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1、1办公软件运用-Excel日期：2009年01月2课程大纲Excel菜单功能的介绍菜单功能的介绍键盘快捷方式键盘快捷方式单元格的调整及属性设置单元格的调整及属性设置查找、替换查找、替换文档的窗口操作文档的窗口操作图表类型应用图表类型应用公式的应用公式的应用表格的排序、冻结、拆分、筛选表格的排序、冻结、拆分、筛选数据透视及匹配数据透视及匹配下拉列表功能下拉列表功能有效性、保护有效性、保护3Excel常用操作技巧1 1、序列、序列“001”001”的输入的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。2 2、日期的输入、日期
2、的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期Ctrl+;（分号）输入时间Ctrl+Shift+:（冒号）（若要输入分数，则应先输入0加空格）3 3、填充条纹、填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*或“等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式菜单，选中“单元格命令，在弹出的“单元格格式菜单中，选择“对齐选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充，单击“确定按钮（如图1）。44、多张工作表中输入相同的内容多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一
3、张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。5、不连续单元格填充同一数据不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。
4、6、序列的填充、序列的填充1）、选中第一个单元格，“开始”选项卡中的“填充”按钮，选择“系列”在打开的对话框中设置相应的参数（终止值和步长值）2）、选中第一个单元格，在名称框中输入要填充的区域（如B2：B112）回车，然后CTRL+D重复第一个单元格的内容5Excel中的选择性粘贴作用：一般情况下可以把带公式的结果转换成数值（或带格式的数值）方法：复制后，右击选择“选择性粘贴”6工作表的操作每次建一个新的工作簿时，系统默认会出现3张工作表，并分别命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，但是这种命名方式并不能反映工作表的实际内容，如果要对工作表进行重新命名，则只需将鼠标移至需要重新命名的
5、工作表标签处，双击标签，然后输入新的名称，按Enter键或单击单元格即可。说明：改变EXCEL默认工作表的数目是在“开始”按钮中的“excel”选项中设置（excel中所有的参数设置均在此对话框中）7改变行高与列宽拖动法：可以同时选择多个行或列然后拖动到所需要的高度或宽度数值法：1）同时选择多个行或者列，然后拖动2）右击选择行高（或列宽）输入所需要的具体值即可。8文档的窗口操作排列多个工作表排列多个工作表Excel不但允许用户在同一个工作簿中打开多个工作表，而且还允许用户同时打开多个工作簿，如果需要对同一个工作簿中多个工作表进行编辑和比较数据，则可以通过打开此工作簿的第2个（或者第3个）窗口来
6、实现。（如下图为垂直并排9Excel分页打印（浏览）经常在Excel中制作表格时，我们不可能仅仅只作一个表格，有时可能会在一个工作簿中制作多个表格。但我们又希望将所有的表格分别打印到每一张纸上面，每张纸上面只打印一个表格，那么，我们应该如何实现呢？有许多朋友都是重建新工作簿，再将表格一个一个的剪切到新工作簿中，每个工作簿里面放一个表格，最后再一个个的打印出来。虽说这种方法可以实现，但是操作比较繁琐。其实有更好更简单的方法，利用Excel中的分页功能，在一个工作簿中打印出多个表格，每张纸上面打印一个表格。Excel中如何设置手动分页打印（“页面布局”中的插入分隔符可以手动分页）进入“视图”选项卡
