大亚湾行政制度.doc

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1、 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳程序、说明文件及手册编写格式规范编号：DPLNG-JVC-PR-006023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审核公司审核 目 录1.0 目的 32.0 范围 33.0 定义（或术语） 34.0 职责 35.0 程序描述 46.0 参考文件 67.0 其他 61.0目的1.1 制定本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范的目的是规定公司的程序和说明文件及手册的编写格式与内容，使公司的程序、说明文件及手册的格式统一，保证公司的程序、说明文件及手册的编写及格式规范化；1.2 本程序、说明文件及手册编写说

2、明及格式规范可作为编写公司程序、说明文件及手册的范本。2.0范围2.1本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范仅用于公司的程序、说明及手册类文件；2.2公司各编写部门必须按此格式与内容说明遵守，不得例外。3.0定义（或术语）3.1本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范的定义在本说明及格式规范中泛指文件；3.2文控中心指文件控制中心，英语缩写字母为“DCC”。4.0职责4.1本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范由DDC文件管理人员指导并监督各部门编写人员编写统一格式；4.2各部门编写人员需配合DDC文件管理人员的指导和监督，完成文件的统一格式。5.0程序描述5.1编写准备 5.1.1各部门

3、的文件应指派专门人员负责编写，编写人员应详细地了解该指导文件的目的与范围，搜集必要的参考资料； 5.1.2文件编写完毕，编写人员必须向文控中心取得文件的特定编码，该文件编码仅为此文件所专用，不得再为其它任何文件作辨识之用。 5.2编写格式 5.2.1文件的封面、正文的页头和页尾及内容的各章节划分层次等必须依据本程序、说明文件及手册格式规范执行； 5.2.2文件用纸采用GB/T148中规定的A4型纸张，其成品幅面尺寸为：210mm297mm； 5.2.3文件的封面标题采用宋体的20号字体； 5.2.4文件的首页必须有批准人签署，文件方可发行；文件分发由制定部门控制分发； 5.2.5目录必须是紧随

4、文件首页之后独立页次； 5.2.6文件的正文字体均采用12号字； 5.2.7中文版字体采用宋体；英文版字体采用TimesNewRoman； 5.2.8字间距段落均为1.5倍； 5.2.9文件的章节通常采用以下7段式编写：1.0 目的（阐述文件的目的与意图）2.0 范围（阐述文件适用的区域、部门、组织或人员）3.0 职责（说明程序的管理和执行人员的职责）4.0 定义（说明不常用的词或行动之意义，或在文件中的特别含义）5.0 程序描述（说明该文件由那些特定的人员及须以何种方式来适当地进行，实现和为何、何时、何事、何人、何处、如何的理念来将文件内容叙述清楚）6.0 附录/参考文件（列出该文件编写的来

5、源、合理依据）7.0 其他（职列出文件引出的执行表格）。 5.2.10文件编号及层次划分举例如下： 5.1 5.1.1 5.1.1.1 A B a b 5.2.11如果遇到没有参考资料、定义或参考的情况，亦要保留该段的大目编号，而需在该段内填入“无”或“略”即可。6.0参考文件6.1本文件的编码方式按照公司已颁布的DPLNG-JVC-PR-003文件编码程序执行；6.2本文件的相关执行按照公司已颁布的文件管理程序DPLNG-JVC-PR-001文件控制程序执行。6.3本格式规范引用国家标准GB/T9704-1999及ISO体系文件标准编写。7.0其他 7.1文件首页格式（范例）-附件1 7.2

6、文件的正文页头、页尾格式（范例）-附件2政策和程序文件清单Policy and Procedure Checklist编号Ltem政策/程序RefNo文件编号总体控制及财务1内部控制政策DPLNG-FC-PR-0012财务控制政策承诺DPLNG-FC-PR-0023授权制度DPLNG-FC-PR-0034会计政策DPLNG-FC-PR-0045现金和银行业务制度DPLNG-FC-PR-0056年度计划和预算DPLNG-FC-PR-0067商业道德和关系政策DPLNG-FC-PR-0078礼品及招待政策DPLNG-FC-PR-008HSE 健康、安全和环保1健康、安全及环保管理政策DPLNG-H

