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1、 武汉船舶职业技术学院武汉船舶职业技术学院办公自动化系统培训办公自动化系统培训湖南青果软件有限公司二零零八年十一月武汉船舶职业技术学院办公自动化系统输入网址：http:/192.168.100.87/kingooa(图一)系统登录在（图一）中输入个人的帐号和密码，即可登录系统。(图二)培训内容培训内容一、系统维护二、日常办公三、行政事务四、会议管理五、活动管理六、信息资讯七、档案管理八、个人事务1.1系统维护系统维护 流程定义流程定义图一进入图一界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成一个新的流程的定义1.2系统维护系统维护 环节定义环节定义图一进入图二界面后，单击
2、新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成一个流程下面的一个环节的定义1.3系统维护系统维护 流向定义流向定义图三进入图三界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成流向的定义。流程定义就是将定义的多个环节连接起来，使流程能后按照指定的流向完成日常办公2.12.1日常办公日常办公涉及发文(决定/通知/请示/报告/通报/批复/公函)，收文等的处理。以发文流程为例：以发文流程为例：拟稿开始签批用印分发结束提交提交提交提交退回退回退回月度工作计划流程拟稿开始部门审核分发结束提交提交提交退回退回2.22.2 拟办工作拟办工作：发文拟稿人登录办公自动化系统，打开“日
3、常办公”“拟办工作”，出现如下图所示(图1-1)。（图（图1-11-1）在(图1-1)中点击“新增”按钮,来发起一项工作，出现如下图所示(图1-2)。（图（图1-21-2）在(图1-2)中，选择“发文/发问流程”，然后单击“确定”按钮来新建一项通知工作，出现如下图所示(图1-3)。（图（图1-31-3）其中“保存”按钮，暂时保存当前工作，不提交到下一环节，当需要对该通知重新编辑时，可在“拟办工作”(图1-1)中双击该记录并单击“修改”，即出现(图1-3)所示页面；“提交”按钮，提交到后续环节，当前记录自动消失，并出现在“转发工作”中(图1-6)；“编辑正文”按钮，编辑通知的正文；“流转历史”按
4、钮，查看本项工作已经办理过环节的情况；“流程说明”按钮，查看本流程的说明；“环节说明”按钮，查看本环节的说明。在(图1-1)中点击“新增”按钮,来发起月度工作计划，出现如下图所示(图1-4)。（图（图1-41-4）在(图1-4)中，选择“发文/月度工作计划”，然后单击“确定”按钮来新建一项发文工作，出现如下图所示(图1-5)。（图（图1-51-5）2.22.2 待办工作待办工作：发文审稿、签收等办理人登录办公自动化系统，打开“日常办公”“拟办工作”，如图(1-6)图图(1-6)在(图1-6)中，选择“处理”，若工作流程为“发文/发文流程”出现如下图所示(图1-7)。左上角显示的为办理人所处的环
5、节。(图图1-7)在(图1-6)中，选择“处理”，若工作流程为“发文/发文流程”出现如下图所示(图1-8)。左上角显示的为办理人所处的环节。(图图1-8)2.3 2.3 在办工作在办工作:打开“日常办公”“在办工作”，即可显示在办理的工作，出现如下图所示(图1-9)。此菜单显示的数据为：已经签收倒是还未办理的工作。图图1-9单击(图1-9)中修改按钮，即可显示(图1-10)，再对此工作进行修改与提交。图图1-10)2.4 2.4 已转发工作已转发工作：打开“日常办公”“已转发工作”，即可显示已办理的工作，出现如下图所示(图1-11)。(图图1-11)选中图1-11中，某一已经转发的工作，单击“
6、撤销”按钮，即可显示图1-12，此工作在被下一个环节的办理人签收之前，若单击确定即可撤销已经办理的工作。图图1-122.5 2.5 委托办理：委托办理：当您因某些特殊原因，一段时间内无法处理工作时，可以通过委托办理实现工作的委托，将处理任务及其权限授予指定的用户。在日常办公模块内，单击“委托办理”菜单项，即加载委托办理。填写委托内容，包括受托人、委托内容、起止日期，是否立即更新等。委托内容是指系统流程定制模块内已定义的所有流程，不含系统其他功能。(如图1-13)(图图1-13)2.6 2.6 已办工作：已办工作：打开“日常办公”“已办工作”，此功能只是查看图图1-141-142.7 2.7 流
