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1、自我管理 丛书别 把 时 间 给 了 浪 费 时 间 管 理张 鹤 编著经 济 管 理 出 版 社 图书在版编目(CIP)数据 别把时间给了浪费:时间管理/张鹤编著.北京:经济管理出版社,2004 ISBN 7-80162-910-8.别.张.时间管理 .C935 中国版本图书馆 CIP 数据核字(2004)第 035128 号出版发行:经济管 理出版 社北 京市 海淀区 北蜂 窝 8 号 中雅大 厦 11 层 邮 编:100038印刷:经销:新华书店 责任编辑:张 艳技术编辑:杨 玲责任校对:平 静 880mm1230mm/327.5 印张146 千字2004 年 6 月第 1 版2004
2、年 6 月第 1 次印刷印数:15000 册定价:20.00 元 书号:ISBN 7-80162-910-8/F 824 版权所有 翻印必究 凡 购本社 图书,如有 印装 错误,由本 社读者 服务部负责 调换。联系 地址:北京 阜外月 坛北 小街 2 号电话:(010)68022974 邮 编:100836前 言如果你计划用 10 天的时间做完一件事情,那么最终你果真用了 10 天的时间。同样是一件事,如果你计划用 7 天的时间,结果真用 7 天的时间你就出色地完成了它。这就是时间,有着如此大的弹性和神奇效果。一旦得知了这个重要的理念,每当要做一件非常重要的工作时,我总是刻意地把完成工作的截止
3、期限设定得比实际期限提早几天,结果我总是能提前完成任务,在剩下的时间里或者享受生活,或者做些自己想做的事情。总是听见很多人抱怨,总是有忙不完的工作,总是加班,总是没有时间。也看见很多人的生活和工作陷入无序中,费了大量的时间和精力,生活依然处于乱糟糟的状态。其实不是时间不够用,也不是不努力,而是在做事的过程中,没有时间计划,没有划分出事情的轻重缓急。大部分人在做事情的时候,大概都依据下列各种准则决定事情的优先次序:先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事;先做1 熟悉的事,然后再做不熟悉的事;先做容易做的事,然后再做难做的事;先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事;先
4、做紧要的事,然后再做不紧要的事;先做有趣的事,然后再做枯燥的事以上各种准则,大致上都不符合有效的时间管理的要求。应按事情的“重要程度”编排做事的优先次序。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,越不重要,它们越应延后处理。然而很多人并不懂得时间管理的技巧,更不懂得利用时间管理来规划自己的工作和生活,所以总是出现事倍功半的状态。在我们举办的培训课上,听到许多学员发出由衷的感慨:要是早点学习时间管理的技巧,也许早就达成自己的目标了。在培训课结束的时候,很多学员写出了自己的心得,说是心得并不精确,其实更是学员的感悟。
5、你的日程表上的所有事项并非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多人容易误入歧途的地方:他们会尽职地列出日程表,但当他们开始进行表上的工作时,却未按照事情的轻重缓急来处理,而导致了成效不明显。在事先分配好的时间范围内,工作将一直拖延着。这就是说,如果你认为某项工作需要一个星期的时间,那么它果然需要这么多的时间。不到周末,这项工作是不会完成的。原因很别把-磜时间给了浪费2 时间管理简单,任何工作都有很强的伸缩性。做事必须有计划,与其紧张地做事,不如轻松地前进。只需在时间上做安排,必能做到这一点。花一点时间做计划,可以在实行过程中节省三四倍的时间。每一天我们首先应该制定一天的工作计
6、划。如果没有计划,当你结束一天的工作之后,你会感到身心疲乏。假使一切的工作,都能按照你的计划去实施,那么你会发觉这一天过得特别有意义,而且是最充实的日子。“决心”是引导我们走向成功的重要因素,不是仅有了明确的目标、妥善的计划后,就坐在家里等着别人来通知你成功了;而是要你自己全程地参与行动,并且在遇到挫折时还能够更加强自己的意志力,坚守既定的目标,绝不半途而废。这样,即使最后并没有达到目标,在人生的路上也算是成功了。在你制定目标的时候,必须使它们成为你所愿意追求的与你所能够追求的对象。一般说来,目标定得越高,其挑战性将越大。但是,当目标高到令你感觉无法完成的时候,你或许将永远不会设法去完成它们。
