费用报销及付款管理制度.docx

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1、费用报销及付款管理制度1、目的为规范广州市XXXXXXX公司资金营运的内部控制和管理，确保公 司资金安全和提高资金利用效率，结合公司审批权限管理要求，特制 定本制度。2、适用范围广州市XXXXXXX公司涉及费用报销、款项支付等工作，均应按照 本制度所列相关规定执行。3、职责1 .1出纳：检查费用报销、付款业务所附原始单据的是否齐全， 内容是否真实；做好备用金借款预备工作；审核申请单据是否经过权 限人员审批；确认付款事项是否属实，保证付款安全；及时登记银行 票据台账、现金收付明细账或银行存款收付明细账。2 .2会计：及时向领导提供准确可靠的数据和资料；复核费用报 销和付款事项的原始单据，检查单据

2、是否属实，从而进行正确的账务 处理。3 . 3财务总监：审核公司月度资金预算，检查预算是否符合公司月 度销售资金回笼、采购付款的实际情况；审核大额支付事项所附的原 始单据，检查单据内容是否符合规定。4、制度内容4.1差旅费的报销4. 1.1费用报销范围：员工因公出差期间产生的票务费（含车船第1页共18页出纳依据经董事长签字审批的支付申请单支付款项。财务会计依据支付申请单及发票、固定资产购置申请表、 采购合同会签表、采购合同、固定资产验收单、供货单、应付 账款对账单，编制记账凭证。4. 6. 3分期付款流程：具体付款流程同4. 6. 2描述。若一张发票分期付款，财务部收到发票时，会计将发票原件附

3、在 记账凭证后。以后付款时，复印发票并在复印件上写明“发票原件附在X月记 -XX号凭证后”。4. 7在建工程款项的支出7. 1预付款流程：付款申请人填写支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期、安装 项目名称等内容。付款申请人将支付申请单提交部门负责人签字确认。支付申请单经部门负责人签字确认后，付款申请人将传递至 财务部。会计对比设备安装合同、合同会签表与支付申请单的预 付款金额，并核实设备名称是否与支付申请单备注的安装项目名 称一致。对比无误后，在支付申请单上签字确认，并提交财务总 监复核。经财务总监复核后，经办人将支付申请单及原始凭证提

4、报至董事长签字审批。第10页共18页出纳依据经董事长审批的支付申请单及原始凭证支付款项。 财务会计依据支付申请单及设备安装合同、合同会签表, 编制记账凭证。4 . 7. 2进度款：（1）按合同约定支付工程进度款的，付款申请人填写支付申 请单，列明申请部门、经办人、收款单位、支付金额、合同号、安 装项目名称等。（2）付款申请人将设备安装合同、合同会签表、验收单、设备 安装进度报告作为支付申请单附件一同提交部门负责人审批。（3）支付申请单经部门负责人审批后，传递至财务部。会计 对比设备安装合同、合同会签表、安装进度报告与支付申请单的 预付款金额，并核实设备名称是否与支付申请单备注的安装项目 名称一

5、致。对比无误后，在支付申请单上签字确认，并提交财务 总监复核。（4）经财务总监复核后，经办人将支付申请单及原始凭证 提报至董事长签字审批。（4）出纳依据经董事长审批的支付申请单支付款项。（5）财务会计依据支付申请单及设备安装合同、合同会签 表、安装进度报告，编制记账凭证。4. 7. 3竣工后付款：（1）竣工后结算款付款支出，付款申请人填写支付申请单, 列明申请部门、经办人、收款单位、总金额、工程项目合同号、安装 项目名称等。（2）付款申请人将设备安装合同、合同会签表、设备性能评估第11页共18页 报告、验收单等资料作为支付申请单附件，一同提交部门负 责人审批。(3)支付申请单经部门负责人审批后

6、，付款申请人将支付 申请单及设备安装合同、合同会签表、设备性能评估报告、验收 单传递至财务部。(4)会计对比设备安装合同、合同会签表、设备性能评估报告 与验收单，并核实安装项目名称是否与支付申请单备注的安 装项目名称一致。对比无误后，在支付申请单上签字确认，并提 交财务总监复核。(5)经财务总监复核后，经办人将支付申请单及原始凭证 提报至董事长签字审批。(6)出纳根据审核后的支付申请单支付款项。未获取安装 单位开具的正规发票，一律不予付款。(7)财务会计依据支付申请单及发票、设备安装合同、合 同会签表、设备性能评估报告、验收单。按合同约定留存安装单位质保金的，安装单位在开具发票 时不得扣除，即

