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1、第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本现在学习的是第1页，共39页本章主要内容本章主要内容n n公文的体式n n公文的构成要素与文面格式n n公文的排版形式与装订要求n n公文的稿本现在学习的是第2页，共39页第一节 公文的体式 一、什么是公文的体式（名）一、什么是公文的体式（名）它是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。它是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。它是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。它是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高主要是为了保证公文的完整性、正
2、确性与有效性，提高主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。办事效率并为公文处理工作提供方便。办事效率并为公文处理工作提供方便。办事效率并为公文处理工作提供方便。（适用公文的处理、整理、保管和利用）（适用公文的处理、整理、保管和利用）（适用公文的处理、整理、保管和利用）（适用公文的处理、整理、保管和利用）主要内容包括：排版形式、文件纸型（主要内容包括：排版形式、文件纸型（主要内容包括：排版形式、文件纸型（主要内容包括：排版形式、文件纸型（A4A4A4A4）、书写）、书写）、书写）、书写方法（自左至右横写横排）、印刷要求、装订要求（左方法（自左至右横写横排
3、）、印刷要求、装订要求（左方法（自左至右横写横排）、印刷要求、装订要求（左方法（自左至右横写横排）、印刷要求、装订要求（左侧）等。侧）等。侧）等。侧）等。现在学习的是第3页，共39页二、公文的文体二、公文的文体n n1 1、公文的文体、公文的文体 是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。特点，即公文的表达方式和语体特征。n n2 2、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。（叙述、议论、它是辨别文
4、章体裁的重要标志。（叙述、议论、说明说明说明说明）a a叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和（包括：人和事事事事两方面）（倒叙、插叙、两方面）（倒叙、插叙、顺叙顺叙顺叙顺叙）以报告、请示、通报等为代表；以报告、请示、通报等为代表；要求：简明要求：简明 朴实朴实 b b说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明
5、）（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）法律法规、法律法规、通知公告为代表；通知公告为代表；要求：客观要求：客观 准确准确现在学习的是第4页，共39页n n c c议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）以讲话稿以讲话稿为代表；为代表；论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、论点：又称论题或观点。是
6、指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）主张与态度。（统帅：要证明什么？）论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（基础：用什实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（基础：用什么证明）么证明）是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）现在学习的是第5页，共39页3 3、公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。、公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。、公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。、公文的语言特点
7、：准确、简明、庄重、得体。n n准确准确是公文语言的主要特征和基本要求。是公文语言的主要特征和基本要求。n n简明简明用最少的文字表达尽可能多的内容。用最少的文字表达尽可能多的内容。n n庄重庄重指公文用语必须讲究庄严、郑重。指公文用语必须讲究庄严、郑重。n n得体得体指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。的心理效应。n n得体的基本要求：得体的基本要求：n n一是要适应