7、，单击“工作簿视图”选项组中的“分页预览”；参考实例10将工作表分页打印表头若工作表有较多的页数，而打印时需要每页的上方都要出现表头，则应设置如下：点击“页面布局”下的“打印标题”，然后点击“顶端标题行”右侧的按钮，选择要重复的表头标题即可请参考表11键盘快捷方式打印：Ctrl+P复制：Ctrl+C粘贴：Ctrl+V撤消：Ctrl+Z全选：Ctrl+A保存：Ctrl+S查找：Ctrl+F替换：Ctrl+H向右填充：Ctrl+R向下填充：Ctrl+D窗口切换：Alt+Tab关闭当前窗口：Alt+F4移动到当前数据区域的边缘Ctrl+箭头键选定活动单元格周围的当前区域Ctrl+Shift+*将选定
8、区域扩展到与活动单元格在同一列或行的最后一个非空单元格Ctrl+Shift+箭头键将选定区域扩展到行首Shift+Home在单元格中换行Alt+Enter12查找、替换查找：Ctrl+F替换：Ctrl+H13单元格的调整及单元格格式设置14单元格格式设置Ctrl+1调出对话框，Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据
9、使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。使用颜色要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：黑色、红色、白色、蓝色、绿色、青色和洋红。Excel也识别按颜色X指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(与条件格式的区分）参考表15绝对引用和相对引用绝对引用和相对引用1单元格的绝对引用单元格的绝对引用不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置
10、都是其工作表的确切位置。在街道地址比喻中就像一个特定的住址，置都是其工作表的确切位置。在街道地址比喻中就像一个特定的住址，如如“人民路人民路32号号”。单元格的绝对引用通过在行号和列标前加一个。单元格的绝对引用通过在行号和列标前加一个美元符号美元符号“$”来表示，如来表示，如$A$1、$B$2，以此类推。，以此类推。2单元格相对引用单元格相对引用相对引用是像相对引用是像A1这样的单元格引用，该引用指引这样的单元格引用，该引用指引Excel从公式单元从公式单元格出发如何找到引用的单元格。在街道比喻中类似于指路，即告之从格出发如何找到引用的单元格。在街道比喻中类似于指路，即告之从出发地如何走到目的
11、地，如出发地如何走到目的地，如“往前走三个路口。往前走三个路口。”3单元格的混合引用单元格的混合引用混合引用是指包含一个绝对引用坐标和一个相对引用坐标的单元混合引用是指包含一个绝对引用坐标和一个相对引用坐标的单元格引用，或者绝对引用行相对引用列如格引用，或者绝对引用行相对引用列如B$5，或者绝对引用列相对引，或者绝对引用列相对引用行如用行如$B5。16拖动填充柄时单元格引用的变化自动填充公式时自动填充公式时通过拖曳填充柄的方式，可以将公式自动填充到相邻的单元格中。其自动通过拖曳填充柄的方式，可以将公式自动填充到相邻的单元格中。其自动填充效果同复制粘贴公式时的结果完全相同。因此，如果在相邻单元格
12、中填填充效果同复制粘贴公式时的结果完全相同。因此，如果在相邻单元格中填充公式时，最好采用自动填充的方式，即快捷又方便。充公式时，最好采用自动填充的方式，即快捷又方便。1.使用单元格的相对引用时，例如单元格使用单元格的相对引用时，例如单元格C6中包含公式中包含公式“=B6+C5”，那么，那么当向下拖曳该单元格的自动填充钮时，在当向下拖曳该单元格的自动填充钮时，在C7单元格中将显示公式单元格中将显示公式“=B7+C6”，在，在C8单元格中将显示公式单元格中将显示公式“=B8+C7”，依次类推。，依次类推。2.使用单元格的绝对引用时，例如单元格使用单元格的绝对引用时，例如单元格C6中包含公式中包含公
13、式“=$B$6+$C$5”，那么当向下拖曳该单元格的自动填充钮时，在那么当向下拖曳该单元格的自动填充钮时，在C7、C8、C9等单元格中等单元格中都将显示公式都将显示公式“=$B$6+$C$5”。3.当公式中同时使用绝对引用和相对引用时，例如单元格当公式中同时使用绝对引用和相对引用时，例如单元格C6中包含公式中包含公式“=$B$6+C5”，那么当向下拖曳该单元格的自动填充钮时，在，那么当向下拖曳该单元格的自动填充钮时，在C7单元格中单元格中将显示公式将显示公式“=$B$6+C6”，在，在C8单元格中将显示公式单元格中将显示公式“=$B$6+C7”，依次，依次类推。类推。17复杂引用复杂引用1引用