7、依照个人的工作习惯来安排自己的时间,同安排工作时间一样地去安排休闲时间。这种方法,使你能在不工作的时间完全抛开与工作有关的事,工作的时候便全神贯注。绝不要把任何问题带到床上去,当你睡着时就要像根木头一样。前 言 3 这些宝贵的感悟常常给我很多的启示,使我时常反省工作和生活中的不足。这些宝贵的学习心得,经我们整理加工后,结合每章的内容,穿插在每一章中,以“必须注意”这样醒目的形式标示出来。如果你没有时间阅读全书,那么每一章的“必须注意”中的内容,你务必要仔细阅读,并用之来对照你自己的生活,找出你的时间陷阱以及使你焦虑不安的错误理念。当你翻开这本书的时候,你已经站在了正确的十字路口。只要按照我们的
8、引领,你将很快掌握时间管理的理念和技巧,并将它运用到你的工作和生活中。只要目标正确,你可以到达你想去的任何地方。同理,你只要刻意地用时间管理来规划工作和生活,你可以在有限的时间内做成自己最想做的事情。重要的不是掌握这些简单的技巧,而是要学会运用它来规划和管理自己的工作和生活。在你阅读本书的时候,一定要认真地做完每一章中的练习,这些练习在我们的培训课上,被无数的学员反复模拟试验过,并在练习中领略时间管理的精髓 简单而实用。我也很欢迎你把自己的学习心得告诉我,也许你的心得在我们的培训课上成为宝贵的教程内容,去启发帮助更多的人走向成功。-垄你可以致信到这个邮箱:。在这本书的写作过程中,得到了很多朋友
9、的帮助,可以说这本书是他们和我共同辛劳工作的结果,无以回报,只能在这里向他们衷心地表达我的谢意。他们分别是张德泉、张玉英、张万菊、李世忠、张万洪、许红、李铮、李妍、永红、逯宁,其中张别把-磜时间给了浪费4 时间管理德泉、张玉英帮我做了全书的统稿工作,张万菊、李世忠帮我做了大量的录入工作,张万洪、许红、李铮帮我查阅英文资料,并做了部分翻译工作,同时收集和整理培训案例。李妍、永红、逯宁进行了全书的文字润色。在这里一并致谢。作者于北京2004 年 4 月 8 日 前 言 5 目 录 第 1 章 时间都浪费在哪儿了 识别时间陷阱1在事先分配好的时间范围内,工作将一直拖延着。这就是说,如果你认为某项工作
10、需要一个星期的时间,那么它果然需要这么多的时间。不到周末,这项工作是不会完成的。原因很简单,任何工作都有很强的伸缩性。客观时间绝对不可控制,但主观时间却有很大的可变性,你做事的态度对主观时间的流逝有着巨大的影响,它既可以慢得像蜗牛爬,也可飞驰如电。第 2 章 时间管理入门 ABC2320%的工作时间是“关键性的”、“重要的”,80%的时间用在了无意义的事情上。每个人在做事情的时候,所花费的时间差别很大。时间管理的关键在于保证有更多的时间来做你真正想做的事,提高自己的工作效率。1 第 3 章 找准池塘钓鱼 确定目标37站在十字路口,如果按照正确的方向前进的话,你将通往世界上你想要去的任何地方。目
11、标时间法是用预定的目标来限制时间的使用,以达到节约时间,提高效率的目的。时间目标法的前提是目标必须选准,否则会南辕北辙,投入的时间越多,浪费越大。第 4 章 合理安排时间 制定时间计划55做事必须有所计划,与其紧张地做事,不如轻松地前进,只需在时间上做合理分配,必能做到这一点。花一点时间做计划,可以在实行过程中节省三四倍的时间。时间分配的秘诀是要确定你眼前的工作,到底要用多少时间,如何合理安排时间。时间分配的前提是要制定时间计划,就是将工作、休闲活动以及一生中想做的事情或人生的目标写出来,可以分为长期目标、中期目标和短期目标。第 5 章 先做最重要的事 确立优先顺序81你的日程表上的所有事项并
12、非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多人容易误入歧途的地方:他们别把-磜时间给了浪费2 时间管理会尽职地列出日程表,但当他们开始进行表上的工作时,却未按照事情的轻重缓急来处理,而导致了成效不明显。把每日应当完成的工作定额,加以分类并排列出先后顺序,以及制定细致的、现实的日程安排,是科学利用时间的有效方法。第 6 章 要做到事半功倍 提高效率99一个人越善于利用时间,就越能发挥能力。对时间应采取一种积极主动的态度,尽量想办法控制时间,而不被时间控制。找到你的效率高峰期,使自己的工作习惯与自己的效率高峰期保持一致。你的工作与你的效率高峰期越匹配,用于完成工作任务的精力也就越少。
