归档文件材料的整理.ppt

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1、归档文件材料的整理 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望 一、概述一、概述 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）两种方法 3、标准依据：归档文件整理规则(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000 国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)4、件：归档文件的整理单位。1、文件正文与定稿为一件。、文件

2、正文与定稿为一件。2、正文和附件为一件。、正文和附件为一件。3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。、原件与复印件为一件。如传真和复印件。4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。5、转发与被转发件为一件。、转发与被转发件为一件。6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或

3、活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。件来处理。9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。几人为一件。10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。5、归档文件整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间

4、的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。7、质量要求：（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。二、归档文件整理的步骤二、归档文件整理的步骤 收集收集鉴定鉴定装订装订划分保管期限划分保管期限分类分类排列排列编号编号编目编目装盒装盒上架排列上架排列 （一）文件材料的收集（一）文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料 （二）文件材料的鉴定（二）文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格

5、审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。文件材料的归档范围：文件材料的归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。的文件材料均属归档范围。1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有利用价值的文件材料；对本单位工作具有利用价值的文件材料；2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位、本单位需要贯彻执行

6、的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。不属于归档范围的文件材料：不属于归档范围的文件材料：1、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；材料，供工作参考的抄件等；2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿

7、、值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性电话记录，单位内部各次校对稿，不需办理的一般性电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；件材料；3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报的文件材料等。

8、情况反映，抄报的文件材料等。（三）装订（三）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订方法：装订方法：1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。（四）划分保管期限（四）划分

9、保管期限 1、永久 2、定期：30年、10年 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局（国家档案局8号令号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布起施。）永久保管的文件材料：永久保管的文件材料：1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度3、本单位召开的重要会议材料4、本单位制发的方针、政策性和规范性文件5、本单位的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件6、本单位的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件7、本单位干部职工、党员花名册和统计年报8、本单

10、位签定的合同、协议文件9、本单位重要的请示、报告、批复文件10、上级单位或领导对本单位的重要批示11、上级下发需本单位贯彻执行的重要文件定期（定期（30年）保管的文件材料：年）保管的文件材料：1、本单位制发的一般性的文件、本单位制发的一般性的文件2、半年、季度工作计划、总结、报告、半年、季度工作计划、总结、报告3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结、本单位内部科室的工作报告、计划、总结4、上级、上级单位单位发来的需要贯彻执行的文件发来的需要贯彻执行的文件5、下级、下级单位单位报来的年度计划、总结、统计报表报来的年度计划、总结、统计报表6、本单位编印的刊物、本单位编印的刊物7、本单位的重要典型

11、、汇报材料、本单位的重要典型、汇报材料定期（定期（10年）保管的文件材料：年）保管的文件材料：1、本单位一般事、本单位一般事务务性、临时性的文件性、临时性的文件2、本单位每月的工作安排、本单位每月的工作安排3、上级发来的有价值的普发性文件、上级发来的有价值的普发性文件4、单位之间协商工作的来往文书、单位之间协商工作的来往文书 （五）分类（五）分类1、年度分类法2、问题分类法3、保管期限分类法1 1、保管期限年度问题分类法、保管期限年度问题分类法此时分类方案为：此时分类方案为：永久：永久：20092009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类年党务类、政务类、劳动人事类、业务类20102010年党

12、务类、政务类、劳动人事类、业务类年党务类、政务类、劳动人事类、业务类3030年：年：20092009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类年党务类、政务类、劳动人事类、业务类20102010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类年党务类、政务类、劳动人事类、业务类1010年：年：20092009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类年党务类、政务类、劳动人事类、业务类20102010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类年党务类、政务类、劳动人事类、业务类2 2、保管期限年度分类法、保管期限年度分类法此时分类方案为：此时分类方案为：永久：永久：20092009年、年、20102010年、年、20112

13、011年年3030年：年：20092009年、年、20102010年、年、20112011年年1010年：年：20092009年、年、20102010年、年、20112011年年一般机关文件材料分类纲目一般机关文件材料分类纲目 一、党务类1.党组（委）会议记录、会议纪要2.党组（委）民主生活会议记录3.党员大会、支部会议记录、材料4.党组（委）工作计划、总结5.党组（委）决议、规定、报告等6.领导讲话、批示等7.评选、奖惩材料8.党员管理9.党组织关系介绍信10.党组织、党员统计报表、名册11.其它（党务宣传包括理论学习、党员培训、精神文明建设等、纪检监察、统战工作包括民主党派、宗教、侨务等、

