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1、高效会议组织主讲：张涛主讲：张涛2009-8-182009-8-18P2团队学习公约积极参与积极参与 积极回应积极回应空杯心态空杯心态 延迟评判延迟评判相互信赖相互信赖 积极参加互动积极参加互动保持秩序保持秩序 准时集合准时集合 快速安静快速安静如何落实?P3举例老跑题；老跑题；领导一言堂；领导一言堂；有人胡侃，哗众取宠；有人胡侃，哗众取宠；议题太敏感，不便深说；议题太敏感，不便深说；本位严重，相互推委；本位严重，相互推委；效率不高，经常延时；效率不高，经常延时；迟到、早退严重；迟到、早退严重；等等等等P4课程主要内容前言前言会议管理会议管理有效会议操作有效会议操作会议中的主要角色会议中的主要
2、角色会议中的常见问题会议中的常见问题有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧P54小时小时/周周 *52周周 =208小时小时/年年 208小时小时/年年*45年年 =9360小时小时9360小时小时 /24 =390天天 超过一年的时间在开会！超过一年的时间在开会！前言前言前言前言_会议成本会议成本会议成本会议成本个人的开会时间计算个人的开会时间计算个人的开会时间计算个人的开会时间计算:前惠普公司总裁格拉特前惠普公司总裁格拉特前惠普公司总裁格拉特前惠普公司总裁格拉特 20%20%与与与与客户沟通、客户沟通、客户沟通、客户沟通、35%35%会议、会议、会议、会议、10%10%电话、电话、电话、电话
3、、5%5%看文件、其他看文件、其他看文件、其他看文件、其他n n 35%=1435%=14小时小时小时小时 =1365 =1365 =4 4年年年年参考统计数据：参考统计数据：参考统计数据：参考统计数据：美国经理人美国经理人美国经理人美国经理人“开会开会开会开会”效率调查效率调查效率调查效率调查:n n美国上班族每周平均参加美国上班族每周平均参加美国上班族每周平均参加美国上班族每周平均参加10101010个会议个会议个会议个会议;n n约占每周工作时间约占每周工作时间约占每周工作时间约占每周工作时间1-1.51-1.51-1.51-1.5天天天天;n n经理人每周有经理人每周有经理人每周有经理
4、人每周有50%50%50%50%的时间在开会的时间在开会的时间在开会的时间在开会;n n57%57%57%57%的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张;n n普遍认为普遍认为普遍认为普遍认为50%50%50%50%的会议时间是浪费的的会议时间是浪费的的会议时间是浪费的的会议时间是浪费的.P6 正常人正常人1-20岁和岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的 以下是一个正常以下是一个正常人的时间
5、帐目表人的时间帐目表项目每天耗时项目每天耗时40年耗时结余年耗时结余睡眠睡眠 8小时小时13.3年年 26.7年年一日三餐一日三餐 2.5小时小时 4.2年年 22.5年年交通交通 1.5小时小时 2.5年年 20年年电话电话 1小时小时 1.7年年 18.3年年看电视上网看电视上网 3小时小时 5年年 13.3年年看报、聊天看报、聊天 3小时小时 5年年8.3年年刷牙、洗脸、洗澡刷牙、洗脸、洗澡 1小时小时 1.7年年6.6年年白日梦、闹情绪、白日梦、闹情绪、2小时小时 3.3年年3.3年年身体不适身体不适真正工作的时间只有真正工作的时间只有3.3年！年！超过一年的时间在开会！超过一年的时间
6、在开会！一个人一生的时间分配一个人一生的时间分配一个人一生的时间分配一个人一生的时间分配:前言前言前言前言_会议成本会议成本会议成本会议成本P7培训前调查结果培训前调查结果:问卷问卷 份份:总平均分：总平均分：（6070总体低效；总体低效；4050比较低效；比较低效；3040尚可；尚可；1520高效高效）最高得分：最高得分：（说明团队会议低效主要原因。）（说明团队会议低效主要原因。）最低得分：最低得分：（说明团队会议高效主要原因。）（说明团队会议高效主要原因。）最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的低效因素）低效因素）最最高
