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1、全国计算机等级考试二级Access讲义第1章数据库基础知识1. 1数据库基础知识一、计算机数据管理的发展（一）数据（Data）：数据是描述现实世界事物的符号记录，是用物理 符号记录的可以鉴别的信息。包括文字、图形、 声音等，他们都是用来描述事物特性的。（二）数据处理：数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分 类、计算、加工、检索与传输的过程。包括：收集 原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据 输出等。（三）数据处理的中心问题是数据管理。（四）数据管理技术的发展，与计算机硬件（主要是外部存储器、系 统软件及计算机应用的范围有着密切的联系。数据管理技术的 发展经历了以下几个阶段：人工管理
2、阶段、文件系统阶段、数 据库系统阶段、分布式数据库系统阶段和对象数据库系统阶段。1、人工管理阶段（1）这一阶段是指20世纪50年代中期以前，计算机主要用于科学计 算，当时的计算机硬件状况是：外存只有磁带、卡片、纸带，没 有磁盘等直接存取的存储设备；软件状况是：没有操作系统，没 有管理数据的软件，数据处理方式是批处理。（2）人工管理阶段的特点是：数据不保存、数据无专门软件进行管理（数据冗余）、数据不共享、数据不具 有独立性、数据无结构。2、文件系统阶段(1)这一阶段从20世纪50年代后期到60年代中期，计算机硬件和 软件都有了一定的发展。计算机不仅用于科学计算，还大量用于 管理。这时硬件方面已经
3、有了磁盘、磁鼓等直接存取的存储设备。 在软件方面，操作系统中已经有了数据管理软件，一般称为文件 系统。处理方式上不仅有了文件批处理，而且能够联机实时处理。(2)文件系统阶段的特点：数据管理由文件管理系统完成；数据共 享性差、冗余度大；数据独立性差；数 据可长期保存。3、数据库系统阶段(1) 20世纪60年代末数据管理进入新时代数据库系统阶段。数 据库系统阶段出现了统一管理数据的专门软件系统，即数据库管 理系统。数据库系统是一种较完善的高级数据管理方式，也是当 今数据管理的主要方式，获得了广泛的应用。(2)数据库系统阶段的特点：数据结构化；数据共享程度高；数据独 立性强；数据冗余度小；加强对数据
4、的 保护4、分布式数据库系统阶段：(1)分布式数据库系统是由若干个站集合而成。这些站又称为节点， 它们在通讯网络中联接在一起，每个节点都是一个独立的数据库 系统，它们都拥有各自的数据库、中央处理机、终端，以及各自 的局部数据库管理系统。因此分布式数据库系统可以看作是一系 列集中式数据库系统的联合。(2)它们在逻辑上属于同一系统，但在物理结构上是分布式的。5、面向对象数据库系统阶段：(1)面向对象编程(Object Oriented Programming, OOP,面向对象程序设计)是一种计算机编程架构。OOP的一条基本原则是计算 机程序是由单个能够起到子程序作用的单元或对象组合而成。(2)
5、OOP达到了软件工程的三个主要目标：重用性、灵活性和扩展性。(3)面向对象数据库吸收了面向对象程序设计方法的核心概念和基本 思想，采用面向对象的观点来描述现实世界实体(对象)的逻辑 组织、对象之间的限制和联系等。二、数据库系统(一)数据1、描述事物的物理符号序列称为数据(Data) o2、描述事物的物理符号可以是用来表示长度、体积、重量之类的数字 数值，也可以是人名或地名、图形、图像、动画、影像、声音等非 数值数据。(二)数据库1、数据库(DataBase, DB),顾名思义，是存放数据的仓库。是长期 存放在计算机内，有组织的、大量的、可共享的数据集合。2、数据库中的数据按一定的数据模型组织、
6、描述和存储，具有较小的 冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，并可为多个用户、多个应 用程序共享。(三)数据库应用系统1、数据库应用系统是为特定应用开发的数据库应用软件系统。2、数据库管理系统为数据的定义、存储、查询和修改提供支持，而数 据库应用系统是对数据库中的数据进行处理和加工的软件，它面向特定应用。3、一般在不引起混淆的情况下常常把数据库系统简称为数据库.（四）数据库管理系统1、数据库管理系统（DataBase Management System, DBMS）是位于用 户与操作系统（OS）之间的数据管理软件，是数据库系统的核心软 件。其主要功能包括以下几个方面：（1）数据定义；（2）数据操
7、纵；（3）数据库的运行管理；（4）数据的组织、存储和管理；（5）数据库的建立和维护；（6）数据通信接口。（五）数据库系统1、数据库系统（DataBase System, DBS）是指拥有数据库技术支持的 计算机系统。它可以实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提 供数据处理和信息资源共享服务。数据库系统由硬件系统、数据库、 数据库管理系统及相关软件、数据库管理员（DataBase Administrator , DBA）和用户组成。2、数据库系统的特点：（1）实现数据共享，减少数据冗余；（2）采用特定的数据模型；（3）具有较高的数据独立性；（4）有统一的数据控制功能。三、数据模型：模型是现实世
