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1、办公室自动化考试资料办公自动化概述办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功 能。不同的系统具备不同的功能。从功能角度看办公自动化可能具有事务处理、 信息管理和辅助决策三种功能。1.事务处理功能这种完成事务处理功能的办公 自动化系统称为事务处理系统简称EDP。这类系统比较简单一般由分立式的电子 计算机和复印机等设备构成。2.信息管理功能办公部门最本质的工作是对信息 的流通进行控制和管理。担任信息管理功能的办公自动化系统称为信息管理系统 简称MIS这种系统的办公自动化设备呈分布式组合具有计算机通讯和网络功 能。3.辅助决策功能决策是根据预定目标作出的行动决定是办公活动的重要内 容之一是较高层
2、次的管理工作。决策的正确与否往往对一个企业产生重大影响。 这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型从 而可以根据大量的原始信息自动作出比较符合实际的决策方案。这种系统叫做决策 支持系统是一种高层次的智能型的系统简称DSSo 1.1. 2办公室信息处理方法1. 信息的生成和输入办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。按输入 的方式原始输入可分为录音输入、键盘输入、自动扫描输入。1录音输入2键 盘输入3自动扫描输入2.信息处理信息处理是指对已输入系统的信息进行加工 使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括数据处理 和文字处理。利用不同的处
3、理软件计算机能分别对数据和文字进行处理。3.信 息的输出及复制1信息的输出经过处理后的信息要输出、分发给他人其输出的 形式和方法很多。2信息的复制 通常是将信息复制在纸上。4.文件的存储、 归档及销毁办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。之所以要对文件 进行存储和归档是因为文件中所包含的信息在今后一段时间内有使用的可能L L3 办公自动化设备办公自动化系统应以人为主体融数据、文字、语言、图像信 输入的通用型扫描仪和专门用于特殊图像输入的专用型扫描仪加条码读入器、卡 片阅读机等。5按接口方式划分 有SCSI卡接口方式扫描仪、EPP接口方式扫描 仪.息的存储和处理等功能为一体具有完善的相互
4、融洽的人一机接口界面。因此训练有 素的办公自动化人员是第一位的在推进办公自动化进程中应首先把对办公人员的 培训摆到重要的议事日程。办公自动化设备往往是衡量自动化程度的重要标志。其 设备可分为计算机类、通信设备类、办公机械类三个大类。办公室电源安装要求 1采用专用地线以消除采用公共地线带来的相互影响。2电网零线不能作为计算 机接地线。3从三相平衡考虑应根据用电设备的总功率和性质分配用电。4选择 较粗的多芯铜缆作地线将其一端直接与室外紫铜带焊接不宜用螺钉固定另一端用 单芯包皮粗铜缆焊接再连接到三芯电源插座的接地端。5接地线应尽量短最大 限度地减小干扰电压的影响。6当一个机房安装多根地线时从同一根紫
5、铜带上引 出的任意两根接地线不应形成回路以减小高频干扰。7对于三芯电源插座按国 际、国内标准从插座的正面看上面粗芯应接地线下面两个细芯左边接零线右 边接火线即“左零右火”电源插头也应与之对应。8如安装稳压电源应检查稳 压电源是否漏电即稳压电源零线对机壳地电压应小于5 V峰-峰值。9电源安装 完毕先在空载情况下测量中线对地电压峰-峰值然后逐步加载至所需功率测量中 线对地电压其值应少于5 V峰-峰值。微机系统微机系统对供电的基本要 求1.供电电压的波动范围微型计算机系统供电电压的允许波动范围一般是额定 电压值的?5。2供电电网的连续性微型计算机系统要求供电电网在工作时间里连 续供电。无规则的突然断
