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1、2023年【行政文员的工作内容和职责】行政文员是做什么的 1、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 2、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的详细运用和登 记，名片印制等工作。 3、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接精确刚好、声音清楚、看法亲善，恰当运用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并刚好转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。 4、负责低值易耗办公用品的发放、运用登记和离职时的缴回。 5、 负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实 相符。 6、按标准定额，做好添购办公用品的安排编制和申购手续工作，做
2、到既不脱档又是不长期积存。 7、完成各项勤杂、选购工作。 8、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 9、负责下班时对整个办公区的巡察，查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭状况并做记录。 10、完成行政部经理临时交办的其他任务。 第一条 传达事务 1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区分对待。对应当会见的人，应干脆转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是预约。对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒肯定方或是将个人看法报经理后接受答复。 2、接听电话：接听电话时肯定要先声明“这里
3、是公司”，然后登记对方的姓名、工作单位等，依据对方状况，不阻碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在。 3、转达：须要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并精确、快速地转达。 4、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区分是干脆呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书(这些区分的范围需事先请示主任)。需主任办理的要干脆送主任，主任不在时假如有于之人干脆有关的留言、电报、快递，可用电话告知。 其次条 日常运转工作 1、日程的设计及其支配：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，帮助主任制定出日程表。日程安排应记入每月
4、日程表，必要时在上面登记预定内容和变更状况。 2、打算及支配：有些工作须要特殊的打算和支配，这些工作通常都有肯定的时间限制，因此必需提前做好适当的打算。 第三条 用品的整理 文员应将主任工作中所须要的文件资料、各项用品及备用品事先打算齐全。 1、在办公室内：平常常常运用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面登记品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。 2、主任外出时：主任外出时需运用的钢笔、铅笔等，每天都应当留意事先做好打算好肯定数量，须要收入提包内的物品也要做同样考虑。这些须要打算的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗
5、漏。 3、文件、资料的打算：首先要弄清晰那些文件是重要的，假如不明白。要具体询问，以便将可能会用的文件材料一并打算齐全，然后画一张文件明细表以便利运用。 第四条 文件整理业务 1、为使主任处理完毕或正在运用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，须要对文件进行整理。整理工作首先要依据主任的看法将文件分类，并放入固定的装具和内容器内，运用中还要常常整理，做到很简单查到文件。 2、整理工作的关键是分类项目的确定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手续的完善。 3、业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类的文件。依据应用状况还可以分为每日必用、常用和不常用
6、的三种。 4、经过整理后，对文件进行装订，并给每一个文件集合体以肯定的户头名称。应在听取合租人看法后再制作一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照。 第五条 整理清扫工作 1、清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要打算好，并按要求备齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫更换。 2、室内的物品要放在固定的地方。 第六条 代行业务 1、参与庆典、丧礼等仪式留心服装和服饰品及行为以表达得体，同时还要非常讲究寒暄、应酬的用语。 2、转达主随意见或吩咐：表达主随意见要完整、精确，留意简洁快速。有时依据状况还要将对方的答复向主任汇报。 第七
7、条 会计实务 该项事务是指由经理干脆运用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、次产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。 1、关于次产状态及收支状况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表。在特别状况下，要随时依据经理及副经理发要求拿出报表。 2、处理资产状况还应留意以下几点： (1)支持及收入可以依据原始凭证将其发生额登记现金出纳账中。现金出纳账中与先进余额的数额应保持一样。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任。将这些收据汇总后让经理过目。 (2)日常的现金支出应限定肯定的数量，若有特别项目，应申请特殊支出的资金或开出支票。 (3)开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上
8、登记用途，由经理盖章。 (4)资产分为土地、建筑物、有价证券备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台账及有价证券薄，具体记录各种资产的内容、单价、数量及现有额及出入额等。 (5)银行存款及邮政储蓄要设存款底帐，接受款项者应按名称分别立帐并明示账额。 3、各种物品的购入和发放应留意有无运用申请、手续是否齐全，并刚好入帐，以免遗忘和推迟记账。 第八条 帮助调查 公司的调查通常分为任命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查调查时办公室秘书需做好帮助工作。 1、进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行托付或将他们列为调查委员，并与之保持联系，须要时提出调查课题请他们完成。 2、有些专家
9、事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的看法，或在调查各方面状况后，将看法和调查状况汇总后报告给经理。 第九条 文书工作 文书工作有包括写作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三个方面。 1、信涵的完成：对经理睬常常运用的信件种类可事先汇合为“标准通信范围例”，须要时选择一种，略加增删便可运用，较为便利。 2、文件的卷清及印刷：主要包括将草案以笔记形式卷清、用打字机打印、干脆打印以及辑录图书杂志上的有关内容等工作。 第十条 联系业务 联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，并将答复再反馈给经理。 第十一条 款待事务 款待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。 1、为经理服务 (1)经理外出时应打算好车辆。 (2)回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到肯定的地方，并随时用刷子清洁衣物。 (3)从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天要递上热毛巾或咖啡。 (4)要视空气状况调好空调。 2、为客人服务：秘书还须对客人进行服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若须要来访者等候时，应递上报纸或画报等。