《计算机access二级考试.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计算机access二级考试.docx（51页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、第1章数据库基础知识数据库是20世纪60年代后期发展起来的T项重要技术，70年代以来得到了迅速发展和广泛应用. Mjcrosoft Access作为一种关系型数据库管理系统是史比蟹睡应用系统的理想开发环境，已经得到了越来越广泛的应用，它功能强大、界面友好、易学好用、开发简单、接口灵活的特点.1.1数据库基础知识强据库把大量的数据按照一定的结构存储起来，在数据库管理系统的集中管理下，实现数据共享.那么，什么是数据库？什么是数据库管理系统？是我们首先要学习的.1.1.1计算机数据管理的发展一、数据与数据处理敕据是指存储在某种介质上能够识别的物理符号.数据的概念包括两个方面：其一是描述事物特性的数据
2、内容；其二是存储在某一种媒体上的数据形式.数据形式是多种多样的.如“2QQS年6月$日”也可以表示为“2008002.5”，含义相同.数据不仅指数字、字母和文字，还包括图形、声音、动画及影像等多媒体形式.数据处理是指将数据转换成信息的过程.从数据处理的角度而言，信息是一种被加工成特定形式的数据，这种数据对数据接收者是有意义的.“信息处理”的真正含义是为了产生信息而处理数据.计算机中使用外存储器来存储数据；通过软件来管理数据；通过应用程序来对数据进行加工处理.二、计售机数据管理I数据处理的中心问题是数据管理.计算机对数据的管理是指如何对数据分类、组织、编码、存储、检索和维护.计图机在数据管理方面
3、经历了由低级到高级的发展过程.主要经历了：人工管理、文件系统和数据库系统、分布式数据库系统和面向对象数据库系统几个阶段.20世纪5。年代中期以前，计售机主要用于科学计算。数据管理任务（包括存储结构、存取方法、输入输出方式等）完全由程序设计人员负责.数据管理的特点是：数据与程序不具有独立性，一组数据对应一蛆程序.数据不长期保存，数据大量冗余.2、文件系统20他已50年代后期至60年代中期，这一时期有专门的数据管理软件，称为文件系统.程序和数据有一定的独立性，分开存储，有程序文件和数据文件的区别.数据文件可以长期保存.数据和程序相互依赖，数据冗余度大.3、数据库系统20世纪60年代后期以来，出现了
4、数据库技术和统一管理数据的专门软件系统-数据库管理系统.数据库技术的主要目的是有效地管理和存取大量的数据资源，包括：提高数据的共享性，使多个用户能够同时访问数据库中的数据；减少数据的冗余，以提高数据的一致性和完整性；提供数据与应用程序的独立性，从而减少应用程序的开发和维护代价.为数据库的建立、使用和维护而配置的软件称为数据库管理系统同BMS；(Data Base Management System).4、分布式数据库系统数据库技术与网络通信技术的结合产生了分布式数据库系统（20世纪70年代之前数据库系统多是集中式的）.数据库技术与网络技术的结合分为紧密结合与松散结合两大类.分布式数据库系统又分
5、为物理上分布、逻辑上集中的和物理上分布、逻辑上分布的分布（客户机服务器系统结构）的两种.Access为创建功能强大的客户机服务器应用程序提供了专用工具.5、面向对象数据库系统数据库技术与面向对象程序设计技术结合产生了面向对象的数据库系统.采用面向对象的观点来描述现实世界实体（对象）的逻辑组织、对象之间的限制和联系等.提高了数据库管理效率，降低了用户使用的复杂性.Access从本质上说，是传统的关系型数据库系统，但它在用户界面、程序设计等方面进行了很好地扩充，提供了面向对象的程序设计的强大功能.1. 1.2数据库系统（DataBase Svstem, DBS）本节介绍与数据库技术相关的基本概会和
6、数据库管理系统所支持的各种数据模型.一、有关数据库的长念1、（Data）是指描述事物的符号记录.在计算机中，文字、图形、图像、声音等都是数据.3数据库（DataBase）数据库是存储在计算机存储设备、结构化的相关数据的集合.它不仅包括描述事物的数据本身，而且包括相关事物之间的关系.3、数据库应用系统I是指系统开发人员利用数据库系统资源开发的面向某一类实际应用的软件系统.如：学籍管理系统、图书管理系统等.4、SdE库系统（DataBase Management System, DBMS）是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件.是为数据库的建立、使用和维护而配置的软件.数据库在建立、运用和维护时