7、高分数项目所占分数项目所占 数量数量 和和 比例比例：权力会议权力会议 0%利益会议利益会议 0%观念会议观念会议 0%性格会议性格会议 0%心情会议心情会议 0%临时会议临时会议 0%失控会议失控会议 0%前言前言_我们身边的会议我们身边的会议：P8前言前言_会议低效的原因会议低效的原因项项 次次原因原因具体表具体表现现（1 1）时间时间会会议议安排在即将午餐的安排在即将午餐的时间时间，每个人都，每个人都饥肠辘饥肠辘辘辘，无心开会。，无心开会。（2 2）地点地点会会议议地点地点设设在在经经理理办办公室，致使会公室，致使会议议被被频频繁打繁打断，无法正常断，无法正常进进行。行。（3 3）开会开
8、会对对象的象的选择选择必必须须出席会出席会议议的人未到，通知来的是一些可有可的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会会议议主持人缺乏影响力、主持人缺乏影响力、说说服力，被参会者服力，被参会者牵牵着着鼻子跑，无法达到会鼻子跑，无法达到会议议意意图图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者参会者发发言混乱，既不知如何表意，又不知如何言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会引退，致使会议议失失败败。（6 6）会会议议的准的准备备工作工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议议拖沓拖沓而无成效。而无成效。（7
9、 7）开会的原因、目开会的原因、目的和的和结结果果开会的原因、目的和开会的原因、目的和结结果在会果在会议进议进行中忽然行中忽然发现发现皆不明确，致使会皆不明确，致使会议议毫无意毫无意义义、宣告失、宣告失败败。P9会议管理会议管理前言前言会议管理会议管理有效会议操作有效会议操作会议中的主要角色会议中的主要角色会议中的常见问题会议中的常见问题有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧开会普遍六种抱怨：开会普遍六种抱怨：开会普遍六种抱怨：开会普遍六种抱怨：1.1.1.1.临时会多、突发会多临时会多、突发会多临时会多、突发会多临时会多、突发会多2.2.2.2.议事缺乏规则议事缺乏规则议事缺乏规则议事缺乏规则
10、3.3.3.3.会议层次不清楚会议层次不清楚会议层次不清楚会议层次不清楚4.4.4.4.会前准备不足会前准备不足会前准备不足会前准备不足5.5.5.5.会后执行不力会后执行不力会后执行不力会后执行不力6.6.6.6.会议纪律淡漠会议纪律淡漠会议纪律淡漠会议纪律淡漠1.1.召开时机选择召开时机选择召开时机选择召开时机选择2.2.会议类型选择会议类型选择会议类型选择会议类型选择3.3.参加人员选择参加人员选择参加人员选择参加人员选择4.4.人员数量安排人员数量安排人员数量安排人员数量安排5.5.会议角色安排会议角色安排会议角色安排会议角色安排6.6.会议室选择和布置会议室选择和布置会议室选择和布置
11、会议室选择和布置7.7.计划及议程准备计划及议程准备计划及议程准备计划及议程准备P101 1、时间安排、时间安排会议的时机选择会议的时机选择P11开会的时机选择开会的时机选择适于开会的情况适于开会的情况发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人有问题需向下属澄清发起人有问题需向下属澄清发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达大家自己要开会大家自己要开会有问题涉及多个部门而需协调解决有问题涉及多个部门而需协调解决有问题情况不明或责任厘定不清。有问题情
12、况不明或责任厘定不清。2 2 2 2、时机选择、时机选择、时机选择、时机选择P12开会的时机选择开会的时机选择不适于开会的情况不适于开会的情况对会议的目标和主题没有考虑清晰对会议的目标和主题没有考虑清晰会议所需资料不全或会议准备不充分会议所需资料不全或会议准备不充分所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好方式解决起来更好所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围发起人对要解决的问题已经作出决定发起人对要解决的问题已经作出决定大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时间平
13、静需要时间平静2 2 2 2、时机选择、时机选择、时机选择、时机选择P13会议类型的选择会议类型的选择问题解决会问题解决会决策会决策会计划会计划会情况报告会情况报告会反映评估会反映评估会其他类型其他类型n n参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况（即解决问题）而且知道如何着手去做（即解决问题）而且知道如何着手去做（即解决问题）而且知道如何着手去做（即解决问题）而且知道如何着手去做n n要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而要从事先拟订好的可选方案中选出