13、如果根据你的“效率高峰期”安排你的工作,你就能够以较少的时间、较轻的体力耗费和较小的工作强度取得最大的效率。第 7 章 必须说不 排除干扰125如果你感到一天 24 小时都不够用,原因不是一天的时间太少,而 是你 要做的 事太 多。最 能够 立刻 节省 时间 的做 法就 是说“不”。那么,在什么情况下说“不”?说“不”的指导原则是什么?答案是:要确立目标,划定自己活动的范围,制定对所谓的事情 目 录 3 是否值得你花费时间的某种标准。如果某项工作不在自己的活动范围内,不值得花费时间去做它,就说“不”字,丢掉它不管。第 8 章 善用零碎时间153零碎时间大致可分成两种类型:一种是不可预见的零碎时
14、间,事前思想并无准备;另一种是可以预见的零碎时间,事前思想有准备,知道要有多长时间。对于零碎时间,一般人都是毫不在乎地忽略过去,但若按整体计算,一天、一月、一年以至一生的积累,这些零碎时间的总和将形成一段相当长的时间。零零星星的时间,平常很容易被浪费掉,如能善加利用,不知道可以做多少事情。第 9 章 管理人员的时间管理169对于管理者而言,必须要将不必要的琐事分配给属下,这可替你省掉不少的麻烦。雇用一个有能力、聪明而又富有同情心的秘书,让她成为你工作的组成部分,成为你的左膀右臂。筛选和安排求见者,指定约会时间,超过谈话的中断和结束,都由秘书来掌握。于是,那些鸡毛蒜皮的打扰和分心之事都不可思议地
15、消失了,更多的时间让给了你手边的工作。别把-磜时间给了浪费4 时间管理第 10 章 让生活简单一点203如果把堆满桌案的各种文件清理开来,留下手边急待处理的,你将发现:工作起来更省力,也更实在。这是提高工作效率的第一步。做某件工作时,要把与它有关的材料都摆在面前。如果你在工作中停下来到别的地方查找一些资料,就是在浪费时间和自我打扰。另一方面,工作时又要把与它无关的材料放到其他地方,不让它们妨碍自己的手脚。办公桌上有关其他问题和工作的留言条或记事条都会分散你的精力。参考文献227 目 录 5 本 章 导 读情不自禁,掉入时间陷阱个性或不适宜的环境加重时间压力事必躬亲和优柔寡断,两大时间杀手交际的
16、时间陷阱极端珍惜时间却在扼杀时间三大时间杀手让管理人员忙而无效如何解决时间浪费问题?思考题练习:时间花在哪儿了?一个城市里的有钱人,到乡下收田租,到了佃农的谷仓,有钱人东看看,西看看,不知何时把自己的怀表弄丢了。有钱人心急如焚,于是翻遍谷仓,可怀表依然不见踪影。天色渐渐晚了,有钱人一脸失望的神情,但他仍不死心,便出钱雇全村的人,点着火把到处寻找。终于,他们在一个角落里发现了那只怀表。有钱人欣喜若狂,为怀表的失而复得沾沾自喜。然而,时间已是夜半子时了。成语说得好:“得不偿失”。有钱人不但支付了大笔劳动报酬,而且更重要的一点,他找回的是怀表,丢掉的却是时间本身。亲爱的读者,您是否也遇到过类似的情况
17、呢?比方说,为了亲自草拟一份文件而浪费了整个上午的时间,从而失去了本应与一位重要客户面谈的机会?时间并不顺从,也不会争辩;它总是不厌其烦以每分钟 60秒,每小时 60 分钟的恒定步伐,嘀嗒嘀嗒地流逝。如果这就是一切的话,本书应该非常简短,她用最简练的语言,教会你高效利用时间的方法,识破你浪费时间的陷阱。无数的培训实践证明,这些方法看似简单,却常常被人们有意无意地忽略了。参加培训的会员,通过学习,开始有意识地使用时间管理的方法,使自己的工作和生活高效而有条不紊。同样,这些方法将会使你受益终生。第 1 章 时间都浪费在哪儿了 3 识别时间陷阱 必须注意 客观时间绝对不可控制,但主观时间却有很大的可
18、变性,你做事的态度对主观时间的流逝有着巨大的影响,它既可以慢得像蜗牛爬,也可飞驰如电。更重要的是,我们通常能够控制对时间的需求 不管是在时间量上还是在执行的时机上,我们使用时间的效率与否就是我们的影响力,或说控制力。情不自禁,掉入时间陷阱你是否觉得有压力?觉得没有足够的时间,甚至是在一天当中喘口气的时间都没有?你或许在想:“是啊,我就是这样。”不过,事实或许不然。如果你不相信的话,试试看这个实验。把一台摄像机架好,将镜头对准你的办公桌。把摄像机打开,录下你的工作状况,然后把带子放出来看看。你一定会感到非常惊讶,你会看到自己在做白日梦、坐在桌前发呆、跟同事闲聊、打私人电话、喝咖啡、摸头发,做这些
19、浪费时间、毫无效率的活动。当别人发现你在做这些事时,你不会觉得怎么样,你认为这是疏解压力所需的动作。录像带明明白白地显示出你可以在不增加压力的情况下,轻易地把这些浪费时间的动作去除掉。别把-磜时间给了浪费4 时间管理通过某项调查,我们发现大多数人一天的时间大体是这样分配的:睡眠8.27 小时上 下班 交通0.73 小 时用餐1.31 小时阅 读杂 志、报 纸0.42 小 时琐事0.55 小时家 事0.26 小 时工作7.34 小时工 作0.37 小 时交际0.39 小时看 电视2.51 小 时休息0.45 小时聊 天1.11 小 时娱乐0.31 小时看了这个调查统计表之后,可知我们用在琐碎和不
