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1、 .制药企业信息化解决方案专业 .目 录1、前言 . 41 1行业分析 .1 2信息化的必要性 .452、总体需求分析 . 721企业经营现状及面临的挑战.78922信息化建设现状 .23信息化建设总体需求 .3、信息化建设总体设计.1131管理模式确定 . 1132总体框架描述 . 1333总体目标实现描述 . 1734制药企业信息化实施进程. 1835总体方案价值体现 .24264、财务管理解决方案 . 2641成本核算与管理解决方案.42资产管理 . 3143应收应付管理 . 315、库存管理解决方案 . 3251仓储管理需求分析 .52仓储管理解决方案 .53管理控制点 .323235
2、6、销售分销解决方案 . 3661销售分销需求分析 .62解决方案综述 .63销售管理 .64分销资源规划 .65销售渠道管理 .36373944464766目标客户与业务员管理.7、采购管理解决方案 . 4871采购管理需求分析 .72采购管理解决方案 .48498、生产管理解决方案 . 5381生产管理解决方案特点 .82 ERP生产制造解决方案 .53539、质量管理（ GMP）解决方案 . 58专业 .91 GMP需求分析 .92质量管理的基本资源管理 .93质量管理解决方案 . 61585910、实施信息化的风险与价值. 64A、风险规避 .B、价值体现 .6468专业 .1、前言1
3、1行业分析2001年我国医药工业总产值同比增长 18.5%，其中化学原料药和化学制剂同比增长 17.57%和22.88%，其中化学制剂增幅最高，化学原料药增幅也高于中成药和药包材。但化学原料药的新产品增加值呈现出负增长。2001年，我国化学原料药和化学制剂的产值构成比重分别为33%和31%，出口构成比重分别为 64%和3%；西药占医药商业购进总额的 72%，占商业销售总额的 59%，占零售市场的 68%。由此可见，化学药是我国医药行业中比重最大的行业，产值比重、出口比重、医药商业购销比重和零售市场比重均在60%以上，其中传统的、附加值较低的化学原料药是我国医药行业进出口的主要支撑产业和优势产业
4、， 17%的化学原料药用来出口。据统计，我国现有医药工业企业 6千余家，医药商业批发企业 1.3万家，零售药店约 14万家。随着人民生活水平的不断提高和对医疗保健需求的不断增加，医药工业一直保持着较快的发展速度， 1978年至 2000年，医药工业产值年均递增 16.6，成为国民经济中发展最快的行业之一。2001年国内医药工业总产值按可比价格计算完成18.4。相比之下，中国目前年人均药品消费不到2726亿元，同比增长10美元，而美国人均药品消费已达 300美元，日本 400美元，中等发达国家人均药品消费也有 4050美元。2000年我国人口已达到 13亿，加之城镇每年新增就业人员，以及人员逐步
5、老龄化和医疗卫生事业的快速发展等方面的原因，使医药商品的社会需求将呈持专业 .续增长的势头。据分析， 2010年中国的医药市场价值将达到 600亿美元，2020年达到 1200亿美元，成为全球第一大市场。由此可见，中国的医药行业有着广阔的发展前景。然而，随着 WTO有关条款的履行，中国将进一步开放医药市场，这就会使得已经很激烈的医药市场竞争更趋白热化。制药企业要想在这样的环境中有所作为，必将走上规模化、专业化的发展之路，而规模化、专业化的则离不开信息化。没有信息化的支持，规模化和专业化是不可能实现的，因此，中国制药企业的信息化将是其发展的必要条件。12信息化的必要性ERP在中国的发展已近 20