7、由数据库管理系统统一管理、统一控制.数据库管理系统使用能方便地定义数据和操纵数据，并能保证数据的安全性、完整性、多用户对数据的并发使用及发生故障后的系统恢复 Visu于FoxPro和Access等都是数据库管理系统.5、数据库系端（DataBase System. DBS）是指引进数据库技术后的计算机系缄能实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享的便利手段,数据籁级或逊组感凰谖孤遨罐赛鱼送辘萱理翻及烟美歙件、，数据库萱理员和用户心数据库系统（DBS）包含数据库（DB）和数据库管理系统（DBMS）.二、数据库系统的特点主要特点：1、寒陵据共享，减收据冗余通过数据库管理系统
8、来统一管理数据.数据的最小访问单位是字段.2、采用特定的数据模型数据库中的数据是有结构的，这种结构是的数据库管理系统所支持的数据模型表现出来的.3、具有较高的数据独立，闺数据独立性一般分为物理独立性与逻辑独立性两级.物理独立性即是数据的物理结构的改变邰不影响数据库的逻辑结构；逻辑独立性即数据库总体逻辑结构的改变，不需要相应修改应用程序.所以，在数据系统中，数据的物理结构不一定与逻辑结构一致.4、有统一的数据控制功能三、数据库管理系统1数据库管理系统支持用户对数据库的基本操作，是数据库系统的核心软件，其主要目的是使数据成为方便用户使用的资源，易于为各种用户所共享，并噌进数据的安全性、完整性和可用
9、性.1、数据定义,2、数据操纵，3、数据库运行管理；4、数据组织、存储和管理,5、数据库的建立和维护；6、数据通信接口1. 1.3数据模型数据库需要根据应用系统中数据的性质、内在联系，按照管理的要求来设计和组织.数据模型就是从现实世界到机器世界的一个中间层次.数据模型是数据库管理系统用来表示实体及实体间联系的方法.任何一个数据库管理系统都是基于某种数据模型的.I一、实体描漆I、娜r客观存在并相互区别的事物称为实体.实体可以是实际的事物，也可以是抽象的事物.2、实体的属性描述实体的特性称为属性.3、实体集和实体型属性值的集合表示一个实体.而属性的集合表示一种实体的类型，称为实体型.同类型的实体的
10、集合，称为实体集.二、实体间联系及种类I实体间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关联.实体间联系的种类是指一个实体型中可能出现的一个实体与另一个实体型中多少个实体存在联系.两实体间的联系可以归为3种类型：1、一对一联系主表中的每一条记录只与相关表中的一条记录相关联.主表中的每条记录与相关表中的多条记录相关联.3、多对多联系一个表中的多条记录在相关表中同样可以有多条记录与之对应.三、：数据模型简介为了反映事物本身及事物之间的各种关系，数据库中的数据必须有一定的结构，这种结构用数据模型来表示.数据库不仅管理数据本身，而且要使用数据模型表示出数据之间的联系.数据模型是数据库管理系统用来
11、表示实体及实体间联系的方法.任何一个数据库管理系统都是基于某种数据模型的.数据库管理系统所支持的传统数据模型分3种：1、层次数据模型是数据库中最早出现的数据模型，它用树形结构表示各类实体以及实体间的联系.它必须满足两个条件：一是有且仅有一个节点无双亲，这个结点称为“根结点*二是其他节点有且仅有一个双亲.层次模型是一棵倒立的树.2、掰状数据模型在数据库中，对满足以下两个条件的数据模型称为网状模型：一是允许一个以上的节点无双亲；二是一个节点可以有多于一个的双亲.3、关系数据模型是目前最流行、最重要的数据库模型.用二维表结构来表示实体以及实体之间联系的模型称为关系数据模型.在关系数据模型中，操作的时
12、家和结果都是二维表，这种二维表就是关系.1 .2关系数据库Access是一种关系数据库管理系统.1. 2.1关系数据模型关系数据模型的用界面非常蔺单，一个系统的逻辑结构就是一个二维表.这种用二维表的形式表示实体和实体间联系的数据模型称为关系数据模型.一、关系术语在Access中，一个表”就是一个关系.1、关系一个关系就是一个二维表，每个关系有一个关系名.在Access中，一个关系存储为一个表，具有一个表名.对关系的描述称为关系模式，一个关系模式对应一个关系的结构.2、现在一个二维表中，水平方向的互称为元组，每一行是一个元组.元组对应表中的一个具体记录.3、属性二维表中垂直方向的列称为属性，每一