7、SE-PR-0012健康、安全及环保政策的表现承诺DPLNG-HSE-PR-0023安全政策DPLNG-HSE-PR-0034道路交通安全政策DPLNG-HSE-PR-0045社区政策DPLNG-HSE-PR-0056吸烟规定DPLNG-HSE-PR-0067器械规定DPLNG-HSE-PR-0078药品和酒精的管理规定DPLNG-HSE-PR-008HR 人力资源1人力资源总政策DPLNG-HR-PR-0012雇佣DPLNG-HR-PR-0023薪酬与福利DPLNG-HR-PR-0034休假DPLNG-HR-PR-0045学习与发展DPLNG-HR-PR-0056绩效管理DPLNG-HR-P

8、R-0067督导与纪律DPLNG-HR-PR-007A dmin 行政1办公场所员工行为规范DPLNG-AD-PR-0012出差及住宿规定DPLNG-AD-PR-0023交通制度DPLNG-AD-PR-0034电话管理规定DPLNG-AD-PR-004 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳文件管理程序编号：DPLNG-JVC-PR-001023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审核公司审核 目 录1 目的 32. 政策 33 具备条件 34 文件目录 35 文件编码系统 46. 新文件审批与发布 67 文件更新与收回 68 文件分发9

9、存档10借阅/申请文件1目的1.1 制定本文件管理程序的目的是有效管理公司的文件，建立严格、可行的文件管理系统，确保文件的畅通与及时循环。同时也保证了公司内部过期文件的有效控制；1.2 文件管理人员负责日常的文件控制和管理工作，同时建立起文件和书籍目录，并把文档库所有文件及目录体现在公司内部局域网里。2政策 作为公司信息资源的管理政策，建立与维护程序来管理文件并确保所有纸张文件和电子文件都准确应用到适当的场所是管理信息资源的重要部分。所有文件都需保持最新状态，过期文件需按分发范围迅速清理并收回。要完成这些管理工作，所有更新的文件在使用前都需经过相关部门的审阅和批准。3具备条件 3.1所有内部产

10、生的程序都需具备以下条件： 文件名称； 文件编号； 版本号； 版本日期； 出版目的； 审批日期。3.2文件编号和版本必须在文件首页标注清楚，还要在文件的后续页中作为页眉的一部分同样注明。页眉中也要标识页码号。文件编号只对应一个文件；3.3草拟文件的版本号用A，B，C标识，发布实施文件的版本号用数字1，2标识；3.4以标准文件模版为基础按不同类型的文件制定格式。4文件目录 文件包含各种类型的资料和材料，其中有报告、技术资料、管理性文件，质量文件、合同、法律文件等。这些不同类型的文件目录由文件管理人员统一登记，公司所有的文件都属于“受控文件”以确保文件的最新版本，使所需人员使用的也是最新版本。公司

11、的合同和一些特殊的机密性文件，需在文件上加盖“机密”二字的章，如相关人员需申请使用或查阅，须填写合同/文件申请表（编号：DPLNG-JVC-T-012）方可申请借阅使用。5文件编码系统 文件编码按照已发布实施的文件编码系统（编号：DPLNG-JVC-PR-003）执行。6新文件审批与发布6.1文件编写人员需填写文件颁布申请表（编号：DPLNG-JVC-T-017）向文控人员获取新文件的编号；6.2文控人员需查看文件目录并检查所要产生的文件是否已有类似文件生存，如果该文件已有类似文件生存，文控人员和编写人需提议把该文件采用整合、更新或用新文件代旧文件的方式重新生存新文件；6.3编写人员在似写文件

12、时需按照标准文件格式（编号：DPLNG-JVC-T-016）键入新文件；6.4编写人员在进行文件内部循环并征求意见时，需同时把原文一起发给意见征求人员并及时把所征求的意见汇编进文件里。汇编完成后，编写人把已署名的文件递交给相关审核人员进行审核、批准；6.5相关人员审核完成后，编写人员把相关人员已审核的文件递交给相关部门经理和公司总裁批准；6.6一经批准，编写人员将有签名的原件交给文控人员进行发布并存档。同时电子文件交给文控人员进行曲存档；6.7文控人员按下列要求正式发布文件： a核实文件署名人是否正确； b盖上“原件”章存入公司文档库； c如需对外发放，填写详细传送单并按第8条规定发放给相关单