14、同一工作簿中的其它工作表引用同一工作簿中的其它工作表引用同一工作簿中的其它工作表时格式如下：被引用的工作表！被引用的单引用同一工作簿中的其它工作表时格式如下：被引用的工作表！被引用的单元格。例如，我们欲引用元格。例如，我们欲引用Sheet8工作表中的工作表中的F18单元格，表达式为单元格，表达式为“Sheet8!F18”。在输入单元格引用地址时，除了可以使用键盘键入外，还可以使用鼠标直接在输入单元格引用地址时，除了可以使用键盘键入外，还可以使用鼠标直接进行操作。操作步骤如下：进行操作。操作步骤如下：（1）打开目的工作表并选取目的单元格。）打开目的工作表并选取目的单元格。（2）键入）键入“=”。
15、（3）单击）单击Sheet8工作表标签。工作表标签。（4）单击）单击F18单元格。单元格。（5）按回车键完成键入，此时编辑栏中将显示）按回车键完成键入，此时编辑栏中将显示“=Sheet8!F18”。一般来讲，使用鼠标选取引用方式时，一般来讲，使用鼠标选取引用方式时，Excel均默认为是单元格的相对引用。均默认为是单元格的相对引用。182引用其它工作簿中的工作表引用其它工作簿中的工作表引用同一工作簿中的其它工作表时格式如下：引用同一工作簿中的其它工作表时格式如下：被引用的工作簿名称被引用的工作簿名称被引用的工作表！被引被引用的工作表！被引用的单元格。例如，欲在用的单元格。例如，欲在Book1工作
16、簿工作簿Sheet3工作表的工作表的E8单元格中引用单元格中引用Book2工作簿工作簿Sheet2工作表中的工作表中的F9单元格，表达式为单元格，表达式为“Book1Sheet3!$F$9”。使用鼠标直接进行操作。操作步骤如下：使用鼠标直接进行操作。操作步骤如下：（1）同时打开目的工作簿和源工作簿。）同时打开目的工作簿和源工作簿。（2）在）在“窗口窗口”菜单中选中菜单中选中“重排窗口重排窗口”命令，在弹出的命令，在弹出的“重排窗口重排窗口”对话框中，选中对话框中，选中“水平平铺水平平铺”或或“垂直平铺垂直平铺”选项按钮，然后单击选项按钮，然后单击“确定确定”按钮，使两个窗口同时可见。按钮，使两
17、个窗口同时可见。（3）单击）单击Book1工作簿中的工作簿中的Sheet3工作表标签，单击工作表标签，单击E8单元格。单元格。（4）单击）单击Book2工作簿中的任一点激活该工作簿，单击工作簿中的任一点激活该工作簿，单击Sheet2工作表标签，单击工作表标签，单击F9单元单元格。格。（5）按回车键，此时编辑栏中显示为）按回车键，此时编辑栏中显示为“Book1Sheet3!$F$9”。一般来讲，使用鼠标选取引用方式时，一般来讲，使用鼠标选取引用方式时，Excel均默认为是单元格的绝对引用均默认为是单元格的绝对引用复杂引用19单元格区域的命名为单元格或单元格区域命名为单元格或单元格区域命名（1）选
18、定需要命名的单元格、单元格区）选定需要命名的单元格、单元格区域或非相邻选定区域。域或非相邻选定区域。（2）单击编辑栏左端的名称框。）单击编辑栏左端的名称框。（3）为单元格键入名称。）为单元格键入名称。（4）按回车键。）按回车键。（5）定义完后可方便的实现定位及公式）定义完后可方便的实现定位及公式中的引用中的引用20常用的引用方式位于列位于列B B和行和行5 5的单元格：的单元格：B5B5列列E E中行中行1515到行到行3030的单元格区域的单元格区域 E15:E30E15:E30行行1515中列中列B B到列到列E E的单元格区域的单元格区域 B15:E15 B15:E15 行行5 5中的所
19、有单元格中的所有单元格 5:55:5从行从行5 5到行到行1010的所有单元格的所有单元格 5:105:10列列H H中的所有单元格中的所有单元格 H:HH:H从列从列H H到列到列J J中的所有单元格中的所有单元格 H:JH:J21表格的排序、冻结、拆分、筛选表格的排序：首先选中需排序的单元格，执行“数据/排序”命令，弹出“排序”对话框，按照“主/次/第三关键字”进行排序。22表格的排序、冻结、拆分、筛选表格的冻结：为了方便对表格的浏览、编辑，经常会用到窗格的冻结，首先选中冻结位置，再执行“窗口/冻结空格”命令即可。23表格的排序、冻结、拆分、筛选表格的拆分：执行“窗口/拆分“，24表格的排