6、多年，国家对该项目的累计投资近百亿元。我国目前拥有 15000多家大中型企业和 1000万家中小型企业，预计到 2004年将有50%左右的企业都将考虑实现以 ERP应用为基础的现代化管理。中国企业需要先进的管理工具，中国制药企业更需要先进的管理工具在信息化的社会浪潮中，企业不可避免地将面临信息化的挑战。特别是中国的企业，由于历史的原因，信息化的程度普遍偏低，目前只有利用各种先进的管理方式和技术手段尽快实现信息的高度集成，快速准确地提高获取、利用信息的能力，发展知识经济，才能在激烈专业 .的市场竞争中取得优势。而 ERP管理软件正是提供这种能力的企业经营管理平台。在经过若干年的不断应用、发展和创
7、新，已成为企业管理的一个有效工具。它以企业资源的合理、有效利用为目标，帮助企业用灵活有效的对市场变化做出迅速反应。它是在市场经济条件下建立起来的一整套管理思想体系，并采用最先进的计算机技术得以实现。由于这种管理思想与应用技术所具有的先进性，西方发达国家的大企业已普遍应用实施，并取得了显著的效益。中国企业近年来呈现出高速增长的态势，在这个过程中同时伴随着对管理技术的迫切需求，走实施 ERP之路已经成为一种必然的选择。而中国制药企业作为一个前景看好的行业，其对管理技术的需求也必将促使其走上 ERP实施之路，从而加快企业信息化建设的步伐，提升企业管理水平。ERP以市场需求为导向，以信息化技术为手段理
8、顺企业业务流程和管理机制，强化管理，以便快捷地获取各种市场信息，作出灵敏、及时、正确的响应，提高企业的竞争力。目专业 uuuu匚nnnnIEin1D .非处方药的销售途径是通过医药公司进入药店进行销售，其促销方法主要是通过广告来实现的，药业公司这种非处方药的销售方式基本类似于食品的销售，只不过其销售地点是在药店，当然药业公司的结算对象是医药公司。临床药的经营则有药业公司的鲜明特点，其主要表现为业务员的关键作用所在，业务员是医院、医药公司、制药公司三者联系的桥梁，一般来讲，这样的市场往往是业务员的市场。对于企业生产管理来讲，其特点一般表现为：生产能力相对较大，产品生产周期相对较短，且产品生产成本
9、相对较低，生产的自动化程度较高。另外制药企业一般原辅材料相对容易购买。因此药业公司的生产管理一般没有太大的难度，都是按市场发货量加上一个预测来安排生产的，且生产能力都是能够满足的。这种经营方式所面临的挑战主要来自对于市场和业务员的管理， 即销售业务管理是企业经营管理中的瓶颈，生产管理则完全属于内部有序化管理问题。当然，解决了内部有序化问题，便于集中精力解决外部市场管理问题。但信息化建设应首先解决管理瓶颈问题。22信息化建设现状制药企业目前在信息化建设方面已经做了许多工作， 毫无疑问，这些工作对于提高管理效率起到了相当积极的作用。当然由于信息技术突飞猛进的发展，制药企业的事业也是日新月异。难免还
10、是使得信息化的工作滞后于企业的发展。专业 .目前企业的信息化系统是分散的，分别开发和实施了不同开发商的若干个系统，即财务管理系统、销售结算系统、库存管理系统等。显然，这种状况是无法形成整体化系统的，也就意味着信息化管理的真正的整体优势是无法发挥出来的，在各个管理职能之间的信息共享是不能实现的，更谈不上对业务的全面监控。23信息化建设总体需求制药企业目前面临的且迫切亟待解决的管理问题主要有如下：1、应收帐控制不力、发货失控2、结算和发货总量勾对不清3、客户信用难以控制4、价格控制有漏洞5、终端客户库存不清6、市场信息不及时、不准确7、没有有效的业务人员考核办法8、做不到原材料批次跟踪9、缺乏有效