8、行文的语体风格。一是要适应行文的语体风格。n n二是要分清上下级关系，掌握好分寸。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。n n三是要多运用公文的专用语。三是要多运用公文的专用语。现在学习的是第6页，共39页4 4、公文中几种常见词语的运用、公文中几种常见词语的运用、公文中几种常见词语的运用、公文中几种常见词语的运用特定用语：开端、引述、经办、称谓、期请、表态、综合、特定用语：开端、引述、经办、称谓、期请、表态、综合、过渡、谦敬、结尾用语等；特点是言简意赅、表意准确、简洁过渡、谦敬、结尾用语等；特点是言简意赅、表意准确、简洁明快、庄重典雅；明快、庄重典雅；惯用语：一定民族语言中长期形成的习惯用语；特
9、点是简惯用语：一定民族语言中长期形成的习惯用语；特点是简明生动、通俗有趣；明生动、通俗有趣；缩略语：对一些内容特定的长句或专用名词进行减缩；特缩略语：对一些内容特定的长句或专用名词进行减缩；特点是约定俗成、讲求实效；点是约定俗成、讲求实效；成语：相沿习用，具有书面语言色彩的定型词组或短语；成语：相沿习用，具有书面语言色彩的定型词组或短语；特点是语言精练、结构凝固、典雅庄重、节奏匀称、音调铿特点是语言精练、结构凝固、典雅庄重、节奏匀称、音调铿锵；锵；引用语：引用前人现成话语来论证或说明；特点是含义引用语：引用前人现成话语来论证或说明；特点是含义深刻，有生命力深刻，有生命力现在学习的是第7页，共3
10、9页第二节第二节 公文的构成要素与书面格式公文的构成要素与书面格式一、公文的构成要素（21项）指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等等1111项（必填）。项（必填）。选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等殊要求说明、主题
11、检索、抄送机关和印发说明等1010项（选填）。项（选填）。基本项目：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成基本项目：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成基本项目：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成基本项目：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期等文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期等文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期等文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期等1010项。项。项。项。现在学习的是第8页，共39页二、公文的文面格式二、公文的文面格式n n定义：公文各要素在公文文面上的位置和定义：公文各
12、要素在公文文面上的位置和 书写的样式，书写的样式，分为以下三个部分：分为以下三个部分：眉首部分：眉首部分：眉首部分：眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体部分：主体部分：主体部分：主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注；版记部分：版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间；现在学习的是第9页，共39页00001中金（集团）公司中金（集团）公司 文件文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知
13、文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发眉眉首首主主体体版版记记机机 密密一年一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表明文件、表明文件的生效时间和法律凭据；的生效时间和法律凭据；3、表明、表明行文关系和主送范围等。行文关系和主送范围等。1、提供主题检索标识；、提供
14、主题检索标识；2、确定复、确定复本送达范围；本送达范围；3、提供公文印制责任、提供公文印制责任者、时间等。者、时间等。1、表明文件的法定权威和信息源；、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。识和检索途径。现在学习的是第10页，共39页主要特点：主要特点：n n眉首：位置相对固定；（套印或套打）n n主体：位置经常变动，依公文长短而定，是公文的实质性内容部分;n n版记：位置依据公文主体的构成而定。现在学习的是第11页，共39页(一一)眉首部分（见图解）眉首部分（见图解）