20、序、冻结、拆分、筛选数据的筛选：执行“数据/筛选/自动筛选”命令。25数据的分类汇总1、作用：将数据按指定的关键字段进行汇总。2、方法：1）先将数据进行排序，（注意要按汇总的字段进行排序）2）使用数据先项卡中的“分类汇总”3）按级别分级显示要查看的数据请参照表26数据的有效性数据的有效性：数据的有效性：为了避免数据输入错误，Excel提供了一种防止输入错误的功能，这就是数据的有效性设置。首先选中要设置的行/列/单元格，然后执行“数据/有效性”命令，则出现“数据有效性”对话框。设置有效性备件即可。注：若要输入序列则应用英文状态下的逗号隔开27保护工作表保护工作表：保护工作表：为了能够避免自己或别
21、人不慎将工作表中的内容删除或修改，可以对工作表加以保护。在工作表中选中整个工作表区域，并右击区域内任意位置，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”项，弹出“单元格格式”对话框，单击“保护”标签，切换至“保护”选项卡，选中“锁定”复选框，如下图所示，然后单击确定。28保护工作表执行“工具/保护/允许用户编辑区域”命令，弹出如下图所示的“允许用户编辑区域”对话框。29数据透视及匹配数据透视数据透视建立数据透视图的具体步骤如下：步骤1单击数据区域，执行“数据/数据透视表和数据透视图”命令步骤2在弹出的“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框中的“请指定待分析数据的数据源类型”及所需创建的报
22、表类型。30数据透视及匹配步骤3单击“下一步”按钮，切换至“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，选择“选定区域”步骤4单击“下一步”按钮，切换至“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3对话框31数据透视及匹配步骤5步骤4单击完成后，出现下图，将“人员编号”分别拖至“1”、“2”处，透视结束。1232数据透视及匹配数据的匹配：举例说明，为指定人员匹配工数据的匹配：举例说明，为指定人员匹配工号。号。步骤1如图1，在“1”处插入函数“VLOOKUP”，单击“确定”。步骤2出现图2对话框。在“2”处选择数据，单击“确定”。1图1图2233数据透视及匹配步骤3双击单元格右下角，人员工号匹配结
23、束。参考成绩表34图表类型应用步骤1首先选中需要建立图表的数据内容，执行“插入/图表”命令，如图3，或直接按工具栏中的“图表向导”，之后会出现“图表向导-4步骤1-图表类型”对话框，如图4.图3图435图表类型应用步骤2“图表向导-4步骤1-图表类型”单击“下一步”则出现“图表向导-4步骤-2-图表数据源”对话框，如图5,选择“数据区域”及“系列产生在”，单击“下一步”，产生对话框“图表向导-4步骤3图表选项”，如图6，输入“图表标题、分类（X）轴、分类（Y）轴”,单击“下一步”图5图636图表类型应用步骤3对话框“图表向导-4步骤3图表选项”单击“下一步”，出现对话框“图表向导-4步骤之4-
24、图表位置”，选定位置，单击“完成”37超链接的使用作用：只须单击鼠标，即可跳转到当前工作表的某个位置或者其他工作表（甚至可以是Internet/Intranet上的某个Web页面），给日常操作和查阅带来方便。方法：选择对象，右击选择“超链接”（CTRL+K）在打开的对话框中选择所需要的链接形式3811自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解1函数统计规则：函数统计规则：SUM返回某一单元格区域中所有数字之和SUM(number1,number2,.)IF判断某一条件是否满足，如满足返回一个值，如不满足返回另一个值IF(logical_test,value_if_true,val
25、ue_if_false)VLOOKUP在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)39例：求南京公司加班超过例：求南京公司加班超过5天的人员工资，这里是三个条件，在天的人员工资，这里是三个条件，在店面评估、人员选拔、费用分析等各方面有重要的应用。店面评估、人员选拔、费用分析等各方面有重要的应用。222自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解140222自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解1例：求南京、北京
