公文写作知识与公文处理.ppt

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1、公文写作知识与公文处理12一、一、办公公应用文体介用文体介绍二、公文概述二、公文概述三、公文用三、公文用语四、公文写作中常四、公文写作中常见的的问题五、其他需注意事五、其他需注意事项六、常用公文写作六、常用公文写作实务七、公文流七、公文流转目目 录录3（一）公文的定（一）公文的定义：公文，是公公文，是公务管理文管理文书的的简称，属于称，属于应用文。公文有广用文。公文有广义和侠和侠义之分：之分：侠侠义公文：公文：专指国家法指国家法规中特中特别限定的限定的1515种公文种公文（中（中办201214201214号）。号）。广广义公文：指一些常用文公文：指一些常用文书，如：，如：简报，调查报告，工作告

2、，工作计划、划、规划、要点、划、要点、总结，大事，大事记二、公文概述二、公文概述4一、办公应用文体介绍一、办公应用文体介绍(一）一）法定公文法定公文 1决决议议（新增）（新增）9通通报报2决定决定10报报告告3命令（令）命令（令）11请示4公公报报（新增）（新增）12批复批复5公告公告13议议案案6通告通告14函函7意见15会会议纪议纪要要（条例）（条例）.docx.docx8通知5（二）（二）常用文常用文书书（三）（三）经济经济文体文体1 1简报简报1 1市市场调查报场调查报告告2 2调查报调查报告告2 2合同合同3 3工作工作计计划、划、规规划、要点划、要点（四）（四）行政行政办办公往来、

3、礼公往来、礼仪仪交交际际文文电电4 4工作工作总结总结1 1介介绍绍信信5 5大事大事记记2 2证证明信明信（五）（五）会会议议管理文本管理文本3 3请请柬、柬、请贴请贴（开（开业请业请柬，柬，讲讲座座请请柬）柬）1 1会会议议室管理准室管理准则则4 4出席典礼邀出席典礼邀请请函函2 2会会议议通知通知5 5贺贺卡卡3 3开会通知表开会通知表6 6贺电贺电4 4会会议记录议记录7 7贺词贺词5 5会会议议方案方案检查检查表表8 8欢欢迎迎词词和和欢欢送送词词6 6会会议议决定事决定事项实项实施管理表施管理表9 9讣讣告告一、办公应用文体介绍一、办公应用文体介绍6（六）（六）印信文档管理文本印信

4、文档管理文本（七）（七）常用常用书书表表1 1制制发发印信申印信申请请表表1 1申申请书请书2 2用印申用印申请单请单2 2入党（入党（团团）志愿）志愿书书3 3销销毁毁印信申印信申请请表表3 3倡倡仪书仪书4 4公章使用登公章使用登记记簿簿4 4建建议书议书（意（意见书见书）5 5收收发发文登文登记记簿簿（八）（八）新新闻闻文体文体6 6公文公文拟拟稿稿纸纸1 1消息消息7 7信函寄信函寄发发登登记记表表2 2通通讯讯8 8送送发发公文登公文登记记簿簿3 3板板报报、墙报墙报9 9文件上网文件上网审审批批单单（九）（九）日常日常杂杂用用1010文件督文件督办办通知通知单单1 1启示（告白）启

5、示（告白）2 2条据条据3 3名片名片4 4简历简历一、办公应用文体介绍一、办公应用文体介绍1.1.公文是由法定的作者制成和公文是由法定的作者制成和发布的。布的。2.2.公文有法定的公文有法定的权威和效力。威和效力。3.3.公文有特定的公文有特定的规范体式。范体式。4.4.须经过一定的一定的处理程序。理程序。二、公文概述二、公文概述（二）公文的特点78（三）公文的作用：（三）公文的作用：1.1.公文具有公文具有法法规和和准准绳的作用。的作用。2.2.公文具有公文具有领导和和指指导的作用。的作用。3.3.公文具有公文具有教育教育和和宣宣传的作用。的作用。4.4.公文具有公文具有联系系和和知照知照

6、的作用。的作用。5.5.公文具有公文具有依据依据和和证明明的作用。的作用。二、公文概述二、公文概述1.1.按公文的来源分按公文的来源分类:收文：由外机关收文：由外机关发送到本机关来的公文。送到本机关来的公文。发文：由本机关制成文：由本机关制成发送到外机关和本机关的公文。送到外机关和本机关的公文。二、公文概述二、公文概述（四）公文的分类：92.2.按行文的关系分按行文的关系分类:o上行文：下上行文：下级被被领导机关向它所属的上机关向它所属的上级领导机关机关发送的公文。送的公文。o平行文：同平行文：同级机关或者不相隶属的机关之机关或者不相隶属的机关之间来往的公文。来往的公文。o下行文：下行文：领导