13、列有一个属性名，在Access中称为字段名.4、域属性的取值范围，即不同元组对同一个属性的取值所限定的范围.I5、关键字其值熊黝虹噢标识一个元组的属性或属性的组合6、外部关隆字如果表中的一个字段不是本表的主关键字，而是另外一个表的主关键字和候选关键字，这个字段（属性）就称为外部关键字.二、关系的特点在关系模型中对关系有一定的要求，关系必须具有以下特点：1、关系必须规范化2、在同一个关系中不能出现相同的属性名3、关系中不允许有完全相同的兀组，即冗余4、在一个关系中元组的次序无关紧要5在一个关系中列的次序无关紧要三、费关系模型一个具体的关系模型由若干个关系模式组成.在Access中，一个数据库中包
14、含相互之间存在联系的多个表.这个数据库文件就对应一个实际的关系模型.2 .2.2关系运算对关系数据库查询需要对关系进行一定的关系运算.关系的基本运算有两类：一类是传统的集合运算（并、差、交等），另一类是专门的关系运尊（选择、投影、联接）.一、传统的集合运尊1、并由属于两个相同结构关系的元组组成的集合.2、差差运算是对两个相同结构的关系操作时，从一个关系中去掉另一个关系中也有的元组.3、交把相同结构的关系中共同的元组选出来.二、专门的关系运算1、选择从关系中找出满足给定条件的元组的操作称为选择.操作时象只是一个表.2投影从关系模式中指定若干属性组成新的关系称为投影.投影是从列的角度进行的运算，相
15、当于对关系进行垂直分解.操作对象只是一个表.3、联接是关系的横向结合.联接运算将两个关系模式拼接成一个更宽的关系模式，生成的裔关系中包含满足联挎条件的亓组.操作对象是两个以卜的有关系表.4s自然联接按照字段值对应相等为条件进行的联接操作称为等值联接.自然联接是去掉重复属性的等值联接.自然联接是最常用的联接运算.1. 3会勘安设孑基。较好的数据库设计过程，可以迅速、高效地创建一个设计完善的数据库，为访问所需信息提供方便.p1.3- 1 SWSi十却设计数据库的目的实质是设计出满足实际应用需求的实际关系模型.Access中具体表现为数据库和表的结构合理，不仅存储了所需要的实体信息，而且反映出实体之
16、间客观存在的联系.s设计原JU1s关系数据库的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则；2s避免在表间出现重复字段；。3、表中的字段必须是原始数据和基本数据元素；4用外部关键字保证有关联的表之间的联系。二、1、需求分析（确定建立数据库的目的）；2,确定需要的表：3、确定所需字段，工确定联系；5、设计求精J1.3.2数蠢库设计过程，一、1、信息需求；，处理需求；头安全性和完整性需求.2二、三、喉需要的字段,1、每个字段直接和表的实体相关；，以最小的逻辑单位存储信息；3、表中的字段必须是原始数据；3、确定主关键字字段.叫1确定联系的目的是使用表的结构合理，不仅能存储所需要的实体信息，而且能反映出实体
17、间客观存在的关联.1、一对多联系；工多对多联系；3、一对一联系.，五、设计求精1.4 Accesi fi介，:Access是一种关系型的桌面数据库管理系统，是Mterosofi Office套件产品之一.其功能强大，操作简单.1.4.1Access的发展简介，1、具有方便实用的强大功能.用户使用时不用考虑构成传统PC数据库的多个单独的文件：可以利用各种图例快速获得数据；03、可以利用报表设计工具，羊常方便地生成漂亮的数据报表，而不需要编程；，人能够处理多种数据类型；，5、采用OLE技术，能够方便创建和编辑多媒体数据库；。&支持ODBC标准的SQL数据库的数据；工设计过程自动化，大大提高了数据库
18、的工作效率：。8、具有校好的集成开发功能.采用VBA端写数据库应用程序：。9、提供了断点设置、单步执行等调试功能；，l（k 与 internet Intranet 的集成；1k可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，并使最终用尸和应用程序开发者之间的关系淡化.1. 4.1 Access数据朝系统结枇Access通过各种数据库对象来管理信息.Aces，数据库由数据库对象和组两部分理成，其中对象又分为一种.这些数据库对象包括：.表、.查询、.窗体、.损表、.数据访问页、一也和模块分8。所提供的对象都存放在同一个数据库文件中（扩展名为曲），这样就方便了数据库文件的管理。表是数据库的核心与基础，存放着