7、须按安装合同或工程决算总额全额开具发票。工程项 目结束后，财务部应核对收到的发票金额合计数是否与合同或工程决 算金额一致。4. 7.5若在建工程采用包工包料形式，具体付款流程同 4. 7. 1-4. 7.3,除此之外，相关业务部门还须向财务部出具用工、用 料明细。4. 8委外加工费用支付4. 8. 1预付款流程：第12页共18页付款申请人填写支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期等内容。付款申请人将支付申请单提交部门负责人签字确认。支付申请单经部门负责人签字确认后，付款申请人将支付 申请单及委外加工合同、合同会签表传递至财务部。会计对比委

8、外加工合同、合同会签表与支付申请单的预 付款金额。对比无误后，在支付申请单上签字确认，并提交财务 总监复核。经财务总监复核后，付款申请人将支付申请单及原始凭证提 报至董事长签字审批。出纳依据经董事长审批的支付申请单支付款项。财务会计依据支付申请单及委外加工合同、合同会签表, 编制记账凭证。4. 8. 2后付款流程：除按合同约定预付购货款外，支付委外加工费用必须先取得供应 商开具的增值税发票，否则不予支付。业务部将发票及发票对应委外加工合同号提交至财务部，财务部 会计将发票及对应的委外加工合同号记录于发票登记薄中。付款申请人填制支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支

9、付金额、付款方式、付款日期、委外 加工合同号等内容。采购款支付须附发票、工程合同、合同会签表、用工用料明细、 应付账款对账单。付款申请人将支付申请单提交部门负责人审核。第13页共18页支付申请单经部门负责人审核后，付款申请人将支付申请 单及原始凭证传递至财务会计。财务部会计比对委外加工合同、合同会签表、用工用料明细、 应付账款对账单的金额。财务部会计将该受款单位受款金额与该单位的应付款余额对比, 若付款金额比应付款余额大，将该支付申请单交回付款申请人, 由付款申请人查明原因。财务会计核对发票及应付款余额无误后，在支付申请单上签 字确认，并将支付申请单及相关附件提交财务总监复核签字。经财务总监复

10、核签字后，付款申请人将支付申请单及原始凭 证提报至董事长签字审批。出纳依据经董事长签字审批的支付申请单支付款项。财务会计依据支付申请单及发票、委外加工合同、合同会 签表、用工用料明细、应付账款对账单，编制记账凭证。4. 8. 3分期付款流程：具体付款流程同4. 8. 2描述。若一张发票分期付款，财务部收到发票时，会计将发票原件附在 记账凭证后。以后付款时，复印发票并在复印件上写明“发票原件附在X月记 -XX号凭证后”。4.9工资的发放4. 9.1财务部会计负责编制根据行政中心提供的考勤表和员 工社保、公积金、工龄汇总编制工资表，并在首页注明本次应 付工资总额、本月拟付工资总额，提交董事长签字审

11、批。第14页共18页1.1.1 9.2财务部会计依据经董事长审批的工资表填写支付申 请单，列明付款总金额、发放的工资月份、申请人等，并将工资表、 考勤表以及员工社保、公积金、工龄汇总作为支付申请单的 附件。4.9.3 财务部总监复核支付申请单、工资表、考勤表以 及员工社保、公积金、工龄汇总并签字确认。4.9.4 经财务总监复核后，会计将支付申请单及原始凭证提 报至董事长签字审批。4.9.5 出纳根据经董事长审批后的支付申请单支付款项。4.9.6 财务会计依据支付申请单及工资表、考勤表以 及员工社保、公积金、工龄汇总，编制记账凭证。4.9.7 10中介服务款项的支出4. 10.1付款申请人根据发

12、票、服务合同、项目成果物等原始凭证 填写支付申请单，于支付申请单之后加附发票、服务合同、 项目成果物等。4. 10. 2付款申请人将支付申请单及发票、服务合同、项目成 果物等原始凭证提交部门负责人签字确认。若中介服务款项为预付款, 中介服务结束后，业务部门应当项目成果物补交至财务部。4. 10. 3支付申请单及发票、服务合同、项目成果物等原始凭 证经部门负责人签字确认后，提交财务部。4. 10. 4财务部会计复核原始凭证与支付申请单。复核无误后， 在支付申请单上签字确认，并提交财务总监审批。4. 10. 5经财务总监复核后，经办人将支付申请单及原始凭证提报至董事长签字审批。第15页共18页4.