8、界特征的模拟和抽象。要将现实世界转 变为机器能够识别的形式，必须经过两次抽象，即使 用某种概念模型为客观事物建立概念级的模型，将现 实世界抽象为信息世界，然后再把概念模型转变为计 算机上某一 DBMS支持的数据模型，将信息世界转变为 机器世界。（一）实体的概念1、实体（Entity）：客观存在并可相互区别的事物称为实体。2、属性（Attribute）：实体所具有的某一特性称为属性。3、实体集和实体型：属性值的集合表示一个实体，而属性的集合表示 一种实体的类型，称为实体型。同类型的实体的 集合，称为实体集。4、联系（Relationship）：实体集之间的对应关系称为联系，它反映 现实世界事物之
9、间的相互关联。（二）实体间的联系可分为以下三种类型1、一对一联系：例如，一个学生只能有一个学号，而一个学号只能指 向一个学生，则学生与学号之间具有一对一联系。2、一对多联系：例如，一个班级中有若干名学生，而每个学生只在一 个班级中学习，则班级与学生之间具有一对多联系。3、多对多联系：例如，一门课程同时有若干个学生选修，而一个学生 可以同时选修多门课程，则课程与学生之间具有多对 多联系。（三）数据模型1、数据模型是按计算机系统的观点对数据建模，主要用于DBMS的实 现，2、在实现数据库管理的过程中，数据模型起着关键作用。整个数据库 技术的发展就是沿着数据模型的主线展开的。现有的数据库都是基 于某
10、种数据模型的。3、常用的数据模型有3种：层次模型、网状模型和关系模型。(1)层次模型I学产I二，一7T71 ,I系1+1 I东2/ I系4 |系.54,I : I , , I , , I ,专业传业2|业3| 业aI层次模型示例层次模型是数据库系统中最早出现的数据模型它用树形结构表示各 实体以及实体间的联系。若用图来表示，层次模型是一棵倒立的树。 在数据库中，满足以下条件的数据模型称为层次模型：有且仅有 一个结点无父结点，这个结点称为根结点； 其他结点有且仅有一 个父结点。(2)网状模型网状模型示例7在现实世界中，事物之间的联系更多的是非层次关系的，用层次模型表示非树型结构是很不直接的，网状模
11、型则可以克服这一弊病。网状模型是一个网络。在数据库中，满足以下两个条件的数据模型 称为网状模型。允许一个以上的结点无父结点；一个结点可 以有多于一个的父结点。1.2关系数据库一、关系模型（一）以二维表的形式表示实体与实体间联系的数据模型称为关系模 型。（二）从模型的三要素角度看，关系模型的内容为：1、数据结构：一张二维表格。2、数据操作：数据表的定义，检索、维护、计算等。3、数据约束条件：表中列的取值范围即域值的限制条件。（1）关系：在关系模型中，一个关系就是一张二维表，每个关系都有 一个关系名。在数据库中，一个关系存储为一个数据表。（2）元组：表中的行称为元组，每一行是一个元组，对应数据表中
12、的 一个具体记录，元组的各分量分别对应于关系的各个属 性。（3）属性：表（关系）中的列称为属性，每一列有一个属性名，对应 数据表中的一个字段。（4）域：一个属性的取值范围是该属性的域。（5）关键字：表中的一个属性（组），它的值可以唯一地标识一个元 组。如：学号。（6）外关键字：如果一个关系中的属性或属性组并非该关系的关键字,但它们是另外一个关系的关键字，则称其为该关系的 外关键字。（7）候选码：表中的某一个属性，它的值可以唯一地标志一个元组。 一个表中可能有多个候选码，选择一个作为主键，主键 的属性称为主属性。（三）关系的特点：1、关系必须规范化。规范化是指关系模型中的每一个关系模式都必须 满
13、足一定的要求。最基本的要求是每个属性必须是不可分割的数据 单元，即表中不能在包含表。3、关系中不允许有完全相同的元组，即冗余。4、在一个关系中元组的次序无关紧要。5、在一个关系中列的次序无关紧要。二、关系运算：在关系数据库中，关系的基本运算有两类：传统的集 合运算和专门的关系运算。（一）传统的集合运算1、并：设有两个关系R和S,它们具有相同的结构。R和S的并是由RuSABCABCABCalblclalb2c2alblclalb2c21b3c2alb2c2a2b2cl 数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号或减号）L 字母（A到Z；必选项）?字母（A到Z；可选项）A字母或数字（必选
14、项）a字母或数字（可选项）&任一字符或空格（必选项）C任一字符或空格（可选项）.十进制占位符或前卫、日期和时间分隔符（实际使用的字符,：； 取决于Windows “控制面板”的“区域设置”中指定的区域设置） / 使其后所有的字符转换为小写 使其后所有的字符转换为大写!输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左到有的，可在输入掩码的任意位置包含！使其后的显示为原义字符，可用于将该表中的任何字符显不为原义字符（如：A显不为A）密将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码输入项文码 本框。文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显示为星 号（*） （四）默认值1、设置默认值可以减少数据输入
