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1、第七章第七章 采购及应付款核算与采购及应付款核算与管理子系统管理子系统第一节第一节 采购与应付款子系统概述采购与应付款子系统概述 采购与付款子系统构成方式1.两个独立子系统；合成为一个子系统；2.一体化系统中的两个子系统；3.ERP环境下的方式。改革传统物料采购改革传统物料采购 西方制造业：西方制造业：70-8070-80年代年代 物料需求计划物料需求计划MRPP28MRPP28 按按物料需求物料需求确定，而非按存货采确定，而非按存货采购计划购计划 从从ERPERP的的发展的四个阶段看采发展的四个阶段看采购与应付款管理的改进购与应付款管理的改进1.1.MRPMRP阶段阶段-物料需求计划物料需求
2、计划何时采购、采购什么、采购多少何时采购、采购什么、采购多少2.2.闭闭环环MRPMRP阶段阶段 解决解决对对MRPMRP不能对不能对采购计划执行采购计划执行和和生产计划执行生产计划执行进行跟踪的问题。进行跟踪的问题。3.3.MRP-MRP-制造资源计划制造资源计划 MRP：解决闭环MRP没有将财务与业务同步的问题。实现了采购与应付款管理的一体化管理。实现采购与应付款业务信息向会计系统自动转换、实时传递。4.4.ERPERP阶段阶段MRP ERP采采购购的的物物料料逐逐渐渐趋趋于于零零库库存存ERPERP中中采购与应付集成与协同采购与应付集成与协同库存管理销售管理存货核算应收系统采购管理应付系
3、统采购申请总账系统发票发票凭证凭证凭证凭证客户订单客户订单财务子系统财务子系统业务子系统业务子系统入库单入库单生产制造一、采购与应付款系统的主要一、采购与应付款系统的主要目标目标 及时完成订货管理。采购日常业务处理。应付账款的核算与管理：及时还款，降低信用成本。供应商管理。完成采购分析、采购统计。建立各子系统之间的数据传递通道。二、采购与应付款子系统的特二、采购与应付款子系统的特点点与其他子系统联系广泛与其他子系统联系广泛数据存储量大数据存储量大数据变化频繁数据变化频繁 管理要求高管理要求高三、采购与应付款子系统的数三、采购与应付款子系统的数据处理流程据处理流程ERP的扁平化管理与传统采购的区
4、别 ERP：物料需求MRP与MRP 传统采购：计划、审批、监督EDI-电子数据交换是一种在企业（公司）之间传输订单、是一种在企业（公司）之间传输订单、发票等作业文件的电子化手段。发票等作业文件的电子化手段。EDIEDI通过网络将海关、公司、税务、银通过网络将海关、公司、税务、银行等各个行业的信息行等各个行业的信息,用一种国际公认用一种国际公认的标准格式，实现数据交换与处理，的标准格式，实现数据交换与处理，并完成以贸易为中心的全部过程。并完成以贸易为中心的全部过程。电子数据交换电子数据交换(EDI)(EDI)在世界各地的发展在世界各地的发展与应用普遍成熟。与应用普遍成熟。(一一)手工采购与应付系
5、统业务流程手工采购与应付系统业务流程p219p219图图7-17-1方法：主要依靠单据传递与审核(二)计算机采购与应付子系统处理流程 P220图7-2、7-3请购到货计算机采购与应付子系统处理流程处理请购单。处理请购单。编制采购订单。编制采购订单。入库处理。入库处理。发票处理。发票处理。采购结算。采购结算。付款处理。付款处理。账表输出。账表输出。(三)计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别 1 1计算机条件下实现数据的高度共享和及时计算机条件下实现数据的高度共享和及时传递传递 2 2计算机条件下保证数据一致性和工作高效计算机条件下保证数据一致性和工作高效性。性。3 3计算机条件下加强了统计分
6、析能力。计算机条件下加强了统计分析能力。采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款账龄分析表等等。账龄分析表等等。账龄分析表等等。账龄分析表等等。(三)计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别 4 4计算机条件下使得无纸采购、付款业务计算机条件下使得无纸采购、付款业务成为可能。成为可能。随
7、着 INTERNET和EDI 的广泛使用，无纸采购系统成为可能；无纸付款系统成为可能。四、采购及应付账款子系统的任务1 1对采购订单进行财务审核对采购订单进行财务审核2 2处理采购发票，完成采购成本的核算处理采购发票，完成采购成本的核算3 3产生付款结算凭单，完成付款业务产生付款结算凭单，完成付款业务4 4对在途材料进行分析，对那些已付款而对在途材料进行分析，对那些已付款而久未到货的供应商发出催货函进行查询久未到货的供应商发出催货函进行查询5 5对应付账款账龄进行分析对应付账款账龄进行分析6 6对订单执行情况进行分析对订单执行情况进行分析会计准则-在途物资核算1401 “1401 “材料采购材