15、1 1、公文份数序号：简称公文份号，一般、公文份数序号：简称公文份号，一般6 6位，版心左上角位，版心左上角顶格第一行，顶格第一行，0 0补齐；补齐；2 2、秘密等级和保密期限：绝密、机密、秘密三个等级，、秘密等级和保密期限：绝密、机密、秘密三个等级，标注方法是加标注方法是加“”；3 3、紧急程度：即公文传达和办理的时间限度，公文分特、紧急程度：即公文传达和办理的时间限度，公文分特级和急件两个等级，紧急电报分四级，特提、特急、加级和急件两个等级，紧急电报分四级，特提、特急、加急、平急；与密级同时使用，文头右上角；急、平急；与密级同时使用，文头右上角；4 4、发文机关标识：即文头，由发文机关全称
16、或规范化、发文机关标识：即文头，由发文机关全称或规范化简称（如简称（如“中共中共XXXXXX委员会委员会”），字体小标宋体，党），字体小标宋体，党的文件中间印上的文件中间印上“”；现在学习的是第12页，共39页党的机关公文版头四种格式：党的机关公文版头四种格式：党的机关公文版头四种格式：党的机关公文版头四种格式：n n注意适用范围：注意适用范围：中共中共XXXXXX文件文件中国共产党中国共产党XXXX委员会（委员会（XXXX）中共中共XXXX办公厅（室）文件、中共办公厅（室）文件、中共XX XX 办公厅（室）办公厅（室）（XXXX）中共中共XXXX部文件、中共部文件、中共XXXX部（部（XXX
17、X）联合行文：n n指文件版头并用联署机关名称；指文件版头并用联署机关名称；n n一般顺序：党、政、军、群；一般顺序：党、政、军、群；n n明确要求：文件首页必须显示正文；明确要求：文件首页必须显示正文；n n特殊情况：民族自治地区，发文机关可以并用自治民族文字和汉特殊情况：民族自治地区，发文机关可以并用自治民族文字和汉字，汉字放下面或后面。字，汉字放下面或后面。现在学习的是第13页，共39页中金（集团）公司中金（集团）公司 文件文件中金20043号平行、下行公文，至版平行、下行公文，至版心上边缘心上边缘25mm机密机密特急特急眉眉首首现在学习的是第14页，共39页机密机密特急特急中金房地产公
18、司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号上行文至版心上边上行文至版心上边缘为缘为80mm签发人：上报的公文需标识签发上报的公文需标识签发人姓名人姓名眉眉首首现在学习的是第15页，共39页机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号签发人：联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉眉首首上报的公文需标识签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名;“请请示示”应当在附注处注明联系人的姓应当在附注处注明联系人的姓名和电话。名和电话。现在学习的是
19、第16页，共39页5、发文字号：发文机关编排的文件代号，主要包括机关发文机关编排的文件代号，主要包括机关代字、年份和序号组成。代字、年份和序号组成。作用：统计发文数量，便于公文管理；是在查找和引用作用：统计发文数量，便于公文管理；是在查找和引用公文时可作为该公文的代号使用；公文时可作为该公文的代号使用；要求：准确、稳固、系统；要求：准确、稳固、系统；联合发文要求：只标明主办机关发文字号；联合发文要求：只标明主办机关发文字号；收写位置：有版头的，版头之下，间隔线之上，居中；用收写位置：有版头的，版头之下，间隔线之上，居中；用信笺头，横线之下，标题之上；信笺头，横线之下，标题之上；“命令（令）命令
20、（令）”，标题下当，标题下当中，写明中，写明“第第XXXX号号”。6、签发人：仅在上报公文中出现，目的是让上级领导了解下级单位谁对仅在上报公文中出现，目的是让上级领导了解下级单位谁对公文内容负责。公文内容负责。“请示请示”还要求标明联系人姓名和电话；还要求标明联系人姓名和电话；位置：平行与公文字号右侧，与发文字号同处一行位置：平行与公文字号右侧，与发文字号同处一行;字体：签发人三字用仿宋字，签发人姓名用楷体。字体：签发人三字用仿宋字，签发人姓名用楷体。现在学习的是第17页，共39页00001中金（集团）公司中金（集团）公司 文件文件中金20043号眉眉首首机机 密密一年一年特特 急急目的是为了
21、便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号现在学习的是第18页，共39
22、页中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，应与正文一起装订。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主主体体文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT数字、年份不能回行应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文