7、机关向它所属的下机关向它所属的下级机关机关发送的公文。送的公文。o泛行文：向公众宣布泛行文：向公众宣布应周知和遵守事周知和遵守事项的公文。的公文。二、公文概述二、公文概述（四）公文的分类：103.3.按公文的按公文的阅读范范围和机密程度分和机密程度分类:o公布的文件：向国内外和全社会公开公布的文件：向国内外和全社会公开发布的公文。布的公文。o保密文件：内容涉及党和国家机密的公文，需要在一定保密文件：内容涉及党和国家机密的公文，需要在一定时期内限定其期内限定其阅读范范围。分。分“秘密秘密”、“机密机密”、“绝密密”三三级。o内部文件：不涉及重要机密，但只在机关和内部文件：不涉及重要机密，但只在机

8、关和组织内部内部阅读与使用，不与使用，不对外公布的公文。外公布的公文。二、公文概述二、公文概述（四）公文的分类：114.4.按公文的使用范按公文的使用范围分分类:o专用文种：在一定的工作部用文种：在一定的工作部门或在一定或在一定业务范范围的工作活的工作活动中，中，根据特殊需要根据特殊需要专门使用的文种。如外交文件、公使用的文种。如外交文件、公检法文件等。法文件等。o通用文种：通用文种：在党、政、在党、政、军机关和企机关和企业、事、事业单位、人民位、人民团体等体等组织中，普遍使用的文种。中，普遍使用的文种。如决定、决如决定、决议、请示、示、报告、通知、通告、通知、通报、批、批复、复、纪要、函等。

9、要、函等。二、公文概述二、公文概述（四）公文的分类：1213（五）（五）为什么要正确使用文种：什么要正确使用文种：公文作公文作为传达和达和贯彻上上级的方的方针政策、布置落政策、布置落实本机关工作，本机关工作，联系和系和处理各理各级机关公机关公务的工具，体的工具，体现着着组织的意志，表达着的意志，表达着组织的主的主张，显现着着组织活活动的行的行为目的。不同的文种反映着公文不同的内容目的。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。与作用。各机关在各机关在拟制公文制公文时，必，必须从从实际需要出需要出发，根据本机关的，根据本机关的职权范范围、所、所处地位与地位与发文目的，正确使用文种。文目的，正确使用文

10、种。二、公文概述二、公文概述14（六）撰制公文的原（六）撰制公文的原则要求：要求：公文是党政机关的重要管理工具，撰制公文公文是党政机关的重要管理工具，撰制公文时必必须严格遵守有格遵守有关关规定和要求，任何疏漏都有可能耽定和要求，任何疏漏都有可能耽误公公务的的执行或行或错误地地执行公行公务。（1 1）内容要求）内容要求：严守法守法规、真、真实准确。准确。（2 2）格式要求）格式要求：选择恰当文种恰当文种、遵守具体格式、遵守具体格式二、公文概述二、公文概述15（七）公文的基本行文（七）公文的基本行文规则：1.1.行文机关行文机关应明确明确发文文权限，在自己的限，在自己的职权范范围内内制制发公文。公

11、文。2.2.下下级机关机关应向自己的向自己的直接上直接上级机关机关负责，不可随意越，不可随意越级向上行向上行文。文。3.3.受双重或多重受双重或多重领导的机关上的机关上报公文，公文，应根据内容根据内容写明主送机关写明主送机关和抄送机关，和抄送机关，由主送机关答复由主送机关答复请示示的的问题。4.4.贯彻党政分开党政分开原原则，实行党政分行党政分别行文行文（案文）（案文）。二、公文概述二、公文概述（七）公文的基本行文（七）公文的基本行文规则：5.5.若待若待办事事项涉及多个机关的涉及多个机关的职权范范围，或多个机关遇有相同，或多个机关遇有相同问题需需请示和示和报告告时，各机关可，各机关可联合行文

12、合行文。在企。在企业里使用不多，基里使用不多，基本上本上仅党政党政联合合发文。文。6.6.本着精本着精简高效的原高效的原则，严格控制格控制发文的数量、投送范文的数量、投送范围。二、公文概述二、公文概述16（八）公文的一般（八）公文的一般结构构1 1眉首眉首 （1 1）秘密等）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文和保密期限：涉及国家秘密的公文应当当标明密明密级和保密和保密期限。期限。（2 2）紧急程度：急程度：紧急公文急公文应当根据当根据紧急程度分急程度分别标明明“特急特急”、“急件急件”。其中。其中电报应当分当分别标明明“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。（3 3）发文机