20、重要事情上的时间仍是相当多,在不经意之间,时光就流逝了。在时间管理中人们把那些不被注意却又占用宝贵时间的事称为“时间陷阱”,一旦不知不觉地掉进去,时间也就如同自由一样,不再属于自己。这些时间陷阱是如此普遍,如此司空见惯,以致于我们习以为常,见怪不怪,深陷其中而不觉其害了。必须注意 我们首先应该制定每一天的工作计划。如果没有计划,当你结束一天的工作之后,你会感到身心疲乏。假使一切的工作都能按照你的计划去实施,那么你会发觉这一天过得特别有意义,而且是最充实的日子。结束这一天的工作之后,你的精神仍然是轻松愉快的。第 1 章 时间都浪费在哪儿了 5 识别时间陷阱 每个人都有兴趣偏好,喜欢做那些自己感兴
21、趣的事,并乐此不疲。越是年轻人,这种偏好表现得越强烈。我们都可能有这方面的感受,当看到一本精彩的小说而入迷的时候会手不释卷,不顾其他;当棋迷棋兴正浓时会放弃本来打算要做的事。在工作中,如果有几件事摆在面前由我们选择,我们往往会选择自己感兴趣的事先做,有时候就忽略了它是否紧迫和重要。这些情不自禁的行为方式,常常使我们掉进陷阱,把该办的事情拖延下去,造成了工作上的被动。例如,因为哈雷彗星将通过自己所居住的城市上空,为了看到它,一夜都没有合眼,第二天不能按时起床;因为在上班的路上看到天上有一只像飞碟一样的东西掠过,开车顺公路追着去看,耽误了上班时间;因为自己养的小鹦鹉今天早上开口说话了,为了等待它再
22、讲一遍,好用录音机录下来,忘记了还有工作要做在我们生活中大量存在的漫不经心现象占去的时间是惊人的。比如,因为乱放东西,用的时候花费了很长时间才找到;因为记错了时间,耽误了该办的事;因为有一伙人在吵吵嚷嚷,不知道是干什么的凑上去看热闹;因为听到有两个人在谈论昨天的球赛,也去发表一下自己的看法;因为觉得快到下班时间了,已经干不了多少事,抽支烟、聊聊天罢了;因为下棋来劲儿,非要别把-磜时间给了浪费6 时间管理和对手见个高低,其他事早已置之度外,如此等等。我们的时间就是被这些习以为常的事所吞噬,我们的工作计划往往因此而一再往后推延。把工作看成例行公事的人,满足于应付差事,大量的时间也就在“千篇一律”般
23、的程序中流逝了。例行公事中占用时间较多的公文处理。大多数公务人员都会碰到纷至沓来的各类通知、简报、规定和资料等,使不少人整天忙于批阅、转办和划圈之中。只有采取果断的办法,区分轻重缓急,分类处置,对可办可不办的交由别人去办;对可阅可不阅的,不去阅办,抓住重要的认真处理,对次要的则快刀斩乱麻,这样才会逃离文山,卸掉重压,以更多的时间去干更重要的事。我们一旦掉进例行公事的陷阱,就会被琐事缠身而不能自拔,不再是去主动地安排重要工作,而是被动地受零星事务所左右,最终会把忙忙碌碌当成自己的目标,忘记了追求效果。必须注意 要跨越时间陷阱,就必须努力培养自我约束的能力,能抵抗兴趣偏好的诱惑,哪怕正在进行的活动
24、是如此令人愉快,应该结束时就要适可而止。消除情不自禁的行为习惯,必须提高自我约束能力,这是讲究时间运筹的关键。第 1 章 时间都浪费在哪儿了 7 识别时间陷阱 我们可以选择的是怎样使用自己的时间,而不是是否使用自己的时间,因为我们如果不使用自己的时间,它也将不复存在。因此,自我约束的能力,是一个人卓有成就还是一事无成的分水岭。个性或不适宜的环境加重时间压力你可能想不到,窃取你时间的更多是你自己的个性使然,或者是由于 不适宜 的工作 环境 使然。现在 列举这 方面 最典型 的例子:设立可望不可及的目标。对可能实现目标的虚假想像,如“明年要成为百万富翁”、“45 岁以后只打高尔夫”等,这些只会导致
25、你持续地超负荷运转。虽然这种例子比较极端,但类似的情况随处可见。或者订立了过高的标准,按照你自己的价值观,你对自己的期望多于你自己可支配的时间。最适合帮助你的人是你的伴侣。你经常与他(她)谈论前途问题,期望从他(她)那里得到认可。但极有可能你会感到,生活中的现实问题比描绘的灿烂的前景更重要得多。把你的标准降低,不要让别人的看法影响自己。你制定标准的时候,往往与自己所受的教育和父母的期望有关。你应该站在父母面前对他们说:“我感谢你们为我所做的一切。但现在我已别把-磜时间给了浪费8 时间管理经独立了,而且我要用自己的方式生活。”疑虑重重。对自己总是不满意的郁闷感可能导致你把自己的日程和任务总是安排
