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1、数字档案馆建设规划主要内容主要内容n一、规划步骤一、规划步骤n二、规划内容二、规划内容n三、规划文本的形成三、规划文本的形成n四、总体框架设计四、总体框架设计n五、经费预算五、经费预算n六、效益六、效益主要内容主要内容n一、规划步骤一、规划步骤一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤开始开始规划基本问题的确定规划基本问题的确定收集初始信息收集初始信息现状评价和收集约束现状评价和收集约束设置目标设置目标准备规划矩阵准备规划矩阵识别活动识别活动列出工程项目列出工程项目列出重复活动列出重复活动选择最优活动组合选择最优活动组合写出规划写出规划返回返回总经理批准总经理批准MIS委员会委员会结束结束一
2、、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n第第1步，规划基本问题的确定步，规划基本问题的确定p包括规划的年限、规划的方法，确定集中式还包括规划的年限、规划的方法，确定集中式还是分散式的规划，以及是进取还是保守的规划是分散式的规划，以及是进取还是保守的规划n第第2步，收集初始信息步，收集初始信息p包括从各级管理人员、同类企业、本企业内部包括从各级管理人员、同类企业、本企业内部各种信息系统委员会、各种文件以及书籍和杂各种信息系统委员会、各种文件以及书籍和杂志中收集信息。志中收集信息。一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n第第3步，对现存状态的评价和识别计划约束步，对现存状态的评价和识别计
3、划约束p包括目标、系统开发方法对规划活动的影响、包括目标、系统开发方法对规划活动的影响、现存硬件和它的质量、信息部门人员、运行和现存硬件和它的质量、信息部门人员、运行和控制、资金、安全措施、人员经验、手续和标控制、资金、安全措施、人员经验、手续和标准、中期和长期优先顺序、外部和内部关系、准、中期和长期优先顺序、外部和内部关系、现存的设备、现存软件及其质量以及企业的思现存的设备、现存软件及其质量以及企业的思想道德状况。想道德状况。一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n第第4步，设置目标步，设置目标p本操作应由总经和信息化委员会执行，应包括本操作应由总经和信息化委员会执行，应包括服务的质量
4、范围、政策、组织及人员等。该目服务的质量范围、政策、组织及人员等。该目标不仅包括信息系统的建设目标，还包括整个标不仅包括信息系统的建设目标，还包括整个企业的目标。企业的目标。n第第5步，准备规划矩阵步，准备规划矩阵p规划矩阵是信息系统规划内容相互之间关系所规划矩阵是信息系统规划内容相互之间关系所组成的矩阵，这些矩阵列出后，就确定了各项组成的矩阵，这些矩阵列出后，就确定了各项内容以及它们实现的先后顺序。内容以及它们实现的先后顺序。一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n第第69步，识别上面所列出的各项活动，步，识别上面所列出的各项活动，是一次性的、工程项目性的活动，还是一是一次性的、工程项
5、目性的活动，还是一种重复性的、经常进行的活动。由于资源种重复性的、经常进行的活动。由于资源有限，所有的项目不可能同时进行，只有有限，所有的项目不可能同时进行，只有选择一些最有效益的项目先进行，同时要选择一些最有效益的项目先进行，同时要正确选择工程类项目和日常重复类项目比正确选择工程类项目和日常重复类项目比例，正确选择风险大的项目和风险小的项例，正确选择风险大的项目和风险小的项目的比例。目的比例。一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n第第10步，确定项目优先权、估计项目成本步，确定项目优先权、估计项目成本以及人员要求。以及人员要求。n第第11步，编制项目的实施的进度计划。步，编制项目的实