6、电很容易造成微机系统损坏、数据丢失及磁盘盘面划 伤。因此 在供电电网经常发生断电的地区 必须配置不间断电源UPS。UPS主要包 括电池、充电器、逆变器和转换开关四部分。电池作为逆变器工作时的供电电源充电器则用来给电池充电。逆变器是用来将直流电源转换 为交流电源。转换开关用于切换逆变器的供电电源当电网电压供电正常时切断电 池供电当电网供电出现事故或停电、断电时自动接通电池供电。3避免与大容 量感性负载的电网并联使用微型计算机系统的电源线应当避免与带有大容量感性负载的电网并联使用因为电感负载在启动和停止时 会产生高压涌流和干扰 使微 机系统不能正常工作。如果确实不4.避免供电电网带来的杂波干扰电网
7、带来的 杂波干扰一般存在于两载流导体火线与零线之间和载流导体与地线之间前者称为 差模Nomal-mode干扰 后者称为共模Common-mode干扰。能做到分别供电则可分 别添加稳压电源以减少影响。5.微机系统的接地微型计算机系统安装联接时不 仅应接好电源火线和零线而且还应按说明书要求严格将机器接地不能因为国外插 头与国内插座不匹配而放弃接地。安装插座、插头时必须注意以下几点：1插座 插头必须符合相应的国家标准。安装使用前要经过严格检查不合格的不准安装和 使用。2安装插座时必须保证一定的安装高度。明插座规定离地高度为1.31.5 m暗插座离地高度可取0. 20. 3 mo 3使用插座时开关与熔
8、断器必须接在火线 上。4插座、插头的带电部件与导线均不得外露。5严防插座、插头内因线头 松脱或绝缘破损而造成短路或碰壳漏电。6插座、插头的外壳应始终保持完整和 具有良好的绝缘。7插座、插头必须正确接线。一、触电当人体触及带电体承 受过高的电压而导致死亡或局部受伤的现象称为触电。触电依伤害程度不同可分为 电击和电伤两种。人体允许的安全工频电流：30mA工频危险电流：50mA电流频 率在40Hz 60Hz对人体的伤害最大。我国规定安全电流为30 mA?s即触电时间在1 s内通过人体的最大允许电流为30 mAo把36 V以下的电压定为安全电压。几种 触电方式1电源中性点接地的单相触电2电源中性点不接
9、地系统的单相触电3 双相触电中性点接地的原因1降低触电电压2迅速切断故障在中性点接地的系 统中一相接地后的电流较大保护装置迅速动作断开故障点。3降低电气设备对地的 绝缘水平传真机1传真技术传真技术主要包括光学影印技术和电话传输技术。2传真机的分类1文件传真机2相片传真机3报纸传真机4信函传真机5气象传 真机2.2传真机的构造传真机的组成传真机包括电路和机械两部分。电路部分 包括电信号转换、数据压缩电路调制解调电路传感器电路开关电源电路液晶LCD显示电路以及操作控制电路等。机械结构分为读取系统单元和记录系统单元两部分。 传真机的机械结构1发送扫描机械的结构发送扫描机械的作用是配合光学系统和 光学
10、器件完成文件的扫描工作。发送扫描机械包括步进电动机、稿件台、馈稿和分 页系统、文件扫描、稿件排出、传动装置等。传真机的先学系统传真机的光学系 统主要包括光源荧光灯或发光二极管阵列、聚焦镜头、反光镜等设备。光学系统的 作用是向文件原稿提供照明并将反射的文件原稿影像聚焦于光电转换器件。复印 机3.1复印机的种类和技术指标复印机的种类一般地讲复印技术按其原 理的不同可大致分为五类：重氮法、银盐法、蓝图法、红外光法和静电法。静电 复印法利用静电摄影原理制出复印品。静电摄影是电摄影技术的一个主要分支。在 静电摄影中摄影过程没有任何化学反应是一个纯物理过程这是与银盐摄影不同 之处。通常静电复印机按机中的各