26、得满满的。错误的工作形式。你可能受过基础深厚的专业训练,但那里却没有人为你准备好未来职业需要的工作形式。一个习惯独立工作的人却偏偏分配在一个团体里,开会和考虑别人对他来说也就是浪费时间;而对于一个喜欢集体活动的人,让他独自留在家里干活,可能会长时间找不到激情和灵感,白白地浪费时间。解决方法:反省一下,改变目前的工作环境和条件是否更好一些。可以与老板协商做个试验,在试验期间把内勤工作换做外勤,把必坐办公室变成在家里办公,把固定合同改为自由合同,反之亦然。错误的职业。如果你只是担心失业而从事着一个自己并不喜欢的职业,那么,你的精神或肉体迟早会得病。时间压力和对自己要求过高的重要原因之一就是选错了职
27、业,无法体现自己的价值。冷静地思考一下,丢掉工作和失去身心健康,哪一个风险更大?在你的余生中还存在哪些可能性?尽管年事已高,你也应该有勇气改变一下自己现在的生活。劳动力市 场总是在变化的。5060岁退休人员开办的“老年人公司”正在迅速增加,他们特别喜欢雇佣自己的同龄人。第 1 章 时间都浪费在哪儿了 9 识别时间陷阱 事必躬亲和优柔寡断,两大时间杀手越是有能力的人,越是具有较强的自信心,他们对自己能做什么很有把握,而对他人能做什么却不太放心,于是形成让他人干不如 自己 干的事 务主 义殉职 者,精神 未必 可嘉,方 法更 属不当。产生事必躬亲的原因很多,主要在于:首先是不知道时间运筹术,即不知
28、道自己有多少时间,过多地把工作包揽到自己身上能否胜任,有些琐事由自己来做是否值得;其次是按自己的行为模式要求旁人,错误地注重表现而忽略结果,不适度地要求别人必然产生不信任感;再次是只看到节省时间于一时一事,只看到自己动手可以免掉督促、检查和交待的时间,没有看到一旦让别人去做之后,再碰到类似的工作,就可以不再亲自动手,最终会为自己赢得更多的时间。犹豫不决是沉稳人员易犯的毛病,有些过于深沉稳重的人,缺乏一定的冒险精神,认为对问题总是考虑得越周到越好,总想等条件完全具备了再干,表现为多谋而不善断,长于心计而迟于行动,很多事情久拖不决,久等不办,结果是贻误时机。沉稳型人员的这一特点正好与冲动型人员相反
29、,后者喜欢立即行动而疏于思考,容易落入把行动代替目标的危险境地。别把-磜时间给了浪费10 时间管理前者则敏于思而滞于行,又会陷入以计划代替实施的泥潭。犹豫不决的另一个原因是过多地忧虑未来,把很多时间用于筹划过于遥远的事,而对于眼前的事则认为已成定局,不想去改变。必须注意 过早地为未来着想,只会使我们养成迟疑、拖拉的习惯,因为事情太远,慢慢来在时间上是允许的,总是忧虑遥不可及的事情会使我们缺乏果断精神。犹豫不决的实质是不做决策,是下决心不解决问题,总想等待问题已明朗了再做决定。其实,到那时已不需要再做决定了。犹豫不决是时间运筹的大忌,通常一个困难的决策拖延的时间越长,做出决策会变得越困难,由此还
30、带来后遗症。当事情发展到迫使你不得不做出决策时,已经丧失了对可能出现的问题采取防范措施的时间。交际的时间陷阱在生活和工作中,有大量人际交往需要占用时间,越是现代社会,这些活动越是重要。但是,如果这类活动采用的方式、方 第 1 章 时间都浪费在哪儿了 11 识别时间陷阱 法不当,将会形成无谓的时间浪费,过分客套就是如此。在社交中,会客占用人们的时间较多,有些是工作性的,有些是礼仪性的,还有些是休闲性的。为了把握时间,对于工作性会晤,应该是少点客套,尽快进入实质性问题的商议,这对于双方都是有益的。礼仪性的社交占用了我们许多的时间,例如,不少领导人大量的时间被用于机场、车站和码头的送往迎来,宾馆和饭
31、店的握手碰杯,如果少了这些交际应酬,将会为我们赢得不少多干实事的时间。在社交中,谈话漫无边际,天南海北,或总想弄清每个细枝末节,也会占去大量时间。这其中有双方出于礼节,为了表示热情而滔滔不绝,也有对方无所事事而来消磨时间。对此必须掌握适可而止的原则,给予对方有礼貌的暗示,不失时机地结束意义不大的谈话。应该明确,友好和礼貌并不是以谈话的时间来度量的。不少人为了逃避社会交往中的时间陷阱,在一定的时间内采用“闭门谢客”或另寻幽室的办法,可以使自己集中精力和时间,在不受外来干扰的情况下,完成那些需要较长时间才能做好的工作。如果缺乏逃避的勇气,沉溺于应酬客套之中,有些工作将一再被打断,一再重新起头,何谈