13、10. 6财务出纳根据经董事长审批后的支付申请单支付款项。4. 10. 7财务会计依据支付申请单及发票、服务合同、项目成 果物，编制记账凭证。4. 11付款相关事项4.11.1 业务部门提交费用报销单、支付申请单、相关原 始凭证附件，财务部于三个工作日内审核付款。4.11.2 报销的原始单据应真实合法、内容完整、数字书写清晰、 准确。4.11.3 统一发票（指增值税专用发票以外，加盖有税务监制章 的发票）、收款收据报销必须加盖开具收据的单位公章（或财务专用 章）和经办人签字。4.11.4 所有发票、单证的报销，必须业务内容完整，金额计算 正确，大小写相符，字迹清晰。4.11.5 所有费用发票，

14、原则上必须在费用取得当年度予以报销。4.11.6 11.6国家执法机关对员工个人违法行为作出的行政罚款包 括交通违法罚款，均不予以报销。4.11.7 11.7公司员工个人报销费用时，如有前期借用公司款额的， 应先予结清，再多还少补。4.11.8 所有超过公司规定标准的费用开支，须事先征得董事长 同意方可报销。4.11.9 11.9本制度提及的相关费用报销，原则上于业务发生两周内 至财务办理费用报销手续。4.11.10 本制度提及的相关款项支付，应依据合同约定至财务办理款项支付手续。第16页共18页4. 12附则4. 12. 1本制度未尽事宜参照国家法律法规以及本公司相关规定 执行。5. 12.

15、2本制度由财务部负责制定和解释。4. 12.3本制度由董事长审批后，自发布之日起生效。5、监督及检查4.1. 本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行执行造 成经济损失的，按以下规定进行处罚：5. 1.1工作渎职：造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公 司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任；对公司造成损失但不构成 违法的，由直接责任人与上级领导承担全额损失；暂未构成损失的, 对责任人按照公司制度予以处理。5. 1.2财务人员以回扣、礼品等方式为业务单位提供从便利，造 成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼, 追究其法律责任；对公司造成损失但不构成违法的，由直接责任人

16、与 上级领导承担全额损失；暂未构成损失的，对责任人按照公司制度予 以处理。6. 1.3其他行为：造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公 司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任；对公司造成损失但不构成 违法的，由直接责任人与上级领导承担全额损失；暂未构成损失的, 对责任人按照公司制度予以处理。5.2 办理付款手续时，未及时提交本制度提及的相关原始凭证造 成支付延误，违反合同约定的支付时间，参照本制度5. 1.3的规定进 行处罚。第17页共18页5.3 付款申请人提供虚假票据及原始凭证，对责任人按照管理制 度处罚，构成违法的，按法律规定进行。5.4 付款申请人提供虚假票据及原始凭证而财务部门未能辨

17、识， 对责任人按照管理制度处罚，构成违法的，按法律规定进行。第18页共18页 费、机票、市内交通等费用）、住宿费、伙食补助费、业务招待费等 费用。4. 1.2票务费（含市内交通）（1）出差人员应在可行前提下提前预计出差时间及行程，尽量 提前1周（或以上）预订票，以享受折扣优惠。（2）自带交通工具的出差人员不报销票务费及市内交通费。（3）接待单位提供交通工具的出差人员不予报销市内交通费。（4）趁出差之便回家探亲办事的，其绕道和在家期间一律不报 销住宿费、票务费、伙食补助费、市内交通费，对于非公务出差天数， 还须补请假单，相应减少出勤天数。（5）凡不符合乘坐飞机条件的情况，因公事紧急乘坐飞机的，

18、应事前经有关领导批准，否则超出规定的费用个人自理。（6）市内交通原则上只乘坐公共交通工具，对于特殊情况需乘 坐出租车的，须提前请示部门负责人和董事长同意，并在出差费用明 细表中，详细列明打的事由、往返地点及里程。（7）异地出差如需租车，须向部门负责人提前书面申请，经部 门负责人、董事长同意后方可租车；对于临时发生、未能提前书面申 请的，须先电话请示，并于租车业务发生后、报销前，补办书面签批 手续，随费用报销单一并提供给财务部。4. 1.3住宿费（1）住宿费凭住宿发票，在规定标准范围内按实际出差期间的 住宿天数计算报销，超标准的，超出部分自理。（2）特殊情况发生超支，须经董事长批准方可报销。（3