13、位； d把电子文件放入公司局域网；6.8文控人员即时在文件目录中详细更新。7文件更新与收回 7.1文件更新与收回说明 7.1.1根据必要文件需有重大变化或需要回收、作废时，编写人将决定文件是否需要重新审核，并通知文控人员； 7.1.2按7.2至7.7条款执行文件更新程序，按7.8至7.11条款执行文件收回程序。7.2文件更新 7.2.1文件编写人可在公司局域网内下载更新电子文件，更新版本，并直接对该文件进行修改。所有修改过的地方应有明确标识；7.2.2编写人员在进行内部循环征求意见时，需同时把已标识有修改的原文一起发给征求人员，并及时把意见进行汇编后对文件进行更新。完成更新文件后，编写人需把已

14、署名的文件递交给相关审核人员进行审核； 7.2.3相关人员审核完成后，编写人把已审核的文件递交给相关部门经理和公司总裁获取签名批准； 7.2.4一旦得到审批后，编写人把原件交给文控人员进行发布并存档。同时把电子文件交给文控人员存档。 7.2.5文控人员按下列要求正式发布文件： a 核实文件签署人是否正确； b盖上“原件”章并存入公司文件库； c把旧版本文件替换出来并盖上“作废”章； d如需对外发放，填写详细传送单并按第8条规定发给相关单位； e把修改后的电子文件从公司局域网内替换出来并转存至“作废”文件夹； 7.2.6文控人员更新文件目录，需要详细修改过的文件记录 7.3文件作废 7.3.1编

15、写人填写文件作废表格并按原发放范围收回作废文件； 7.3.2文控人员把旧版本文件替换出来并加盖“作废”章； 7.3.3把旧的电子版文件从公司局域网内转至“作废”文件夹里； 7.3.4文控人员即时详细更新作废文件目录。8文件分发 8.1文件分发包括内部分发和外部分发； 8.2文控人员按照文件分发流程的规定把文件复印分发给相关人员和单位； 8.3所有发给公司的文件都需按以下程序处理： 1)按收文处理表（编号：DPLNG-JVC-T-010）进行收文处理； 2)按公司总裁的批示进行文件分发。 8.4所有对外发放的文件都需按以下程序进行： 1)对外发送的文件需向文控人员申请文件编号并填写文件审批签发表

16、（编号：DPLNG-JVC-T-009） 2)检查是否有发送部门经理的签名； 3)获取会签部门经理的签名（如有必要）； 4) 获取总裁或副总裁或财务总监的外发许可签名； 5) 文控人员打印出外发文件； 6)外发并存档。 外发文件由文控人员保存一份原件。9存档 9.1所有文件按纸张文件和电子文件两种类型保存； 9.2文控人员至少保存两份文件，一份定义原件用于存档，另一份定义复印件使用于借阅和查阅。定义复印件的文件加盖“复印件”章； 9.3纸张文件保存在公司文档库，电子文件设定为只读文件放进公司内部局域网。10借阅/申请文件 10.1公司员工如需借阅文件，包括合同，需填写合同/文件申请表（编号：D

17、PLNG-JVC-T-012）并获取相关部门经理/总裁批准； 10.2如需申请使用公司许可、证书类文件，需填写许可证书申请表（编号：DPLNG-JVC-T-008），该表可在公司局域网内看到。 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳文件编码程序编号：DPLNG-JVC-PR-003023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审核公司审核目录1目的 本文件编码程序详细描述了公司所有形成的正式文件编码的方法。2范围2.1除接收站项目和管线项目部继续使用原有的文件编码系统外，公司所有其它相关部门均以本文件编码系统为准；2.2这一程序适用的文件类型如