32、速度。过分客套还表现在总想博得所有人的好感,忘记了自己的时间是有限的,违背了在一段时间内最好主要进行一件工作的原则。总想有求必应,不敢拒绝请求,导致承诺过多而顾此失彼,结果将是事与愿违,要所有的人都满意是很难做到的。别把-磜时间给了浪费12 时间管理极端珍惜时间却在扼杀时间有许多这样的人,他们注意时间的观念已走向了极端,热衷于时间,到了形式主义的地步,这可是名副其实的忙碌,人为的忙碌。这种人同样不会被人欣赏。在现实生活中,有三类人总是忙忙碌碌,分别是过分计划的人、过度工作的人和时间迷。过分计划的人。这种人永远在做表,更新的表、损失的表。你要求他做一件事,他总是花一大堆时间去考虑每一种可能性,计
33、划每一个细节,以确定每个地方都考虑到了没有;除非最大的细节都计划好了,否则不会着手去做,结果往往是有许多应该做的事反而没做。他对用脑计划要比实际去执行更有兴趣。如果他今天计划要做的事还没去做,没关系,他明天会做个更好的计划。他太专心于健全的计划,以致常不能看见变化、新的机会及其他的需要。过度工作的人。这种人太忙于做事,因此没时间去估量事情的真正价值。通常,这种人很严肃,叫人难以亲近,也不讨人喜欢,因为他总是叫别人做什么。他做事缺乏自动性及人情味。过度工作的人虽很有效率,但往往选错了目标。无论在家或在公 第 1 章 时间都浪费在哪儿了 13 识别时间陷阱 司,他每一分钟都在工作,从来不知休息。时
34、间迷。即过分关注时间的人。他对别人浪费他的一分钟也感到紧张。他总是匆匆忙忙地去应付一个不可能的时间表,即使参加会议迟到了一分钟,也会愤怒而急躁不安。他很小心地对每天所做的事保持详细的记录。他知道如何节省几分钟吃饭的时间!这种人不宜在一起工作,也不宜在一起生活。如果你认为无法“掌握”你的时间及生命,即成为超计划、超忙碌,或关注每一分钟不让它溜走的人,那就错了。以上所描绘的三种人,每种人都有潜在价值的特征,他们却用错了,反而变成一种负担。他们和完全不知计划,从来光说不做,从不事先计划,或终其一生处处充满紧急事务的人一样地糟。他们是忙忙碌碌而一事无成的人。三大时间杀手让管理人员忙而无效管理人员之所以
35、感觉到时间不够,主要就是浪费太多时间在下列三方面:打电话;会议;处理信件。电话干扰。每一个管理者每天总要接到数个甚至数十个电话,而他打出去的电话大概也不在这个数目之下,这些电话通常别把-磜时间给了浪费14 时间管理都不能像其他公务一样,集中处理,尤其是来电,究竟什么时候电话会响根本无从得知,因此许多工作常因接转电话而被干扰、中断。根据心理学家的研究,当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候,最好能够一气呵成,不要中途中断。因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中,电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。为了解决这个问题,大部分的管理者
36、都让秘书先“过滤”电话,把一部分可以不必亲自处理的电话代为处理,只有重要事情非由管理者亲自解决不可的才转接。这个办法虽然可以减少来电干扰的机会,但是仍然有限,因为大部分秘书都无法做到严格的“过滤”而发生处理不当得罪客人的情形,况且大部分来电的人都认为事情很重要,非要管理者亲自接听不可(事实上可能只是芝麻绿豆大点儿事件)。在这种情形下,担任过滤工作的秘书就难以再坚持,只好予以转接,因此这种办法并不会产生立竿见影的效果。会议。每一个企业每周总要开几次会议,规模越大,开会的次数越频繁,每次开会时间短者 20 分钟,长者持续 34 小时,这些会议有些是“计划”公司政事,有些是“检讨”业务成效,有些是“
37、协调”工作,其目的都是冠冕堂皇,大部分企业内所开 第 1 章 时间都浪费在哪儿了 15 识别时间陷阱 的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病,大家在会中信口开河或无的放矢,听者则是昏昏入睡,等到该说的都说完了以后,主席乃宣布散会,于是大家带着一脸的空白,打个哈欠,做鸟兽散,这是一般企业界开会的通病,也是造成管理人员浪费时间的主要原因。处理信件。处理公私信件是一件挺浪费时间的事情,因为写信不比说话,总是比较费时间,再加上字句的斟酌,一封普通信件写下来,总共耗在办公室的时间能有半个钟头,这样来算,每天管理者能处理掉几封信件?许多管理人员正是误入了以上的时间陷阱,结果花费了大量时间和精力而成效却不