19、数据库中的全部数据.报表、查询和窗体都是从数据库中衣得数据信息，以实现用尸的某一特定的需求.f表.表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础.一个数据库内可以包含多个表，可以在不同的表中存储不同类型的数据.通过在表间建立关系，可以将不同表中的数据联系起来，以便供用尸使用.P2. 2.4建立表之间的关系在ACCESS中要想管理和使用好表中的数据，就应建M表与表之间的关系，只有这样，才能将不同表中的相关数据联系起来，也才能为建立查询，创建窗体或报表打好良好的基础。1 .表间关系的概念ACCESS-P,每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部
20、分，表与表之间可能存在相互的联系。一旦两个表之间建立了关系，就可以很容易地从中找出所需要的数据。表间的关系可分为一对一，一对多，和多对多3种。在ACCESS数据库中，表之间的关系都定义为一对多的关系。一般情况下，将一端表称为主表，将多端表称为相关表。2 .参照完整性关系是通过两个表之间的公共字段建立起来的。在定义表之间的关系时，应设立一些准则，这些准则将有助于数据的完整。参照完整性就是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵守的规则。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关
21、记录时更改主表中的主关键字值。也就是说，事实了参照完整性后，对表中主关键字字段进行操作时系统会自动地检杳主关键字段，看该字段是否被添加，修改和删除了。如果对主关键字的修改违背了参照完整性的要求，那么系统会自动强制执行参照完整性。3 .建立表之间的关系用数据库向导或表向导建立表时向导自动定义各个表间的关系：如果不是用向导建表，就需要自己定义表之间的关系.在定义表之间的关系前应把要定义关系的所有表关闭。然后单击工具栏上的“关系”按钮，并在关系窗口中做相关操作。如果在“编辑关系”对话框中选择了“实施参照完整性”复选框，然后选择“级联更新相关字段”复选框，可能在主表的主关键字值更改时，自动更新相关表中
22、的对应数值；如果选择了“级联删除相关记录”复选框，可以在删除主表的记录时，自动地删除相关表中的相关信息；如果只选择了“实施参照完整性”复选框，则相关表中的相关记录发生变化时，主表中的主关键字不会相应变化，而且当删除相关表中的任何记录时，也不会更改主表中的记录。4 .子数据表子数据表是指在一个“数据表”视图中显示已与其建立关系的“数据表”试图。在建立关系的主数据表视图I：可以查看子数据表。补充：NULL值（空值）指的是不确定的值考题：1.ACCESS中，可以定义3种主关键字，它们是：单字段/多字段/自动编号2.数据库中有A/B两表，均有相同字段C,在两表中C都为主键，当通过C字段建立两表关系时则
23、该关系为：一对一（都不允许重复）2.2.5向表中输入数据建立了表结构后，就可以向表中输入数据了。在ACCESS中，可以利用“数据表”视图向表中输入数据，也可以利用已有的表添加数据（把别的表添加到这个表中，即“并”一、使用“数据表”视图首先打开“数据表”视图（双击表名可以打开），定位到相应记录的相关字段输入需要加入的信息。操作完后要保存表中的数据。二、创建查阅字段如果某个字段值是一组固定的数值，手工直接输入麻烦，可以作用创建查阅列表的方式来实现输入选择输入。三、获取外部数据所谓的导入就是将符合ACCESS输入/输出协议的任一类型的表导入到ACCESS的数据表中。可以导入的表类型包括ACCESS数
24、据库中的表，Excel,Louts,DBASE,FoxPro等数据库应用程序所创建的表，以及HTML文档等。一般我们可以通过“文件”菜单中的“获取外部数据”命令来入手操作。应用实例：将一个已有的EXCEL文件和一个文本文件分别导入到数据库的一个表中。还可以通过外部连接表来从外部数据源获取数据。2.3维护表在创建数据库和表时，可能由丁种种原因，使用表的结构设计不合适，有些内容不能满足实际需耍，这时通常要对已建表的结构及其内容做进一步的修改和完善操作。维护表的基本操作，主要包括表结构的修改，表内容的完善，表格式的调整以及表的其他操作等。2.3.1打开和关闭表在对表进行结构修改，编辑内容或者浏览表中