7、程监控流程监控催办是指一个文档在处理过程中，因某些特殊原因，经办人没能在流程规定的办理期限完成处理并提交，通过系统向经办人发送信息，敦促其迅速完成处理，该功能只对流程监控人开放。图图1-151-15 单击“催办”按钮，如图1-16所示，填写好内容，单击“确定”发送催办消息，单击“取消”放弃发送催办信息。图图1-16单击“换人”按钮，如图1-17所示，单击橙色的人形图标，选择新办理的人员，点“确定”，即可完成工作的转接。图图1-17二、行政事务1、领导日程：开始日程安排日程安排提醒结束；2、报刊订阅：开始订阅登记订阅信息结束；3、值班管理：开始值班安排值班信息来电登记来电信息结束；4、来访管理：
8、开始来访登记来访信息结束；5、信访管理：开始信访登记信访信息结束；6、用章管理：开始用章登记用章信息结束；7、用车管理：开始用车登记用车信息结束；8、用餐管理：开始用餐登记用餐信息结束。1、领导日程：日程安排：行政秘书登录办公自动化系统，打开“领导日程”“日程安排”，点击“新增”按钮，出现下图所示（图2-1-1），在该窗体中输入标题、内容、选择时间、输入地点、选择执行人以及相应的提醒方式，然后点击“保存”，即完成领导的日程安排。（图（图2-1-12-1-1）2、报刊订阅：订阅登记：行政秘书打开“行政事务”“报刊订阅”“订阅登记”，然后点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-2-1)输入报刊名称
9、、邮发代号、选择订阅类别、选择订阅期限、选择订阅部门、订阅人以及订阅费，然后点击“保存”，即完成订阅登记。（图（图2-2-12-2-1）订阅信息：以订阅人身份登录办公自动化系统后，打开“行政事务”“报刊订阅”“订阅信息”，点击“检索”按钮，即出现与自己有关的订阅记录，然后点击备注栏中“详细”即出现如下图所示(图2-2-2)。（图（图2-2-22-2-2）3、值班管理：值班安排：打开“行政事务”“值班管理”“值班安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-3-1)，输入值班名称、选择值班时间、输入值班地点、选择值班人员，然后点“保存”，即完成值班安排，并且可以对安排过的值班信息进行修改和删除
10、。（图（图2-3-12-3-1）值班信息：以值班人员身份登录系统，打开“行政事务”“值班管理”“值班信息”，点击“检索”按钮，即出现与自己有关的值班记录，点击“详细”，出现如下图所示(图2-3-2)。（图（图2-3-22-3-2）来电登记：值班人员打开“行政事务”“值班管理”“来电登记”，点击“新增”按钮，出现下图所示(图2-3-3)，在该窗体中输入来电人、选择来电时间、来电内容和备注等信息，然后点击“保存”按钮，即将来电信息登记完毕。（图（图2-3-32-3-3）来电信息：打开“行政事务”“值班管理”“来电信息”，点击“检索”钮，出现如下图所示(图2-3-4)。（图（图2-3-42-3-4）
11、4、来访管理：来访登记：打开“行政事务”“来访管理”“来访登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-4-1)，选择来访时间、输入来访人员名单、输入来访事宜、选择接待人员和接待部门，然后点击“保存”，即完成来访信息登记，并且可以对保存的来访信息进行修改和删除。（图（图2-4-12-4-1）来访信息：打开“行政事务”“来访管理”“来访信息”，点击“检索查询出相关的来访信息，然后点”详细“，出现如下图所示(图2-4-2)。（图（图2-4-22-4-2）5、信访管理：信访登记：打开“行政事务”信访管理”“信访登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-5-1)，选择信访时间、输入信访人员名单
12、、输入信访事宜、选择接待人员和接待部门，然后点击“保存”，即完成信访登记，并且可以对保存的信访信息进行修改和删除。（图（图2-5-12-5-1）信访信息：打开“行政事务”“信访管理”“信访信息”，点击“检索查询出相关的信访信息，然后点”详细“，出现如下图所示(图2-5-2)。（图（图2-5-22-5-2）6、用章管理：用章登记：打开“行政事务”“用章管理”“用章登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-6-1)，选择用章部门、用章人、用章时间、输入用章事宜、选择公章和输入备注，然后点击“保存”，即完成用章登记，并且可以对用章信息进行修改和删除。（图（图2-6-12-6-1）用章信息：打开