14、一项方案，从而要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而做最后决策。做最后决策。做最后决策。做最后决策。n n解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。（统一思想，统一步调）（统一思想，统一步调）（统一思想，统一步调）（统一思想，统一步调）信息交流会信息交流会信息交流会信息交流会n n很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，很多人向同
15、一个人（或几个人）提出意见或建议，被提意见者通常为主管人员或公关人员被提意见者通常为主管人员或公关人员被提意见者通常为主管人员或公关人员被提意见者通常为主管人员或公关人员n n综合类型会议，无人主导会议综合类型会议，无人主导会议综合类型会议，无人主导会议综合类型会议，无人主导会议P14会议参加人员选择会议参加人员选择n n请有权作决定的人参加请有权作决定的人参加请有权作决定的人参加请有权作决定的人参加n n请最有经验和才能的人参加请最有经验和才能的人参加请最有经验和才能的人参加请最有经验和才能的人参加n n请了解实际情况的人参加请了解实际情况的人参加请了解实际情况的人参加请了解实际情况的人参加
16、n n参会人员对决议能否达成负直接责任。参会人员对决议能否达成负直接责任。参会人员对决议能否达成负直接责任。参会人员对决议能否达成负直接责任。n n所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发表意见的人尽可能不要安排与会。表意见的人尽可能不要安排与会。表意见的人尽可能不要安排与会。表意见的人尽可能不要安排与会。n n请与所涉及问题有重大关系的人参加请与所涉及问题有重大关系的人参加请与所涉及问题有重大关系的人参加请与所涉及问题有重大关系的人参加P15参会人员数量安排
17、参会人员数量安排参会人员数量参会人员数量参会人员数量参会人员数量会议规模越大，会议情况越复杂会议规模越大，会议情况越复杂会议规模越大，会议情况越复杂会议规模越大，会议情况越复杂n n2-72-7人会议：人会议：人会议：人会议：一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大n n7-157-15
18、人会议人会议人会议人会议 会议情况复杂，必须安排主持人和记录人会议情况复杂，必须安排主持人和记录人会议情况复杂，必须安排主持人和记录人会议情况复杂，必须安排主持人和记录人n n15-3015-30人会议人会议人会议人会议 会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信息交流，如果讨论必须分组。息交流，如果讨论必须分组。息交流，如果讨论必须分组。息交流，如果讨论必须分组。n n3030人以上会议人以上会议人以上会议人以上会议 适于做演讲、正式辩论和投票表决适于做演讲、
19、正式辩论和投票表决适于做演讲、正式辩论和投票表决适于做演讲、正式辩论和投票表决P16参会人员角色参会人员角色明确角色是会议效率的重要保证明确角色是会议效率的重要保证会议主席会议主席/领导领导主持人主持人记录人记录人参会者参会者专家专家/知情人知情人旁听者旁听者参会人员角色安排P17会议室大小要适当会议室大小要适当桌椅摆放符合会议要求桌椅摆放符合会议要求门的位置不应影响与会注门的位置不应影响与会注意力意力挂会议记录的位置挂会议记录的位置合适的温度、光线合适的温度、光线远离噪音远离噪音会议室的选择和布置会议室的选择和布置P18会议计划会议计划必须涉及以下一些基本问题：必须涉及以下一些基本问题：为什
20、么开会？会议的目的和期望是什么？为什么开会？会议的目的和期望是什么？开一个什么类型的会？开一个什么类型的会？让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？要让大家作何种方式和程度的介入和参与要让大家作何种方式和程度的介入和参与？会议规模多大？与会人员多少？会议规模多大？与会人员多少？会议在哪儿开？会议室如何布置？会议在哪儿开？会议室如何布置？每个人在会议中的任务和职责是什么？每个人在会议中的任务和职责是什么？会议开多长时间？会议开多长时间？P19如何填写议程表如何填写议程表议议 程程 表表单位名称：单位名称：日期：日期：开始时间：开始时间：会议名称：会议名称：结束时