11、的措施控制串货归纳企业提出的问题，我们认为制药企业目前最需要解决的问题是如下三个方面：库存及产品发货管理问题专业 .制药企业生产品种所需的原辅料种类多，再加上规格和批次，除此之外还有大量的包装材料、产成品。都必须严格按照 GMP的要求，分门别类的存放，且严格记录其存量、待检量、批次、供应商、规格、品种，以备随时提供生产销售所需。可以说库存管理是企业内部物流的源头和终点，必须对此加以严格管理和控制。特别是产成品的发货管理直接关系到销售的时机与风险， 发货不及时会使销售丧失机会，发货不控制则易产生产品的市场积压，造成一定的市场风险。可见它是做好销售的基础。渠道的管理问题制药企业在全国范围内有几十家
12、办事处，每家办事处又要管理若干业务员，再由业务员到上千个客户（医院、医药公司、连锁药店），形成了一个庞大的销售网。在这个销售网中每天都有业务在进行，如何才能将这些业务进行过程中发生的药品走向记录清楚，明确其发货数量、品种、批号、效期、客户、回款量、开票量、责任业务员等等。这无疑是企业首先要解决的问题，且这种问题由于涉及面广、及时性强，只有依靠计算机这个高效率的工具才能解决。财务管理的提升问题以上两个问题是企业的物流问题，若将这两个问题解决，则企业的物流过程就顺畅了，物流的效率提高了。然而高效率的物流能为企业带来什么样的效益，这需要用价值评价指标来评判，使物流朝着效益最大的方向流转。这就是财务对
13、业务的监控，做到这一点就是做到物流与资金流的一体化，业务和财务的一体化。所以制药企业面临财务管理提升的问题，只有这个问题得到解决。才真正解决了销售管理的问题。专业 .据此，我们认为制药企业急需建成整体信息化经营管理系统3、信息化建设总体设计31管理模式确定信息化建设的目的，是为了提高企业管理的效率。而要做到这一点，首先必须要建立企业的完备的数据基础，这个完备的数据基础就是将企业的每一项管理操作都记录下来，当然其记录方式决不是杂乱无章的，而是要按照一定的逻辑关系，在企业标准统一的数据基础之上来完成的。这种逻辑就是企业的管理模式，标准统一的数据基础则来自于企业的标准化工作。采用什么样的管理模式必须
14、从企业的产品来进行分析。以下就是根据产品对管理模式的确定。产品结构举例：药品 A（片剂：每盒一板，每板 12粒），如下图所示：A药品A 包装盒片剂一板APVC铝箔 A药片12粒12淀粉专业 .制药企业生产的品种，基本上都可以用这种方式来表述，即将片剂换成胶囊剂、水针剂、粉针剂、颗粒剂同样都是这种方式表述。产品中如果是中药且自己进行提取的，则上图中的原料还可以往下细分。由该产品结构分析可知，它完全可以用 MRP管理模式中的 BOM（物料清单）来描述。这就意味着可以用 MRP管理模式做为企业实施 ERP的管理模式，该模式的基本流程如下图所示：合同管理主生产计预测物料清单库存物料需求计划能力需求计划
15、采购订单生产订单加工中心由销售管理中的销售合同及预测，确定每月的要货计划，根据要货计划编制成月生产计划（主生产计划），然后由物料需求计划根据库存和物料清单自动计专业 .算产生采购计划（采购订单）和生产作业计划（生产订单） ，生产作业计划经能力需求计划核算，若不满足，则重新修改主生产计划，再重新生成生产订单和采购定单，直到满足生成可执行的计划。物料需求计划在运算时，其根据为物料清单，既药品的生产配方。此结构称之为物料清单（ BOM）即将构成产品的所有物料品种都反映出来，最终要生产多少产品，自动就能精确地算出需要各种物料多少。再将不同品种的相同物料汇总，如淀粉， PVC等，得到总的物料需求，用此需
16、求减去可用库存，就得到各种物料的采购订单。对于产品结构（ BOM）中的非采购件就直接得到生产订单。由此看出该模式将企业的销售、采购、生产、库存密切的联系在一起，是企业信息化系统能够达到整体化效果的基础。以上就是该管理模式的简单逻辑描述，在这个简单逻辑中可以扩展到财务管理和销售管理。如物料清单可建立成本物料清单，这时再与加工中心和库存管理一起，构成成本核算的主体。采购订单扩展到采购管理中又有应付款与财务对应。而该逻辑中的主生产计划必然来源于销售管理的合同和预测， 销售管理中又有应收款与财务对接，由此构成整个企业的ERP系统。从这种有机的联系，也非常容易理解，它必然需要一个完备统一的数据基础，否则
