出出排在前前三位的的干扰因因素加以以克服。甚甚至可以以找出排排在第一一位的干干扰因素素加以克克服。每每次不要要多，但但求找出出干扰最最大的因因素，坚坚决克服服掉。（3）对突突发性干干扰的分分析突发性事件件是职业业经理工工作时间间的最大大干
25、扰因因素。由由于职业业经理角角色的特特殊性，会会遇到上上、下、左左、右全全方位的的干扰。研研究表明明，干扰扰者顺序序为：（4）罗列列出干扰扰所带来来的后果果（5）寻求求对策寻求前三位位干扰因因素的对对策，其其他则可可以缓一一步。3.干扰因因素分析析法的启启示（1）通过过对干扰扰性因素素排序，找找出最需需要克服服的因素素。（2）在拖拖延性干干扰中，最最需要而而且最能能够克服服并且容容易产生生良好结结果的是是克服“缺乏自自律”。因为为在拖延延性干扰扰中，许许多因素素你可能能无法把把握，但但是，你你应当可可以把握握你自己己。（3）在突突发性干干扰中，最最需要克克服的是是“突然约约见”。（4）都是是谁干扰扰了你的的时间安安排，偷偷走了你你的时间间？不同同的人、不不同的行行业、不不同的企企业，可可能会有有不同的的顺序。你你一定要要清楚，谁谁对你的的干扰最最大？下下属、上上司、同同事、客客户、朋朋友，还还是你自自己？【自检】选择你认为为最适合合的分析析方法，对对你的时时间利用用方式进进行分析析。_【本讲总结结】本讲主要介介绍时间间分析的的方法。感感到特别别忙乱的的时候，运运用不同同的时间间分析方方法对时时间进行行分析，以以帮助职职业经理理获得利利用时间间的合理理模式。这这是职业业经理进进行时间间管理的的重要方方法。【心得体会会】_