14、群团工作包括工会、共青团、妇联及其他社团组织）二、政务类1.综合性工作会议材料2.行政办公会议记录、纪要3.一般工作会议、专题会议材料4.本单位工作规划、计划、总结5.领导讲话、批示6.上级机关、领导检查、视察形成的材料7.上级对本单位的奖惩材料8.上级机关制发的、需要本单位贯彻执行的材料9.本单位制发的政策、法规性文件材料10.本单位的请示与上级的批复11.下级单位的请示与本单位的批复12.本单位制发的一般性工作文件13.人大代表建议、政协提案办理材料14.工作制度、大事记15.工作信息、简报16.机要、保密、档案、信访、统计等材料17.其它（教育培训、财务审计、计划生育、安全保卫（治安、消

15、防、法律事务等）、后勤福利（房产、土地、车辆、绿化、水、电、暖等）、对外交流（出国、外出考察、接待来访等）三、劳动人事类1.机构设置、人员编制、名称更改、印信启用和作废材料2.人事任免、奖惩材料3.干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料4.离退休、死亡、抚恤等材料5.人事考核材料6.行政关系介绍信7.干部、职工统计报表、花名册8.工资定级、晋级、调资、统计报表等9.其它四、业务类1.2.3.（六）排列（六）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（七）编号（七）编号归档章归档章（八）编目（八）编目 件

16、号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注1日照市*局日*发20111号2010年全市*工作总结及2011年工作计划2011012020 （九）装盒（九）装盒 装盒就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。（十）上架排列（十）上架排列 归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。档案的排列方式 文书档案文书档案 （

17、永久）（永久）文书档案文书档案 （3030年）年）文书档案文书档案 （1010年）年）归档文件整理的步骤回顾归档文件整理的步骤回顾 收集收集鉴定鉴定装订装订划分保管期限划分保管期限分类分类排列排列编号编号编目编目装盒装盒上架排列上架排列 1、收集、划分保管期限：国家档案局8号令；2、分类、排列：一般机关文件材料分类纲目党的群众路线教育实践活动文件材料的收集整理（一）收集范围（一）收集范围 纸质文件材料、照片、音像材料、电子文件、实物等，纸质文件材料主要包括：1、关于成立教育实践活动领导机构和工作机构的文件；2、领导同志有关教育实践活动的指示、批示和讲话；3、教育实践活动领导小组及办公室印发的各

18、种文件印制稿、签发稿；4、教育实践活动领导小组及办公室召开的各类重要会议的会议纪要、录音、录像、照片；5、教育实践活动领导小组及办公室作出的决定，以及教育实践活动的实施方案、总结、报告、简报、大事记等；6、教育实践活动督导组在工作中形成的工作方案、情况报告等；7、党委（党组）和党员干部个人的对照检查材料、整改方案（措施）等材料；8、教育实践活动领导小组及办公室制作、受上级表彰的实物；9、其他具有保存和利用价值的文件材料。（二）整理方法（二）整理方法 需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分。（三）工作要求（三）工

19、作要求 1、活动办公室应明确专人负责文件材料的收集，确保完整、系统；2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的收集、初步整理，并向本单位档案部门移交；3、档案工作人员应主动配合活动办公室做好文件材料的收集、整理、归档等工作。档案管理违法违纪行为处分规定（30号令）由监察部、人社部和国家档案局联合发布，自2013年3月1日起实施。共22条。第二条 有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：（一）行政机关公务员；（二）法律、法规授权的具有

20、公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照事业单位工作人员处分暂行规定执行。第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第四条 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。第五条 出卖或者违反

21、国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第八条 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第九条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处

22、分；情节严重的，给予开除处分：（一）涂改、伪造档案的；（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。第十条 携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十一条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（二）擅自公布未开放档案的。第十二条 有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处

23、分：（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。第十三条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。第十四条 在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十五条 违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。第十六条 拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。第十九条 有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。谢谢 谢！谢！市档案局法规业务科电话：8869196 联系人：佘峰 杜臻 张贵峰 电子信箱：