21、间：结束时间：召集人：召集人：开会地点：开会地点：会议类型：会议类型：背景资料：背景资料：期望结果：期望结果：携带物品：携带物品：经理经理/主席：主席：开会方法：开会方法：决策方法：决策方法：主持人：主持人：最后决策人：最后决策人：记录人：记录人：与会者：与会者：旁听者：旁听者：顾问：顾问：议程项目议程项目 负责人负责人 方式方式 分配时间分配时间议议 程程 表（示例）表（示例）单位名称：产品部单位名称：产品部 日期：日期：2005/11/22 开始时间：上午开始时间：上午10：00会议名称：削减成本问题会议名称：削减成本问题 会会 结束时间：上午结束时间：上午11：30召集人：何经理召集人：
22、何经理 开会地点：三层会议室开会地点：三层会议室会议类型：问题解决会会议类型：问题解决会 背景资料：背景资料：10月财务报表月财务报表期望结果：期望结果：1、提出建议、提出建议 携带物品：上述资料携带物品：上述资料 2、拟出具体行动计划、拟出具体行动计划经理经理/主席：何经理主席：何经理 开会方法：互动讨论开会方法：互动讨论 决策方法：全体达成一致决策方法：全体达成一致 /经理拍板经理拍板主持人：刘秘书主持人：刘秘书 最后决策人：何经理最后决策人：何经理记录人：李小燕记录人：李小燕与会者：与会者：旁听者：财务部旁听者：财务部 王会计王会计 顾问：顾问：无无议程项目议程项目 负责人负责人 方式方
23、式 分配时间分配时间P20确定了会议时间后要确定了会议时间后要提前一周提前一周告知参加会议的人员告知参加会议的人员同时需要把会议的同时需要把会议的主要目的主要目的告诉他们，如果有相关的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放资料可以提前发放会议组织者会议组织者不要迟到！不要迟到！不要随意推迟和变更开会时间不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响，打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降会议；管理召集部门（人）的威信下降严格按照议程进行，严格按照议程进行，不要超时不要超时会议结束会议结束2
24、-3天后，所有与会者应拿到会议记录。天后，所有与会者应拿到会议记录。其他其他P21有效会议操作有效会议操作1.成功会议十八步成功会议十八步2.成功会议五要素成功会议五要素3.成功会议五大意义成功会议五大意义前言前言会议管理会议管理有效会议操作有效会议操作会议中的主要角色会议中的主要角色会议中的常见问题会议中的常见问题有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧P22成功会议十八步成功会议十八步会议前会议前1、认真计划，理清何人、何事、认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问何时、何地、何因及多少等问题。题。2、准备预先发放议程表及会议有、准备预先发放议程表及会议有关资料关资料3、提前到会场
25、，整理会议室、提前到会场，整理会议室有效会议操作有效会议操作P23成功会议十八步成功会议十八步会议开始时会议开始时4、按时开始、按时开始5、让与会者作自我介绍，并陈述、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望对会议的期望6、清楚解释会议角色、清楚解释会议角色7、检查、修订和确定议项顺序、检查、修订和确定议项顺序8、设定时间限制、设定时间限制9、回顾上次会议确定的行动项目、回顾上次会议确定的行动项目有效会议操作有效会议操作P24成功会议十八步成功会议十八步会议中会议中10、让大家在同一时间以同、让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一一方法把精力集中于同一问题问题有效会议操作有效会议操作P25成
26、功会议十八步成功会议十八步会议结束时会议结束时11、确定行动项目：何人、何事、确定行动项目：何人、何事、何时何时12、检查会议记录、检查会议记录13、设定下次会议的时间和地点，、设定下次会议的时间和地点，并拟出初步议程并拟出初步议程14、对会议进行评价、对会议进行评价15、宣布会议结束、宣布会议结束有效会议操作有效会议操作P26成功会议十八步成功会议十八步会议后会议后16、打扫整理会议室、打扫整理会议室17、准备会议备忘录、准备会议备忘录18、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次会议会议有效会议操作有效会议操作P27成功会议十八步成功会议十八步(回顾回