13、关文机关标识：由：由发文机关全称或文机关全称或规范化范化简称后面加称后面加“文件文件”组成。成。二、公文概述二、公文概述17（八）公文的一般（八）公文的一般结构构1 1眉首眉首 （4 4）发文字号：文字号：发文字号文字号应当包括机关代字、年份、序号。当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只合行文，只标明主明主办机机关关发文字号。下行文居中排布，上行文居左排布。文字号。下行文居中排布，上行文居左排布。（5 5）上行文）上行文应当注明当注明签发人、会人、会签人姓名。其中，人姓名。其中，“请示示”应当在附注当在附注处注明注明联系人系人的姓名和的姓名和电话。二、公文概述二、公文概述18（八）公文的一般

14、（八）公文的一般结构构2 2主体主体（1 1）公文）公文标题：公文：公文标题是文件中心思想的高度提是文件中心思想的高度提炼，应当准确当准确简要地概括公文的主要内容，尽量使要地概括公文的主要内容，尽量使阅文人在文人在阅读文件文件标题时，得，得到尽可能多的与正文有关的信息。到尽可能多的与正文有关的信息。公文公文标题一般一般应由由发文机关名称、主要内容和公文种文机关名称、主要内容和公文种类三部分三部分组成。成。公文公文标题中除法中除法规、规章名称加章名称加书名号外，一般不用名号外，一般不用标点符号点符号。（2 2）主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，）主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当

15、使用全称或者当使用全称或者规范化范化简称、称、统称。称。二、公文概述二、公文概述19（3 3）正文：公文首）正文：公文首页必必须显示正文。必要示正文。必要时将主送机关名称移至版将主送机关名称移至版记中抄送机关之上。中抄送机关之上。（4 4）附件：公文如有附件，）附件：公文如有附件，应当注明附件当注明附件顺序和名称。（如序和名称。（如“附件：附件：1 1”）并在附件左上角第）并在附件左上角第1 1行行顶格格标识“附件附件”，有序号，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后序号；附件的序号和名称前后标识应一致。一致。（八）公文的一般结构2 2主体主体二、公文概述二、公文概述20（5 5）成文）成文时

16、间：以：以领导人人签发的的时间为准。准。联合行文一般由主合行文一般由主办机关首先机关首先签署意署意见，协办单位依次会位依次会签，一般不使用复印件会，一般不使用复印件会签。成文成文时间以最后以最后签发机关机关领导人的人的签发日期日期为准。准。电报，以，以发出出日期日期为准。准。（八）公文的一般结构2 2主体主体二、公文概述二、公文概述21（6 6）公文生效）公文生效标识：公文除：公文除“会会议纪要要”和以和以电报形式形式发出的以外，出的以外，应当加盖印章。行政机关当加盖印章。行政机关联合向上行文，合向上行文，为简化手化手续和提高效率，由和提高效率，由主主办单位加盖印章即可；位加盖印章即可；联合下

17、合下发的公文，的公文，发文机关都文机关都应当加盖印章。当加盖印章。（7 7）附注：公文如有附注（需要）附注：公文如有附注（需要说明的其他事明的其他事项，如，如“请示示”应当在当在附注附注处注明注明联系人的姓名和系人的姓名和电话），），应当加括号当加括号标注。注。（八）公文的一般结构2 2主体主体二、公文概述二、公文概述22（1 1）主）主题词：公文：公文应当当标注主注主题词。上行文按照上。上行文按照上级机关的要求机关的要求标注主注主题词。（2 2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知行或知晓公文的其公文的其他机关，他机关，应当使用全称或者当使用全称

18、或者规范化范化简称、称、统称。称。（3 3）印）印发机关及日期。机关及日期。（八）公文的一般结构3.3.版版记二、公文概述二、公文概述2324版记25公文公文标题：使用使用规范范公文版公文版头（红头）的公文，的公文，标题中可省略中可省略发文文机关名称机关名称。重要指重要指导性文件（命令、指性文件（命令、指示、决定），不省略示、决定），不省略发文机关文机关名称名称。二、公文概述二、公文概述26联合合发文，而文，而“红头”只只标注主注主办单位名称的，不省略位名称的，不省略发文机关名称，若文机关名称，若联合行文合行文单位太多位太多时，可在主，可在主办单位位名称之后加名称之后加“等等”；公文公文标题可