25、记录等操作之前，首先都要打开相应的表，完成操作后要关闭表。1 .打开表可以在“数据表”视图中打开表，也可以在“设计”试图中打开表。2 .关闭表在“设计”视图状态或“数据表”视图状态者可以单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。3 .3.2修改表的结构修改表结构的操作主要包括增加字段，删除字段，修改字段，重新设置主关键字等。修改表的结构只能在“设计”视图中完成。1 .添加字段添加新字段不会影响其他字段和现有数据。但利用该表建立的杏询，窗体或报表，新字段是不会自动添加的，要手工添加。2 .修改字段主要操作是修改字段的名称，数据类型，说明等。3 .删除字段可
26、以删除一个或多个字段（按Ctrl）4 .重新设置关键字重新定义生关键字需要先删除原二关键字，然后再定义新的主:关键字。5 .3.3编辑表的内容操作主:要包括定位记录，选择记录，添加记录，删除记录，修改记荥，修改数据以及复制字段中的数据等。1 .定位记录常用的有两种方法：一、是使用记录号定位（在记录定位器中输入记录号然后按Enter键）二、是使用快捷键定位：快捷键定位功能Tab,回车，箭头下字段Shift+Tab,左箭头上一字段2 .选择记录可以在“数据表”视图下用鼠标或者键盘两种方法选择数据范围：1 .用鼠标选择数据范围（1）选择字段中（内部）的部分数据：单击开始处，拖动鼠标到结尾处（2）选择
27、字段中的全部数据：单击字段左边，待鼠标指针变成“+”后单击鼠标左键。3）选择相邻多字段中的数据：单季第一个字段左边，待鼠标指针变为“+”，拖动鼠标到最后一个字段的结尾处。(4)选择一列数据：单击该列的字段选定器。(5)选择多列数据：单击第一列顶端字段名，拖动鼠标到最后一个字段的结尾处.2 .用鼠标选择记录范围(1)选择一条记录：单击该记录的记录选定器。(2)选择多条记录：单击第一条记录的记录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处.(3)单击“编辑”菜单卜的“选择所有记录”的命令。3 .用键盘选择数据范围3 .添加记录操作时打开表，单击工具栏上的“新记录”按钮，增加后光标移到新记录上输
28、入。4 .删除记录(不能恢复)打开表，单击要删除记录的记录选定器，单击工具栏上的“删除记录”按钮，也可以删除多条记录。5 .修改数据打开表，光标移动到要改处直接修改。6 .复制数据在输入或者编辑数据时，有些数据可能相同或者类似，这时可以使用复制和粘贴操作将某字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。2. 3.4调整表的外观调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚/美观。操作主要包括改变字段次序，调整字段显示宽度和高度，设置数据字体，调整表中网络线样式及背景颜色，隐藏和显示列及冻结列等。一、改变字段显示次序选中字段或字段组拖动就可以实现操作。移动“数据表”中视图的字段，不会改变表“设计”视图中字
29、段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表”视图下字段的显示顺序。二、调表格行显示高度和列宽度1 .调整字段显示高度(对记录行高度的操作)有两种方法：鼠标和菜单命令。2 .调整字段显不列宽与调整行高度类似，也有用鼠标和菜单操作两种方法。三、隐藏列和显示列1 .隐藏某些字段列：选中操作字段或字段组后，单击“格式”菜单中的“隐藏列”命令。2 .显示隐藏的列：与隐藏操作类似。四、冻结列在“数据表”视图中，冻结某字段列或某儿个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并旦总是显示在窗口的最左边。五、设置数据表格式打开表，单击“格式”菜单中的“数据表”命令，可以通过“设置数据表格式“对话框设置