27、顾)1、会议前计划、会议前计划2、议程表及资料、议程表及资料3、整理会议室、整理会议室4、按时开始、按时开始5、让与会者作自我介绍，、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望并陈述对会议的期望6、解释会议角色、解释会议角色7、确定议项顺序、确定议项顺序8、设定时间限制、设定时间限制9、回顾上次会议项目、回顾上次会议项目10、集中、集中11、确定行动项目、确定行动项目12、检查会议记录、检查会议记录13、下次会议、下次会议14、评价、评价15、宣布结束、宣布结束16、打扫会议室、打扫会议室17、会议备忘录、会议备忘录18、跟踪执行、跟踪执行有效会议操作有效会议操作P28成功会议五条基本原则成功会议
28、五条基本原则必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的过程注意点必须有一个共同的过程注意点必须有人负责维持一个开放而必须有人负责维持一个开放而平衡的会议环境平衡的会议环境必须有人负责保护与会人员不必须有人负责保护与会人员不受人身攻击受人身攻击一般情况下，开会时每个人的一般情况下，开会时每个人的角色必须分配明确，责任必须角色必须分配明确，责任必须划分清楚，并认真遵守划分清楚，并认真遵守高效沟通、充分参与、气氛和谐、收效显著。高效沟通、充分参与、气氛和谐、收效显著。高效沟通、充分参与、气氛和谐、收效显著。高效沟通、充分参与、气氛和谐、收效显著。有效会议操作有效会议操作P2
29、9成功会议五大意义成功会议五大意义讨论、决策讨论、决策制定项目执行计划制定项目执行计划反馈信息，闭环控制的关反馈信息，闭环控制的关键一环键一环沟通、理解沟通、理解保持组织中各部门的协调保持组织中各部门的协调统一统一忌：忌：忌：忌：n n有讨论、无决策有讨论、无决策有讨论、无决策有讨论、无决策n n项目计划要素不全项目计划要素不全项目计划要素不全项目计划要素不全n n反馈不畅、言路不通反馈不畅、言路不通反馈不畅、言路不通反馈不畅、言路不通n n一团和气，避重就轻一团和气，避重就轻一团和气，避重就轻一团和气，避重就轻n n沉默，指责，推诿沉默，指责，推诿沉默，指责，推诿沉默，指责，推诿有效会议操作
30、有效会议操作案例：案例：案例：案例：1 1 1 1、日本、日本、日本、日本“会议革命会议革命会议革命会议革命”：n n砍掉不必要的会议；砍掉不必要的会议；砍掉不必要的会议；砍掉不必要的会议；n n排除不需参加会议的主管；排除不需参加会议的主管；排除不需参加会议的主管；排除不需参加会议的主管；n n强调准时开始，准时结束；强调准时开始，准时结束；强调准时开始，准时结束；强调准时开始，准时结束；n n重视会议结论；重视会议结论；重视会议结论；重视会议结论；n n提高会议生产力，强化企业提高会议生产力，强化企业提高会议生产力，强化企业提高会议生产力，强化企业竞争实力。竞争实力。竞争实力。竞争实力。案
31、例：案例：案例：案例：2 2 2 2、丰田公司办公室标语：、丰田公司办公室标语：、丰田公司办公室标语：、丰田公司办公室标语：n n只开有实际效果的会议只开有实际效果的会议只开有实际效果的会议只开有实际效果的会议n n准时开始，最好一小时内结准时开始，最好一小时内结准时开始，最好一小时内结准时开始，最好一小时内结束束束束n n重在实际行动重在实际行动重在实际行动重在实际行动P30案例：案例：案例：案例：国内国内国内国内W W W W房地产公司国内领先。相比东京建屋：房地产公司国内领先。相比东京建屋：房地产公司国内领先。相比东京建屋：房地产公司国内领先。相比东京建屋：W W W W公司：公司：公司
32、：公司：300300300300人做了人做了人做了人做了10101010个楼盘；个楼盘；个楼盘；个楼盘；东京建屋：东京建屋：东京建屋：东京建屋：60606060人做了人做了人做了人做了40404040个楼盘；个楼盘；个楼盘；个楼盘；工作产出效率比工作产出效率比工作产出效率比工作产出效率比:1:1:1:1：20202020原因原因原因原因东京建屋经验东京建屋经验东京建屋经验东京建屋经验:n n针对每个楼盘，标准化地开八个会议针对每个楼盘，标准化地开八个会议针对每个楼盘，标准化地开八个会议针对每个楼盘，标准化地开八个会议n n会议的产出、与会人、议程非常明确会议的产出、与会人、议程非常明确会议的产