19、分一行或多可分一行或多行居中排布；回行行居中排布；回行时，要做到，要做到词意完整，排列意完整，排列对称，称，间距恰距恰当。当。二、公文概述二、公文概述27（一）公文用（一）公文用语具有具有狭隘性和特殊性狭隘性和特殊性1.1.庄庄严平平实。2.2.严禁歧禁歧义。3.3.正确正确对待当前社会待当前社会上的流行用上的流行用语和网和网络语言。言。4.4.除函外，不口除函外，不口语化。化。（二）公文（二）公文拟制六忌制六忌一忌一忌空空话连篇，脱离篇，脱离实际二忌弄二忌弄虚虚作作假假，违背背实际三忌三忌主主观臆断，不切臆断，不切实际四忌定四忌定调划框划框，捏合，捏合实际五忌五忌偏偏听偏信，扭曲听偏信，扭曲

20、实际六六 忌忌唯唯书唯上，不重唯上，不重实际三、公文用语三、公文用语28（一）生造文种（一）生造文种（二）混用文种（二）混用文种（三）行文（三）行文规则乱乱（四）公文（四）公文规矩格式乱矩格式乱（五）（五）语法法逻辑错误四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题（一）生造文种（一）生造文种【案文1】关于退休人关于退休人员一次性一次性缴纳医医疗费的具体操作的具体操作规定定【案文2】关于使用社会保障卡有关关于使用社会保障卡有关问题的的说明明【案文案文3 3】关于建关于建设区域性区域性综合合实物培物培训教室的建教室的建设用地和建用地和建设资金的申金的申请.docx.docx四、公文写作中常见的

21、问题四、公文写作中常见的问题29【解析】案文案文1 1中的中的“操作操作规定定”和案文和案文2 2中的中的“说明明”，均不是国家法定，均不是国家法定文种，因此不能作文种，因此不能作为公文文种使用。公文文种使用。【修改成】1.1.关于印关于印发退休人退休人员一次性一次性缴纳医医疗费的具体操作的具体操作规定的定的通知通知 2.2.关于印关于印发使用社会保障卡有关使用社会保障卡有关问题的的说明的明的通知通知 四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题必必须从从法定文种法定文种中中寻找一个合适的文种当找一个合适的文种当载体，体，载着着各种各种应用文体用文体行文。行文。3031（二）（二）混用文种

22、混用文种1 1“请请示示”与与请批性的批性的“函函”要分开要分开2.“2.“请示示”与与“报告告”要要严格分开格分开四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题321 1“请请示示”与与（请批）批）“函函”要分开要分开文种文种意愿意愿行文方向行文方向请求对象请求对象请示请示请求批准请求批准上行文上行文有行政隶属关系的直接上级有行政隶属关系的直接上级（请批）函（请批）函 请求批准请求批准平行文平行文无行政隶属关系的主管部门无行政隶属关系的主管部门四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题332.“2.“请示示”与与“报告告”要要严格分开格分开“报告告”中不得中不得夹带请示事示事项文文种

23、种性性质有有别紧急程度急程度有有别行文行文时间有有别对上上级的要求的要求有有别结尾尾有有别请示示请求性文求性文件件要求更要求更紧迫迫请示写的情况是未解示写的情况是未解决的，需事前行文决的，需事前行文有肯定性要求有肯定性要求要求上要求上级必必须回复回复“以上意以上意见妥否，妥否，请批示批示”或或“请批复批复”报告告陈述性文述性文件件一般无一般无时间要求要求报告写的情况是已做告写的情况是已做过的，于事中或事后的，于事中或事后行文行文无肯定性要求无肯定性要求只供上只供上级了解、参考了解、参考“特此特此报告，告，请审示示”四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题34例例1 1：关于：关于报送送

24、的的报告（上行文）告（上行文）这是是报送送总结的的“文件文件头”。其后附有二。其后附有二0 0一三年工作一三年工作总结。该工作工作总结格格式只有式只有标题、正文与成文日期，不用盖章。、正文与成文日期，不用盖章。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题关于关于报送二送二0 0一三年工作一三年工作总结的的报告告海油海油发展：展：现将我公司二将我公司二0 0一三年工作一三年工作总结呈上，呈上，请审示。示。*公司公司二二0 0一四年一月十日（盖章）一四年一月十日（盖章）35例例2 2：关于印：关于印发的通知（下行文）的通知（下行文）关于印关于印发二二0 0一三年工作一三年工作计划的通知划的通知