23、机关、主要内容、文种。不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。现在学习的是第19页，共39页（二）主体部分（二）主体部分1 1、公文标题：、公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）、文种组成；由发文机关名称、公文主题（事由）、文种组成；标题一般要求写全，但可以省略，显得庄重简练；标题一般要求写全，但可以省略，显得庄重简练；转发、批转类公文标题要注意准确、概括和简练；转发、批转类公文标题要注意准确、概括和简练；要求：书写位置应于红线下，分一行或多行居中（例）；注要求：书写位置应于红线下，分一行或多行居中（例）
24、；注意回行，避免歧义（见图）；意回行，避免歧义（见图）；2 2、主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简、主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称；即负责收受和办理公文的部门，又称主送单位或者称、统称；即负责收受和办理公文的部门，又称主送单位或者行文对象；行文对象；三种情况：一是下行文一般都有两个以上主送机关，都负有贯彻执三种情况：一是下行文一般都有两个以上主送机关，都负有贯彻执行的责任；二是上行文只有一个主送机关，避免多头主送；三是直行的责任；二是上行文只有一个主送机关，避免多头主送；三是直接向社会发布的公文，主送机关没有必要写。接向社会发布的公文，主送机
25、关没有必要写。位置：正文之上公文标题左下方。位置：正文之上公文标题左下方。现在学习的是第20页，共39页3、正文：主体部分，表达公文具体内容，体现发文机关的意图，核心。主体部分，表达公文具体内容，体现发文机关的意图，核心。组成：导语、正文主体、结束语；组成：导语、正文主体、结束语；导语的写法：依据式、目的式、原因式（见课本）；导语的写法：依据式、目的式、原因式（见课本）；正文主体写作要求：一是符合相关规定，二是真实可靠可行，三是需协调正文主体写作要求：一是符合相关规定，二是真实可靠可行，三是需协调会商的要取得一直意见，四是文字表达上要概念规范、观点鲜明、条理清楚；会商的要取得一直意见，四是文字
26、表达上要概念规范、观点鲜明、条理清楚；五是数字和年份不能回行；五是数字和年份不能回行；结束语要求：意尽言止，自然终结，注意习惯语的规范使用。结束语要求：意尽言止，自然终结，注意习惯语的规范使用。4、附件：正文下一行标识，说明附属在公文正件之后有关材料的名正文下一行标识，说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数，是附属于公文正文，是正文的一个组成部分；称及件数，是附属于公文正文，是正文的一个组成部分；附件形式：图标、目录、名单、简介及其他有关文件材料；附件形式：图标、目录、名单、简介及其他有关文件材料；位置：正文左下方，公文生效标识之上，要注明所附文件材料的位置：正文左下方，公文生效标识之上，
27、要注明所附文件材料的名称及件数；名称及件数；现在学习的是第21页，共39页5、成文时间：公文形成时间，是文件生效和日后考察的重要依据。公文形成时间，是文件生效和日后考察的重要依据。书写要求：用汉字写齐年月日，不可省略，不能阿拉伯数字和汉书写要求：用汉字写齐年月日，不可省略，不能阿拉伯数字和汉字混用；字混用；常见类型：一是一般以领导人签发时间为准；二是会议讨论的以会议通过常见类型：一是一般以领导人签发时间为准；二是会议讨论的以会议通过时间为准；三是规范性公文以批准时间为准；四是联合发文以后一位领导签时间为准；三是规范性公文以批准时间为准；四是联合发文以后一位领导签发时间为准；五是日常性公文以印发
28、时间为准。发时间为准；五是日常性公文以印发时间为准。6、公文生效标识：正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名。正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名。单一发文机关印章单一发文机关印章：（详细规定见课本：（详细规定见课本P74P74）联合行文印章：联合行文印章：“此页无正文说明此页无正文说明”：7、附注：主要是对发放范围和使用时注意事项加以说明，主要是对发放范围和使用时注意事项加以说明，常见形式：常见形式：“此件发至此件发至XXXXXX”、“此件可简报此件可简报”等；等；要求：用圆括号括入，左空要求：用圆括号括入，左空2 2字标识在成文时间下一行。字标识在成文时间下一行。现在学习的是第2
29、2页，共39页附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。不得标识此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处不署发文机关名称。现在学习的是第23页，共39页附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。落款处不署发文机关名称。现在学习的是第24页，共39页附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日主题词：主题词：抄送：抄送：中金房产公司办公室中金房产公
