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1、学院实物档案管理办法第一部分总则第一条为加强学校实物档案的管理，有效地保护学校资源，根 据档案法高等学校档案管理办法，结合学校实际情况， 特制定本办法。第二条本办法所称实物档案是指学校及个人在工作活动中形 成的，以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面 貌的具有保存价值的特定物品，是学校档案的组成部分。第三条实物档案具有原始性、直观性和多样性的特点。它直 接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的 保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，原则上由学校 档案馆实行集中统一管理。第四条学校任何部门和个人不得随意将收受的实物私存、转 送他人或损坏。第五条实物档案根据载体的
2、不同，其接收方法、保管条件及 利用方式与常规性档案有所不同，必须遵循其特点和规律，进行 科学规范管理。第二部分归档范围第六条实物档案的归档范围包括：学校注册登记的各种证件，学校成立以来不同时期使用过的牌、匾（奠基石），学校各时期颁布使用的证件、徽章和各类别 的形象识别物品；学校集体或项目荣获的国家级或重要的省级综合奖励，包括 奖状（证书）、奖章、奖牌、奖杯及锦旗、牌匾等荣誉类物品；学校机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、 胶印、木印等经公安机关审批后制作的公章，以及历届校领导公 用的方章、签名章等印信；学校组织的各种重大活动中形成的纪念品，包括实体性科技 成果、模型及师生制作的具有
3、开创性和代表性的各类作品等；隶属学校的各种组织或单位，不同发展阶段所产生的产品样 品，具有学校特色和标志性的教学、科研设施及办公用品等；重要来宾（省部级以上领导、社会知名人士）和国内外友人 为学校的题词（赠言）、签名手迹（签名簿）、赠送纪念品等实 物；单位或个人在各类国内外公务活动中收受赠送的礼品、纪念 品；校内外单位或个人自愿捐赠给学校的具有纪念意义或保存价 值的各类物品，包括各种艺术品、工艺品和模型等；其它经校领导批示需保存的实物等。第三部分归档要求第七条上述实物自形成三个月内，职能部门负责人应责成部门档案员及时、主动地向档案馆提请移交并办理移交手 续。第八条移交时需遵循其形成规律，保持彼
4、此间自然联系，齐 全、完整、系统、整洁、无破损。第九条移交时部门档案员对每件实物需加注文字说明，包括 赠送（颁发）单位或个人、事由（活动主题）、物品名称、接收 时间、地点及接收代表；印章归档时应附印模；赠送物品应标有 赠送单位或个人名称；字画和礼品归档时应附清单。第十条移交时，归档部门应打印并填写荣誉类和印信纪念 章类实物档案移交目录或字画和礼品类实物档案移交目录 （见附件），交接双方各存一份备查。第十一条对形状、质地不能移交档案馆保存的实物档案，经 分管校领导同意，由档案馆统一登记编号后可由发生或形成部门 存放，或另选场所存放。第四部分整理第十二条遵循实物档案形成规律，保持实物载体间的自然联
5、 系，本着安全保管、便于查考利用的原则，学校实物档案根据物 品的介质和来源，结合内容、类型、形状等以件为单位进行系统 整理，保管单位依不同载体而定，可以是件、幅、枚、个，也可 以是张、只等。第十三条按照XX学院档案分类编号方案，学校实物档案 一级类目用SW表示，根据内容和类型编制6个二级类目，用阿拉 伯数字表示，具体标识为：SW11综合题字、签名簿或孤立的具有纪念意义的物品；SW12荣誉奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、牌匾等；SW13印信作废公章、校领导印信等；SW14纪念物获赠的工艺品、纪念品、模型等；SW15字画SW16校徽、纪念章SW17其它具有纪念意义和凭证作用的物品，如实体性科技成果、
6、模型; 产品样品、标志性的报废设备及家具等。第十四条实物档案均要在不影响实物品相的适当位置统一加 盖档号章或粘贴档号标签，入库定位填写存址。第十五条实物档案整理归档后应编制实物档案目录，内容包 括序号、档号、题名、授奖单位（捐赠）、存址、备注（互见 号、受奖单位）等项目。第五部分保管利用第十六条实物档案的主体是实物载体，其保管方法、保管条 件及利用方式均与其它载体不同，必须遵循其特点和规律进行特 殊保管。第十七条实物档案根据其价值，保管期限分为永久和长期两 种。第十八条较为珍贵的实物档案在入馆时应进行数字化备份， 首先应采用扫描的方式，在扫描仪无法完成数字化的情况下，再采 用专业数码相机翻拍的
7、方式进行，数字化归档的同时编互见号以 备查用，原件概不外借。第十九条实物档案的装具原则上保持原装，珍贵档案需放密封桶及专用橱柜，幅面不超过A4大小的统一装具，无法包装的较大件实物按类别集中于库区或展示柜存放，以自上而下，从左到 右的排架方式排列摆放。第二十条实物档案库房要专人负责，做好防火、防盗、防 潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。第二十一条实物档案要定期进行检查、擦拭或晾晒，若出现 发黄、发霉、变质、锈蚀等现象及时报告，适时进行技术处理。第二十二条实物档案原则上只面向学校单位提供利用。永久 保管的实物档案确需利用时以复制件代替；长期保管的实物档案 利用时要严格审批手续，由借用
8、单位负责人提出申请，经档案馆 负责人及分管校领导批准方可办理借用手续。第二十三条经审批予以借用的实物档案，原则上不得超过10 天，借用单位必须按时归还。第二十四条根据工作需要，个别实物档案确需在档案馆外存 放或长期利用的，应先将归档实物移交档案馆，在完备档号、注 明实际存址并拍照留查后，报请各级领导批准，由代管部门填写 特殊利用登记，办理长期借用手续。批准代管的部门应确保实物 档案的整洁和安全，每年定期向档案馆报告使用状况。第六部分统计、鉴定与销毁第二十五条每年按照上级要求进行业务统计，按学校档案统计制度执行。第二十六条对于确需移出学校或销毁的，需单独造册，报请 主管部门或校领导批准，两位以上经办人签字，方可进行实际操 作。第七部分奖励、处罚与其他第二十七条学校依法尊重教职工的知识产权，对于属于个人 所有的文物或纪念物品，鼓励所有者向学校捐赠、寄存或有偿移 交。学校对捐赠者酌情予以物质和精神奖励。第二十八条将依法属于国家或学校所有的实物档案据为己 有，经教育仍拒不上交的，应根据不同情况，或通知其所在单位 负责人进行收缴，或通报学校有关行政部门、纪检或监督部门进 行查处，必要时移送司法机关处理。第二十九条全校教职工有保护学校实物档案的义务，有权监 督单位和个人遵守国家的有关法律法规和本办法。第三十条本办法由学校办公室负责解释。第三十一条本办法自公布之日起施行。