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1、浅析档案工作的现代化管理摘要:档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势,是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务。关键词:档案 管理 现代化 随着信息化浪潮涌现,信息化从理论方式技术手段,都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程,不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化,准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求,以档案资源信息化推动档案管理现代化。近年来,虽然档案工作得到较快的发展,档案管理现代化水平有一定的提高,但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比,还有一定的差距,不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此,就采取各种措施,加快档案工
2、作现代化的步伐。一、档案工作现代化的必要性实现档案工作现代化是社会主义市场经济对档案工作的要求。在建设社会主义市场经济的过程中,要从总体上提高现代化水平,必须摸清国际国内的动态,了解过去和现状,以及今后的发展趋势,才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点,就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。面传统的管理方法则无法满足这种需要,春有采用现代化手段,才能在较短时间内,迅速查阅到利用者所需要的档案材料,及时提供利用。所以,实现档案工作现代化,是适应我国实现现代化,赶超世界先进水平的必然要求。实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展,档案的种类和数量急剧
3、增长,给保管和利用带来一系列问题。同时,利用者也对档案工作提出了更高的要求,他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料,并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态,无法解决档案工作面临的种种难题,不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展,特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用,能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。二、档案管理工作现代化的主要内容新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴,在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,以档案资源信息化为
4、核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。(一)档案工作技术现代化它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来,实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如:广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作,并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来,将会有效地实现档案管理自动化。(二)档案工作组织与管理现代化档案事业的建设和档案工作的组织与管理,经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导,运用管理科学的原理,遵循档案工作的客观规律,研究和处
5、理工作的各种问题,可以做到管理方法科学化、管理机构高效化,管理工作现代化,档案工作标准化,使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与档案工作实际相结合,不断地指导档案管理实践,在实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引
6、入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。(三)档案干部知识化由于设备的现代化和管理的科学化,需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神,还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能,能够进行技术操作和管理,在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识,这样才能适应档案工作现代化的需要。(四)档案资源信息化在信息时代,信息化已成为各行各业现代化的与主导,以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息和系统加工和计算机网络和传输,实现档案资源的
7、合理配置与有序、有效开开利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,其主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案作息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化,可以预见,在未来20年,档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容,将不断推动档案管理现代化的发展。(五)档案保护现代化传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房
8、、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等,这此档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁光性的,有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容,而且,它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。三、档案工作现代化的作用利用计算机检索档案,将极大地提高档案的查找速度,
9、有效提高查全率,节约利用者查阅档案的时间,提高服务质量。利用计算机和现代通讯设备,将使档案信息的处理传递的时间大大缩短,档案馆将从保管史料的基地,发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。缩微技术与计算机的广泛运用,将给档案的保管带来极大的方便,档案的体积大为缩小,以计算机输出缩微胶卷(片)的形式提供档案材料,能确保档案原件不受损坏,使之延年益寿,留传给子孙后代。 建立计算机检索终端,提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料,获得所需的复制本,给利用档案创造极为方便的条件。科技在迅猛发展,社会在不断进步,档案部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义,站
10、在新的起跑点,用新思路、新方法,与时俱进、进取,全面推进档案现代化、信息化建设,促进档案事业持续健康快速发展,为国家改革开放和现代化建设服务。参考文献：1刘国新从教育入手,加快档案现代化管理步伐J档案学通讯，1992年04期2档案现代化管理的现状与发展思路J档案与建设，1996年02期3黄豪俊档案现代化管理总体规划的思考A贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集C，2001年4钱卫东企业档案现代化管理问题的思考A中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集C，2002年5温锦岚电子文件与档案现代化管理A中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集C，2002年6徐义全;谈档案现代化管理的建设N中国档案报，2000年7刘伟实现档案管理的现代化N吉林日报，2000年8张彦 徐健 张鹏网络时代 档案现代化管理新走向N中国档案报，2002年- 4 -