17、是根本达不到整体效果的。32总体框架描述32.1 ERP的现实意义ERP的本质是要对企业的所有资源进行规划，以达到合理利用资源，畅通企业物流，节约费用的目的。对于企业决策层而言，通过实施 ERP达到集中管理的专业 .目标，其含义为企业中每一项业务对企业领导都是全透明的， 企业领导不需要通过各种报表，直接在系统中就可以清楚地了解企业的状况（除非领导有意识想让某一部分业务是黑箱处理）。对于中层管理人员， ERP的实施将极大地提高其工作效率，特别是在与其它部门互相协调方面。从而使其有更多的精力花在业务流程的改进及业务流程的分析上，使企业不断地进入良性循环状态。对于一般操作管理人员，则主要是减轻了劳动
18、负担，极大地提高了工作的准确性和精确性。32.2 ERP的构架ERP是一种管理工具，它是建立在一个整体的平台之上的，对于企业来讲它必须是个一体化的系统，其架构必须解决不同的管理职能及完成这些管理职能的管理部门之间的配备与协同。即管理职能可以在部门配备，不同职能所用数据必须是统一的。为此，我们提供如下图所示的架构来满足要求：专业 .企业门户采购管理销售订单销售管理库存管理分销资源发运管理质量管理委外管理客户关系渠道管理供应商管理合同管理供应链管理工具企业新闻产品发布企业信息工会活动企业通告会议安排文件管理办公总账工程数据配置BOM需求管理MPS外部评价内部评价市场分析人力分析经营分析财务分析数据
19、仓库商业智能报表人事信息考勤应收应付固定资产报帐中心存货核算合并报表财务会计筹投资全面预算项目成本成本管理管理会计业绩平价员工自助福利MRP车间订单重复排成生产制造工资人力资源企业经营管理平台软件技术应用平台从图中可以看出，企业 ERP系统是架构在一个平台之上的，这个平台可以从两个方面来解释：A、企业的角度来讲，它是一个经营管理平台，企业的所有管理职能都是在这个平台上来完成的，这个平台将保证各项管理职能的一体化联系。因为其具有完备的、标准化的数据基础。所谓完备的数据基础意味着：整个企业的数据标准化，即统一的数据编码、数据名称。数据的唯一性，即任何数据只能由一个地方进行录入维护，如配方数据专业
20、.只能有技术质量管理来进行维护和录入。数据的统一性，凡含有计量单位的数据，其计量单位应是统一的。数据的共享性，在各管理职能之间，除非有保密要求的，数据都是可共享的。在这样的基础上建立起来的系统，才是真正意义上的ERP系统，才能达到以上描述的对各级人员的作用。这个完备的数据基础是在各项管理职能的每项操作业务的完成过程中建立起来的，它如实的反映了管理职能执行的每一个过程，由于企业的各项管理职能都是相关联的，因此这个数据基础的数据也建立起了一种有机的联系。在这个基础上的各管理职能又是由各管理要素来完成的， 管理要素可以独立于企业的部门组织划分，它是管理职能的内核，管理部门组织的划分是人为的，一旦部门
21、划分以后，可以选择管理要素于部门之中来完成，即部门的职责是由管理要素的组合来完成的。数据组织和管理要素是相对固定的，而管理组织机构是可变的。B、从 ERP软件供应商的角度来讲，这个平台是一个技术基础平台，它应用各种目前最先进的软件技术来保障各项管理职能之间的联系和数据共享，其具体应用技术如：动态会计平台、动态预警平台、工作流、审批流、数据交换平台等等。这些技术不仅保证系统应用中各项管理职能的协同，同时它还保证今后系统的改进和扩展。企业业务流程的改进是一个永久的课题，该技术基础平台和企业的管理变革与时俱进。专业 .33总体目标实现描述制药企业 ERP总体设计目标如下图所示：集中财务管理销售分销办