11、种工作功能可以划分成四大系统：曝光系 统、成像系统、输纸系统、控制系统。1.充电通常是采用电晕放电的方法或 称为电晕充电法对硒鼓进行充电的。在静电复印机的复印过程中利用电荷同性相 斥、异性相吸这一静电特性使带电的显影剂附着到静电潜像上而形成清晰可见的图像。在复印过程的“充电”这一工序利用静电的 电晕放电这一静电现实。2.曝光 把待复印的稿本倒扣在原稿台上原稿台与硒鼓 同步运行原稿受到光源的扫描照在稿本上的光反射回来经过镜头透镜再经过反 射落到已经充电的硒鼓上稿本上有字或有图线的部分吸收了照射光在硒鼓上形成 阴影保住了那里的电荷而空白处反光性好把光线反射到硒鼓上受光部分的硒鼓 变为导体电荷通过接
12、地的金属辑而被放走了。这样稿本上的字迹、符号、图表 等就被电荷准确地保存在硒鼓表面。硒鼓表面上的这种“电字”称为静电潜像 这一工序称为曝光成像。曝光时所用的光源一般是碘鸨灯。3.显影硒鼓继续转 动鼓面上静电潜像转到显影剂箱的位置箱内有一根带磁性的圆辐一个旋转的空心 套筒其内部有几排磁铁固定在轴上。由于箱内装的墨粉掺入了经过防氧化处理的铁粉 铁粉上的一些电子碰到墨粉就跑了过去 使墨粉带上负电铁粉带上正电。磁 铁吸引铁粉 铁粉吸引墨粉一串串地挂在此圆辐空心套筒上 就形成了所谓磁刷。 磁刷上的墨粉遇到静电潜像由于静电潜像的电场吸引力比铁粉与墨粉间的静电吸 附力大因此把墨粉吸附到静电潜像上。至于没有电
13、荷的空心地方自然不会吸引墨 粉 这样墨粉就在硒鼓表面形成墨粉图像。由于铁粉的电性与静电潜像的电性相同 同性电荷相斥于是又落回显影剂箱里。这一工序为显影。4.转印带有墨粉图 像的硒鼓表面与输纸机构送来的空白复印纸接触时它们彼此贴合在纸的背后从 转印电极的电场给纸充以比硒鼓更多的正电荷把在硒鼓表面上的带负电的墨粉吸 附到纸上在纸上形成墨粉图像这一工序称为转印。衡量转印效果的主要指标是 转印率。转印率是指光导体上墨粉图像或字转移到纸上的百分率。转印率高时 复印品上的图像或字迹墨度浓且清晰5.定影转印到纸上的图像很容易被揩抹擦 掉因此必须把图像固化在纸上。将墨粉图像用加热的方法或者采用冷压的方法使 墨
14、粉融化并渗入纸中从而形成牢固、耐久的图像这一工序称为定影。定影分加 热定影和压力定影。加热定影有三种方法热板定影、热辐定影和热辐射定影。压 力定影也称冷压定影。3.3. 1静电复印机的选购1.质量与速度1质量要求1 文字：分辨率高、无畸变、无底灰、反差大。2图像：分辨率高、无畸变、 无底灰、中间层次丰富。2速度要求一般要求复印速度为A410张/分以上。2. 幅面与比例目前一般静电复印机的最大复印幅面大多为B4257 mmX364 mm和A3297mmX420mm两种幅面规格。3.稿台的型式目前静电复印机的稿台有两种型 式。一种是稿台移动式它只能复印单页或散页稿而不能够复印书本。另外一种是 稿台
15、固定式它既能复印单页又能复印书本。4.主机的型式主机的型式有两 种。一种是台式其体积较小重量较轻机器运转的噪音也比较小但复印量亦比较 小。另一种是落地式其体积较大质量较大机器运转的噪音也比较大但其复印量 比较大。5.价格对价格的考虑不能只是看复印机的价格高低应该与复印纸的价格、电能的消耗等问题联系在一起作全面的分析和考虑。6.自动化程度7.特殊需要复印机的基本操作程序1预热2检查原稿3检查机器显示4放置原稿 5设定复印份数6设定复印倍率使用放大健和缩小键使用无级变倍键进行无级 变倍复印使用自动无级变倍键实行自动无级变倍。7选择复印纸尺寸复印机特 殊功能的使用L自动送稿器的使用2.自动分页器的使
