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1、第 1 页 共 6 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。文书档案整理注意的几个问题文书档案整理注意的几个问题文书档案整理过程中应当遵守的几个注意事项归档文件的收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如会议材料：本单位年
2、度工作会议材料（总结、计划、规划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。以上收集到的”红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。第 2 页 共 6 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。归档文件的判断：立档单位将收集到的材料，依照
3、机关文件材-1 稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文在前，复文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。3、装订的部位与对齐方式及注意事项：。文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。文书档案管理分类：归档文件采用机构年度保管期限分类法进行分类。以
4、每个科室为单位进行归档整理。1、区分年度年度以落款日期为准。如 2021 年形成的2021 年工作总结应归入 2021 年。跨年度的文件放入办结的年度。如 2021 年形成的 2021-2021年工作规划应归入 2021 年度；某单位 2021 年立案、2021 年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入 2021 年。几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。第 3 页 共 6 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。-3反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留
5、职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。（参照本机关修订的保管期限表）准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。规定把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：上级机关文件。针对本机关的文件或属于本机关主管业务的归永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设臵、领导人任免、人员
6、编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10 年。（参照本机关修订的保管期限表）本机关文件。反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存 30 年或 10 年。（参照本机关修订的保管期限表）同级机关文件。非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存 10 年。下级机关文件。报送的重要的总结、报告保存 30 年，一般的保存 10 年。（参照本机关修订的保管期限表）第 4 页 共 6 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。-5 设臵全宗号、机构、年度、保管期限、件号等必备项目。1、全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没
7、有全宗号可暂时不填。2、机构：填写所在科室。如：办公室或财务科。3、年度。文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如2021。4、保管期限。归档文件保管期限的填写为永久、30 年、10 年。5、件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从 1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号：永久、30 年、10 年各编一条）。件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如：2021 年永久件号：1、2、38230 年件号：1、
8、2、37310 年件号：1、2、3243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。归档文件编目第 5 页 共 6 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。-7 如 20210708。6、页数。每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。7、备注。用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。文书档案管理
9、装盒装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。1、装盒要求。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设臵全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第 6 页 共 6 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。-9 明（全宗说明）、永久、30 年、10 年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设臵全宗名称、年度、保管期限等项目。全宗名称。立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2021 年、2021-2021 年保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30 年、10 年