15、量。2、在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。3、设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会 出现错误。（五）有效性规则1、为防止数据的输入错误而设置。2、有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。3、有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。4、在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规 则。（六）有效性文本1、当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。2、通常与有效性文本同时定义。（七）索引1、索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记 录实施唯一性。2、在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以
16、创建基于多 个字段的索引。四、建立表之间的关系（一）定义关系的条件1、表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。2、建立表间关系的条件：（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关 系。（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第 三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。（二）参照完整性1、指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。2、 如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能 将记录添加到相关表中，也不能在相关表
17、中存在匹配的记录时删除 主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主 键值。（三）建立表之间的关系建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系; 使用“关系”命令定义表间关系。（四）子数据表1、子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视 图。2、在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记 “口”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“ + ”号，此时 单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数 据，而该记录左端的关联标记内变为一个“-”号。若需展开所有 记录的子数据表，可选择“格式”一“子数据表”一“全部展开” 命令；若需
18、折叠展开的子数据表，可选择“格式”一“子数据表” 一“全部折叠”命令。五、向表中输入数据1、以数据表视图方式输入数据2、创建查阅列表字段3、获取外部数据（1）导入数据：导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。一般使用导入命令将外部数据导入至当前 数据库中。（2）链接数据：链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象, 每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外 部数据源获取数据。2.3维护表为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。 一、打开/关闭表1、打开表（1）使用打开命令（改内容）（2）使用设计命令（改结构）。2、关闭表二、修改表结构：1、
19、添加字段2、修改字段3、删除字段4、重新设置主键三、编辑表内容（一）定位记录：数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其 中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位 方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定 位。快捷键及其定位功能见下表。（二）选择记录：选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在 “数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据 范围。（三）编辑表内容1、添加记录：在已经建立的表中，添加新的记录。2、删除记录：删除表中出现的不需要的记录。3、修改数据：在已建立的表中，修改出现错误的数据。4、复制数据：在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时 可以使用复制和粘贴操