38、高,而且把自己搞得忙乱不堪。如何解决时间浪费问题?毫无疑问,任意地选择一两个浪费时间的因素加以解决,就能够使愿意节省时间的人受益。轻而易举地节省时间,这并不是空想。别把-磜时间给了浪费16 时间管理必须注意 在事先分配好的时间范围内,工作将一直拖延着。这就是说,如果你认为某项工作需要一个星期的时间,那么它果然需要这么多的时间。不到周末,这项工作是不会完成的。原因很简单,任何工作都有很强的伸缩性。正是“天下事,以难而废者十之一,以惰而废者十之九”。不做事的人是懒惰的,没有把事情尽快完成同样是懒惰在作怪。例如,对阅读本书的管理人员,不管是谁,我并不打算向他保证,通过“闭门谢客”每天节约 1 小时会
39、比通过控制会议、改进计划或者快速阅读更容易些。对一般管理人员来说,使用下面这些简单的方法,无论是全部还是其中之一,都会使他们节省相当多的时间。当然,这里只是稍微提一下相关的解决办法,更加具体的解决方案我们在后面的章节中会陆续向您介绍。第一,根据国外学者的统计,管理人员平均每 8 分钟就要被打扰一次。如果安排 1 小时的“闭门谢客”来避免各种打扰,多数管理人员会精心安排、充分利用这个有利条件,从而能够轻松地节约 1 小时时间,在这 1 小时里,他们还会完成过去半天才能完成的工作。第二,管理人员平均每星期花费在会议里的时间多达 10 个小时,90%的管理人员认为其中一半时间,即每天有 5 个小时被
40、 第 1 章 时间都浪费在哪儿了 17 识别时间陷阱 浪费掉了。对于教育领域的许多行政管理人员来说,平均每个星期用于会议的时间不只是 10 个小时,甚至多达 20 个小时。根据他们的判断,其中浪费掉的时间可能超过 50%。如果采用后面我们所介绍的解决办法,每天节约 1 个小时是完全可能的。第三,改进计划是一条公认的时间管理原则。在制定有效的计划中每花费 1 小时,在实施计划中就可以节约 34 小时,并得到更好的结果。下班前的 20 分钟时间,如果用于制定第二天的计划,就能够在第二天轻而易举地节约 1 个小时。第四,管理人员用于阅读的时间平均要占自己全部时间的1/3,包括阅读所有带回家的读物、各
41、种报告和信件等。采用快速阅读的管理人员一般能够把阅读速度提高一倍,并且保持或提高了理解率。这样一来,他们就可以节约自己全部时间的 1/6,也就是每天节约 1 个多小时。可是,如果管理者限制了自己对节省时间问题的思索,既不追究隐藏在浪费时间因素背后的根本原因,也不考虑解决浪费时间因素时所应遵循的基本原则,那么,即使他采用某种方法节约了时间,这些节约的时间也会重新浪费在那些未加以认真分析的浪费时间因素上。显然,如果管理者希望大大提高自己的效能,他就必须摒弃这种目光短浅的解决办法,去寻求个人时间管理战略的发展。管理时间,首先要鉴定出自己浪费时间的因素,然后,就该学习如何避开这些因素。下表是一种分析已
42、知浪费时间因素的表别把-磜时间给了浪费18 时间管理格。包括“原因”和“解决办法”两个栏目。原因是表示为了找出形成这种特定的浪费时间因素的所有可能的原因,需要付出极大的努力。大多数原因会有相应的解决办法。后面的章节中我们将详细介绍具体的解决办法。将各种解决办法按其重要性排列优先次序,会有助于增加采取某些行动的可能性。看到 20 个解决办法而不知其中哪一个更重要,远不如只鉴定两三个最重要的解决方法更有可能被采用。一项浪费时间因素至少要找到 10 个原因,这才符合实际。对大部分浪费时间的因素来说,找出 10 个以上的原因并不困难。浪费时间因素分析表原 因解 决办法优 先次序思考题1.你完全未被打扰
43、的最长一段时间是哪一段(除去会议和午餐)?(1)全天哪段时间最有成效?为什么?第 1 章 时间都浪费在哪儿了 19 识别时间陷阱 (2)哪段时间最无成效?为什么?(3)这是正常的情况吗?是 不是。(4)如果是,你怎样安排和调整你的活动才能有效地利用它?(5)你怎样才能使一天的其他阶段更富有成效?2.谁(什么)是最常打扰你的人(事情)?(1)原因是什么?(2)怎样才能对此加以控制,减少和消除?3.按重要的顺序列举出所有你必须克服的打扰工作的形式。例如电话、顺便来访者、未预定的会议、突如其来的危机、信件、自我打扰、注意力分散、噪音,等等。为最突出的 3 项打扰形式列举几个解决办法。h打扰形式 处理
44、措施(1)(a)(b)(c)(2)(a)(b)(c)(3)(a)(b)(c)别把-磜时间给了浪费20 时间管理4.列举 3 项浪费时间最多,但能够交给别人去做或不必须做的活动。下一次你将如何处理这些活动?h活动 下次处理办法(1)(2)(3)练习:时间花在哪儿了?【练习目的】不了解时间是怎么花的、花在哪儿了,你就不可能想出好办法来平衡时间,改变目前对时间的需求。尽管这个练习不会让你即时行动,但它会给你一个如何开始的基本描述。人们往往很难说清楚把时间都花在哪些事上了。回顾一下你刚刚度过的一周,你的日记可能会给你提供一些信息。从你这一周拥有的 168 个小时开始,把每个小时一一分配到若干个活动项目