16、用3.大容量供纸箱的选用 4.自动复印功能的利用5.插入复印和停止键的使用复印机的日常保养1.基本 保养程序1查阅维修档案根据机器的复印数量使用时间检查达到时限的易损零 件。2向操作人员询问机器工作情况根据其意见检查复印机的工作状况。3记录计数器的读数4清洁复印机的内部、外部及稿 台盖板的白色内面。5检查并修复有故障的部分更换性能不良的零件。6安装 好机器复印数张复印品留一张存档。7填写维修卡片向操作人员报告保养结 果。2定期保养程序1取出废粉盒倒掉废粉将盒擦净后装入机内。2抽出各 电极擦拭电极丝、栅极丝和电极架。3清洁显影器底部上、下导纸板分离相 分离带。4用蘸酒精的棉花清洁稿台玻璃。3保养
17、应注意的问题1 ?，庇牌匣髦 鞫缭纯拔下电源插头以免金属工具碰触使机器短路。2使用各种溶剂时应严格 按要求操作不耐腐蚀的零部件切不可作为溶剂清洁。使用时应避免明火。3 一 些绝缘部件用酒精等擦拭后一定要等液体完全挥发后再装到机器上试机否则会使 其短路甚至击穿。4使用润滑剂时要按说明的要求进行。一般塑料、橡胶零件 不得加油否则将会使其老化。31控制与驱动电路31.1组成1控制电路采用 CPU微处理器、在ROM中存储有点阵字库和控制程序、用户自定义的字符存储在行 缓存RAM中。2驱动电路 驱动电路的功能是在控制电路的控制下由高压驱动走纸 电动机、字车电动机和打印外出针动作。3接口电路打印机与主机的
18、连接有串行 接口和并行接口两种串行接口是选配件一般用于300m以内的通信并行接口一般用 于3m以内的通信每次传送8位数据所以通信速度高4直流稳压电路为打印机提供各种直流电源。针式打印机针式打印机的组成1打印机械装置1打印头 打印头印字机构是成字部件 装载在字车上用于印字 是打印机中的关键部件。打 印机的打印速度、打印质量和可靠性在很大程度上取决于打印头的性能和质量。2 字车机构1字车机构是串行式打印机用来实现打印一个点阵字符/汉字及一行字符 /汉字的机构。字车机构中装有字车采用字车电机作为动力源在传动系统的拖动 下字车将沿导轨做左右往复直线间歇运动从而使字车上的打印头能沿字行方向、 自左至右或
19、自右至左地完成一个点阵字符/汉字以及一行字符/汉字的打印。2字 车机构的传动方式大体上可以归纳为两类：挠性传动和刚性传动。挠性传动采用同 步齿形带传动或钢丝绳传动。3输纸机构4色带机构2控制电路1控制电路的 功能控制电路是打印机的控制中心。其主要功能是连接到计算机并与计算机通信 即通过并行接口或串行接口接收来自计算机的打印信息和控制命令把打印机的状 态信号和应答信号送给计算机。2控制字车横向左、右移动。3控制输纸机构工 作。如输纸、换行、换页、调整行距以及反向输纸等。4控制打印头出针操作。按照控制命令打印各种字符、数字、汉字、图形并变换字体、字形大小和格式 等。5通过操作面板上的开关状态控制打
20、印机联机/脱机、换行、换页等。6检 测DIP开关状态。7检测各个检测器的状态。8控制打印机的自检功能。2控制 电路的组成打印机的主控电路本身是一个完整的微型计算机一般由微处理器通称 CPU、读写存储器RAM、只读存储器ROM、地址译码器和输入/输出I/O电路等组 成。另外还有打印头控制电路、字车电机控制电路和输纸电机控制电路等。微处 理器是控制电路的核心3检测电路字车初始位置Home Position检测电路2纸 尽PE检测电3机盖状态检测电路 输纸调整杆位置检测电路5压纸杆位置检测电 路打印辐间隙检测电路打印头温度检测电路4电源电路5操作面板6. 1.2针 式打印机的基本工作原理1启动字车2