18、附件2中所示。3职责 3.1文控中心 文控中心（DCC）负责管理文件编号并更新公司文件登记（Doc。No DPLNG-JVC-REG-001） 3.2责任人 3.2.1公司员工都有责任和权利起草一份文件； 3.1.2文件篡写人在开始起草文件前需向文控中心申请文件号。4文件格式 文件分类表中的所有文件要使用标准格式模版。这些标准版已列在公司文件登记表并且存放在电子文件数据库中。5文件编码 5.1总则 文件编码系统执照不同的文件类型和颁布部门使用下列形式进行区分： DPLNG-yy-zz-序列号 此处： DPLNG 广东大鹏液化天然气有限公司 Yy 部门编号 Zz 文件类型 sequential

19、number 5.2部门编码 部门编码由文控中心负责分配与管理，附件1为部门所使用的编码，如有特殊要求，文控中心会为不同部门分配适当的编码。 5.3文件类型 文件类型编码由文控中心负责分配与管理，附件2为文件类型所使用的编码，如有特殊要求，文控中心会为其他的文件类型分配适当的编码。 5.4序列号 原则上部门代码与文件类型的顺序编号按序列号递增，记录在公司文件登记表中。 5.5特殊要求 按照需求，各部门新产生的文件类型编码会继续增列在附件2中，文控中心获知变更后进行更新。附件1-部门编码部门编码部门名称JVC公司CC合同及采购部CP费用控制部CR客户关系部FC财务及控制部HRA人力资源及行政部H

20、SE健康安全及环保部MD市场开发部OPS营运TP接收站项目ST供应及运输PJ管线项目TP资金及风险管理附件1-部门编码编码类型DWG组织结构/图纸WR周报MR月报RP综合报告PR程序/计划CT合同/协议ITB招标文件MN手册T模版/表格CALC计算书SPEC标准规范SCH进度表GEN总政策BOD基本设计/设计原理REG记录TOR参考项STD标准按需待定按需增加新的文件类型 书籍购置申请表 编号RefNoDPLNG-JVC-T021申请人姓名日期部门购置原因序号书籍名称数量估价何种方式购置购置部门意见：行政人事部门意见：备注：入库编号：到货日期： 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳书籍管理程序编

21、号：DPLNG-JVC-PR-004023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审核公司审核目录1.0目的 对公司的书籍进行有效管理，使公司员工能及时的共享公司的资源。2.0范围 本书籍管理制度适用于本公司员工。3.0定义3.1本书籍管理程序的“书籍”是指从公司财政上支出并购买的书籍包括：行业标准、行业专用书籍及工具书等供公司员工共同享用的资源；3.2本书籍管理程序的“书籍库”是指公司所有书籍保存的所在点。4.0管理规则4.1凡使用公司经费购买的书籍均是公司的资产，所购买的书籍须先效文控中心编号登记并进行统一管理；4.2文控中心管理人员对

22、所购买的书籍按附件1书籍总汇中的内容进行验收、登记、编号及加盖公司书籍专用章后，方可办理借阅手续；4.3不管所购买的书籍内容相同与否，每一本书籍只产生一个文件编码；4.4因公培训或公司考察人员带回的书籍应交一份于DDC保管，以便公司其它员工共享。5.0书籍编码 书籍编码根据书籍分类的种类按英语的缩写字母组成，编码索引如下：书籍编码索引电脑类CPU交通类TP法律类LAW经济类EC工具类RF市场类MKT管理类MA英语类EN规范类ST其它类OT6.0书籍借阅规则6.1公司的书籍对所有想借阅书籍的员工开放；6.2办理书籍借阅时需填写附件2书籍借阅登记表；6.3借阅人员有义务爱护从文控中心借出的书籍，应