19、）出差人员由外单位或企业安排住宿，一律不予报销住宿费。第2页共18页(4)住宿费标准一般指每天每间，对于同性别二人同时出差同 一地点的，选择由一人按一个房间标准报销，另一人员不再报销住宿 费。4. 1. 3伙食补助(1)出差天数的计算，原则为：当天12点以前出发，14点以后 返回的按一天计算；当天12点以后出发，14点以前返回的，按半天 计算。4. 1.4出差期间业务招待费(1)在出差过程中因业务工作需要发生招待费，应事先向领导 汇报预计招待人数及招待标准，书面征得领导同意后方可发生业务招 待。(2)其中300元以内经得部门负责人同意，300元以上(含)须 征得董事长同意。(3)对于不能事先办

20、理签批手续的，须于招待业务发生后、费 用报销前办好书面签批手续，并随费用报销单一并提供给财务。(4)对于已报招待费用的，应减少报销相应餐数的伙食费补贴。差旅费借支办法：对于因公出差人员如确实不能垫支差旅 费的。4. 1.6差旅费报销时间(1)出差人员应在回公司后两周内办理差旅费报销，对于出差 借款，遵循前账不清、后账不借为原则。(2)经财务催报仍不报销的，从借款当月工资中扣还所借款项， 不足扣还的次月工资中继续扣减，直到还清借款为止。第3页共18页4. 2. 7差旅报销单据规定(1)出差人员应据实填写费用报销单(附件1),后附所有本 次出差原始报销凭证及差旅费用明细表，提交部门负责人审核。(2

21、)财务会计执行单据审核，无误后在费用报销单上签字 确认，并提交给财务总监复核。(3)经财务总监复核后，经办人将费用报销单及原始凭证 提报至董事长签字审批。(4)出纳依据经董事长审批的费用报销单及原始凭证支付 款项。(5)对于原始报销凭证，凡应取得正规票据而未取得或不能提 供的，按限额的XX%报销支付。(6)报销贴票要求：按日期顺序、费用种类顺序贴单，或按费 用种类顺序、日期顺序贴单。(7)凡报销费用涉及其他部门其他人员的，还须经其他部门人 员签名确认费用发生情况。(8)凡被外单位和个人邀请外地出差的人员，其食宿费已由对 方负担的，均不得办理相应费用的报销。(9)对于涉及外币的，须在出差日期旁注

22、明当天汇率。4. 1.8差旅报销其他注意事项(1)各部门人员出差，原则上要于出差前提交出差报告，报告 中定任务、定时间、定地点、定人数。(2)实际出差天数超过原计划天数的费用，需经部门负责人批 准，超过天数达2天以上的，还须经董事长批准，否则财务不报销。第4页共18页4. 2费用报销相关规定：(1)上述费用原则上不跨月报销，自业务结束之日起五个工作 日内，办理报销手续。(2)经办人据实填写费用报销单，后附所有本次费用报销原 始凭证及差旅费用明细表，提交部门负责人签字审核。(3)经办人将费用报销单及原始凭证传递至财务会计，由 财务会计执行单据审核，审核无误后签字确认，然后提交给财务总监 复核并签

23、字确认。(4)经财务总监复核后，经办人将费用报销单及原始凭证 提报至董事长签字审批。(5)出纳根据经董事长审批后的费用报销单及原始凭证支 付款项。(6)报销原始凭证以原始发票为准，且所有发票需有开具单位 的发票专用章方可报销，其余票据不能报销。(7)报销贴票要求：按日期顺序、费用种类顺序贴单，或按费 用种类顺序、日期顺序贴单。(8)凡报销费用涉及其他部门其他人员的，还须经其他部门人 员签名确认费用发生情况。4. 3备用金借款的支出4. 3. 1借款申请须支取款项前一天通知出纳备款。4. 3. 2借款人填写借款单，写明借款人姓名、借款事由、借款 金额，提交部门负责人审核，报董事长签字审批。经董事

24、长审批之后， 出纳支付款项。4. 3.3因公出差人员如确实不能垫支差旅费，按本制度规定办理第5页共18页借款手续。（1）申请人须填写借款单和差旅费借支明细。（2）差旅费借支明细列明费用支出项目（如交通费、机票、酒 店、餐费等）、人数、天数，然后加总得出需要借款的金额，并作为 借款单附件提交提交部门负责人审核，报董事长签字审批。借款事项结束后，借款人应根据本制度相关费用报销的规 定，履行报销审批。4. 5原材料、辅料、五金物料采购款项的支出4. 5. 1预付款流程：付款申请人填写支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期等内容。付款申请人将支付