22、事处医药公司办事处医药公司集中采购分子公司分子公司生产物流服务管理平台原物Illlllllll产品研制产辅材料管生产计划料需求计生产排成车间管理委外管理质量配方管理设备管理成品管理GMPSOP理划企业经营管理及软件技术应用平台该目标是制药企业的 ERP实施蓝图，这个目标的实现，将基本解决了制药企业内部管理信息化问题。当然，再次强调ERP是先进的管理工具。这种工具帮助管理者对企业进行精细化管理和集中管理， 一旦做到，比之于粗放式的管理，必将极大地节约费用，降低成本，提高经济效益。同时在完成企业内专业 .部管理有序化的前提下，极大地提高了企业对市场的应变能力，从而提高了企业的竞争能力。当然其实施决
23、不是一蹴而就的，需要按照科学的实施方法。扎扎实实地循序渐进地完成。为此，就一般而论，制药企业的焦点问题分析多集中在销售管理环节，要使制药企业的 ERP项目能够取得良好的经济效益，建议先实施销售分销、产成品库存、发货和集中财务管理系统，然后再考虑生产管理系统。因为生产管理系统一般不会成为制药企业经营中的关键约束。34制药企业信息化实施进程在对制药企业的调研中我们了解到，企业目前都没有建成整体信息化的经营管理系统，但又都在各部门使用了一些系统，一般来讲要使已使用的系统通过做数据接口的方式形成整体的信息共享几乎是不可能的。 为此，我们建议企业从信息化的最基础工作做起，扎扎实实地按以下步骤完成整体信息
24、化经营管理系统的建设。第一步完成信息化建设的基础工作A、完成企业数据标准化工作建立企业经营管理平台数据标准化工作是企业进行信息化建设的最基础的工作，其内容就是将企业的所有管理对象进行统一的编码和命名，包括产品编码、原料编码、辅料专业 .和包装材料编码、客户编码、供应商编码、仓库和库位编码、部门和人员编码、设备和备件编码等等。这些工作是信息化系统整体化和数据共享的基本保证， 也是建立企业经营管理平台的最重要的工作。B、进行管理工作专业化分工提高管理效率专业化分工的主题就是物流和商流的分离，如下图所示：商_商流商流l流jI 供应销 售客户采购物流5 8生产物流服务中心物流专业 .社会的每一次进步都
25、是社会化分工的结果，同理，要促成管理进步，必然要进行管理的分工。对于企业来讲首先是物流和商流的分工，即生产、库存、运输属于物流，而采购和销售则属于商流。分工的结果是采购和销售不再需要关心货物的进出和检验，而只要把精力放在客户和供应商，而物流系统则要做到照单作业，从而达到提高效率的目的。除此之外，在物流和商流的管理中，还存在进一步分工的问题，如商流中的合同管理、开单管理、市场管理、客户管理、供应商管理等等。物流中的生产作业管理、拣货管理、配送管理等等。都还需要进一步的专业化分工。这种专业化分工的结果，将极大地简化信息化建设的实施过程，提高信息化实施的整体成功率。C、建立价值评价指标体系洞察企业经
26、营企业价值评价指标体系如下图所示：专业 .集团管理财务分析财务专家分析系统管理会计项目管理责任中心成本管理全面预算集团预算结算中心报表资金管理报账中心集团财务集团报表应收应付网上银行固定资产存货核算工资财务会计总账+现金管理企业存在的最重要目的就是要获取利润，企业价值评价指标体系将帮助企业对所有的工作进行价值评价，以便于企业不仅仅追求高效率，而是要在获取效率的同时也要获取效益。这是企业一切工作的衡量标准。因此，应该把建立这个体系做为建立企业信息化的基础工作。这个价值评价指标体系就是企业的财务系统。第二步贯彻规范实现财务业务一体化管理A、以库存管理为核心 贯彻 GMP于整个流程GMP的贯彻执行可