30、司办公室20042004年年1 1月印发月印发。中金房产美家房产祥大房产浙江数码通江苏数码通落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。现在学习的是第25页，共39页附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。市长 韩 正现在学习的是第26页，共39页（三）版记部分（三）版记部分1、主题词：、主题词：能够准确表达公文主题内容便于检索查询的规范化名词或名词能够准确表达公文主题内容便于检索查询的规范化名词或名词性词组。性词
31、组。目的：实现办公自动化，有利于公文管理的规范化、科学化；目的：实现办公自动化，有利于公文管理的规范化、科学化；作用：可以准确简要概括文件的主要内容；可以帮助我们大大提高文件作用：可以准确简要概括文件的主要内容；可以帮助我们大大提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率，检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率，“快快”、“准准”、“全全”；有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化；有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化；国务院办公厅公布的主题词有国务院办公厅公布的主题词有1515类类10491049个；个；标注主题词步骤：主题分析、主题标识、主题词誊写、审核人把关审标注主题词
32、步骤：主题分析、主题标识、主题词誊写、审核人把关审定；定；注注意意事事项项：必必须须在在公公文文主主题题词词表表中中选选择择；主主题题词词表表中中的的类类别别标标题题不不做做主主题题词词用用；标标注注顺顺序序是是先先类类别别词词再再类类属属词词；主主题题词词要要直直接接反反映映处处该该公公文文所所说说明明的的问问题题或或论论述述的的事事物物；“主主题题词词”三三个个字字居居左左顶顶格格用用3 3号号黑黑体体字字标标注注在在抄抄送送机机关关上上一一行行，后后用用冒冒号号；之之后后词词目目间间有有一一个个字字的的间间距距，主主题题词词一般不超过五个。一般不超过五个。现在学习的是第27页，共39页2
33、、抄送机关：除了主送机关外需要执行或知晓的其他机关。除了主送机关外需要执行或知晓的其他机关。确定抄送机关原则：相关联性；请示和报告，向上不向下；下确定抄送机关原则：相关联性；请示和报告，向上不向下；下级机关重要行文可直接抄送上级机关，翻印或原文转发上级机关级机关重要行文可直接抄送上级机关，翻印或原文转发上级机关的文件不需要；不得越级抄送；根据文件内容确定受双重领导的的文件不需要；不得越级抄送；根据文件内容确定受双重领导的单位的主送和抄送机关；单位的主送和抄送机关；抄送顺序：党、政、军、群；抄送顺序：党、政、军、群；位置：主题词下一行，左空一字用位置：主题词下一行，左空一字用3 3号仿宋字体标识
34、号仿宋字体标识“抄抄送送”，然后冒号，逗号隔开，顿号是同一性质或同类机关之，然后冒号，逗号隔开，顿号是同一性质或同类机关之间；间；3、印发机关和印发说明：是对文件制发情况的说明记载，是对文件制发情况的说明记载，包括：包括：文件制发单位的名称文件制发单位的名称公文的印制主管部门；公文的印制主管部门；印发日期印发日期准确反映公文的生成时效；准确反映公文的生成时效；印制份数印制份数含翻印；含翻印；公文行文不完整表现：版记残缺、版记错位；公文行文不完整表现：版记残缺、版记错位；现在学习的是第28页，共39页中金（集团）公司中金（集团）公司 文件文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公
35、司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：档案局。中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发版版记记便于计算机检索和管理公文。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。以公文付印时间为准。现在学习的是第29页，共39页三、公文的特定格式三、公文的特定格式1、信函式格式：只标识发文机关名称不标识只标识发文机关名称不标识“文件文件”二字，常用于平行文和下二字，常用于平行文和下行文，不标识签发人。具体格式：行文，不标识签发人。具体格式：上白边上白边30mm30mm；发文机关名称发
36、文机关名称4mm4mm下印有上粗下细的武文线，距下边页下印有上粗下细的武文线，距下边页20mm20mm印有上细小粗的武印有上细小粗的武文线，线长文线，线长170mm170mm；份数序号、密级、紧密程度放在武文线下左上角顶格写，发文字号放在武文线下右上份数序号、密级、紧密程度放在武文线下左上角顶格写，发文字号放在武文线下右上角顶格写；角顶格写；发文机关名称和武文线均印红色；发文机关名称和武文线均印红色；2 2、命令格式：、命令格式：国家行政机关发文的最高形式。具体要求：国家行政机关发文的最高形式。具体要求：发文机关名称必须用全称；发文机关名称必须用全称；“第第X X号号”在发文机关下空在发文机关