20、作将某些字段中的部分或全部 数据复制到另一个字段中。四、调整表外观：调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美 观。调整表外观的操作包括：改变字段次序、调整 字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、 设置数据表格式、改变字体显示等。2.4操作表一、查找数据1、查找指定内容：在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的查找命令2、查找空值或空字符串：空值是字段中还没有值，可用Null值代替； 空字符串是用双引号括起来的空字符串， 即” ”，中间没有空格,长度为0字用法示例符*与任何个数的字符匹配，wh*可以找到what、white、它可以在字符串中，当做第一和why个或最后一个字符使用?与任何单字
21、母的字符匹配B? 11可以找到ball、bell和 bill与方括号内任何单字符匹Baell可以找到ball和 配bell,但找不到bill!匹配任何不再括号内之内B!aell可以找到bill和的字符bull,但找不到bell-与范围内的任何一个字符Ba-cd可以找到bad、bbd匹配，必须以递增排序次序来和bed 制定区域(A到Z,而不是A至lZ)# 与任何单个数字字符匹配1#3可以找到103、113和123二、替换数据：在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的替换命令。 1、替换指定内容2、更改默认设置三、排序记录：排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同， 具体规则如下：1、英文按字母顺
22、序排序，大小写视为相同，升序时按A到z排列，降序时按Z到A排列。三并A到2、中文按拼音的顺序排序，升序时按A到z排列，降序时按z 列。3、数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排 列。4、使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用 降序排序时，则是指由较后的时间到较前的时间。排序时，要注意的事项如下：(1)在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上 零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：要以升一序来 排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果 将是“1”、“11”、
23、“2”、“22”。必须在仪有一位数的字符 串前面加上零，才能正确地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。对于不包含Null值的字段，另一个解决方案是使用Vai 函数来排序字符串的数值。例如：如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定V al （年龄）,并且在 “排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记 录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表 的数据类型更改为数字、货币或日期/时间。这样在对此字段排 序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加 入前面的零。（2）在以升序来排序字段时，任何含有空字段（包含Null值）的记 录将列
24、在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字 符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。 四、筛选记录1、按选定内容筛选：筛选符合单值的记录2、按窗体筛选：筛选符合两个以上值的记录3、按筛选目标筛选：筛选符合某条件的记录4、高级筛选：筛选满足复杂条件的记录第3章 查询3. 1查询概述查询是Access数据库中的一个重要对象，是使用者按照一定条件 从Access数据库表或已建立的查询中检索需要数据的最主要方法。一、查询的功能1、选择字段：在查询中，选择表中的部分字段。2、选择记录：根据指定的条件查找所需的记录，并显示找到的记3、选择记录：利用查询添加、修改和删除表中记录