33、出、与会人、议程非常明确会议的产出、与会人、议程非常明确n n会议召开的时间先后关系、触发条件非常明确会议召开的时间先后关系、触发条件非常明确会议召开的时间先后关系、触发条件非常明确会议召开的时间先后关系、触发条件非常明确会议体系设计、会议习惯培养非常重要！会议体系设计、会议习惯培养非常重要！会议体系设计、会议习惯培养非常重要！会议体系设计、会议习惯培养非常重要！P31会议中的主要角色会议中的主要角色参会人员角色：参会人员角色：会议主席会议主席/领导领导主持人主持人记录人记录人参会者参会者专家专家/知情人知情人旁听者旁听者明确角色是会议效率的重要保证！明确角色是会议效率的重要保证！（课间休息（
34、课间休息（课间休息（课间休息视频）视频）视频）视频）前言前言会议管理会议管理有效会议操作有效会议操作会议中的主要角色会议中的主要角色会议中的常见问题会议中的常见问题有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧P32会议中的领导会议中的领导会前：会前：草拟会议议程，并决定是否允许下属添加议题草拟会议议程，并决定是否允许下属添加议题决定参加会议人员、每个人所要扮演的角色：决定参加会议人员、每个人所要扮演的角色：会中：会中：少说多听，你在会议上越低调，大家参与得就越多。少说多听，你在会议上越低调，大家参与得就越多。监督会议运行，一个议题未完成，不要进入下一个议题。监督会议运行，一个议题未完成，不要进入下一个
35、议题。对对什么人什么人该该做什么做什么或或什么时候什么时候完成等事项必须明确部署完成等事项必须明确部署会后：监督各项任务的进展情况会后：监督各项任务的进展情况P33会议中的主持人会议中的主持人定位：会场上的服务人员定位：会场上的服务人员不提出自己的意见也不评不提出自己的意见也不评论他人的意见论他人的意见把与会者的精力集中到一把与会者的精力集中到一起起对开会方法和会议程序提对开会方法和会议程序提出建议出建议保护与会者意见不受压制保护与会者意见不受压制更不能受到人身攻击更不能受到人身攻击鼓励和引导参与鼓励和引导参与帮助与会者寻找双赢解决帮助与会者寻找双赢解决方案方案具体技巧：具体技巧：w清楚阐述自
36、己的角色清楚阐述自己的角色w会议开始前让大家对讨论的问题会议开始前让大家对讨论的问题和程序保持一致和程序保持一致w不回答有关会议内容的问题不回答有关会议内容的问题w态度积极态度积极多鼓励大家参与多鼓励大家参与 w不要讲话太多不要讲话太多w支持记录人工作支持记录人工作w不要怕出错不要怕出错w帮助教育大家帮助教育大家P34会议中的主持人会议中的主持人保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。要有耐心要有耐心注意自己和与会者的身体语言注意自己和与会者的身体语言保持中立，建立信任保持中
37、立，建立信任会议成功，并不取决于你会议成功，并不取决于你敢于承认错误，坦诚合作敢于承认错误，坦诚合作安排好旁听者和专家安排好旁听者和专家P35会议中的主持人会议中的主持人如何开场？如何开场？介绍会议背景介绍会议背景 除了除了会议召开会议召开的背景的背景,也可也可让与会让与会人人员员自我介自我介绍，并说绍，并说明明对会议对会议的期待的期待,以以促促进与会进与会人員及人員及会议气氛会议气氛的融洽的融洽明确会议目的明确会议目的列明会议议程列明会议议程 会议会议中欲中欲讨论讨论之之事项事项及其先及其先后后和和预预估估时间时间。提出会议期待提出会议期待P36開場開場练习练习 背景背景:公司本季營收目標達
38、成率只有公司本季營收目標達成率只有70%70%。议议題題:如何刺激如何刺激现有现有市場市場,新市場的擴展計劃新市場的擴展計劃 目标目标:提出執行方案提出執行方案 要求要求:每组主持人代表本组当场练每组主持人代表本组当场练习习符合会议开场白要求符合会议开场白要求每组领导（组长）讲评每组领导（组长）讲评会议中的主持人会议中的主持人P37開場舉例說明開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營使得本季的營收目標達成率只有收目標達成率只有70%70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原
39、市場第一就是如何刺激原市場的買氣的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位再由各位一起討論一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門最後由行銷部門整合后提出執行方案。整合后提出執行方案。本次會議的進行時間預估為本次會議的進行時間預估為1.51.5小時。希望今天經由在場各位的小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家大家加油加油!