37、下空2 2行居中标识，令号用黑体；行居中标识，令号用黑体；令号下空令号下空2 2行标识正文中间没有红色反线；行标识正文中间没有红色反线；正文之下空正文之下空2 2行标识签发人亲笔签名，签名章用红色，右空行标识签发人亲笔签名，签名章用红色，右空4 4字，左空字，左空2 2字，表明字，表明签发人职务；签发人职务；签名章下空一行标识成文时间，右空签名章下空一行标识成文时间，右空2 2字；字；命令用命令用“分送分送”，不用主送和抄送；，不用主送和抄送；3、会议纪要格式：标识（红头）由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成；标识（红头）由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成；用红色小标宋体字，
38、字号自定；不加盖公章；不标识主送机关。用红色小标宋体字，字号自定；不加盖公章；不标识主送机关。现在学习的是第30页，共39页中金（集团）公司中金（集团）公司中金函20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的函文书档案工作的函富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。中金集团公司二OO四年一月二日距上页边30mm距下页边20mm红色，长均为170mm现在学习的是第31页，共39页上海市档案局上海市档案局局长办公会议纪要局长办公会议纪要2004-6 会议议题一、汇报政府信息公开工作
39、；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。4月20日，局长支持召开局长办公会议。局领导、出席会议。、在审议相关议题时列席了会议。一 会议听取了，。分送：分送：各位局领导抄送：抄送：局各处室负责人中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发1 现在学习的是第32页，共39页第三节第三节 公文的排版形式与装订要求公文的排版形式与装订要求1 1、公文的排版格式：是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指、公文的排版格式：是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。主要包括：公文的外观形式。主要包括：用纸尺寸与规格：用
40、纸尺寸与规格：A4A4（210mm X 297mm210mm X 297mm）,天头（上白边）天头（上白边）37mm37mm，纸钉口（左白边），纸钉口（左白边）28mm28mm，版心尺寸版心尺寸156mm X 225mm;156mm X 225mm;公文的书写形式：公文的书写形式：从上至下，自左向由横写横排（少数民族除外），正文文字的每行长度从上至下，自左向由横写横排（少数民族除外），正文文字的每行长度与版心宽度相等；采用与版心宽度相等；采用“一、（一）、一、（一）、1 1、（、（1 1）”的层次结构；的层次结构；字体字号的选用：发文机关标识小标宋体红色，字号小于字体字号的选用：发文机关标识小
41、标宋体红色，字号小于22mm X 15mm;22mm X 15mm;大标题大标题2 2号宋体，小标号宋体，小标题题3 3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句使用号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句使用3 3号黑体；主题词词目号黑体；主题词词目3 3号宋体；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注和抄送机关用号宋体；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注和抄送机关用3 3号仿号仿宋字体，签发人姓名用宋字体，签发人姓名用3 3号楷体；号楷体；排版规格：正文排版规格：正文3 3号仿宋字，每面号仿宋字，每面2222行，每
42、行行，每行2828字；字；制版要求：版面干净无底灰、字迹清楚无划断、尺寸标准、版心不斜，误差不超过制版要求：版面干净无底灰、字迹清楚无划断、尺寸标准、版心不斜，误差不超过1mm;1mm;印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不超过印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm;2mm;现在学习的是第33页，共39页&公文用纸主要技术指标：公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85%90%横向耐折度15次 不透明度85%pH值为7.59.5现在学习的是第34页，共39页2、公文的装订要求：格式规定：左侧装订、不掉页，封面与书芯不脱落，格式规定：左侧装订、不掉页，封面