6、施的进度计划。n第第12步，将长期战略规划书写成文，在此步，将长期战略规划书写成文，在此过程中不断与有关人员交换意见，这些人员过程中不断与有关人员交换意见，这些人员包括信息系统使有人员、信息化工作人员以包括信息系统使有人员、信息化工作人员以及信息化委员会的领导。及信息化委员会的领导。n第第13步，写出的规划需要经总经理批准才步，写出的规划需要经总经理批准才能生效，并宣告战略规划任务的完成。能生效，并宣告战略规划任务的完成。主要内容主要内容n一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容开始开始规划基本问题的
7、确定规划基本问题的确定现状分析现状分析环境分析环境分析标杆分析标杆分析SWOT档案战略档案战略目标确定目标确定任务分解任务分解实施路线实施路线形成文稿形成文稿评审定稿评审定稿结束结束主要内容主要内容n一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容n三、规划文本的形成三、规划文本的形成三、规划文本的形成三、规划文本的形成n现状分析现状分析p（一）分析本企业档案信息化整体水平（一）分析本企业档案信息化整体水平p（二）分析企业档案数据库建设情况。（二）分析企业档案数据库建设情况。u即以档案数字化率来衡量，包括档案目录的数字化即以档案数字化率来衡量，包括档案
8、目录的数字化率和全文档案的数字化率，以及档案数据数量。率和全文档案的数字化率，以及档案数据数量。p（三）分析企业档案信息化硬件配置情况。（三）分析企业档案信息化硬件配置情况。u按照网络覆盖率、服务器配置、计算机台数、输入按照网络覆盖率、服务器配置、计算机台数、输入设备、加工设备、输出设备的框架进行分析。设备、加工设备、输出设备的框架进行分析。三、规划文本的形成三、规划文本的形成p（四）分析企业档案管理信息系统实施情况（四）分析企业档案管理信息系统实施情况u一般从档案信息系统功能的完备性、架构是否先进一般从档案信息系统功能的完备性、架构是否先进等解度进行分析。等解度进行分析。p（五）分析档案信息
9、化标准规范编制情况（五）分析档案信息化标准规范编制情况p（六）分析档案信息化安全保密情况（六）分析档案信息化安全保密情况p（七）分析档案信息化人员情况（七）分析档案信息化人员情况p（八）分析档案信息化应用效果（八）分析档案信息化应用效果p（九）分析档案信息化存在的问题与不足（九）分析档案信息化存在的问题与不足n摸清家底摸清家底p摸清家底摸清家底2022/12/1615系统建设情况硬件软件数据库建设情况目录数据全文数据标准规范建设标准规范管理制度人员IT技术人员档案技术复合型人才三、规划文本的形成三、规划文本的形成n环境分析环境分析p（一）档案工作发展大趋势（一）档案工作发展大趋势p（二）企业发
10、展大趋势（二）企业发展大趋势p（三）企业信息化发展趋势（三）企业信息化发展趋势p（四）企业档案工作大趋势（四）企业档案工作大趋势n标杆分析标杆分析u标杆分析是选取若干档案信息化发展较好的组织或标杆分析是选取若干档案信息化发展较好的组织或企业，分析其档案信息化水平较高的特征，用定性或企业，分析其档案信息化水平较高的特征，用定性或定量的指标进行描述。标杆的作用是为下一步确定发定量的指标进行描述。标杆的作用是为下一步确定发展目标提供参照。展目标提供参照。三、规划文本的形成三、规划文本的形成nSWOT分析分析p（1 1）进行档案部门外部环境分析，列出对于）进行档案部门外部环境分析，列出对于档案部门来说
11、外部环境中存在的发展机遇（档案部门来说外部环境中存在的发展机遇（O O）和和威胁威胁（T T）。）。p（2 2）进行档案部门内部环境分析，列出档案）进行档案部门内部环境分析，列出档案部门目前所具有长处（部门目前所具有长处（S S）和弱点（）和弱点（W W）p（3 3）绘制）绘制SWOTSWOT矩阵。这是一个以外部环境中矩阵。这是一个以外部环境中的机会和威胁为一方，以档案部门内部环境中的机会和威胁为一方，以档案部门内部环境中的处境和弱点为另一方的二维矩阵的处境和弱点为另一方的二维矩阵三、规划文本的形成三、规划文本的形成n企业档案事业战略和企业信息化战略继承企业档案事业战略和企业信息化战略继承n目