13、“行政事务”“用章管理”“用章信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用章信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-6-2)。（图（图2-6-22-6-2）7、用车管理：用车登记：打开“行政事务”“用车管理”“用车登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-7-1)，选择用车部门、用车人、用车时间、输入用车事宜、选择使用车辆和输入备注，然后点击“保存”，即完成用车登记，并且可以对用车信息进行修改和删除。（图（图2-7-12-7-1）用车信息：打开“行政事务”“用车管理”“用车信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用车信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-7-2)。（图（图2-7-22
14、-7-2）8、用餐管理：用车登记：打开“行政事务”“用餐管理”“用餐登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-8-1)，输入用餐人员、用餐时间、输入用餐事宜、选择接待部门和接待人，然后点击“保存”，即完成用餐登记，并且可以对用餐信息进行修改和删除。（图（图2-8-12-8-1）用餐信息：打开“行政事务”“用餐管理”“用餐信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用餐信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-2-2)。（图（图2-8-22-8-2）三、会议管理1、会议管理：开始会议安排会议通知会议纪要会议反响会议查询结束。会议安排：打开“会议管理”“会议安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所
15、示(图3-1-1)。（图（图3-1-13-1-1）会议安排：在(图3-1-1)中输入会议名称、组织部门、计划人数，然后点击“添加”按钮，出现如下图所示(图3-1-2)，在上面输入日期、时间、会议地点和会议事项点击“确定”，出现(图3-1-1)窗体，再点保存，即完成会议的安排。（图（图3-1-23-1-2）会议通知：打开“会议管理”“会议通知”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“通知”，出现如下图所示(图3-1-3)，输入与会人员、会议纪要员、会议纪要结束时间、会议反响结束时间、编辑会议通知正文或上传会议附件，然后点击“提交”，即将该会议通知到相关了人员了。（图（图3-1-33-1-3）会议纪要：
16、打开“会议管理”“会议纪要”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图3-1-4)，输入会议纪要内容，然后点击“保存”，即完成会议纪要。注：只能在会议纪要开始时间至结束时间内输入会议纪要内容，其他时间内无法录入纪要内容。（图（图3-1-43-1-4）会议反响：与会人员打开“会议管理”“会议反响”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图3-1-5)，输入会议反响内容，然后点击“保存”，即完成会议反响。注：只能在会议反响开始时间至结束时间内输入会议反响内容，其他时间内无法录入纪要内容。出现如下图所示。（图（图3-1-53-1-5）会议查询：与会人员打开“会议管
17、理”“会议查询”，点击“检索”按钮，显示出自己参与了且已经有会议纪要或反响的会议出来，然后在该会议备注栏点“详细”，出现如下图所示(图3-1-6)。（图（图3-1-63-1-6）四、活动管理1、活动管理：开始活动安排活动通知活动总结活动反馈活动查询结束。活动安排：打开“活动管理”“活动安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图4-1-1)。（图（图4-1-14-1-1）活动安排：在(图4-1-1)中输入活动名称、组织部门、计划人数，然后点击“添加”按钮，出现如下图所示(图4-1-2)，在上面输入日期、时间、活动地点和活动事项点击“确定”，出现(图4-1-1)窗体，再点保存，即完成活动的安排。