25、。4、实现计算：在建立查询时进行各种统计计算。5、建立新表：利用查询得到的结果建立新表。6、为窗体、报表或数据访问页提供数据查询对象不是数据的集合，而是操作的集合。查询的运行结果是一 个数据集合，也称为动态集。它很像一张表，但并没有被存储在数 据库中。创建查询后，保存的只是查询的操作，只有在运行查询时, Access才会从查询数据源表的数据中抽取出来并创建它；只要关 闭查询，查询的动态集就会自动消失。二、查询的类型：在Access中，查询分为5种，分别是选择查询、 交叉表查询、参数查询、操作查询和SQL查询。5 种查询的应用目标不同，对数据源的操作方式和操 作结果也不同。（一）选择查询1、选择
26、查询是最常用的查询类型。顾名思义，它是根据指定条件，从 一个或多个数据源中获取数据并显示结果。也对记录进行分组，并 且对分组的记录进行总计、计数、平均以及其他类型的计算。2、如，查找1992年参加工作的男教师，统计各类职称的教师人数等。 （二）交叉表查询1、交叉表查询将来源于某个表或查询中的字段进行分组，一组列在数 据表左侧，一组列在数据表上部，然后在数据表行与列的交叉处显示数据源中某个字段统计值。2、 如，统计每个系男女教师的人数，要求行标题显示系名，列标题 显示性别，表的交叉处显示统计的人数。（三）参数查询1、参数查询是一种根据使用者输入的条件或参数来检索记录的查询。2、如，可以设计一个参
27、数查询，提示输入两个成绩值，然后Access 检索在这两个值之间的所有记录。（四）操作查询1、操作查询与选择查询相似，都需要指定查找记录的条件，但选择查 询是检查符合特定条件的一组记录，而操作查询是在一次查询操作 中对所得结果进行编辑等操作。2、操作查询有4种：生成表、删除、更新和追加。（五）SQL查询：是使用SQL语句来创建的一种查询，包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询。1、联合杳询是将一个或多个表、一个或多个查询的字段组合为查询结 吴巾的一个字段，执行联合查询时，将返回所包含的表或查询中的 对应字段记录；2、传递查询是直接将命令发送到ODBC数据库，它使用服务器能接受 的命令，利
28、用它可检索或更改记录；3、数据定义查询可以创建、删除或更改表，或在当前的数据库中创建 索引；4、子查询是包含另一个选择或操作查询中的SQL SELECT语句，可以在查询设计网格的“字段”行输入这些语句来定义新字段，或在 “准则”行来定义字段的准则。三、查询的条件1、运算符：运算符是构成查询条件的基本元素。Access提供了关系运 算符，逻辑运算符和特殊运算符3种。关系运说明算符=等于、，不等于 小于 =小于等于 大于 二大于等于逻辑运说明算符Not当Not连接的表达式为真时，整个表达式为假And当And连接的表达式都是真的，整修表达式为真，否则为假Or当Or连接的表达式有一个为真时，整个表达式
29、为真，否则为假说明关系运算符In 用于指定一个字段值的列表，列表中的任一个值都 可与查询的字段相匹配。 Between用于指定一个字段值的范围，指定的范围之间用And连接。Like用于指定查找文本字段的字符模式，在所定义的字符模式中，用“？ ”表示该位置可匹配任何一个字符； 用“*”表示该位置可匹配零或多个字符；用表示 该位置可匹配一个数字；用方括号描述一个范围，用于 表示可匹配的字符范围。IsNull用于指定一个字段为空IsNotNu用于指定一个字段为非空。112、函数（简单介绍几个）：Access提供了大量的标准函数，如数值函 数、字符函数、日期时间函数和统计函数 等。函数说明Abs返回数
30、值表达式值的绝对值。Int返回数值表达式值的整数部分。Srq返回数值表达式值的平方根。Sgn返回数值表达式的符号值。3、使用数值作为查询条件4、使用文本值作为查询条件5、使用计算或处理日期结果作为查询条件6、使用字段的部分值作为查询条件7、使用空值或空字符串作为查询条件注意：在条件中字段名必须用方括号括起来；数据类型必须与对应 字段定义的类型相符合。3. 2 创建选择查询根据指定条件，从一个或多个数据源中获取数据的查询称为选择查 询。创建创建选择查询的方法有两种：查询向导和设计视图。一、使用查询向导：使用查询向导创建查询，操作者可以在向导指示 下选择一个或多个表、一个或多个字段，但不能 设置查
31、询条件。例：查找“教师”表中的记录，并显示“姓名”、“性别”、“工作时间” 和“系别” 4个字段。注意：1、在数据表视图显示查询结果时，字段的排列顺序与在“简单查询向 导”对话框中选定字段的顺序相同。故在选定字段时，应考虑按照 字段的显示顺序选取。2、当所建查询的数据源来自于多个表时，应建立表之间的关系。二、使用“设计”视图（一）查询“设计”视图1、在Access中，查询有5种视图：设计视图、数据表视图、SQL视图、 数据透视表视图和数据透视图视图。2、在设计视图中，既可以创建不带条件的查询，也可以创建带条件的 查询，还可以对已建查询进行修改。三、在查询中进行计算（一）查询中的计算功能：在Access查询中，可以执行两种类型的计 算，预定义计算和自定义计算。