40、会议中的主持人会议中的主持人P38如何进行会议总结如何进行会议总结 宣布会议决议宣布会议决议 激励与会者继续努力激励与会者继续努力 宣布评宣布评估目標估目標已经已经達成達成 过过程回程回顾，让大家看到会议成绩顾，让大家看到会议成绩 列出悬而未决列出悬而未决事事项，重申落实责任人和时限要求项，重申落实责任人和时限要求会议中的主持人会议中的主持人P39如何讓大家願意發言如何讓大家願意發言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。建立包容、安全的討論環境。保持客觀保持客觀,對事不對人。對事不對人。不以言立人不以言立人,不以言廢人。不以言廢人。設置設置“暗樁暗樁”,
41、帶動與會人員的熱烈參與帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。有拋磚引玉的效果。主動出擊主動出擊,適時發問適時發問,塑造發言機會塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。有效傾聽與良好溝通。会议中的主持人会议中的主持人P40主持人的主持人的發問發問、傾聽傾聽和和記錄記錄发问：发问：发问：发问：開放與封閉開放與封閉開放與封閉開放與封閉 空投與指定空投與指定空投與指定空投與指定倾听：倾听：倾听：倾听：n n注視對方注視對方注視對方注視對方n n 不中途打斷不中途打斷不中途打斷不中途打斷n n 詢問不明之處詢問不明之處詢問不明之處詢問不明之處n n 適當歸納
42、適當歸納適當歸納適當歸納n n 不任意表露情緒不任意表露情緒不任意表露情緒不任意表露情緒记录：记录：记录：记录：活用活用活用活用5 5 5 5W2H:W2H:W2H:W2H:即即即即whatwhatwhatwhat、wherewherewherewhere、whenwhenwhenwhen、whowhowhowho、whywhywhywhy、howhowhowhow、how how how how much.much.much.much.n n掌握主詞、動詞、形容詞掌握主詞、動詞、形容詞掌握主詞、動詞、形容詞掌握主詞、動詞、形容詞n n明確數字明確數字明確數字明確數字n n運用運用運用運用ke
43、y wordkey wordkey wordkey wordn n列點說明列點說明列點說明列點說明:可了解發言重點可了解發言重點可了解發言重點可了解發言重點,歸納出主題方向歸納出主題方向歸納出主題方向歸納出主題方向n n一言以蔽之一言以蔽之一言以蔽之一言以蔽之会议中的主持人会议中的主持人P41会议主持人会议主持人的工作的工作發言的促動發言的促動:讓大家想發言讓大家想發言,並說出想表達的意見。並說出想表達的意見。工作分配的促動工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作鼓勵大家主動認領工作,掌握掌握会议会议成成 功的機會。功的機會。創意的促動創意的促動:提出提出新思路，如新思路，如其他產品的優點其他產品
44、的優點,激發大激發大家的創意家的創意,將別人的優點用於我們的產品上。將別人的優點用於我們的產品上。問題的促動問題的促動:主持人主持人應提出一些問題讓與會人員了解應提出一些問題讓與會人員了解 問題的問題的实际实际狀況。狀況。感情的促動感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外感恩、自責、包容、肯定外,還還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛会议中的主持人会议中的主持人P42主持人临场应注意的其他问题主持人临场应注意的其他问题尽可能不要念稿或背稿尽可能不要念稿或背稿要面对听众，不要背对大家或埋头看文件资料要