30、表的单元格效果，网格线显示方式，背景颜色等。六、改变字体显示打开表后，通过“格式”菜单下的“字体”命令，打开字体设置对话框设置字体.2.4操作表数据库和表创建以后，般都需要对它们进行必要的操作。如查找或替换指定的文本，排列表中的数据，筛选符合指定条件的记录等。这些操作都可以在ACCESS的“数据表”视图中完成。2.4.1 查找数据（编辑-查找）1 .杳找指定内容使用“查找”对话框来进行数据的查找.杳找对话框中的通配符用法：*通配任何个数的字符，它可以在字符串中当作第个或最后个字符使用?通配任何单个字母的字符通配方括号内任何单个字符!通配任何不在括号内的字符就是否的意思，除了它之外eg:!ag就
31、是除了 ag-通配范围内的任何一个字符，必须以递增排序来指定区域（A到Z）#通配任何单个数字符注意：在使用通配符搜索星号（*）,问号（？），数据号码#）.左括号（I）或者减号（-）时，必须将搜索的符号放在方括号内。如果搜索惊叹号或者右方括号（）不需要放在方括号内。2.杏找空值或空字符串在ACCESS表中，可能会有尚未存储数据的字段，如果某个记录的某个字段尚未存储数据，我们称该记录的这个字段的值为空值。空值与空字符串的含义有所不同。空值是缺值或还没有值，字段中允许使用 Null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。空字符串是用双引号括起来的空字符串（即），且双引号中间没有空格，这种字符串的长度
32、为0。在ACCESS中，查找值或空字符串的方法相似。查找空值时，在查找”对话框的查找内容中输入：Null后查找杳找空字符；口，在查找内容中输入不包含空格的双引号即可。2.4.2替换数据在操作数据库表时，如果要修改多处相同的数据，可以使用Access的替换功能，自动将杳找到的数据更新为新数据.1 .替换指定内容ACCESS中通过使用“查找和替换”对话框可以在指定的范I围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容。2 .更改默认设置通过“工具”菜单下打开“选项”窗口，可以在此窗口中选”编辑/查找”页并对“默认查找/替换行为”中的三个选项进行更改默认查找设置。（更改系统默认值的操作）其中，选
33、择“快速搜索”将以仝字匹配方式搜索当前字段；选择“常规搜索”将搜索所有字段，并且只需符合字段的任部分即可；选择“与字段起始处匹配的搜索”则搜索当前字段并且与字段起始字符匹配。2.4.3 排序记录通常在向表中输入数据时，我们不会有意地安排输入数据的先后顺序，只是按数据到来的先后输入,但当从这些数据中查找所需的数据就十分不方便，为了提高查找销路，需要重新整理数据，对此最有效的方法是对数据进行排序。一、 排序规则排序是根据当前表中的一个或多个段的值对整个表中的所有记录进行重新排列.可以按升序也可以按降序。排序记录时，不同的字段类型排序规则有所不同，具体规则：1 .英文按字母顺序排序，大小写视为相同，
34、升序时按A到Z排序，降序时按Z到A排序；2 .中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A到Z排序，降序时按Z到A排序；3 .数字按数字的大小排序，升序时从小到大排序，降序时从大到小排序；4 .日期和时间字段，按日期的先后顺序排序，升序时按从前到后的顺序排序，降序时按从后向前的顺序排序。排序时要注意：5 1）对于“文本”型的字段，如果它取值有数字，则视数字为字符串，排序时按ASCII码值的大小来排序，而不是按照数值本身的大小来排序。如果希望按其数值大小排序，应在较短的数字前加上零。6 2）按升序排列字段时，如果字段的值为空值，则将包含空值的记录排列在列表的第一条。7 3）数据类型为备注，超级连接或者O
35、LE对象的字段不能排序。8 4）排序后，排序次序将与表一起保存。二、 按一个字段排序记录按一个字段排序记录，可以在“数据表”视图中进行。三、 按多个字段排序记录按多个字段排序时，ACCESS首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当第一个字段具有相同的值时， ACCESS再按照第：个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好为止。但多个排序依据的字段进行排序时，必须注意字段的先后顺序。先对最左边的这段进行排序，然后依次从左到右进行排序在保存数据时，将排序结果和表一起保存。按多个字段排序记录有两种方法：一是使用“数据表”视图实现排序，另一种是使用“高级筛选/排序”窗口完成排序。使用“数据表”