8、料采购”科目：采用计划成本科目：采用计划成本的企业采用。的企业采用。(会计制度会计制度-物资采购）物资采购）1402“1402“在途物资在途物资”科目：采用实际成本科目：采用实际成本的企业采用。的企业采用。未入库：借记未入库：借记“在途物资在途物资”，贷记，贷记“应应付账款付账款”、“银行存款银行存款”科目科目 验收入库：借记验收入库：借记“原材料原材料”，贷记，贷记“在在途物资途物资”第二节第二节 采购与应付账款子系统采购与应付账款子系统功能结构功能结构 p223p223图图7-37-3采购与应付采购初始设置采购申请管理采购结算应付款管理采购订单管理采购收货入库账表输出采购退货处理第三节 采
9、购与应付账款子系统数据结构设计一、采购与应付账款子系统数据编码 材料的代码设计 通常采用群码方案 大类 中类 小类 规格供应商代码设计 通常也是采用群码方式。大区号 省号 市县号 供应商序号 二、采购与应付账款子系统数据库文件设计 本系统中主要的数据文件有：请购本系统中主要的数据文件有：请购单文件、供应商档案文件、材料市价文单文件、供应商档案文件、材料市价文件、采购订单文件、发票文件、付款结件、采购订单文件、发票文件、付款结算凭单文件、采购执行文件。算凭单文件、采购执行文件。供应商档案录入界面供应商档案录入界面第四节第四节 采购与应付账款子系采购与应付账款子系统初始设置统初始设置-p230-p
10、230图图7-487-48一、供应商档案设置一、供应商档案设置二、采购类型设置二、采购类型设置三、结算方式设置三、结算方式设置四、付款条件设置四、付款条件设置五、期初余额设置五、期初余额设置第五节 采购与入库管理一、采购价格管理提供采购价格管理屏幕 增加供应商采购价格信息手工输入手工输入网上获取网上获取二、处理请购单二、处理请购单处理请购单模块的功能包括：处理请购单模块的功能包括：录入请购单录入请购单自动获取请购单自动获取请购单审核请购单审核请购单三、选择供应商 在没有评价体系之前，供应商的选择常常在没有评价体系之前，供应商的选择常常受到人的主观意识影响，选择供应商通常受到人的主观意识影响，选
11、择供应商通常要求具有较高的专业知识和实践经验。要求具有较高的专业知识和实践经验。当然，选择供应商，并不能以价格作为唯当然，选择供应商，并不能以价格作为唯一的选择依据，因此，很多企业采用了先一的选择依据，因此，很多企业采用了先进的供应商模型，通过系统的自动排名，进的供应商模型，通过系统的自动排名，为企业提供合理的供应商选择依据。为企业提供合理的供应商选择依据。选择供应商的基本原理自动生成供应商排名自动生成供应商排名供应商评价指标体系设置供应商评价指标体系设置四、采购订单管理 五、采购入库处理(一一)采购入库的类型采购入库的类型采购入库单是根据采购到货签收的实收数量采购入库单是根据采购到货签收的实
12、收数量填制的单据。填制的单据。按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；(二二)采购入库单录入方式采购入库单录入方式 直接录入或根据订单生成直接录入或根据订单生成第六节第六节 采购发票、采购结算与应采购发票、采购结算与应付款处理付款处理 一、采购发票编制 录入电子发票并存储到数据库中二、采购结算二、采购结算 采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。由财务人员确认采购成
13、本。计算机方式采购结算计算机方式采购结算电子结算电子结算电子结算电子结算+发票送达发票送达发票送达发票送达三、应付款处理三、应付款处理(一一)准备付款通知书准备付款通知书(二二)付款付款1 1自动付款。有些先进的应付处理模块根据自动付款。有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件，通过网银转账，并付款准备通知书文件，通过网银转账，并生成付款凭证。生成付款凭证。2 2一般付款。出纳接到准备付款通知书，手一般付款。出纳接到准备付款通知书，手工签发支票，编制付款凭证。工签发支票，编制付款凭证。四、采购、付款业务和财务的一体化策略1.定义凭证模板2.自动转账第七节 账表输出和统计分析 采购明细表采购
14、明细表联查联查结算明细表结算明细表应付账款统计分析应付账款统计分析 采购账簿（全部采购业务）采购账簿（全部采购业务）本章实践与思考 做采购实验做采购实验 账套备份后不能引入问题解决账套备份后不能引入问题解决 用光盘的用光盘的800800账套账套采购与应付业务 掌握流程掌握流程 熟练业务熟练业务小型小型ERPERP结构举例结构举例库存管理库存管理销售管理销售管理决策支持决策支持财务分析财务分析报表报表存货核算存货核算资金管理资金管理固定资产固定资产工资管理工资管理成本管理成本管理应收系统应收系统采购管理采购管理应付系统应付系统采购申请采购申请总账系统总账系统发票发票凭证凭证发票发票凭证凭证客户订单客户订单出库单出库单折旧费折旧费财务子系统财务子系统购销存子系统购销存子系统决策支持决策支持子系统子系统入库单入库单生产制造生产制造会计信息系统公共邮箱密码：密码：jnsjkjxt jnsjkjxt