25、申请单提交部门负责人签字确认。支付申请单经部门负责人签字确认后，付款申请人将支付 申请单及采购合同、采购合同会签表传递至财务部。会计对比采购订单、采购合同、采购合同会签表（附件4）与 支付申请单的预付款金额。对比无误后，在支付申请单上签 字确认，并提交财务总监复核。经财务总监复核后，付款申请人将支付申请单及原始凭证提 报至董事长签字审批。出纳依据经董事长审批的支付申请单支付款项。财务会计依据支付申请单及采购订单、采购合同、采购合 同会签表，编制记账凭证。4. 5. 2后付款流程：除按合同约定预付购货款外，支付货款必须先取得供应商开具的第6页共18页增值税发票，否则不予支付。采购部将发票及发票对

26、应的采购订单号或采购合同号提交至财 务部，财务部会计将发票及对应的采购订单号或采购合同号记录于发 票登记薄中。付款申请人填制支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期、原材 料批次等内容。采购款支付须附发票、材料入库验收单、采购合同或采购申请 报告、采购合同会签表、采购订单、供货单、过磅单、应付账款对 账单。付款申请人将支付申请单提交部门负责人审核。支付申请单经部门负责人审核后，付款申请人将支付申请 单及原始凭证传递至财务会计。财务部会计比对采购订单、采购合同、采购合同会签表确定 的金额来审核发票。财务部会计将该受款单位受款金额与该单位的应付

27、款余额对比, 若付款金额比应付款余额大，将该支付申请单交回付款申请人, 由付款申请人查明原因。财务会计核对发票及应付款余额无误后，在支付申请单上签 字确认，并将支付申请单及相关附件提交财务总监复核签字。经财务总监复核签字后，付款申请人将支付申请单及原始凭 证提报至董事长签字审批。出纳依据经董事长签字审批的支付申请单支付款项。财务会计依据支付申请单及发票、材料入库验收单、采购第7页共18页 合同、采购合同会签表、采购订单、供货单、过磅单，编制记账凭 证。4. 5. 3分期付款流程：具体付款流程同4. 5. 2描述。若一张发票分期付款，财务部收到发票时，会计将发票原件附在 记账凭证后。以后付款时，

28、复印发票并在复印件上写明“发票原件附在X月记 -XX号凭证后”。4.6固定资产采购款项的支出4. 6. 1预付款流程：付款申请人填写支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期、固定 资产名称等内容。付款申请人将支付申请单提交部门负责人签字确认。支付申请单经部门负责人签字确认后，付款申请人将固定 资产购置申请表、采购合同会签表、采购合同传递至财务部。会计对比固定资产购置申请表、采购合同会签表、采购合 同与支付申请单的预付款金额，并核实设备名称是否与支付申 请单备注的设备名称一致。对比无误后，在支付申请单上签字 确认，并提交财务总监复核。经财务总

29、监复核后，经办人将支付申请单及原始凭证提报至 董事长签字审批。出纳依据经董事长审批的支付申请单及原始凭证支付款项。财务会计依据支付申请单及固定资产购置申请表、采购第8页共18页 合同会签表、采购合同，编制记账凭证。4. 6. 2后付款流程：除按合同约定预付购货款外，支付货款必须先取得供应商开具的 增值税发票，否则不予支付。采购部将发票及发票对应的固定资产名称、型号提交至财务部, 财务部会计将发票及对应的固定资产名称、型号记录于发票登记薄 中I o O付款申请人填制支付申请单，写明申请人、申请日期、申请 部门、受款单位、支付款项、支付金额、付款方式、付款日期、固定 资产名称等内容。采购款支付须附

30、发票、固定资产购置申请表、采购合同会签 表、采购合同、供货单、应付账款对账单、固定资产验收单。付款申请人将支付申请单提交部门负责人审核。支付申请单经部门负责人审核后，付款申请人将支付申请 单及原始凭证传递至财务会计。财务部会计比对固定资产采购合同、采购合同会签表确定的 金额来审核发票。财务部会计将该受款单位受款金额与该单位的应付款余额对比, 若付款金额比应付款余额大，将该支付申请单交回付款申请人, 由付款申请人查明原因。财务会计核对发票及应付款余额无误后，在支付申请单上签 字确认，并将支付申请单及相关附件提交财务总监复核签字。经财务总监复核签字后，付款申请人将支付申请单及原始凭 证提报至董事长签字审批。第9页共18页