25、各所属各所属单位：位：现将公司二将公司二0 0一三年工作一三年工作计划印划印发给你你们，望，望结合各自具体情况合各自具体情况认真真贯彻落落实。*公司公司二二0 0一三年一月二十日（盖章）一三年一月二十日（盖章）这是下是下发计划的划的“文件文件头”，其后附着公司二，其后附着公司二0 0一三年工作一三年工作计划，划，该计划的格划的格式只有式只有标题、正文与成文日期，不加盖印章。、正文与成文日期，不加盖印章。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题36（三）行文（三）行文规则乱乱1 1乱乱发公文公文22行文关系混乱行文关系混乱3.3.行文方向混乱行文方向混乱44抄送不当抄送不当55 请示的常

26、示的常见错误66在非在非请示公文中示公文中夹带请示事示事项77主送、抄送不主送、抄送不应该出出现领导干部个人姓名干部个人姓名88 联合行文合行文应当确有必要当确有必要四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题37 行文行文应当确有需要，注重当确有需要，注重实效，效，坚持少而精，可持少而精，可发可不可不发的的公文不公文不发，可，可长可短的公文要短；可短的公文要短；（三）行文（三）行文规则乱乱11乱乱发公文，造成公文，造成“文山文山”。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题38行文关系行文关系定定义义举举例例隶属隶属同一系同一系统统上下上下级级之之间间的相互隶属关的相互隶属关系。系

27、。总总公司公司-子公司子公司-分公司分公司平行平行同一系同一系统统的平的平级级机关之机关之间间平行关系；平行关系；同一机关各部同一机关各部门门之之间间的平行关系。的平行关系。不相隶属不相隶属不同系不同系统统的机关、部的机关、部门门之之间间不相隶不相隶属关系。属关系。（三）行文（三）行文规则乱乱22行文关系乱行文关系乱四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题39一定的行文关系，一定的行文关系，规规定和定和约约束了公文按照一定的方向运行，通称束了公文按照一定的方向运行，通称为为行行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为为上行文、平行文和下

28、上行文、平行文和下行文。行文。行文行文方向方向定定义义所用文种所用文种上行文上行文下下级级机关向上机关向上级级机关机关报报送的公文送的公文请请示、示、报报告告下行文下行文上上级级机关向机关向所属所属下下级级机关的行文机关的行文决定、指示、公告、通告、通知、通决定、指示、公告、通告、通知、通报报平行文平行文同同级级机关或不同隶属机关之机关或不同隶属机关之间间的行文的行文函，函，（通知、会议纪要有时也可作为平行文）（三）行文（三）行文规则乱乱3.3.行文方向乱行文方向乱四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题40上行文版式上行文版式41平行文、平行文、下行文版下行文版式式42 向向下下级机

29、关机关的重要行文，的重要行文，应当同当同时抄送抄送发文机关的文机关的直接上直接上级机关机关。各各级行政机关一般不得越行政机关一般不得越级请示，因特殊情况必示，因特殊情况必须越越级请示，示，应当当抄送被越抄送被越过的上的上级机关机关。（三）行文（三）行文规则乱乱 4抄送不当抄送不当四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题43（1 1）一文多事）一文多事（案文）（案文）。（2 2）多）多头主送（多个主送机关）。主送（多个主送机关）。（3 3）随意抄送。）随意抄送。（4 4）直接送）直接送领导者个人。者个人。（5 5）未）未经会商，意会商，意见不不统一。一。（三）行文（三）行文规则乱乱55

30、请示的常示的常见错误四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题446 6在非在非请示公文中示公文中夹带请示事示事项公文任免的通知公文任免的通知.doc.doc7 7主送、抄送不主送、抄送不应该出出现领导干部个人姓名干部个人姓名8 8 联合行文合行文应当确有必要，当确有必要，单位不要位不要过多；多；（三）行文（三）行文规则乱乱四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题联合合发文文单位位过多案例多案例四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题4546（四）行文格式乱（四）行文格式乱（案文）（案文）（附件）（附件）1.1.上上报的公文需的公文需标识签发人姓名。人姓名。2 2公文公文

31、标题中乱用中乱用标点符号。点符号。3 3 结构构层次序数的写法。次序数的写法。4 4引用公文的写法。引用公文的写法。5 5“抄送抄送”的写法。的写法。6 6附件的写法。附件的写法。7 7公章的盖法。公章的盖法。8 8落款的写法。落款的写法。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题47上行文上行文应当注明当注明签发人、会人、会签人姓名。人姓名。其中，其中，“请示示”应当在附注当在附注处注明注明联系人的姓名和系人的姓名和电话。（四）行文格式乱（四）行文格式乱1.1.上上报的公文没有的公文没有标识签发人姓名人姓名四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题48公文公文实例：例：1.1.上