12、标确定目标确定p（一）（一）总体架构设计总体架构设计p（二）应用架构设计（二）应用架构设计p（三）数据架构设计（三）数据架构设计p（四）档案管理信息系统架构设计（四）档案管理信息系统架构设计n确定重点任务确定重点任务n制定规划路线制定规划路线三、规划文本的形成三、规划文本的形成n形成规划文本形成规划文本p（一一）引语引语u用一段简短的话说明规划的目的和主要内容。用一段简短的话说明规划的目的和主要内容。p（二二）档案信息化现状档案信息化现状u有时也用有时也用“档案信息化所取的成绩和存在的问题档案信息化所取的成绩和存在的问题”作标题，主要内容不外乎说明档案信息化的成绩和作标题，主要内容不外乎说明档
13、案信息化的成绩和存在的不足，篇幅不需要太长。存在的不足，篇幅不需要太长。p（三三）SWOTSWOT分析分析u按外部机会、外部威胁、内部成势、内部劣势的顺按外部机会、外部威胁、内部成势、内部劣势的顺序叙述行文，一般分为四个要点。序叙述行文，一般分为四个要点。三、规划文本的形成三、规划文本的形成p（四四）档案信息化发展趋势及标杆档案信息化发展趋势及标杆u档案信息化发展趋势只需用简短的一段话概括即可。档案信息化发展趋势只需用简短的一段话概括即可。标杆分析可用二维表格方式呈现，将标杆按照档案标杆分析可用二维表格方式呈现，将标杆按照档案信息化发展现状的项目一一列出即可信息化发展现状的项目一一列出即可。p
14、（五五）发展目标发展目标u用一段话将档案信息化工作要达到的目标描述出来。用一段话将档案信息化工作要达到的目标描述出来。首先用一句定性描述的语句提出总体发展水平，然首先用一句定性描述的语句提出总体发展水平，然后分别从不同的方面给予具体的可定量化的目标描后分别从不同的方面给予具体的可定量化的目标描述。述。三、规划文本的形成三、规划文本的形成p（六六）重点任务重点任务u重点任务是规划文本的主体内容，可按以条、段方重点任务是规划文本的主体内容，可按以条、段方式逐点叙述。为增加文采，可将内容概括成数字组式逐点叙述。为增加文采，可将内容概括成数字组合，如合，如“124”任务，即一个系统开发，两项数据库任务
15、，即一个系统开发，两项数据库建设，夯实三个方面的基础，共七项任务，内容易建设，夯实三个方面的基础，共七项任务，内容易记，而且有文采。记，而且有文采。三、规划文本的形成三、规划文本的形成p（七七）实施计划实施计划p实施计划一般分为起步（或准备）、重点实施、实施计划一般分为起步（或准备）、重点实施、全面完成三个阶段，三个阶段的时间分配一般全面完成三个阶段，三个阶段的时间分配一般是重点实施阶段较长，而起步和全面完成阶段是重点实施阶段较长，而起步和全面完成阶段稍短，以稍短，以3 3：4 4：3 3的比例分配较为合理，不过也的比例分配较为合理，不过也不一定拘泥于此，需根据实际情况进行时间分不一定拘泥于此
16、，需根据实际情况进行时间分配。接下来要逐一对重点任务进行分解，确定配。接下来要逐一对重点任务进行分解，确定大至的时间进度，将进度逐一分配到各个阶段大至的时间进度，将进度逐一分配到各个阶段中，列出年度工作计划。中，列出年度工作计划。三、规划文本的形成三、规划文本的形成p（八八）主要措施主要措施p按点写出实现规划目标、完成规划任务需要采按点写出实现规划目标、完成规划任务需要采取的措施。措施不能太少，但也不能太多，一取的措施。措施不能太少，但也不能太多，一般以五至七条措施为宜。般以五至七条措施为宜。n规划评审规划评审p聘请评审专家聘请评审专家u档案方面的专家为主档案方面的专家为主u信息化方面的专家不
17、可缺信息化方面的专家不可缺u总数总数35人即可人即可主要内容主要内容n一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容n三、规划文本的形成三、规划文本的形成n四、档案信息化总体框架设计四、档案信息化总体框架设计四、档案信息化总体框架设计四、档案信息化总体框架设计n整体架构整体架构网络环境存储设备备份设备服务器数据库系统操作系统目录数据库全文数据档案收集档案整理档案利用档案统计档案检索系统管理档案鉴定档案保管系统门户组织机构与人员体系数据接口OA系统PDM系统CRM系统基基础层础层数据数据层层应应用用层层保障体系保障体系企企业应业应用系用系统统标准规范体