36、视图按两个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一种次序排序，向且这些字段必须是相邻的字段，如果希望两个字段按不同的次序排序，或都按两个不相邻的字段排序，就必须使用“高级筛选/排序”窗口。（注意最后要选择“应用筛选”才有结果）2.4.4 筛选记录从众多的数据中挑选出一部分满足某种条件的数据进行处理。ACCESS提供了4种方法：按选定内容筛选，按窗体筛选，按筛选目标筛选以及高级筛选。经过筛选后的表，只显示满足条件的记录，而不满足条件的记录将被隐藏起来。1 .按选定内容筛选这是一种最简单的筛选方法，使用它可以很容易地找到包含的某字段的记录。操作方法是：选中个记录某字段中的全部内容后，点击工具栏
37、上的“按选定内容筛选”按钮或“记录”菜单中“筛选”下的“按选定内容筛选”来操作。2 .按窗体筛选这是一种快速的筛选方法，使用它不用浏览整个表中的记录，同时对两个以上的字段值进行筛选。按窗体筛选记录时，ACCESS将数据表变成个记录，并且每个字段是个下拉列表框，用户可以每个拉列表框中选取一个值作为筛选的内容。如果选择两个以上的值，还可以通过窗体底部的“或”标签来确定两个字段值之间的关系。可以点击工具栏上的“按窗体筛选”按钮或“记录”菜单中的“筛选下的按窗体筛选”来操作3 .按筛选目标筛选这是一种较灵活的方法，根据输入的筛选条件进行筛选操作方法是：在查询使用的字段上击右健，在弹出的快捷菜单中选择“
38、筛选目标：”并在后面输入查询条件，完后按回车键。4 .高级筛选这是一种可以进行复杂的筛选，挑选出符合多重条件的记录。单击“记录”菜单中的“筛选”命令，然后从级联菜单中选择“高级筛选/排序”命令，通过打开的筛选对话框窗口来设置相关选项。第三章查询使用Access的最终目的是通过对数据库中的数据进行各种处理和分析，从中提取有用信息。查询是 ACCESS处理和分析数据的工具，它能够把多个表中的数据抽出来，供用户杳看，更改和分析使用。3.1 查询概述查询是ACCESS数据库的重要对象，是用户按照一定条件从ACCESS数据表或已建立的查询中检索需要数据的最主要方法。3.1.1 查询的功能查询最主要的目的
39、是根据指定的条件对表或者其他查询进行检索，筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合，从而方便对数据表进行杳看和分析。利用查询可以实现多种功能.1 .选择字段可以只选择表中的部分字段。利用杏询这一功能，可以通过选择一个表中的不同字段生成所需的多个表。2 .选择记录根据指定的条件杳找所需的记录，并显示找到的记录。3 .编辑记录（操作查询）可以利用杳询添加，修改和删除表中的记录。4 .实现计算杏询不仅可以找到满足条件的记录了，还可以在建立杳询的过程中进行各种统计计算。还可以建立计算字段，利用计算字段来保存计算的结果。5 .建立新表查询得到的结果可以建立个新表。6 .为窗体，报表或数据访问页提供数据
40、可以先建立个查询，然后将该查询的结果作为报表或窗体的数据源。3.1.2查询的类型ACCESS数据库中查询有选择查询，交叉查询，参数查询，操作查询和SQL查询5类。1 .选择查询是最常用的查询类型，是根据指定的查询准则，从一个或多个表中获取数据并显示结果。也可进行分组统计等计算。2 .交叉查询此查询是将来源于某个表中的字段进行分组，组列在数据表的左侧，组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中的某个字段统计值。交叉查询就是利用了表中的行和列来统计数据的.3 .参数查询（口变量）是一种根据用户输入的条件或参数来检索记录的查询。这种查询可以根据用户输入的准则来检索符合相应条件的记录。4
41、.操作查询操作查询是在次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。操作查询有四种：生成表，删除，更新和追加。生成表查询是利用一个或多个表中的全部或部分数据建立新表，生成表查询主要应用于创建衣的备份，创建从指定时间显示数据的报表，创建包含旧记录的历史表等；删除查询可以从一个表或多个表中删除记录；更新查询可以对一个或多个表中的一组记录作全面的更改；追加查询可以从个或多个表中选取的组记录添加到个或多个表的尾部。5 . SQL查询是使用SQL语句来创建的一种杳询。主要包括联合查询，传递产寻，数据定义杳询和子杳询等4种.联合查询是将一个或多个表，一个或多个查询的字段组合作为查询结果中的一个字段，执行联合查询时