18、（图（图4-1-24-1-2）活动通知：打开“活动管理”“活动通知”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“通知”，出现如下图所示(图4-1-3)，输入参加人员、活动总结人、活动总结结束时间、活动反馈结束时间、编辑活动通知正文或上传活动附件，然后点击“提交”，即将该活动通知到相关了人员了。（图（图4-1-34-1-3）活动总结：打开“活动管理”“活动总结”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图4-1-4)，输入活动总结内容，然后点击“保存”，即完成活动总结。注：只能在活动总结开始时间至结束时间内输入活动总结内容，其他时间内无法录入总结内容（图（图4-1-44-1-4）活动反馈：
19、参与活动人员打开“活动管理”“活动反馈”，点击“检索”按钮，然后在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图4-1-5)，输入活动反馈内容，然后点击“保存”，即完成活动反馈。注：只能在活动反馈开始时间至结束时间内输入活动反馈内容，其他时间内无法录入反馈内容（图（图4-1-54-1-5）活动查询：参与活动人员打开“活动管理”“活动查询”，点击“检索”按钮，显示出自己参与了且已经有活动总结或反馈的活动出来，然后在该活动备注栏点“详细”，出现如下图所示(图4-1-6)。（图（图4-1-64-1-6）五、信息资讯1、动态信息、公共下载、规章制度、办公指南、电子论坛、在线查询(含列车时刻和天气预报)；2、资
20、讯维护；3、公告发布。1、动态信息、公共下载、规章制度、办公指南、电子论坛、在线查询(含列车时刻和天气预报)登录办公自动化系统后：打开“信息资讯”“活动查询”，即可浏览所有电子信息；打开“信息资讯”“公共下载”，即可下载相关文档；打开“信息资讯”“规章制度”，即可浏览所有部门规章制度；打开“信息资讯”“办公指南”，即可浏览有关的办公指南信息；打开“信息资讯”“电子论坛”，即可进入论坛；打开“信息资讯”“在线查询”，可根据开通情况查询列车时刻和天气预报情况。2、资讯维护：登录办公自动化系统后，打开“信息资讯”“资讯维护”出现如下图所示(图5-1)。（图（图5-15-1）在(图5-1)中，点击“新
21、增”按钮，出现如下图所示(图5-2)，在该窗体中选择栏目、栏目类别、来源、出处、资讯的标题，同时可以根据需要编辑正文、引用附件、引用链接，然后点击“保存”，如果需要对保存过的资讯进行修改/删除，则在(图5-1)中，将其检索出来，双击某一记录制然后点相应的按钮。（图（图5-25-2）3、公告发布：登录办公自动化系统后，打开“信息资讯”“公告发布”出现如下图所示(图5-3)。（图（图5-35-3）在(图5-3)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图5-4)，在该窗体中选择发布日期、发布部门、输入通知标题、通知内容，同时可以根据需要添加附件以及是否立即发布，然后点击“保存”，如果需要对保存过的公告
22、进行修改/删除，则在(图5-3)中，将其检索出来，双击某一记录然后点相应的按钮。（图（图5-45-4）六、档案管理1、参数设置；2、案卷管理；3、文件管理；4、档案借阅；5、档案移交；6、档案销毁。1、参数设置登录办公自动化系统：打开“档案管理”“参数设置”“全宗号”，输入全宗号代码、全宗号，根据需要可输入描述，然后点击“保存”，即可保存全宗号信息；打开“档案管理”“参数设置”“案卷类别”，输入案卷类别代码、全案卷类别名、排序号，然后点击“保存”，即可保存案卷类别信息；打开“档案管理”“参数设置”“文件类别”，输入文件类别代码、文件类别名、排序号，然后点击“保存”，即可保存文件类别信息；注:全
23、宗号是指立档单位的代号,并不是立档案部门2、案卷管理打开“档案管理”“案卷管理”，出现如下图所示(图6-2-1)（图（图6-2-16-2-1）在(图6-2-1)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图6-2-2)，在该窗体中选择全宗号、案卷号(案卷的顺序号)、目录号、案卷类别、标题、立卷部门、立卷日期、保管期限等，然后点击“保存”按钮，如果需要对保存过的案卷信息进行修改/删除，则在(图6-2-1)中，将其检索出来，勾选某一记录然后点相应的按钮操作。（图（图6-2-26-2-2）3、文件管理打开“档案管理”“文件管理”“文件信息”，出现如下图所示(图6-3-1)（图（图6-3-16-3-1）在(