32、上行行文文应当当注注明明签发人姓名。人姓名。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题49有多个签发人时的写法附注的写法50公文公文标题应当准确当准确简要地概括公文的要地概括公文的主要内容并主要内容并标明公文种明公文种类，公文公文标题中除法中除法规、规章名称加章名称加书名号外，一般不用名号外，一般不用标点符号。点符号。【案文1】关于关于转发市政府市政府 关于关于强化非典型肺炎防治工作化非典型肺炎防治工作责任制的任制的紧急通知急通知 的通知的通知【案文2】关于关于转发局局 关于关于实行在网上公示建筑企行在网上公示建筑企业不良行不良行为的通知的通知 的通知的通知（四）行文格式乱（四）行文格式

33、乱 22公文公文标题中乱用中乱用标点符号点符号四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题以上两例中的以上两例中的书名号都不名号都不应该使用，使用，应改改为：（案文（案文1 1）关于）关于转发市政府关于市政府关于强化非典型肺炎防治工作化非典型肺炎防治工作责任制任制的的紧急通知的通知急通知的通知（案文（案文2 2）关于）关于转发局关于局关于实行在网上公示建筑企行在网上公示建筑企业不良行不良行为的的通知的通知通知的通知四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题5152层层次次公文公文结结构构层层次次序数序数备备注注第一层一、“一、”下面是顿号第二层（一）“（一）”括号外面不带顿和点号。第

34、三层1“1.”下面是圆号第四层（1）“（1）”括号外面不带顿和点号。（四）行文格式乱（四）行文格式乱3 3 结构构层次序数的写法次序数的写法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题53引用公文引用公文应当先引当先引标题，后引，后引发文字号文字号。【案文1】根据根据办 20032003 1212号文号文 关于关于的通知的通知【案文2】根据根据办 20032003 1212号文号文正确的引用方式正确的引用方式应为：根据根据 关于关于通知通知（办 20032003 1212号）号）（四）行文格式乱（四）行文格式乱44引用公文的写法引用公文的写法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题

35、54抄送机关指除主送机关外需要抄送机关指除主送机关外需要执行或知行或知晓公文的其他机关，公文的其他机关，应当当使用全称或者使用全称或者规范化范化简称、称、统称。称。在行政公文运用中，一些在行政公文运用中，一些单位位对上上级单位抄送文件位抄送文件时仍然沿用仍然沿用“抄抄报”一一词，这是要注意的。目前，行政公文无是要注意的。目前，行政公文无论是是对上上级还是是对下下级，一概用一概用“抄送抄送”一一词，行政公文不再使用，行政公文不再使用“抄抄报”一一词。（四）行文格式乱（四）行文格式乱 55“抄送抄送”的写法的写法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题55（四）行文格式乱（四）行文格式乱6

36、6附件的写法附件的写法公文如有附件，公文如有附件，应当注明附件当注明附件顺序和名称。序和名称。附件名称后不加附件名称后不加标点符号。点符号。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题56n公文除会公文除会议纪要和以要和以电报形式形式发出的以出的以外，外，应当加盖印章。当加盖印章。n联合上合上报的公文，由主的公文，由主办机关加盖印章。机关加盖印章。（四）行文格式乱（四）行文格式乱 77公章的盖法公章的盖法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题57n 用印位置：用印位置：上不上不压正正文，下文，下骑年盖月，上大下年盖月，上大下小，五星不与成文小，五星不与成文时间重叠。重叠。（四）行

37、文格式乱（四）行文格式乱77公章的盖法公章的盖法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题58n联合下合下发的公文，的公文，发文机关都文机关都应当加盖印当加盖印章。章。（四）行文格式乱（四）行文格式乱77公章的盖法公章的盖法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题59n成文成文时间以以领导人人签发的日期的日期为准，准，联合行文以最后合行文以最后签发机关机关领导人的人的签发日期日期为准。准。n成文成文时间应在落款在落款处用用汉字完整字完整标出年、月、日；出年、月、日；“零零”写写为“”。n决定、会决定、会议纪要，不要，不标明主送机关的公文明主送机关的公文，成文，成文时间标注于公文注