21、检查打印头是否进入打印区3执行打印 初始化4按照字符汉字或图形编码驱动打印头打印一列产生列间距6产生字间距一行打印完毕后启动输纸电机 驱动打印辐和打印纸输纸一行换行若是单向打印 则回车为打印下一行做好准备。选购针式打印机时?应考虑下列因素1打印速度这也是购买针式打印机的一个关键。2多层拷 贝的拷贝份数。3打印区域。4打印头寿命。5应检查是否有保修卡资料是否完 整这样才能保证使用和维护的方便。2.色带的选购1带基质量。这是衡量色 带质量的主要指标目前制造色带所选用的带基材料一般是尼龙66经纬密度为130 支2油墨。3接口的焊接方式。接口的焊接方式有三种：普通焊接、超声波焊接 和无接口色带4接缝方
22、式。接缝方式有平接和扭接两种方式。5色带的长度。6 色带的互换使用。喷墨打印机7. 1. 1喷墨打印机的分类喷墨打印机的喷墨技术 有连续式和随机式两种。所用的墨又分为液体墨和固体墨。喷墨打印机的优缺点 1.优点1具有高分辨率可高达236印点/厘米600 DPI 2印字噪声低工作宁静 印字头噪声仅为1035 dB 3印字机构的可动部件少可靠性高4印字速度快5整 机功耗低成本低6容易实现彩色印字印字质量高运转费用低7印字头无磨损 或很少存在磨损现象8可实现大幅面印字输出9整机设备规模小占用空间小。 2缺点1喷墨印字技术同其它非击打式印字技术一样不具备拷贝能力2打印质 量与打印速度有关墨滴喷到纸面上
23、有浸润现象3耗材成本高。喷墨打印机的基 本工作原其喷墨过程可分为七步。第一步：喷嘴在未接收到加热信号时喷嘴内 部的墨水表面张力与外界大气压平衡处于平衡稳定状态第二步：当加热信号发送 到喷嘴上时喷嘴电极被加上一个高幅值的脉冲电压加热器元件迅速加热使其附 近墨水温度急剧上升并汽化形成气泡第三步：墨水汽化后加热器表面的气泡变大 形成薄蒸气膜以避免喷嘴内全部墨水被加热第四步：当加热信号消失时加热器 表面温度开始下降但其余热仍使气泡进一步膨胀使墨水挤出喷嘴第五步：加热 器元件的表面温度继续下降气泡开始收缩。第六步：气泡进一步收缩喷嘴内产 生负压力气泡消失喷出的墨水滴与喷嘴完全分离第七步：墨水由墨水缓存器
24、再 次供给 恢复平衡状态。1.如何选购喷墨打印机1首先要选购高质量的喷墨打印 机2购买喷墨打印机的另一个关键是看它的打印速度如果主要是打印汉字则应 该看它的汉字打印速度。3喷墨打印机的兼容性也是用户应该关心的问题4购买 彩色打印机时应注意其是否经过Pantone认证看其打印出来的彩色是否明亮是 否逼真。5购买喷墨打印机时应检查是否有保修卡资料是否完整这样才能保证 使用和维护的方便。6购买喷墨打印机要注意消耗品如墨水、纸张等看看消耗 品是否容易买到7彩色喷墨打印机用户一般都喜欢打印的色彩鲜艳而目前许多厂 商的彩色喷墨打印机都是采用标准调色板这样在打印彩色文字时某些色彩不完整 因此在选购时要注意测
25、试。激光打印机激光打印机的特征1优点1具有 高分辨率目前有600DPI甚至1200DPI的分辨率2打印速度快3打印噪声低4 大量打印时其平均打印成本最低。2缺点1价格昂贵2打印的耗材碳粉和碳粉 盒价格昂贵3对纸张的要求很高要求使用专门的激光打印纸 不能用打印复写 纸。8.2. 1激光打印机的组成1机械结构激光打印机的内部机械结构十分复 杂。这里就其主要部件墨粉盒和纸张传送机构进行介绍。2激光扫描系统激光打 印机的激光扫描系统的核心部件是激光写入部件即激光印字头和多面转镜。3电 路1控制电路激光打印机的控制电路是一个完整的被扩展的微型计算机系统。 计算机系统主要包括CPU、ROM、RAM、定时控制、I/O控制、并行接口、串行 接口等。4开关及安全装置扫描仪扫描仪的种类1按扫描原理划分可 将扫描仪分为以CCD为核心的平板式扫描仪、手持式扫描仪和以光电倍增管为核 心的滚筒式扫描仪。2按扫描图像幅面的大小划分可分为小幅面的手持式扫描仪中等幅面的台式扫描仪和大幅面的工程图扫描仪。3按扫描 图稿的介质划分可分为反射式纸材料扫描仪和透射式胶片扫描仪以及既可扫反射 稿又可扫透射稿的多用途扫描仪。4按用途划分可将扫描仪分为可用于各种文稿