43、与书芯不脱落，后背平整，不空。后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉；裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损；现在学习的是第35页，共39页第四节第四节 公文的稿本公文的稿本1 1、公文的稿本：、公文的稿本：文稿和文本，即公文起草过程形成的一次又一次的稿子，包括草稿和文稿和文本，即公文起草过程形成的一次又一次的稿子，包括草稿和定稿两种。定稿两种。草稿：内容和文字表述都还未成熟的原始稿件，是未定型的非正式文稿，草稿：内容和文字表述都还未成熟的原始稿件，是未定型的非正式文稿，特点是尚未定型、非正式、无效力；可按修
44、改次数分类，也可按文稿作用和特点是尚未定型、非正式、无效力；可按修改次数分类，也可按文稿作用和形成特点分为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等；形成特点分为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等；定稿：草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或会议讨论正式通过定稿：草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或会议讨论正式通过的最后完成的定型稿件，又称原稿、底稿、正稿。定稿是的最后完成的定型稿件，又称原稿、底稿、正稿。定稿是“孤本孤本”，是经签发和批准的；是经签发和批准的；现在学习的是第36页，共39页n n2、公文的文本：即根据公文的不同用途、形式和使用内容对文件即根据公文的不同用途、形式和使用内容对文件的分
45、类。的分类。正本：已经签发的定稿制发的正式文件，突出特点是盖有发文机关的印章或领正本：已经签发的定稿制发的正式文件，突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件效力；导人的亲笔签署，以证实文件效力；副本：根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本，又称抄本，主要作副本：根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本，又称抄本，主要作用是代替正本供传阅、参考和备查使用；用是代替正本供传阅、参考和备查使用；存本：发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外存本：发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，没有正本的印章和签署，一般保留的印制本，没有正本的印章
46、和签署，一般保留1-51-5份；份；修订本：就已经发布生效的文件，针对实施过程中出现不适合当前情修订本：就已经发布生效的文件，针对实施过程中出现不适合当前情况的内容进行修改补充再发布的文本；况的内容进行修改补充再发布的文本；试行本、暂行本：制发机关认为文件内容还不成熟，需经过一定时期的实践检试行本、暂行本：制发机关认为文件内容还不成熟，需经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用的；多用在法律法规中；验，再行修订时所使用的；多用在法律法规中；各种文字文本：一是指少数民族自治地区同一份公文用当地民族文字和汉字各种文字文本：一是指少数民族自治地区同一份公文用当地民族文字和汉字两种文本；二是外交工作中
47、使用的文件，有中文文本和外文文本。两种文本；二是外交工作中使用的文件，有中文文本和外文文本。现在学习的是第37页，共39页稿本稿本外形特征外形特征作用作用效用效用归档与否归档与否草稿草稿没有生效标识；常标有“讨论稿”、“草稿”等字样供讨论、征求意见、修改审核不具备正式文件效用一般不需要归档保存定稿定稿有生效标识：签发或法定会议讨论或批准制作正本的标准依据具备正式文件的效用属归档范围的，制发机关将其随存本一同归档正本正本格式正规；有完整的生效标识：印章或签署收文机关办事的依据具备正式文件的效用属归档范围的，收文机关将其归档正正 本本：试试行本行本文种后注明（试行）收文机关办事的依据具备正式文件的
48、效用属归档范围的，收文机关将其归档正正 本本：暂暂行本行本文种后注明（暂行）收文机关办事的依据具备正式文件的效用属归档范围的，收文机关将其归档正正 本本：修修订本订本文种后注明（修订本）收文机关办事的依据具备正式文件的效用属归档范围的，收文机关将其归档副副 本本：与与正正 本本 同同 时时印刷的印刷的格式正规；有完整的生效标识：印章或签署供抄送机关阅知具备正式文件的效用属归档范围的，收文机关将其归档副副 本本：抄抄写写、复复 印印的的没有或者没有有效的生效标识供传阅、参考、备查等不具备正式文件效用不归档存本存本格式正规；有完整的生效标识：印章或签署供发文机关留 存 备 查、立卷归档具备正式文件的效用属归档范围的，制发机关将其随定稿一同归档现在学习的是第38页，共39页本章结束，谢谢！ 现在学习的是第39页，共39页