38、于公文标题下方居中位置，正文之前，用下方居中位置，正文之前，用圆括弧括入。括弧括入。（四）行文格式乱（四）行文格式乱88落款的写法落款的写法四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误1 1主主语短缺短缺例：“城市综合防御能力和广大农村防震亟待加强”。根据文意，亟待加强的是城市综合防御和农村专项（防震）防御的能力，句中主语应为“能力”，“防震”只能作“能力”的定语，不能充当主语。此句应改为：“城市综合防御能力和广大农村防震能力亟待加强”。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题60（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误主主谓

39、搭配不当搭配不当例：“工作条件和服务质量有所改善”。“改善”和“条件”可以搭配，但和“质量”搭配则不合理。应改为：“工作条件有所改善，服务质量有所提高。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题61（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误主主宾搭配不当搭配不当例：使南水北调工程成为清水走廊、绿色走廊。该句缩略后为“使工程成为走廊”，很明显，“工程”与“走廊”不搭配。应在“工程”后面加上了“沿线”一词。即：使南水北调工程沿线成为清水走廊、绿色走廊。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题62 （五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误动宾搭配不当。搭配不当。例1：如何

40、深入交通投资体制的改革。应将“深入”改为“深化”。例2：一定要注意避免引发新的地质灾害，及时防范地质灾害隐患。句中“防范”与“隐患”不搭配，应将“防范”改为“消除”。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题63（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误 宾语残缺。残缺。例：重点抑制某些行业投资规模过大，加大结构调整力度。此句中缺少宾语，“投资规模过大”是修饰宾语的定语。应加上了宾语“势头”，改为“重点抑制某些行业投资规模过大的势头”。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题64（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误 逻辑上不清晰上不清晰 例：参加会议的有各单位的

41、领导、工程师和工 程技术人员。句中人员“工程师”与“工程技术人员”二者在语法上是并列的关系，但逻辑上则是后者包含前者的包含关系（“工程技术人员”包含“工程师”），而包含关系是不能并列的。应删掉“工程师”。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题65（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误概念模糊概念模糊公文任命的通知公文任命的通知.doc.doc例1：高原病发病率得到控制，继续保持了高原病零死亡和鼠疫疫情零传播。“鼠疫”指一种疫病，“疫情”指疫病的发生和发展情况，保持鼠疫的发生和发展情况不传播(不让外界知晓)，显然与文意不符，换了概念。应删掉“疫情”一词。四、公文写作中常见的问

42、题四、公文写作中常见的问题66（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误8.8.偷换概念概念（请示示.doc.doc、改造改造.pdf.pdf）公文所用概念要一以贯之，自始至终不变，除非另有注明。例：海油例：海油发展展-集集团；人力；人力资源源-人力人力资源公司源公司-公司；湛江人力公司；湛江人力-西部人力西部人力.四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题67（五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误99不重不重视标点符号点符号标点符号具有和语言文字同等重要的意义。标点符号的不同或位置不同，会造成意思的不同，甚至会产生相反的意思。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的

43、问题68 （五）公文中常（五）公文中常见的的语法法逻辑错误10公文的歧公文的歧义问题（案文）（案文）例：例：1 1 请于于20052005年年1010月月6 6日前来日前来报到。到。2 2几个几个单位的位的负责人向公司人向公司领导汇报了工作。了工作。3 3在施工方案没有批准前，一律不准在施工方案没有批准前，一律不准动工。工。4 4我我们一定要一定要严厉打打击少数腐少数腐败分子，分子，把反腐把反腐败斗争斗争进行到底。行到底。四、公文写作中常见的问题四、公文写作中常见的问题69701.1.人名、地名、数字、引文准确。人名、地名、数字、引文准确。引用公文引用公文应当先引当先引标题，后引后引发文字号。

44、引用外文文字号。引用外文应当注明中文含当注明中文含义。日期。日期应当写明具当写明具体的年、月、日。体的年、月、日。2.2.应当使用国家法定当使用国家法定计量量单位。位。3.3.文内使用非文内使用非规范化范化简称，称，应当先用全称并注明当先用全称并注明简称。称。使使用国用国际组织外文名称或其外文名称或其缩写形式，写形式，应当在第一次出当在第一次出现时注注明准确的中文明准确的中文译名。名。五、其他注意事项五、其他注意事项4.4.文内使用非文内使用非规范化范化简称，称，应当先用全称并注明当先用全称并注明简称。称。使用国使用国际组织外文名称或其外文名称或其缩写形式，写形式，应当在第一次出当在第一次出现