23、注意爱护，不得污损、圈点、批注、勾划、涂写、折叠、撕毁、剪裁，不得损毁；6.4没有办完登记入库手续的书籍不外借。7.0借阅期限7.1书籍借阅期原则上为30个日历日；7.2公司员工应按期归还所借书籍，如有特殊需要不能按期归还，应在无须使用的情况下及时归还；7.3如果员工与公司的劳动关系终止，需立即归还所借书籍，否则，文控中心有权在员工离职单上注明未归还书籍并按8.0的条款进行处理。8.0遗失处理办法8.1丢失书籍者应在30天之内购买同样的新书籍交文控中心作为赔偿；8.2或以丢失书籍的原价进行赔偿；8.3或按公司管理政策中的相应条款处理。9.0表格 表格1-书籍总汇 表格2-书籍借阅登记表广东大鹏

24、液化天然气有限公司书籍总汇购买日期书籍名称金额编号出版社备注书籍借阅登记书籍名称：购买日期：金额：书籍编号：借阅人姓名部门借阅人签名归还日期归还人签名 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳往来函件程序编号：DPLNG-JVC-PR-002023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审批公司审批目录往来信函收发程序1目的 本程序的目的是对公司的来往函件包括信函、传真等文件进行控制与管理并提供收发指导，确保文控中心遵循以下要求： 1.1能够方便、快捷地检索到最新文件，提高文件的有效使用率； 1.2建立主控文档储存柜和电子文档库，有效分享和利用文

25、件； 1.3使文件资料标准化； 1.4提高文件资料的质量和有效性。2范围 2.1本程序适用于广东大鹏LNG公司；接收站及管线项目部继续沿用各自原有的往来函件程序； 2.2旨在建立文件日常管理制度，以满足文件管理系统需要。3生效 本程序将作为公司文控中心的文件管理依据，自批准之日起生效。4总则 4.1文控中心将设立在公司总部，由文控中心主管负责管理； 4.2文件分别由两种不同的形式组成，一部分以纸质文件组成，包括整个公司的已批准的程序文件原件将保存在文件柜，另一部分由电子版形式组成的电子文件将保存在电子文件库； 4.3公司所有正式来往函件将在文控中心的往来函件登记表中登记（登记号为：GDLNG-

26、JV-REG-001） 4.4以下函件将分别被保存在文件储存柜和电子文档库： 4.4.1以公司名义发出的函件原件； 4.4.2公司收到的所有的正式函件。 4.5所有从电子文档库打印的纸张文件均为“仅为参考”资料而非受控文件。5职责 5.1文控中心职责 5.1.1文控人员负责处理文控中心文件并做到： 确保所有重要来往信函和文件的正确识别、获取、记载与保存；把文件分发给所需部门和个人；维护公司文件并做好相应记录；对现行版本的文件进行识别与控制；确保作废文件的标识以防误用；维护文控中心工作，如有需要，发布文件。 5.2公司员工职责 5.2.1公司所有员工有责任感熟悉已生效并实施的程序要求、工作指南和

27、工作说明并在日常工作中按其程序要求执行。 5.2.2公司职员特别要：确保各部门草拟的文件符合公司标准，从文控中心外发的文件需有相关人员的签发并由文控中心编号后外发；确保所有往来信函与文件都由文控中心负责接收与发放；对所有作废文件进行标记以防混用；无论对文件要求或受控表格等有不明确的地方请与文控中心联系。6来往函件 6.1定义 6.1.1来往函件-指用在内部或外部之间的联系所产生的信函、传真、备忘录和会议纪要； 6.1.2信函指用于与第三方之间发生的契约和商业函件； 6.1.3传真指与第三方必须及时以传真方式传达的文件； 6.1.4备忘录指用于正式的内部讨论的文件或协议； 6.1.5会议纪要指用

28、于会议后整理成的正式记要； 6.1.6传送单指只用于从一方传送给另一方的附有报告、图纸、手册和其它不同数据文件的封面。 备注：所有对外发送的备忘录和会议纪要都需采用传真、信函或传送单封面格式发出。 6.2来往函件编号控制 6.2.1发文编号 所有函件发文编号将按以下形式进行控制 DPLNG-xx-aa-sequential number 此处： DPLNG 公司名称 Xx 发送部门 Aa 函件类别 6.2.2收文编号 所有函件发文编号将按以下形式进行控制 aa- sequential number 此处： aa 函件类别 sequential number 三位数 6.2.3来往函件类别 来往函件类别将由文控人员