42、，将返回所包含的表或杳询中对应字段的记录；传递杳询是直接将命令发送到ODBC数据，它使用服务器能接受的命令，利用它可以检索或更改记录：数据定义查询可以创建，删除或更改表，或者在当前的数据库中创建索引；子杳询是包含另个选择或操作杳询中的SQL SELECT语句，可以在杳询设计网络的“字段”行输入这些语句来定义新字段，或在“准则”行来定义字段的准则.3.1.3查询的条件带条件的查询是需要通过设置条件来实现，查询条件是运算符，常量，字段值，函数以及字段名和属性的任意组合，能计算出一个结果。1 .运算符运算符是组成准则的基本元素。ACCESS提供了关系运算符（=、=、=）逻辑运算符（Not、 And
43、Or）和特殊运算符（In, Between、Like、Is Null、Not Null）（ln（112266”,113388）与112266 or 113388”相同）2 .函数ACCESS提供了大量的内置函数（标准函数），这些函数为拥护更好地构造查询准则提供了极大的便利，也为用户更准确地进行统计计算，实现数据处理提供了有效的方法。数值函数：Abs（数值表达式）,Int（数值表达式）Fix Round（数值表达式）Sqr （数值表达式）Sgn（数值表达式）字符函数：Space（数值表达式）String（数值表达式，字符表达式）Left （字符表达式，数值表达式）例如：left（出生地,2）=北
44、京”Right（字符表达式，数值表达式）Len（字符表达式）Ltrim（字符表达式）Rtrim（字符表达式）Trim（字符表达式）Mid（字符表达式，数值表达式）数值表达式2日期时间函数：Day（date） Month（date） Year（date） Weekday（date） Hour（date） Date（.）统计函数：Sum（字符表达式）Avg（字符表达式）Count（字符表达式）MaM字符表达式）Min（字符表达式）3 .使用数值作为查询条件4 .使用文本值作为条件可以方便地限定查询的文本范围例：“教授” or “副教授；Left（姓名）=王；Instr（姓名，“明”）=1In（张三
45、，李四）;张三or 李四;Not男”;Like王;Len（姓名）=25 .使用处理日期结果作为准则可以方便地限定查询的时间范围。例：Between#1990-01-01# And #1998-01-01#; year（出生LI 期）=1990; Between date（） And date（）-20;（近20天）6 .使用字段部分值作为准则例：Mid（课程,4,2）=计算机;Right。职称,2）=教授7 .使用空值或空字符串作为准则例：Is Null; Is Not Null需要主:要的是：在准则中字段名必须用方括号括起来；数据类型应与对应字段字义的类型相符合，否则会出现数据类型不匹配的错
46、误3.2创建选择查询从一个或多个数据源中获取数据的查询称为选择查询。查询分有条件查询和无条件查询！般建立查询有两种方法：查询向导和“设计”试图。3.2.1 使用“查询向导”用户可以在向导的指示下选择表和表中的字段，但不能设置查询条件。1 .创建基于一个数据源的杳询2 .创建基于多个数据源的杏询3.2.2 使用“设计”视图对于有创建有条件的杳询需要通过使用杳询“设计”视图来完成。1 .查询“设计”视图ACCESS中查询有5种试图：设计视图，数据表试图，SQL试图，数据透视表试图和数据透视图视图。在设计”视图中，既可以创建不带条件的查询，也可以创建带条件的查询，还可以对已建的查询进行修改。查询设计器视图窗口分为上下两部分，上部分为“字段列表”区，显示所选表的所有字段：下半部分为“设计网格”，由一些字段列和已命名的行组成。2 .创建不带条件的查询3 .创建带条件的查询3.2.3 在查询中进行计算在实际应用中，往往需要对查询的结果进行统计计算。利用设计网络中的“总计”行进行各种统计，通过创建计算字段进行任意类型的计算。1 .查询计算功能在ACCESS查询中，可以执行两种类型的计算。预定义计算和门定义计算。预定义计算即所谓的“总计”计算，是系统提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行的计算，它包括总和，平均值，计数，最大值，最小值，标准偏差等。用户自定义计算可以用个