26、公司加班超过例：求南京、北京公司加班超过5天的人员工资，这里是两个条天的人员工资，这里是两个条件，在店面评估、人员选拔、费用分析等各方面有重要的应用。件，在店面评估、人员选拔、费用分析等各方面有重要的应用。41222自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解1例：求除南京公司加班超过例：求除南京公司加班超过5天的人员工资，这里是两个条件，天的人员工资，这里是两个条件，在店面评估、人员选拔、费用分析等各方面有重要的应用。在店面评估、人员选拔、费用分析等各方面有重要的应用。4233自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解自动化公式详解1函数输入流程：函数输入流程：（1）在所计算单元
27、格中输入“”号（2）输入整体函数：sum(),其他函数同（3）分段式输入筛选条件，如：(A2:A6=南京)(A2:A6=南京)+(A2:A6=北京)(IF(A2:A6=南京,0,1)注：A2:A6不是手工输入，而是选择的计算范围 (4)函数计算是同时按下Ctrl+Shift+Enter,形成花括号 后方才为计算结束，否则在公式无误的前题下显示为“0”(5)数组公式限制：逻辑函数AND NOT OR 等不可使用，只能 用*乘法符号表示逻辑”与”，只能用+乘法符号表示逻 辑”或者”，只能用if函数表示逻辑”非”43 111自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项自动化
28、注意事项21、函数组成元素、函数组成元素（1）括号（）要对应显示，不可出现单独的括号，或少括号（2）输入法的半角全角、大小写需注意 如：不可输入成“”*不可输入成（3）如条件是寻找某个文字：南京，在函数中应输入为:南京 如条件是寻找某个单元格或数字：A5(A列第5行)或5 在函数中应输入为：A5或5 无需加符号（4）函数中设施的计算范围需一致（5）需在函数公式打开状态下,同时按下Ctrl+Shift+Enter,当公式头尾出现花括号时才算计算完成 44 4 4 4自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项自动化注意事项22、统计数据来源（明细）、统计数据来源（明细）
29、（1）源数据较大时，应将“菜单栏/工具”的重新计算调整为“手动计算”（2）格式：不得出现空格，不得出现文字差异（使用的输入码不同）如：“黒电”和“黑电”（3）某一字段暂不需/无法统计，如是需量化的单元格，则需 以“0”填充，不可写“无”（4）不可将明细全部删除后，在原有模板的基础上重写贴入 明细再次使用，将会改变计算范围，应重新使用新模板（5）注意统计周期的输入（6）注意EXCEL函数设置中某条件的计算列是否是需要的计算列（7）如需从一个EXCEL表格的数据复制到另一表格中，应点击“菜单栏/编辑”的链接中“断开链接”45111其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他
30、常用函数略析其他常用函数略析31、条件判断、条件判断-IF46111其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析32、搜索表区域首列满足条件的元素、搜索表区域首列满足条件的元素-VLOOKUP47111其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析其他常用函数略析33、返回一个数字在数字列表中的排位、返回一个数字在数字列表中的排位-RANK48222现有条件下如何快速了解函数现有条件下如何快速了解函数现有条件下如何快速了解函数现有条件下如何快速了解函数现有条件下如何快速了解函数现有条件下如何快速了解函数349 几个常用函数的实例几个常用函数的实例几个常用函数的实例几个常用函数的实例几个常用函数的实例几个常用函数的实例3505152535455回顾回回顾顾你会准确、熟练地使用办公软你会准确、熟练地使用办公软件了吗？件了吗？