18、系安全保密体系四、档案信息化总体框架设计四、档案信息化总体框架设计n应用架构应用架构档案管档案管理理协同工作流协同工作流协同工作流协同工作流协同工作流协同工作流人人财财物物客客户户关关系系知知识识办办公公门户门户门户门户院领导院领导科技人员科技人员管理人员管理人员主要内容主要内容n一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容n三、规划文本的形成三、规划文本的形成n四、档案信息化总体框架设计四、档案信息化总体框架设计n五、经费预算五、经费预算n经费预算经费预算p硬件购置费硬件购置费u服务器服务器u数据加工设备：高速、平板、大幅面数据加工设备：高速、平
19、板、大幅面u计算机计算机p软件购置费软件购置费p数据加工费数据加工费p标准编制费标准编制费p调研培训费调研培训费p其他其他2022/12/1628五、经费预算五、经费预算n硬件购置费硬件购置费p服务器（一台部门级的虚拟成三台用，大约在服务器（一台部门级的虚拟成三台用，大约在5 5万台以内）万台以内）p数据加工设备：高速、平板、大幅面数据加工设备：高速、平板、大幅面u高速扫描仪（数量可多一点）：高速扫描仪（数量可多一点）：5万万u平板（一台）：平板（一台）：15万万u工程扫描仪（一至两台）：工程扫描仪（一至两台）：p计算机计算机u每人一机：每人一机：6000元一台元一台2022/12/1629五
20、、经费预算五、经费预算n软件购置费软件购置费p应购置网络版的档案管理信息系统应购置网络版的档案管理信息系统p平台：平台：J2EEJ2EE最好，最好，ASPASP也行，但最好不要使用也行，但最好不要使用C/SC/S架构。架构。p选择有实力的厂商选择有实力的厂商p也可以在现有系统的基础上实施升级，但如果也可以在现有系统的基础上实施升级，但如果平台较旧则无升级的必要平台较旧则无升级的必要p价格在价格在2020万元上下万元上下,便宜的有便宜的有50005000元的，也有元的，也有1 1万、万、5 5万、万、1010万的，还有万的，还有5050万以上的。万以上的。2022/12/1630五、经费预算五、
21、经费预算n数据加工费数据加工费p传统纸质载体档案加工传统纸质载体档案加工u全文数字化全文数字化0.4元元/A4u目录录入目录录入1元元/条条u多媒体档案加工量一般不太大多媒体档案加工量一般不太大2022/12/1631五、经费预算五、经费预算主要内容主要内容n一、管理信息化规划步骤一、管理信息化规划步骤n二、档案信息化规划内容二、档案信息化规划内容n三、规划文本的形成三、规划文本的形成n四、档案信息化总体框架设计四、档案信息化总体框架设计n五、经费预算五、经费预算n六、档案信息化效益六、档案信息化效益p1 1、统一认识、统一认识u（1）为什么要实施档案信息化）为什么要实施档案信息化n档案工作的
22、趋势n企业信息化发展，数字档案信息的大量产生n数字档案馆的本身的性能u（2）档案信息化能给企业带来什么收益）档案信息化能给企业带来什么收益u（3）档案信息化对企业档案部门的提升地位的好）档案信息化对企业档案部门的提升地位的好处处u（4）如果不着手档案信息化建设会有什么风险和）如果不着手档案信息化建设会有什么风险和损失损失u（5）上层领导是否支持）上层领导是否支持u（6）企业资源是否支持）企业资源是否支持2022/12/1633六、档案信息化的效益六、档案信息化的效益p提高检索速度，大幅度降低企业档案信息获取成本p提高查全查准率，使单位各个方面获取信息更加方便，放大了档案信息对企业的作用u过去：30页/天利用档案产生的效益为A收益增加u现在：300页/天产生的效益为10A 收益增加p使公司的电子文件得到永久真实保存，促进了企业信息化的建设，化解了数据管理风险。既降低了成本，又增加了收益p档案信息化更加方便使档案成为思想教育素材，办档案展览、宣传更加方便社会效益2022/12/1634结束结束