24、图6-3-1)中，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图6-3-2)，在该窗体中输入编号、起始页号、尾页号、标题、责任人、类别、档案介质等，然后点击“保存”按钮，如果需要对保存过的文件信息进行修改/删除，则在(图6-3-1)中，将其检索出来，然后双击相应记录，点击相应的按钮操作。（图（图6-3-26-3-2）文件归档：打开“档案管理”“文件管理”“文件归档”，出现如下图所示(图6-3-2)，点击“检索”按钮，双击下面某一条记录，点击相应的按钮操作。其中“移出”按钮，将文件从案卷中移出，“移卷”按钮，将文件从A案卷移到B案卷中，“上移”或“下移”按钮用于移动文件顺序，（图（图6-3-26-3-2）
25、4、档案借阅借阅档案：打开“档案管理”“档案借阅”“借阅档案”，检索出相应的档案记录，双击某一条档案记录，点借阅，出现如下图所示(图6-4-1)，然后输入借阅人，借阅时间和借阅说明，点“确定”即可；（图（图6-4-16-4-1）档案归还：打开“档案管理”“档案借阅”“档案归还”，检索出相应的档案记录，双击某一条档案记录，点击“归还”，出现如下图所示(图6-4-2)，然后输入归还时间，点“确定”即可。（图（图6-4-26-4-2）5、档案移交档案移交：打开“档案管理”“档案移交”，检索出相应的档案记录，双击某一条档案记录，点“移交”，出现如下图所示(图6-5-1)，然后选择移交人，移交时间和移交
26、说明，点“确定”即可；（图（图6-5-16-5-1）6、档案销毁档案销毁：打开“档案管理”“档案销毁”，检索出相应的档案记录，出现如下图所示(图6-6-1)，双击某一条档案记录，点“销毁”即可。（图（图6-6-16-6-1）七、个人事务1、通讯录；2、电子邮件；3、修改个人密码、查看登录日志；4、联系组管理；5、日程安排；6、在线消息。登录办公自动化系统后：1、打开“个人事务”“通讯录”，即可维护自己个人通讯录；2、打开“个人事务”“电子邮件”，即可发送/接收邮件(学校必须开放此功能)；3、打开“个人事务”“修改个人密码”，即可修改自己的密码；打开“个人事务”“查看登录日志”，即可自己帐号登录
27、情况；5、联系组管理定义联系组：打开“个人事务”“联系组管理”“定义联系组”，出现如下图所示(图7-5-1)，然后在右部列表中点击鼠标右键，在弹出来的菜单中点击“新建”，然后输入新建组的名称；（图（图7-5-17-5-1）设置联系组成员：打开“个人事务”“联系组管理”“设置联系组成员”，出现如下图所示(图7-5-2)，在左部列表中选中某一个组，然后检索出右上部的人员，从中根据需要将联系人从右上部列表添加到右下部列表；（图（图7-5-27-5-2）6、日程安排日程安排：打开“个人事务”“日程安排”，出现如下图所示(图7-6-1)，（图（图7-6-17-6-1）日程安排：在(图7-6-1)中，点击
28、“新增”按钮，出现如下图所示(图7-6-2)，输入事件标题、事件内容、事件时间，指定提醒方式，点击“保存”，如果需要对日程信息进行修改/删除，则在(图7-6-1)中，将其检索出来，然后双击相应记录，点击相应的按钮操作。（图（图7-6-27-6-2）7、在线消息发送消息：打开“个人事务”“在线消息”“发送消息”，出现如下图所示(图7-7-1)；（图（图7-7-17-7-1）发送消息：在(图7-7-1)中，点击“编辑消息”按钮，出现如下图所示(图7-7-2)，选择接收者、主题、内容，附件，点击“发送”，如果需要对在线信息进行删除，则在(图7-7-1)中，将其检索出来，然后双击相应记录，点击相应的按钮操作。（图（图7-7-27-7-2）接收消息：打开“个人事务”“在线消息”“接收消息”，点击”检索按钮，出现如下图所示(图7-7-3)，点击“详细”即可查看详细信息，如果需要对接收到的信息进行删除，双击相应记录，点击“删除”按钮。（图（图7-7-37-7-3）交互消息：打开“个人事务”“在线消息”“交互消息”，点击”检索按钮，出现如下图所示(图7-7-4)，双击左部列表中的人员，可以对右边的记录进行查看和删除操作。（图（图7-7-47-7-4）培训结束！