27、分为两个方面，其一为整个物流过程的控制，即从采购对供应商进货到销售对客户发货过程中的控制点设置。显然，这个过程基专业 .本上是围绕库存管理来进行的，所以在进行库存管理实施的过程中要完成对 GMP的贯彻。其二为环境状态的记录管理和 GMP标准文件的管理，这一部分可相对独立的用文件记录管理方式同时完成。B 、实施销售分销和集中采购管理实现财务业务一体化对于由若干子公司构成制药企业集团来讲，集中采购无疑是大有益处的采购管理方式，因此在完成了财务系统和库存管理系统之后可着手集中采购系统的实施，此时，库存、采购和财务构成了基本的财务业务一体化系统。这意味着财务对采购业务和仓库的进出可以实时地反映，随时可
28、以对业务作出价值评价。对全国各地的销售机构，实施销售分销管理，包括销售业务管理、分销资源规划管理、分销渠道管理。实现整体的财务业务一体化管理。真正做到用价值评价指标体系来衡量企业的销售业务工作。完成企业的整体信息化经营管理系统。第三步完成生产管理系统 展望信息化整体扩展专业 .A、实施生产管理系统 实现全面计划与全面预算管理建立产品 BOM，按照 MRP-管理模式提供的逻辑实施从生产计划到采购订单和生产订单的分解，完成生产能力平衡管理。至此，在财务业务一体化的支持下，可对企业进行全面计划管理和全面预算管理。达到全程业务监控的目的。B、探讨 OA、HR、CRM、DSS的实施为电子商务的实行打下基
29、础以上工作已经完成了企业基本的信息化建设，随着网络化高速发展的态势，企业势必将进一步通过建立企业门户，实现企业供应链的延续（至供应商），完成 CRM（对企业客户）、OA和 HR（对企业职工）、DSS（对企业决些都是在基本信息化经营管理系统的基础上可考虑的扩展。 反之，在本的信息化经营管理系统之前，以上应用将是无本之源。策者）。这没有建成基专业 .35总体方案价值体现351符合企业管理改善的渐进性通常制药企业在多年的经营管理过程中，已经形成了一套固有的管理模式，这种模式在多年的实践中肯定是行之有效的，否则企业不可能发展到今天的规模。但社会的进步也是日新月异的。制药企业也将继续发展，而通过信息化改
30、善管理是其必不可少的一步，这一过程一定是一个渐进的过程。我们强调在总体设计的框架下，首先做好整个企业的数据标准化工作，建立起企业的经营管理平台，有了这个基础就能保证在渐进过程中的各项管理职能分步实施，不造成太多的企业内部冲突。352适应企业在管理技术进步过程中的不稳定性企业在改革的过程中，特别是在实施 ERP的过程中，必然会发生一些机构的变动，同时也伴随着一些业务流程的改变。在我们设计的ERP构架中，已经考虑到了这个因素，我们以两种方式来适应企业的这种变化：其一为系统按照管理要素来设计，这些管理要素的组合是可以改变的，因为任何一个管理要素都与基本的数据基础是一致的，因此这些管理要素放在哪一个部
31、门来执行并不会影响到系统结构的改变；其二为在管理要素中的流程是可以由用户来定义的， 通过使用工作流和审批流技术，各种单据走向和审批过程，都可以由用户根据机构改革后的权限，重新分配和定义。专业 .353体现了目标确定，过程可控的稳步实施策略ERP的实施目标，最终是使得企业达到集中管理和各项业务的可控性。如果信息化建设的进程按上述步骤进行，使得我们在 ERP的每一步实施中都能够清楚地知道我们距离目标还有多远，是否偏离了我们的目标，最大限度地减少了失败的风险。354充分体现了 ERP所要求的整体性相对于整体性而言，就是系统的分散性，而分散的系统往往就是目前所说的信息孤岛。以往企业信息系统建设，最终都形成了信息孤岛。即按不同的管理职能设计不同的子系统的结构，且每个子系统之间不能进行交流，最多勉强做成了数据接口，而通过这种接口所进行的交流也只是单向的。这都是因为没有一个统一的企业经营管理平台和一个统一的软件技术平台所造成的，在这种情况下，既便做了很好的总体设计，最终仍然会形成信息孤岛。因为没有共同的应用平台，也就没有完备的数据基础。我们在总体方案中强调经营管理平台和技专业 .术支持平台，就是为了从技术上保证分别实施各个管理职能也不会形成孤岛，从而保持了系统的整体性。3