45、时注明准确的中文注明准确的中文译名。名。5.5.公文中的数字，除成文日期、部分公文中的数字，除成文日期、部分结构构层次序数和在次序数和在词、词组、惯用用语、缩略略语、具有修辞色彩、具有修辞色彩语句中作句中作为词素的素的数字必数字必须使用使用汉字外，字外，应当使用阿拉伯数当使用阿拉伯数码。五、其他注意事项五、其他注意事项71726.6.定型的定型的词、词组、成、成语、惯用用语、缩略略语或具有修辞色彩的或具有修辞色彩的词语中作中作为语素的数字，必素的数字，必须使用使用汉字。字。示例：示例：一律一律一方面一方面十滴水十滴水二倍体二倍体三叶虫三叶虫星期五星期五四氧化三四氧化三铁一一0 0五九五九（农药

46、内吸磷）内吸磷）八国八国联军二二0 0九九师二万五千里二万五千里长征征四四书五五经五四五四运运动九三学社九三学社十月十七日同盟十月十七日同盟路易十六路易十六十月革命十月革命“八五八五”计划划五省一市五省一市五局三五局三胜制制二八年二八年华二十挂零二十挂零零点方案零点方案零零岁教育教育白白发三千丈三千丈七上八下七上八下不管三七二十一不管三七二十一相差十万八千里相差十万八千里第一第一书记第第二二轻工工业局局一机部三所一机部三所第三季度第三季度第四方面第四方面军十三届四中全会十三届四中全会五、其他注意事项五、其他注意事项737.7.有的有的时间（世（世纪、年代、年、月、日、年代、年、月、日、时刻）刻

47、）必必须使用阿拉伯数字。使用阿拉伯数字。(1)(1)公公历世世纪、年代、年、月、日、年代、年、月、日示例：公元前示例：公元前8 8世世纪2020世世纪8080年代年代公元前公元前440440年年公元公元7 7年年19941994年年1010月月1 1日日(2)(2)年份一般不用年份一般不用简写。如：写。如：19901990年不年不应简作作“九九0 0年年”或或“9090年年”。(3)(3)一个用阿拉伯数字一个用阿拉伯数字书写的数写的数值应避免断开移行。避免断开移行。(4)(4)阿拉伯数字阿拉伯数字书写的数写的数值在表示数在表示数值的范的范围时，使用浪，使用浪纹式式连接号接号“”。示例：示例：1

48、50150千米千米200200千米千米一一36368250082500元元30003000元元五、其他注意事项五、其他注意事项（一）决（一）决定定适用于适用于对重要事重要事项作出决策和部署作出决策和部署，奖惩有关有关单位及人位及人员，变更或者更或者撤撤销下下级机关不适当的决定事机关不适当的决定事项。应当注意的是，用决定来安排的行当注意的是，用决定来安排的行动必必须是是“重大的重大的”，所，所处理的事理的事项必必须是是“重要的重要的”。决定是下行文，但正文一般不写主送机关决定是下行文，但正文一般不写主送机关（案文）（案文）。六、常用公文写作实务六、常用公文写作实务74按内容划分，决定可以分为三种

49、：（1）对重大行动做出安排的决定。这类决定是针对某项重要工作制定决策、安排部署，用来统一思想认识，指导工作进行的。如国务院关于加快发展中西部地区乡镇企业的决定等。六、常用公文写作实务六、常用公文写作实务75按内容划分，决定可以分为三种：（2）表彰先进的决定。对有较大贡献的单位、人员作出表彰嘉奖，可以用决定，如人力资源关于表彰班组建设先进集体和个人的决定等。（3）处分违法违纪人员的决定。对犯有重大事故或严重错误的单位或个人进行批评处理，可以用决定。如国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定等。六、常用公文写作实务六、常用公文写作实务76（二）决（二）决议适用于会适用于会议讨论通通过的重大决策

50、事的重大决策事项。决议与决定的区别：A决定可以由会议作出，也可以由领导集体作出，而决议则必须由会议讨论通过。B决定的内容一般来说比较具体，而决议则比较原则，理论性比较强。六、常用公文写作实务六、常用公文写作实务77（三）通（三）通 知知 适适用用于于批批转下下级机机关关的的公公文文，转发上上级机机关关和和不不相相隶隶属属机机关关的的公公文文，传达达要要求求下下级机机关关办理理和和需需要要有有关关单位位周周知知或或者者执行行的的事事项，任免人任免人员。通知可用于下行文和平行文。通知可用于下行文和平行文。通知的分通知的分类：通通知知的的适适用用范范围很很广广，根根据据功功能能或或用用途途，可可以以