45、下,试试用这些项目:睡觉、上班、社交、维持生存(自己和 第 1 章 时间都浪费在哪儿了 21 识别时间陷阱 家属)、干家务和学习等,你应该尽可能把所有活动都对应地列到相应的活动项下,这不会太麻烦。现在,看一下时间是如何使用的 柱状图是概括说明时间使用全貌的一种好方法。你对用在不同活动上的时间感觉如何?我们并不是马上就用它来确定采取什么积极措施,而让它给你提供一个立即决策的重要依据。良好的时间管理能达到时间分配合理平衡。记住:对实现你的目标而言,不存在任何浪费的时间,只存在时间的利用效率是高还是低的问题。【所需技巧】做这个练习活动,要把做过的事集中起来,总结一下,最好的办法就是保持每周写下活动小
46、结,因为这看上去太麻烦,所以没多少人这么做,真可悲!你只需要把你的活动分门别类地填入即可。如果没有活动的时间记录,对时间的使用做出切合实际的判断,那么就很难做这个练习。况且一周记一次并不是特别麻烦。试一下吧。别把-磜时间给了浪费22 时间管理本 章 导 读马上开始 做出决定快乐人生的武器时间的使用是有规律可循的如何进行时间管理?时间管理工具练习:寻找你的优势 刘维在深圳南方联营公司当了 20 多年的总经理,该公司是南方最成功的超级市场之一,他获得了许多荣誉。第一,他的工作历程记录为所有的总经理所羡慕。他曾多次应邀到许多国家包括总经理协会给管理人员讲课。第二,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量
47、文章的赞扬。在刘维看来,正确的管理基础是良好的时间管理。他认为,专业管理要在“同样多的时间完 成更多的工作”中发挥作用,“我们在占用时间的数量上是相等的,而我们在利用时间的效能上是不相等的。我们总是把时间用于重要的事情。没有足够的时间仅仅是借口,而不是理由”。刘维把自己“要干的工作”按先后顺序分为三类:“必须做的”、“应该做的”和“能够做的”。他的最佳思考时间是在清晨,所以他总是离不开他的手提式口授机。早晨他一到办公室就把自己的当天工作计划录到磁带上,他的秘书会立刻根据录音打印出书面计划表再送给他。刘维在时间管理风格上最重要的特点之一,是需要有时间观,即如他所说的“时间的紧迫感”。其次,他认为
48、,管理者应该确定自己生活的主要目标。他应该把这些目标排列出优先次序,然后进行分析,消除那些阻止完成这些目标的浪费时间因素。你把别人能够做的事交给别人做,把只有你才能做的事保留下来,这样就能消除那些不重要的事情。第 2 章 时间管理入门 ABC 25 马上开始 做出决定我们是否把过多的精力投入到工作中,而忽视了休息呢?我们应该怎么样对待家人、亲属或者密友,他们在我们的生活中是占据重要的地位呢,还是处在一个不起眼的角落?这种放弃有没有什么问题?良好的时间管理使我们的生活有能力保持平衡状态,或者让我们发现不平衡的地方。时间的浪费对实现目标毫无贡献或较少贡献,它是种时间消耗。时间管理,可以克服时间浪费
49、,并选择一切可能利用的科学方法及手段,加以灵活的运用,及早达到目标。时间 是 我们 拥有 的最 宝贵 的资 源。时间 不 像金 钱,一 旦“花”过之后,便永远不会回来。你也许会说,金钱花光之后不也永远消失了吗?事情并非如此:钱一旦花光,你还可以再挣,而你永远无法让昨天回来!你的时间既然如此宝贵,那么,你是充分利用所有的时间,希望从中获得快乐呢?还是得过且过?当说到时间时,请把它看做一个预算项目 一个昂贵的预算项目。有这么一句警语突出了时间管理的重要性:“光阴似箭,日月如梭,时间在飞驶 你是飞行员呢,还是乘客?”如果你想当一名世人瞩目的宇航员,那么,从现在开始决定学习管理你的时间,或许这将成为你
50、人生奋斗中重要的一步。学别把-磜时间给了浪费26 时间管理好管理时间,将会让你拥有一个充实的生活,拥有良好的自我感觉,诸事顺遂,其乐融融。因为你知道自己的人生奋斗目标所在,并且知道怎样达到这个目标。因此,开始吧,不要再拖下去了:马上开始 做出决定!快乐人生的武器真正的时间管理,应该是合理而有意识地利用时间努力去做的意思。但这种“努力去做”,如果太过,却又会损毁健康,而不断引起因需求不遂的挫折而变成神经质。因此,我们也可以这样说,实际上时间管理,是如何管理繁忙紧张的工作,而能从中自己制造出快乐的闲暇。有效地管理时间,是生活压力得以减轻的主要因素之一,这一点已经得到共识。压力常常是生活中感到失控而