45、面对听众，不要背对大家或埋头看文件资料若非需要，不要在你和听众之间放置桌椅，以免产生若非需要，不要在你和听众之间放置桌椅，以免产生距离感距离感注意你的身体语言。不要来回踱步或无精打采，要有注意你的身体语言。不要来回踱步或无精打采，要有精神、有活力精神、有活力也要注意听众的身体语言也要注意听众的身体语言多给大家介绍情况多给大家介绍情况如果你在作报告中遇到困难，或感到紧张，就坦诚地如果你在作报告中遇到困难，或感到紧张，就坦诚地说出来，让大家保持耐心，并让他们帮助你。说出来，让大家保持耐心，并让他们帮助你。会议中的主持人会议中的主持人P43会议记录人会议记录人现象：现象：会上问题太多，或同一问题理出
46、很多头绪，会上问题太多，或同一问题理出很多头绪，大家混淆不清了，有人问：我们现在讨论大家混淆不清了，有人问：我们现在讨论的是什么问题，我们谈到哪儿了？的是什么问题，我们谈到哪儿了？有人因迟到没有了解全部信息而发表意见有人因迟到没有了解全部信息而发表意见刚才别人的一句话使你有一个主意，到要刚才别人的一句话使你有一个主意，到要发言时又忘了。发言时又忘了。会议长时间在原地打转，没有进展。会议长时间在原地打转，没有进展。会议方向偏离了，拉不回来，计划内讨论会议方向偏离了，拉不回来，计划内讨论的问题没有时间了。的问题没有时间了。P44会议记录人会议记录人设立会议记录人：设立会议记录人：定位：会场服务人员
47、定位：会场服务人员原则：努力捕捉与会者的发言要点，不要加原则：努力捕捉与会者的发言要点，不要加入个人意见。入个人意见。要求：开会过程中展示很多内容要求：开会过程中展示很多内容 会后可保存会议信息会后可保存会议信息推荐：挂在墙上的多张大白纸推荐：挂在墙上的多张大白纸比较：黑板、幻灯、比较：黑板、幻灯、PPTP45会议记录人会议记录人会议记录的作用：会议记录的作用：为大家提供具体可关注点，有助于大家全神贯注；为大家提供具体可关注点，有助于大家全神贯注；是对会议内容与过程的即时记录，不但让与会者知道自己做出了什是对会议内容与过程的即时记录，不但让与会者知道自己做出了什么决策，而且让他们知道是怎么作出
48、的。么决策，而且让他们知道是怎么作出的。通过提供短时记忆功能，防止信息超载通过提供短时记忆功能，防止信息超载替你替你“记住记住”你想出的各种主意你想出的各种主意你不用自己作笔记你不用自己作笔记保证你的观点记下来时其他人已经保证你的观点记下来时其他人已经“听听”到到你可以检查核对自己的观点是否被准确无误地记录下来你可以检查核对自己的观点是否被准确无误地记录下来有助于防止无休止的重复有助于防止无休止的重复可进行图示，显示观点间相互关系可进行图示，显示观点间相互关系可按过程、分步骤地记下某个问题的解决方法有助于复杂问题的解可按过程、分步骤地记下某个问题的解决方法有助于复杂问题的解决决P46会议记录人
49、会议记录人会议记录的作用：会议记录的作用：鼓励大家参与，让大家可以看到每个人的观点都很重要，鼓励大家参与，让大家可以看到每个人的观点都很重要，都得到记录都得到记录所记录的观点去除了个人色彩而为大家共同拥有，有助所记录的观点去除了个人色彩而为大家共同拥有，有助于观点原有者以开放、客观的角度看待该观点，更好地于观点原有者以开放、客观的角度看待该观点，更好地了解它的价值和正确性，同时有助于其他人撇开观点原了解它的价值和正确性，同时有助于其他人撇开观点原有者的因素来看该观点有者的因素来看该观点增强大家的成就感增强大家的成就感有助于会议的连续性有助于会议的连续性有助于开会迟到者了解前面的内容有助于开会迟
50、到者了解前面的内容明确任务项目、执行者以及时间要求等，避免将来推委、明确任务项目、执行者以及时间要求等，避免将来推委、扯皮扯皮经济方便，任何想提高开会效率的组织均可采用。经济方便，任何想提高开会效率的组织均可采用。P47会议记录人会议记录人如何作会议记录：如何作会议记录：听关键字听关键字抓基本意思和主旨抓基本意思和主旨不要一字不拉地记不要一字不拉地记写清楚。字体大小适当，便于以后阅读。写清楚。字体大小适当，便于以后阅读。不要怕写错字不要怕写错字在关键处画圆圈在关键处画圆圈变化颜色：用不同颜色的笔突出重变化颜色：用不同颜色的笔突出重点和进行分类点和进行分类在重点内容下面画线在重点内容下面画线画星